Bài 1 - Introduction about email & its context -phần 2 potx

Bài - Introduction about email & its context (Giới thiệu email & phạm vi email) –phần2 QUOTING DOCUMENTS (TRÍCH DẪN TƯ LIỆU) Nếu bạn viết e-mail trả lời cho thư điện tử khác, bạn nên trích dẫn tư liệu đề cập đến để dẫn phạm vi bạn muốn đề cập Thay gửi e-mail trả lời nói rằng: yes Các bạn nên trả lời sau: > Did you get all of the left-handed thromblemeisters > that you needed? yes Sử dụng dấu lớn (>) cách thường dùng để trích lời thư điện tử, nhiên phần mềm soạn e-mail khác bạn dùng quy ước khác Thậm chí, có số lượng từ lớn dùng phần trả lời bạn cần phải trích dẫn phần thư điện tử trước Điều cần thiết Các bạn thử tưởng tượng hôm thứ hai bạn nhận thư điện tử trả lời cho e-mail bạn gửi từ hôm thứ sáu khơng nhớ rõ nội dung bạn thấy bất tiện Các bạn thử đặt vào vị trí quan sát phần nội dung sau: I talked to them about it the other day, and they want to see the other one before they make up their minds Phản ứng bạn hẳn "Huh???" Bạn thấy thật khó hiểu phải tìm lại phần thư gửi xem hỏi Việc làm rắc rối thời gian Sẽ dễ dàng nhiều bạn nhận e- mail sau: > I've got the price quote for the Cobra subassembly > ready; as soon as I get a decision on the > thromblemeister selection, I'll be ready to go > Have you talked to the thermo guys about whether > they are ready to go with the left-handed thrombo or > they want to wait and check out the right-handed > one first? I talked to them about it the other day, and they want to see the other one before they make up their minds Thực thư điện tử tốt nhiều so với phần đưa trước Tuy nhiên bạn nhận thấy trích dẫn phạm vi q rộng Ba dịng khơng có mối tương quan với câu trả lời nên lược bỏ chúng Chính bạn cần phải trích dẫn đủ phần thuộc phạm vi bạn muốn đề cập đến Ví dụ e-mail bạn cần trích dẫn sau đủ: > Have you talked to the thermo guys about whether > they are ready to go with the left-handed thrombo or > they want to wait and check out the right-handed > one first? I talked to them about it the other day, and they want to see the other one before they make up their minds Nếu phần nội dung không đủ quan trọng để bạn dành thời gian trích dẫn từ thư điện tử ban đầu, bạn trích dẫn tồn e-mail trước xuống phía phần trả lời bạn Nếu bạn để người đọc xem phần trích dẫn kèm họ hiểu phần nội dung mà bạn trả lời REMOVE PRONOUNS (THAY THẾ ĐẠI TỪ) Phần ví dụ trích dẫn đầy đủ theo phạm vi đề cập đến, bạn phải cố gắng hiểu phần trả lời Điều e-mail sử dụng nhiều đại từ dễ gây nhầm lẫn Một quy tắc hữu ích rút bạn nhìn vào tất phần đại từ câu Nếu chúng không thay cho phần cụ thể đề cập đến cách rõ ràng phần e-mail bạn chuyển chúng thành từ rõ ràng, dễ nhận biết để tránh việc làm người đọc thấy hoang mang Ví dụ > Have you talked to the thermo guys [about which handedness > they want]? I talked to the thermo group on Wednesday, and they think the left-handed thromblemeister will probably work, but they want to evaluate the right-handed unit before they make up their minds Bây giờ, phần trả lời rõ ràng cụ thể Và, phần trả lời bao gồm phần giải thích ngầm rõ ràng từ thư điện tử ban đầu nên bạn nên trích dẫn phần tư liệu thiếu rõ ràng Trả lời theo cách giúp phạm vi e-mail gói gọn phần thân thư giúp người nhận dễ hiểu Tuy nhiên làm nhiều thời gian để soạn thư điện tử SUMMARY (TĨM TẮT) Nói tóm lại, bạn viết e-mail điều hiển nhiên bạn hiểu rõ phần viết ra, người đọc chưa hiểu Chính bạn cố gắng đưa họ phần phạm vi e-mail chi tiết, rõ ràng cách: * Đưa dòng chủ đề hữu ích * Tránh sử dụng đại từ ba dịng thư * Trích dẫn phần thư gửi trước để người nhận dễ hiểu ... talked to the thermo guys about whether > they are ready to go with the left-handed thrombo or > they want to wait and check out the right-handed > one first? I talked to them about it the other day,... Ví dụ e-mail bạn cần trích dẫn sau đủ: > Have you talked to the thermo guys about whether > they are ready to go with the left-handed thrombo or > they want to wait and check out the right-handed... guys [about which handedness > they want]? I talked to the thermo group on Wednesday, and they think the left-handed thromblemeister will probably work, but they want to evaluate the right-handed