Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quả lý tại cty In tạp chí Cộng Sản

Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quả lý tại cty In tạp chí Cộng Sản

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Lời cảm ơn Để hoàn thành tốt chuyên đề thực tập cháu xin chân thành cảm ơn ban lÃnh đạo Công ty In Tạp chí Cộng Sản ,Bác anh chị phòng TC-HCTH đà nhiệt tình giúp đỡ cháu suốt trình thực tập.Qua ,em xin chân thành cám ơn GS.TS , Phạm Đức Thành đà đồng ý tận tình hớng dẫn em hoàn thành chuyên đề Lê Duy Tớng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Lời nói đầu Trong trình mở cửa hội nhập nớc ta đà bắt tay làm bạn với nhiỊu níc, c¸c doanh nghiƯp cđa chóng ta cã nhiỊu hội để phát triển nhng phải đơng đầu với nhiều khó khăn thử thách để đứng vững đợc Trong cạnh tranh gay gắt ngày ngời ta nhận tầm quan trọng nguồn lực ngời ,đó nguồn tài sản quý báu doanh nghiệp Nguồn nhân lực yếu tố đầu vào cuả trình sản xuất kinh doanh Nhng thông thờng nhắc đến nguồn nhân lực nghĩ tới ngời công nhân sản xuất ,những ngời trực tiếp sản xuất sản phẩm dịch vụ ma quên phận nguồn nhân lực vô quan trọng thiếu công ty ,đó đội ngũ cán quản lý Tuy họ ngời trực tiếp tạo sản phẩm nhng họ giữ vai trò quan trọng công tác điều hành hoạt động công ty Bộ máy quản lý đợc ví nh ngời cầm lái hớng thuyền sản xuất kinh doanh hớng ,đạt hiệu cao Cơ cấu tổ chức máy quản lý tổ chức bất biến mà khả biến Nó tuỳ thuộc vào biến động môi trờng bên bên ngoài.Khi yếu tố thay đổi kéo theo thay đổi cấu tổ chức máy quản lý Trong điều kiện cách mạng khoa học công nghệ thông tin tác động yếu tố mạnh Chính cấu tổ chức máy quản lý luôn cần đợc hoàn thiện Sự hoàn thiện giúp cho tổ chức nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh ,tiếp tục tồn phát triển lên ,nâng cao khả chiến thắng cạnh tranh Lê Duy Tớng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Là Công ty trực thuộc Bộ biên tập Tạp chí Cộng sản ,phục vụ công tác tuyên truyền Đảng,Công ty In Tạp chí Cộng Sản công ty có bề dày kinh nghiệm ngành in ,luôn thực tốt nhiệm vụ Đảng Nhà Nớc giao phó Tuy nhiên viƯc chun ®ỉi nỊn kinh tÕ tËp trung sang nỊn kinh tế thị trờng có quản lý Nhà Nớc ,cơ cấu máy quản lý công ty cha có thay đổi để thích ứng nên nhiều bất cập công tác lÃnh đạo điều hành hoạt động sản xuất công ty Vì thời gian thực tập công ty em đà định chọn đề tài Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý công ty In Tạp chí Cộng Sản làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp Chuyên đề gåm ch¬ng : Ch¬ng :C¬ së lý luËn cấu tổ chức máy quản lý Chơng :Phân tích thực trạng cấu tổ chức máy quản lý công ty In Tạp chí Cộng Sản Chơng :Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công Ty In Tạp chí Cộng Sản Mặc dù đà cố gắng nhng hạn chế thời gian ,trình độ , nguồn số liệu nên chắn viết em không tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận đợc góp ý thầy cô cô toàn Công Ty để em hoàn thành chuyên đề Em xin chân thành cảm ơn! Lê Duy Tớng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Chơng 1:Cơ sở lý luận cấu tổ chức máy quản lý I.Các khái niệm 1.Quản lý Quản lý tác động chủ thể lên đối tợng quản lý nhằm đạt mục tiêu đặt điều kiện biến động môi trờng Quản lý bao gồm điều kiện : -Phải có chủ thể quản lý tạo tác động đối tợng quản lý nhận tác động chủ thể quản lý tạo -Phải có mục tiêu xác định cho đối tợng chủ thể Mục tiêu để chủ thể quản lý tạo tác động -Chủ thể phải thực hành việc rác động 2.Tổ chức Tổ chức thờng đợc hiểu nh tập hợp hai hay nhiều ngời hoạt động hình thái cấu định để đạt đợc mục đích chung Các tổ chức tồn xà hội vô phong phú đa dạng Có thể có nhiều loại hình tổ chức khác tuỳ theo tiêu thức phân loại,nhng lại tổ chức thờng có đặc ®iĨm sau : -Mäi tỉ chøc ®Ịu mang tÝnh mơc ®Ých Tỉ chøc hiÕm mang m×nh mét mơc đích tự thân mà công cụ để thực mục đích định Đây yếu tố tổ chức Mặc dù mục đích tổ chức khác khác ,nhng mục đích tổ chức dẽ lý để tồn Lê Duy Tớng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp -Mọi tổ chức hoạt động theo cách thức định để đạt đợc mục đích kế hoạch Thiếu kế hoạch nhằm xác định điều cần phải làm để thực mục đích ,không tổ chức tồn phát triển hiệu -Mọi tổ chức hoạt động mối quan hệ tơng tác với tổ chức khác Một doanh nghiệp cần vốn ,nguyên vật liệu ,năng lợng ,máy móc ,thông tin từ nhà cung cấp ,cần hoạt động khuôn khổ quản trị vĩ mô Nhà Nớc ,cần hợp tác cạnh tranh với doanh nghiệp khác ,cần hộ gia đình tổ chức mua s¶n phÈm cđa hä -Ci cïng ,mäi tỉ chøc cần nhà quản trị ,chịu trách nhiệm liên kết,phối hợp ngời bên bên tổ chức nguồn lực khác để đạt mục đích với hiệu cao Vai trò nhà quản trị rõ nét tổ chức tổ chức khác nhng thiếu họ tổ chức gặp lúng túng 3.Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức hình thức tồn tổ chức ,biểu thị xắp đặt theo trật tự phận tổ chức mối quan hệ chúng 4.Bộ máy quản lý Bộ máy quản lý tổ chức tổ chức ,là quan điều khiển hoạt động toàn tổ chức Bộ máy quản lý bao gåm :mét tËp thĨ ngêi lao ®éng cïng với phơng tiện quản lý đợc liên kết theo số nguyên tắc ,quy tắc định nhằm đạt đợc mục tiêu đà định 5.Tổ chức máy quản lý Tổ chức máy quản lý trình dựa chức ,nhiệm vụ đà đợc xác định máy quản lý để xắp xếp lực lợng ,bố trí cấu ,xây dựng mô hình giúp cho toàn hệ thống quản lý hoạt động nh chỉnh thể có hiệu Lê Duy Tớng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 6.Cơ cấu tổ chức máy quản lý Cơ cấu tổ chức máy quản lý tổng thể phận hợp thành ,các phận có mối liên hệ mật hữu phụ thuộc lẫn đợc chuyên môn hoá ,thực phần việc quản trị định với trách nhiệm quyền hạn định nhằm thực có hiệu chức quản trị mục tiêu chung tổ chức 7.Lao động quản lý Lao động quản lý họt động hay nói cách khác lao động ngời thực chức quản lý tổ chức định Phân loại lao động quản lý : - Căn theo cấp quản lý : Quản lý doanh nghiệp :Giám đốc ,Phó giám đốc ,Kế toán trởng - LÃnh đạo doanh nghiệp :Trởng phòng ,Phó phòng tơng đơng - Viên chức chuyên môn nghiệp vụ :các nhân viên Căn theo chức ,nhiệm vụ : - Lao động cán lÃnh đạo :là lao động ngời đứng đầu tổ chức ,có quyền định quản lý ,tổ chức thực định quản lý chịu trách nhiệm định - Lao động chuyên gia :là lao động ngời có trình độ chuyên môn sâu lĩnh vực chuyên môn quản lý ,làm nhiệm vụ chuẩn bị đề xuất phơng án ,quyết định cho cán lÃnh đạo - Lao động nhân viên nghiệp vụ :là lao động ngời làm công tác vụ ,chủ yếu phục vụ thông tin giúp việc cho cán lÃnh đạo chuyên gia Căn phạm vi bao quát nhiệm vụ : - Lao động quản lý tổng hợp :chịu trách nhiệm toàn diện mặt tổ chức Đó thờng lao động cấp trởng Lê Duy Tớng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Lao động quản lý chức :Chịu trách nhiệm lĩnh vực hoạt động tổ chức Đó lao động cấp phó phận quản lý chức - Lao động tác nghiệp cụ thể lao động nhân viên quản lý thừa hành nh :các nhân viên kiểm tra ,đánh giá Căn theo lĩnh vực chuyên môn : Lao động qu¶n lý kinh tÕ ,qu¶n lý x· héi , qu¶n lý an ninh quốc phòng II-Một số vấn đề liên quan đến cấu tổ chức máy quản lý 1.Nguyên tắc tổ chức máy quản lý 1.1 Tổ chức máy quản lý gắn với phơng hớng ,mục đích hệ thống Phơng hớng,mục đích hệ thống quy định cách thức tổ chức máy quản lý hệ thống Chính quy định phận hợp thành tổ chức cảu hệ thống Chính tổ chức máy quản lý phải gắn với mục tiêu phơng hớng hoạt động hệ thống Có gắn với mục tiêu phơng hớng máy quản lý hoạt động hiệu 1.2 Chuyên môn hoá cân đối Theo nguyên tắc tổ chức máy quản lý phải xác định rõ phạm vi ,chức nhiệm vụ phận hệ thống phải đảm bảo cân đối ,loại trừ chức ,nhiệm vụ chồng chéo ,trùng lặp ,thiếu ngời chịu trách nhiệm rõ ràng Mặt khác số lợng cấp quản lý phải hợp lý để phù hợp với thực tế 1.3 Linh hoạt thích nghi với môi trờng Lê Duy Tớng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Theo nguyên tắc tổ chức máy quản lý không đợc bảo thủ ,trì trệ ,quan liêu mà phải linh hoạt ,thích ứng với thay đổi hay biến động yếu tố tác động Tuy nhiên cần phải hiểu thay đổi thay đổi toàn mà biến đổi nhỏ cấu để thích nghi với môi trờng ,để không bị môi trờng đào thải Sự linh hoạt đợc thể việc thíêt kế phận phù hợp với đầu mối trung gian ,số lợng cấp quản lý phù hợp đảm bảo cho phận mức độ tự sáng tạo để đạt đợc hiệu cao phát triển đợc tài cán ,công nhân viên chức tõng bé phËn Nãi nh vËy kh«ng cã nghÜa cấu tổ chức chịu chi phối môi trờng mà chừng mực thay đổi tác động vào môi trờng theo hớng định phù hợp với mục đích 1.4 Bảo đảm tính hiệu quản lý Hiệu hiệu lực mục đích mục tiêu tiến tới tổ chức Mỗi tổ chức đặt cho mục tiêu định để đạt tới Vì tổ chức máy quản lý phải : -Tăng cờng lÃnh đạo tập trung thống cấp cao ,phát huy đợc tính tích cực quan quản lý cấp ,khiến cho họ tận tâm tận lực với công việc phối hợp chặt chẽ với công việc Dựa nguyên tắc nâng cao hiệu quản lý để xác định biên chế tổ chức chế độ quản lý Đảm bảo phối hợp cấp cách tốt ,phải lựa chọn phơng thức trun tin ,trao ®ỉi nghiƯp vơ doanh nghiƯp mét cách nhanh phân công hợp lý để phận ,mỗi công việc có ngời phụ trách - Gắn cấp quản lý thành dây xích ,Trách nhiệm ,quyền hạn phận ,các cấp rõ ràng ,gắn bó với Mỗi cấp có ngời lệnh,tránh mâu thuẫn làm tổn hao công sức phải tăng cờng hợp tác doanh nghiƯp Lª Duy Tíng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp -Gọn nhẹ ,phải có định biên rõ ràng ,tổ chức công việc biện ph¸p kiĨm tra 1.5 TÝnh hƯ thèng TÝnh hệ thống đợc thể : -Tính tập hợp :C¬ cÊu tỉ chøc doanh nghiƯp nhiỊu u tố khác nh nhân lực ,vật lc, thông tin hợp thành -Tính liên hệ :Các yếu tố tạo nên tập hợp có mối liên hệ với Trong tổ chức ,các yếu tố tác ®éng qua l¹i ,bỉ xung cho mét chØnh thể thống Yếu tố chịu chi phối yếu tố khác ngợc lại Đôi tác động dẫn đến xung đột ,tuy nhiên xung đột lại sở để tạo thích hợp ,đảm bảo tổ chức hoạt động có hiệu -Tính mục ®Ých :Mäi tỉ chøc ®Ịu cã mét mơc ®Ých nhÊt định ,rõ ràng Mục đích tổ chức mà ngời tổ chức cố gắng để đạt tới Tuy nhiên tuỳ tổ chức khác mà mục đích khác (một tổ chức tham gia sản xuất mục đích đạt lợi nhuận tối đa tổ chức phúc lợi xà hội mục đích phục vụ đợc nhiều công tác xà hội ) ,nhng tổ chức mục đích hoạt động đợc xác định cách ro ràng -Tính thích ứng với môi trờng :Mọi tổ chức chịu tác động hai môi trờng môi trờng bên bên Trong môi trờng bên hình thành nên môi trờng bên doanh nghiệp ,tác động lên môi trờng bên ảnh hởng gián tiếp đến doanh nghiệp Song doanh nghiệp tác động đến môi trờng bên mà (hoặc chí ) tác động làm biến đổi môi trờng bên ,mà thay đổi cho thích ứng với trớc thay đổi môi trờng bên ,từ điều chỉnh tác động đến môi trờng bên Lê Duy Tớng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tèt nghiƯp -TÝnh chØnh thĨ :C¸c u tè tỉ chøc nên doanh nghiệp kết hợp với cách hữu ,phát huy hiệu chỉnh thể ,đó dàn trải cộng lại cách giản đơn Để đảm bảo đợc nguyên tắc ,cơ cấu tổ chức doanh nghiệp cần phải :Tăng cờng đợc mối liên hệ dọc ngang ,mỗi phËn tỉ chøc võa ph¶i phơc tïng sù l·nh đạo thống vừa phải có tính linh hoạt ,chủ động ,tích cực để đạt đợc hiệu chỉnh thĨ Sù phơc tïng thĨ hiƯn sù chÊp hµnh néi quy ,quy định từ đa xuống tạo nên chØnh thĨ thèng nhÊt Tuy nhiªn sù phơc tïng trªn sở linh hoạt lẽ lúc vật nh mà biến động ,vì trình áp dụng phận cần có linh hoạt để đạt hiệu cao 2.Những yêu cầu cấu tổ chức Việc xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức phải bảo đảm yêu cầu sau : - Tính mục tiêu :một cấu tổ chức đợc coi có kết thực trở thành công cụ hữu hiệu để thực mục tiêu cđa tỉ chøc - TÝnh tèi u :Trong c¬ cấu tổ chức có đầy đủ phân hệ ,bộ phận ngời (không thừa mà không thiếu )để thực hoạt động cần thiết Giữa phận cấp tổ chức thiết lập đợc mối quan hệ hợp lý với số cấp nhỏ nhÊt TÝnh tin cËy :C¬ cÊu tỉ chøc phải đảm bảo tính xác ,kịp thời ,đày đủ tất thông tin đợc sử dụng tổ chức ,nhờ đảm bảo phối hợp tốt hoạt động nhiệm vụ tất phận tổ chức - Tính linh hoạt :Đợc coi hệ tĩnh cấu tổ chức phải có khả thích ứng linh hoạt với tình xảy tổ chức nh môi trờng - Tính hiệu :Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực mục tiêu tỉ chøc víi chi phÝ thÊp nhÊt Lª Duy Tớng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp b -Nhiệm vụ quyền hạn phó giám đốc: - giúp việc giám đốc theo phân công Giám đốc chịu trách nhiệm phần việc đợc giao - Thay mặt Giám đốc Giám đốc vắng để giải vấn đề đợc giám đốc uỷ quyền 2- Phòng tổ chức, hành chính, tổng hợp: a Cơ cấu tổ chức: - Trởng phòng - Phó phòng - Văn th hành - Lái xe - Tổ thờng trực bảo vệ b Nhiệm vụ quyền hạn phòng: Trởng phòng ngời chịu trách nhiệm trớc Giám đốc Nhà in tổ chức quản lý điều hành phòng theo quy định nhiệm vụ quyền hạn sau đây: - Nghiên cứu tổng hợp văn nhà in, Bộ biên tập TCCS, Đảng nhà nớc, soạn thoả số quy định nhà in, tham mu cho ban giám đốc giải pháp điều hành, đạo, theo dõi, kiểm tra việc thực văn - Tiếp nhận, thụ lý, quản lý toàn hồ sơ cán công nhân viên nhà in công tác tổ chức, tuyển dụng, nâng bậc lơng, đào tạo bồi dỡng tay nghề, khen thởng, kỷ luật - Chuẩn bị chơng trình làm việc cho ban giám đốc tuần, tháng, tham mu cho ban giám đốc điều hoà phối hợp , sinh hoạt học tập xí nghiệp, bảo đảm quan hệ quyền, ban huy, công đoàn Lê Duy Tớng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Cấp giấy giới thiệu, giấy đờng cho cán CNV quản lýđóng dấu loại dấu theo quy định - Trình ký văn phòng, phân xởng thảo sau khí đà đ- ợc đồng chí ban giám đốc xét duyệt - Tổ chức thờng trực, tiếp đón khách đến xí nghiệp quan hệ công tác cách chu đáo, lịch Tổ chức bảo vệ quan 24/24 an toàn, trông giữ xe đạp, xe máy, ô tô quan - Tổ chức yêu cầu hội họp Nhà in, tổ chức thực công tác vệ sinh công nghiệp nơi công cộng quan, phòng làm việc ban giám đốc phòng họp quan - Cùng BCH công đoàn, phòng chức năng, phân xởng Nhà in giải việc chăm lo đời sống cán công nhân viên theo chế độ sách Nhà nớc quan - Treo cờ, trang trí quan ngày lễ, hội họp - Chú trọng công tác an ninh, trị, quân sự; luật in ấn, công tác phòng cháy chữa cháyvà biện pháp phòng cháy chữa cháy - Mua sắm, cung cấp thiết bị, phơng tiện làm việc, sinh hoạt, văn phòng phẩm - Quản lý nhà xởng, tài sản xí nghiệp, kết hợp với phòng tài vụ có kế hoạch định kỳ kiểm kê, đánh giá lại tài sản, phát nhắc nhở trờng hợp vi phạm chế độ sử dụng tài sản đồng thời định kỳ sửa chữa, bảo dỡng trụ sở làm việc, nhà kho, nhà xởng phơng tiện tài sản khác - Giải tốt điện chiếu sáng, nớc, hệ thống vệ sinh tiêu thoát nớc, hệ thống phòng chống lụt bÃo, hệ thống tờng rào bảo vệ - Tổ chức thực nghià vụ lao động theo chủ trơng thành phố hoạt động quyền địa phơng yêu cầu Lê Duy Tớng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Quản lý sử dụng tốt, sẵn sàng phục vụ thủ trởng công tác, phục vụ sản xuất kinh doanh, có kế hoạch bảo dỡng, khám xe theo định kỳ, thực đăng ký nhật trình xe - Ký đơn xin nghỉ phép, việc riêng đơn từ khác cán bộ, nhân viên phòng trớc gửi lên giám đốc Đợc phép cho cán bộ, nhân viên nghỉ từ 1-2 ngày tháng theo chế độ 3- Phòng tài vụ: a Cơ cấu tổ chức: - Trởng phòng - Phó phòng - Kế toán hạch toán - Kế toán vật t toán - Thủ quỹ - Thủ kho b Nhiệm vụ quyền hạn phòng: - Trởng phòng tài vụ ngời chịu trách nhiệm trớc Giám đốc tổ chức quản lý, hoạt động tài xí nghiệp nhằm đảm bảo nguồn tài cho nhiệm vụ trị- kinh tế xà hội xí nghiệp sử dụng có hiệu vốn cố định vốn lu động, nguồn lao động vµ ngn tµi chÝnh cđa xÝ nghiƯp - Nép tiỊn theo cam kết vào Ngân sách trả cho quan cung cấp ngân hàng - Chịu trách nhiệm thảo kế hoạch tài ngắn hạn dài hạn, kế hoạch tín dụng, kế hoạch thu chi nh kế hoạch thực sản phẩm , nhiệm vụ kế hoạch lợi nhuận, thuế lu thông, nâng cao tỷ suất doanh lợi sản xuất; phổ biến tiêu đà đợc duyệt cho phòng, phân xởng thiết kế Xác định nhu cầu tất hình thức tín dụng Lê Duy Tớng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Tổ chức biện pháp tăng nhanh vòng quay vốn - Đảm bảo thủ tục quy định dịch vụ hạch toán tài ngân hàng, trả lơng kịp thời cho công nhân viên - Kiểm tra việc lập, trình bày duyệt dự án tài để chi phí vào việc áp dụng kỹ thuật mới, dự toán chi tiêu quỹ phát triển sản xuất, quỹ khuyến khích vật chất, quỹ văn hoá xà hội xây dựng nhà ở, quỹ chuyên dùng nh văn khác có liên quan tới hoạt động tài cđa xÝ nghiƯp - KiĨn tra viƯc hoµn thµnh kÕ hoạch sản phẩm, kế hoạch lợi nhuận tiêu tài khác, kiểm tra việc ngừng sản xuất, sản phẩm không tiêu thụ đợc, việc chi tiêu tiền đắn sử dụng mục đích tín dụng - Ký xác nhận báo cáo thống kê hợp đồng kinh tế, chứng từ tín dụng, toán tài chính, tiền lơng, tiền thởng - Yêu cầu phòng, phân xëng cđa xÝ nghiƯp cung cÊp sè liƯu, tµi liƯu liên quan đến kế toán, thống kê kiểm tra tài - Chấp hành chế độ kế toán, chế độ báo cáo thống kê; báo cáo đột xuất tài xí nghiệp theo yêu cầu Giám ®èc - Tỉ chøc b¶o hiĨm ®óng chÕ ®é cho CNVC xí nghiệp Tổ chức bảo quản giữ gìn tài liệu kế toán theo quy định Bộ tài cục lu trữ nhà nớc - Ký đơn xin nghỉ phép, việc riêng cho đơn từ khác cán bộ, nhân viên phòng trớc gửi lên Giám đốc, đợc phép cho cán bộ, nhân viên nghỉ từ 1-2 ngày tháng theo chế độ 4.Phòng sản xuất kinh doanh: a Cơ cấu tổ chức: - Trởng phòng - Phó phòng Lê Duy Tớng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Kỹ thuật viên - Nhân viên tổng hợp - Tổ OTK, tổ Marketing; tổ máy dao mặt b Nhiệm vụ quyền hạn phòng: - Lập kế hoạch tháng, quý, năm sản xuất, tài dự kiến kế hoạch đầu t trang thiết bị phát triển sản xuất đôn đốc phòng, phân xởng thục hoàn thành kế hoạch đợc giao theo tiến độ - Đợc Giám đốc uỷ nhiệm ký kết hợp đồng kinh tế với khách hàng theo luật định nhà nớc xí nghiệp - Giúp Giám đốc tổng điều độ công đoạn: chế bản, in, đóng sách, bao gồm quản lý máy móc thiết bị, quản lý chất lợng sản phẩm - Đào tạo bồi dỡng nghiệp vụ, nâng cao tay nghề cho công nhân; lập định mức lao động, kinh tế kỹ thuật cho máy công đoạn - quản lý toàn tài sản, dụng cụ, tài liệu phòng Quản lý cán bộ, công nhân viên phòng, tổ chức OTK đảm bảo chất lợng số lợng sản phẩm tríc xt xëng - Tỉ chøc viƯc Marketing nh»m khai thác khách hàng, mở rộng thị trờng, tăng doanh thu cho xí nghiệp, nắm bắt thông tin kịp thời cho ban giám đốc diễn biến thị trêng in, dù b¸o gi¸ vËt t phơc vơ cho việc in ấn xí nghiệp - Đợc Giám đốc uỷ quyền lÃnh đạo điều hành quản đốc phân xởng chấp hành nghiêm lệnh Giám đốc - Ký đơn xin nghỉ phép, việc riêng cho đơn từ khác cán bộ, nhân viên phòng trớc gửi lên Giám đốc, đợc phép cho cán bộ, nhân viên nghỉ từ 1-2 ngày tháng theo chế độ - Ký giấy đề nghị khen thởng cho cán bộ, công nhân viên phòng có thành tích sáng kiến cải tiến kỹ thuật; đề nghị Giám đốc nâng bậc l- Lê Duy Tớng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp ơng hàng năm thi hành kỷ luật cán bộ, công nhân viên vi phạm quy định nhà in Phân xởng chế bản: a Cơ câú tổ chức: - Quản đốc - Phó quản đốc - Vi tính - Soát - Bình - Phơi b Nhiệm vụ quyền hạn phân xởng: - lập kế hoạch sản xuất hàng ngày phân xởng, bao gồm: + Sắp chữ điện tử, làm phim + Soát bài, sửa chữa hoàn chỉnh mẫu + Bình theo ma két lập khuôn in cho loại máy + Phơi in cho máy - Quản lý toàn tài sản, máy móc thiết bị, đồ nghề phân x- - Định mức kinh tế, kỹ thuật xây dựng quy trình kỹ thuật cho ởng máy, phận - Tổ chức tốt phòng chống cháy, bảo đảm an toàn lao động sử dụng hoá chất tiếp xúc với tia cực tím - Quản lý lao động phân xởng theo phân cấp quản lý Giám - Tổ chức học tập nâng cao trình độ cho công nhân phân x- đốc ởng thông qua thi tay nghề, nâng bậc lơng hàng năm cho công nhân Lê Duy Tớng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Thống kê máy móc thiết bị hỏng trình Giám đốc để dự trù mua sắm sửa chữa - Lập dự trù vật t cho phân xởng - Ghi chép số liệu ban đầu xác, tập hợp, kiểm tra phiếu sản xuất, cuối tháng toán cho công nhân - Ký đơn xin nghỉ phép, việc riêng cho đơn từ khác cán bộ, nhân viên phòng trớc gửi lên Giám đốc, đợc phép cho cán bộ, nhân viên nghỉ từ 1-2 ngày tháng theo chế độ - Ký giấy đề nghị khen thởng cho cán bộ, công nhân viên phòng có thành tích sáng kiến cải tiến kỹ thuật; đề nghị Giám đốc nâng bậc lơng hàng năm thi hành kỷ luật cán bộ, công nhân viên vi phạm quy định nhà in, đề nghị Giám đốc nâng bậc lơng hàng năm cho công nhân Phân xởng máy in: a Cơ cấu tổ chức: - Quản đốc phân xởng - Phó quản đốc - Đốc công - Trởng máy, trởng kíp - Các máy in máy chuyên dùng khác b Nhiệm vụ quyền hạn phân xởng: - Lập kế hoạch tiến độ sản xuất ngày, giao nhiệm vụ cho máy sản xuất đảm bảo số lợng, chất lợng thời gian giao hàng - Quản lý toàn máy móc thiết bị, dụng cụ đồ nghề phân x- - Định kỳ kiểm tra, bảo dỡng máy móc, đảm bảo máy hoạt ởng động tốt Lê Duy Tớng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Ký hợp đồng sả chữa máy móc thiết bị h hỏng, quản lý phân xởng chịu trách nhiệm toán theo nguyên tắc với phòng tài vụ - Ký đơn xin nghỉ phép, việc riêng cho đơn từ khác cán bộ, nhân viên phòng trớc gửi lên Giám đốc, đợc phép cho cán bộ, nhân viên nghỉ từ 1-2 ngày tháng theo chế độ - Ký giấy đề nghị lên giám đốc khen thởng kỷ luật, nâng bậc l- ơng cho công nhân phân xởng Phân xởng sách: a Cơ cấu tổ chức: - Quản đốc - Phó quản đốc - Máy dao mặt - Máy đóng xén liên hợp - Đóng sách thủ công b Nhiệm vụ quyền hạn phân xởng: - Lập kế hoạch sản xuất, tiến độ sản xuất ngày, giao việc cho công nhân, bảo đảm số lợng, chất lợng thời gian giao hàng - Quản lý toàn máy móc, thiết bị, dụng cụ, đồ nghề phân x- - định mức kỹ thuật xây dựng quy trình công nghệ cho ởng máy, phận - Tổ chức phòng cháy, chữa cháy, đảm bảo cho công nhân sản xuất vận hành máy an toàn - Quản lý lao động phân xởng theo phân cấp Giám đốc - Kiểm tra, bảo dỡng máy móc theo định kỳ - Lập dự toán mua sắm máy móc thiết bị h hỏng để thay chịu trách nhiệm toán với phòng tài vụ Lê Duy Tớng - QTNL 43B Chuyên đề thực tËp tèt nghiƯp - CËp nhËt c¸c sè liƯu, kiĨm tra ký xác nhận vào phiếu sản xuất công nhân phân xởng, cuối tháng chịu trách nhiệm toán cho công nhân - Ký đơn xin nghỉ phép, việc riêng cho đơn từ khác cán bộ, nhân viên phòng trớc gửi lên Giám đốc, đợc phép cho cán bộ, nhân viên nghỉ từ 1-2 ngày tháng theo chế độ - Ký giấy đề nghị khen thởng cho cán bộ, công nhân viên phòng có thành tích sáng kiến cải tiến kỹ thuật; đề nghị Giám đốc nâng bậc lơng hàng năm thi hành kỷ luật cán bộ, công nhân viên vi phạm quy định nhà in, đề nghị Giám đốc nâng bậc lơng hàng năm cho công nhân III- Nhận xét cấu tổ chức máy quản lý Công ty In Tạp chí Cộng Sản 1.Những kết đạt đợc Trải qua 35 năm xây dựng phát triển ,mặc dù có thay đổi trình hoạt động ,nhng cơ cấu máy quản lý Công ty In Tạp chí Cộng Sản ổn định cấu nh số lợng Những thành tịu mà máy lÃnh đạo công ty đạt đợc thể gián tiếp thông qua chặng đờng hình thành phát triển nh thành công mà công ty đà đạt đợc thời gian qua Cụ thể : Thứ :Việc lựa chọn cấu tổ chức máy quản lý công ty theo mô hình trực tuyến chức phù hợp với quy mô nh loại hình doanh nghiệp Nhà nớc :Công tác đạo sản xuất kịp thời ,phát huy tối đa lợi mô hình tổ chức thông qua phối hợp nhịp nhàng phòng ban chức ban giám đốc Thứ hai :Việc phân chia quyền hạn ,nhiệm vụ phòng ban chức rõ ràng giúp tạo linh hoạt giải đề mà Lê Duy Tớng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp thống hành động ,không tạo chồng chéo mệnh lệnh trình thực thi mệnh lệnh Thứ ba :Theo mô hình cấu trực tuyến ,ban lÃnh đạo quan sát cách tổng thể chi tiết toàn hoạt động công ty ,từ có điều chỉnh hợp lý kịp thời trớc biến động môi trờng ,tạo ổn định sản xuất ,công nhân yên tâm công việc thu nhËp cđa hä Thø t :Thùc hiƯn chđ tr¬ng Đảng Nhà nớc ,công ty đà thực tinh giảm biên chế theo hớng gọn nhẹ chất lợng 2.Những hạn chế Mặc dù đạt đợc thành công đáng kể song trình hoạt động ,cơ cấu tổ chức công ty đà có thể hạn chế : - Việc trao đổi thông tin ,sự truyền thông phòng ban chức bị hạn chế làm giảm gắn kết toàn công ty Do không tạo thống hành động cao khó để quy kết trách nhiệm cụ thể có cố xảy - Việc bố trí sử dụng lao động phòng ban chức nhiều bất cập nh việc bố trí nhân viên không phù hợp với lực sở trờng họ ,dẫn đến việc thực công việc khó khăn ,kết đạt đợc không nh mong muốn có phải tốn khoảng kinh phí để đào tạo lại làm công tác hớng nghiệp - Trong công ty có hai mảng quan trọng tổ chức sản xuất ,nh- ng có phó giám đốc phụ trách sản xuất nên giám đốc phải chuyển sang phụ trách phần tổ chức giám đốc bao quát toàn công ty phó giám đốc phụ trách sản xuất gần nh có toàn quyền mảng sản xuất kinh doanh nên phân chia quyền hạn rõ ràng giám đốc phó giám đốc sản xuất - Trong phòng ban tình trạng bố trí nhân lực nhiều khối lợng công việc dẫn đến tình trạng nhàn rỗi nhân viên văn phòng ,gây tốn Lê Duy Tớng - QTNL 43B Chuyên đề thùc tËp tèt nghiƯp chi phÝ cho viƯc nu«i bé máy cồng kềnh ,làm giảm hiệu sản xuất kinh doanh công ty - Bầu không khí làm việc phòng ban chức nặng nề ,công ty cha xây dựng đợc bầu không khí vui vẻ ,thoải mái công việc Vẫn tình trạng làm việc có mặt trởng phòng ,hoặc thái độ nghiêm túc công việc Nguyên nhân tình trạng phần khối lợng công việc không nhiều dẫn đến tình trạng d thừa lao động quản lý ,thời gian nhàn rỗi khối nhân viên gián tiếp lớn - Công ty cha có phòng riêng phụ trách vấn đề nhân quản lý nhân Nguyên nhân hạn chế 3.1 Nguyên nhân khách quan Sự nghiệp chuyển ®ỉi nỊn kinh tÕ Ýt nhiỊu cã t¸c ®éng ®Õn công ty ,những thói quen ,tinh thần chế quản lý tập trung bao cấp ảnh hởng đến phong cách làm việc nh thái độ công nhân viên ,cùng với lợng lao động tuyển tránh khỏi số lợng lớn lao động sản phẩm kinh tế cũ Đây nhân tố gây trì trệ ,kìm hÃm phát triển công ty Mặt khác ,tuy công ty đợc quyền định vận mệnh nhng nhiệm vụ trị quan trọng cao công ty đảm bảo đáp ứng đầy đủ kịp thời 24 số ấn phẩm tạp chí năm ,ngoài định hớng ,chỉ đạo Đảng Nhà nớc lúc phù hợp ,tạo thuận lợi cho công ty 3.2 Nguyên nhân chủ quan Bản thân ngời lao động không muốn có thay đổi có thay đổi ảnh hởng đến quyền lợi họ đà làm việc lâu với chế cũ ,hơn cha cổ phần nên tinh thần trách nhiệm tính tự giác cha Lê Duy Tớng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp cao ,phần lớn họ coi công việc chỗ để ăn hu có chế độ lơng Nhà nớc Ngoài việc phát triển nguồn nhân lực công ty nhiều hạn chế công tác quản lý nguồn nhân lực công ty bị xem nhẹ Một nguyên nhân khác xuất phát từ công tác tuyển dung đầu vào cha đợc quản lý chặt chất lợng Chủ yếu việc tuyển dụng thêm thân quen nên chất lợng nguồn lao động cha cao Nh ,nguyên nhân chủ yếu công ty từ nguồn nhân lực mà máy lÃnh ®¹o cịng bao gåm ®ã Do ®ã thêi gian tới công ty cần đa giải pháp nhằm tổ chức ,xắp xếp laik ccấu máy quản lý với mục đích giảm thiểu thời gian lao động rỗi khối nhân viên gián tiếp.Với hiểu biết định cộng thêm điều em đà tìm hiểu đợc trình thực tập công ty ,em mạnh dạn đa số kiến nghị với hy väng nã sÏ cã ý nghÜa thiÕt thùc thực tế công ty Chơng :Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty In Tạp chí Cộng Sản Những định hớng công ty thời gian tíi Trong thêi gian tíi ,víi sù ph¸t triển đại hoá thị trờng in với cạnh tranh hội nhập mạnh mẽ kinh tế thị trờng , công ty tiếp tục phát triển bền vững ,nâng cao suất lao động , chất lợng sản phẩm ,thời gian thực Trong suất lao động chất lợng sản phẩm Lê Duy Tớng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp tiêu chí đánh giá đợc sức mạnh thành công công ty ,tạo đợc uy tín tên tuổi công ty ngành in nói riêng thị trờng nói chung Với phơng hớng phát triển nh ,công ty đà dự kiến định hớng phát triển giai đoạn tíi nh sau : Mét lµ :TiÕp tơc thùc hiƯn nhiệm vụ trị trung tâm làm số Tạp chí Cộng sản với chất lợng cao ,thời gian nhanh ,không sai sót, đảm bảo tốt công tác tuyên truyền Đảng Hai :Tiếp tục xắp xếp ,bố trí lại sản xuất ,điều chỉnh cách chủ động khoa học quy trình công nghệ ,quy trình quản lý bao gồm quản lý sản xuất ,quản lý chất lợng ,quản lý công nghệ quản lý tài bớc loại bỏ khâu lao động thủ công với suất chất lợng thấp Ba :Tiếp tục đầu t chiều sâu công nghệ nâng cao trình độ chuyên môn cho công nhân sản xuất ,năng lực quản lý cho cán Phát triển sản xuất ,công nghệ phải đôi với tiết kiệm vật t Hạn chế hao phí không đáng có trình sản xuất ,góp phần giảm giá thành sản xuất Bốn :Đẩy mạnh công tác tiếp thị với định hớng cụ thể ,nguồn công việc nguồn hàng phù hợp với quy trình cấu thiết bị Duy trì ổn định lợng khách hàng cũ tìm cách phát triển nguồn khách hàng ,nâng cao tiêu sản xuất kinh doanh ,làm tăng thu nhập bình quân cho ngời lao động ,ổn định công việc đời sống cho ngời lao động Phấn đấu đạt tiêu năm 2005: +Tổng doanh thu : 60 tỷ đồng + Lợi nhuận :3.5 tỷ đồng +Thu nhập bình quân :2.300.000 đồng /ngời /tháng -Một số kiến nghị giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý công ty in tạp chí cộng sản Lê Duy Tớng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 2.1.Tổ chức xếp lại cấu tổ chức phòng ban chức 2.1.1 Ban giám đốc Theo nh phân tích ,hiện công ty ban giám đốc thiếu phó giám đốc phụ trách tổ chức Việc giám đốc trực tiếp phụ trách kiêm tất việc tổ chức nh không hợp lý nh giám đốc bao quát toàn công ty ma nghiêng nhiều tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh lại giao toàn cho phó giám đốc phụ trách kinh doanh đảm nhiệm Do công ty cần bổ xung phó giám đốc phụ trách chuyên sâu khâu tổ chức hành công ty Việc bổ nhiệm phó giám đốc làm theo hai híng :Mét lµ tun dơng mét ngêi míi công ty thông qua phơng tiện truyền thông Theo cách ,công ty tận dụng đợc phơng pháp ,tiến khoa học kỹ thuật từ bên Hai cân nhắc ,thuyên chuyển trởng phòng TC-HC lên giữ chức vị phó giám đốc Nh lại khuyết vị trí trởng phòng TC-HC nên lại phả bổ nhiệm thêm Với phơng pháp ,công ty khuyến khích ,tạo động lực cho cán công nhân viên tích cực ,gắn bó với công việc Họ cố gắng làm việc với hy vọng đợc thăng tiến ,đề bạt lên cấp cao 2.1.2 Các phòng ban chức a )Phòng tài vụ Về số lợng phòng tài vụ bao gồm thành viên ,nh phòng thiếu nhân viên kế toán phụ trách công việc hạch toán khoản chi thu công ty Do thời gian tới công ty nên tuyển thêm kế toán viên chuyên phụ trách công việc Việc tun dơng cã thĨ dùa trªn mét sè tiªu thøc nh : Lê Duy Tớng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Tốt nghiệp đại học quy chuyên ngành kế toán kiểm toán - Đà có kinh nghiệm làm kế toán - Biết tiếng anh sử dụng thành thạo vi tính Mặt khác ,trong phòng nhân viên Vũ Bá Khang phụ trách amngr tiền lơng không hợp lý Nên chuyển nhân viên sang phòng TC_HC việc trả lơng đà có nhân viên thủ quỹ phụ trách nh có rõ ràng công việc nh nhiệm vụ quyền hạn ngời b ) Phòng TC-HC-TH Về ,phòng TC- HC có nhiệm vụ tổ chức hoạt động ,bố trí công tác hành công ty Theo phân tích ,hiện phòng thừa nhân viên theo cấu có nhóm đợc phân chia nhiệm vụ rõ nhng nhân viên :Nguyễn Huy Hải nhiệm vụ rõ ràng Lợng công việc phòng không lớn nên tình trạng thừa lao động phòng tránh khỏi Có thể tinh giảm giao cho phó phòng kiêm nhiệm số công việc mà nhân viên làm.Mặt khác ,trong phòng phó phòng nên công việc không cụ thể ,việc quy kết trách nhiệm không rõ ràng Vì nên bầu phó phòng phụ trách riêng Tuy nhiên ,trong phòng có nhân viên nữ thích hợp với công việc nhiều kinh nghiệm ,nhng lại nữ nên công tác ngoại giao nhiều không thuận lợi ,còn nhân viên nam lại không đợc đào tạo quản trị mà kỹ s hàng hải Ngoài ,công việc phòng không cụ thể ,cha rõ ràng phòng với phòng sản xuất kinh doanh Điều quan trọng bầu không khí làm việc phòng nặng nề ,không có đợc thoải mái trình thực công việc nên hiệu cha cao Một vấn đề tổ bảo vệ đông so với công việc cần Với việc chia làm hai ca trực cần nhân viên bảo vệ đủ ,nh thừa hai nhân viên Tuy nhiên cho họ nghỉ việc Lê Duy Tíng - QTNL 43B ... trờng in bị hạn chế \ II- Phân tích thực trạng cấu máy quản lý cảu Công ty In Tạp chí Cộng Sản Sơ đồ cấu tổ chức máy quản lý công ty Sơ đồ tổ chức máy quản lý công ty in tạp chí cộng sản: Giám... Lao động quản lý kinh tế ,quản lý xà hội , quản lý an ninh quốc phòng II-Một số vấn đề liên quan đến cấu tổ chức máy quản lý 1.Nguyên tắc tổ chức máy quản lý 1.1 Tổ chức máy quản lý gắn với... hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty In Tạp chí Cộng sản 2.1 Bên ã Cơ cấu tổ chức máy quản lý : Cơ cấu tổ chức máy quản lý công ty In Tạp chí Cộng sản nhiều bất cập :Trong phòng ban nhiều