CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ - 3 ppt

 Tên chức năng  Các sự kiện kích hoạt (khi nào? cái gì dẫn đến? điều kiện gì?)  Quy trình thực hiện  Yêu cầu giao diện cần thể hiện (nếu có)  Dữ liệu vào (các hồ sơ sử dụng ban đầu)  Công thức (thuật toán) tính toán sử dụng (nếu có)  Dữ liệu ra (các báo cáo hay kiểm tra cần đưa ra)  Quy tắc nghiệp vụ cần tuân thủ Ví dụ: Mô tả các chức năng lá “kiểm tra khách hàng”: Người ta mở sổ khách hàng để kiểm tra xem có khách hàng nào như trong đơn hàng không? (họ tên, địa chỉ,…) Nếu không có, đó là khách hàng mới. Ngược lại là khách hàng cũ thì cần tìm tên khách hàng trong sổ nợ và xem khách có nợ không và nợ bao nhiêu, có quá số nợ cho phép b không và thời gian nợ có quá thời hạn hợp đồng không 1.5. Các dạng mô hình phân rã chức năng Mô hình phân rã chức năng nghiệp vụ có thể biểu diễn ở hai dạng: dạng chuẩn và dạng công ty. Chọn dạng nào để dùng là tuỳ thuộc vào chiến lược xử lý dữ liệu của công ty và vào tầm quan trọng và độ mềm dẻo của hệ thống. a. Mô hình dạng chuẩn Dạng chuẩn được sử dụng để mô tả các chức năng cho một lĩnh vực khảo sát (hay một hệ thống nhỏ). Mô hình dạng chuẩn là mô hình cây: ở mức cao nhất chỉ gồm một chức năng, gọi là “chức năng gốc” hay “chức năng đỉnh”; những chức năng ở mức dưới cùng (thấp nhất) gọi là “chức năng lá” b. Mô hình dạng công ty Dạng công ty được sử dụng để mô tả tổng thể toàn bộ chức năng của một tổ chức có qui mô lớn. ở dạng công ty, mô hình thường gồm ít nhất hai mô hình trở lên. Một “mô hình gộp” mô tả toàn bộ công ty với các chức năng thuộc mức gộp (từ hai đến ba mức). Các mô hình còn lại các các “mô hình chi tiết” dạng chuẩn để chi tiết mỗi chức năng lá của mô hình gộp. Nó tương ứng với các chức năng mà mỗi bộ phận của tổ chức thực hiện, tức là một miền được khảo cứu. Ví dụ: Nhận đơn hàng Kiểm tra chi tiết khách hàng Kiểm tra chi tiết mặt hàng Chấp nhận đơn hàng Giám sát xử lý đơn hàng Xử lý yêu cầu Gom hàng theo đơn Đóng gói hàng theo đơn Giao nhận theo đơn Gửi hàng theo đơn hàng Xử lý đơn hàng Hỡnh3.4: S chc nng nghip v dng chun Mua vật t Lu kho vật t Sản xuất hàng Bảo trì kho Bán hàng Duy trì tài khoản Công ty A Hỡnh 3.5: S chc nng nghip v mc cao nht Vi cỏch tip cn cụng ty, phõn tớch ton b cụng ty, xỏc nh tt c cỏc chc nng nghip v mc cao nht. Bt c d ỏn no ang c phỏt trin u l mt phn ca mt trong nhng chc nng mc cao ny. Bi tp: 1. V mụ hỡnh phõn ró chc nng cho h thng qun lý bn xe. 2. Quan sỏt th th mt th vin xem lm nhng vic gỡ phc v bn c? Hóy lp mụ hỡnh phõn ró chc nng mụ t cỏc hot ng ca h. 2. Mễ HèNH LUNG D LIU 2.1. Khỏi quỏt Mc ớch : B xung khim khuyt ca mụ hỡnh phõn ró chc nng bng vic b xung cỏc lung thụng tin nghip v cn thc hin chc nng. Cho ta cỏi nhỡn y hn v cỏc mt hot ng ca h thng L mt trong s cỏc u vo cho quỏ trỡnh thit k h thng. Phng phỏp : Phng phỏp phõn tớch top-down. H thng c mụ t bi nhiu DFD nhiu mc 2.2. nh ngha Mụ hỡnh lung d liu (DFD - Data Flow Diagram) l mt cụng c mụ t mi quan h thụng tin gia cỏc cụng vic . Vớ d: Mụ hỡnh lung d liu ca hot ng bỏn hng 2.3. Các thành phần a. Chức năng (Tiến trình) - Định nghĩa: Là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặc tác động lên thông tin như tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới. Nếu trong một chức năng không có thông tin mới được sinh ra thì đó chưa phải là chức năng trong DFD. - Cách đặt tên: Động từ + bổ ngữ. VD: Chấp nhận nguồn hàng, ghi kho vật liệu - Biểu diễn : hình chữ nhật góc tròn hoặc hình tròn Chú ý : Trong thực tế tên chức năng phải trùng với tên chức năng trong mô hình phân rã chức năng. Bài tập: Xác định các chức năng trong hệ thống quản lý bến xe b. Luồng dữ liệu : - Định nghĩa: Là luồng thông tin vào hoặc ra khỏi chức năng - Cách đặt tên : Danh từ + tính từ - Biểu diễn : là mũi tên trên đó ghi thông tin di chuyển  Chú ý: Các luồng dữ liệu phải chỉ ra được thông tin logic chứ không phải STT Tên chức năng Tên chức năng hoá đơn hợp lệ hoá đơn Ghi nhận hoá đơn ti liu vt lý. Cỏc lung thụng tin khỏc nhau phi cú tờn gi khỏc nhau. Vớ d: Lung d liu biu hin vic tr tin mang tờn l "thanh toỏn" ch khụng mang tờn l "tin" hay "sec". Bi tp: Xỏc nh lung d liu ca chc nng qun lý khỏch hng v chc nng qun lý phng tin trong h thng qun lý bn xe bi tp 1 c. Kho d liu - nh ngha: L ni biu din thụng tin cn ct gi, mt hoc nhiu chc nng s dng chỳng. - Cỏch t tờn : danh t + tớnh t. Ch ni dung d liu trong kho - Biu din : cp ng thng song song cha thụng tin cn ct gi Hoỏ n Quan h gia kho d liu, chc nng v lung d liu Vo Ra Cp nht Vớ d: Mt ngi mun tra cu mt danh sỏch giỏ c: phi ly thụng tin t kho d liu danh sỏch giỏ c (hỡnh a), cũn mun sa i giỏ c thỡ lung d liu i t tin trỡnh ti kho d liu (hỡnh b). biu th vic kim tra giỏ c mt hng v sa i cỏc giỏ khụng phự hp thỡ dựng mi tờn hai chiu biu th lung d liu t tin trỡnh ti kho (hỡnh c). Lên giá Hiệu chỉnh Kiểm tra đơn hàng giá cả và sửa đổi giá Danh sách giá Danh sách giá Danh sách giá Hình a Hình b Hình c Bi tp: Xỏc nh kho d liu trong h thng qun lý bn xe d. Tỏc nhõn ngoi - nh ngha: L mt ngi hoc mt nhúm ngi nm ngoi h thng nhng cú trao i trc tip vi h thng. S cú mt ca cỏc nhõn t ny trờn s a thụng tin vo kho Ly thụng tin t kho Va ly thụng tin ra x lý va cp nht li kho ch ra gii hn ca h thng, nh rừ mi quan h ca h thng vi th gii bờn ngoi - Tờn : Danh t - Biu din : hỡnh ch nht Bi tp: Xỏc nh tỏc nhõn ngoi trong h thng qun lý bn xe e. Tỏc nhõn trong - L mt chc nng hoc mt h thng con ca h thng ang xột nhng c trỡnh by mt trang khỏc ca mụ hỡnh. Mi s lung d liu u cú th bao gm mt s trang, thụng tin truyn gia cỏc quỏ trỡnh trờn cỏc trang khỏc nhau c ch ra nh kớ hiu ny. - Tờn: ng t + b ng - Biu din: Vớ d: V mụ hỡnh lung d liu cho h thng qun lý bn xe Khách hàng Nhà CC Đơn hàng QL khách hàng Phơng tiện QL phơng tiện yêu cầu KH TT trả lời Thanh toán Vé bán Phiếu GH Hàng Phơng tiện Vé 2.4. Mt s quy tc v biu lung d liu Cỏc lung d liu vo ca mt tin trỡnh cn khỏc vi cỏc lung d liu ra ca nú. Tc l cỏc d liu qua mt tin trỡnh phi cú thay i. Ngc li, tin trỡnh l khụng cn thit vỡ khụng tỏc ng gỡ n cỏc lung thụng tin Bỏn Bỏn Khỏch hng Nh cung cp Hỡnh 3.7. Mụ hỡnh lung d liu cho h thng qun lý bn xe khỏch đi qua nó.  Các đối tượng trong một mô hình luồng dữ liệu phải có tên duy nhất: mỗi tiến trình phải có tên duy nhất. Tuy nhiên, vì lí do trình bày cùng một tác nhân trong, tác nhân ngoài và kho dữ liệu có thể được vẽ lặp lại.  Các luồng dữ liệu đi vào một tiến trình phải đủ để tạo thành các luồng dữ liệu đi ra.  Nói chung tên luồng thông tin vào hoặc ra kho trùng với tên kho vì vậy không cần viết tên luồng. Nhưng khi ghi hoặc lấy tin chỉ tiến hành một phần kho thì lúc đó phải đặt tên cho luồng  Không có một tiến trình nào chỉ có cái ra mà không có cái vào. Đối tượng chỉ có cái ra thì có thể là tác nhân ngoài (nguồn)  Không một tiến trình nào mà chỉ có cái vào. Một đối tượng chỉ có cái vào thì chỉ có thể là tác nhân ngoài (đích)  Không có các trường hợp sau 2.5. Xây dựng mô hình luồng dữ liệu - Bước 1: Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh (mức 0)  Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh gồm một chức năng duy nhất biểu thị toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu, chức năng này được nối với mọi tác nhân ngoài của hệ thống.  Các luồng dữ liệu giữa chức năng và tác nhân ngoài chỉ thông tin vào và ra của hệ thống VD: Mô hình dữ liệu mức khung cảnh của hệ cung ứng vật tư Hệ cung ứng vật t Phân xởng Nhà CC Dự trù Phiếu phát hàng Đơn hàng Hoá đơn + Phiếu giao hàng b.Xõy dng mụ hỡnh lung d liu mc nh (mc 1) - Vi mc nh cỏc tỏc nhõn ngoi ca h thng mc khung cnh c gi nguyờn vi cỏc lung thụng tin vo ra. - H thng c phõn ró thnh cỏc chc nng mc nh l cỏc tin trỡnh chớnh bờn trong h thng theo mụ hỡnh phõn ró chc nng mc 1. - Xut hin thờm cỏc kho d liu v lung thụng tin trao i gia cỏc chc nng mc nh. VD: Mụ hỡnh lung d liu mc nh ca h cung ng vt t Đặt hàng Phân xởng Nhà CC Dự trù Phiếu phát hàng Đơn hàng Phiếu giao hàng Phát hàng Đối chiếu Trả tiền Phiếu thanh toán Đơn hàng d/s đơn hàng hoá đơn không khớp Hoá đơn Điạ chỉ phát hàng Hàng Hỡnh 3.9. Mụ hỡnh lung d liu mc nh ca h cung ng vt t c.Xõy dng mụ hỡnh lung d liu mc di nh (mc 2 v di 2) - mc ny thc hin phõn ró i vi mi chc nng ca mc nh. - Khi thc hin mc phõn ró ny vn phi cn c vo mụ hỡnh phõn ró chc nng xỏc nh cỏc chc nng con s xut hin trong mụ hỡnh lung d liu. Hỡnh 3.8. Mụ hỡnh d liu mc khung cnh ca h cung ng vt t - Vic phõn ró cú th tip tc cho n khi s mc cn thit - Khi phõn ró cỏc chc nng phi m bo tt c cỏc lung thụng tin vo ra chc nng mc cao phi cú mt trong cỏc chc nng mc thp hn v ngc li. *Chỳ ý: - Cỏc kho d liu khụng xut hin DFD mc khung cnh. - Nờn ỏnh s cỏc chc nng theo s phõn cp. - Cỏc kho d liu, cỏc tỏc nhõn ngoi cú th xut hin nhiu ln. - S mc ph thuc vo phc tp ca h thng. Vớ d: Mụ hỡnh lung d liu ca h thng cung ng vt t mc di nh ca + Chc nng 1 (t hng) Phân xởng Nhà CC Chọn nhà CC Làm ĐH Cập nhật KQ thực hiện ĐH Đơn hàng Đơn hàng Nhà CC Dự trù Thông tin NCC Dự trù Trả tiền bảng ghi trả tiền + Chc nng 2 + Chc nng 3 2.6. Chuyn t mụ hỡnh lung d liu vt lý sang mụ hỡnh lung d liu logic Trong thc t ngi ta thy to ra mt mụ hỡnh DFD cho h thng thc di dng vt lý khụng cú li: Tn nhiu thi gian v tiờu tn ngun ti nguyờn phỏt trin d ỏn mt cỏch khụng cn thit. Cú th xem quỏ trỡnh ny l vic sao chộp cụng vic ca k thut viờn iu tra, sao chộp tt c nhng gỡ ang thc hin hin ti. 3.10. Mụ hỡnh lung d liu mc di nh ca chc nng t hng Khi tạo ra mô hình thì phải tạo ra những điều chỉnh tượng trưng cho nó, xử lý nó như mô hình logic, kết quả là hệ thống mới chỉ đơn thuần là tin học hoá hệ thống cũ với rất nhiều lỗi mà cái ta cần cuối cùng là mô hình DFD logic.  Mô hình logic loại những ràng buộc, các yếu tố vật lý, nó chỉ quan tâm chức năng nào là cần cho hệ thống và thông tin nào là cần để thực hiện cho chức năng đó.  Các yếu tố vật lý cần loại bỏ:  Các phương tiện, phương thức: tự động, thủ công, bàn phím, màn hình,  Các giá mang thông tin: các tệp, chứng từ  Các chức năng xử lý gắn với các công cụ hay cách thức cài đặt cụ thể  Tiến hành các loại bỏ và chỉnh đốn lại cấu trúc. Loại bỏ: loại bỏ các ngôn từ, hình vẽ biểu diễn các phương tiện, giá mang tin, giữ lại các chức năng và nội dung thông tin * Chú ý: + Nên xây dựng mô hình logic cần có bằng cách điều chỉnh mô hình logic thực tại. + Không có sự phân chia rõ rệt giữa logic và vật lý. Mô hình càng phân rã ở mức thấp thì càng thêm nhiều yếu tố vật lý. + Càng giữ cho mô hình của mình được logic nhiều nhất khi đi sâu vào chi tiết càng tốt. 2.7. Chuyển từ DFD của hệ thống cũ sang DFD của hệ thống mới.  Giai đoạn này có ý nghĩa vô cùng quan trọng ảnh hưởng to lớn đến sự thành công của hệ thống mới.  Trong giai đoạn này nhà quản lý và nhà phân tích phải hợp tác chặt chẽ để tìm cách hoà hợp cơ cấu tổ chức, nhận thức được vai trò của máy tính để thay đổi hệ thống cũ.  Để chuyển từ DFD của hệ thống cũ sang DFD của hệ thống mới trước tiên phải xác định các mặt yếu kém cần cải tiến, thay đổi trong hệ thống cũ.  Các yếu kém chủ yếu do sự thiếu vắng gây ra : thiếu vắng về cơ cấu tổ chức hợp lý, thiếu vắng các phương tiện hoạt động từ đó dẫn đến hiệu quả hoạt động thấp, chi phí hoạt động cao.  Xem lại mô hình luồng dữ liệu + Nếu thiếu vắng thì bổ xung + Nếu thừa thì loại bỏ + Nếu thay đổi bắt đầu từ mức đỉnh  Khoanh vùng vùng sẽ được thay đổi  Giữ nguyên các luồng vào và luồng ra của vùng  Xác định chức năng tổng quát của vùng  Xoá bỏ mô hình luồng dữ liệu bên trong vùng được khoanh, lập lại các chức năng từ mức thấp nhất.  Thành lập kho dữ liệu và luồng dữ liệu cần thiết.  Sửa lại mô hình phân rã chức năng theo mô hình luồng dữ liệu.  Kiểm tra lại các mô hình dữ liệu điều chỉnh lại cho hợp lý. Ví dụ: Hệ cung ứng vật tư - Nhược điểm : thiếu kho hàng thông dụng + Tốc độ chậm vì có khâu đối chiếu thủ công + Theo dõi thực hiện đơn hàng còn nhiều sai sót + Lãng phí do đối chiếu thủ công -Sửa mô hình luồng dữ liệu + Bổ xung : Kho chứa vật tư + Sửa lại DFD của hệ thống 2.8. Hoàn chỉnh mô hình DFD Khi đã hoàn thành sơ đồ luồng dữ liệu cần kiểm tra về tính đầy đủ và nhất quán của nó. Phải làm cho sơ đồ đơn giản, chính xác và logic nhất có thể được. Có thể xảy ra các tình huống sau nên tránh: - Hiệu ứng mặt trời bừng sáng : Một chức năng có quá nhiều dòng vào ra. Khắc phục : Gom nhóm hoặc phân rã tiếp một số chức năng chưa hợp lý. VD: - Thông tin đi qua một chức năng mà không bị thay đổi VD : [...]... 1 2 1.2 1 .3. 1 1 .3. 2 2.1 2.2 1 .3. 3 2.10 Hn ch ca mụ hỡnh lung d liu - Khụng ch ra c yu t thi gian (Vớ d:Thụng tin chuyn t tin trỡnh ny sang tin trỡnh khỏc ht bao nhiờu thi gian) - Khụng xỏc nh c trt t thc hin cỏc chc nng - Khụng ch ra c yu t nh lng i vi d liu cú liờn quan (ti a v ti thiu nhng thụng tin l c bn trong quỏ trỡnh phõn tớch) 3. Bi tp ng dng 1 Lp mụ hỡnh lung d liu cho chc nng qun lý khỏch hng... bin i thụng tin Xut hin mt chc nng cú cỏc chc nng con khụng cú liờn quan v d liu (khụng cú dũng thụng tin ni b gn vi nhau hoc khụng s dng kho d liu chung) => Phõn b s phõn ró chc nng cha hp lý cn xem xột li Vớ d QL 1 1.1 1.2 2 1 .3 1 1.4 2.1 2.2 Kho 2 3 2 .3 1 4 Chỳ ý khi thay i mụ hỡnh lung d liu thỡ phi sa li mụ hỡnh phõn ró chc nng cho phự hp Tỏc dng - Xỏc nh nhu cu thụng tin mi chc nng - Cho mt thit... thc hin chc nng - L phng tin giao tip gia ngi phõn tớch thit k v ngi s dng - Luụn cú hai mc din t vt lý v lụgớc Mc vt lý tr li cõu hi nh th no, mc lụgớc tr li cõu hi lm gỡ 2.9.Phõn mc - S lung d liu y ca h thng l rt phc tp khụng th xp gn trong mt trang => Cn dựng ti k thut phõn ró s theo mt s mc - Cỏc mc c ỏnh s th t, mc cao nht (mc khung cnh) l 0 sau ú n mc nh 1, cỏc mc di nh 2 ,3, Mc 0: Tờn chc... khỏch hng v qun lý phng tin ca h thng qun lý bn xe 2 V s phõn ró chc nng v s lung d liu cho h thng sau H thng cung ng vt t cho cỏc phõn xng trong mt nh mỏy C cu hot ng: Nh mỏy t chc ba b phn thc hin vic cung ng vt t cho cỏc phõn xng B phn mua hng : Thc hin vic mua hng theo d trự ca cỏc phõn xng Nú s dng mt mỏy tớnh cú ci t h thng t hng khi nhn c d trự t mt phõn xng, h t hng tỡm thụng tin v nh cung... thụng tin v cỏc nh cung cp cựng vi vt t ca h Sau khi thng lng vi nh cung cp, h t hng s in ra mt n hng gi n nh cung cp, mt bn sao ca n hng c lu trong tp n hng Chỳ ý : Mi mt hng trờn bn d trự ch do mt nh cung cp cung ng Mi n hng cú th cha nhiu mt hng do nhiu phõn xng d trự Trong n hng khụng cú thụng tin v phõn xng d trự mt hng vỡ vy h t hng cn phi ghi li mi liờn quan gia cỏc d trự vi cỏc n hng, thụng tin. .. khỏc nhau cho nh cung cp ú Vỡ vy trong phiu phỏt hng phi ghi rừ n t hng ó yờu cu cho mi mt hng.Thụng tin trờn phiu giao hng khụng cú thụng tin v ngi s dng hng (Phõn xng), b phn phỏt hng cha bit ngay c a ch phỏt hng m phi qua b phn i chiu n hng v d trự B phn i chiu th cụng: Cú nhim v i chiu cỏc thụng tin tỡm ra a ch phỏt hng Hng ngy hng b phn phỏt hng in ra mt danh sỏch nhn hng trong ngy gi cho b phn... phõn xng ó d trự lng hng nhn v Sau khi i chiu, b phn lp mt phiu i chiu gi cho b phn nhn hng b phn ny tin hnh phỏt hng cho cỏc phõn xng Ngoi ra b phn i chiu nhn hoỏ n t nh cung cp, i chiu vi hng v v danh sỏch n hng nu khp thụng bỏo cho ti v thanh toỏn tin, ngc li nu khụng khp thỡ trao i li vi nh cung cp 3 Cho mụ hỡnh phõn ró chc nng ca h thng hot ng tớn dng trong mt ngõn hng Hóy v mụ hỡnh lung d liu ca . lên thông tin như tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới. Nếu trong một chức năng không có thông tin mới được sinh ra thì đó chưa phải là chức năng trong DFD. - Cách. trong hệ thống quản lý bến xe b. Luồng dữ liệu : - Định nghĩa: Là luồng thông tin vào hoặc ra khỏi chức năng - Cách đặt tên : Danh từ + tính từ - Biểu diễn : là mũi tên trên đó ghi thông tin di. thiểu những thông tin là cơ bản trong quá trình phân tích) 3. Bài tập ứng dụng 1. Lập mô hình luồng dữ liệu cho chức năng quản lý khách hàng và quản lý phương tiện của hệ thống quản lý bến xe 2.