Phát triển hệ thống thông tin quản lý và hệ thống thông tin kế toán bán hàng
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM BRAVO VÀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRIỆU NGUYÊN 1.1 Công ty cổ phần phần mềm Bravo 1.1.1 Những nét cơ bản về công ty 1.1.1.1 Giới thiệu chung Công ty Cổ phần phần mềm kế toán BRAVO được thành lập theo giấy phép số 4667/GP-UB ngày 07 tháng 10 năm 1999 của UBND thành phố Hà Nội. Được sở Kế hoạch - Đầu tư Hà Nội cấp giấy chứng nhận kinh doanh số: 056682 ngày 18 tháng 10 năm 1999 và Cục thuế Tp. Hà Nội cấp mã số đăng ký thuế: 0100947771 ngày 05 tháng 11 năm 1999. Tên công ty: Công ty cổ phần phần mềm Bravo. Tên tiếng Anh: Bravo Software Join Stock Company. Giấy phép thành lập: Số 4667/GP_UB ngày 07/10/1999 của UBND Hà Nội. Giấy chứng nhận ĐKKD: Số 056682 ngày 18/10/1999 của sở KH & ĐT Hà Nội. Lĩnh vực hoạt động: Sản xuất phần mềm máy tính (chủ yếu là phần mềm kế toán). Tài khoản: Số 0011000413245 tại Sở giao dịch Ngân hàng ngoại thương Việt Nam. Mã số thuế: Số 0100947771 tại Cục thuế Hà Nội. Giám đốc công ty: Ông Đào Mạnh Hùng. Địa chỉ: Trụ sở chính tại 48 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội. Điện thoại: 04.776 2472 (7 lines). Fax: 04.7760 2470. 1 Email: bravosoft@vnn.vn. Website: www.bravo.com.vn Chi nhánh công ty: Văn phòng đại diện công ty tại Đà Nẵng. Đại diện: Ông Nguyễn Đức Sơn. Địa chỉ: Số 480-482 Trưng Nữ Vương, Hải Châu, Đà Nẵng. Điện thoại: 0511.633 733 (04 lines). Fax: 0511.633 734. Email: bravo@dng.vnn.vn Chi nhánh công ty: Văn phòng đại diện công ty tại Thành phố Hồ Chí Minh. Đại diện: Ông Tôn Minh Thiên. Địa chỉ: Số 97 Nguyễn Công Trứ, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh. Điện thoại: 08.914 2636 (06 lines). Fax: 08.914 3870. Email: bravo@hcm.fpt.vn 1.1.1.2 Chức năng và mục tiêu của công ty Công ty chuyên sâu trong việc phát triển phần mềm kế toán và phần mềm quản trị tài chính. Với những kinh nghiệm thực tế giúp công ty hiểu một cách sâu sắc những yêu cầu quản lý của các đơn vị và đây cũng là nền tảng để công ty phát triển phần mềm kế toán Bravo với những đặc điểm và chức năng đáp ứng những yêu cầu ngày càng cao về kế toán và chức năng quản trị . Phần mềm Bravo được thiết kế theo tư tưởng “Hệ thống mở”, cho phép dễ dàng bổ sung và hiệu chỉnh chương trình theo yêu cầu của người sử dụng. Trải 2 qua một quá trình phát triển lâu dài từ những phiên bản phần mềm kế toán đầu tiên BRAVO 3.0, 4.0, 5.0, 6.0 và hiện nay là BRAVO 6.3, nó được xem là phần mềm dễ sử dụng nhất, đáp ứng được các đòi hỏi khắt khe của thực tế và mang tính quản trị cao. Điều này cũng xuất phát từ chính nục tiêu phát triển của Công ty: “Trở thành nhà cung cấp phần mềm số 1 trong lĩnh vực phần mềm kế toán quản trị” 1.1.1.3 Quan điểm của Bravo Khách hàng là người đánh giá trung thực và khách quan nhất về các sản phẩm phần mềm nói chung do vậy việc thỏa mãn một cách tốt nhất các nhu cầu về phần mềm để phục vụ sản xuất kinh doanh của họ là tiêu thức được đặt ra hàng đầu với công ty. Một phần mềm tốt không những phải đáp ứng được yêu cầu của khách hàng mà còn phải là một sản phẩm tuân thủ các qui định chung của chế độ, ứng dụng tốt trong thực tế, có nhiều tiện ích, thao tác dễ dàng, giao diện thân thiện . làm cho khách hàng gắn bó như là bạn đường trong quá trình công tác. Mỗi thành viên trong công ty BRAVO là một nhân tố mắt xích tạo nên sức mạnh và thành công của công ty. Do vậy chúng tôi luôn mong muốn tập hợp được những thành viên (mắt xích) có tinh thần làm việc tập thể, có sức sáng tạo cao, có tinh thần trách nhiệm với công việc. Để tạo được niềm tin và lòng hăng say trong công việc của các thành viên trong công ty, ngoài các giá trị tinh thần đích thực chúng tôi còn không ngừng phấn đấu nâng cao đời sống vật chất của các thành viên trong công ty. Các mục tiêu cụ thể đó được thể hiện rõ nét trong các qui định, qui chế và các chính sách định hướng về nhân sự của công ty. 1.1.1.4 Cam kết chất lượng của BRAVO Việc cung cấp các phầm mềm và dịch vụ hoàn hảo nhất cho khách hàng còn được thể hiện rõ qua quyết tâm của từng bộ phận và các thành viên trong công ty cũng như các cam kết chung của công ty đối với khách hàng đó là: 3 Mỗi thành viên của công ty phải đứng về phía khách hàng, coi lợi ích của khách hàng chính là lợi ích của công ty. Luôn cung cấp cho khách hàng những phần mềm và dịch vụ có chất lượng cao đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Luôn xây dựng và cải tiến chất lượng song song với việc áp dụng công nghệ mới vào phần mềm nhằm đáp ứng nhu cầu khách hang 1.1.1.5 Khách hàng Từ khi thành lập đến nay (9 năm) công ty không ngừng lớn mạnh và phát triển. Hiện nay công ty đã có hơn 500 khách hàng sử dụng phần mềm kế toán BRAVO trên cả nước, bao gồm các doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp đầu tư mới. Các khách hang đang sử dụng phần mềm BRAVO đều hài long về chất lượng sản phẩm và các dịch vụ mà công ty cung cấp. Dưới đây là một số khách hàng tiêu biểu của công ty Một số công ty có vốn đầu tư nước ngoài: * Công ty Liên doanh sứ vệ sinh Inax Giảng Võ. * Công ty TNHH Nichas Nhật Bản. * Công ty Urai Phanic Việt Nam. * Công ty Liên doanh Hisong VINA. * Công ty Fusheng Industrial. Co.Ltd … Một số công ty trong nước: * Công ty gang thép Thái Nguyên. * Công ty thực phẩm và đầu tư công nghệ miền Trung Focosev. * Công ty công nghiệp thực phẩm miền Trung Fodinco. * Công ty nhựa thiếu niên Tiền Phong - Hải Phòng. * Công ty kiểm toán VNVACO. …. 4 1.1.1.6 Cơ cấu tổ chức của công ty Hệ thống quản lý chất lượng Ý thức được tầm quan trọng của chất lượng dịch vụ nhất là trong lĩnh vực công nghệthông tin do vậy công ty đã triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 và đã áp dụng thành công hệ thống này từ tháng 10 năm 2004 đến nay. Với hệ thống quản lý này, công ty đã chuẩn hóa tất cả các quy trình làm việc trong các phòng ban của công ty. Công ty cam kết sẽ mang đến cho khách hàng những sản phẩm dịch vụ và các giải pháp hoàn chỉnh cho hệ thống kế toán cũng như là công tác quản trị tài chính. Công ty thực hiện: * Nhận biết quá trình cần thiết trong hệ thống quản lý chất lượng và áp dụng chúng trong toàn bộ công ty. * Xác định trình tự và sự tương tác của các quá trình này. * Xác định chuẩn mực và phương pháp cần thiết để đảm bảo việc tác nghiệp và kiểm soát các quá trình có hiệu lực. * Đảm bảo sự sẵn sang các nguồn lực và thông tin cần thiết để hỗ trợ hoạt động tác nghiệp và theo dõi các quá trình. * Đo lường theo dõi và phân tích các quá trình. * Thực hiện các hoạt động cần thiết để đạt được kết quả dự định và cải tiến liên tục các quá trình này. Khi chọn nguồn lực bên ngoài cho quy trình nào đó ảnh hưởng đến sự phát triển sản phẩm đối với các yêu cầu thì công ty đảm bảo kiểm soát tốt những quy trình đó. Tổ chức bộ máy của công ty Hiện nay Công ty có hơn 80 nhân viên, làm việc tại 03 văn phòng gồm Hà Nội, Đà Nẵng và TP Hồ Chí Minh. Đây đều là những nhân viên chuyên nghiệp, năng động, sáng tạo, đã được đào tạo có bài bản, hiểu sâu về kế toán tài chính và có kinh nghiệm triển khai, lập trình tốt. 5 Trong quá trình phát triển Công ty luôn ý thức được rằng con người là yếu tố quan trọng nhất để đi đến thành công. Chính vì vậy Công ty chúng tôi luôn có các khóa đào tạo cho nhân viên về nghiệp vụ, công nghệ, kỹ năng làm việc. Ngoài ra, Công ty còn cử cán bộ tham gia các khóa đào tạo của Ngân hàng Thế giới, các khóa cập nhật văn bản pháp luật Bộ Tài Chính, các khóa tập huấn về các chuẩn mực kế toán mới của Việt Nam. Sơ đồ tổ chức Hội đồng quản trị Ban giám đốc Trụ sở Hà Nội Trưởng chi nhánh Chi nhánh Đà Nẵng Chi nhánh TP HCMPhòng kinh doanh Phòng phát triển Phòng triển khai Phòng Test sản phẩm Phòng bảo hành Phòng kinh doanh Phòng Test sản phẩm Phòng bảo hành Phòng kinh doanh Phòng triển khaiPhòng triển khai Phòng Test sản phẩm Phòng bảo hành Phòng kế toán Phòng HC - NS 6 Tình hình nhân sự Hiện nay đội ngũ nhân lực của Bravo có 93 người (62 nhân viên kỹ thuật), trong đó 1/3 số nhân viên đã có kinh nghiệm làm việc trên 6 năm về lĩnh vực, 1/3 có ít nhất 4 năm kinh nghiệm, số còn lại đều có ít nhất 1 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực. Đây là đội ngũ nhân viên có nhiều kinh nghiệm trong việc chuyển giao, thiết kế, sửa đổi chương trình phần mềm theo những yêu cầu thực tiễn của khách hàng. Những nhân viên này đều là các kỹ sư tin học đã tốt nghiệp đại học (loại khá trở lên) chuyên nghành về tin học kinh tế vừa hiểu biết sâu về kế toán, tài chính, vừa có khả năng lập trình tốt. Phòng ban Bộ phận Chức năng, nhiệm vụ Giám đốc Điều hành chung toàn công ty Phó giám đốc Điều hành chung các hoạt động phòng kinh doanh miền Bắc Trưởng CN Đà Nẵng Điều hành chung hoạt động của CN Đà Nẵng Trưởng CN Tp HCM Điều hành chung hoạt động của CN Tp HCM Trụ sở Miền Bắc (41 người) TT Phòng ban Số lượng Chức năng, nhiệm vụ 1 Phòng kinh doanh 06 người Phát triển thị trường tại miền Bắc 2 Phòng phát triển 04 người Nghiên cứu và phát triển sản phẩm 3 Phòng triển khai 22 người Triển khai dự án trên địa bàn các tỉnh miền Bắc 4 Phòng bảo hành 06 người Phụ trách bảo hành sản phẩm các tỉnh miền Bắc 5 Phòng kế toán 02 người Phụ trách hệ thống kế toán tài chính 6 Phòng HC – NS 01 người Quản lý hành chính nhân sự toàn công ty Chi nhánh công ty tại Đà Nẵng (18 người) TT Phòng ban Số lượng Chức năng, nhiệm vụ 1 Phòng kinh doanh 03 người Phát triển thị trường tại miền Trung 7 2 Phòng triển khai 10 người Triển khai dự án trên địa bàn các tỉnh miền Trung 3 Phòng bảo hành 03 người Phụ trách bảo hành sản phẩm các tỉnh miền Trung 4 Phòng kế toán 01 người Quản lý thống kê toán tài chính và báo cáo lên Công ty 5 Phòng HC - NS 01 người Quản lý hành chính nhân sự Chi nhánh Chi nhánh công ty tại TP Hồ Chí Minh (34 người). TT Phòng ban Số lượng Chức năng, nhiệm vụ 1 Phòng kinh doanh 05 người Phát triển thị trường tại miền Nam 2 Phòng phát triển 03 người Nghiên cứu và phát triển sản phẩm 3 Phòng triển khai 20 người Triển khai dự án trên địa bàn các tỉnh miền Nam 4 Phòng bảo hành 04 người Phụ trách bảo hành sản phẩm các tỉnh miền Nam 5 Phòng kế toán 01 người Phụ trách hệ thống kế toán tài chính 6 Phòng HC – NS 01 người Quản lý hành chính nhân sự toàn Chi nhánh 1.1.2 Sản phẩm và dịch vụ 1.1.2.1 Sản phẩm BRAVO là một hệ thống các sản phẩm được thiết kế theo tư tưởng hệ thống mở “sẵn sàng mở rộng và update cho tương lai”. Với các sản phẩm phần mềm của BRAVO, tính mềm dẻo, linh hoạt không chỉ thể hiện rõ bằng việc dễ dàng hiệu chỉnh phần mềm để đáp ứng nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp mà còn sẵn sàng cho các yêu cầu của sự phát triển trong tương lai và những biến động khách quan của chính sách, chế độ kế toán tài chính của nhà nước. Hệ thống chương trình được thiết kế mở còn có mục đích dễ dàng bổ sung, hiệu chỉnh các chức năng cho phù hợp với yêu cầu đa dạng của thực tế. 8 “Những doanh nghiệp tiên tiến không còn hài lòng với các phần mềm kế toán và vật tư riêng lẻ nữa, họ mong muốn có các giải pháp quản trị tài chính toàn diện”. Sản phẩm: Phần mềm Quản trị - Tài chính - Kế toán (BRAVO) Với hệ thống quản trị tài chính, công ty BRAVO đã sáng tạo ra sản phẩm “Phần mềm quản trị tài chính BRAVO”. Phần mềm BRAVO là phần mềm kế toán, quản trị được thiết kế và viết theo quy định của Bộ Tài chính cùng với các chuẩn mực kế toán. Với phần mềm BRAVO thì người sử dụng chỉ cần cập nhật các số liệu đầu vào còn chương trình sẽ tự động tính toán và lên các sổ sách, báo cáo theo yêu cầu. Chức năng của chương trình là theo dõi các chứng từ đầu vào (Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Hoá đơn bán hàng, Phiếu thanh toán, .). Dựa trên các chứng từ đó chương trình sẽ lên các báo cáo về Quản trị - Tài chính - Kế toán. Phần mềm kế toán Bravo đã được đăng ký, chứng nhận: • Giấy chứng nhận bản quyền tác giả số 321/2001/QTG do Cục bản quyền tác giả - Bộ Văn hóa thông tin cấp ngày 24/10/2001 về phần mềm kế toán BRAVO. • Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu hang hóa số 53916 theo quyết định số A1794/QĐ – ĐK ngày 28/04/2004 của Cục sở hữu công nghệ và môi trường về việc bảo hộ nhãn hiệu hang hóa: Phần mềm kế toán BRAVO. 1.1.2.1.1 Những đặc điểm nổi bật của Phần mềm Quản trị - Tài chính - Kế toán (BRAVO) Công nghệ tiên tiến : hệ thống chương trình được thiết kế và xây dựng dựa trên công nghệ tiên tiến về lập trình xây dựng và cơ sở dữ liệu bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau: Cơ sở dữ liệu SQL Server 2000 được sử dụng cùng với hệ thống được thiết kế theo mô hình 3 lớp cho phép làm việc tốt với khối lượng dữ liệu lớn (500Mb trở lên). 9 Chất lượng ISO 9001 : 2000: Lập trình theo các quy trình kiểm soát chất lượng chặt chẽ và toàn diện làm cho BRAVO là sản phẩm ổn định và có độ tin cậy cao. Có quy trình để khách hang có thể kiểm soát chất lượng đào tạo, sử dụng phần mềm. là sản phẩm của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2000. Phần mềm kế toán sản xuất: tính giá thành chi tiết cho từng sản phẩm, từng nhóm sản phẩm theo nhiều phương pháp tính giá thành khác nhau. Phân tích giá thành theo khoản mục và yếu tố. Hỗ trợ quản lý vật tư với số lượng lớn. Chức năng Theo vết (Trace): cho phép truy cập từ báo cáo Tổng hợp (Bảng cân đối tài khoản) --> Chi tiết (Sổ chi tiết) --> Chứng từ nghiệp vụ phát sinh. Từ hóa đơn truy ngược lại các chứng từ thanh toán. Chất lượng chuyên nghiệp: Lập trình theo các quy trình kiểm soát chất lượng chặt chẽ và toàn diện làm cho BRAVO là sản phẩm ổn định và có độ tin cậy cao. Có quy trình để khách hàng có thể kiểm soát chất lượng đào tạo sử dụng phần mềm. Phần mềm kế toán quản trị: công cụ trợ giúp các nhà quản lý phân tích và đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời, hiệu quả. Quản lý đa cấp, nhiều chiều, xem xét thông tin trên nhiều giác độ để giúp nhà quản lý có được cái nhìn tổng thể. Tính toàn diện: tuân thủ các quy định về chế độ kế toán. Đầy đủ các phân hệ phù hợp với các phần hành kế toán trong doanh nghiệp. Chạy mạng đa người dùng, bảo mật và phân quyền chi tiết với từng người sử dụng đến từng chức năng, thao tác. Tính xác thực: Hệ thống phần mềm được thiết kế chi tiết các màn hình nhập liệu riêng, phù hợp với từng nghiệp vụ cụ thể, quản lý phân quyền và định nghĩa đến từng chứng từ, báo cáo linh động, mềm dẻo khai báo năm tài chính (không bắt buộc phải đầu từ ngày 1 tháng 1). 10 [...]... LUẬN PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 2.1 Phương pháp luận về phát triển hệ thống thong tin quản lý 2.1.1 Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thông thông tin Để có thể cạnh tranh được, các tổ chức doanh nghiệp đều phụ thuộc vào hệ thống thông tin của riêng mình Chính vì vậy để có thể tồn tại và phát triển thì hệ thống thông. .. Hệ thống thông tin tài chính - Hệ thống thông tin nhân lực - Hệ thống thông tin quản lý bán hàng - Hệ thống thông tin sản xuất - Hệ thống thông tin thị trường Các hệ thống thông tin chuyên chức năng này không độc lập với nhau về mặt vật lý mà thường chia sẻ với nhau các nguồn lực chủ yếu của hệ thống và tất cả chúng đều có mối quan hệ qua lại với hệ thống thông tin kế toán Các hệ thống thông tin chuyên... đầu vào cho hệ thống thông tin kế toán từ những dữ liệu này, hệ thống thông tin kế toán có nhiệm vụ biến đổi chúng thành thông tin ở dạng các báo cáo quản trị và báo cáo tài chính Ngược lại, hệ thống thông tin kế toán cũng cung cấp rất nhiếu thông tin đầu vào cho các hệ thống thông tin chuyên chức năng trên Nó cung cấp: - Báo cáo bán hang cho hệ thống thông tin thị trường - Báo cáo vật tư tồn kho và thông. .. doanh nghiệp, ví dụ thông tin 30 về sở thích của khách hàng, thông tin về sản phẩm của đối thủ cạnh tranh, thông tin về kỹ thuật sản xuất mới hoặc thông tin về thị trường lao động Như vậy, hệ thống thông tin kế toán cùng với các hệ thống thông tin chuyên chức năng khác tạo nên hệ thống thông tin hoàn chỉnh phục vụ quản trị doanh nghiệp Chúng giữ vai trò liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp,... tiêu đề ra Chủ thể quản lý - Chủ doanh nghiệp - Hội đồng quản trị - Ban giám đốc Thông tin từ môi trường Chính sách đầu tư, thuế Báo cáo quản trị Hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản lý Thu thập Lưu trữ Xử lý Truyền và nhận thông tin Dữ liệu nghiệp vụ kế toán Nguyên vật liệu, dịch vụ vào Quyết định quản trị Quyết định quản trị triển khai Đối tượng quản lý (Phân hệ tác nghiệp) Thông tin từ môi trường... quản lý mà nhu cầu thông tin của học phụ thuộc vào cấp quản lý hay chức năng nhiệm vụ của họ trong doanh nghiệp Hệ thống thông tin kế toán sẽ tóm tắt và lọc thông tin sao cho các nhà quản lý ở các cấp khác nhau nhận được đúng thông tin họ cần để hoàn tất công việc của mình, vào đúng lúc, theo đúng dạng Quản lý ở cấp chiến lược với những hoạch định chiến lược lâu dài cần được hệ thống thông tin kế toán. .. tin thị trường - Báo cáo vật tư tồn kho và thông tin về chi phí cho hệ thồng thông tin sản xuất - Báo cáo về lương và thuế thu nhập cho hệ thống thông tin nhân lực - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và theo dõi công nợ cho hệ thống thông tin tài chính - Báo cáo doanh thu bán hàng cho hệ thống thông tin quản lý bán hàng Các thông tin còn lại khác cần cho các hệ thống chuyên chức năng trên sẽ được thu thập them... mềm hệ thống, phần mềm ứng dụng và phần mềm phát triển Phần mềm hệ thống quản lý phần cứng máy tính, phần mềm ứng dụng quản lý dữ liệu của chúng ta như chúng ta mong muốn, ở 28 đây là phần mềm kế toán và phần mềm phát triển được dùng để tạo ra các phần mềm khác Hai loại phần mềm đầu là chính yếu Con người là những người sử dụng hệ thống thông tin kế toán cho các mục đích quản lý và thu thập thông tin. .. của một hệ thống thông tin kế toán 34 Chu trình cung cấp: Gồm nhữn sự kiện liên quan đến hoạt động mua hàng hóa, dịch vụ từ các tổ chức và đối tượng khác, những khoản phải trả và thanh toán Chu trình này có nhiệm vụ ghi chép những nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mua hàng và dịch vụ Nó bao gồm các phân hệ nghiệp vụ như hệ thống mua hàng, hệ thống nhận hàng, hệ thống thanh toán theo hóa đơn, hệ thống. .. Phương pháp kế toán: chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối - Mục đích: cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng trong và ngoài tổ chức 2.1.2 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong quản trị doanh nghiệp Kế toán là hoạt động nhằm hai mục tiêu chủ yếu là phân loại, tổng hợp, thiết kế và truyền đạt thông tin về tài chính của một tổ chức, doanh nghiệp và cung cấp thông tin hữu . vực công ngh thông tin do vậy công ty đã triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 và đã áp dụng thành công hệ thống này từ. trao đổi thông tin có hiệu quả. Đầu vào của thiết kế Phòng phát triển phần mềm có trách nhiệm xác định đầy đủ các thông tin đầu vào của thiết kế bao