Các vấn đề chung về kế toán hành chính sự nghiệp.DOC

Các vấn đề chung về kế toán hành chính sự nghiệp

Lời nói đầu

Trong điều kiện hiện nay, để đa nớc ta đi lên nền kinh tế thị trờng theo định hớng xã hội chủ nghĩa thì nền kinh tế nhà nớc đóng một vai trò rất quan trọng

Để thực hiện đợc vai trò chủ đạo của mình, kinh tế nhà nớc cần luôn đợc đổi mới, phát triển và nâng cao hiệu quả

Để làm đợc điều đó, trớc tiên cần phải làm tốt vai trò của từng bộ phận trong nền kinh tế nhà nớc, trong đó phải kể đến các đơn vị hành chính sự nghiệp Vậy,

“đơn vị hành chính sự nghiệp” là gì ?“Đơn vị hành chính sự nghiệp là những đơn

vị quản lý hành chính Nhà nớc, đơn vị sự nghiệp kinh tế, văn hoá, giáo dục, thể thao, sự nghiệp khoa học công nghệ, sự nghiệp kỹ thuật hoạt động bằng nguồn…kinh phí khác nh thu sự nghiệp, thu phí, lệ phí, thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh, nhận biếu, tặng theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp để thực hiện…nhiệm vụ của Đảng và Nhà nớc giao”.Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp là kế toán chấp hành ngân sách của nhà nớc tại các đơn vị hành chính sự nghiệp, là công cụ điều hành, quản lý các hoạt động kinh tế, tài chính của các đơn vị hành chính Do đó, để quản lý và chủ động trong các khoản chi tiêu của mình, hàng năm các đơn vị hành chính sự nghiệp phải lập dự toán cho từng khoản chi tiêu này Dựa vào báo dự toán, ngân sách nhà nớc cấp kinh phí cho các đơn vị Chính vì vậy, kế toán không chỉ quan trọng đối với bản thân đơn vị mà còn quan trọng

đối với ngân sách nhà nớc

Để hoàn thành đợc báo cáo này, em xin chân thành cảm ơn cô giáo Lê Thị Bích Nga – ngời đã trực tiếp hớng dẫn em, các thầy cô trong trờng cùng các cô chú trong phòng kế toán nói riêng và trong trờng tiểu học Thợng Thanh nói chung đã tận tình chỉ bảo và hớng dẫn cho em

Tuy nhiên, do thời gian thực tâp có hạn, cũng nh kiến thức của bản thân còn hạn chế, do đó bài viết của em không tránh khỏi những thiếu sót nhất định Em mong nhận đợc sự đóng góp của các thầy cô và các bạn để bài viết của em đợc hoàn thiện hơn

Nội dung báo cáo gồm 3 phần:

Phần I – Các vấn đề chung về kế toán hành chính sự nghiệp

Phần II – Thực tế công tác tại đơn vị

Phần III – Nhận xét và kiến nghị hoàn thiện công tác kế toán

ch ơng 1 :

các vấn đề chung về kế toán hành chính sự nghiệp

1, Khái niệm, nhiệm vụ kế toán hành chính sự nghiệp

1.1 Khái niệm :

Kế toán hành chính sự nghiệp là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng

số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng và quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật t, tài sản công, tình hình chấp hành dự toán thu chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nớc ở đơn vị 1.2 Nhiệm vụ

- Thu thập , phản ánh , xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí đợc cấp, đợc tài trợ, đợc hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, sử dụng các khoản thu phát sinh tại đơn vị

- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu chi tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nớc, kiểm tra tình hình chấp hành kỷ luật thu nộp ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toán và các chế độ, chính sách của Nhà nớc

- Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dới, tình hình chấp hành dự toán thu chi và quyết toán của các đơn vị cấp dới

- Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo qui định Cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các

định mức chi tiêu Phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí, vốn quỹ ở đơn vị

1.3 Yêu cầu công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp

Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp phải đáp ứng đợc những yêu cầu sau

- Phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác, toàn diện mọi khoản vốn quỹ,kinh phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị

- Chỉ tiêu kinh tế phản ánh phải thống nhất với dự toán về nội dung và

- Kế toán thanh toán

- Kế toán nguồn kinh phí, vốn quỹ

- Kế toán các khoản thu ngân sách

- Kế toán các khoản chi ngân sách

- Lập báo cáo tài chính và phân tích quyết toán của đơn vị

2 Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp

2.1 Tổ chức công tác ghi chép ban đầu

Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong việc sử dụng kinh phí và thu chi ngân sách của mọi đơn vị kế toán hành chính sự nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán

đầy đủ do Nhà nớc ban hành trong chế độ chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp

và nội dung hoạt động kinh tế tài chính nào cũng nh yêu cầu quản lý các hoạt

động đó để qui định cụ thể việc sử dụng các mẫu chứng từ phù hợp, qui định ngời chịu trách nhiệm ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào các chứng

từ cụ thể và xác định trình tự luân chuyển cho từng loại chứng từ một cách khoa học hợp lý, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu thông tin kinh tế đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ là do

kế toán trởng đơn vị quy định

Trong quá trình vận dụng các chế độ chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp các đơn vị không đuợc sửa đổi biểu mẫu đã qui định Mọi hành vi vi phạm chế độ chứng từ tuỳ theo tính chất mức độ vi phạm, đợc xử lý theo đúng quy định của pháp lệnh kế toán thông kê Pháp lệnh về xử phạt vi phạm hành chính và các văn bản pháp qui khác của Nhà nớc

2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Ban hành theo quyết định 999TC/ QĐ / CĐKT ngày 02/ 11/ 1996 và sửa đổi

bổ sung theo thông t số 184/ 1998/ TT- BTC ngày 28/ 12 1998 Thông t số 185/

1998 TT- BTC ngày 28/ 12 / 1998 Thông t số109/2001/ TT- BTC ngày 31/ 12 /

2001 và thông t số 121/ 2002/ TT- BTC ngày31/ 12/2002 của Bộ tài chính

Tài khoản kế toán là phơng tiện dùng để tập hợp hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế Tài khoản kế toán đợc sử dụng trong đơn vị hành chính sự nghiệp dùng để phản ánh và kiểm soát thờng xuyên, liên tục có hệ thống tình hình vận động của kinh phí và sử dụng kinh phí ở các đơn

vị hành chính sự nghiệp Nhà nớc Việt Nam qui định thống nhất hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp trong cả nớc bao gồm các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản và các tài bảng cân đối tài khoản

Trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất có qui định những tài khoản kế toán dùng chung cho mọi đơn vị thuộc loại hình hành chính sự nghiệp và những tài khoản kế toán dùng riêng cho đơn vị thuộc một số loại hình qui định rõ các tài khoản cấp II của một số tài khoản có tính chất phổ biến trong các loại hình đơn vị hành chính sự nghiệp

Các đơn vị hành chính sự nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản thống nhất qui định trong chế độ kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp đồng thời phải căn

cứ vào đặc điểm hoạt động của đơn vị cũng nh yêu cầu quản lý các hoạt động đó, các đơn vị qui định những tài khoản kế toán cấp I, cấp II, cấp III và có thể qui định thêm một số tài khoản cấp II, cấp III có tính chất riêng của loại hình hành chính sự nghiệp của đơn vị mình Việc xác định đầy đủ, đúng đắn, hợp lý số lợng tài khoản cấp I, cấp II, cấp III để sử dụng đảm bảo phản ánh đầy đủ đúng đắn các hoạt

động kinh tế tài chính trong đơn vị, đáp ứng nhu cầu thông tin và kiểm tra, phục

vụ công tác quản lý của Nhà nớc và của đơn vị đối với các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị

Theo chế đó kế toán hành chính sự nghiệp các hình thức kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp

1 Hình thức kế toán nhật ký – sổ cái

a) Đặc điểm :

- KÕt hîp tr×nh tù ghi sæ theo thø tù thêi gian víi tr×nh tù ghi sæ ph©n lo¹i theo hÖ thèng toµn bé c¸c nghiÖp vô kinh tÕ tµi chÝnh ph¸t sinh ghi vµo mét sæ kÕ to¸n tæng hîp duy nhÊt lµ nhËt ký sæ c¸i

- T¸ch rêi viÖc ghi sæ kÕ to¸n tæng hîp víi viÖc ghi sæ kÕ to¸n chi tiÕt

b) Tr×nh tù vµ ph¬ng ph¸p ghi sæ

(4)(1)

(2) Tõ b¶ng tæng hîp chøng tõ gèc ta ghi vµo nhËt ký sæ c¸i

B¶ng tæng hîp chøng tõ gèc

NhËt ký- sæ c¸i

B¸o c¸o tµi chÝnh

B¶ng tæng hîp chi tiÕt

(3) Những chứng từ gốc phản ánh các hoạt động kinh tế tài chính cần quản lý chi tiết, hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào sổ kế toán chi tiết có liên quan (4) Cuối tháng căn cứ vào số liệu ở sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh

(5) Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa tài khoản tiền mặt trong nhật ký sổ cái với số liệu ở sổ quỹ của thủ quỹ

(6) Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết với số liệu ở tài khoản

e) Điều kiện áp dụng

- Đơn vị có quy mô nhỏ, sử dụng ít tài khoản kế toán tổng hợp

a) Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

a) Đặc điểm

- Các hoạt động kinh tế tài chính đợc phản ánh ra chứng từ gốc đều đợc phân loại, tổng hợp, lập chứng từ ghi sổ sau đó sử dụng chứng từ ghi sổ để ghi vào các sổ kế toán tổng hợp liên quan

- Tách rời trình tự ghi sổ theo thứ tự thời gian và trình tự ghi sổ theo hệ thống trên hai sổ kế toán tổng hợp riêng biệt sổ cái các tài khoản và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

- Tách rời ghi sổ kế toán tổng hợp với ghi sổ kế toán chi tiết vào hai loại sổ

kế toán riêng biệt

b) Trình tự của hình thức ghi sổ

(1) Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hợp pháp để tiến hành phân loại tổng hợp

để ghi vào sổ quỹ và sổ hạch toán chi tiết

(2) Từ chứng từ gốc ta lập chứng từ ghi sổ

(3) Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo thời gian

(4) Từ chứng từ ghi sổ ta ghi vào sổ cái các tài khoản để hệ thống hoá các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh

(5) Cuối tháng căn cứ vào sổ hạch toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết

(6) Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ cái và bảng tổng hợp số liệu chi tiết

Sổ, thẻ hạch toán chi tiết

Chứng từ ghi sổ

(7) Căn cứ vào sổ cái các tài khoản lập bảng cân đối tài khoản

(8) Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa bảng cân đối tài khoản và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

(9) Căn cứ vào bảng cân đối tài khoản và bảng tổng hợp số liệu chi tiết để lấy số liệu

c) Ưu điểm

- Mẫu sổ có kết cấu mẫu đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, dễ làm thuận lợi cho công tác phân công lao động kế toán thuận lợi cho việc sử dụng các phơng tiện kỹ thuật tính toán hiện đại

d) Nhợc điểm

- Việc ghi chép trùng lặp khối lợng ghi chép nhiều, công việc đối chiếu kiểm tra thờng dồn vào cuối kỳ làm ảnh hởng đến thời hạn lập và gửi báo cáo kế toán

e) Điều kiện áp dụng

- Hình thức này phù hợp với mọi loại hình đơn vị với quy mô khác nhau

đặc biệt là những đơn vị có nhiều cán bộ làm kế toán

b) Hình thức nhật ký chung

a) Đặc điểm

-Tách rời trình tự ghi sổ theo thứ tự thời gian và trình tự ghi sổ theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong kỳ để ghi vào hai sổ

kế toán riềng biệt : Sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khoản

- Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với việc ghi chép kế toán chi tiết để ghi vào hai loại sổ kế toán riêng biệt

(2)

(3)(4)

tế phát sinh có thể ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết

(2) Kế toán lấy số liệu từ nhật ký chung để ghi vào sổ cái các tài khoản kế toán liên quan

(3) Cuối tháng khoá sổ các thẻ kế toán chi tiết để lấy số liệu tổng cộng ghi vào bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh mở theo từng tài khoản kế toán

(4) Đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh vào sổ cái của tài khoản tơng ứng

(5) Cuối kỳ kế toán lấy số liệu cần thiết trên các sổ cái để lập bảng cân đối tài khoản

(6) Cuối kỳ từ bảng cân đối tài khoản ghi vào báo cáo tài chính

(7) Kế toán lấy số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết lập báo cáo tài chính

c) Ưu điểm

Sổ nhật ký chung

Sổ cái

Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo tài chính

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

- Hình thức kế toán này là rõ ràng, dễ hiểu, mẫu sổ đơn giản, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán cơ giới hoá công tác kế toán

d) Nhợc điểm

- Việc ghi chép trùng lắp

e) Điều kiện áp dụng

- Hình thức này áp dụng cho các đơn vị có qui mô vừa, khối lợng các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh không nhiều lắm

2.3 Lập và gửi báo cáo tài chính

7 F02 –2H Chi tiết thực chi dự

án đề nghị quyết toán

2.4 Tổ chức kiểm tra kế toán

- Kiểm tra kế toán là một biện pháp đảm bảo cho các nguyên tắc qui định về kế toán đợc chấp hành nghiêm chỉnh, số liệu kế toán chính xác, trung thực khách quan

- Các đơn vị hành chính sự nghiệp không những chịu sự kiểm tra kế toán của đơn vị kế toán cấp trên và cơ quan tài chính mà đơn vị phải tự tổ chức, kiểm tra công tác kế toán của mình

- Công việc kiểm tra kế toán phải đợc thực hiện thờng xuyên, liên tục Đơn

vị kế toán cấp trên và cơ quan tài chính ít nhất mỗi năm một lần phải thực hiện kiểm tra kế toán khi xét duyệt quyết toán năm cho các đơn vị

- Nội dung kiểm tra kế toán là kiểm tra việc ghi chép trên chứng từ kế toán,

số kế toán và báo cáo tài chính, kiểm tra việc nhận và sử dụng các nguồn kinh phí, kiểm tra việc thực hiẹn các khoản thu, kiểm tra việc chấp hành các chế độ, thể lệ tài chính kế toán và thu nộp ngân sách

- Thủ trởng đơn vị và kế toán trởng hay ngời phụ trách kế toán phải chấp hành lệnh kiểm tra kế toán của đơn vị kế toán cấp trên và có trách nhiệm cung cấp

đầy đủ số liệu cần thiết cho công tác kiểm tra kế toán đợc thuận lợi

3 Tổ chức bộ máy kế toán

- Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm nhiều công việc khác nhau nh lựa chọn loại hình tổ chức bộ máy kế toán ( loại hình tập trung, phân tán hay nửa tập trung, nửa phân tán ) xác định các phần hành kế toán và phân công lao động kế toán Việc tổ chức bộ máy kế toán phải lấy hiệu quả công việc làm tiêu chuẩn sao cho thu thập thông tin vừa chính xác vừa, kịp thời, vừa tiết kiệm chi phí

- Việc tổ chức bộ máy kế toán trong các đơn vị có thể thực hiện theo những loại hình tổ chức công tác kế toán khác nhau mà đơn vị đã lựa chọn

- ở các đơn vị hành chính sự nghiệp bộ máy hoạt động tổ chức theo ngành phù hợp với từng cấp chính quyền, từng cấp ngân sách Trong từng ngành,từng

đơn vị hành chính sự nghiệp đợc chia thành ba cấp : Đơn vị dự toán cấp I, đơn vị

dự toán cấp II, đơn vị dự toán cấp III Nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp là do ngân sách Nhà nớc cấp và đợc phân phối và quyết toán theo từng ngành Dự toán thu, chi và mọi khoản thu, chi phát sinh tại đơn vị dự toán cấp dới phải tuân thủ theo các định mức, tiêu chuẩn của chế độ tài chính hiện hành

và phải đợc kiểm tra, xét duyệt của đơn vị dự toán cấp trên và cơ quan tài chính

Để phù hợp với chế độ phân cấp quản lý ngân sách, phân cấp quản lý tài chính tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp cũng đợc tổ chức theo ngành học phù hợp với từng cấp ngân sách cụ thể : Đơn vị dự toán cấp I là kế toán cấp I, đơn vị dự toán cấp II là kế toán cấp II, đơn vị dự toán cấp III là kế toán cấp III

Đối với các đơn vị dự toán chỉ có một cấp thì cấp này phải làm nhiệm vụ của kế toán cấp I và kế toán cấp III Khi đó bộ máy kế toán của đơn vị đợc tổ chức gồm một phòng kế toán với các bộ phận cơ cấu phù hợp với các khâu công việc, các phần hành kế toán thực hiện toàn bộ công tác kế toán của đơn vị và các nhân viên kinh tế ở các bộ phận trực thuộc thực hiện hạch toán ban đầu thu nhận, kiểm tra sơ bộ chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt

động của bộ phận đó và gửi những chứng từ kế toán đó về phòng kế toán trung tâm của đơn vị

- Bộ máy kế toán của các đơn vị dự toán này đợc thể hiện qua sơ đồ sau

Trởng phòng kế toán

Kế

toán toán Kế toán t/ Kế các K/ KT NKP KT tổng Kt

Phân chia

ra các phần

4, Nội dung phần hành kế toán

4.1 Kế toán vốn bằng tiền

4.1.1 Khái niệm : Vốn bằng tiền ở các đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm các

loại : Tiền mặt( kể cả tiền Việt Nam và các loại ngoại tệ khác), vàng, bạc, kim khí quí, đá quí các loại chứng chỉ có giá, tiền gửi ở ngân hàng hoặc kho bạc

4.1.2 Nội dung kế toán vốn bằng tiền

- Tiền mặt tại quĩ

vụ Để đơn giản cho công tác kế toán, các tài khoản tiền mặt, tiền gửi kho bạc, ngân hàng phát sinh bằng ngoại tệ đợc đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán Chênh lệch giữa tỷ giá hạch toán với tỷ giá thực tế đợc phản ánh vào tài khoản 413- chênh lệch tỷ giá

- Đối với vàng, bạc, kim khí quí, đá quí ngoài việc theo dõi về mặt giá trị còn phải đợc quản lý về mặt số lợng, chất lợng, qui cách theo đơn vị đo lờng thống nhất của Nhà nớc Việt Nam Các loại ngoại tệ phải đợc quản lý theo từng nguyên

tệ

4.1.4 Tài khoản sử dụng

* Tài khoản 111 : Tiền mặt

Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ

tiền mặt của đơn vị, bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ và các chứng chỉ có giá Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 giá trị tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc , đá quý, kim khí quí thực tế nhập quĩ

Nội dung kết cấu

Bên Nợ : Các khoản tiền mặt tăng do :

- Nhập quĩ tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quí, đá quí và các chứng chỉ có gía

- Số thừa quĩ phát hiện khi kiểm kê

- Giá trị ngoại tệ tăng do đánh giá lại ngoại tệ

Bên Có : Các khoản tiền mặt giảm do

- Xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quí, đá quí và các chứng chỉ có gía

- Thiếu hụt quĩ do kiểm kê

- Giá trị ngoại tệ giảm do đánh giá lại ngoại tệ

Số d bên Nợ : Các khoản tiền mặt, kim khí quí, đá quí và các chứng chỉ có gía còn lại cuối kỳ

Tài khoản này có 4 tài khoản cấp II

+ Tài khoản 1111 : Tiền Việt Nam

+ Tài khoản 1112 : Ngoại tệ

+ Tài khoản 1113 : Vàng, bạc, đá quí

+ Tài khoản 1114 : Chứng chỉ có giá

* Tài khoản 007 : Ngoại tệ các loại

Công dụng : Tài khoản này phản ánh tình hình thu, chi và số còn lại theo

nguyên tệ của các loại nguyên tệ ở đơn vị

Nội dung kết cấu

Bên Nợ : Số ngoại tệ thu vào

Bên Có : Số ngoại tệ xuất ra

D Nợ : Số ngoại tệ còn lại

* Tài khoản 112 : Tiền gửi ngân hàng

- Tài khoản này có 3 tài khoản cấp II

+ Tài khoản 1121 : Tiền Việt Nam

+ Tài khoản 1122 : Ngoại tệ

+ Tài khoản 1123 : Vàng, bạc, đá quí

4.1.5 Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

1 Rút tiền gửi ngân hàng, kho bạc về nhập quĩ tiền mặt

- Sæ chi tiÕt : + Sæ quÜ tiÒn mÆt, tiÒn göi

+ Sæ theo dâi tiÒn mÆt , TGBK, ng©n hµng b»ng ngo¹i tÖ

- Sæ tæng hîp : + NhËt ký- sæ c¸i

+ NhËt ký chung

+ Chứng từ ghi sổ 4.2 Kế toán vật t , TSCĐ

Vật t

4.2.1 Khái niệm : Vật liệu, dụng cụ là một bộ phận của đối tợng lao động

mà đơn vị sử dụng để phục vụ cho hoạt động của đơn vị ở đơn vị hành chính sự nghiệp VLDC là một yếu tố vật chất cần thiết phục vụ cho các hoạt động hành chính sự nghiệp theo chức năng, nhiệm vụ đợc giao

4.2.2 Nội dung

- NVL dùng cho công tác chuyên môn của đơn vị HCSN :

+ Các loại thuốc dùng khám, chữa bệnh, giấy, bút, mực, in, ấn dùng cho văn phòng

+ Đối với đơn vị có tiến hành sản xuất :

• Nhiên liệu : Than, củi, xăng, dầu

• Phụ tùng thay thế

• Dụng cụ : ấm, chén, máy tính cá nhân

4.2.3 Nguyên tắc

- Phải chấp hành đầy đủ các qui định nhập, xuất kho VLDC

- Chỉ hạch toán vào tài khoản 152 giá trị thực tế của VLDC xuất, nhập kho

- ở kho : Thủ kho mở sổ kho để theo dõi số lợng nhập, xuất, tồn của từng loại VLDC

- ở phòng kế toán : Kế toán phải mở sổ chi tiết VLDC để ghi chép cả về

số lợng của từng loại VLDC nhập, xuất, tồn

- Hạch toán VLDC phải ghi theo giá thực tế

` + Giá thực tế nhập kho

• Giá thực tế mua ngoài nhập kho = giá ghi trên hoá đơn + VAT

• Giá thực tế vật liệu tự chế nhập khẩu là toàn bộ chi phí thực tế hợp lý để bỏ

ra sản xuất VLDC đó

• Giá thực tế VLDC thu hồi là giá do hội đồng đánh giá tài sản của đơn vị xác

định trên cơ sở giá trị hiện còn của VLDC đó

+ Giá thực tế xuất kho

• Giá thực tế đích danh

• Giá thực tế nhập trớc xuất trớc

• Giá thực tế nhập sau xuất trớc

• Giá thực tế bình quân gia quyền

4.2.4 Tài khoản sử dụng

* Tài khoản 152 – vật liệu ,dụng cụ

Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình

biến động giá trị các loại vật liệu, dụng cụ trong kho của đơn vị HCSN

Nội dung kết cấu

Bên Nợ : - Trị giá thực tế vật liệu, dụng cụ nhập kho

- Trị giá vật liệu , dụng cụ thừa khi kiểm kêBên Có : - Trị giá thực tế vật liệu, dụng cụ xuất kho

- Trị giá thực tế vật liệu, dụng cụ thiếu khi kiểm kê

D Nợ : Trị giá thực tế vật liệu, dụng cụ còn trong đơn vị

- Tài khoản này có hai tài khoản cấp II : 1521- Vật liệu

1526 – Dụng cụ

* Tài khoản 005 : Dụng cụ lâu bền đang sử dụng

Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị của các loại dụng cụ

lâu bền đang sử dụng tại đơn vị Đây là những dụng cụ có giá trị tơng đối lớn có thời gian sử dụng lâu dài, yêu cầu phải đợc quản lý chặt chẽ từ khi xuất dùng cho

đến khi báo hỏng Dụng cụ lâu bền đang sử dụng phải đợc kế toán chi tiết cho từng loại, theo từng nơi sử dụng và theo từng nguời chịu trách nhiệm vật chất Trong từng dụng cụ lâu bền đang sử dụng phải kế toán chi tiết theo các chỉ tiêu số lợng, đơn giá và thành tiền

Nội dung và kết cấu

Bên Nợ : Giá trị dụng cụ lâu bền xuất ra để sử dụng

Bên Có : Giá trị dụng cụ lâu bền giảm giá do báo hỏng, mất và các nguyên nhân khác

D Nợ : Giá trị dụng cụ lâu bền đang sử dụng tại đơn vị

4.2.5 Các nghiệp vụ kinh tế

1 Nhập kho vật liệu, dụng cụ mua ngoài :

a, Trờng hợp mua vật liệu, dụng cụ sử dụng cho hoạt động sự nghiệp,dự án

đề tài

Nợ TK 152

Nợ TK 661, 662 ( dùng ngay cho dự án, đề tài )

Có TK 111, 112, 331, 312

b, Trờng hợp mua vật liệu dùng ngay cho hoạt động sản xuất kinh doanh

- Đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế

Khi nhận đợc giấy báo hỏng, mất ghi Có TK 005

6 Khi cấp kinh phí cho đơn vị cấp dới bằng vật liệu, dụng cụ

- Đối với đơn vị cấp trên

Khi nhận giấy báo hỏng mất ghi Có TK 005

9 Xuất kho dụng cụ cho vay cho mợn

Nợ TK 311

Có TK 15210.Vật liệu dụng cụ phát hiện thiếu khi kiểm kê cha xác định rõ nguyên nhân

- Phản ánh giá trị vật liệu thiếu khi kiểm kê

- Đối với vật t hàng hoá còn sử dụng đợc

+ Trong năm khi xuất vật t, hàng hoá không sử dụng đợc

Nợ TK 337

Có TK 152+ Cuối năm kế toán tiến hành lập báo cáo phân tích riêng phần vật t hàng hoá tồn kho năm trớc chuyển sang sử dụng trong năm

- Đối với vật t không sử dụng đợc

+ Khi xuất kho vật t hàng hoá thanh lý nhợng bán

Nợ TK 337

Có TK 152

4.2.6 Sổ kế toán liên quan : Sổ kho

Sổ chi tiếtVLDCBảng tổng hợp chi tiết VLDC

Sổ kế toán tổng hợp : Nhật ký – sổ cái

Nhật ký chungChứng từ ghi sổ

o Tài sản cố định

4.2.1.1 Khái niệm : Tài sản cố định là những TLLĐ và tài sản khác có giá trị

lớn và thời gian sử dụng lâu dài Những TLLĐ và tài sản khác đợc xếp là TSCĐ

có đủ tiêu chuẩn

- Có gía trị từ 5.000.000 trở lên

- Thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên

4.2.1.2 Nội dung

- TSCĐ gồm hai loại : TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình

+ TSCĐ hữu hình gồm : Nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải truyền dẫn, phơng tiện quản lý, TSCĐ khác

+ Theo dõi chi tiết từng đối tợng ghi TSCĐ theo từng loại TSCĐ và địa

điểm bảo quản, quản lý và sử dụng TSCĐ

4.2.1.4 Tài khoản sử dụng

* Tài khoản 211- Tài sản cố định hữu hình

Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có,tình hình

biến động các loại TSCĐHH của đơn vị theo nguyên giá

Nội dung kết cấu

Bên Nợ :- Nguyên giá TSCĐHH tăng do mua sắm, do hoàn thành XDCB bàn giao đa vào sử dụng, do đợc cấp phát, do đợc biếu tặng,viện trợ

- Điều chỉnh tăng nguyên TSCĐ do xây lắp, trang thiết bị thêm hoặc do cải tạo, nâng cấp

- Các trờng hợp khác làm tăng nguyên giá TSCĐ

Bên Có : - Nguyên giá TSCĐHH giảm do điều chuyển cho đơn vị khác,

do nhợng bán, thanh lý hoặc do những lý do khác

- Nguyên giá TSCĐHH giảm do tháo dỡ bớt một số bộ phận

- Các trờng hợp khác làm giảm nguyên giá của TSCĐ

D Nợ : Nguyên giá TSCĐ hiện có ở đơn vị

* Tài khoản 213 – Tài sản cố định vô hình

Bên Nợ :- Nguyên giá TSCĐVH tăng

Bên Có :- Nguyên giá TSCĐVH giảm

D Nợ : - Nguyên giá TSCĐVH hiện có

* Tài khoản 001- Tài sản thuê ngoài

Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh gía trị của tất cả các loại

tài sản mà đơn vụ đi thuê của tập thể, cá nhân ở bên ngoài để sử dụng Giá trị tài sản đi thuê phản ánh vào tài khoản này lầ giá trị tài sẩn đợc hai bên thống nhất trong hợp đồng thuê tài sản

Nội dung kết cấu

Bên Nợ : Giá trị tài sản thuê ngoài tăng khi thuê

Bên Có : Giá trị tài sản thuê ngoài giảm khi trả

D Nợ : Giá trị tài sản thuê ngoài hiện có

4.2.1.5 Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

- Đối với TSCĐ hữu hình

Khi lắp đặt vận hành thử xong bàn giao đa vào sử dụng

Nợ TK 211

Có TK241Các trờng hợp trên đều phải đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí hình thành TSCĐ và chi hoạt động

Đồng thời căn cứ vào nguồn kinh phí dùng để mua sắm TSCĐ

- Nếu mua bằng nguồn kinh phí hoạt động

- Nếu giá trị khối lợng XDCB hoàn thành liên quan đến số kinh phí sự nghiệp cấp cho công tác XDCB đã quyết toán vào kinh phí năm trớc

a, Trờng hợp bán hoặc thanh lý TSCĐ

Căn cứ vào thủ tục thanh lý nhợng bán kế toán ghi :

- Nếu TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp

Cã TK 152, 111, 112

- KÕt chuyÓn chi phÝ b¸n, thanh lý TSC§

Nî TK 511

Cã TK 631

- Chªnh lÖch thu chi do nhîng b¸n, thanh lý TSC§

• NÕu chªnh lÖch thu lín h¬n chi

Nợ TK 411

Có TK 211

b, TSCĐ phát hiện thừa, thiếu khi kiểm kê

- Đối với TSCĐ thừa cha phát hiện đợc nguyên nhân, Nhà nớc cha có quyết định xử lý

- Trờng hợp TSCĐ phát hiện thiếu cha rõ nguyên nhân

• Nếu TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp

Khi giảm ghi:

Nợ TK 466

Nợ TK 214

Có TK 211Phản ánh giá trị TSCĐ thiếu, mất phải thu hồi

Nợ TK 311

Có TK 511Khi có quyết định xử lý

* Nếu xoá bỏ thiệt hại

Nợ TK 334, 411

Có TK 311

Đối với TSCĐ vô hình : Tơng tự nh TSCĐ vô hình

4.2.1.6 Sổ kế toán liên quan

- Sổ kế toán chi tiết : Biên bản giao nhận TSCĐ

Biên bản thanh lý TSCĐ

Biên bản đánh giá TSCĐ

- Sổ kế toán tổng hợp : Nhật ký – sổ cái

Nhật ký chung Chứng từ ghi sổ

Hàng năm, trên cơ sở số hao mòn tăng và số hao mòn giảm phát sinh trong năm ,

đơn vị tính tổng số hao mòn trong năm đó

Tài khoản sử dụng :

* Tài khoản 214- Hao mòn TSCĐ

Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐ

trong quá trình sử dụng và nguyên nhân khác làm tăng, giảm giá trị hao mòn TSCĐ

Kết cấu nội dung

Bên Nợ :

- Ghi giảm giá trị hao mòn TSCĐ trong các trờng hợp giảm TSCĐ

- Ghi giảm giá trị hao mòn TSCĐ khi đánh giá lại TSCĐ theo quyết định của Nhà nớc

Bên Có :

- Ghi tăng giá trị hao mòn TSCĐ trong quá trình sử dụng

- Ghi tăng giá trị hao mòn TSCĐ khi đánh giá lại theo quyết định của Nhà nớc

D Có : Giá trị hao mòn của TSCĐ hiện có

Định khoản một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

1 Tháng 12 hàng năm, đơn vị tính và phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐ hiện có dùng vào hoạt động hành chính sự nghiệp của đơn vị, ghi :

a, Trờng hợp TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp

vị thời gian của TSCĐ đó Khấu hao TSCĐ đợc hạch toán vào chi phí SXKD hoặc chi hoạt động sự nghiệp có thu trong kỳ

2 Khi phát sinh giảm giá trị hao mòn TSCĐ do chuyển giao, thanh lý, bán

Nợ TK 214

4.3 KÕ to¸n thanh tãan

4.3.1 Néi dung

- Các khoản phải thu

- Tạm ứng

- Các khoản phải trả

- Các khoản phải nộp theo lơng

- Các khoản phải nộp cho Nhà nớc

- Phải trả viên chức

- Kinh phí cấp cho cấp dới

- Thanh toán nội bộ

th Những khách nợ, chủ nợ và các đơn vị có quan hệ giao dịch, thanh toán thờng xuyên hoặc có số d bên Nợ lớn, kế toán cần phải lập bản kê nợ đối chiếu các khoản trả, xác nhận nợ và có kế hoạch thu hồi hoặc trả nợ kịp thời, tránh tình trạng khê đọng làm tổn thất kinh phí của Nhà nớc

- Trờng hợp trong cùng một đơn vị vừa có quan hệ phải thu, vừa có quan hệ phải trả, sau khi hai bên đối chiếu xác nhận nợ có thể lập chứng từ để thanh toán

bù trừ

- Các khoản phải thu và các khoản nợ phải trả bằng vàng, bạc, kim khí quý ,

đá quí phải đợc kế toán chi tiết cho từng khách nợ và chủ nợ theo cả hai chỉ tiêu số lợng và giá trị

o Kế toán các khoản phải thu

Tài khoản sử dụng :

* Tài khoản 311- Các khoản phải thu

Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải thu và tình

hình thanh toán các khoản phải thu của đơn vị với khách hàng, với các đơn vị và cá nhân trong và ngoài đơn vị

Nội dung kết cấu

Bên Nợ :- Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm hàng hoá đã giao, lao vụ đã cung cấp, dịch vụ đã thực hiện đợc xác định là tiêu thụ

- Số tiền phải thu về bồi thờng vật chất do cá nhân, tập thể nh làm mất, h hỏng vật t, hàng hoá thiếu hụt quĩ đã có quyết định xử lý bồi thờng

- Số tiền phải thu về cho vay, cho mợn vật t, tiền vốn có tính chất tạm thời

- Giá trị tài sản thiếu hụt chờ xử lý

- Các khoản phải thu khác

Bên Có :- Số tiền khách hàng đã trả nợ, thanh toán

- Số tiền ứng, trả trớc của khách hàng

- Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các tài sản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý

- Số tiền đã thu đợc thuộc các khoản thu khác

D Nợ: Các khoản nợ còn phải thu

4.3.3 Định khoản một số nghiệp vụ chủ yếu

1 Doanh thu các khối lợng sản phẩm, hàng hoá xuất bán, lao vụ dịch vụ đã xác định là tiêu thụ nhng cha thu đợc tiền:

a) Đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, ghi:

2 Trờng hợp vật t, hàng hoá và tiền mặt tồn quĩ phát hiện thiếu khi kiểm

kê cha xác định nguyên nhân chờ xử lý

Nợ TK 311

- Khi xác định doanh thu bán hàng:

+ Đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, ghi:

Nợ TK 311

Có TK 511

Có TK 333+ Đối với đơn vị tính thuế GTGTtheo phơng pháp trực tiếp, ghi:

9 Cuối niên độ kế toán, sau khi xác nhận nợ tiến hành lập chứng từ bù trừ giữa nợ phải thu và nợ phải trả của cùng một đối tợng, ghi:

Nợ TK 311

Có TK 311

10 Các khoản nợ phải thu vì lý do nào đó kkhông đòi đợc hoặc khó đòi,

đ-ợc duyệt cho quyết toán vào chi hoạt động hoặc chi dự án, ghi:

Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tạm ứng và tình

hình thanh toán tạm ứng của công chức, viên chức trong nội bộ đơn vị về các khoản tạm ứng công tác phí, mua vật t, chi hoạt động, nhận bán ấn chỉ,

Kết cấu và nội dung:

Bên Nợ: Các khoản tiền, Vật t tạm ứng

Bên Có:- Các khoản tạm ứng đã đợc thanh toán

- Sè t¹m øng dïng kh«ng hÕt nhËp l¹i quü hoÆc trõ vµo l¬ng.

Sè dù bªn Nî: Sè tiÒn t¹m øng cha thanh to¸n

§Þnh kho¶n kÕ to¸n mét sè nhiÖm vô kinh tÕ ph¸t sinh chñ yÕu:

1 XuÊt tiÒn, vËt t cho c¸n bé c«ng chøc, c¸n bé, ghi:

* KÕ to¸n kinh phÝ cÊp cho cÊp díi

Tµi kho¶n sö dông:

Tµi kho¶n 341- Kinh phÝ cÊp cho cÊp díi

Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh số kinh phí đã cấp cho cấp

hoặc đã chuyển trực tiếp cho cấp dới bằng tiền, bằng hiện vật và tình hình thanh quyết toán số kinh phí đó

Nội dung kết cấu

Bên Nợ : Số kinh phí đã cấp đã chuyển cho cấp dới

Bên Có : Số kinh phí chi ở đơn vị cấp dới đã đợc duyệt y

D Nợ : Số kinh phí đã cấp cho đơn vị cấp dới nhng cha quyết toán

Định khoản một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

1 Khi đơn vị cấp trên chuyển kinh phí bằng tiền cho đơn vị cấp dới

3 Khi cấp trên phân phối HMKP cho cấp dới kế toán cấp trên ghi Có TK

008 Đơn vị cấp dới nhận đợc HMKP do cấp trên phân phối ghi Nợ TK008

4 Khi báo cáo quyết toán kinh phí đã sử dụng do đơn vị cấp dới gửi lên

đ-ợc duyệt y, số chi kinh phí của đơn vị cấp dới tổng hợp chung vào số chi của đơn

8 Đơn vị cấp dới báo cáo quyết toán công trình hoàn thành đã đợc thẩm

định và duyệt y lên cho cấp trên

- Sổ theo dõi kinh phí cấp cho cấp dới

- Sổ theo dõi tổng hợp kinh phí cấp cho cấp dơí

- Sổ tổng hợp sử dụng kinh phí cho các đơn vị cấp dới

o Kế toán các khoản phải thu , phải trả nội bộ

Tài khoản sử dụng

- Tài khoản 342 – Thanh toán nội bộ

Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản thu hộ, chi hộ và

các khoản thanh toán vãng lai khác không mang tính chất cấp phát kinh phí giữa các đơn vị nội bộ

Nội dung kết cấu

Bên Nợ : - Các khoản đã chi, trả hộ đơn vị khác

- Số phải thu đơn vị cấp trên về các khoản đợc cấp trên thông báo

- Thanh toán các khoản đã đợc đơn vị khác chi hộ

- Chuyển trả số tiền đơn vị khác đã chi hộ

- Số đã cấp cho đơn vị cấp dới hoặc đã nộp cho cấp trên

- Số phải thu các khoản thanh toán vãng lai khác

Bên Có Số tiền đã thu về các khoản phải thu trong nội bộ

- Số tiền nhận đợc từ cấp trên cấp xuống hoặc từ cấp dới nộp lên

- Số tiền phải nộp cấp trên

- Số tiền phải cấp cho đơn vị cấp dới

- Số tiền phải trả cho các đơn vị khác trong nội bộ về các khoản đã đợc đơn

vị khác chi hộ và các khoản thu hộ đơn vị khác

D Nợ : Số tiền còn phải thu ở đơn vị nội bộ

D Có : Số tiền còn phải trả ,phải nộp, phải cấp ở các đơn vị trong nội bộ

Định khoản một số nghiệp vụ chủ yếu

1 Khi chi trả hộ cho các đơn vị nội bộ hoặc chuyển trả số đã thu hộ

ới

* Đối với đơn vị cấp trên

+ Khi có quyết định phân phối

Nợ TK 431

Có TK 342+ Khi chuyển tiền cho đơn vị cấp dới

Nợ TK 342

Có TK 111, 112, 152

* Đối với đơn vị cấp dới:

+ Khi nhận đợc quyết định phân phối quỹ, ghi:

Nợ TK 342

Có TK 431+ Khi nhận đợc tiền của cơ quan cấp trên cấp xuống, ghi: