1. Trang chủ
  2. » Kỹ Năng Mềm

Kỹ năng cho nhân viên văn phòng chuyên nghiệp

64 1,1K 8
Tài liệu đã được kiểm tra trùng lặp

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

THÔNG TIN TÀI LIỆU

Thông tin cơ bản

Định dạng
Số trang 64
Dung lượng 408,55 KB

Nội dung

Kỹ năng cho nhân viên văn phòng chuyên nghiệp

Trang 1

Kynang nhanvien vanphong

Kỹ năng cho nhân viên văn phòng chuyên nghiệp

Bạn ngán ngẩm nhìn vào bàn làm việc với những mớ tài liệu chất ngất? Rất nhiều việc cần làm ngay mà không biết nên làm việc gì trước, việc gì sau? Những mẹo nhỏ và kinh nghiệm sau đây có thể giúp bạn

Chọn công cụ lập kế hoạch hợp lý

Nhiều người dùng rất nhiều phương tiện hiện đại để lập lịch làm việc như sử dụng máy tính với phần mềm chuyên dụng (Microsoft Schedule); lịch để bàn điện tử; ghi nhớ thông tin vào điện thoại di động; ghi vào lịch để bàn Tuy vậy, tất cả những thứ đó vẫn chưa thay thế được phương pháp truyền thống, rất đơn giản và hiệu quả, đó là: một cuốn sổ và một chiếc bút

Gạch đầu dòng những việc bạn sẽ làm và sau khi đã thực hiện thì lấy bút gạch đi Lịch làm việc là vật bất

ly thân của bạn, nó theo bạn mọi nơi, mọi lúc - lên thư viện, đi làm, đi học thêm, gối đầu giường khi ngủ

và thậm chí cả trong toa-lét (riêng khả năng cơ động này sổ và bút cũng đã hơn đứt laptop) Hơn nữa, nếu chỉ dùng máy tính, bạn sẽ trở nên rất phụ thuộc vào nó - mất điện, trục trặc phần mềm hay virus là điều không thể tránh được

Rèn luyện óc tổ chức

Hãy tự đặt cho mình ba câu hỏi sau: Bạn có biết chìa khóa xe máy hiện tại của bạn đang nằm chính xác ở đâu không? Bạn có biết 9 giờ sáng ngày mai bạn sẽ làm gì hay không? Bạn có nhớ được hết ngày sinh của mọi người trong gia đình hay không? Nếu bạn trả lời là không hoặc không biết thì bạn chưa có óc tổ chức công việc

Giải pháp đơn giản: rèn luyện Viết ra tất cả những việc sẽ phải làm và làm theo những gì đã viết Sắp xếp một không gian làm việc của riêng mình sao cho mọi vật dụng trong phòng làm việc cũng như trong gia đình đều có mục đích của nó Nếu một vật dụng tồn tại không có mục đích trong tầm mắt thì tốt nhất xếp chúng ra chỗ khác

Sắp xếp lại tài liệu trong máy tính

Người ta gọi màn hình máy tính là desktop (mặt bàn) Nhiệm vụ của bạn là phải bày biện mặt bàn đó làm sao cho thuận tiện, bố trí tài liệu hợp lý vào các ngăn kéo để khi cần có thể tìm được ngay Và cách tổ chức theo dạng thư mục hình cây là một trong những cách rất hiệu quả Trong từng thư mục bạn lại tổ chức thành các tệp dữ liệu Như vậy sẽ tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm Bạn phân chia nhỏ thành càng nhiều thư mục con càng tốt chứ không nên nhét hết tất cả các tệp vào My documents Ðể dễ nhớ nên ghi lại các thư mục, các tệp tài liệu để dễ tìm hơn

Sắp xếp bàn làm việc

Bàn làm việc nên được sắp xếp gọn gàng và ít tài liệu trên đó Nhiều người để bàn làm việc của mình như một biển tài liệu chất ngất, nhìn đã thấy choáng không biết bắt đầu từ việc gì Mọi thứ bạn cần như văn phòng phẩm bạn phải đặt sao cho dễ lấy, dễ sử dụng

Sắp xếp thứ tự ưu tiên của từng công việc

Trang 2

Có bốn phương pháp cơ bản:

+ Ðánh số độ khẩn cấp: việc rất gấp đánh số (1), việc bình thường đánh số (2), việc không gấp đánh số (3)

+ Dùng bút để đánh dấu công việc: việc cần làm ngay dùng bút đỏ, việc bình thường dùng bút xanh, việc

có thể làm sau dùng bút đen

+ Phân loại các giấy tờ công việc vào các cặp tài liệu có màu khác nhau Việc khẩn cấp cho vào cặp màu đỏ; việc bình thường cho vào cặp màu xanh; việc không gấp cho vào cặp màu đen Khi bạn trình giấy tờ cho sếp, dần dần các sếp sẽ biết được ám hiệu đó để xử lý ngay những việc khẩn cấp

+ Dùng các phương pháp kỹ thuật để xác định thời gian phải hoàn thành công việc: có nhiều phương pháp nhưng điển hình là phương pháp dùng sơ đồ Găng

Ngày thứ sáu sắp xếp lại toàn bộ các tài liệu làm việc trong tuần

Mỗi tuần, bạn chỉ mất khoảng 30 phút nhưng bàn làm việc của bạn sẽ sáng sủa hẳn Năng suất lao động của bạn sẽ tăng lên rất nhiều

Muốn vậy, bạn hãy trả lời ba câu hỏi sau: Bạn có cần tài liệu này không? Bạn đã dùng tài liệu này chưa? Tài liệu này có ích không? Nếu câu trả lời là không hoặc không biết thì bạn cho luôn tài liệu đó vào thùng rác cho gọn

Hãy biết từ chối nếu sếp giao quá nhiều việc

Nếu bạn đã có quá nhiều việc, nếu sếp giao thêm việc sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công việc thì bạn nên

tế nhị từ chối Nhiều khi người quản lý đánh giá nhân viên qua hiệu quả công việc chứ không phải qua số lượng công việc

Cảnh giác với các phương tiện kỹ thuật cao

Mọi vật dụng và phương tiện làm việc dù hiện đại đến đâu thì đều có tính hai mặt

Internet mang lại nhiều tiện ích cho cuộc sống tạo ra một cuộc cách mạng thực sự nhưng cũng là cái bẫy thời gian Nếu bạn say mê thì nó sẽ ngốn không biết bao nhiêu thời gian của bạn và cuối cùng bạn không

có thì giờ để làm những việc khác

Ðiện thoại di động chỉ có ích khi coi nó là phương tiên liên lạc nhưng nhiều người liên tục thay đổi điện thoại cho hợp mốt Như vậy máy móc không phải để phục vụ con người mà con người trở thành nô lệ của máy móc

Xác định được việc gì là việc quan trọng

Ðiều này rất quan trọng nếu bạn làm công tác quản lý Tất cả các cán bộ quản lý từ quản lý 2, 3 người cho đến nguyên thủ quốc gia có giỏi hay không chỉ phân biệt được ở chỗ họ biết việc nào là việc quan trọng, việc nào là việc mấu chốt

Ðây là một việc khó, đòi hỏi nhà quản lý có sự nhạy cảm đặc biệt có thể xác định được những việc có khả năng nảy sinh rắc rối Nhà quản lý tồi hay đi vào những công việc chi tiết mà cấp dưới có thể làm được

Trang 3

trong khi lơ là, bỏ qua những việc quan trọng Bạn phải loại bỏ sự rắc rối ngay từ khi nó mới còn trong trứng nước để tránh phức tạp sau này Ðiều đó luôn giúp bạn chủ động trong mọi lĩnh vực

Theo Sinh viên Việt Nam

Trang 4

10 kỹ năng nghề nghiệp cần thiết

Mỗi người đã từng đi làm cuối cùng rồi cũng nhận thấy tương lai nghề nghiệp của mình còn tùy thuộc vào những kỹ năng mà mình có để cung cấp cho nhà tuyển dụng Và những ai với các đơn xin việc ghi rõ ràng những kỹ năng cần thiết sẽ nhận được việc làm

Những kỹ năng bạn nên phát triển còn tùy thuộc vào mối quan tâm, khả năng, năng khiếu, nguồn lực và mục tiêu nghề nghiệp Tuy nhiên, với thời buổi kinh tế khó khăn trước mắt, điều quan trọng là điểm lại những kỹ năng hữu dụng trong việc phát triển sự nghiệp Sau đây là 10 kỹ năng mà các nhà tuyển dụng mong muốn

1 Kỹ năng giải quyết vấn đề

Nhiều công việc chúng ta gặp phải hàng ngày, trong kinh doanh lẫn đời sống riêng, về bản chất rất phức tạp Những người có khả năng xác định vấn đề, nghiên cứu giải pháp và đưa ra những quyết định hiệu quả đang ngày càng được ưa thích trong các ngành quản trị kinh doanh, tư vấn quản lý, hành chính công cộng, khoa học, y dược và kỹ thuật

2 Kỹ năng về chuyên ngành kỹ thuật

Ngày nay, công nghệ phát triển trong mọi lĩnh vực của đời sống con người Lắp đặt, kiểm tra và sửa chữa hầu hết các thiết bị điện, điện tử và cơ khí trong các lĩnh vực như khoa công trình, viễn thông, tự động, vận chuyển và hàng không cần những người có kỹ năng chuyên ngành kỹ thuật tiên tiến

3 Kỹ năng quan hệ với người khác

Tất cả các công ty thuê mướn nhiều nhân công sẽ không tránh khỏi những rắc rối nảy sinh trong quan hệ giữa người với người Thông thường, thành công của một công ty tùy thuộc vào việc mọi người làm việc với nhau có tốt hay không Nhiệm vụ của các trưởng phòng nhân sự, cán bộ phòng nhân sự, trưởng phòng

và ban quản trị là hiểu được nhu cầu của nhân viên và tìm ra cách tốt nhất để đáp ứng những nhu cầu đó trong phạm vi môi trường việc làm của họ

4 Kỹ năng lập trình vi tính

Hiểu được cách chế ngự sức mạnh của máy tính và lập trình nó nhằm đáp ứng nhu cầu cụ thể của một công ty cụ thể, có thể gia tăng đáng kể cơ hội nghề nghiệp của bạn Những ngôn ngữ lập trình cụ thể đang

có nhu cầu cao nhất hiện nay bao gồm C++, Java, HTML, Visual Basic, Unix và SQL Server

5 Kỹ năng huấn luyện

Xã hội đương đại đang phát triển và thu thập lượng thông tin mới hàng ngày nhiều hơn trước rất nhiều Kết quả là không ngừng xuất hiện nhu cầu tìm người có kỹ năng huấn luyện trong các ngành giáo dục, dịch vụ xã hội, tư vấn quản lý và thương mại

6 Kỹ năng khoa học và toán học

Trang 5

Các lĩnh vực khoa học, y học và khoa công trình đều có những tiến bộ vượt bậc từng ngày Những chuyên viên trong ngành khoa học và toán học đang được ưa chuộng để đáp ứng mọi thách thức trong các lĩnh vực này

7 Kỹ năng quản lý tiền bạc

Ngày nay người ta phải cẩn thận lên kế hoạch chi tiêu để đảm bảo một cuộc sống hiện tại và về sau này Thị trường lao động luôn cần đến các nhà môi giới đầu tư, nhân viên bảo hiểm, người lập kế hoạch hưu trí, nhân viên kế toán và CPA để đáp ứng nhu cầu này

8 Kỹ năng quản lý thông tin

Trong thời đại thông tin, VN hiện đang phát triển thông tin thành nền tảng của hệ thống kinh tế và những

cá nhân sở hữu khả năng quản lý thông tin giữ vai trò trọng yếu trong hầu hết các doanh nghiệp Chuyên viên phân tích hệ thống, chuyên viên công nghệ thông tin, chuyên viên quản lý cơ sở dữ liệu và kỹ sư viễn thông là ví dụ về những người có kỹ năng quản lý thông tin tiên tiến

9 Kỹ năng ngoại ngữ

VN lệ thuộc rất nhiều vào các quốc gia khác về nguyên liệu và hàng hóa thô, cũng như vào thị trường toàn cầu khi giới thiệu sản phẩm và dịch vụ của chúng ta Kỹ năng ngoại ngữ - những ngoại ngữ đang có sức hút hiện nay như Anh, Nga, Nhật, Hoa và Đức - có thể giúp nâng cao cơ hội nghề nghiệp và mức lương của bạn

10 Kỹ năng quản lý kinh doanh

Hiểu được cách điều hành một công ty thành công là kỹ năng mà nhiều nhà tuyển dụng đang có nhu cầu cao Trong đó, kỹ năng cốt lõi là khả năng quản lý con người, hệ thống, nguồn lực và tài chính; hiểu được nhu cầu của khách hàng và chuyển những nhu cầu trên thành cơ hội kinh doanh

Theo HRVietnam/Monster

Trang 6

Trau chuốt văn bản, báo cáo, diễn văn - Bí quyết thành công trong công việc

Những bài viết hay báo cáo của các sếp luôn là cơ hội lớn để họ gây được ấn tượng với người khác Không ít vị quan chức đã từng đọc đoạn nọ xọ đoạn kia chỉ vì những lỗi bất cẩn Do vậy, kể cả khi việc viết lách được các sếp khoán gọn cho các trợ lý của mình thì chính người sếp cũng vẫn cần có khả năng

để tự kiểm tra lại những văn bản này

Một số tổ chức gần như đã thất bại trong công việc làm ăn chỉ đơn giản là vì các bài viết, văn bản, báo cáo kế hoạch, thông cáo báo chí… của sếp có quá nhiều lỗi sai không đáng có về ngữ pháp, chính tả, từ ngữ, dấu chấm câu Chính những văn bản ấy là thứ công cụ hiệu quả để thể hiện hình ảnh và uy tín của mỗi nhà lãnh đạo Trái lại, nếu văn bản của các sếp được phát ra rộng rãi mà lại chứa đựng quá nhiều sai sót, nó sẽ làm xấu đi hình ảnh của họ

Bởi vậy, thay vì phải dựa dẫm, ỷ lại vào cấp dưới, bạn nên tự thân vận động, trau dồi khả năng viết lách của mình để hiệu quả hơn trong công việc, nâng cao hình ảnh và vị thế của mình

- Hãy tham khảo các nguồn tài liệu hữu ích cho bài viết của bạn Mỗi khi phải chuẩn bị các báo cáo,

văn bản quan trọng, bạn hãy đặt bên mình những cuốn sách rèn luyện, hướng dẫn về ngữ pháp, kỹ năng soạn thảo văn bản trong công việc (tùy thuộc vào mỗi ngành nghề riêng của bạn) Quan trọng nhất là các cuốn từ điển để bạn có thể kiểm tra lại tính chính xác của từ ngữ và các tài liệu hướng dẫn cách đặt câu cũng như dấu chấm câu đúng Ngoài các thư viện, nhà sách trung tâm, bạn cũng có thể tìm kiếm những tài liệu này trên mạng Internet

- Lựa chọn khoảng thời gian và địa điểm phù hợp để tập trung vào việc soạn thảo Nếu có thể, hãy

tránh viết lách khi bạn đang mất tập trung, ức chế về các vấn đề trong công việc hay quá mệt mỏi sau một ngày làm việc vất vả tại cơ quan Bạn cũng khó có thể cầm bút tốt tại một văn phòng ồn ào, bận rộn, với tiếng chuông điện thoại réo inh ỏi… Hãy nhớ, một bài viết mạch lạc, chỉn chu thể hiện trí tuệ minh mẫn của bạn Và một khi bạn đã thu thập và thể hiện tốt được đầy đủ các ý kiến mình cần truyền đạt, bạn sẽ cảm thấy thật tự tin, thoải mái và thuyết phục được người đọc nhiều hơn

- Dành thời gian nhất định để kiểm tra và trau chuốt lại một cách kỹ lưỡng các bài viết, văn bản

của mình Việc tuân thủ chặt chẽ trình tự bốn bước kiểm tra sau sẽ rất hữu ích cho các nhà lãnh đạo:

+ Trước hết, tập trung phát hiện các lỗi sai được thể hiện rõ ràng trong văn bản, chẳng hạn như các lỗi chính tả, ngắt câu không đúng cách, các câu văn sai ngữ pháp, lặp từ quá nhiều trong một đoạn…

+ Sau đó, đọc thành tiếng bài viết của bạn (bạn đừng ngại việc phải đọc to lên), làm như thế sẽ giúp bạn

dễ dàng phát hiện ra các câu chữ còn tối nghĩa, lủng củng, gây hiểu nhầm và phản cảm cho người đọc

+ Tại lần kiểm tra thứ ba, hãy phát hiện thêm những chỗ sai sót một lần nữa, tập trung vào những điểm bất hợp lý và mâu thuẫn nhau còn tồn tại trong văn bản

+ Cuối cùng, bạn sẽ phải kiểm tra lại tổng thể nội dung, hình thức, bố cục trình bày và tính thống nhất của mỗi bài viết

Trang 7

- Tham khảo và nhờ sự giúp đỡ của các chuyên gia trong lĩnh vực này… Với những văn bản, thông

cáo báo chí, báo cáo kế hoạch có ý nghĩa quan trọng cho công ty hoặc tổ chức của bạn, bạn có thể tìm đến các chuyên gia về viết lách để họ có thể tư vấn hoặc làm thay cho bạn công việc này

Địa chỉ hữu ích cho bạn là các văn phòng tư vấn, hoặc các website quản trị Ngoài phong cách viết lách đạt chuẩn, mẫu mực, đây là nơi có những người có nhiều kinh nghiệm trong việc nâng cao hình ảnh, vị thế, tạo phong cách riêng của nhà quản lý qua mỗi bài viết

Hãy học hỏi và ghi nhớ thật kỹ những kinh nghiệm quý báu của những vị chuyên gia này, lưu lại các bản thảo để những khi cần thiết, bạn có thể tự làm lấy thay vì lại phải tốn kém thêm các khoản tiền để thuê mướn hoặc để được họ tư vấn

Nguồn: QUANG DŨNG - Lanhdao.net, The INC

Trang 8

Làm sếp tốt với 6 bí quyết

Những người giỏi chuyên môn không hẳn đã quản lý tốt Cần rất nhiều kỹ năng và kiến thức để khuyến khích, đánh giá và điều hành một tập thể Một nhà lãnh đạo không chỉ nắm rõ về công việc mà còn phải giao tiếp tốt - một kỹ năng không phải đến một cách tự nhiên

Có những nguyên tắc cơ bản để trở thành một nhà quản lý hiệu quả, Rich Moore, chuyên gia cấp cao tại Hiệp hội Quản lý AAIM ở Mỹ, nói "Nhà quản lý hiệu quả nhất là người biết được tài năng của từng đối tượng và dành thời gian để tìm hiểu nhân viên của mình"

Sau đây là 6 cách để nâng cao kỹ năng quản lý

1 Kiểm tra kiến thức bản thân

Đôi khi, biết được điều gì mình chưa biết là điểm tốt nhất để khởi hành Kiểm tra lại những gì mình biết

và không biết về việc quản lý Xem xét lại những kinh nghiệm của mình và của những ông chủ trước đây Điều gì là có lợi và điều gì cần thay đổi? Bạn có thể sẽ tìm ra được những tính cách tốt và xấu từ những ông chủ cũ và tận dụng kiến thức đó cho mình

2 Tìm một người cố vấn dày dặn kinh nghiệm

Một bước quan trọng khác là tìm một người lãnh đạo có uy tín trong chỗ làm của mình Theo dõi và cố gắng học hỏi những thói quen tốt từ người này

3 Đi học trở lại

Rất nhiều tổ chức cung cấp các khóa phát triển kỹ năng quản lý Ngoài ra, có thể tham dự các hội thảo về quản lý với nhiều chủ đề như: Vai trò thay đổi thế nào khi trở thành nhà lãnh đạo? Làm thế nào để đàm phán? Làm sao để huy động nhân viên?

4 Đọc sách

Một cách khác để đưa việc phát triển kỹ năng quản lý vào trong tay mình là đọc các cuốn sách về kỹ năng

điều hành Có một số cuốn tham khảo như: First Break All the Rules: What the World's Greatest

Managers Do Differently, tác giả Marcus Buckingham và Curt Coffman, Good to Great, tác giả Jim

Collins, It's Your Ship: Management Techniques from the Best Damn Ship in the Navy, tác giả D Michael Abrashoff, và One Minute Manager của Kenneth Blanchard

5 Học cách lắng nghe và hiểu người khác

Bí quyết để thành công trong vai trò lãnh đạo là biết cách giao tiếp và đánh giá chính xác nhân viên của mình Đó là phần thách thức nhất trong việc quản lý của nhiều nhà chuyên nghiệp khi ở trong tình thế chuyển từ một người bạn sang vị trí điều khiển

Khi thiết lập mối quan hệ với một tập thể mới, điều quan trọng là phải thẳng thắn và trung thực Ngoài ra, đánh giá thực tế về khả năng làm việc của nhân viên và nói chuyện với họ về chất lượng công việc Điều

đó có nghĩa là không chỉ chấp nhận công việc đã được thực hiện mà yêu cầu nó phải được thực hiện tốt

Trang 9

6 Đặt nhân viên của mình lên trên hết

Điều cuối cùng ở một nhà quản lý: nếu nhân viên của mình làm việc không hiệu quả, tức là bạn làm việc không hiệu quả Một người lãnh đạo tốt là phải biết cách đào tạo, hỗ trợ và khích lệ nhân viên mình Nếu bạn không dành thời gian hỗ trợ nhân viên và đảm bảo rằng mọi nhu cầu của họ được đáp ứng, tất cả công việc khác của bạn sẽ trở thành vô ích "Nếu bạn không phát triển được nhân viên của mình, bạn chẳng có gì cả", Moore nói

Theo VnExpress

Trang 10

"Nghệ thuật" xin thôi việc

Chỉ cần một chút sơ suất, đơn xin thôi việc của bạn có thể gây ra muôn ngàn rắc rối cho chính bạn Vì vậy, trước khi gửi lá đơn xin thôi việc, hãy cân nhắc kỹ các yếu tố liên quan đến công việc, các mối quan hệ Sau đây là vài mách nhỏ nếu bạn có ý định xin nghỉ việc

Không đùa với luật

Đầu tiên, bạn phải chắc rằng tất cả những thứ mà bạn viết trong đơn xin thôi việc phải đúng và hợp pháp, thậm chí cả về ngày bạn viết đơn, ngày cuối cùng bạn ở công ty Điều này thực sự rất quan trọng

Vì sao ư? Điều đó có nghĩa là bạn sẽ không phải có trách nhiệm pháp lý với bất cứ nhiệm vụ nào sau khi bạn xin thôi việc Tuy nhiên, bạn cũng nên lịch sự tạo cơ hội để công ty của bạn có một khoảng thời gian

để chuẩn bị cho sự ra đi của bạn Ít nhất là 2 tuần

Thân thiện, hoà nhã đến phút chót

Bạn đang cáu giận? Bạn thực sự muốn viết những lời lẽ gay gắt, cay độc trong lá đơn thôi việc để làm cho sếp cũ choáng váng? Rất sai lầm Bạn có thể thể hiện bạn ghét công việc hiện tại, bạn ghét ông sếp hiện tại Nhưng bạn sẽ được gì ngoài việc làm cho không khí càng thêm căng thẳng?

Sẽ có vô cùng nhiều rắc rối nếu bạn làm cho những người ở lại giận dữ Chẳng hạn, bạn sẽ bị "cố tình quên" được thanh toán một số khoản hoặc có thể gặp rắc rối trong chuyện thanh toán những khoản tiền còn lại trước khi ra đi Đừng bao giờ đánh giá thấp sức mạnh của lời nói Và trong nhiều trường hợp, đôi khi ông chủ cũ lại trở thành đồng minh cao nhất của bạn, chỉ cần bạn biết sử dụng sức mạnh của ngôn từ

Giải thích lý do ra đi - cần không?

Bạn quyết định ra đi bởi vì có nhiều chuyện xảy ra Tuy nhiên ngay cả khi bạn đã có công việc mới hay bạn chưa ra đi nhưng không thể tiếp tục làm việc được, bạn cũng không nên nói ra lý do mình ra đi

Hãy tự đặt câu hỏi: liệu rằng việc giải thích lý do từ chức hoặc bỏ việc có ích lợi gì cho mình hay không? Thông thường, xét về lâu về dài, câu trả lời sẽ là không Hãy cân nhắc mối quan hệ của bạn với ông chủ

cũ Và tùy vào mức độ thân thiết của mối quan hệ này mà bạn tự quyết định có nên nói ra lý do ra đi hay không

Trang 11

Nhận xét của sếp cũ

Trước khi chuyển công tác, bạn thường mong nhận được những lời nhận xét tốt nhất Để có được điều này, bạn cần có mối quan hệ tốt với sếp cũng như các đồng nghiệp cũ Tất nhiên nó phụ thuộc vào thái độ của bạn với những người xung quanh trong suốt thời gian bạn làm việc

Hãy nhớ, nếu như hồ sơ xin việc của bạn có những lời nhận xét tốt và tích cực từ phía đơn vị cũ, cơ quan

cũ, bạn sẽ có nhiều cơ hội nhận được thiện cảm cũng như công việc tốt ở công ty mới

Theo VTV

Trang 12

Giúp người mới hoà nhập

Bạn đang cần tuyển dụng thêm một người cho vị trí quản lý mới Sẽ thật lý tưởng nếu ứng viên là người

có đủ năng lực và chính là người trong nội bộ tổ chức Nhưng lại chẳng có ai trong tổ chức đáp ứng đủ yêu cầu, vì vậy bạn quyết định chọn một người ở bên ngoài có đủ kiến thức, kỹ năng và khả năng bạn cần, nói cách khác, đó là một người phù hợp nhất với công việc

Đây là một tình huống mà rất nhiều lãnh đạo các tổ chức đã trải qua và nó mang lại cả mặt tích cực cũng như tiêu cực Về mặt tích cực, những người được thuê từ bên ngoài này là những người có đủ những đòi hỏi mà bạn cần Bạn có quyền hy vọng họ sẽ mang lại một viễn cảnh tươi sáng cho tổ chức Họ có thể sẽ

có những tư tưởng phóng khoáng hơn so với những người tiền nhiệm Nhưng họ cũng có thể sẽ gặp phải một số khó khăn bước đầu, ví như vẫn còn chưa quen với công việc, vẫn quen với cách làm ở vị trí hoặc

tổ chức nào khác trước đây, hoặc chưa có được sự nể phục của nhân viên

Về mặt tiêu cực, một số nhân viên - từng là ứng viên cho vị trí này có thể cho rằng sếp chẳng ưu tiên

"người nhà" Trong trường hợp đó, có thể sẽ có một số nhân viên tin rằng họ chẳng thể có tương lai gì ở

tổ chức này hoặc cơ hội thăng tiến của họ rất ít Những người trung thành với tổ chức trước đây có thể thấy mình bị loại bỏ, cảm thấy giận dữ và thất vọng Họ có thể sẽ không ủng hộ người quản lý mới này

Là lãnh đạo, khi đó trách nhiệm của bạn là giúp người quản lý mới của mình nhanh chóng hoà nhập với môi trường và cách làm việc của tổ chức

- Giải thích văn hoá tổ chức cho người quản lý mới: bao gồm các chuẩn mực, chế độ, quy định, cấu

trúc, các quy tắc bất thành văn Hãy cẩn thận Khi làm những điều này, cố gắng đừng hướng người quản

lý mới theo hình mẫu của người từng làm ở vị trí này trước đây, trừ khi đó là mong muốn của bạn ngay khi tuyển ứng viên này

- Giải thích các "khu vực nguy hiểm" mà những người tiền nhiệm đã trải qua Việc báo cho biết

trước này không phải để khuyến khích người mới tránh né mà để chỉ ra những cách làm hoặc hoạt động từng bị vô hiệu hoá và không mang lại hiệu quả Nếu người quản lý mới đó là người thông minh và có kinh nghiệm, anh ta sẽ thấy được cách giải quyết các vấn đề mà những người đi trước phải bó tay, chứ không phải né tránh vấn đề đó

- Nói về các thành công và thất bại trước đây trong tổ chức, đặc biệt quan tâm đến cá nhân các nhân

viên Hãy cẩn thận đừng tạo ra thành kiến cho người quản lý mới với bất cứ ai, bởi vì làm như vậy nghĩa

là bạn đang không khuyến khích họ xây dựng và cải thiện một nguồn nhân lực tiềm năng Tuy nhiên, sẽ công bằng và thích hợp nếu nói với người quản lý mới này những cá nhân và đơn vị không thành công như khả năng thực sự Người quản lý hiệu quả sẽ phân tích tình huống và tìm các cơ hội để cải thiện tình hình

- Đảm bảo hoàn toàn rõ ràng về vai trò của người quản lý mới với chính anh ta, đồng nghiệp của anh

ta và các báo cáo viên trực tiếp

- Làm cho người quản lý mới bớt căng thẳng với những trách nhiệm mới Đặc biệt, thêm dần trách

nhiệm và quyền lực cho anh ta căn cứ trên kết quả thu được sau một thời gian Nếu giao cho người quản

lý này quá nhiều trách nhiệm ngay từ đầu thì đây là thử thách nặng nề đối với họ

Trang 13

- Trực tiếp giới thiệu người quản lý mới với đồng nghiệp, nhân viên và các báo cáo viên Giải thích

cho mọi người vì sao lại thuê anh ta và quyền hạn cũng như trách nhiệm của anh ta là gì

- Khuyến khích những người khác chào đón nhân sự mới và đảm bảo rằng họ hiểu người quản lý mới

này có đầy đủ sự tự tin và sự hỗ trợ Quá trình này sẽ giúp người quản lý mới có được sự ủng hộ từ đồng nghiệp và các báo cáo viên

- Trở thành một người hướng dẫn cho người quản lý mới khi cần Trong giai đoạn đầu, khoảng 6

tháng đầu, hãy giúp người quản lý này hoà nhập và thích nghi với điều kiện ở tổ chức Nhắc nhở và hướng dẫn anh ta khi cần

Nhớ rằng chính bạn là người thuê người quản lý mới này, do đó thành công của anh ta cũng là thành công của bạn Do đó, hãy làm những điều để cho việc tuyển dụng mới của bạn có hiệu quả

Theo NGUYỆT ÁNH - Lanhdao.net, Entrepreneur

Trang 14

Những "cái bẫy" khi lãnh đạo

Trong quá trình lãnh đạo một công việc đầy thử thách, có thể có những "cái bẫy" mà bạn không nhận

ra, chính vì thế mà bạn lại sa vào lúc nào không hay

Không dẫn dắt bằng cách làm gương

Nhân viên của bạn nhìn vào bạn như một nhà lãnh đạo và một người hướng dẫn Do đó, bạn nên cẩn thận

về cách bạn hành động cũng như cư xử trong tổ chức

Lắng nghe một cách tôn trọng, truyền đạt rõ ràng và cởi mở trước ý kiến và câu hỏi của người khác là những điều bạn muốn nhân viên của mình sẽ thực hiện, vậy thì chính bạn phải làm gương trước Khi bạn lãnh đạo, nhân viên của bạn sẽ đi theo, vì thế hãy chắc chắn rằng mình xử sự một cách chững chạc nếu bạn muốn nhân viên của mình cũng xử sự tương tự Nếu không, bạn dễ dàng bị coi là ông sếp cư xử chẳng ra gì

Chất đống công việc thay vì giao phó

Tránh cho nhân viên ấn tượng rằng bạn cứ chồng chất công việc lên họ Thay vì điều đó, khi tiến hành một dự án, hãy cho phép những người tham gia đặt câu hỏi về mục tiêu và mục đích của họ

Hãy rõ ràng tại sao họ lại thích hợp với công việc này và tại sao bạn lại muốn họ đảm nhận công việc đó,

ví dụ, "cách nói chuyện điện thoại của cậu rất chuyên nghiệp, vì thế cậu sẽ phù hợp với công việc nghe điện thoại và trả lời khách hàng"

Họ sẽ biết bạn đang giao phó cho họ vì đánh giá cao cách làm việc của họ Đó cũng sẽ là động lực để họ làm việc tốt hơn

Quên khuyến khích những tài năng trẻ

Bạn có thể bồi đắp những tài năng trẻ, bắt đầu bằng việc nói chuyện trực tiếp với họ và tìm hiểu những mục tiêu nghề nghiệp của nhân viên trẻ đó Thông qua trò chuyện, bạn sẽ biết được nhiều điều giá trị về mục tiêu nghề nghiệp của họ

Nhân viên trẻ thường rất thích những cơ hội và thách thức mới, vì thế hãy tận dụng điều này bằng việc tìm hiểu xem họ háo hức khi được đảm nhận một công việc như thế nào

Phớt lờ những nhân viên lớn tuổi

Đôi khi những nhân viên dày dạn trong tổ chức làm việc rất thầm lặng Tuy họ làm việc rất tốt nhưng họ không đòi hỏi phải được chú ý Nhưng điều này cũng có thể khiến những nhân viên này không được coi trọng Không để cho bất kỳ ai trong tổ chức có suy nghĩ như vậy bằng cách khuyến khích những nhân viên lớn tuổi này nhận những công việc mà họ thích thú, đồng thời họ có thể nâng cao hơn kỹ năng hiện

Ra lệnh, không gợi ý

Trang 15

Không ai thích bị ra lệnh cả Do đó, thay vì nói với nhân viên phải làm gì, hãy gợi ý và khuyến khích họ chia sẻ ý kiến về cách tốt nhất để thực hiện công việc Nhân viên của bạn sẽ có cảm giác được đánh giá cao, và bạn sẽ giống một nhà lãnh đạo hơn là một kẻ bề trên

Không khuyến khích sự sáng tạo

Trách nhiệm của bạn là làm cho mọi thứ luôn mới mẻ Để làm được điều này, hãy chắc rằng bạn thu hút được ý kiến mới từ nhân viên Hãy lập một hòm thư góp ý sau đó đưa ra một số ý kiến đáng giá ở buổi họp Tổ chức sẽ phát triển hơn nếu có được những suy nghĩ sáng tạo, mới mẻ và bạn phải coi trọng và thưởng cho những suy nghĩ như thế này

Theo Lanhdao.net

Trang 16

Ghi điểm trong một cuộc trò chuyện

Trong cuộc sống và công việc, nghệ thuật giao tiếp liên quan rất lớn đến sự thành bại của bạn Một cuộc nói chuyện với đối tác tại một bữa tiệc, ngoài những kỹ năng sẵn có, bạn cần tham khảo thêm những mẹo vặt dưới đây, nó sẽ giúp cho bạn thành công hơn trong cuộc trò chuyện

- Khi bạn chuẩn bị cho một hoạt động chuyên môn nào đó và gặp gỡ đối tác của mình, bạn nên thiết lập trước những vấn đề chủ chốt cho cuộc trò chuyện và những câu hỏi có thể xảy ra trong lúc trò chuyện Khi gặp đối tác, nếu là người mà bạn đã từng gặp hãy cố gắng tìm cách nhớ lại tên và những dấu

ấn tốt đẹp của cuộc gặp gỡ trước đó

- Khi gặp một đối tác bất kể quen hay lạ, câu nói đầu tiên phải là “Xin chào” Nếu bạn không chắc

chắn người đó nhớ bạn, hãy gợi ý bằng cách nêu ra tên của mình Cuời thân thiện và chủ động bắt tay đầu tiên

- Hãy chú ý nhiều vào thời gian đầu của cuộc trò chuyện để tạo ấn tượng tốt sau đó Cố gắng nhớ tên

của đối tác, chủ đề của cuộc nói chuyện và sử dụng chúng thường xuyên

- Hãy dẫn dắt người đối thoại vào những câu chuyện, những sự kiện mà trong lúc nói chuyện cũng

như khi mở đầu câu hỏi và kết thúc câu hỏi đều có liên quan với nhau Chẳng hạn như: “Năm nay mọi người tham gia đông hơn năm ngoái nhỉ! Anh đã quen với cuộc sống ở đây chưa?…” hoặc bạn cũng có thể hỏi về chuyến đi của họ và làm thế nào mà họ biết vị chủ nhân của bữa tiệc này

- Khi cuộc trò chuyện đi vào những vấn đề trọng điểm, bạn đừng lơ là mà càng thể hiện sự chăm chú

lắng nghe và đưa ra một vài phản ứng Đôi mắt phải chăm chú vào câu chuyện, đừng bao giờ liếc mắt

nhìn xung quanh phòng tiệc trong lúc người ta đang nói chuyện với bạn

- Đôi khi bạn cũng nên góp vào một vài điều thú vị Giữ cho cuộc trò chuyện theo xu hướng của những

sự kiện, văn hóa chung Tránh xa những chủ đề mang tính tranh luận, những câu chuyện dài dòng, đừng đưa ra nhiều chi tiết cho một đoạn hội thoại sơ sài

- Nếu có những người mà bạn đặc biệt muốn gặp và trò chuyện để tạo mối quan hệ, một trong những cách

tốt nhất là chủ động tiếp cận, giới thiệu về mình và tỏ ra quí mến họ Tìm hiểu họ từ những người bạn

khác Nếu họ đưa cho bạn danh thiếp của họ, hãy nhận nó như một món quà Cầm lấy bằng hai tay và xem qua những gì trong đó viết rồi mới cẩn thận cất vào túi áo để thể hiện sự trân trọng

- Hãy luôn chú ý đến tác phong cũng như điệu bộ của bạn, đừng để người ta nhìn vào cảm thấy không

được thoải mái Nên giữ cử chỉ nhã nhặn và lịch sự ngay cả khi bạn không muốn

- Để cuộc trò chuyện tiến triển tốt đẹp, hãy luôn chú ý và lắng nghe Dù bạn không muốn tiếp tục cuộc

trò chuyện thì cũng phải tỏ ra chăm chú vào câu chuyện Có một vài cách để bạn giải thoát ra khỏi cuộc trò chuyện đó một cách khéo léo và từ tốn Chẳng hạn như: “Tôi xin lỗi, tôi cần đi gặp một vị khách khác"; "Tôi đã quên mất bữa trưa hôm nay với đối tác rồi" hoặc bạn có thể đề nghị họ đi uống một thứ gì

đó để họ tươi tỉnh lại…

Theo HR Vietnam, Career Builder

Trang 17

Mô hình làm việc đội nhóm - những điều cần biết

Thế giới của con người bắt đầu với chỉ một cá nhân, một vài người và rồi họ tụ họp cùng nhau thành một nhóm Tuy nhiên, việc hoạt động theo nhóm lại thường dẫn tới sự xung đột và kết quả là nhiều nhóm đã tan rã

Thực tế cho thấy đã có những vấn đề nảy sinh trong mô hình làm việc theo nhóm thường liên quan

đến nhiệm vụ được giao và quá trình triển khai công việc và bản thân quy trình làm việc đội nhóm

Nếu không có sự chú ý đầy đủ đến quy trình này, hiệu quả của nhóm sẽ không được phát huy, và ngược lại, nếu có sự quản lý phù hợp, mô hình làm việc theo nhóm sẽ đạt hiệu quả gấp nhiều lần so với những gì một cá nhân riêng lẻ có thể làm được Đây chính là lý do giải thích việc tại sao đội nhóm lại có sức hấp dẫn đến vậy, mặc dù quá trình hình thành nhóm luôn gặp nhiều khó khăn và đòi hỏi không ít thời gian

Mô hình làm việc theo nhóm có thể thúc đẩy tinh thần hợp tác, sự phối hợp, hiểu biết và hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên, từ đó tạo ra những giải pháp mới cho mọi vấn đề khó khăn Những kỹ năng và sự hiểu biết của cả nhóm có ích lợi lớn đối với từng cá nhân Tuy nhiên, lợi ích lớn nhất của mô hình đội nhóm là tận dụng mọi nguồn lực chung của nhóm

Kỹ năng của mỗi cá nhân và sự tự giám sát của nhóm sẽ tạo điều kiện cho việc hoàn thành mục tiêu một cách tốt nhất Thậm chí, với những vấn đề có thể được xử lý bởi một cá nhân thì việc giao cho đội nhóm giải quyết vẫn có những ích lợi riêng: thứ nhất là việc tham gia của nhóm sẽ tăng khả năng quyết định và thực hiện, thứ hai là có những vấn đề mà nhóm sẽ có khả năng phân tích rõ hơn chỉ một cá nhân riêng lẻ

Ích lợi của mô hình đội nhóm còn được thể hiện qua sự hoàn thiện bản thân của mỗi thành viên tham gia Qua việc tham gia thảo luận về quyết định của nhóm, qua việc tham gia tìm hiểu mục đích và văn hoá nhóm, mỗi người sẽ có khả năng giải quyết những vấn đề liên quan đến công việc Từ góc độ cá nhân, mỗi người có thể phát huy được khả năng tiềm tàng của mình Bởi vì nhóm có thể tạo môi trường làm việc tập thể - nơi mỗi cá nhân đều được giao trách nhiệm và có quyền hạn, nơi mà sự tin tưởng và sẻ chia được đặt lên hàng đầu - nên có thể khuyến khích mọi người làm việc nhiệt tình hơn

Vì những lợi ích như vậy, nên việc xây dựng và phát triển nhóm là một nhiệm vụ rất quan trọng Thông thường, quá trình phát triển của một nhóm trải qua các giai đoạn: hình thành, xung đột, bình thường hoá

và cuối cùng là thực hiện

Giai đoạn thứ nhất là khi mọi người tập hợp thành một nhóm Trong giai đoạn này, các thành viên tỏ ra

giữ ý, khiêm nhường và có phần hơi lạnh nhạt Mâu thuẫn hiếm khi bùng phát do chủ yếu mọi hoạt động còn mang tính chất cá nhân Mỗi cá nhân sẽ đều có ý kiến riêng và nhìn chung đều dè dặt Dường như không ai chứng tỏ được khả năng làm lãnh đạo của nhóm

Giai đoạn tiếp theo là giai đoạn làm đau đầu các cấp lãnh đạo Đây là thời kỳ bắt đầu hình thành bè cánh,

có sự xung đột giữa các tính cách trái ngược nhau, không ai chấp nhận ý kiến của người khác mà chưa có cuộc tranh cãi gay gắt trước đó Đặc biệt là có rất ít sự giao tiếp giữa các thành viên, vì không ai sẵn sàng nghe người khác nói cũng như không chịu mở lòng với người khác Cuộc "chiến tranh ngầm" này mang tính cực đoan với những lời châm chọc, công kích có ý nghĩa sâu xa

Giai đoạn thứ ba là bình thường hoá Các tiểu nhóm bắt đầu nhận ra giá trị của mô hình làm việc hợp

tác, do đó sự xung đột dần lắng xuống Vì tinh thần hợp tác đã rõ ràng hơn nên mỗi thành viên cảm thấy

an toàn để phát biểu ý kiến của mình và mọi vấn đề bắt đầu được thảo luận cởi mở với toàn nhóm Đặc

Trang 18

biệt là mọi người đã lắng nghe lẫn nhau Phương pháp làm việc nhóm bắt đầu được thiết lập và được mọi thành viên thừa nhận

Giai đoạn cuối cùng là thực hiện nhiệm vụ của nhóm Đây là giai đoạn nhóm làm việc nhiệt tình, tích

cực và hiệu quả nhất Nhóm ổn định thành một hệ thống có tổ chức, nền tảng của việc trao đổi ý kiến một cách tự do và thẳng thắn Đây cũng là giai đoạn nhóm đạt được những mục tiêu chủ yếu và là công cụ hỗ trợ đắc lực nhất cho tổ chức

Những kỹ năng cần thiết của nhóm

Một nhóm cần bao gồm hai kỹ năng là kỹ năng quản lý và kỹ năng tương tác cá nhân Để phát huy hiệu quả làm việc theo nhóm, bạn cần tập hợp được cả hai kỹ năng này

Một nhóm phải thực hiện hầu hết các nhiệm vụ như tổ chức các cuộc họp, quyết định ngân sách, lập các

kế hoạch chiến lược, các mục tiêu và giám sát việc thực hiện Sẽ là điều không tưởng khi hi vọng một cá nhân đảm nhận mọi trách nhiệm quản lý nhóm mà không có sự hỗ trợ nào từ các thành viên khác Là một tập hợp các cá nhân khác nhau, nhóm còn cần phải học các cách ứng xử và các kỹ năng quản lý con người

Để nhóm có thể phát triển tốt và phát huy tác dụng của nó, bạn có thể tham khảo một số gợi ý sau đây:

Trước hết, nhóm cần có tâm điểm Hai tâm điểm chính là nhóm và nhiệm vụ được giao Nếu cần quyết

định một vấn đề, nhóm sẽ quyết định Nếu có vướng mắc, nhóm sẽ giải quyết Nếu một thành viên không

đủ năng lực hoàn thành nhiệm vụ, nhóm sẽ yêu cầu thay thế Khi mâu thuẫn cá nhân tăng lên, nhóm cần xem xét vấn đề từ khía cạnh ảnh hưởng của mâu thuẫn đó tới những nhiệm vụ được giao cho mỗi cá nhân Nhưng nếu nhóm thiếu sự tổ chức và mục đích cụ thể, khi đó trách nhiệm lại thuộc về cấp lãnh đạo

và chủ đầu tư

Thứ hai là cần có sự minh bạch rõ ràng về mục tiêu chính của dự án Trong bất kỳ trường hợp nào, nhóm cũng phải giải thích rõ ràng và cụ thể nhằm đảm bảo mọi người đều hiểu rõ về điều đó

Tiếp theo, nhóm cần có những cách tác động khác nhau lên các loại người khác nhau trong nhóm

Trách nhiệm của trưởng nhóm là khuyến khích các cá nhân ít nói bộc bạch ý kiến của mình và tham gia vào các cuộc thảo luận và hoạt động của nhóm Ngược lại, những người sôi nổi trong nhóm thường có xu thế nổi bật và chiếm ưu thế ở trong các thảo luận nhóm Trách nhiệm của trưởng nhóm là theo dõi họ, khuyến khích họ đóng góp ý kiến, đồng thời nhắc nhở họ phải biết lắng nghe ý kiến người khác

Mặt khác, nhóm cũng cần có sự phản hồi trong mọi hoạt động của các cá nhân Mọi sự phê bình phải

mang tính công bằng và khách quan, tập trung vào nhiệm vụ mà họ thực hiện chứ không phải cá nhân họ Những sai phạm cần được chỉ ra rõ ràng và kịp thời Sẽ rất có ích nếu trưởng nhóm đưa ra sự phản hồi một cách thường xuyên, đặc biệt đối với lỗi lầm, dù là nhỏ nhất Điều này sẽ làm giảm đi những tác động tiêu cực của sự sai lầm khi mọi việc đã trở nên quá muộn Còn với các trường hợp làm việc tốt, trưởng nhóm nên khen ngợi và đánh giá cao Điều đó sẽ khuyến khích mọi người làm việc tốt hơn

Một điều cũng rất cần thiết khi làm việc trong nhóm là chủ động giao tiếp với mọi người Giao tiếp là

trách nhiệm của cả người nói lẫn người nghe Người nói phải chủ động tìm cách diễn đạt ý kiến một cách ngắn gọn và dễ hiểu nhất, còn người nghe thì chủ động tìm cách hiểu ý của người nói và nếu có thắc mắc thì nên hỏi lại kỹ hơn Tóm lại, cả hai cần đảm bảo ý kiến sẽ được diễn đạt một cách đầy đủ và chính xác

Trang 19

Mô hình đội nhóm mang lại nhiều ích lợi, nhưng cũng là phong cách làm việc khó khăn đối với mọi người Đội nhóm là một mối quan hệ, vì vậy bạn cần phải gìn giữ và củng cố nó Một khi mọi người trong nhóm có trách nhiệm với mục tiêu chung, họ sẽ tạo thành một động lực lớn cho sự phát triển Bên cạnh

đó, thời gian và nguồn lực cần được phân bổ hợp lý trong nhóm, quy trình thực hiện của nhóm cần được thiết lập, giám sát và xem xét cụ thể

Theo Business World

Trang 20

7 nguyên tắc mới cho lãnh đạo

Con đường trở thành lãnh đạo là con đường phát triển cá nhân, đòi hỏi phải có chút ít năng khiếu lãnh đạo bẩm sinh, có tố chất lãnh đạo và phải trải qua quá trình rèn luyện, tích lũy lâu dài Người nào nắm vững các nguyên tắc về lãnh đạo, người đó sẽ có lợi thế trên hành trình ấy

Nguyên tắc 1: Biết mình là ai

"Bạn là ai?", tất cả chúng ta đang phải đối mặt với câu hỏi này Ra quyết định đúng đắn để trả lời câu hỏi này là bước khởi đầu cho hành trình trở thành một nhà lãnh đạo Chúng ta phải hiểu chúng ta biết gì và không biết gì về chính bản thân chúng ta Chúng ta phải có được sức đề kháng - và cả khả năng chịu đựng

- trước thay đổi và sự sợ hãi

Nguyên tắc 2: Biết từ bỏ

Trong thời đại công nghiệp, quy luật đầu tiên của việc "đi như bay" đã được áp dụng: đừng từ bỏ bất cứ cái gì bạn đang có cho đến khi có được một cái khác Trong thời đại phụ thuộc lẫn nhau, bạn không thể tiến bộ khi bạn không chịu bỏ cái mà bạn đang có Từ bỏ sẽ đưa chúng ta tới những kinh nghiệm mới, từ

đó chúng ta hiểu rõ hơn chúng ta là ai Từ bỏ cho phép chúng ta có trách nhiệm hơn với hành động và tương lai của mình

Nguyên tắc 3: Có mục đích

Mỗi người đều có mục đích riêng của mình nhưng không phải ai cũng hiểu rõ ràng về mục đích của mình Tuy nhiên, nếu chúng ta xác định mục đích quá sớm, chúng ta có thể tự giới hạn những gì chúng ta có thể thực hiện trong cuộc đời Chúng ta lập ra mục đích trong tương quan với những điều khác

Quan trọng là chúng ta phải phát triển thói quen bắt bộ não "lọc" để chọn ra những điều tích cực Thói quen đó xuất phát từ những giá trị mà chúng ta có Các giá trị lại đưa chúng ta tìm đến với những mục đích mà chúng ta chưa biết Khi chúng ta phát hiện ra những mục đích mới, chúng ta có thể quyết định có thay đổi các giá trị hay không, để lại một lần nữa thúc đẩy chúng ta tiến bước trên quá trình học tập suốt đời

Nguyên tắc 4: Đặt câu hỏi

Chúng ta phải nhận thức rằng mọi thứ đều có quan hệ với nhau Vì thế chúng ta phải biết đặt câu hỏi để tìm ra những mối quan hệ quan trọng của giải pháp mang tính hệ thống

Trong lần tàu vũ trụ Apollo 13 gặp nạn, giải pháp nhanh chóng được đưa ra là cho quay tàu lại và đốt động cơ Nhưng giám sát chuyến bay đã tránh giải pháp nhanh chóng và yêu cầu nhân viên của mình "đặt câu hỏi" trong ba ngày, dựa vào khả năng của họ để đưa các phi hành gia trở về an toàn Hóa ra giải pháp nhanh chóng lại là một giải pháp chết người, vì động cơ đã bị hỏng Cần phải có sự linh hoạt để chúng ta

có thể gợi mở được những tiềm năng còn chưa biết đến

Nguyên tắc 5: Học nghệ thuật "dựng nhà"

Trang 21

"Dựng nhà" là truyền thống của văn hóa du mục khi mọi người cùng tập hợp lại để dựng nhà hộ cho ai

đó Các cá nhân sử dụng tài năng của mình, các nhóm được thành lập để hoàn thành một công việc cụ thể,

từ đó tạo dựng nên một cộng đồng Sự nhấn mạnh đến khả năng làm việc nhóm ngày nay dựa trên nhận thức về nhu cầu phải làm việc cùng với những người khác Một mục đích chung sẽ thúc đẩy các cá nhân đóng góp công sức, kỹ năng và khả năng của họ

Nguyên tắc 6: Biết trao quyền

Nghịch lý của cuộc sống là chúng ta càng mong giữ được điều gì, chúng ta càng dễ đánh mất nó Xem người khác như những nguồn năng lượng có thể tái sinh và từ bỏ quyền uy sẽ tạo điều kiện cho họ phát huy đầy đủ sức mạnh của mình Từ đó tiềm năng của tổ chức sẽ được nhân lên Có được điều này là do chúng ta trao quyền và khuyến khích chính chúng ta và những người khác

Trao quyền sẽ không phát huy tác dụng nếu như không có sự khuyến khích người khác rút kinh nghiệm từ sai lầm của họ Chúng ta phải không ngừng theo đuổi việc giải phóng sự kiểm soát và quyền uy

Nguyên tắc 7: Quên đi nhu cầu của bản thân

Nguyên tắc cuối cùng của lãnh đạo là quên đi nhu cầu của bản thân Chúng ta phải trở thành một thành viên trong nhóm và sử dụng các khả năng của chúng ta - để tham gia vào mục đích chung - giúp cho nhóm đạt được tiềm năng cao nhất Luôn có ba sự lựa chọn - lãnh đạo, đi theo hay đi đường khác Trí tuệ của lãnh đạo trong thời đại phụ thuộc lẫn nhau là phải biết hành động như thế nào trong từng tình huống

cụ thể

Theo LONG HOÀNG - Business World, Allbusiness

Trang 22

"Bí quyết" để có được một chỗ làm như ý muốn

Có được một chỗ làm thích hợp, ổn định, thu nhập cao luôn là mơ ước của bất kỳ SV mới ra trường nào

Có những SV thành công ngay trong lần xin việc đầu tiên, nhưng cũng có những SV qua rất nhiều lần phỏng vấn vẫn không thể tìm cho mình được một chỗ làm như ý muốn

Dưới đây là một số "bí quyết" hữu ích giúp bạn tìm được chỗ làm như mong muốn

Đừng vội nghĩ đến quyền lợi của mình, đừng vội đòi hỏi lợi nhuận lương bổng ngay tức thì để sớm

hưởng thụ Tiền bạc, lương bổng không phải là do sự ban phát, mà cũng chưa hẳn là do kinh nghiệm học hỏi của bạn hay tài năng của bạn, mà đích thực là do kết quả của công việc bạn làm Bằng mọi cách, bạn bày tỏ cho người tuyển dụng thấy rõ sở trường, sở đoản của bạn và bạn cũng phải bày tỏ quyết tâm làm tốt công việc mà người ta có thể giao phó cho bạn

Đừng đi xin việc với tâm trạng rằng bạn có thể làm bất cứ công việc gì Không ai tin một người nói

vu vơ, không rành một thứ nào hết Tốt nhất là bạn phải nói bạn chắc chắn làm một công việc và đã có kinh nghiệm thế nào với công việc đó Nói chung là bạn đừng ứng tuyển vào những công việc có tính cách chung chung bởi bạn sẽ có đông đối thủ cạnh tranh, mà bạn cũng đừng bày tỏ năng lực chung chung của bạn, vì bạn sẽ chìm trong số đông người và bị sàng lọc tàn nhẫn mà sau cùng chỉ thấy thất bại chua cay

Khi đi xin việc bạn đừng bao giờ oán thán về hoàn cảnh bi đát của bạn, vì trong xã hội bây giờ cũng

có biết bao người cần công ăn việc làm Và bạn hãy nhớ rằng chỗ tuyển dụng là nơi người ta cần người chứ không phải là một tổ chức "từ thiện" Họ cũng cần bạn, cần một người đáp ứng được yêu cầu và có khả năng điều hành công việc tốt Như vậy cách tốt nhất là bạn hãy tỏ rõ bản lĩnh của mình: có năng lực khá, chuyên biệt và có thể áp dụng những năng lực đó để làm tốt các công việc được yêu cầu

Phải có lòng kiên nhẫn và ý chí

Phải quả quyết dấn thân vào nghiệp vụ

Phải biết nghĩ ngợi tìm cho ra một công việc mà mình có thể làm tốt mà nhiều người khác không thể

làm được Nên nhớ là một công việc bị nhiều người chê không chịu làm là công việc hái ra tiền và khởi điểm của nhiều thành công lớn

Phải đáp ứng đúng lúc những yêu cầu cấp bách của người cần tuyển dụng nhân công, phải biết gợi ý

cho những chủ nhân biết rõ những việc làm mà ông ta chưa nghĩ ra kịp Đây là một sáng ý thường thành công và làm đẹp lòng, tin tưởng của chủ nhân hay cấp trên

Phải đặt quyền lợi của cơ sở lên trên hết, chớ không phải quan trọng hóa công sức của mình Phải sáng

ý đáp ứng những yêu cầu của quyền lợi đó của cơ sở, hãng xưởng, của chủ nhân hay cấp trên

Đừng nề hà công việc: Đừng ngại việc khó Chính việc khó mới tới tay mình Việc dễ nhiều người giành

hết Việc dễ có nhiều người làm thường ít tiền, trái lại việc khó mới sinh lợi nhuận, thù lao cao

Trang 23

Phải có lòng yêu thích công việc Lòng yêu thích công việc là căn bản đưa tới thành công cũng như đức

tính nhẫn nại, kiên trì "Người ta thường thành công khi làm những việc mà mình yêu thích" và "khi người ta cho công việc mang lại sự khuây khỏa thì nó chẳng còn là gánh nặng nữa"

Phải tinh ý tìm cơ hội, nắm bắt lấy cơ hội để san bằng trở ngại, tiến tới Không nên đợi cơ hội lớn, mối

lợi lớn mới nắm lấy, vì đó là điều rất hiếm và cũng không thường đến với những người ít may nhiều rủi

Cơ hội là "kẻ ranh mãnh" thường thử thách lòng người và chỉ hỗ trợ giúp đỡ đem lại những may mắn cho những người có thiện chí và chịu khó làm việc Những cơ hội nhỏ là những thử thách trước khi những cơ hội lớn xuất đầu lộ diện Điều này cũng chẳng khác nào "lính đi trước, quan trọng đi sau"

Nên nắm ngay những việc nhỏ, vừa sức, có khi phải cam chịu với những việc không ra gì, những công

việc có tính cách thấp hèn Thực tế, người làm công việc thấp hèn mà giữ cho mình được có bản lĩnh thì chẳng phải là người thấp hèn chút nào Đó chẳng qua là một công việc tạm để chờ cơ hội khác để tiến thân Cái khôn khéo của một người cầu tiến, có bản năng tranh đấu đáng phục là ở chỗ đó

Theo Business World

Trang 24

Ngăn ngừa gian lận nội bộ

Một trong những mối đe doạ nghiêm trọng nhất cho thành công của tổ chức là có những nhân viên gian lận Đặt nhầm niềm tin, giám sát lỏng lẻo và những sai lầm trong việc kiểm soát tài chính có thể tạo điều kiện thuận lợi cho những kẻ biển thủ này

Hiệp hội đánh giá mức độ gian lận của Mỹ ước tính các các tổ chức kinh doanh lớn mất khoảng 6% tổng thu nhập hàng năm vì những tên trộm - nhân viên Khảo sát của Phòng Thương mại Mỹ cũng chỉ ra rằng 1/3 số vụ phá sản của các doanh nghiệp là do nhân viên gian lận

Tuy nhiên, lãnh đạo các tổ chức vẫn có thể ngăn chặn những "tên trộm nội bộ" này bằng các gợi ý sau đây:

Tạo ra một môi trường làm việc tích cực

Một môi trường làm việc tích cực khuyến khích nhân viên tuân thủ các chính sách và quy định đã được tổ chức xác lập Các cuộc tuyển dụng công bằng, cấu trúc tổ chức rõ ràng, chính sách và thủ tục dễ hiểu, các kênh liên lạc cởi mở, các đường dây nóng hiệu quả giữa lãnh đạo và nhân viên, các chính sách thừa nhận đóng góp của nhân viên sẽ góp phần vào việc hạn chế kẻ cắp và gian lận nội bộ

Kiểm soát nội bộ

Đánh giá mức độ tuân thủ luật lệ và quy định, bảo vệ tài sản chung và đánh giá mức độ chính xác của các báo cáo tài chính sẽ giảm cơ hội cho những kẻ gian lận Muốn vậy, phải lưu ý:

- Phân chia nhiệm vụ: Không giao cho một nhân viên duy nhất kiểm soát giao dịch tài chính

- Kiểm soát mức độ tiếp cận: Chỉ những nhân viên có trách nhiệm mới được tiếp cận với hệ thống tài

chính

- Kiểm soát quyền lực: Phát triển và thực thi các chính sách xác định giới hạn mức độ tài chính như thế

nào thì được phép và được phê duyệt

Tuyển dụng những người trung thực nhất

Tất nhiên đây là mục đích của mọi tổ chức, nhưng nói thì dễ còn làm được thì khó hơn nhiều Có được những nhân viên trung thực còn quan trọng hơn việc kiểm soát mức độ gian lận Những nhân viên không trung thực sẽ phớt lờ nỗ lực tạo ra một môi trường làm việc tích cực của bạn và tìm cách để phá hoại

Do đó, kiểm tra hồ sơ lý lịch trước khi tuyển dụng nhân viên là một cách thông minh để giảm bớt các nhân viên không trung thực Cầm xem xét lý lịch của người đó có liên quan đến các hành vi phạm tội, trộm cắp hay gian lận hay không, nhân viên đó có dính líu đến việc kiện cáo về thu thập và gian lận hay không Cũng nên tìm hiểu các vị trí trước đây nhân viên từng làm, thời gian làm việc và lý do rời bỏ các công việc đó

Thông báo các chính sách

Trang 25

Bạn cần thông báo với nhân viên về chính sách và thủ tục đối với những hành vi gian lận nội bộ, những nguyên tắc đạo đức và mức độ vi phạm nào sẽ bị kỷ luật Mọi nhân viên nên ký vào giấy cam kết không

vi phạm những quy định này Hàng năm, họ cần được đào tạo lại về những quy định này và phải ký xác nhận sau mỗi lần đào tạo

Xây dựng hệ thống báo cáo ngầm

Mọi tổ chức nên xây dựng một hệ thống báo cáo ngầm cho nhân viên, khách hàng để báo cáo ngầm về bất

kỳ vi phạm nào với chính sách và thủ tục của tổ chức Tiến hành và khuyến khích việc sử dụng hệ thống báo cáo này bất cứ khi nào có thể

Những lần kiểm toán không báo trước

Nên kiểm toán sổ sách thường xuyên nhưng không nên báo trước Điều đó có thể giúp xác định chính xác những tổn hại và đánh giá hiệu quả của hoạt động kiểm toán Nó cũng để cho nhân viên thấy rằng ngăn chặn gian lận là ưu tiên lớn trong tổ chức

Điều tra mọi biến cố

Điều tra toàn bộ và nhanh chóng về mức độ vi phạm chính sách và thủ tục của tổ chức, những luận điệu gian lận và những dấu hiệu gian lận sẽ giúp bạn đưa ra quyết định và giảm tổn thất

Làm gương cho nhân viên

Nhân viên luôn trông vào gương lãnh đạo Nếu lãnh đạo tỏ ra coi thường những quy định và thủ tục thì nhân viên cũng chẳng coi các nội quy đó ra gì Điều đó sẽ phải trả giá bằng tổn thất của tổ chức

Thực thi những gợi ý trên có thể sẽ giúp giảm bớt cơ hội của những kẻ có ý đồ gian lận và bảo vệ được tài sản của tổ chức Nếu bạn nghi ngờ một nhân viên gian lận, hãy tìm kiếm sự hỗ trợ để tiến hành điều tra và xác định điều gì cần làm để bảo vệ tổ chức và ngăn ngừa việc này tái diễn

Theo NGUYỆT ÁNH - Lanhdao.net

Trang 26

Nghệ thuật trò chuyện với đối tác

Trong thực tế, cơ hội lúc nào cũng sẵn sàng với bạn Nhưng bạn có chủ động đón nhận cơ hội đó hay không mới là điều quan trọng Bạn cho rằng mình hoàn toàn có khả năng giao tiếp? Nhưng giao tiếp như thế nào để nắm được cơ hội đó thì lại là cả một nghệ thuật!

Bạn đang tìm kiếm một công việc hay một nghề nào đó, nếu muốn thành công, bạn hãy cố gắng tham dự càng nhiều cuộc gặp mặt càng tốt, đặc biệt là các cuộc gặp đông người tham gia Bởi nơi đó sẽ là nơi tốt nhất bạn có thể làm quen được với nhiều ngườ và đấy sẽ là "đất" để bạn có thể bộc lộ ưu thế của mình và

cơ hội sẽ mở rộng cửa đón bạn

Tuy nhiên, làm được điều này hay không lại phụ thuộc vào kỹ năng giao tiếp của bạn Cách đơn giản nhất

là chủ động nói chuyện với người khác Thực sự điều này không hề khó như bạn nghĩ Điều cốt yếu là bạn phải tự tin và thực hiện theo các bước sau:

Phá vỡ sự im lặng

Đừng sợ phải nói chuyện "sáo" Hãy nói và hỏi về những vấn đề như thời tiết, phim ảnh, vật nuôi, trẻ em, thể thao, hay những sở thích chung… Đó là cách tốt nhất để mọi người có một bắt đầu thoải mái, dễ dàng Tất cả đều là những chủ đề mà ai cũng có thể nói được, và từ đó sẽ dễ dàng dẫn đến chủ đề khác mà bạn đang muốn đề cập

"Giải quyết" cơn bối rối

Trung thực luôn là sách lược hữu hiệu nhất trong trường hợp này Nếu như trong khi nói chuyện, bạn cảm thấy không tự tin và thoải mái cho lắm, bạn có thể nói thật, nhưng phải khéo léo và tế nhị, kiểu như: "Đây

là lần đâu tiên tôi tham dự những buổi gặp như thế này Và quả thực tôi cảm thấy hơi bối rối, không biết nói gì cả" Hoặc nếu như bạn lỡ bỏ qua một phần nào đó của câu chuyện, bạn có thể nói: "Lúc nãy tôi không chú ý lắm nên giờ không hiểu lắm Có thể gợi ý cho tôi một chút được không?"

Thông thường những cuộc như thế này sẽ tạo nên sự gần gũi, và đó cũng là cách để bạn cảm thấy tự tin hơn Điều này rất hữu dụng bởi khi bạn đã tự tin và có đủ chuyên môn thì khi đi phỏng vấn xin việc, bạn

sẽ không bị căng thẳng quá và hoàn toàn có thể thành công

Tích cực hỏi, không phải tích cực nói

Thông thường, một cuộc trò chuyện tuyệt vời nhất là khi bạn ít nói về mình nhất và hỏi về người đối diện nhiều nhất Bằng cách này, người đối diện với bạn có cơ hội nói về bản thân họ, về những gì họ quan tâm

và đó là cách tốt nhất để bạn có thể bắt đầu và tiếp tục câu chuyện thành công

Khi ai đó đang tự "thể hiện" mình bạn có thể hỏi về nghề nghiệp, công ty hay công việc của họ Điều này thường mang đến cơ hội cho bạn thể hiện lại mình

Tuy nhiên, để thực sự có đựợc những thông tin như ý muốn, và cuộc gặp gỡ này được kéo dài, bạn nên hỏi những câu hỏi mở như: "Tại sao?", "Cái gì?", "Quan điểm của anh chị về vấn đề này như thế

nào"…Hoặc đơn giản chỉ là một câu phụ hoạ: "Thật tuyệt Hãy kế tiếp chuyện này đi"

Trang 27

Thân thiện

Nếu bạn hỏi mà sau đó lại không chú ý lắng nghe hoặc lơ đãng, bạn sẽ mất đi cơ hội tạo lập mối quan hệ riêng tư cũng như trong công việc Hãy đưa ra những cử chỉ đáp lại và bàn luận về những câu hỏi tiếp theo để cho thấy bạn rất quan tâm đến câu chuyện hoặc vấn đề mà người ta nói Sau khi nói xong vấn đề bạn mới đi đến kết luận Đừng ngắt quãng và hãy bắt đầu chủ đề mới ngay lập tức Nếu bạn tỏ ra gần gũi

và chú ý nghe họ nói, họ sẽ rất quý, tôn trọng và tất nhiên sẽ "để ý" đế bạn

Hiểu biết

Để đảm bảo không bị lạc hậu, hãy cập nhật liên tục các sự kiện, các vấn đề trên thế giới, các công nghệ mới và khái niệm mới Đọc, đọc, đọc và trau dồi thêm kiến thức Tầm hiểu biết của bạn sẽ làm cho đề tài cuộc nói chuyện thêm phong phú và nâng cao kỹ năng giao tiếp của bạn

Kéo dài câu chuyện

Nếu như bạn nhanh chóng đưa ra kết luận về cá nhân, nghề nghiệp cũng như công ty của người đối diện, bạn có thể mất đi cơ hội để có những người bạn thực sự, cơ hội học hỏi về công việc, và cơ hội nghề nghiệp và đơn giản là mất đi một khoảng thời gian thư giãn

Vì vậy, hãy tôn trọng và lắng nghe ý kiến của người khác sau đó bàn luận và đưa ra những ý kiến của bạn

để tranh luận Hãy nhớ, luôn luôn tìm kiếm, học hỏi càng nhiều càng tốt từ mọi người

Chủ động kéo cơ hội về mình

Sau khi bạn đã tìm thấy ở họ sự tương đồng thực sự và bạn nghĩ mối quan hệ này cần được bồi đắp thêm, bạn nên chỉ ra rằng bạn rất muốn nói chuyện và gặp lại họ một lần nữa để thảo luận về công việc và muốn giúp họ bất kể việc gì Bạn hãy xin một tấm card của họ đồng thời đưa card của mình cho họ

Vài ngày sau bạn có thể gửi thư hoặc tốt hơn hết là gọi điện và mời họ đi ăn, bữa sáng chẳng hạn, nhằm tạo cơ hội gắn bó với nhau hơn Nếu như bạn không hỏi hay không chủ động trước, chắc chắn sẽ chẳng có chuyện gì xảy ra cả

Có rất nhiều cơ hội và cách thức để bạn có thể thiết lập được mối quan hệ với người khác Tuy nhiên bảo đảm rằng nếu như bạn làm theo những cách trên từng bước một, bạn sẽ tìm được công việc như mong muốn mà lại ít tốn công sức

Theo HIỀN TRANG - VTV

Trang 28

Xoá bỏ khoảng cách với nhân viên

Trong một tổ chức, việc nhân viên không biết mặt, thậm chí không biết tên tổng giám đốc hay những vị lãnh đạo cao nhất có lẽ chẳng có gì là lạ Vì thế, có một thực tế là những người có ảnh hưởng lên họ nhiều nhất lại chính là các vị sếp nhỏ - những người quản lý và giám sát họ hàng ngày

Vài năm trước, một cơ quan đã tiến hành cuộc thăm dò với hai câu hỏi: "Ai là người bạn ngưỡng mộ nhất trong cuộc sống?" và "Người nào trong tổ chức được bạn ngưỡng mộ như một nhà lãnh đạo?"

Người ta đoán trước rằng, với câu hỏi đầu tiên, đa số câu trả lời là giáo viên, huấn luyện viên, những nhà lãnh đạo quân sự và kinh tế nổi tiếng Còn câu trả lời cho câu hỏi thứ hai sẽ là những vị lãnh đạo cao cấp, những vị chủ tịch, giám đốc điều hành, ông chủ

Nhưng câu trả lời lại khá mới mẻ và thú vị

Hơn một nửa số người tham gia trả lời câu hỏi đầu tiên rằng, cha mẹ chính là những người họ ngưỡng mộ trong cuộc sống Còn với câu trả lời thứ hai, 20% cho rằng không có ai cả, gần 50% cho rằng người họ ngưỡng mộ là người giám sát hiện tại hoặc trước đây của họ Không phải là những vị chủ tịch, giám đốc điều hành, cũng không phải những lãnh đạo cao cấp khác mà là những người gần gũi với họ nhất

Điều đó có nghĩa là gì? Nghĩa là, cha mẹ chính là tấm gương và là lãnh đạo trong lòng con cái họ Gia đình chính là cái nôi mà từ đó sản sinh ra những nhà lãnh đạo cho các tổ chức mai sau

Cũng đừng quên rằng những vị sếp trực tiếp có ảnh hưởng như thế nào tới nhân viên Với đa số họ, không phải những vị tổng giám đốc hay chủ tịch ở trên cao được xem là thần tượng mà những vị sếp gần gũi họ nhất sẽ mang đến cho họ những minh chứng về cách lãnh đạo Có lẽ ngay những sếp nhỏ cũng không biết được rằng họ có ảnh hưởng hơn nhiều so với mức lương mà họ nhận được

Vậy thì, lý do nào khiến nhân viên ít ngưỡng mộ những lãnh đạo hàng đầu của họ? Đó chính là khoảng cách

Cha mẹ và những giám sát, những ông sếp trực tiếp có một số điểm chung: đó là cả hai đều rất gần gũi và thân mật với nhân viên Trong khi đó, nhân viên lại ít có mối liên hệ với những người lãnh đạo ở vị trí cao trong tổ chức Nhân viên không có cơ hội biết về những vị lãnh đạo này Dường như họ khá xa xôi và nhân viên chỉ biết đến họ thông qua lời của người khác Nhân viên không hề biết liệu họ có thực sự đáng tin cậy, có khả năng lãnh đạo hoặc thậm chí có quan tâm đến sức khoẻ, hạnh phúc của mọi người hay không Nhân viên chỉ thấy họ là những người xa lạ, thậm chí chưa từng được biết đến

Hãy thử nghĩ mà xem, với một người lạ, chúng ta có dễ dàng tin tưởng hay không? Nhân viên có dám đưa

ra những nghi ngờ hay phản đối về những quyết định mà họ không hiểu hay không? Và như vậy, nhân viên có bị ảnh hưởng và đi theo những người mà họ thấy xa lạ hay không?

Khoảng cách làm cho việc lãnh đạo trở nên khó khăn hơn Nhưng vẫn có một số người tham gia cuộc khảo sát cho rằng họ cảm thấy gần gũi với nhiều người ở vị trí lãnh đạo cao cấp vì những người này luôn

cố gắng để thường xuyên liên hệ với họ, luôn gần gũi và quan tâm đến nhân viên

Trang 29

Vậy, bạn có cảm thấy nhân viên xa lạ với mình? Nếu chính bạn còn cảm thấy thế thì không thể tránh khỏi nhân viên có cảm giác tương tự Bạn có xem việc gần gũi hơn với nhân viên thực sự quan trọng với mình? Có thể nhiều lãnh đạo sẽ bào chữa rằng họ không có thời gian, họ bù đầu vì hàng trăm thứ việc phải nghĩ và không thể gần gũi hơn với nhân viên

Bí quyết để xoá bỏ khoảng cách là tận dụng hết thời gian quý báu bạn có để hoà hợp với nhân viên Chú ý đến mong muốn, nhu cầu, hay những lo lắng của họ Điều đó cũng nghĩa là bạn phải chuyển từ vị trí người nói sang người lắng nghe và hiểu họ Nghĩa là bạn cần phải trở thành một con người có cảm xúc và biết quan tâm trong mắt nhân viên của mình

Theo Lanhdao.net

Trang 30

Nghệ thuật quản lý thời gian

Điện thoại reo trong khi bạn đang trả lời thư điện tử và đúng lúc đó có một nhân viên đang lại gần bàn làm việc của bạn Bạn sẽ làm gì trong trường hợp đó?

a Trả lời điện thoại trong khi đọc thư

b Dừng tất cả mọi việc lại để nói chuyện với nhân viên

c Phớt lờ điện thoại và nhân viên và tiếp tục gửi thư

d Không câu trả lời nào ở trên là đúng

Câu trả lời d sẽ là câu trả lời đúng nhất Tại sao vậy? Bởi vì đây chỉ là một câu hỏi mẹo, đáp án là luôn luôn có hàng trăm cách để quản lý thời gian và mỗi người sẽ có câu trả lời đúng nhất cho riêng mình Tuy nhiên, chúng ta có thể "lên dây cót" cho kỹ năng quản lý thời gian bằng cách đặt câu hỏi:

+ Điều gì quan trọng nhất cần làm ngay bây giờ?

+ Thời hạn cuối cùng là khi nào?

+ Điều gì sẽ xảy ra khi chúng ta không làm được gì cả?

Với câu hỏi đầu tiên, "điều gì là quan trọng nhất?", thì câu trả lời là: mối quan hệ tốt với nhân viên Các

nhà lãnh đạo hiệu quả luôn dành thời gian cho nhân viên bởi họ biết cách đó sẽ mang lại lợi ích gấp nhiều lần

Câu hỏi thứ hai: "Thời hạn cuối cùng là khi nào?": Trước khi đảm nhận một dự án hay kế hoạch nào đó,

hãy xét xem bạn có thể thương lượng được về thời hạn hoàn thành hay không? Nếu như không thể thương lượng được, hãy thôi than vãn và làm ngay lập tức

Câu hỏi thứ ba: "Điều gì sẽ xảy ra khi chúng ta không làm việc này?": Thử nghĩ xem tổ chức của bạn sẽ

thiệt hại những gì nếu bạn không đưa ra một quyết định kịp thời, không hoàn thành đúng kế hoạch? Đó sẽ

là động lực thôi thúc bạn bắt tay ngay vào những việc cần giải quyết

Chỉ sắp xếp thời gian hợp lý thôi thì vẫn chưa đủ Biết cần phải làm việc gì trước cũng là cách vừa tiết

kiệm thời gian, vừa đạt được hiệu quả tốt nhất Có một câu chuyện kể rằng: Trong một buổi nói

chuyện với một nhóm sinh viên, một chuyên gia trong lĩnh vực quản lý thời gian bảo rằng: “Chúng ta sẽ dành thời gian giải một câu đố” Ông mang ra một cái lọ khoảng 5 lít, rộng miệng và đặt nó lên bàn Ông

đổ ra hơn chục viên đá và cẩn thận đặt từng viên một vào cái lọ Khi cái lọ đã đầy và không đặt được thêm viên nào nữa, ông hỏi: "Cái lọ đã đầy chưa? Các sinh viên đồng thanh trả lời: “Rồi ạ”

- “Thật chứ?” Chuyên gia hỏi Ông ta cúi xuống gầm bàn và kéo ra một xô sỏi Sau đó ông ta nhặt vài viên sỏi cho vào cái lọ và lắc cho nó lọt vào kẽ giữa những viên đá lớn

Ông hỏi các sinh viên 1 lần nữa: “Cái lọ đã đầy chưa?” Lần này cả lớp đã thận trọng hơn Một sinh viên nói: “Có thể nó vẫn chưa đầy” "Tốt lắm” - Chuyên gia trả lời, cúi xuống gầm bàn, lôi ra một túi cát và bắt đầu đổ cát vào trong cái lọ cho đến khi cát lấp đầy mọi lỗ hổng giữa những viên đá và những viên sỏi Một lần nữa ông hỏi: “Cái lọ đã đầy chưa?” “Chưa ạ” Một lần nữa chuyên gia nói: “Tốt lắm”

Trang 31

Sau đó ông ta mang ra một chai nước và bắt đầu đổ nước vào lọ cho đến khi nước đầy đến miệng Sau đó ông nhìn cả lớp và hỏi: “Ví dụ này cho thấy điều gì?” Một sinh viên nhanh nhảu: “Ví dụ này có nghĩa là,

dù thời gian biểu có kín như thế nào, nếu biết cách sắp xếp thời gian, chúng ta vẫn có thể làm thêm một số việc nữa” “Không, không phải là điều đó” Chuyên gia trả lời

“Sự thực là ví dụ này khuyên chúng ta rằng, nếu chúng ta không đặt viên đá to vào trước, chúng ta sẽ không bao giờ cho nó vào được Viên đá lớn của cuộc đời các bạn là gì? Hãy đặt những viên đá lớn của cuộc đời bạn vào trước hoặc bạn sẽ không bao giờ đặt được Nếu bạn chỉ cố nhồi nhét những chuyện chi

li, cuộc sống của bạn sẽ rặt những chuyện chi li và bạn sẽ không bao giờ có thời gian thực sự bổ ích để dành cho những việc lớn"

Do vậy, nếu bạn cần thời gian và việc quản lý thời gian quan trọng với bạn, cho dù bạn là lãnh đạo hay nhân viên, hãy tự lên kế hoạch quản lý thời gian một cách khôn ngoan

Theo Lanhdao.net

Trang 32

Ra quyết định theo hướng thích nghi

Ra quyết định là một kỹ năng chủ chốt của lãnh đạo Tuy nhiên, không phải lúc nào họ cũng có thể quyết định nên chọn cách nào hoặc phải làm thế nào để phù hợp với hoàn cảnh

Trong trường hợp này, lãnh đạo có thể chọn cho mình một giải pháp khéo léo và linh hoạt hơn: ra quyết định theo hướng thích nghi

Các kỹ năng mang tính thích nghi thực chất là sự kết hợp giữa logic và nhận thức chung của bạn về vấn

đề cần giải quyết, mặc dù không chính xác hoàn toàn nhưng cũng có thể dẫn đến những kết quả khả quan hơn là lâm vào tình trạng bế tắc Sau đây là một số gợi ý khi bạn cần giải quyết vấn đề bằng việc ra quyết định theo hướng thích nghi:

Sắp xếp lại việc quyết định: Trước khi phải ra quyết định một vấn đề lớn nào đó mà bạn thấy chưa đủ

điều kiện, hãy thử đem ra những quyết định nhỏ hơn, mang tính phụ trợ nhưng vẫn đạt được mục đích Chẳng hạn như tổ chức của bạn dự định lắp đặt mới hoàn toàn hệ thống điều hòa không khí Khó khăn là

vì tổ chức sẽ cần đến một số tiền lớn Tuy nhiên, hãy thử viện đến các phương pháp phụ khác như lắp rèm, màn, quạt điện… ít nhất thì các phòng làm việc cũng sẽ bớt nóng bức hơn trước khi công ty bạn đủ điều kiện lắp đặt hệ thống điều hoà

Khám phá vấn đề: Bạn hãy sử dụng các thông tin sẵn có để tìm kiếm giải pháp và đưa ra quyết định

Thực ra, khám phá là cách nói khác của việc tiếp cận và thử nghiệm quyết định theo nhiều trường hợp, nhằm dự trù và phòng tránh rủi ro Tuy nhiên, khác với việc tung ra một viên xúc xắc, việc khám phá đòi hỏi một mục đích và hướng đi rõ ràng cho quyết định bạn đem ra

Sử dụng kỹ năng này sẽ giúp bạn có những bước đi thận trọng trong việc đưa ra một quyết định nhằm giải quyết vấn đề Điều này cũng giống như khi các bác sĩ khám bệnh, họ luôn tránh chẩn đoán một bệnh duy nhất cho bệnh nhân của mình Tiến hành thăm dò thận trọng, chậm mà chắc, sau đó bác sĩ mới tìm chính xác bệnh và cách chữa cho bệnh nhân

Quản lý bằng việc phân loại vấn đề: Bạn nên tập trung vào những vấn đề quan trọng và để lại những

vấn đề ít quan trọng hơn Lập kế hoạch và làm việc theo hướng cái nào quan trọng hơn thì làm trước, cái nào ít quan trọng bằng thì làm sau

Tỏ ra thận trọng: Hãy chia nhỏ những rủi ro có thể xảy đến với bạn bằng cách tránh đưa ra các quyết

định dồn bạn vào hoàn cảnh chỉ có một sự lựa chọn duy nhất, nhất là khi bạn chưa chuẩn bị đủ tinh thần Chẳng hạn như khi tổ chức của bạn dự định đầu tư vào một lĩnh vực đầy mạo hiểm, hãy giảm thiểu và chia nhỏ các khả năng rủi ro bằng cách quyết định một tỷ lệ cân bằng giữa cổ phiếu, số nợ và tiền mặt

Đánh giá vấn đề theo trực giác: Đôi khi bạn cần đến sự đánh giá chủ quan của bản thân, ví dụ như dựa

vào kinh nghiệm hay cảm xúc của bạn Mặc dù điều này có thể giúp bạn giải quyết được vấn đề nhưng đừng quá lạm dụng tính chủ quan Lý do là những đánh giá chủ quan đôi lúc dẫn đến phán quyết hoặc quyết định sai lầm Hãy sử dụng tính logic của vấn đề trước, sau đó dùng đánh giá chủ quan để có được cảm giác xem mình đã quyết định đúng chưa

Trì hoãn vấn đề nếu cần thiết: Nếu bạn thấy chưa cần đưa ra quyết định ngay tức khắc và có đủ thời

gian đưa ra những giải pháp tối ưu hơn, hãy bình tĩnh và việc chờ đợi nhiều khi lại tỏ ra có hiệu quả vì có

Ngày đăng: 12/03/2013, 15:03

HÌNH ẢNH LIÊN QUAN

 Bạn có thể hình dung các sự vật hoặc hình ảnh trong đầu.  - Kỹ năng cho nhân viên văn phòng chuyên nghiệp
n có thể hình dung các sự vật hoặc hình ảnh trong đầu. (Trang 14)
Ho tđ ng 6: Xây d ng hình nh ca ủ - Kỹ năng cho nhân viên văn phòng chuyên nghiệp
o tđ ng 6: Xây d ng hình nh ca ủ (Trang 44)

TỪ KHÓA LIÊN QUAN

TÀI LIỆU CÙNG NGƯỜI DÙNG

TÀI LIỆU LIÊN QUAN

w