101 cách đàm phán trong kinh doanh (phần 7) pot

Điều ngạc nhiên trong tỷ lệ phần trăm này là phương tiện giao tiếp mà bạn có thể điều khiển được, ngôn ngữ, tác động ít đến người đối diện; và phương tiện mà bạn khó kiểm soát được như g

101 cách đàm phán trong kinh doanh (phần 7)

HÀNH VI PHI NGÔN NGỮ: NGÔN NGỮ TRONG ĐÀM PHÁN

"Những gì diễn ra bên trong sẽ được biểu hiện ra bên ngoài" EARL NIGHTINGALE

101 cách đàm phán trong kinh doanh (phần 1)

Các nghiên cứu về quá trình giao tiếp cho biết 90% ý nghĩa lời nói trong giao tiếp trực tiếp đều được truyền tải thông qua các phương tiện phi ngôn ngữ Có nghĩa là trong đàm phán, chỉ có 10% nội dung được thông qua lời nói Điều ngạc nhiên trong tỷ

lệ phần trăm này là phương tiện giao tiếp mà bạn có thể điều khiển được, ngôn ngữ, tác động ít đến người đối diện; và

phương tiện mà bạn khó kiểm soát được như giọng điệu và hành

vi phi ngôn ngữ lại tác động nhiều đến người đối diện Những con số này cho thấy tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ được đánh giá cao

Các chuyên gia nói rằng trong cuộc đàm phán kéo dài 30 phút, hai người có thể biểu hiện hơn 800 thông điệp phi lời nói khác nhau Nếu cả hai người đều không hiểu - hoặc không nhận ra - những thông điệp này, thì cả hai chỉ dừng lại ở mức độ giao tiếp thấp Cho nên không có gì đáng ngạc nhiên khi kết quả của cuộc đàm phán không đến đích Gerard Nierenberg và Hẻny Calero, trong cuốn "Làm thế nào để đọc thấu người khác như độc một cuốn sách", đã giới thiệu khái niệm các tín hiệu giao tiếp phi lời nói Trong "Sức mạnh trong bán hàng không thông qua lời nói", Gerhard Gschwandtner có banf đến tẩm quan trọng của việc hiểu được các tín hiệu giao tiếp phi ngôn ngữ đó trong bản thân

và của người đối diện

BA BƯỚC TRONG GIAO TIẾP PHI NGÔN NGỮ

Học nghệ thuật giao tiếp phi ngông ngữ cũng khó như việc nói trôi chảy ngoại ngữ Bên cạnh việc để ý đến các cử chỉ điệu bộ

và thông điệp bạn nói với người đối diện, bạn còn phải biết cách đọc được những cử chỉ của người đối diện và ý nghĩa của chúng Khi bạn đã có được kinh nghiệm đó, bạn sẽ trải qua 3 giai đoạn

rõ rệt

1 Nhận biết người đối diện Sau một vài phút ban đầu, bạn bắt đầu chú ý đến những cử chỉ phi ngôn ngữ của người đối diện Anh ta bắt chéo chân tay trong khi nói chuyện? Anh ta nhìn thẳng vào mắt bạn? Anh ta che miệng khi đặt câu hỏi? Sau đó bạn hệ thống các cử chỉ đó lại để đánh giá người đó có trung thực không, đang chán nản, tức giận hay đang nghi ngờ Ban đầu, có thể bạn không nhận biết được 100% những cử chỉ đó, nhưng ít nhất bạn cũng có thể nhận ra được một điều gì đó đang diễn ra ở người đối diện

2 Nhận biết bản thân Ngay khi bạn nhận thấy người đối diện nói mà không hề hé miệng, điều đó chứng tỏ bạn cũng đang giao tiếp bằng hành vi phi ngôn ngữ Ví dụ, trong suốt cuộc đàm phán, bạn nhận thấy người đối tác ngồi trên ghế khoanh tay và bắt chéo chân Cử chỉ đó nói lên rằng người đó đang không hài

lòng Khi bạn hiểu được ý nghĩa đó, bạn sẽ thấy mình đang để tập tài liệu trong lòng và vắt chéo chân Để hiểu được ý của ngôn ngữ cơ thể, trước tiên bạn phải chú ý đến mình đã

3 Giao tiếp phi ngôn ngữ để kiểm soát bản thân và người đối diện Trong ví dụ phía trên, ngay sau khi bạn nhận ra cử chỉ của đối tác, bạn có thể thay đổi cử chỉ phi ngôn ngữ của mình Bằng cách đặt tập tài liệu lên bàn, thả chân thẳng xuống, không bắt chéo chân, bạn có thể thay đổi được tư thế của mình dễ chấp nhận hơn Khi bạn bắt đầu kiểm soát hành vi cử chỉ của mình và của người đối diện, chúng ta sẽ thấy được những cái lợi của ngôn ngữ cơ thể Ngôn ngữ của cơ thể phản ánh cảm xúc thực

sự bên trong Bạn càng hiểu được ngôn ngữ đó, bạn càng có thể

sử dụng chúng một cách có lợi nhất

TẬP HỢP CÁC ĐIỆU BỘ, CỬ CHỈ

Những người hay hoài nghi cho rằng khó có thể biết được người khác đang nghĩ gì chỉ qua một cử chỉ điệu bộ của người đó Người ta có thể phản kháng rằng "Tôi khoanh tay vì tôi thấy

lạnh chứ không phải là tôi hoài nghi" Người hoài nghi có một điểm đúng Một cử chỉ riêng lẻ, như một từ không nằm trong phạm vi, rất khó để hiểu Bạn sẽ không chắc ý nghĩa thực của một từ hay một hành vi riêng lẻ Tuy nhiên, khi các cử chỉ đó được tập hợp lại với nhau, chúng sẽ vẽ lên một bức tranh chính xác về những gì đang diễn ra trong đầu người đối diện Ví dụ, một người đàn ông không thành thật sẽ có một loạt những cử chỉ như không giao tiếp mắt, che miệng khi nói, sờ tay lên mặt và cựa quậy người

Câu hỏi luôn được đặt ra, giao tiếp bằng ngôn ngữ cơ thể có chính xác không so với giao tiếp bằng lời nói? Sau khi nghiên cứu các cuộc đối thoại, D.A Humphries, một nhà nghiên cứu người Anh nhận thấy tập hợp các cử chỉ điệu bộ phản ánh chính xác và trung thực cảm xúc con người hơn là bằng lời nói

Ban đầu, giao tiếp phi lời nói rất khó Nhưng nếu bạn tự quan sát hành vi cử chỉ của chính mình và của người khác hàng ngày, bạn sẽ biết cách tập hợp các hành vi đó lại Giao tiếp phi ngôn ngữ trong đàm phán rất quan trọng bởi vì nó giúp bạn biết phải thay đổi điều gì đó để có thể đạt được mục đích

Để chắc chắn có thể nắm bắt được những tín hiệu đó của người đối diện, Gschwandtner khuyên nên thực hiện bước "nhìn bao quát" người đối diện Để làm được điều này, hãy chia cơ thể ra làm 5 vùng: mặt và đầu, thân, tay, bàn tay và chân

Mặt và đầu

Mặt và đầu là cánh cửa giúp bạn đi vào được suy nghĩ của người đối diện Những người chơi bài chuyên nghiệp thường chú ý đến nét mặt của người cùng chơi, hay khả năng che dấu vẻ mặt thực

sự của họ có thể đánh lừa người cùng chơi Hầu hết những

người đi đàm phán không có được "vẻ mặt chơi bài" đó, vì vậy chỉ cần chú ý một chút là bạn có thể đọc được những gì họ nghĩ khi quan sát đầu và mặt của họ Dưới đây là một số dấu hiệu:

- Không giao tiếp mắt: Những người muốn che dấu điều gì

thường không giao tiếp mắt khi nói dối

- Nhìn lướt qua người đối diện: Khi cảm thấy chán người ta thường nhìn lướt qua bạn hoặc liếc nhìn xung quanh phòng

- Nhìn sâu vào mắt người đối diện: Người nào bực tức với bạn hoặc hợm hĩnh thường nhìn chằm chằm vào mắt bạn

- Duy trì giao tiếp mắt: Duy trì giao tiếp mắt cho thấy đó là

người trung thựcvà đáng tin cậy

- Hơi ngoảnh đầu: Khi đánh giá điều mà bạn đang nói, người đối diện sẽ hơi ngoảnh đầu sang một bên như muốn nghe rõ hơn

- Nghiêng đầu: Hơi nghiêng đầu chứng tỏ người đó không chắc lắm về điều vừa được nói

- Gật đầu: Khi đồng ý với bạn, người đối diện sẽ gật đầu trong khi bạn đang nói

- Cười: Khi cảm thấy tự tin và khi đồng ý với bạn người đó sẽ cười với bạn

Thân thể

Thân thể cũng đóng vai trò quan trọng trong giao tiếp phi ngôn ngữ Nếu đối tác tiến lại gần hơn, nghĩa là công việc đang tiến triển tốt Đối tác càng thích và đồng ý với bạn thì người đó càng tiến lại gần bạn hơn Nói cách khác, khi người đối diện không đồng tình với bạn hoặc không chắc chắn điều gì, người đó sẽ ngồi dịch xa ra Còn khi họ cảm thấy lo lắng hoặc nghi ngờ, họ

sẽ xê dịch người bên này bên kia, về phía trước, lùi lại phía sau

Để nhận biết và đọc được ý của các cử động cơ thể của người khác, bạn hãy để ý đến hành động của chính mình Để đưa ra các thông điệp nhằm tiến tới kết quả tốt đẹp, bạn hãy luôn ngồi thẳng với người đối diện

Trong hầu hết các cuộc đàm phán, người ta thường duy trì một

tư thế nhất định Khi bạn đàm phán, hãy để ý đến những thay đổi hoặc dịch chuyển nhỏ của đối tác Những thay đổi nhỏ này

có thể mang nghĩa không đồng ý hoặc anh ta bắt đầu cảm thấy chán hoặc thay đổi quan điểm Ví dụ, đối tác có thể thở dài, nhìn

ra chỗ khác và xoay người sang một bên Khi bạn thấy những thay đổi này, bạn nên tiếp tục một cách thận trọng bởi vì nó có nghĩa là “Tôi cảm thấy rằng bạn quan tâm đến điểm cuối cùng

mà chúng ta vừa thảo luận” hoặc nên nghỉ giải lao một chút

Tay

Nhìn chung, cánh tay mở rộng nghĩa là người đó rất hài lòng với quá trình đàm phán Nếu người đó khoanh tay trước ngực, là người đó không đồng tình với cách giao tiếp của bạn Nếu đối tác ngả người xa khỏi bàn và cho tay ra phía sau thành ghế,

nghĩa là cần đề cập đến vấn đề lớn hơn hoặc đây là phản ứng đối với vấn đề đang bàn tới

Trong khi đàm phán, cánh tay có thể cho thấy rõ nhất những thay đổi trong giao tiếp phi ngôn ngữ Ví dụ, khi bắt đầu cuộc đàm phán, cả hai bên đều ngồi thẳng và đặt tay lên bàn Sau đó, khi bạn nói rằng công ty bạn yêu cầu mức lãi suất trong thời gian đầu là 50%, đối tác có thể sẽ bỏ tay khỏi bàn và khoanh trước ngực Hành động đó cho bạn biết điều bạn vừa nói không thể chấp nhận Khi đó bạn nên làm rõ ý của mình, hoặc tốt nhất

là hỏi thẳng đối tác có quan tâm đến 50% đó không

Bàn tay

Có hàng ngàn điệu bộ cử chỉ của bàn tay Chỉ riêng bàn tay thì không thể cho biết người đối diện nghĩ gì, nhưng khi kết hợp với những cử chỉ khác của cơ thể thì lại có thể tiết lộ được điều gì

đó Hãy xem xét các dấu hiệu sau:

- Mở lòng bàn tay: Lòng bàn tay mở được coi là thông điệp tích cực Trong thời kỳ điều đình trước đây, mở lòng bàn tay là

chứng minh là mình không mang vũ khí Còn ngày nay hành

động đó lại có nghĩa tôi không có điều gì che dấu cả

- Vòng bàn tay ra sau đầu: Đối tác có ý muốn đề cập đến vấn đề quan trọng hơn

- Đan các ngón tay vào nhau: Hành động này thể hiện sự trịnh trọng hoặc đối tác muốn điều khiển cuộc đàm phán

- Ra mồ hôi tay: Nói chung, ra mồ hôi tay là dấu hiệu của sự lo lắng, lo sợ hoặc thiếu tự tin

- Cử chỉ động chạm: Những cử chỉ sờ mũi, tai, cằm, đầu hoặc quần áo vô ý là dấu hiệu của sự lo lắng và bất an

Chân

Nếu bạn hỏi người khác tại sao lại bắt chéo chân, hầu hết đều trả lời đơn giản là để thoải mái Mặc dù họ cho rằng như thế vẫn thành thật nhưng họ chỉ đúng một phần Tư thế đó có thể thoả mái một lúc nhưng nếu lâu, bạn sẽ cảm thấy khó chịu

Tư thế bắt chéo chân có thể làm hỏng cuộc đàm phán Trong cuốn sách “Làm thế nào có thể đọc người khác như đọc một cuốn sách”, tác giả Gerard I Nierenberg và Henry H Calero đã giới thiệu một cuộc nghiên cứu những vụ đàm phán trong bán

hàng Trong số 2000 cuộc mua bán được ghi hình đó, không có

ai ngồi bắt chéo chân

Nếu bạn muốn chứng tỏ với đối tác mình sẵn sàng hợp tác và đáng tin cậy, đừng bao giờ ngồi vắt chéo chân Hãy để thẳng chân, bàn chân chạm xuống sàn và hơi nghiêng người về phía đối tác, như thế đối tác sẽ thấy bạn đang biểu lộ một dấu hiệu tích cực

BÀI TẬP“TỪ VỰNG”

Khi học ngoại ngữ, bạn thường liệt kê ra các từ mới để học vào buổi tối Học giao tiếp phi ngôn ngữ cũng tương tự như vậy Nếu bạn muốn nói trôi chảy, hãy làm bài tập ở nhà Quan sát các

cử chỉ của người khác (Xem bảng liệt kê) Khi bạn đã nắm vững, bạn sẽ có khả năng hiểu được thông điệp mà bạn và đối tác đưa ra trong quá trình đàm phán Nhờ những thông tin đó mà bạn có thể đạt được kết quả như mong muốn

Ngôn ngữ của giao tiếp phi ngôn ngữ

Ưu thế và thế mạnh

Để chân lên bàn

Đặt tay sau đầu hoặc gáy

Đặt tay lên hông

Úp lòng bàn tay khi bắt tay

Đứng trong khi đối tác ngồi

Đan các ngón tay vào nhau

Khuất phục và lo lắng

Bồn chồn

Ít giao tiếp mắt

Sờ tay lên mặt

Dùng cặp để "bảo vệ" người

Ngửa lòng bàn tay khi bắt tay

Khạc họng

Không đồng ý, tức giận vàhoài nghi

Đỏ mặt

Chỉ ngón tay

Liếc mắt

Cau mày

Quay người đi

Khoanh tay hoặc chân

Chán nản và thiếu quan tâm

Không giao tiếp mắt

Nghịch đồ vật trên bàn

Nhìn vô định

Gõ xuống mặt bàn

Nghịch quần áoNhìn vào đồng hồ, cửa,

Không chắc chắn và do dự

Lau kính

Trông lúng túng

Cho ngón tay vào miệng

Cắn môi

Bước tới bước lui

Nghiêng đầu

Nghi ngờ, không thành thật

Sờ mũi khi nói

Che miệng

Không giao tiếp mắt

Có cử chỉ phi lý

Khoanh tay, bắt chéo chân Ngồi dịch ra xa

Đánh giá

Gật đầu

Duy trì giao tiếp mắt

Liếc mắt

Hơi nghiêng đầu

Vuốt cằm

Sờ ngón tay trỏ vào môi

Áp tay lên má

Tự tin, hợp tác và thành thật

Cúi người về phía trước

Mở rộng tay và bàn tay

Giao tiếp mắt

Đặt bàn chân thẳng trên sàn Không bắt chéo chân

Đung đưa theo lời nói của đối tác Cười