Báo cáo "Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư tại Công ty VINACONEX 10" pdf

PT&thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN KHOA KẾ TOÁN ***************** BÀI TẬP CÁ NHÂN MÔN :HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Đề tài: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư tại Công ty VINACONEX 10. GVHD : Nguyễn Quang Ánh SVTH : Nguyễn Thị Thúy Hằng Lớp : K13KKT3 MSSV : 132315665 Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang- 1 - Đà Nẵng 04/2009 PT&thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh MỤC LỤC Trang A. LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Nội dung nghiên cứu 2 Bảng kế hoạch triển khai đề tài 3 B. NỘI DUNG 4 I. Khảo sát thực tế 4 1. Thực trạng khảo sát 4 a. Nhược điểm của hệ thống cũ 4 b. Ưu điểm của hệ thống cũ 5 2. Những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống mới 5 a. Ưu điểm của hệ thống mới 5 b. Nhược điểm của hệ thống mới 6 II. Phân tích và thiết kế hệ thống 6 1. Biểu đồ phân cấp chức năng - FHD 7 Giải thích 8 2. Biểu đồ luồng dữ liệu - DFD 9 a. DFD mức khung cảnh 9 b. DFD mức đỉnh 11 c. DFD mức dưới đỉnh 12 c 1 . DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Cập nhật danh mục 12 c 2 . DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Mua hàng 13 c 3 . DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Bán hàng 14 c 4 . DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Kiểm tra tồn hàng 15 c 5 . DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Báo cáo 16 3. Các kiểu thực thể và mô hình EER 17 4. Thiết kế Database vật lý 19 5. Thiết kế các thuật toán (Algorithms) xử lý (sơ đồ khối) 25 6. Thiết kế các Form nhập dữ liệu 29 7. Thiết kế các báo cáo/Report 32 C. KẾT LUẬN 33 Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang- 2 - PT&thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh Trong thời đại ngày nay việc quản lý, điều hành và phát triển một doanh nghiệp lớn hay nhỏ cũng đều đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ từ cấp lãnh đạo đến từng nhân viên, từ các phòng ban đến các bộ phận của doanh nghiệp.Chính vì vậy,phương pháp thủ công trên giấy tờ không còn phù hợp và hiệu quả. Do đó việc áp dụng CNTT vào trong quản lý là điều cần thiết. Hệ thống quản lý là một trong các hệ thống được nhiều DN sử dụng và đã được thiết kế một cách đa dạng và phong phú. Một trong những ứng dụng CNTT vào việc quản lý, đó là quản lý hệ thống vật tư. Với sự hỗ trợ của các phần mềm tin học, việc quản lý điều hành DN sẽ trở nên thuận lợi hơn, đem lại lợi nhuận cao hơn. Nhân viên quản lý vật tư sẽ không mất nhiều thời gian để ghi chép các hóa đơn nhập, xuất,hàng tồn kho. Các kế toán viên hạch toán thu chi nhanh chóng,chính xác và hiệu quả hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà quản lý. Nếu các DN Việt Nam không kịp thời thay đổi thì nguy cơ tụt hậu về nền kinh tế càng lớn. Đề tài mà em chọn để nghiên cứu và thực hiện là :"Phân tích và thiết kế HTTT quản lý vật tư". Để thực hiện đề tài em đã chọn Công ty VINACONEX 10, địa chỉ lô 12C-Phan Đăng Lưu-Đà Nẵng.Đây là một DN vừa mới thành lập nên việc áp dụng CNTT vào trong quản lý đặc biệt là hệ thống quản lý vật tư là rất ít hầu như không.Nên lợi nhuận DN thu được trong những qua là không đáng kể. I.Lời cam đoan Đề tài này được thực dựa trên những kiến thức mà em đã được học ở môn học Hệ Thống Thông Tin Kế Toán, cùng sự tham khảo ý kiến của giảng viên bộ môn và một số tài liệu liên quan. Em xin cam đoan đây là đề tài em tự thực hiện không sao chép hay copy bài của ai khác.Đây là tất cả sự cố gắng và nổ lực của em trong thời gian qua mặc dù đề tài không tránh khỏi những sai sót. II. Bảng kế hoạch triển khai thực hiện Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang- 3 - PT&thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh Tuần 31:Lập kế hoạch triển khai đề tài Tuần 32:Tiến hành tìm hiểu tham khảo và lựa chọn đề tài Tuần 33:Khảo sát thực tế ,thu thập tài liệu Tuần 34:Phác thảo khung đề tài Tuần 35:Tiến hành triển khai đề tài :Phần mở đầu Tuần 36:Thiết kế biểu đồ phân cấp chức năng FHD và biểu đồ luồng dữ liệu –DFD(4-Level) Tuần 37:Thiết kế các kiểu thực thể và mô hình ER(Entity Relationship). Thiết kế các Form nhập liệu và các báo cáo Tuần 38:Bổ sung và hoàn chỉnh đề tài. III .Khảo sát thực tế : Công ty VINACONEX là công ty chuyên kinh doanh và sản xuất vật liệu xây dựng nên việc quản lý vật tư là vô cùng quan trọng.Nhưng hiện tại việc quản lý vật tư tại DN đang thực hiện bằng phương pháp thủ công, khả năng tin học của đội ngũ nhân viên còn quá kém. Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang- 4 - PT&thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh 1. Biểu đồ phân cấp chức năng - FHD. Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang- 5 - Cập nhật danh mục Quản lý vật tư Mua hàng Bán hàng KT hàng tồn kho Báo cáo hàng hóa kho Đặt hàng Nhập hàng Báo cáo mua hàng Cập nhật phiếu xuất Giao hàng Cập nhật hàng tồn đầu kỳ Làm thẻ kho Báo cáo bán hàng tháng Báo cáo hàng tồn Thống kê hàng hóa Dự trù xuất nhập khách hàng nhà cung cấp nhân viên loại vật tư Báo cáo bán hàng PT&thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh Chức năng cập nhật danh mục: Chức năng này sẽ thực hiện viêc cập nhật danh mục khách hàng, danh mục nhà cung cấp, danh mục nhân viên, danh mục loại, danh mục hàng hóa và danh mục kho. Chức năng mua hàng: + Đặt hàng:DN đặt hàng ở nhà cung cấp với số lượng từng mặt hàng cần đặt. Mỗi lần đặt hàng, DN in đơn hàng gửi đến nhà cung cấp. + Nhập hàng: nhiệm vụ nhập hàng vào kho khi nhà cung cấp giao hàng cho công ty + Báo cáo mua hàng: nhiệm vụ báo cáo việc mua hàng của khách hàng lên các nhà quản lý . Chức năng bán hàng: + Cập nhật phiếu xuất: khi khách hàng có yêu cầu mua hàng thì chức năng này có nhiệm vụ cập nhật những mặt hàng bán cho khách với số lượng và mặt hàng khách yêu cầu. + Giao hàng: khi xuất hàng ra khỏi kho công ty sẽ có một bộ phận giao hàng tới địa chỉ đã yêu cầu đặt hàng. Đồng thời khi khách hàng có khiếu nại gì về số lượng cũng như chất lượng hàng hoá thì bộ phận này sẽ thu nhận thông tin và về báo cáo cho bộ phận quản lý. + Báo cáo bán hàng: nhiệm vụ báo cáo việc bán hàng cho khách hàng lên các nhà quản lý Chức năng kiểm tra tồn hàng: + Cập nhật hàng tồn đầu kỳ: cuối kì hay cuối tháng sẽ có các đợt thống kê, kiểm nghiệm các loại hàng còn tồn đọng ở trong kho hay bất chợt ban giám đốc yêu cầu thống kê trong kho và cập nhật số hàng tồn này. + Làm thẻ kho: bao gồm việc làm các thẻ kho cho từng loại vật tư cụ thể để dễ dàng trong việc quản lý các loại vật tư. Chức năng báo cáo: + Báo cáo bán hàng: Chức năng này có nhiệm vụ báo cáo việc bán hàng cho khách hàng lên các nhà quản lý cấp trên theo từng tháng khi có yêu cầu. + Báo cáo hàng tồn: Hàng tháng sẽ có sự báo cáo cho người quản lý biết được tình hình về số lượng vật tư tồn cuối tháng cũng như xuất để từ đó họ sẽ có những quyết định tiếp tục nhập các loại vật tư đó hay không. Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang- 6 - PT&thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh + Thống kê hàng hóa: Thống kê những chủng loại vật tư đã bán và những loại đang còn tồn đọng trong kho và báo cáo lên cấp trên. + Dự trù xuất nhập: Chức năng này sẽ dựa vào chức năng thống kê hàng hóa để từ đó tính tồn kho nhằm đưa ra các quyết định có tiếp tục nhập các loại vật tư đang còn tồn trong kho hay không. II . Biểu đồ luồng dữ liệu - DFD. 1. DFD mức khung /bối cảnh (Mức 0) - Nhà cung cấp có trách nhiệm gửi những thông tin của mình, hóa đơn nhập, hóa đơn thanh toán cho DN. -DN nếu đồng ý mua hàng thì gửi cho nhà cung cấp một đơn đặt hàng yêu cầu số lượng vật tư cần mua, thanh toán tiền khi nhận được hàng. -Đồng thời giữa hệ thống quản lý vật tư và nhà cung cấp có thể trao đổi hoặc khiếu nại với nhau khi có những vấn đề vướng mắc xảy ra. - KH khi có nhu cầu sẽ gửi yêu cầu mua hàng cùng những thông tin của mình đến nhà quản lý vật tư của DN. -Kế toán quản lý vật tư tiến hành: +Trả lời đơn hàng, lập hóa đơn bán hàng, giao hàng cho KH . Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang- 7 - Nhà cung cấp Khách hàng Quản lý vật tư Lãnh đạo Khiếu nại Đơn đặt hàng Hóa đơn nhập Phiếu thanh toán Thông tin nhà cung cấp Hóa đơn bán hàng Khiếu nại Từ chối bán hàng Thông tin khách hàng Yêu cầu mua hàng Yêu cầu báo cáo Báo cáo PT&thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh +Lập báo cáo theo yêu cầu của ban lãnh đạo 2. DFD mức đỉnh(Mức 1) Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang- 8 - Yêu cầu báo cáo Nhân viên 1.Cập nhật danh mục Nhân viên Khách hàng Khách hàng Thông tin khách hàng 3. Bán hàng Yêu cầu mua hàng Khiếu nại Hóa đơn xuất Từ chối bán hàng Hàng Nhà cung cấp Hóa đơn xuất 4. Kiểm tra tồn hàng Thông báo xử lý Yêu cầu kiểm tra hàng Lãnh đạo 5. Báo cáo Báo cáo Hàng Khách hàng Hóa đơn nhập Hàng Thông tin hàng tồn Nhà cung cấp 2. Mua hàng Yêu cầu mua hàng Nhân viên Thông tin hàng nhập Nhà cung cấp Hóa đơn nhập Khiếu nại Đơn đặt hàng Phiếu thanh toán PT&thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh 3. DFD mức dưới đỉnh 3.2ức năng Cập nhật danh mục Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang- 9 - Khách hàng 1.1 Cập nhật danh mục khách hàng Thông tin khách hàng Khách hàng Nhà cung cấp 1.2 Cập nhật danh mục nhà cung cấp Thông tin nhà cung cấp 1.3 Cập nhật danh mục nhân viên Nhân viên Nhà cung cấp 1.4 Cập nhật danh mục loại 1.5 Cập nhật danh mục hàng hóa Hàng PT&thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh c 2 . DFD mức dưới đỉnh – Chức năng Mua hàng Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang- 10 - Nhà cung cấp 2.1 Đặt hàng Nhà cung cấp Kiểm tra tồn hàng Đơn đặt hàng Nhân viên Khách hàng Yêu cầu của khách hàng Yêu cầu mua hàng 2.2 Nhập hàng 2.3 Báo cáo mua hàng Hóa đơn nhập hàng Hóa đơn nhập Lãnh đạo Phiếu thanh toán Yêu cầu báo cáo Báo cáo Hàng Thông tin hàng nhập Dự trù xuất nhập Đơn đặt hàng Khiếu nại [...]... thiết kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán do vậy mà còn nhiều khiếm quyết Chúng tôi rất mong được sự đóng góp ý kiến của thầy giáo để đề tài được hoàn thiện hơn Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang - 30 - PT &thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh TÀI LIỆU THAM KHẢO 1 Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý - Thạc Bình Cường ĐHBKHN, 2001 2 Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý. .. Quang Ánh 7 Thiết kế các báo cáo/ Report Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang - 28 - PT &thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh C KẾT LUẬN 1.Tự đánh giá những mặt thuận lợi và không thuận lợi của hệ thống mới so với hệ thống cũ Qua quá trình khảo sát, phân tích và thiết kế hệ thống quản lý vật tư chúng ta thấy rằng với việc sử dụng máy tính vào các công việc kiểm soát nợ, kiểm kê và kế toán thì... triển tin học quản lý, kinh doanh vì vậy hệ thống thông tin có thể liên Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang - 29 - PT &thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh kết và trở thành một bộ phận quan trọng trong một hệ thống quản lý thống nhất Khi đó các thao tác thủ công sẽ được thay thế bởi hệ thống tự động hoá trong hệ thống quản lý Vì đây là lần đầu tiên chúng tôi làm bài tập lớn về đề tài Phân tích. .. năng Báo cáo Yêu cầu báo cáo Báo cáo Lãnh đạo Báo 5.1 Báo cáo bán hàng tháng Báo cáo cáo Yêu cầu báo cáo Yêu cầu báo cáo 5.2 Báo cáo hàng tồn Hóa đơn xuất Hóa đơn nhập Nhà cung cấp 5.3 Thống kê hàng bán Nhân viên Hàng Khách hàng Làm đơn đặt hàng Quản lý kho Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 5.4 Dự trù xuất nhập Trang - 13 - PT &thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh 3 Các kiểu thực thể và mô... hệ thống thông tin quản lý - Ngô Trung Việt, Viện CNTT, 1993 NXB GTVT 3 Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý - Trần Thành Trai, Trung tâm CNTT, ĐHKHTN HCM, 1997 4 Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý - Nguyễn Văn Ba, ĐHBKHN, 2002 Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang - 31 - PT &thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh THÀNH VIÊN NHÓM 1 Trần Thị Thu Hà 2 Phạm Ngọc Linh 3... chuyển về mẩu tin đầu tiên Tìm theo số chứng từ T F Hiện mẫu tin Thông báo không tìm thấy Kết thúc Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang - 25 - PT &thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh 6 Thiết kế các Form nhập liệu Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang - 26 - PT &thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 GVHD:Nguyễn Quang Ánh Trang - 27 - PT &thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn... yêu cầu về máy móc và thiết bị hiện đại như trên, nếu như hệ thống mới có tính khả thi nghĩa là được thực hiện theo đúng quy trình và thực chất thiết kế thì sẽ có nhiều khả năng cho kết quả tốt hơn hệ thống cũ Hệ thống mới có khả năng đưa đến những tiện dụng hữu ích cho cả công nhân viên và công việc nói chung, những sai sót mắc phải là để xử lý và khắc phục Hệ thống quản lý vật tư là một phần nhỏ trong... sửa? F T Lưu? F Lưu lại các thông tin vào CSDL HDNhap tại mẩu tin hiện hành Kết thúc Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang - 23 - PT &thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh 5.3 Xoa HDNhap Bắt đầu Mở file liên quan Chọn hóa đơn cần xóa F Xác nhận xóa T Xóa và chuyển đến mẫu tin kế Tiếp? Kết thúc Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 T F Trang - 24 - PT &thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh... nhà quản lý Tuy nhiên, vẫn chưa thừa hưởng được những tiện ích của hệ thống cũ từ quản lý thủ công sang quản lý bằng máy tính, vì vậy chương trình vẫn còn sai sót và chưa được hoàn thiện Do sự phát triển của khoa học công nghệ đòi hỏi phải có một lực lượng nhân viên có tay nghề để đáp ứng được công việc quản lý trong xã hội hiện nay 2 Khả năng và hướng phát triển của hệ thống Với yêu cầu về máy móc và. ..PT &thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh c3 DFD mức dưới đỉnh – Chức năng Bán hàng Yêu cầu mua hàng Khách hàng Từ chối bán hàng Đồng ý Xét đơn đặt hàng Khiếu nại Nhân viên Hóa đơn xuất 3.1 Cập nhật phiếu xuất Thông tin xử lý 3.2 Giao hàng Kiểm tra tồn hàng Yêu cầu kiểm tra hàng Lãnh đạo Yêu cầu báo cáo 3.3 Báo cáo bán hàng Thông tin hàng xuất Khách hàng Hóa đơn xuất Thông tin hàng xuất Báo . PT& ;thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN KHOA KẾ TOÁN ***************** BÀI TẬP CÁ NHÂN MÔN :HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Đề tài: Phân tích và thiết kế hệ. của hệ thống cũ 4 b. Ưu điểm của hệ thống cũ 5 2. Những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống mới 5 a. Ưu điểm của hệ thống mới 5 b. Nhược điểm của hệ thống mới 6 II. Phân tích và thiết kế hệ thống. đạo 5.2 Báo cáo hàng tồn 5.1 Báo cáo bán hàng tháng 5.3 Thống kê hàng bán Yêu cầu báo cáo Báo cáo Báo cáo Yêu cầu báo cáo Hóa đơn nhập Nhà cung cấp Hóa đơn xuất Nhân viên Khách hàng Báo cáo Yêu