Chương II: KIỂU VÀ SỬ DỤNG KIỂU TRONG VĂN BẢN ppsx

áp dụng các kiểu để định dạng Định dạng một đối tợng theo một kiểu nào đó có nghĩa là biến đổi đối tợng đó để nó có các đặc trng định dạng nh các định dạng đợc lu trong kiểu.. Ta áp dụng

Chơng II

Kiểu và sử dụng kiểu trong văn bản

Các đoạn văn là những thành phần cơ bản của văn bản Mỗi đoạn văn đợc kết thúc khi ta nhấn phím ENTER Nói chung, việc định dạng văn bản thờng đợc thực hiện theo từng đoạn văn bản

Nếu cần định dạng một văn bản dài gồm rất nhiều đoạn văn thì khi định dạng ta phải lặp lại những thao tác nhất định Cũng có thể dùng chổi định dạng để sao những đặc trng định dạng của một đoạn văn mẫu cho những phần còn lại Tuy vậy đó vẫn là công việc tiêu phí nhiều thời gian và buồn tẻ

Sử dụng kiểu và mẫu, việc định dạng sẽ nhanh chóng hơn Điều quan trọng hơn là khi

dùng kiểu, văn bản sẽ đợc định dạng một cách nhất quán

Kiểu là một tập hợp các đặc trng định dạng đợc nhóm gộp dới một tên kiểu

Có thể ví kiểu nh một khuôn đúc sẵn dùng để tạo ra nhiều sản phẩm (định dạng) giống nhau Chẳng hạn chỉ dùng bút, khó có thể vẽ nhiều hình tròn chính xác và giống hệt nhau

Ví dụ nếu sử dụng miệng một chiếc chén, ta có thể thực hiện đợc điều này Mức độ chính xác của các đờng tròn tùy thuộc vào mức độ hoàn hảo của miệng chén Tuy nhiên có một

điều khác biệt cơ bản: khi thay đổi hình dáng miệng chén, các hình tròn sắp vẽ sẽ khác hình dáng cũ; còn những gì đã đợc vẽ không thể thay đổi Khi thay đổi kiểu, định dạng của mọi đoạn văn theo kiểu đó sẽ thay đổi theo Nh vậy, muốn định dạng lại văn bản, ta chỉ cần thay đổi các kiểu là đủ

I - Kiểu và định dạng theo kiểu

Sau đó ta có thể định dạng một hay nhiều đoạn văn bản theo các đặc trng nói trên theo tên này và chỉ bằng một bớc thao tác

Tơng đơng với hai khái niệm định dạng ký tự và định dạng đoạn văn, các kiểu trong Word cũng đợc chia thành hai nhóm:

 Kiểu đoạn: Đó là các kiểu xác định các định dạng đoạn văn (tác động tới toàn bộ đoạn

văn bản) Ngoài các đặc trng định dạng ký tự, kiểu đoạn chứa các đặc trng định dạng

đoạn văn là chính Hầu hết các kiểu đợc sử dụng trong Word là kiểu đoạn

 Kiểu ký tự: Là các kiểu có các đặc trng định dạng ký tự.

Word có một số kiểu đợc thiết kế sẵn Khi mở một tệp văn bản mới, Word tự động định dạng văn bản theo các kiểu đó Ví dụ nh theo kiểu có tên Normal cho thân văn bản, kiểu Header cho các trang trí ở đầu trang và chân trang, kiểu Page Number cho số trang

Bên trái thanh công cụ định dạng là hộp kiểu Nếu di chuyển điểm chèn đến đoạn văn bản

nào thì hộp này hiển thị tên của kiểu áp dụng cho việc định dạng đoạn văn đó (hình dới, bên trái)

Nếu nháy chuột ở mũi tên bên phải ô đó, một danh sách cho biết các kiểu hiện có trong văn bản Đầy đủ hơn, nếu nháy Style (Kiểu) trong bảng chọn Format, ta sẽ thấy tất cả

các kiểu đã đợc cài đặt (hình dới, bên phải) Mỗi một kiểu mang một tên khác nhau Các kiểu đoạn có biểu tợng ả đứng trớc, còn những kiểu ký tự đợc phân biệt bởi đứng trớc

a áp dụng các kiểu để định dạng

Định dạng một đối tợng theo một kiểu nào đó có nghĩa là biến đổi đối tợng đó để nó có các đặc trng định dạng nh các định dạng đợc lu trong kiểu Ta áp dụng một kiểu cho một phần văn bản đợc chọn bằng cách:

 Nháy để mở hộp kiểu trên thanh công cụ định dạng và nháy chuột để chọn kiểu thích hợp

 Nếu không thấy kiểu cần thiết trong hộp kiểu (kiểu đó cha có trong văn bản hiện thời), nháy chọn Style (Kiểu) trong bảng chọn Format, chọn kiểu thích hợp và nháy Apply.

Chú ý:



Để áp dụng kiểu đoạn cho một đoạn văn, ta phải chọn cả đoạn văn hoặc đa dấu chèn vào một vị trí nào đó trên đoạn văn Để áp dụng kiểu ký tự, ta cần chọn phần văn bản cần thiết

Nh đã biết, kiểu đoạn gồm cả định dạng đoạn văn và định dạng ký tự Khi áp dụng kiểu

đoạn cho một đoạn văn, có thể xảy ra một trong hai trờng hợp sau:

 Một phần đoạn văn đợc chọn: Khi đó chỉ có định dạng ký tự của kiểu đợc áp dụng

cho phần đợc chọn

 Dấu chèn ở trong đoạn văn cần định dạng và không chọn bất kỳ phần nào hoặc cả

đoạn văn đợc chọn: Cả định dạng đoạn văn lẫn định dạng ký tự trong kiểu đợc áp

dụng cho toàn bộ đoạn văn bản

b Sửa đổi kiểu hiện có

Ta có thể sửa đổi một kiểu hiện có để cho phù hợp với mục đích của của mình Sau khi sửa đổi một kiểu, những phần văn bản có kiểu đó sẽ đợc thay đổi định dạng theo kiểu y hệt nh ta sửa đổi trực tiếp chúng

Việc sửa đổi một kiểu đợc thực hiện trong hộp thoại Modify Style (Sửa đổi kiểu) xuất

hiện khi nháy chọn Format\Style (Kiểu), nháy chuột ở tên kiểu cần sửa đổi trong hộp

danh sách Styles và nháy nút Modify (Sửa đổi) (xem hình trang 7)

Trong hộp thoại này quan trọng nhất là nút Format (Định dạng) Nháy nút này để chọn

trong danh sách tiếp theo các lệnh thích hợp Việc sửa đổi đợc thực hiện trong các hộp thoại tơng tự nh trong mục trớc Ví dụ nh nếu chọn Font , ta sẽ có hộp thoại Font

(Phông) hoặc nháy Paragraph ta có hộp thoại Paragraph

Sau các sửa đổi, ta nháy OK trong hộp thoại Modify Style để trở lại hộp thoại Style

Nháy tiếp nút Apply (áp dụng) để áp dụng ngay kiểu mới sửa đổi cho văn bản có dấu

chèn, còn nháy Close (Đóng) để sửa đổi kiểu mà không áp dụng cho đoạn văn đó

c Tạo kiểu mới

Để tạo kiểu mới chúng ta nháy Style (Kiểu) trong bảng chọn Format (Định dạng), sau

đó nháy nút New (Mới) Hộp thoại New Style (Kiểu mới) hiện ra Hộp thoại này giống

hệt hộp thoại Modify Style (Sửa đổi kiểu) trên hình minh họa trên

Theo ngầm dịnh kiểu mới sẽ có tên là Style1 Không nên giữ tên ngầm định này mà nên

gõ tên kiểu vào ô Name: (Tên) Để thiết đặt các đặc trng định dạng cho kiểu mới, ta nháy

nút Format (Định dạng) trong hộp thoại New Style và nháy lệnh thích hợp trong danh

sách đợc hiện lên Trong số đó quan trọng nhất là bốn lệnh sau đây:

 Font (Phông): Để thiết đặt các đặc trng định dạng ký tự;

 Format (Định dạng): Để thiết đặt các đặc trng định dạng đoạn văn;

 Border (Đờng biên): Để thiết đặt các đờng biên và màu nền và

 Numbering (Đánh số thứ tự): Để thiết đặt các định dạng kiểu khoản mục.

Việc thiết đặt các đặc trng định dạng cho kiểu mới giống nh cách thức định dạng tơng ứng cho các phần văn bản (hay nh các thao tác sửa đổi định dạng của kiểu)

Chú ý:



Khi đặt tên cho kiểu, chú ý rằng tên kiểu là duy nhất, có nghĩa rằng không thể

có hai kiểu có cùng một tên Có thể đặt các tên dài mô tả ngắn gọn nội dung của kiểu, nhng lu ý rằng nên dùng tên tiếng Anh hay tiếng Việt không dấu Số ký tự tối đa đợc dùng đặt tên là 253.Trong tên kiểu không đợc sử dụng các dấu \ { } ( )

và ;

3.2 Mẫu và sử dụng mẫu

Sử dụng các kiểu chúng ta có thể định dạng các đoạn văn một cách nhanh chóng và nhất quán Các kiểu đợc lu ngay trong văn bản đợc mở khi tạo chúng Để sử dụng các kiểu đã

đợc tạo ra cho các văn bản khác sẽ đợc soạn thảo về sau, ngời ta cần lu giữ chúng ngoài văn bản đó Đó chính là mẫu.

Nh vậy mẫu là tập hợp các kiểu và thiết kế trang đợc tạo sẵn cho việc soạn văn bản theo một mục đích nào đó Mẫu cũng là một dạng văn bản, hay nói đúng hơn là một dạng văn bản đợc thiết kế sẵn để sử dụng trong tơng lai Chúng khác các văn bản thông thờng ở chỗ

đợc lu dới dạng đặc biệt Các tệp mẫu luôn luôn có đuôi dot

Một văn bản phải đợc tạo trên cơ sở một mẫu nào đó Khi mở một văn bản trống, nó đợc

đặt cơ sở trên một mẫu ngầm định đã đợc thiết kế sẵn trong Word Mẫu này có tên là

Blank Document (Văn bản trống) và tệp mẫu là Normal.dot Nh tên gọi, mẫu này chỉ

chứa các thông số về thiết kế trang cùng một số kiểu nhất định mà không chứa bất kỳ nội dung nào

Khi mở một văn bản mới dựa trên một mẫu nào đó, các phần văn bản, đồ họa cùng với

định dạng của chúng, các tham số về thiết đặt trang cũng nh các kiểu đợc sao vào văn bản Sửa đổi chúng không làm thay đổi mẫu cũng nh sửa đổi trên mẫu cũng không ảnh h-ởng tới văn bản

Khi mở văn bản trống bằng lệnh New trong bảng chọn File (chứ không phải nháy nút New trên thanh công cụ chuẩn), ta thấy có sẵn rất nhiều mẫu Sử dụng các mẫu này ta

có thể tạo các tài liệu mới một cách nhanh chóng và dễ dàng Chẳng hạn nh: Mẫu th, fax (Letters & Faxes); Mẫu Bản ghi nhớ (Memos); Mẫu Báo cáo (Reports) đợc trình bày ở các dạng khác nhau và nhóm lại trong kẹp hồ sơ Templates (Các Mẫu) bên trong kẹp Microsoft Office

a Sử dụng các mẫu có sẵn

Để dùng một mẫu có sẵn ta thực hiện các bớc sau:

1 Chọn lệnh New (Văn bản mới) trong bảng chọn File Một hộp thoại hiển thị các mẫu

đợc thiết kế sẵn Nháy trang cần chọn (chẳng hạn trang Letters & Faxes (Th và Fax)

trong hộp hội thoại New (xem hình minh họa trang 12).

2 Nháy biểu tợng mẫu (ví dụ nh Contemporary Fax (Fax hiện đại)) để mở xem minh

họa mẫu trong ô Preview (xem trớc) ở phần bên phải hộp thoại New (Mới)

3 Nháy đánh dấu ô Document (Văn bản) trong vùng Create New (Tạo mới) (Theo

ngầm định thì ô này đợc đánh dấu sẵn.)

4 Nháy OK để chọn mẫu Văn bản mới có chứa các kiểu dáng định dạng sẵn có của

mẫu

b Sửa đổi và tạo một mẫu mới

Chúng ta sửa đổi một mẫu giống nh làm việc với các văn bản: mở một mẫu, sửa đổi định dạng và lu mẫu Tạo mẫu mới cũng giống nh tạo một văn bản mới Ta có thể tạo một mẫu mới cho riêng mình theo một trong các cách thức dới đây:

 Lu một mẫu có sẵn bằng lệnh Save As (Lu với tên)với một tên khác, thực hiện các sửa

đổi và lu lại lần nữa;

 Lu tệp văn bản dới dạng một mẫu bằng lệnh Save As (Lu với tên) trong bảng chọn File;

 Tạo mẫu mới bằng lệnh New (Mới) trong bảng chọn File.

Để lu dới dạng mẫu, ta cần nhớ chọn tùy chọn Word Document (Văn bản Word) trong ô File Name (Tên

tệp).

3.3 Các nguyên tắc để định dạng nhanh và nhất quán

Không có những qui tắc nhất định và nghiêm ngặt cho việc định dạng văn bản Để định dạng nhanh và tạo đợc sự nhất quán trong toàn bộ văn bản, chúng ta nên tuân theo những nguyên tắc sau đây:

1 Đặt cơ sở văn bản mới trên một mẫu nào đó Sử dụng các mẫu sẵn để có cơ hội tái sử

dụng các định dạng đã có trong mẫu và nh vậy sẽ tiết kiệm đợc thời gian và công sức

Đặc biệt, đối với các tài liệu dài, việc áp dụng một mẫu có sẵn sẽ tạo đợc sự nhất quán cao Nếu các mẫu có sẵn không đáp ứng đợc yêu cầu thì hãy tạo một mẫu mới cho riêng mình

2 Hãy định dạng mọi chi tiết của văn bản qua các kiểu thích hợp Nếu không có các kiểu tơng thích cho những phần văn bản cụ thể thì hãy tạo các kiểu mới hoặc sao lại các kiểu thích hợp trong các mẫu hay văn bản có sẵn

3 Sửa đổi định dạng của văn bản thông qua việc sửa đổi các kiểu Những thay đổi sẽ đợc cập nhật tự động trong văn bản Tránh tối đa việc sử dụng các lệnh định dạng hay thanh công cụ định dạng để sửa đổi một cách trực tiếp

Trong số các mẫu do Word cung cấp thì mẫu Normal.dot có vai trò rất quan trọng (các tệp mẫu đều có đuôi là dot) Đó là mẫu đợc áp dụng với mục đích chung cho mọi loại văn bản Trừ khi ta mở một mẫu nào khác, còn không Word luôn luôn đặt văn bản trên cơ

sở mẫu Normal.

Có thể sử dụng những gì đợc lu trữ trong mẫu Normal vào mọi văn bản, còn những gì

thiết đặt trong các mẫu khác chỉ có thể sử dụng đợc trong những văn bản đặt cơ sở trên những mẫu đó

Thực hành

Bài 1 Tìm hiểu các kiểu có sẵn

1 Hãy thoát khỏi Word (nếu đang đợc mở) và sử dụng Windows Explorer hay My Computer để tìm tệp tin Normal.dot trong kẹp \Program Files\Microsoft

Office\Templates và xóa tệp này Khởi động lại Word với một văn bản trống

2 Nháy mũi tên trong hộp kiểu và quan sát các tên kiểu đợc liệt kê trong danh sách thả xuống Tên các kiểu đợc hiển thị theo các định dạng của chúng, bên phải là cỡ chữ Đây là các kiểu ngầm định đợc sao ngay vào văn bản trống khi nó đợc mở

3 Mở bảng chọn Format và nháy Style (Kiểu) Trên hộp thoại, trong ô Styles ta chỉ

thấy một vài tên kiểu nh Default Paragraph Font (Phông ngầm định cho đoạn văn) và Normal (Chuẩn, đây là kiểu chứa các định dạng áp dụng cho phần thân văn bản) Lu ý

rằng trong ô List: (Liệt kê) ta thấy Styles in use (Các kiểu đang đợc sử dụng).

4 Nháy mũi tên trong ô List ta thấy còn hai tùy chọn All styles (Tất cả kiểu) và User-defined styles (Kiểu do ngời sử dụng định nghĩa) Nháy All styles và quan sát tên các

kiểu đợc liệt kê trong ô Styles.

5 Nháy tên kiểu Heading 1 Tìm hiểu những mô tả về kiểu trong ô Description (Mô tả)

Xem minh họa định dạng đoạn văn trong ô Paragraph Preview (Xem trớc đoạn văn)

và định dạng ký tự trong ô Character Preview (Xem trớc ký tự).

6 Nháy tên kiểu Heading 2, sau đó nháy Normal Quan sát và tìm hiểu nh trong bớc

trên

7 Nháy Cancel (Bỏ qua) để đóng hộp thoại.

Bài 2 áp dụng kiểu để định dạng

1 Chọn phông trong hộp phông là Times New Roman Nháy chuột tại vùng soạn thảo và gõ hai đoạn văn ngắn: Đây là đoạn thứ nhất và Và đây là đoạn thứ hai, đoạn này dài hơn một chút Chú ý các ký tự lạ xuất hiện thay cho các chữ Việt có dấu

(không cần sửa đổi)

2 Đa dấu chèn vào đoạn thứ nhất, mở hộp kiểu và nháy dòng Heading 1.

3 Chọn cả đoạn thứ hai, mở hộp kiểu và nháy dòng Heading 1 Quan sát các thay đổi

định dạng

4 Nháy nút Undo một lần Trong đoạn thứ hai chọn riêng phần đoạn này dài hơn

một chút.

5 Mở hộp kiểu và nháy dòng Heading 1 Quan sát các thay đổi về định dạng.

6 Đặt lại dấu chèn vào đoạn thứ nhất và thấy rằng kiểu của đoạn này là Heading 1 Đặt

lại điểm chèn vào đoạn thứ hai và thấy rằng kiểu của đoạn này là Normal Mở lại hộp

kiểu và nháy dòng Heading 1 Ghi nhận sự thay đổi trong định dạng đoạn văn, đồng

thời phần đoạn này dài hơn một chút đang từ chữ đậm chuyển sang chữ bình thờng.

7 Nháy Format\Style Chọn Normal và nháy Apply (áp dụng) Nháy lại Format\Style Chọn Heading 1 và nháy Apply (áp dụng)

8 Lu văn bản với tên Baitap1

Bài 3 Sửa đổi kiểu

1 Khởi động Word và mở tệp văn bản Baitap1 đợc lu trong bài thực hành trớc.

2 Đặt dấu chèn trong một đoạn Nháy Format và nháy Style Ta thấy tên kiểu

Heading 1 đợc chọn ngay trong ô Styles của hộp thoại

3 Nháy nút Modify (Sửa đổi) Hộp thoại Modify Style (Sửa đổi kiểu) hiện ra

4 Nháy nút Format và nháy dòng Font để hiển thị hộp thoại Font.

5 Trên hộp thoại Font nháy chọn phông VnTimes trong ô Font:, chọn cỡ chữ 16pt

trong ô Size (Kích thớc) và chọn Bold trong ô Style Nháy OK.

6 Nháy nút Format và nháy dòng Format để hiển thị hộp thoại Format.

7 Trên hộp thoại Format nháy Centered (Căn giữa) trong ô Alignment: (Căn chỉnh),

chọn 18pt trong ô Before (Trớc) ở vùng Spacing (Khoảng cách) và nháy OK.

8 Kiểm tra chắc chắn ô Add to template (Đa vào mẫu) không đợc đánh dấu và nháy OK.

9 Nháy tiếp Apply (áp dụng) để đóng hộp thoại cuối cùng Cả hai đoạn văn bản cùng

đợc sửa đổi đồng thời Thay chỗ cho các ký tự lạ là các chữ có dấu của tiếng Việt

10 Lu và đóng văn bản Baitap1

Bài 4 Tạo kiểu mới

Trong bài thực hành này ta sẽ tạo một kiểu mới có tên là Ten chuong để áp dụng cho tên

các chơng trong một quyển sách nào đó

1 Khởi động Word với tệp văn bản trống.

2 Nháy Format và nháy Style , sau đó nháy nút New (Mới) Hộp thoại New Style

(Kiểu mới) xuất hiện

3 Gõ Tên chuong trong ô Name (Tên) và nháy nút Format và nháy dòng Font để

hiển thị hộp thoại Font.

4 Trên hộp thoại Font nháy chọn phông VnArial trong ô Font:, chọn cỡ chữ 36pt

trong ô Size (Kích thớc) và chọn Bold trong ô Style Nháy chọn Shadow (Bóng)

trong vùng Effect, chọn màu Dark red (Đỏ sẫm) trong ô Color (Màu) và nháy OK.

5 Nháy lại nút Format và nháy dòng Format để hiển thị hộp thoại Format.

6 Trên hộp thoại Format nháy Right (Căn phải) trong ô Alignment: (Căn chỉnh), chọn

48pt trong ô Before (Trớc) và 24pt trong ô After (Sau) ở vùng Spacing (Khoảng

cách) và nháy OK.

7 Nháy đánh dấu ô Add to template (Đa vào mẫu) và nháy OK Nháy tiếp Close

(Đóng) để đóng hộp thoại cuối cùng

8 Nháy mở hộp kiểu để thấy kiểu Ten chuong đã có trong danh sách.

9 Lu và đóng văn bản với tên Baitap2

Bài 5 Xóa kiểu trong văn bản

1 Khởi động Word và mở tệp văn bản Baitap2 trong bài trớc

2 Nháy Format và nháy Style , sau đó nháy nút Organizer (Tổ chức) Hộp thoại Organizer xuất hiện Trên ô bên trái ta thấy tên tệp văn bản Baitap2, còn bên phải

là tên mẫu Normal.