huongdan_soan thao van ban_2962010_154233 pot

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐẠI HỌC HUẾ Độc lập-Tự do-Hạnh phúc Số: 1106 /ĐHH-TTr-PC Huế, ngày 27 tháng 10 năm 2008 V/v Hướng dẫn thể thức và kỷ thuật trình bày văn bản . Kính gửi: Các đơn vị trực thuộc Trong thời gian qua, hầu hết các văn bản hành chính của nhiều đơn vị trực thuộc tương đối hoàn thiện về mặt nội dung, tuy nhiên, về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản vẫn còn một vài khiếm khuyết. Thực hiện Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, Đại học Huế hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thống nhất trong các đơn vị trực thuộc Đại học Huế; Trên cơ sở những thông tin về kỹ thuật trình bày thể thức văn bản và mẫu các loại văn bản hành chính (gửi kèm theo công văn này) đề nghị các đơn vị bổ sung, hoàn thiện; tổ chức phổ biến, tập huấn, cài đặt cho các cá nhân liên quan đến công tác soạn thảo, hoàn thiện và ban hành văn bản hành chính trong đơn vị. Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề gì chưa rõ hoặc cần cung cấp thêm thông tin, tài liệu (qua email, CD), đề nghị các đơn vị liên hệ với Đại học Huế (qua Ban Thanh tra-Pháp chế, ĐT: 3834833) để được hướng dẫn./. Nơi nhận: KT. GIÁM ĐỐC - Giám đốc ĐHH (để báo cáo). PHÓ GIÁM ĐỐC - Các đơn vị trực thuộc (để thực hiện (đã ký) - Lưu VT, Ban TTr-PC Lê Thanh Sơn http://luatsudongnama.com 1 I. KHỔ GIẤY, KIỂU TRÌNH BÀY VÀ ĐỊNH LỀ TRANG VĂN BẢN 1. Khổ giấy Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được trình bày trên giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm). Các loại văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển có thể được trình bày trên giấy khổ A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn. 2. Kiểu trình bày Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài). Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng). 3. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4) - Trang mặt trước: Lề trên: cách mép trên từ 20-25 mm; Lề dưới: cách mép dưới từ 20-25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 30-35 mm; Lề phải: cách mép phải từ 15-20 mm. - Trang mặt sau: Lề trên: cách mép trên từ 20-25 mm; Lề dưới: cách mép dưới từ 20-25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 15-20 mm; Lề phải: cách mép phải từ 30-35 mm. II. KỸ THUẬT TRÌNH BÀY CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN VÀ MẪU BAN HÀNH VĂN BẢN 1 . KỸ THUẬT TRÌNH BÀY CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP (Phụ lục I). Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo Sơ đồ sau: http://luatsudongnama.com 2 PHỤ LỤC I SƠ Đ Ồ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN (Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) ( Theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ) http://luatsudongnama.com 3 http://luatsudongnama.com 4 20-25 mm 30-35 mm 15-20 mm 2 3 5b 10a 10b 1 4 5a 9a 12 11 6 14 7a 7b 7c 8 9b 13 20-25 mm Ghi chú: Ô số : Thành phần thể thức văn bản 1 : Quốc hiệu 2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 3 : Số, ký hiệu của văn bản 4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản 5b : Trích yếu nội dung công văn hành chính 6 : Nội dung văn bản 7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 8 : Dấu của cơ quan, tổ chức 9a, 9b : Nơi nhận 10a : Dấu chỉ mức độ mật 10b : Dấu chỉ mức độ khẩn 11 : Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành 12 : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản 13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành 14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax http://luatsudongnama.com 5 PHỤ LỤC II SƠ Đ Ồ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẢN SAO VĂN BẢN (Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) (Theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ) Ghi chú: Ô số : Thành phần thể thức bản sao 1 : Hình thức sao: “sao y bản chính”, “trích sao” hoặc “sao lục” 2 : Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản 3 : Số, ký hiệu bản sao 4 : Địa danh và ngày, tháng, năm sao 5a, 5b, 5c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 6 : Dấu của cơ quan, tổ chức 7 : Nơi nhận http://luatsudongnama.com 6 PHẦN CUỐI CÙNG CỦA VĂN BẢN ĐƯỢC SAO 7 5a 5b 5c 6 1 4 2 3 20-25 mm 30-35 mm 15-20 mm 20-25 mm II. MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 1. Mẫu công văn không có tên loại ĐẠI HỌC HUẾ (1) TRƯỜNG Số : /HCTH (2) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc - Về (3) Huế, ngày tháng năm 20 Kính gửi: - ; - …(4)…… … ……………………………………………………………………………… ……./. Nơi nhận: (7) - Như trên; (8) ; - Lưu: VT, (9) HIỆU TRƯỞNG (5) (hoặc KT. HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG) Họ và tên (6) * Ghi chú: (1) Cơ quan ban hành: cỡ 13, in hoa, đậm; (2) Chữ viết tắt tên đơn vị hoặc bộ phận soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn (3) Trích yếu công văn: cỡ 12, chữ thường, không đậm, đứng; (4) Nội dung công văn; (5) Thẩm quyền: cỡ 13, in hoa, đậm; (6) Họ, tên người ký: cỡ 14, in thường, đậm; (7) Nơi nhận: cỡ 12, in thường, nghiêng đậm; (8) Đơn vị nhận văn bản: cỡ 11, in thường, đứng; (9) Chữ viết tắt tên người, đơn vị soạn thảo và ký hiệu của người đánh máy. http://luatsudongnama.com 7 2. Mẫu Quyết định cá biệt (quy định trực tiếp) ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ______________ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số :… /20 (1) /QĐ-ĐH Huế, ngày … tháng … năm 20 QUYẾT ĐỊNH Về (2) _________ HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG……………………………. Căn cứ ; Căn cứ (3) ; Xét đề nghị của , QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Điều 2. Điều …… /. Nơi nhận: (6) - … …; (7) - Lưu: VT, (8) HIỆU TRƯỞNG (4) Họ và tên (5) * Ghi chú: (1) Năm ban hành quyết định; (2) Trích yếu: cỡ 14, chữ thường, đậm, đứng; (3) Các căn cứ khác để ban hành Quyết định; (4) Thẩm quyền: cỡ 13, in hoa, đậm; (5) Họ, tên người ký: cỡ 14, in thường, đậm; (6) Nơi nhận: cỡ 12, in thường, nghiêng đậm; (7) Đơn vị nhận văn bản: cỡ 11, in thường, đứng; (8) Chữ viết tắt tên người, đơn vị soạn thảo và ký hiệu của người đánh máy. http://luatsudongnama.com 8 3. Mẫu Quyết định cá biệt (Ban hành, phê duyệt một văn bản khác) ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ____________________ Số : (1)…/20 /QĐ-ĐH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Huế, ngày …tháng…năm 20… QUYẾT ĐỊNH (2) Ban hành (3) __________ HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC Căn cứ vào ; Căn cứ (4) ; Xét đề nghị của (5) , QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này ….(6) Điều Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký (7) Điều Trưởng phòng HCTH, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. Nơi nhận: (10) - Như Điều … (11); - ………; - Lưu: VT, (12) HIỆU TRƯỞNG (8) Họ và tên (9) * Ghi chú: (1) Lấy số thứ tự theo Quyết định QPPL; (2) Chữ Quyết định: cỡ 15, in hoa, đậm, đứng; (3) Tên của bản quy chế (quy định, chương trình ): cỡ 14, in thường, đậm, đứng; (4) Căn cứ ban hành Quyết định: Ghi đầy đủ số, ngày tháng năm và nội dung của Văn bản làm căn cứ ban hành Quyết định (ví dụ: Căn cứ Quyết định số ngày tháng năm của về việc ); (5) Ghi số, ngày tháng năm văn bản của cơ quan đề nghị; (6) Ghi đúng theo điểm (3) (7) Có thể quy định ngày có hiệu lực sớm hơn theo Điều 51 Luật Ban hành văn bản QPPL (8) Thẩm quyền ký: cỡ 13, in hoa đậm; (9) Họ, tên người ký: cỡ 13, in thường, đứng đậm; (10) Nơi nhận: cỡ 12, in thường, nghiêng đậm; (11) Đơn vị nhận văn bản: cỡ 11, chữ thường, đứng, không đậm; http://luatsudongnama.com 9 (12) Chữ viết tắt tên người và đơn vị soạn thảo; ký hiệu của người đánh máy. 4. Mẫu Quy định, Quy chế (ban hành kèm theo Quyết định ) ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG _____________ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc _______________________________________ QUY ĐỊNH (hoặc QUY CHẾ) (1) Về (2) (Ban hành kèm theo Quyết định số /20 /QĐ-TrĐH ngày tháng năm của Giám đốc Đại học Huế) __________ Chương I (3) QUY ĐỊNH CHUNG (4) Điều 1. (5) Điều ……… Điều ………… Chương … Điều . /. HIỆU TRƯỞNG (6) Họ và tên (7) * Ghi chú: (1) Chữ Quy định (hoặc Quy chế): cỡ 15, in hoa, đứng, đậm; (2) Trích yếu quy chế (theo đúng nội dung ghi trong Quyết định): cỡ 14, in thường, đứng, đậm; (3) Chương: canh giữa, cỡ 14, chữ thường, đứng, đậm; Số thứ tự dùng chữ số La Mã; (4) Tên nội dung Chương: canh giữa, cỡ 14, chữ in hoa, đứng, đậm; (5) Tên của Điều (nếu có): cỡ 14, in thường, đứng, đậm; (6) Thẩm quyền ký: cỡ 13, in hoa, đứng, đậm; (7) Họ, tên người ký: cỡ 14, in thường, đứng đậm. http://luatsudongnama.com 10 . (qua Ban Thanh tra-Pháp chế, ĐT: 3834833) để được hướng dẫn./. Nơi nhận: KT. GIÁM ĐỐC - Giám đốc ĐHH (để báo cáo). PHÓ GIÁM ĐỐC - Các đơn vị trực thuộc (để thực hiện (đã ký) - Lưu VT, Ban TTr-PC . thể thức văn bản 1 : Quốc hiệu 2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 3 : Số, ký hiệu của văn bản 4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn. (8) HIỆU TRƯỞNG (4) Họ và tên (5) * Ghi chú: (1) Năm ban hành quyết định; (2) Trích yếu: cỡ 14, chữ thường, đậm, đứng; (3) Các căn cứ khác để ban hành Quyết định; (4) Thẩm quyền: cỡ 13, in hoa,