101 cách đàm phán trong kinh doanh (phần 5) pptx

101 cách đàm phán trong kinh doanh (phần 5) KỸ NĂNG ĐẶT CÂU HỎI: ĐỂ BIẾT ĐƯỢC MỤC ĐÍCH CỦA ĐỐI TÁC "Biết người nhanh nhạy qua câu trả lời. "Biết người khôn ngoan qua cách đưa câu hỏi" NAGUIB MAHFOUZ 101 cách đàm phán trong kinh doanh (phần 1) Để tạo được kết quả thắng-thắng, bạn cần phải biết mong muốn, yêu cầu và mục đích của đối tác. Giống như một điệp viên. Hãy nghiên cứu bất kỳ thông tin nào giúp bạn hiểu rõ hơn về động lực và ý định thực sự của đối tác. Trong quá trình đặt câu hỏi, bạn phải luôn chú ý không chỉ lời nói của đối tác mà còn cả hành động, phản ứng, phong thái và cử chỉ điệu bộ của họ nữa vì chúng bộc lộ phần nào suy nghĩ của đối tác. Cách hỏi khéo léo có thể đem lại cho bạn một lượng thông tin lớn cần thiết để bạn sử dụng chiến thuật trong đàm phán. Tuy nhiên, ngoại trừ trong trường luật, kỹ năng này lại không mấy khi được dạy. Hãy nhớ rằng chỉ khi nắm rõ và chính xác thông tin mới có thể đảm bảo có được kết quả đàm phán thắng-thắng. Trong đàm phán, đưa ra một câu hỏi hay là một vấn đề thách thức. Chúng ta hãy bàn đến vụ một luật sư mới vào nghề bào chữa cho một người đàn ông bị buộc tội cắn đứt tai một người đàn ông khác trong cuộc cãi lộn. Người luật sư hỏi một trong những nhân chứng có chứng kiến tận mắt lúc người đàn ông cắn tai người kia không. Nhân chứng trả lời là không. Đến đây, người luật sư nên dừng lại. Nhưng thay vì thế, anh ta lại hỏi nhân chứng làm thế nào biết được bị cáo có mặt trong đám cãi lộn. Nhân chứng trả lời "Bởi vì tôi thấy anh ta nhổ ra mẩu tai của người đó". Đây là một câu hỏi sai, không đúng lúc. Các hướng dẫn trong mục này sẽ giúp bạn quyết định nên hỏi câu hỏi nào, diễn đạt như thế nào và khi nào thì hỏi họ. HAI LOẠI CÂU HỎI Có hai loại câu hỏi: câu hỏi giới hạn hay câu hỏi đóng, và câu hỏi mở rộng hay câu hỏi mở. Câu hỏi giới hạn, hay câu hỏi đóng Câu hỏi giới hạn hay câu hỏi đóng thường dùng để biết được một thông tin cụ thể nào đó, và câu trả lời chỉ đơn giản là "có" hoặc "không". Nhưng mục đích giới hạn câu trả lời chỉ là "có" hoặc "không" không phải là lý do duy nhất khi đưa ra câu hỏi này mà chứa đựng một số mục đích hữu dụng khác. Thứ nhất, loại câu hỏi này được sử dụng để hướng cuộc nói chuyện vào thẳng mục đích hoặc đạt được thoả thuận rõ ràng. Ví dụ, "Nếu chúng tôi có thể đáp ứng được yêu cầu về giá và các điều khoản của các bạn, vậy phía bên bạn có mua hàng của chúng tôi hôm nay không?" Hoặc " Anh có thể làm việc vào ngày thứ bảy hoặc chủ nhật không?" Hoặc " Anh sẽ gửi cho tôi bản báo giá được sửa lại vào thứ hai chứ?". Lý do thứ hai là để phá tan sự ngại ngùng và thúc đẩy cuộc nói chuyện. Ví dụ, khi bạn đến cơ quan của ai đó, bạn có thể nói " Hôm nay là một ngày đẹp trời, phải không?". Cuối cùng, câu hỏi đóng rất hữu ích khi bạn cố đạt được sự nhân nhượng từ phía đối tác. Ví dụ, bạn có thể hỏi "Nếu tôi đồng ý miễn phí hỗ trợ kỹ thuật, bên anh có chịu trả đầy đủ giá $1400 cho một chiếc máy tính không?". Mục đích của câu hỏi loại này không nhiều nhưng lại đạt được nhiều thông tin khi bắt đầu đàm phán, khẳng định quan điểm hoặc để đối tác chịu nhân nhượng. Câu hỏi mở rộng hay câu hỏi mở Nói chung, câu hỏi mở thu được nhiều thông tin cần thiết hơn câu hỏi đóng. Câu hỏi này thường bắt đầu bằng từ để hỏi như Ai, Cái gì, Ở đâu, Khi nào, Như thế nào và Tại sao. Những câu hỏi này chứa nhiều thông tin hơn bởi vì nó không dẫn đối tác vào một hướng nhất định. Chúng cũng hữu hiệu hơn trong việc nắm bắt được mục tiêu, nhu cầu mong muốn và điều kiện của đối tác. Cuối cùng, nó hữu ích khi bạn muốn biết phong cách ứng xứ của đối tác. Chỉ trả lời là "có" hoặc "không" thì suy nghĩ và quan điểm của đối phương không bộc lộ rõ. Xu hướng của câu hỏi mở là mở một cánh cửa để bước vào suy nghĩ của người khác. Dưới đây là một số câu hỏi mở: "Bạn nghĩ thế nào về việc chuyển nhà trước lễ giáng sinh?""Anh có vẻ không hài lòng với đề nghị của tôi. Vậy vấn đề lớn nhất ở đây là gì?" "Tại sao anh nghĩ giá của loại hàng này phải cao?" Sản phẩm này phải kèm theo hình thức bảo hành nào?" "Khi người ta trả lại hàng, họ sẽ kèm theo những lời than phiền về vấn đề gì?". TẠI SAO HỎI NHỮNG CÂU HỎI NÀY Đó là khi bạn muốn đặt nhiều câu hỏi trong khi đàm phán. Mười hai mục đích dưới đây sẽ giúp bạn hiểu tại sao. Thu thập thông tin Thu thập thông tin là lý do rõ nhất khi đặt các câu hỏi. Bạn phải lấp chỗ trống khi thiếu thông tin. Khi không có được tất cả các câu trả lời hoặc khi bạn không dám chắc bạn có phải trả lời không, hãy đặt câu hỏi. Đừng vội chấp nhận bất cứ điều gì khi đàm phán. Một số nhà đàm phán cho rằng không nên hỏi điều mà chưa biết chắc câu trả lời. Chúng tôi không tán thành điều này. Chúng ta thường hỏi vì chúng ta không biết câu trả lời. Tuy nhiên, có lúc bạn không nên hỏi: Nếu giá tiền tệ thật sự cao và câu trả lời có thể gây bất lợi cho bạn, thì đừng hỏi vì có thể bạn chưa chuẩn bị kỹ để đón nhận câu trả lời. Ví dụ khi Christopher Darden và Marcia Clark, người khởi tố trong phiên toà xét xử vụ O.J.Simpson giết người, đã yêu cầu O.J.Simpson thử đeo găng tay da tìm thấy sau nhà anh ta, toàn bộ phiên toà đều thấy không vừa. Rõ ràng là bên khởi tố không nên đưa ra yêu cầu đó. Một ví dụ khác, nếu bạn định bán ô tô để mua chiếc mới, và bạn thấy bên mua đưa ra giá không xứng với giá trị của chiếc ô tô, bạn cũng không cần phải hỏi "Kelley Blue Book nói gì về giá trị của chiếc xe này?" dù chưa tự khảo sát gia. (Trường hợp này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hỏi đúng thông tin trước khi tiến hành đàm phán. Khi bạn đến nơi bán xe, người bán sẽ luôn đưa ra những thông tin có lợi cho anh ta mà thôi). Làm rõ và kiểm tra lại thông tin Khi đối tác đưa ra thông tin, bạn nên làm rõ và kiểm tra lại thông tin đó. Các câu hỏi xác minh lại tập trung vào câu trả lời ai, cái gì, khi nào, ở đâu, tại sao hoặc thế nào. Những câu hỏi như "Trước đây các anh vận chuyển như thế nào?" hoặc "Bên anh sẽ miễn phí công vận chuyển chứ?" sẽ giúp bạn phát hiện được những vấn đề có thể gây bất lợi cho mình. Kiểm tra độ hiểu và mức độ quan tâm của đối tác Đối tác của bạn quan tâm như thế nào đến kết quả đàm phán? Bạn có thể muốn biết mức độ hợp tác trong một vấn đề xác định, ví dụ, bằng cách hỏi anh ta chấp nhận mức thấp hơn so với yêu cầu của anh ta không. Hoặc bạn có thể muốn kiến thức của đối tác trong vấn đề này như thế nào. Ví dụ, nếu bạn là người môi giới thế chấp tài sản và muốn biết độ hiểu biết của đối tác, bạn có thể hỏi "Trong văn tự thế chấp, chúng ta cần kèm thêm một điều khoản phụ nữa. Anh nghĩ thế nào?" Câu hỏi này cho biết kiến thức trong lĩnh vực thế chấp và mức độ hợp tác của khách hàng trong một vấn đề mới. Xác định phong cách ứng xử Đối tác là người như thế nào? Người đó từ đâu đến? Người đó có nhiều kinh nghiệm đàm phán chưa? Đó là một người trung thực? Quả quyết? Chu đáo? Những câu hỏi nhằm nắm bắt được những thông tin này sẽ ảnh hưởng đến cuộc đàm phán của bạn. Ví dụ, bạn có thể hỏi đối tác "Tôi có một tài liệu dày 40 trang có thể hỗ trợ cho mối quan hệ của chúng ta. Anh có muốn xem toàn bộ không hoặc là xem qua hai trang tóm tắt?" Mỗi người có một cách hỏi riêng. Phần giải thích chi tiết phong cách ứng xử trong đàm phán được chỉ rõ trong phần 9. Tạo sự hoà nhập Bất cứ khi nào bạn hỏi để người kia nói, bạn sẽ có được hai thuận lợi: Thứ nhất, đối tác sẽ thấy quý mến bạn hơn. Thứ hai, bạn có thể biết nhiều về đối tác hơn là đối tác biết về bạn. Điều này rất cần thiết trong trường hợp anh ta không hiểu hoặc không đồng ý với vấn đề bạn đang nói, khi anh ta nói, bạn sẽ suy nghĩ lại điều mình vừa nói. Đồng thời bạn có thể biết thêm được về mục đích của đối tác. Một trong những người bạn thấy khó đàm phán là người ngồi đó, nhìn chằm chằm vào bạn khi bạn nói, chỉ trả lời "có" hoặc "không". Với những người này, bạn có thể thay đổi tình thế bằng cách nói ít đi và đặt ra nhiều câu hỏi mở hơn. Ví dụ, bạn có thể nói "Anh không nói rõ tại sao anh lại thích loại phần mềm máy tính đặc biệt này. Vậy tại sao anh nghĩ nó phù hợp với anh và công việc của anh?" Đặc điểm nào quan trọng nhất đối với anh?" Hoặc"Anh định sử dụng phần mềm này như thế nào sau khi lắp đặt?". Cung cấp thông tin Bạn cần cung cấp thông tin cho đối tác để họ có thể hiểu hơn yêu cầu và mục đích của bạn. Ví dụ, bạn có thể hỏi: "Anh có biết rằng Kelley Blue Book đánh giá giá trị chiếc xe của anh chỉ được $8100 không?" Loại câu hỏi này được sử dụng để xem đối tác có biết thông tin này không khi đó là thông tin chính xác. Khiến đối tác phải suy nghĩ Những câu hỏi ý kiến người khác là nguồn cung cấp thông tin rất quý giá. Hỏi ý kiến của người khác cũng là cách cho người đó biết bạn quan tâm đến họ và những gì họ đang đề cập. Ví dụ, [...]... tác Việc ghi tóm tắt lại thể hiện sự quan tâm đến suy nghĩ của đối tác, giúp ích cho việc kiểm tra và nhớ lại được các thông tin trong quá trình đàm phán Một người đàm phán thành công là người biết được ý muốn, yêu cầu và động cơ của đối phương và nắm vững chủ đề đàm phán Cách dễ nhất và nhanh nhất để nắm được các thông tin cần thiết là đưa ra các câu hỏi khéo léo Khi thực tế, bạn sẽ thấy cần phải đưa... vì không mấy ai từ chối và cho biết cuộc đàm phán đang tiến tới sự thoả thuận Khi đối tác đồng ý, nghĩa là sẵn sàng trả lời Bậc thầy trong kỹ thuật này là một đại uý hải quân người Columbo Nếu có nghi ngờ gì, ông sẽ hỏi một cách rất lịch sự "Tôi có thể hỏi thêm một câu hỏi nữa không?" 7.Sau khi hỏi, hãy dừng lại và lắng nghe Những người đi đàm phán chưa có kinh nghiệm thường thấy sợ sự im lặng Im lặng...khi đàm phán mức lương với một người xin việc có tài năng, bạn có thể hỏi "Khi bạn tìm một công ty lớn để làm việc, động lực chính của bạn là gì?" Đối tác càng nói nhiều, bạn càng có thêm nhiều thông tin cho quá trình đàm phán của mình Hướng sự tập trung vào chủ đề Một số người đi đàm phán có lúc cảm thấy khó đề cập vào vấn đề Có thể do họ không... ty - việc người bán hàng có mặt ở công ty 40 giờ một tuần, hay việc người đó làm tăng doanh thu bán hàng?" Xác định phong cách hành vi: "Công ty có muốn tôi chào hàng thử không? Hay công ty có muốn biết tôi đã giúp công ty trước đây tăng bao nhiêu doanh thu không?" Tạo sự hợp tác: "Bên công ty muốn tăng doanh thu trong lĩnh vực nào?" Cung cấp thông tin: "Trước đây tôi làm việc cả ngày ở công sở và... đúng không?" BÍ QUYẾT ĐỂ ĐƯA RA ĐƯỢC CÂU HỎI HỢP LÝ Cách bạn hỏi cũng quan trọng như nội dung của câu hỏi Để thu được lượng thông tin nhiều nhất về yêu cầu cầu và mục đích của đối tác, bạn phải sắp xếp câu hỏi thật phù hợp Các bí quyết dưới đây có thể giúp bạn nắm được những thông tin cần thiết 1.Có mục đích và kế hoạch đặt câu hỏi Trong khi đàm phán, trong đầu bạn phải có sẵn mục tiêu và hệ thống các... nghĩ phải lấp đầy Trên thực tế, một số nhà đàm phán chỉ trả lời câu hỏi của đối tác khiđối tác thực sự im lặng Sau khi đưa câu hỏi, bạn nên giữ im lặng và để cho đối tác có nhiều thời gian suy nghĩ cách trả lời 8 Ghi tóm tắt Nếu bạn có nhiều câu hỏi, bạn nên ghi tóm tắt lại Không cần phải ghi lại từng từ nhưng cũng đủ để bạn có thể tiến hành các cuộc đàm phán lần sau và nắm được vấn đề của đối tác... thấy trong câu hỏi của bạn có sự công kích, sẽ xảy ra hai trường hợp sau: (1) Bạn không thu được thông tin dù sau đó bạn có đặt ra câu hỏi vào thời điểm thích hợp; (2) Đối tác sẽ lưỡng lự cho lần đàm phán lần sau Hỏi việc ăn kiêng của chồng như nào rồi trong khi chồng đang ăn tráng miệng là câu hỏi không đúng lúc Thiết lập câu hỏi đúng mục đích Tình huống Bạn đang phỏng vấn xin làm đại diện bán hàng trong. .. này trong thời điểm tài chính hiện nay không?" sẽ được câu trả lời là "có" hoặc "không" để bạn có thể dự đoán được việc mua bán Một câu hỏi gián tiếp như "Còn ai khác quyết định việc mua bán này không?" sẽ cho biết những người quyết định trong công ty là ai Định trước các câu hỏi khiến bạn chủ động hơn và đối tác buộc phải phản ứng lại Qua phản ứng của đối tác, bạn có thể điều khiển được cuộc đàm phán. .. nêu một lý do được không?" Một dạng câu hỏi khác làm giảm căng thẳng là pha một chút hài ước vào cuộc nói chuyện Gần đây một người bạn đang cố đàm phán để được nghỉ thêm hai ngày trong mỗi kỳ nghỉ hàng năm Khi ông chủ trả lời thẳng thừng là "không", không khí trong phòng trở lên căng thẳng Nhưng cô đã đáp lại đúng lúc "ồ,điều đó có nghĩa tôi sẽ phải huỷ bỏ chuyến du lịch Châu âu sao?" cùng với một nụ... chắc là có nhưng vẫn đặt ra câu hỏi đó để cô ấy có cơ hội bày tỏ sự đồng tình Giảm căng thẳng Nhiều cuộc đàm phán trở lên căng thẳng Khi có điều gì sai xảy ra, đặt câu hỏi để biết thêm các thông tin về quan điểm của đối tác rất hữu hiệu Những thông tin biết thêm có thể định hướng lại cuộc đàm phán Ví dụ, nếu bạn đang gặp bất đồng khi thảo luận về việc kiểm tra sức khỏe định kỳ ở công ty, bạn có thể . 101 cách đàm phán trong kinh doanh (phần 5) KỸ NĂNG ĐẶT CÂU HỎI: ĐỂ BIẾT ĐƯỢC MỤC ĐÍCH CỦA ĐỐI TÁC "Biết người nhanh nhạy qua câu trả lời. "Biết người khôn ngoan qua cách. lời. "Biết người khôn ngoan qua cách đưa câu hỏi" NAGUIB MAHFOUZ 101 cách đàm phán trong kinh doanh (phần 1) Để tạo được kết quả thắng-thắng, bạn cần phải biết mong muốn, yêu cầu. là xem qua hai trang tóm tắt?" Mỗi người có một cách hỏi riêng. Phần giải thích chi tiết phong cách ứng xử trong đàm phán được chỉ rõ trong phần 9. Tạo sự hoà nhập Bất cứ khi nào bạn