Xây dựng hệ thống thư điện tử nội bộ potx

Thực hành cài đặt hệ thống thư điện tử nội bộ Trước khi thực hiện cài đặt Mail server, cần đảm bảo rằng hệ thống mạng nội bộcủa chúng ta đã hoạt động ổn định.. Trong phần thực hành này,

BÀI SỐ XV

XÂY DỰNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ NỘI BỘ

Nội dung thực hành:

2.1 Thực hành cài đặt hệ thống thư điện tử nội bộ

Trước khi thực hiện cài đặt Mail server, cần đảm bảo rằng hệ thống mạng nội bộcủa chúng ta đã hoạt động ổn định Đồng thời, chúng ta cần xây dựng một DNS servernhằm cung cấp tên miền cho hệ thống thư điện tử nội bộ

Trong phần thực hành này, chúng ta sẽ cài đặt hệ thống thư điện tử nội bộ (Mail Offline) trên máy Mail1 (192.168.61.4) với phần mềm MDaemon và tên miền là

domain.com Các bước thực hiện như sau:

1 Từ nguồn cài đặt MDaemon từ đĩa CD-ROM, ổ đĩa cứng hoặc server trên mạng, chạy file md701_en.exe để bắt đầu tiến trình cài đặt MDaemon.

2 Màn hình Welcome To MDaemon xuất hiện, nhấn nút Next.

3 Hộp thoại License Agreement xuất hiện Vui lòng đọc những thông tin về bản quyền phần mền, và nhấn nút I Agree.

4 Thay đổi thư mục gốc dùng để cài đặt MDaemon bằng cách nhấn nút Browse trên hộp thoại Select Destination Directory Nhấn nút Next.

Bài XI: Xây dựng hệ thống thư điện tử nội bộ

5 Trong hộp thoại Registration Information, nhập thông tin đăng ký bản

quyền Nếu chúng ta muốn cài đặt để dùng thử, chúng ta để trống mục

Registration key Nhấn nút Next.

6 Trong hộp thoại Ready to Install, nhấn nút Next để đồng ý với những thiết

lập và bắt đầu cài đặt MDaemon vào hệ thống

7 Sau một vài phút sao chép những file cần thiết vào hệ thống

8 Hộp thoại What Is Your Domain Name xuất hiện, chúng ta nhập tên miền của mạng nội bộ vào mục Domain name Trong trường hợp trong hệ thống mạng nội

bộ không thể xây dựng DNS server, đồng thời có thể kết nối Internet Chúng ta kích

chọn mục Click here to register a domain using the DNS4Me dynamic DNS service Dịch vụ này được đăng ký tại website http://www.dns4me.com/ nhằm cung

cấp cho chúng ta một tên miền, ngay cả khi chúng ta không có một địa chỉ IP cố định

(fixed IP address) Nhấn nút Next.

9 Trong hộp thoại Please Setup Your First Account, chúng ta nhập thông tin

để tạo account đầu tiên trên MDaemon Nhập tên đầy đủ vào mục Full name, tên của hộp thư của account này vào mục Mailbox, và nhập mật khẩu vào mục Password.

Để tạo một mật khẩu với độ an toàn cao, chúng ta nên sử dụng một tập hợp baogồm những ký tự thường, hoa, số và cả những ký tự đặc biệt (*, @, # ) Đồng thời

độ dài của mật khẩu nên từ 6 đến 12 ký tự và không được trùng với tên đầy đủ hoặc têncủa hộp thư

Chú ý: Nếu nhập mật khẩu không đủ 6 ký tự, trình cài đặt sẽ không cho phép

chúng ta thực hiện các bước tiếp theo

Cần chú ý rằng mục This account is an administrator - full configuration access is granted đã được đánh dấu để chỉ định rằng account này có quyền quản trị MDaemon Nhấn nút Next.

Bài XI: Xây dựng hệ thống thư điện tử nội bộ

10 Trong hộp thoại Please Setup Your DNS, kích chọn mục Use Windows DNS settings và nhập địa chỉ IP của DNS server chính và DNS server dự phòng vào các mục Primary DNS IP Address và Backup DNS IP Address Nhấn nút Next.

11 Trong hộp thoại Please Setup Your Operating Mode, chúng ta chọn một

trong hai chế độ hoạt động của MDaemon:

• Run MDaemon in 'Easy' mode: Chế độ này hiển thị những thành phần

cần thiết cho Mail server

• Run MDaemon in 'Advanced' mode: Chế độ này hiển thị tất cả các

chức năng của Mail server và cung cấp khả năng tùy biến cao nhất đốivới Administrator

12 Nhấn nút Next.

13 Trong hộp thoại Please Setup Your Service Settings, đánh dấu chọn mục Setup MDaemon as a system service để MDaemon tự động khởi chạy mỗi khi Windows khởi động Nhấn nút Next.

14 Sau một vài phút, hộp thoại Finished xuất hiện, Nhấn nút Finish trên hộp

thoại này để hoàn thành tiến trình cài đặt

Chú ý: Trong trường hợp sử dụng phiên bản thử nghiệm, ngay khi nhấn nút Finish, hộp thông báo của trình cài đặt cho biết MDaemon đã sinh ra một khóa đăng

ký để chúng ta sử dụng trong 30 ngày Sau khi tham khảo chi tiết bản thông báo để

nắm thông tin, nhấn nút OK.

Bài XI: Xây dựng hệ thống thư điện tử nội bộ

15 Cửa sổ quản trị MDaemon xuất hiện.

Sau khi thực hiện các bước cài đặt như trên, MDaemon Mail server của chúng ta

đã có thể hoạt động với vai trò của một Mail server trong mạng nội bộ Nhưng để mỗiuser trong mạng có thể trao đổi công việc qua email, chúng ta phải tạo cho mỗi usermột account Các bước sau đây sẽ hướng dẫn chúng ta tạo một account user trênMDaemon Mail server

1 Trên menu Accounts của cửa sổ quản trị MDaemon, chọn Account Manager.

2 Trong hộp thoại Account Manager, có hai account đã được tạo sẵn là MDaemon và account quản trị (trong trường hợp này là tthai) Chúng ta nhấn nút New

để tạo một account mới

3 Trong hộp thoại Account Editor, chúng ta nhập tên đầy đủ của user vào mục Full name, nhập tên hộp thư vào mục Mailbox (đây cũng chính là account user

để đăng nhập và sử dụng hệ thống thư điện tử) Cuối cùng, chúng ta nhập mật khẩu cho

account user vào mục Password.

Bài XI: Xây dựng hệ thống thư điện tử nội bộ

Chú ý: Nếu mật khẩu chúng ta đưa vào không phù hợp với những yêu cầu của

một mật khẩu tốt (tập hợp của những ký tự thường, hoa, số, ký tự đặc biệt và ít nhất 6

ký tự), chúng ta sẽ nhận được thông báo sau:

Trong trường hợp này, chúng ta cần nhập lại mật khẩu thỏa mãn tập hợp nhữngđiều kiện đã nêu.

4 Nhấn nút OK trên hộp thoại Account Editor để hoàn thành việc tạo một

account user trên MDaemon

5 Nhấn nút OK để đóng hộp thoại Account Manager.

2.2 Thực hành cấu hình Microsoft Outlook gửi nhận thư điện tử nội bộ

Microsoft Outlook là tiện ứng dụng gửi nhận thư điện tử được sử dụng khá phổbiến Tích hợp trong bộ Microsoft Office của hãng Microsoft, phiên bản này ngày càngđược hoàn thiện

Trong phần thực hành này, chúng ta sẽ cấu hình Microsoft Office Outlook 2003

để gửi nhận thư điện tử với MDaemon Mail server đã thiết lập ở trên Các bước thựchiện như sau:

1 Trên máy Client1 (đã được cài đặt Microsoft Office Outlook 2003), chúng ta kích chọn Microsoft Office Outlook 2003 từ menu Microsoft Office.

2 Hộp thoại Outlook 2003 Startup xuất hiện, nhấn nút Next.

3 Trong hộp thoại E-mail Accounts, chọn Yes để đồng ý cấu hình Outlook kết

nối đến Mail Server

4 Trong hộp thoại Server Type, chúng ta chọn giao thức POP3 (Post Office Protocol 3) để kết nối đến Mail server và tải email về máy trạm.

5 Trong hộp thoại Internet E-mail Settings (POP3), chúng ta nhập những

thông tin liên quan đến account user và Mail server

• Thông tin account user: Nhập tên đầy đủ và địa chỉ email đã tạo trên

MDaemon vào các mục Your Name và E-mail Address Điền tên đăng nhập và mật khẩu vào các mục User Name và Password để

đăng nhập vào Outlook mỗi lần sử dụng

• Thông tin Mail server: Nhập tên của Mail server (trong trường hợp này là

mail.domain.com) vào các mục Incoming mail server (POP3) và Outgoing mail server (SMTP).

Chú ý: mail.domain.com là tên của Mail server đã được cấu hình trong

DNS server trên hệ thống mạng của chúng ta Đó là một record với địa chỉ IP là192.168.61.2 Bên cạnh tên này, chúng ta cũng có thể điền trực tiếp địa chỉ vào hai

mục của phần Server Information.

Bài XI: Xây dựng hệ thống thư điện tử nội bộ

6 Nhấn nút Test Account Settings để kiểm tra những thông số thiết lập cho

account user Nếu kết quả trả về là hộp thoại chúc mừng với trạng thái kiểm traCompleted, chúng ta đã cấu hình thành công Ngược lại, cần kiểm tra lại địa chỉ email,tên của Mail server (mail.domain.com), và một số thông tin liên quan để cấu hình lạimột cách chính xác

7 Nhấn nút Close để đóng hộp thoại Test Account Settings.

8 Nhấn nút Next trên hộp thoại Internet E-mail Settings (POP3).

9 Trong hộp thoại Congratulations, nhấn nút Finish để hoàn thành tiến trình

cấu hình cho một account user gửi nhập email trong Microsoft Office Outlook 2003

10 Sau một vài giây, cửa sổ Microsoft Outlook xuất hiện với một email chúc

mừng được trình này gửi tự động

11 Để soạn và gửi một email trong Microsoft Outlook, từ menu File, chọn New/ Mail Message hoặc nhấn chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ.

12 Trong màn hình soạn email, chúng ta nhập địa chỉ người nhận, chủ đề và nội dung email lần lượt vào các mục To, Subject và vùng soạn thảo ngay bên dưới.

Sau khi soạn email xong, nhấn nút Send để gửi email này đến người nhận Nếu muốn đính kèm file cùng với email, chọn File từ menu Insert hoặc kích vào biểu tượng Insert File Trong hộp thoại Insert File, di chuyển đến vị trí lưu file

cần đính kèm và nhấn chuột lên file để chọn Nếu muốn chọn nhiều file, chúng ta nhấn

phím Shift hoặc Ctrl và kích chuột lên các file để chọn

Bài XI: Xây dựng hệ thống thư điện tử nội bộ

Chú ý: Sau khi chúng ta nhấn nút Send, sau một vài giây, nếu địa chỉ người

nhận chưa được tạo, trong hộp mail của chúng ta sẽ xuất hiện một email do Mail servergửi về thông báo rằng email của chúng ta không thể chuyển được đến người nhận

Trong trường hợp này, chúng ta cần đăng nhập vào Mail server và kiểm tra lại

sự tồn tại của địa chỉ người nhận này

Bên cạnh những hướng dẫn cơ bản trên đây, chúng ta cần tham khảo thêm trongphần hỗ trợ trực tuyến của ứng dụng Outlook để thực hiện bổ sung các thao tác

2.3 Thực hành sử dụng webmail gửi nhận thư điện tử

Trong bộ nguồn của ứng dụng MDaemon, khi chúng ta cài đặt vào hệ thống,bên cạnh chức năng của một Mail server, trình cài đặt cũng đính kèm một ứng dụngwebmail cho phép người dùng có thể gửi nhận email thông qua địa chỉ truy cậphttp://<server_name>:3000 Trong trường hợp của chúng ta là

• Webmail: Hệ thống email của chúng ta nằm toàn bộ trên Mail server

Do đó, chúng ta có thể đọc email mà không cần quan tâm rằng mìnhđang làm việc ở máy nào trong mạng nội bộ Webmail đòi hỏi Mail server phải có một dung lượng lưu trữ tương ứng với số lượng củanhư thời gian sử dụng

Để truy cập sử dụng webmail để gửi nhận email, chúng ta thực hiện các bướcnhư sau:

1 Trên trình duyệt của máy trạm, nhập địa chỉ truy cập Mail server và nhấn

phím Enter Trong trường hợp của mình, chúng ta nhập http://mail.domain.com:3000.

2 Cửa sổ đăng nhập xuất hiện, chúng ta nhập account user và mật khẩu để

đăng nhập vào hộp thư của mình Account user và mật khẩu này do người quản trị

mạng của chúng ta cung cấp Ví dụ, để đăng nhập vào hộp thư của nktuan, chúng ta nhập account user và mật khẩu của người dùng này Nhấn phím Enter.

Bài XI: Xây dựng hệ thống thư điện tử nội bộ

3 Sau khi đăng nhập thành công, chúng ta sẽ đến giao diện chính của webmail.

Các thao tác gửi nhận email nhìn chung cũng tương tự như Microsoft Outlook

Chúng ta cũng nhấn chuột vào biểu tượng Compose để soạn email mới Sau khi điền

thông tin vào các mục cần thiết như To, Subject, Nội dung,…chúng ta nhấn nút

Send Now để gửi thư điện tử.

Đối với trường hợp muốn kiểm tra xem trong thời điểm đã đăng nhập, có email

mới nào vừa được gửi tới hay không, chúng ta chọn Refresh từ menu View hoặc nhấn phím F5.

Nếu muốn thực hiện các chức năng mở rộng như: tùy biến giao diện, thay đổingôn ngữ hiển thị, thay đổi mật khẩu, thiết lập chế độ trả lời tự động,…chúng ta kích

chọn mục Options và thực hiện những thay đổi theo hướng dẫn trực tuyến.

Như vậy, để gửi nhận thư điện tử nội bộ, chúng ta có thể sử dụng một trong haicông cụ là webmail hoặc Microsoft Outlook Mỗi phương pháp có ưu và nhược điểmriêng Do vậy, tùy thuộc vào mục đích sử dụng và chúng ta có những chọn lựa thíchhợp.

2.4 Quản trị hệ thống thư điện tử nội bộ

Với những thao tác cài đặt và cấu hình cơ bản về Mail server đã trình bày ở trên,chúng ta đã có thể sử dụng hệ thống thư điện tử trong mạng nội bộ Tuy nhiên, để quản

lý, kiểm soát và theo dõi hoạt động của hệ thống này cũng như thực hiện những thaotác cấu hình nâng cao chẳng hạn như tạo maillist, chuyển đổi cơ sở dữ liệu lưu trữaccount user, giới hạn dung lượng hộp thư cho mỗi người dùng…chúng ta cần phảithực hiện những thao tác cấu hình nâng cao

Trong phần này, chúng ta sẽ thực hành giới hạn dung lượng hộp thư của mỗingười dùng, tạo maillist, chuyển đổi cơ sở dữ liệu lưu trữ account user và một số chứcnăng khác

Giới hạn dung lượng hộp thư của user.

Theo mặc định, dung lượng hộp thư của mỗi account user có độ lớn tùy thuộcvào giới hạn của dung lượng ổ đĩa cài đặt MDaemon Tuy nhiên, để có thể giới hạn

Bài XI: Xây dựng hệ thống thư điện tử nội bộ

một dung lượng nhất định cho một hộp thư nhằm đơn giản cho công tác quản lý, chúng

ta thực hiện các bước như sau:

• Trong hộp thoại Account Manager, kích chọn một account user (trong trường hợp này là phnhan) và nhấn nút Edit.

• Trên tab Quotas, đánh dấu chọn vào mục This account must observer these quota settings trong phần Quota options.

• Nhập giá trị (KB) tương ứng với hộp thư dự định cấp cho user vào mục

Maximum disk space allowed.

• Nhấn nút OK để đồng ý với những thiết lập và kết thúc thao tác giới hạn

dung lượng hộp mail của mỗi account user

Từ bước này, mỗi khi email được gửi đến một hộp thư mà dung lượng đã vượtmức cho phép, thông báo sau sẽ xuất hiện trên màn hình đối với webmail

Đối với Microsoft Outlook, chúng ta sẽ nhận được một email được gửi từ trìnhMDaemon để thông báo rằng email này đã gửi đến một hộp thư vượt quá dung lượngcho phép

Tạo maillist.

Maillist là một địa chỉ mail mà trong đó bao gồm một danh sách địa chỉ mail củacác thành viên Mục đích của loại hình địa chỉ này là dùng để phục vụ nhu cầu gửinhận email đến một nhóm những người dùng tương đối cố định, ví dụ như maillist baogồm các địa chỉ mail của những chuyên viên thuộc một phòng trong một tổ chức

Để tạo một maillist, chúng ta thực hiện các bước như sau:

• Chọn New List từ menu Lists.

• Trên tab Options, nhập tên của maillist vào mục Name.

• Trên tab Members, kích chọn các địa chỉ mail của các account user trong mục New member email, và nhấn nút Add Thực hiện lần lượt thao tác

này cho đến khi đã bổ sung đầy đủ các địa chỉ mail thành viên vàomaillist

• Nhấn nút OK để đồng ý với những thiết lập và kết thúc thao tác tạo

maillist

Kể từ lúc này, khi muốn gửi email đến một nhóm, thay vì phải nhập toàn bộ cácđịa chỉ của các thành viên, chúng ta chỉ cần đưa vào địa chỉ maillist

Chuyển đổi cơ sở dữ liệu lưu trữ account user.

Mặc định khi cài đặt MDaemon, cơ sở dữ liệu lưu trữ các account user của Mail

server được lưu ở trong một file có tên là USERLIST.DAT trên ổ đĩa cứng Đây là

một cách lưu trữ truyền thống được sử dụng trên MDaemon Thao tác này hầu nhưkhông đòi hỏi các thao tác cấu hình gì đặc biệt

Bên cạnh phương pháp này, MDaemon cũng hỗ trợ hai phương pháp lưu trữkhác:

• LDAP server: Phương pháp này được sử dụng khá phổ biến Tất cả các

dữ liệu về account user sẽ được tổ chức lưu trữ một cách tập trung trênserver này LDAP server rất hiệu quả trong khi thực hiện các thao táctruy vấn nhưng lại khá chậm khi tiến hành cập nhật hoặc thêm mới dữliệu

• ODBC: Với phương pháp này, tất cả các account user được lưu trữ trong

cơ sở dữ liệu ODBC Ưu điểm của ODBC là chúng ta có thể sử dụng cáccông cụ về cơ sở dữ liệu để thực hiện các thao tác thêm mới, chỉnh sửahoặc loại bỏ account user một cách dễ dàng

Để thay đổi phương pháp lưu trữ, chọn Account Database từ menu Accounts vàchọn một trong ba phương pháp đã nêu

Chú ý: Với hai phương pháp LDAP server và ODBC, trước khi chọn các tùy

chọn này, chúng ta cần đảm bảo rằng đã xây dựng LDAP server cũng như cơ sở dữ liệuODBC tương ứng

Ngoài ra, MDaemon Mail server cũng tích hợp sẵn một số cơ chế về bảo mậtnhằm tăng cường khả năng an ninh cho hệ thống thư điện tử chẳng hạn như kích hoạtkhả năng lọc nội dung mail, chống spam Chúng ta có thể thực hiện cấu hình các chứcnăng này tại menu Security và tham khảo tài liệu trực tuyến được đính kèm trongMDaemon

2.5 Quản trị từ xa với webAdmin

Bên cạnh khả năng quản trị Mail server tại máy tính cài đặt MDaemon, chúng tacũng có thể thực hiện các thao tác quản trị Mail server từ xa thông qua một ứng dụngweb (WebAdmin) Để có thể sử dụng ứng dụng quản trị này, chúng ta cài đặt công cụWebAdmin được phân phối cùng với MDaemon Mail server