Lợi ích và khó khăn khi áp dụng ISO 9000 tại công ty cổ phần nhựa Bình Minh

Lợi ích và khó khăn khi áp dụng ISO 9000 tại công ty cổ phần nhựa Bình MinhBộ tiêu chuẩn về Quản lý chất lượng.Đưa ra các nguyên tắc về Quản lý chất lượng.Tập trung vào việc phòng ngừa cải tiến.Chỉ đưa ra các yêu cầu cần đáp ứng.Áp dụng cho tất cả các loại hình tổ chức.

Lợi ích và khó khăn khi áp dụng ISO 9000 tại công ty cổ phần

nhựa Bình Minh

Nhóm 5 :

1.Nguyễn Hữu Quý2.Phan Kim Ngân3.Nguyễn Thành Lộc4.Phạm Quốc Trung5.Huỳnh Thị Như Hiếu6.Nguyễn Thị Bích Duyên7.Lê Thanh Hồng Ngọc8.Lưu Thị Ngọc

GVHD: TS Ngô Thị Ánh

Nội dung trình bày

4 KHÓ KHĂN KHI ÁP DỤNG ISO

5 GIẢI PHÁP ĐÃ TRIỂN KHAI

TỔNG QUAN VỀ ISO 9000

ISO 9000 là gì?

- Bộ tiêu chuẩn về Quản lý chất lượng.

- Đưa ra các nguyên tắc về Quản lý chất lượng.

- Tập trung vào việc phòng ngừa/ cải tiến.

- Chỉ đưa ra các yêu cầu cần đáp ứng.

- Áp dụng cho tất cả các loại hình tổ chức.

NGUYÊN TẮC CỦA QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

CÁC YÊU CẦU CỦA ISO 9001:2008

Yêu cầu 1: Xác định các quá trình cần thiết trong hệ thống quản lý

chất lượng và áp dụng chúng trong toàn bộ tổ chức.

Yêu cầu 2: Xác định trình tự và mối tương tác của các quá trình

này.

Yêu cầu 3: Xác định các chuẩn mực và phương pháp cần thiết để

đảm bảo vận hành và kiểm soát các quá trình này có hiệu lực.

Yêu cầu 4: Đảm bảo sẵn có các nguồn lực và thông tin cần thiết để

hỗ trợ việc vận hành và theo dõi các quá trình này.

Yêu cầu 5: Theo dõi, đo lường khi thích hợp và phân tích các quá

trình này

Yêu cầu 6: Thực hiện các hành động cần thiết để đạt được kết quả

dự định và cải tiến liên tục các quá trình này.

MÔ HÌNH HTQLCL DỰA THEO QUÁ TRÌNH

CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI ISO 9001:2008

Giai đoạn 1: Chuẩn bị tiến hành

1.1 Lựa chọn tư vấn

1.2 Thành lập Ban chỉ đạo, Đại diện lãnh đạo về chất lượng

1.3 Đánh giá thực trạng doanh nghiệp

1.4 Lập kế hoạch thực hiện

1.5 Đào tạo nhận thức chung về ISO 9000

Giai đoạn 2: Xây dựng hệ thống văn bản Quản lý chất lượng

2.1 Đào tạo xây dựng hệ thống văn bản

2.2 Xây dựng hệ thống văn bản, tài liệu

2.GIỚI THIỆU VỀ CTY CỔ PHẦN NHỰA BÌNH MINH

• Thành lập năm 1977

• Đạt doanh thu 1.000 tỉ năm 2008

• Lên sàn vào năm 2006

• Vốn điều lệ:

• Top 50 doanh nghiệp hoạt động tốt nhất VN

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH

Tình hình áp dụng hệ thống ISO 9001:2008 của Công ty CP Nhựa Bình Minh:

• Hệ thống chất lượng của Công ty được xây dựng trên

các nguyên tắc:

 Xây dựng các tài liệu cần thiết mang tính khả thi cho các hoạt động của Công ty, phù hợp với các yêu cầu theo TCVN ISO 9001 và phù hợp với phạm vi áp dụng của hệ thống chất lượng Các tài liệu phải đơn giản,

dễ hiểu và dễ áp dụng.

 Hệ thống chất lượng được xây dựng, áp dụng và duy trì một cách có hiệu quả dưới sự kiểm soát của các bộ phận và giám sát của Đại diện lãnh đạo.

• Áp dụng hệ thống ISO 9000 từ năm 2000

• Hệ thống tài liệu gồm: Sổ tay chất lượng , các thủ tục,

các hướng dẫn công việc, các biểu mẫu, các quy định,

tiêu chuẩn tác nghiệp và các hồ sơ liên quan:

 Hướng dẫn quy chế đào tạo

 Hướng dẫn về quy trình pháp lý về mua, bán hàng và xử lý nợ quá hạn

 Hướng dẫn quy chế tuyển dụng

 Hướng dẫn đánh giá nhà cung ứng

 Hướng dẫn chuẩn bị khuôn và thiết bị đun ống

 Hướng dẫn đánh mã số máy móc, khuôn, thiết bị

 Hướng dẫn thủ tục đấu thầu

 …

Microsoft Word

97 - 2003 Document

Adobe Acrobat Document

MÔ HÌNH CÁC QUÁ TRÌNH TRONG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

Yêu cầu

BÁN HÀNG (7.2)

Xem xét hợp đồng, đơn đặt hàng, xem xét đấu thầu

SỰ THỎA MÃN CỦA KHÁCH HÀNG (8.2.1)

Thu thập và xử lý thông tin, cung cấp dịch vụ và tư vấn cho khách hàng

Quản lý nguồn nhân lực

MUA nguyên liệu,

Mua khuôn, Quản lý

đầu tư và xây dựng

(7.4)

Lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất (7.5)

Kiểm soát thiết kế và phát triển sản phẩm

mới (7.3)

Theo dõi đo lường sản phẩm (8.2.4)

K/soát thiết bị theo dõi và đo lường (7.6)

Bảo trì và sửa chữa cơ sở hạ tầng (6.3)

3 Lợi ích khi áp dụng ISO 9000 tại Cty CP Bình Minh:

 Tạo lòng tin, thỏa mãn

nhu cầu cho khách hàng

Giành ưu thế trong cạnh tranh, tăng uy tín trên thị trường

3 2 Lợi ích đối với quản lý nội bộ trong công ty:

1 Thúc đẩy hiệu quả làm việc của từng phòng ban, bộ phận trong công ty: mỗi phòng ban, bộ phận nỗ lực làm việc hiệu quả

mỗi ngày để có thể đạt được mục tiêu Từ đó góp phần giúp cho hoạt động của tổng thể công ty đạt hiệu quả cao nhất.

Năm 2012 công ty nhựa Bình Minh vươn lên xếp hạng thứ 10 trong

“Top 50 doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả nhất Việt Nam”

Ví dụ: Khâu tuyển dụng tại phòng nhân sự:

Trước khi áp dụng ISO Sau khi áp dụng ISO

- Các tiêu chuẩn được đưa ra cho

từng chức danh/ vị trí công mang

tính chung chung và không rõ

ràng, không có văn bản quy định

- Người ra quyết định tuyển dụng

cuối cùng là Tổng giám đốc

Công tác tuyển dụng được đưa

ra quy trình, quy định rất rõ ràng, cụ thể:

- Quy định nhóm tiêu chuẩn chung và tiêu chuẩn đối với từng ngạch chức danh

- Thành lập Hội đồng tuyển dụng, quyết định tuyển dụng dựa trên 2/3 ý kiến tán thành của thành viên Hội đồng

Trước khi áp dụng ISO (năm 1998)

Sau khi áp dụng ISO (năm 2004)

Tỷ lệ ứng viên không đạt

Tỷ lệ nhân viên không đạt

Ví dụ: Khâu tuyển dụng tại phòng nhân sự:

2 Tăng lượng hàng hóa/dịch vụ bán ra.

- ISO 9001:2008 giúp cho doanh nghiệp có được sự tin tưởng từ khách hàng nên họ sẽ ưu tiên lựa chọn mua hàng/dịch vụ của công ty.

- Chứng nhận ISO 9001:2008 được giới thiệu trong chương trình quảng cáo có thể giúp chương trình quảng cáo hiệu quả hơn.

- Công ty có nhiều lợi thế, cơ hội ký được hợp đồng khi tham gia đấu thầu.

Trước khi áp dụng ISO: Doanh thu hàng năm của công ty trung bình đạt

khoảng từ 400 - 500 tỳ đồng trong đó chi phí bán hàng cũng như xử lý sai hỏng là trên 60 tỷ đồng, chiêm khoảng 15% doanh thu.

Sau khi áp dụng ISO: doanh số bán hàng công ty có biến chuyển rõ ràng,

tăng trung bình 20% mỗi năm đặc biệt là đến năm 2008 đánh dấu bước phát triển của công ty khi doanh thu vượt ngưỡng 1.000 tỷ đồng, trong khi

đó chi phí bán hàng, xử lý sai hỏng chỉ chiếm 10 %.

3 Giảm rủi ro đối với nguyên vật liệu mua vào:

- Khi chưa áp dụng ISO 9001, bộ phận cung ứng thường chọn nhà cung cấp theo tiêu chí giá cả thấp, nên dễ dẫn đến tình trạng mua hàng chất lượng kém

- Khi công ty áp dụng ISO 9001:2008 buộc bộ phận cung ứng phải đánh giá kỹ lưỡng những nhà cung cấp trước khi mua hàng lần đầu tiên và phải liên tục theo dõi tất cả các đặt đơn hàng tiếp theo => Sàng lọc và lựa chọn được những nhà cung cấp tốt nhất, phù hợp nhất với mình

=> Số lần hàng hóa mua vào không đạt yêu cầu sẽ giảm đi, các chi phí do kiểm tra lại hàng hóa, hoặc vẫn trả lương cho nhân viên

nhưng nhà máy tạm ngừng hoạt động do thiếu nguyên vật liệu (trả

về do kém chất lượng), … sẽ giảm đi rất nhiều.

4 Giảm thiểu tối đa các sai sót trong công việc

- Khi chưa có quy trình làm việc nên công nhân dễ

quên nhưng công đoạn nhỏ của một quá trình sản

xuất, như đối với việc chuẩn bị khuôn để chạy máy:

Công nhân chỉ thực hiện thiếu 1 bước nhỏ như không

vệ sinh khuôn trước khi lắp lên máy, hoặc lắp thiếu

bulong thì sẽ gây ra thiệt hại đáng kể cho Công ty

Ví dụ tại bộ phận sản xuất:

- Đến khi áp dụng hệ thống ISO 9001, quy trình quy

định rõ ràng các bước thực hiện, sai sót giảm đáng kể

4 Giảm thiểu tối đa các sai sót trong công việc

Chi phí khi mắc lỗi trên là không nhỏ, ta có thể tính ra như sau:

Vì máy không sản xuất nên lượng nguyên liệu không bị mất đi, giá trị lư ợng nguyên

3 giờ x 300 kg x 2000 đồng = 1.800.000 (đồng)

Năng suất máy 125m/dây chuyền/giờ Thiệt hại lượng sản

phẩm máy sản xuất trong vòng 3giờ:

4 Khó khăn khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:

• Lãnh đạo chưa quan tâm đến việc duy trì Hệ thống quản

lý chất lượng

Chưa quan tâm đến quy trình hướng dẫn, triển khai thực hiện ISO của nhân viên cấp dưới, giao hẳn việc thực hiện ISO cho các bộ phận dưới quyền.

 Không có sự thống nhất giữa các bộ phận, quá trình vận

hành gặp nhiều khó khăn, thiếu sự tương tác và liên kết giữa các phòng ban.

• Nhân viên khó thay đổi thói quen, bộ máy làm việc trì trệ,

chưa năng động

- Không quen, có tâm lý khó chịu đối với những thay đổi.

- Tâm lý chán nản, bất hợp tác trong việc tham gia các khóa đào tạo.

- Sợ bị mất việc hoặc bị thay đổi công việc.

- Cho rằng việc thực hiện ISO là trách nhiệm của ban lãnh đạo công ty => thực hiện quy trình theo tính hình thức, mang tâm

lý bị ép buộc, không thoải mái.

• Nhiều quy trình, thủ tục phức tạp rườm rà

Làm giảm sự sáng tạo, từ đó gây rắc rối, người thực hiện phải mất thời gian lưu trữ, kiểm soát các giấy tờ, hồ sơ quá nhiều.

Ví dụ: ở bộ phận sản xuất, trước & sau khi áp dụng ISO

• Nhân viên chưa nắm bắt kịp và chưa thực hiện chính xác quy trình

- Thực hiện sai công việc, hoặc bỏ sót công việc, hoặc thực hiện đúng và đủ công việc nhưng không đúng thứ tự.

4 Khó khăn khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:

Ví dụ: Công nhân thực hiện thiếu 1 bước như không vệ sinh khuôn trước khi lắp lên máy => tổng thiệt hại khi hư hỏng 1 máy là

2.478.000 (đồng)

- Nhân viên mới chưa nắm bắt được chính xác quy trình, sai sót trong thống kê.

• Khó khăn khi thực hiện cải tiến liên tục: 2 ý kiến trái chiều:

- Cải tiến liên tục là không cần thiết

- Cải tiến liên tục là cần thiết

• Phân công công việc bị chồng chéo

Giữa bộ phận bảo trì và kỹ thuật

• Đào tạo nhân viên mới gây mất nhiều thời gian cho người

quản lý trực tiếp

4 Khó khăn khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:

5 Giải pháp

Để hệ thống được nhân viên tiếp nhận và thực hiện tự nguyện:

•Để hệ thống ISO được vận hành, trong thời gian đầu cần phải dùng các hình thức

mang tính bắt buộc đối với các trường hợp không thực hiện đúng quy trình dẫn đến sản phẩm sai hỏng hoặc ảnh hưởng đến các phòng ban khác thì trừ điểm thưởng từng nhân viên và cả phòng ban

•Đối với trường hợp phòng ban thực hiện tốt, không quy phạm quy trình ở mức độ tốt, cải thiện quy trình tốt được trao bằng khen và danh hiệu tiên tiến và thưởng tiền (cụ thể thưởng 200 ngàn/người – 3 tháng đánh giá một lần)

•Để hạn chế việc thực hiện chỉ mang tính hình thức, công ty đã tìm cách nâng cao nhận thức của nhân viên về ISO đối với chất lượng sản phẩm, vai trò của họ đối với việc tạo

ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng bằng sổ tay ISO có phần hỏi đáp về những thắc mắc thông thường một cách rõ ràng Trong sổ tay có nêu ra các câu hỏi thường gặp và các câu trả lời tương ứng Sổ tay này được in ra và dán vào bản thông báo để nhân viên đọc

Đối với việc đào tạo:

Để nhân viên nắm bắt nhanh hơn việc đào tạo mà không ảnh hưởng đến công việc, công ty đã tổ chức đào tạo ngoài giờ có hưởng phụ cấp Mỗi tiếng học được tính như làm thêm giờ với mức lương cơ bản Sau khi học, mọi người sẽ làm bài kiểm tra

5 Giải pháp

Đối với việc xây dựng quy trình làm việc sát thực tế:

Trong thời gian đầu, khi các quy trình chưa sát với thực tế giữa các phòng ban, nhiều nhiệm vụ còn trùng nhau dẫn đến mất thời gian và khó phân trách nhiệm cho từng cá nhân, bộ phận do đó, Công ty đã khuyến khích các hành động sau:

•Các bộ phận và phòng ban trình bày các khó khăn, bất cập tại phòng ban của mình sau khi áp dụng quy trình trong từng tháng, phòng nhân sự và bộ phận liên quan sẽ điều chỉnh lại quy trình phù hợp

•Sau khi điều chỉnh các quy trình để đi sát thực tế hoạt động từng phòng ban mà không ảnh hưởng đến các phòng ban khác, công ty đưa ra giải pháp phân định rõ

và chi tiết các nhiệm vụ, quy trình mà các phòng ban phải phối hợp với nhau, hệ thống mọi thứ bằng văn bản

Đối với hoạt động cải tiến:

•Định kỳ mỗi quý khi đánh giá nội bộ, mỗi phòng ban phải đề xuất ý kiến thay

đổi quy trình của phòng ban mình (50 ngàn/ 1 ý kiến đề xuất) và nếu được xét duyệt thông qua để áp dụng sẽ được 300 ngàn/ ý kiến đề xuất

•Đối với sáng kiến nào làm giảm chi phí, nâng cao năng suất thì thưởng 10% dựa trên việc tiết kiệm chi phí khi vận hành ý tưởng đó trong một tháng