Tổ chức công tác Kế toán nguyên vật liệu nhằm tăng cường quản lý & sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn

Tổ chức công tác Kế toán nguyên vật liệu nhằm tăng cường quản lý & sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn

Phần I

mở đầu

1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế và xu hớng toàn cầu hoá đangdiễn ra ngày một khẩn trơng, một nớc phát triển nh Việt Nam cũng khôngngừng ùa theo “dòng chảy” đó Bên cạnh những thuận lợi mà hội nhập manglại; nền kinh tế Việt Nam đã, đang và sẽ gặp phải không ít những khó khănbởi tính cạnh tranh diễn ra ngày càng mạnh mẽ, gay gắt và khốc liệt hơn Cácdoanh nghiệp (DN) trong nớc sẽ phải chịu áp lực ngày càng lớn hơn bởi phải

đối đầu với các “đội khách” hùng mạnh ngay trên “sân nhà” Trong điều kiện

đó, để tồn tại và phát triển, đối với mỗi DN cần phải tạo ra và duy trì đ ợc lợinhuận của mình trong dài hạn, tạo cho mình một thế riêng, có chiến lợc kinhdoanh đúng đắn, linh hoạt và phù hợp nhằm giữ cho mình một vị thế trên th-

ơng trờng

Để làm đợc điều đó, đối với các DN sản xuất cần phải tạo ra các sảnphẩm có chất lợng tốt, mẫu mã phong phú, đa dạng, giá cả phải chăng, phùhợp với từng đối tợng ngời tiêu dùng, nhng vẫn đảm giá thành sản xuất thấp và

có lợi nhuận cao Muốn vậy, DN cần phải quan tâm đến tất cả các khâu trongqúa trình sản xuất, đặc biệt là các yếu tố đầu vào nh nguyên vật liệu (NVL),vốn, lao động (LĐ), máy móc, thiết bị trong đó NVL là yếu tố hàng đầu Bởivì NVL là một yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh (SXKD),tham gia thờng xuyên và liên tục vào quá trình sản xuất sản phẩm; chi phíNVL thờng chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và ảnh hởngtrực tiếp đến giá thành, chất lợng sản phẩm và do đó ảnh hởng đến lợi nhuậncủa Công ty Do vậy, NVL có vị trí đặc biệt quan trọng trong quá trình sảnxuất, và việc tập trung quản lý chặt chẽ NVL ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản

đến dự trữ và sử dụng nhằm hạ thấp chi phí vật liệu, giảm mức tiêu hao vậtliệu trong quá trình sản xuất có ý nghĩa quan trọng trong hạ giá thành sảnphẩm, tăng lợi nhuận cho DN, là nhân tố quyết định đến thành công trongcông tác quản lý SXKD của DN

Vì thế, việc tổ chức tốt công tác kế toán nói chung và công tác kế toánNVL nói riêng một cách khoa học, hợp lý, hiệu quả, chặt chẽ và đúng vớinhững chế độ mà Bộ Tài chính đã quy định là rất cần thiết trong bất kỳ một

DN sản xuất nào; nhằm hạ thấp chi phí sản xuất nói chung và hạ thấp chi phíNVL nói riêng trong giá thành sản phẩm, góp phần nâng cao hiệu quả kinh tếtrong SXKD

Sau một thời gian nghiên cứu và tìm hiểu thực tế về đặc điểm hoạt độngcủa Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn, chúng tôi càng nhận thức đợc tầmquan trọng của NVL trong quá trình sản xuất Là một DN sản xuất nên Công

ty rất chú trọng đến công tác quản lý và sử dụng NVL, mà cốt lõi là công tác

kế toán NVL Trong điều kiện kinh tế thị trờng (KTTT) hiện nay, sức cạnhtranh ngày càng gay gắt và quyết liệt, mọi hiện tợng kinh tế - xã hội luôn vận

động và biến đổi không ngừng Vì thế, Công ty không thể tránh khỏi nhữngkhó khăn và những hạn chế trong quản lý và tổ chức công tác kế toán Do vậy,

để khẳng định vị thế của mình trên thị trờng, Công ty cần làm tốt công tác kếtoán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng để có biện pháp quản lý tốt,

sử dụng tiết kiệm và hợp lý NVL, nhằm hạ giá thành sản phẩm nhng vẫn đảmbảo chất lợng sản phẩm

Nhận thức đợc tầm quan trọng và tính thời sự nóng hổi của vấn đề nêutrên, chúng tôi tiến hành nghiên cứu đề tài:

Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu nhằm tăng c“ ờng quản lý

và sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn.”

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

1.2.1 Mục tiêu chung

Tìm hiểu công tác kế toán NVL ở Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôntrên cơ sở đó đa ra một số ý kiến góp ý nhằm cải tiến và hoàn thiện công tác

kế toán NVL trong quản lý và sử dụng vật liệu ở Công ty

1.2.2 Mục tiêu cụ thể

- Hệ thống hoá những lý luận chung về công tác kế toán NVL trong DNsản xuất;

- Tìm hiểu công tác kế toán NVL ở Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn

- Đa ra một số ý kiến góp ý nhằm cải tiến và hoàn thiện công tác kếtoán NVL trong quản lý và sử dụng vật liệu ở Công ty

1.3 Đối tợng và phạm vi nghiên cứu

1.3.1 Đối tợng nghiên cứu

Nghiên cứu công tác kế toán NVL ở Công ty Vật liệu chịu lửa TrúcThôn, gồm:

- Các chứng từ và sổ sách kế toán liên quan đến công tác kế toán NVL ởCông ty;

- Phơng pháp hạch toán đợc áp dụng ở Công ty

1.3.2 Phạm vi nghiên cứu

- Địa bàn nghiên cứu: Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn - Xã CộngHoà - Huyện Chí Linh - Hải Dơng

- Phạm vi nghiên cứu:

Thời gian thực tập: từ ngày 06/02/2006 đến ngày 20/05/2006

Đề tài sử dụng số liệu hạch toán của Công ty trong 3 năm gần đây

Phần II cơ sở lý luận và thực tiễn

2.1 những lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

2.1.1 Các khái niệm cơ bản về nguyên vật liệu

 Khái niệm về nguyên vật liệu

NVL là đối tợng lao động đợc thể hiện dới dạng vật hoá, là một trong bayếu tố cơ bản của quá trình SXKD Nó là thành phần chủ yếu cấu tạo nênthành phẩm, là đầu vào của quá trình sản xuất và thờng gắn liền với các DNsản xuất

Đối với mỗi DN sản xuất thì việc sử dụng chủng loại và số lợng NVL làtuỳ thuộc vào đặc điểm, lĩnh vực sản xuất và yêu cầu của sản xuất sản phẩmtrong từng DN Cho nên mỗi DN chỉ dùng một số NVL đầu vào đặc trng

Ví dụ: Đối với DN sản xuất đờng kính thì NVL đầu vào chủ yếu làmía…

Đối với các DN may mặc thì NVL đầu vào chủ yếu là vải, chỉ…

Đối với các DN sản xuất gạch (gạch chịu lửa, gạch men…) thìNVL chủ yếu là bột sét, sạn Samốt, nớc…

Trong quá trình sản xuất, NVL thờng đợc chia ra thành: NVL chính,NVL phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, thiết bị xây dựng cơ bản và phế liệu

 Khái niệm về nguyên vật liệu chính

NVL chính là đối tợng lao động chính trong quá trình SXKD của DN, làcơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm Vì vậy, NVLchính nó gắn liền từng DN cụ thể và từng sản phẩm cụ thể Sản phẩm khácnhau thì NVL chính cũng khác nhau

Ví dụ: DN sản xuất đờng thì NVL chính là mía,…

DN may mặc thì NVL chính là vải,…

DN sản xuất gạch thì NVL chính là bột sét, sạn Samốt,…

 Khái niệm về nguyên vật liệu phụ

NVL phụ là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nókhông cấu thành nên thực thể sản phẩm, mà nó chỉ đợc sử dụng kết hợp vớiNVL chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lợng của sản phẩm; làmthay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài của sản phẩm…NVL phụ cũng

đợc sử dụng để phục vụ cho công tác quản lý, cho sản xuất, cho việc bảoquản, đóng gói sản phẩm,

Ví dụ: sơn, phụ gia, thuốc tẩy, thuốc nhuộm, …

 Khái niệm về nhiên liệu

Thực chất, nhiên liệu là NVL phụ, có tác dụng cung cấp nhiệt lợng trongquá trình SXKD, tạo điều kiện cho quá trình sản xuất diễn ra bình thờng Nhiênliệu có thể tồn tại ở thể rắn, lỏng, khí nh: than, củi, xăng, dầu, khí đốt, ga

 Khái niệm về phụ tùng thay thế, sửa chữa

Bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế, sửa chữa máymóc, thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải

 Khái niệm về thiết bị xây dựng cơ bản

Bao gồm các loại thiết bị, phơng tiên lắp đặt vào các công trình xâydựng cơ bản của DN

 Khái niệm về phế liệu

Phế liệu là các loại NVL đợc loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm

nh: gỗ vụn, sắt vụn, vải vụn… hoặc phế liệu thu hồi đợc trong quá trình thanh

lý tài sản cố định (TSCĐ), có thể đem bán ra ngoài

Nh vậy, NVL rất đa dạng và phức tạp, bao gồm nhiều chủng loại Do

đó, trong mỗi DN sản xuất cần phải có sự phân loại NVL

2.1.2 Phân loại nguyên vật liệu

Để tiến hành hoạt động SXKD, các DN phải sử dụng nhiều loại NVLkhác nhau Trong đó, mỗi loại NVL có vai trò, công dụng, tính chất lý, hoákhác nhau và biến động thờng xuyên, liên tục hàng ngày trong quá trình sảnxuất Bởi vậy, để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chitiết đối với từng loại NVL phục vụ cho yêu cầu của công tác quản trị, DN cầnthiết phải tiến hành phân loại chúng theo những tiêu thức phù hợp Đó là điềukiện quan trọng để tổ chức công tác kế toán NVL

 Căn cứ vào vai trò và tác dụng của NVL trong qúa trình SXKD, có thể chia NVL thành các loại sau:

 Căn cứ vào nguồn cung ứng thì NVL đợc chia thành:

+ Vật liệu mua ngoài

+ Vật liệu do đơn vị tự sản xuất

+ Vật liệu nhận góp vốn liên doanh

+ Vật liệu do cấp trên cấp

Việc phân loại NVL có tác dụng tích cực trong việc kiểm tra, theo dõi,xây dựng các kế hoạch về NVL cho sản xuất, dự trữ,…

Vì khoản chi vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, do đócần phải quản lý tốt vật liệu về mặt giá trị từ khâu thu mua đến việc tính toán,phân bổ đúng đắn giá trị của vật liệu cho các đối tợng sử dụng trong SXKD

Điều đó đòi hỏi phải tiến hành đánh giá vật liệu

2.1.3 Đánh giá nguyên vật liệu

Đánh gía NVL là việc dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vậtliệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu trung thực, chính xác

Về nguyên tắc, NVL là tài sản dự trữ thuộc tài sản lu động (TSLĐ) phải

đợc đánh giá theo giá vốn thực tế của vật liệu mua sắm, gia công hoặc chếbiến; tức là giá trị của vật liệu phản ánh trên các sổ sách kế toán, trên bảngtổng kết tài sản và các báo cáo kế toán khác nhất thiết phải theo giá thực tế.Song do đặc điểm của vật liệu có nhiều loại, lại thờng xuyên biến động trongquá trình SXKD, mà yêu cầu của kế toán NVL là phải theo dõi, phản ánh đầy

đủ, kịp thời biến tình hình biến động và số liệu của vật liệu nên trong công tác

kế toán NVL có thể đánh gía theo giá hạch toán

 Đánh giá vật liệu theo giá thực tế

* Giá thực tế vật liệu nhập kho

Giá thực tế của NVL nhập kho đợc tính trên cơ sở các chứng từ chứngminh các khoản chi phí hợp lệ để có đợc NVL tại DN và số lợng thực tế củaNVL do thủ kho tiếp nhận Giá thực tế của NVL phụ thuộc vào nguồn cungứng, và đơn vị thuộc đối tợng chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phơngpháp khấu trừ hay trực tiếp

- Đối với vật liệu mua ngoài:

+

Các khoảnthuế đợc tínhvào giá vật liệu

+

Chiphíthumua

-Các khoản giảm trừhàng mua mà

DN đợc hởng (Nếu có)

Chi phí thu mua bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, chiphí thuê kho

- Đối với vật liệu tự gia công chế biến:

Giá thực tế vật liệu

Giá thực tế vật liệuxuất gia công chế biến +

Chi phí gia côngchế biến

- Đối với NVL tự sản xuất:

Giá thực tế nhập kho = Giá thành thực tế sản xuất

- Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến:

+

Chí phí vậnchuyển, bốc dỡ

+

Chi phí thuêngoài gia côngchế biến

- Đối với vật liệu nhận góp vốn liên doanh:

- Đối với NVL đợc tặng, biếu, cấp:

Đối với các đơn vị thuộc đối tợng chịu thuế GTGT theo phơng phápkhấu trừ thì giá thực tế của NVL nhập kho không bao gồm thuế GTGT Đốivới các đơn vị chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thì giá thực tế củaNVL nhập kho bao gồm cả thuế GTGT đầu vào

* Giá thực tế vật liệu xuất kho

Đối với NVL xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động, yêu cầuquản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán trong từng DN mà có thể sửdụng một trong các phơng pháp sau để tính giá thực tế của vật liệu xuất kho:

Ph

ơng pháp 1: Tính theo giá thực tế tồn đầu kỳ

Theo phơng pháp này thì giá thực tế NVL xuất kho đợc tính trên cơ sở

số lợng vật liệu xuất kho và đơn giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ

Đơn giá vật liệu tồn đầu kỳ = Trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ

Số lợng vật liệu tồn đầu kỳPh

ơng pháp 2: Tính theo giá thực tế bình quân gia quyền

Phơng pháp này về cơ bản cũng giống nh phơng pháp giá thực tế tồn

đầu kỳ nhng đơn giá vật liệu đợc bình quân cho cả số tồn đầu kỳ và nhậptrong kỳ

Đơn giá thực tế

bình quân

Trị giá thực tếvật liệu tồn đầu kỳ +

Trị giá thực tếvật liệu nhập trong kỳ

Số lợng vật liệu

Số lợng vật liệunhập trong kỳ

Ưu điểm: Đơn giản, dễ tính

Nhợc điểm: Trờng hợp giá cả biến động thì độ chính xác của phơngpháp này không cao, công việc tính giá lại dồn vào cuối tháng nên ảnh hởngtới tính kịp thời của thông tin kế toán cung cấp cho các nhà quản lý

Ph

ơng pháp 3: Tính theo giá thực tế đích danh

Theo phơng pháp này, khi xuất lô hàng nào sẽ tính giá đích danh của lôhàng đó Phơng pháp này phù hợp với các DN kinh doanh các mặt hàng đơnchiếc, đơn giá có giá trị lớn, mặt hàng quý hiếm Ví dụ nh các công ty kinhdoanh máy móc, hàng điện tử, kinh doanh vàng bạc

Ưu điểm: Phản ánh chính xác giá trị vật liệu khi xuất kho

Nhợc điểm: Đòi hỏi DN phải phải theo dõi và quản lý chặt chẽ từng lôNVL xuất, nhập kho theo mã của từng mặt hàng

Ph

ơng pháp 4: Ph ơng pháp nhập tr ớc, xuất tr ớc (FIFO)

Nguyên tắc tính: Những NVL nào nhập trớc thì xuất trớc, xuất hết sốnhập trớc rồi mới đến số nhập sau Nh vậy, giá của NVL nào nhập kho trớc sẽ

đợc dùng làm cơ sở để tính giá của NVL xuất kho trớc

Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ tính toán

Nhợc điểm: Khối lợng hạch toán nhiều, phụ thuộc vào giá cả thị trờng.Với phơng pháp này chỉ thích hợp trong trờng hợp giá cả ổn định và có xu h-ớng tăng

Ph

ơng pháp 5: Ph ơng pháp nhập sau, xuất tr ớc (LIFO)

Nguyên tắc: Những NVL nào nhập sau thì xuất trớc, giá của NVL muasau cùng sẽ đợc dùng làm cơ sở để tính giá cho NVL xuất kho đầu tiên

Ưu điểm: dễ làm, dễ theo dõi

=

Nhựơc điểm: Khối lợng hạch toán nhiều.

Nh vậy, mỗi phơng pháp tính giá thực tế của vật liệu xuất kho đều có u

điểm và nhợc điểm riêng, do vậy từng DN phải căn cứ vào đặc điểm hoạt độngSXKD, khả năng trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán, yêu cầu của côngtác quản lý cũng nh trang thiết bị kỹ thuật tính toán xử lý thông tin của DNmình mà đăng ký phơng pháp áp dụng cho phù hợp

 Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán

Đối với các DN có chủng loại khối lợng vật liệu lớn, giá cả biến độngthờng xuyên, việc nhập - xuất vật liệu diễn ra liên tục thì việc hạch toán theogiá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và có khi không thể thực hiện

đợc Do vậy kế toán NVL có thể sử dụng giá hạch toán

Giá hạch toán là giá do DN quy định, không có tác dụng giao dịch bênngoài và thờng ổn định trong một thời gian nhất định Giá hạch toán của vậtliệu có thể là giá mua vật liệu tại thời điểm nào đó hoặc xác định theo giá kếhoạch của vật liêụ đã đợc xây dựng Hằng ngày, kế toán phải phản ánh tìnhhình nhập, xuất vật liệu theo giá hạch toán, cuối kỳ phải tính chuyển giá hạchtoán vật liệu về giá thực tế để đảm bảo tính chính xác giá trị của vật liệu Việctính chuyển dựa trên cơ sở hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán

Giá hạch toán của vật liệu

xuất kho trong kỳ =

Số lợng vật liệuxuất kho trong kỳ x

Đơn giáhạch toán

Giá trị thực tế vật liệunhập kho trong kỳGiá trị hạch toán của

vật liệu tồn đầu kỳ +

Giá trị hạch toán củavật liệu nhập trong kỳTrị giá thực tế vật liệu

Gía hạch toán của vật liệu xuất kho

Hệ số giá có thể tính chung cho các loại vật liệu hoặc tính riêng chotừng loại vật liệu

Việc sử dụng giá hạch toán có tác dụng nhằm giảm bớt khối lợng côngviệc cho công tác kế toán NVL trong trờng hợp hàng tồn kho có sự biến độngthờng xuyên

2.1.4 Vị trí và vai trò của NVL trong quá trình SXKD

Trong quá trình tham gia vào hoạt động SXKD, NVL chỉ tham gia vàomột chu kỳ sản xuất, dới tác động của LĐ, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặcthay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo thành sản phẩm, đồng thời toàn bộgiá trị của nó đợc chuyển dịch một lần vào chi phí SXKD trong kỳ

Xét về mặt vốn, NVL là bộ phận chủ yếu của TSLĐ trong DN, đặc biệt

là tài sản dự trữ Xét về giá trị, trong quá trình sản xuất, giá trị NVL chuyểndịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm Do vậy mà chi phí về NVL thờngchiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩmtrong các DN sản xuất Cho nên, NVL có vị trí đặc biệt quan trọng trong quátrình sản xuất Việc tập trung quản lý chặt chẽ vật liệu ở mọi khâu, từ thumua, bảo quản đến dự trữ, sử dụng nhằm hạ thấp chi phí vật liệu, giảm mứctiêu hao vật liệu trong quá trình sản xuất có ý nghĩa quan trọng trong hạ giáthành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho DN, là nhân tố quyết định đến sự thànhcông của công tác quản lý SXKD và là cơ sở để tăng thêm sản phẩm cho xãhội nhất là trong nền KTTT hiện nay

2.1.5 Yêu cầu quản lý đối với nguyên vật liệu

Xuất phát từ vai trò quan trọng của NVL mà quản lý NVL là công táckhông thể thiếu trong quản lý SXKD của các DN sản xuất, nó là tất yếu kháchquan của mọi nền sản xuất xã hội Tuy nhiên, do trình độ sản xuất khác nhau nênphạm vi, mức độ và phơng pháp quản lý cũng khác nhau

Hiện nay, NVL ngày càng trở nên khan hiếm do nhu cầu về vật chất củacon ngời ngày càng tăng, nền sản xuất ngày càng phát triển mở rộng đòi hỏinhu cầu NVL để làm ra sản phẩm ngày càng đa dạng, phong phú, có chất lợngtốt Trong điều kiện hiện nay, các ngành sản xuất ở nớc ta cha đáp ứng đợc đầy

đủ vật liệu cho nhu cầu sản xuất, một số loại vật liệu còn phải nhập ngoài màviệc sử dụng chúng thờng có chi phí lớn, gây ra không ít khó khăn Do vậy,bên cạnh việc tăng cờng khai thác và sản xuất NVL cần đẩy mạnh công tácquản lý NVL nhằm đảm bảo sử dụng hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả Côngtác quản lý NVL là quản lý chặt chẽ ở tất cả các khâu, từ thu mua đến bảoquản, dự trữ và sử dụng

ở khâu thu mua: Cần chú ý về số lợng, chất lợng, chủng loại, giá cả mua vào của từng NVL ở từng thời điểm cụ thể

ở khâu bảo quản: Mỗi loại NVL có tính chất lý, hoá khác nhau Do vậy

mà DN cần có phơng tiện, dụng cụ, kho bãi phù hợp để bảo quản

ở khâu dự trữ: Do đặc tính của vật liệu là chỉ tham gia vào một chu kỳ sảnxuất, bị tiêu hao hoàn toàn và luôn biến động, nên việc dự trữ NVL nh thế nào để

đáp ứng nhu cầu SXKD hiện tại là điều hết sức quan trọng Dự trữ NVL hợp lý tức

là không để khối lợng vật liệu quá lợng cần thiết tối thiểu gây ứ đọng vốn, ngợc lạicũng không để thiếu NVL gây gián đoạn quá trình sản xuất

ở khâu sử dụng: Phải xây dựng định mức tiêu hao NVL tơng đối chínhxác, sử dụng đúng định mức, đúng quy trình sản xuất, vừa đảm bảo chất lợngcủa sản phẩm, vừa đảm bảo tiết kiệm chi phí trong giá thành

Nh vậy, việc tăng cờng công tác quản lý NVL là cần thiết mang tính cấpbách Vì trớc hết nó mang lại lợi ích cho bản thân DN, rộng hơn nữa nó góp phầntiết kiệm chi phí xã hội Đối với từng DN, tuỳ vào đặc điểm và điều kiện củamình mà cải tiến công tác quản lý NVL cho phù hợp với thực tế sản xuất

2.1.6 Vai trò và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu với việc tăng cờng quản lý trong dự trữ, cung ứng và sử dụng vật t

2.1.6.1 Vai trò của kế toán nguyên vật liệu trong DN sản xuất

Để đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, đúng chủng loại NVL cho quátrình SXKD của DN cần dựa vào kế toán NVL Thông qua tài liệu của kế toánNVL mới nắm bắt đợc thông tin về số lợng, chủng loại, giá cả, thời hạn… để

từ đó đề ra những biện pháp quản lý thích hợp

Đối với nền sản xuất hàng hoá, chi phí NVL là những yếu tố chi phí sảnxuất cấu thành nên giá thành sản phẩm Do đó, việc tổ chức công tác kế toánNVL có chính xác, kịp thời, khoa học hay không sẽ quyết định tới tính chínhxác và sự kịp thời của giá thành sản phẩm

Do vậy, kế toán NVL có vai trò rất quan trọng trong các DN sản xuất,

và để thực hiện tốt vai trò của mình, kế toán NVL cần phải đảm bảo đợcnhững yêu cầu và nhiệm vụ đã đợc quy định

2.1.6.2 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong DN sản xuất

Để đáp ứng yêu cầu quản lý NVL, để thực hiện chức năng giám đốc và

là công cụ quản lý kinh tế Xuất phát từ vai trò của kế toán NVL nh vậy, Nhànớc đã xác định nhiệm vụ của kế toán NVL trong các DN sản xuất nh sau:

Thứ nhất, kế toán NVL phải tiến hành phân loại và lựa chọn phơng

pháp tính giá NVL nhập, xuất, tồn kho phù hợp với từng loại NVL cụ thể vàyêu cầu của quá trình hạch toán

Thứ hai, tổ chức chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ sách phù hợp

với phơng pháp hạch toán tồn kho để phân loại và tổng hợp số liệu về số hiện

có và tình hình nhập - xuất từng loại, nhóm NVL, cung cấp thông tin phục vụcho yêu cầu quản lý NVL.

Thứ ba, thông qua việc phản ánh tổng hợp và cung cấp số liệu để thực

hiện việc kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình thực hiện

dự trữ NVL và tình hình thực hiện định mức tiêu hao NVL, phát hiện và ngănchặn kịp thời các trờng hợp sử dụng NVL sai mục đích hoặc lãng phí

Thứ t, thực hiện kiểm kê NVL theo yêu cầu quản lý, đánh giá lại NVL

theo chế độ Nhà nớc quy định, lập các báo cáo về NVL phục vụ cho công táclãnh đạo và quản lý, tiến hành phân tích thực hiện kế hoạch thu mua, bảoquản, dự trữ và sử dụng NVL trong qúa trình SXKD

2.2 Nội dung công tác kế toán Nguyên vật liệu trong Doanh nghiệp sản xuất

2.2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu

2.2.1.1 Chứng từ kế toán

Mọi hiện tợng kinh tế xảy ra trong quá trình SXKD liên quan đến việcnhập, xuất NVL đều phải lập chứng từ kế toán một cách đầy đủ, chính xác vàkịp thời theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về NVL đã đợc ban hành, nhằm

đảm bảo tính chất pháp lý của việc ghi chép hệ thống chứng từ kế toán NVL,phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ tình hình nhập, xuất NVL Qua đó kiểmtra, giám sát tình hình biến động và số hiện có của từng thứ vật liệu, cung cấp

số liệu một cách kịp thời cho việc quản lý NVL một cách hiệu quả

Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo Quyết định số1141- QĐ/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trởng Bộ tài chính, các chứng

từ kế toán liên quan đến NVL bao gồm:

- Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 - VT)

- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - VT)

- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số 08 - VT)

- Biên bản kiểm nghiệm vật t (Mẫu số 05 - VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03 - VT)

- Phiếu xuất vật t theo hạn mức (Mẫu số 04 - V)

- Thẻ kho (Mẫu số 06 - VT)

- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (Mẫu số 07 - VT)

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - BH)

- Hoá đơn GTGT (Mẫu số 01 - GTKT)

Việc sử dụng các chứng từ nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm và tình hình

cụ thể của từng DN thuộc các lĩnh vực hoạt động, các thành phần kinh tế khác

nhau Tuy nhiên, việc lập các chứng từ kế toán về nhập, xuất NVL phải đợcthực hiện theo đúng quy định về biểu mẫu, phơng pháp ghi chép, trách nhiệmghi chép và phải tuân theo trình tự luân chuyển chứng từ, kiểm tra, lu trữ và sửdụng chứng từ

2.2.1.2 Công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Kế toán chi tiết vật liệu là sự chi tiết hoá các thông tin tổng quát đợc hìnhthành bởi kế toán tổng hợp nhằm thu thập thông tin rộng rãi cho việc quản lý,kiểm tra các hoạt động SXKD Một trong những yêu cầu của công tác quản lýNVL là đòi hỏi phải quản lý, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho củatừng thứ, từng loại NVL về cả số lợng, chất lợng, chủng loại và giá trị Kế toánchi tiết NVL là công việc kế toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán Tổ chức

kế toán chi tiết NVL ở kho là một bộ phận của kế toán NVL trong DN và có ýnghĩa quan trọng, vì thủ kho là ngời chịu trách nhiệm quản lý các loại NVL,chịu trách nhiệm tổ chức việc nhập, xuất, bảo quản, dự trữ, chịu trách nhiệm ghi

sổ bằng chỉ tiêu hiện vật Còn ở phòng kế toán với chức năng, nhiệm vụ củamình thông qua chứng từ ban đầu để kiểm tra hợp lệ tình hình ghi chép vào các

sổ sách, ghi chép chi tiết và tập hợp chủ yếu bằng chỉ tiêu giá trị nhằm mục

đích theo dõi chặt chẽ tình hình biến động của từng thứ, loại NVL

Hiện nay, các DN có thể áp dụng một trong ba phơng pháp hạch toánchi tiết vật liệu, đó là:

- Phơng pháp ghi thẻ song song

- Phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển

- Phơng pháp sổ số d

 Ph ơng pháp ghi thẻ song song :

Theo phơng pháp này, việc hạch toán NVL đợc tiến hành nh sau:

- ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh tình hình biến

động hàng ngày của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lợng Thẻ kho do phòng

kế toán lập cho từng loại vật liệu ở từng kho Hằng ngày khi nhận chứng từnhập, xuất NVL, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chúng rồighi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho Định kỳ thủ kho gửihoặc kế toán xuống kho nhận các chứng từ nhập xuất đã đợc phân loại theotừng thứ, loại vật liệu về phòng kế toán

- ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu để

ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị của từngthứ vật liệu Kết cấu của sổ chi tiết giống nh thẻ kho nhng có thêm cột đơn giá

và thành tiền Khi nhận đợc các chứng từ ở kho gửi lên, kế toán phải kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ và ghi chép trên sổ kế toán chi tiết Định kỳ tiến hành kiểm tra số liệu trên thẻ kho và sổ chi tiết Cuối tháng tính ra số tồn kho và đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp, để đối chiếu đợc kế toán cần phải lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho của từng loại, từng nhóm NVL về mặt giá trị Trình tự hạch toán đợc thể hiện qua sơ đồ 01:

Sơ đồ 01: Kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp ghi thẻ song song

(1) (1)

(3)

(2) (2)

(4)

Chứng từ xuất Chứng từ nhập

Thẻ kho

Sổ kế toán chi tiết

Báo cáo N - X - T

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángKiểm tra, đối chiếu

Ưu điểm: phơng pháp này ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu sốliệu, quản lý chặt chẽ sự biến động của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lợng

và giá trị

Nhợc điểm: việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán bị trùng lặp, khốilợng ghi chép lớn Nếu chủng loại vật liệu nhiều, nhập xuất diễn ra thờngxuyên thì việc hạch toán cồng kềnh, chậm trễ và hạn chế tính kiểm tra kịp thờicủa kế toán, công việc thờng dồn vào cuối tháng

Phơng pháp này áp dụng cho những DN có khối lợng, chủng loại vật t

ít, số lợng nghiệp vụ không nhiều

 Ph ơng pháp sổ đối chiều luân chuyển :

Theo phơng pháp này, công việc đợc tiến hành nh sau:

- ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh tình hình biến

động NVL nh phơng pháp thẻ song song

- ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép

phản ánh số lợng và giá trị của từng loại vật liệu theo từng kho Sổ này mỗi thángchỉ ghi một lần vào cuối tháng và đợc mở cho cả năm dựa trên số liệu ở bảng tổnghợp nhập - xuất - tồn kho, mỗi thứ vật liệu chỉ ghi 1 dòng trên sổ Định kỳ kế toán

đối chiếu số liệu trên sổ này với thẻ kho và sổ kế toán tổng hợp

Quá trình hạch toán đợc thể hiện qua sơ đồ 02:

Phơng pháp này có u điểm hơn so với phơng pháp thẻ song song vì nógiảm bớt đợc khối lợng ghi chép do chỉ ghi một lần vào cuối tháng

Nhợc điểm: việc ghi sổ vẫn còn trùng lặp, việc ghi chép dồn vào cuốitháng đối chiếu kiểm tra không kịp thời, hạn chế đến công tác quản lý và tínhgiá thành sản phẩm tơng đơng

Sơ đồ 02: Kế toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

 Ph ơng pháp sổ số d :

Theo phơng pháp này, công việc đợc tiến hành nh sau:

- ở kho: Thủ kho vẫn dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn

kho vật liệu về mặt số lợng nh hai phơng pháp trên, đồng thời sử dụng sổ số dvào cuối tháng để ghi chuyển số tồn kho của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu sốlợng từ thẻ kho sang sổ số d Sổ số d đợc mở cho cả năm theo từng kho, cuốitháng thủ kho ghi xong sẽ chuyển cho kế toán

- ở phòng kế toán: Khi nhận đợc các chứng từ kế toán, kế toán phải

kiểm tra các chứng từ gốc, ghi đơn giá và tính thành tiền trên các chứng từ củatừng nhóm và tiến hành lập bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu, mỗi khovào một tờ Việc kiểm tra đối chiếu đợc tiến hành vào cuối tháng, căn cứ vàocột số tiền tồn kho cuối tháng trên sổ số d đối chiếu với cột số tiền tồn khotrên bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn kho và số liệu của kế toán tổng hợp

Quá trình hạch toán đợc thể hiện qua sơ đồ 03:

Sơ đồ 03: Kế toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ số d

(1) (1)

(5)

(2) (2)

(3) (3)

(6)

(4) (4)

Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

Ưu điểm: giảm bớt khối lợng ghi sổ kế toán, công việc đợc tiến hành

đều trong tháng

Nhợc điểm: do mức độ hạch toán chi tiết mới chỉ đến nhóm nên nếu cần phải tính đến từng thứ vật t thì phải xuống kho, khi phát hiện có sai sót nhầm lẫn thì việc đối chiếu kiểm tra tơng đối phức tạp

Phơng pháp này thờng áp dụng với các DN có khối lợng nghiệp vụ kế toán về nhập - xuất vật liệu diễn ra thờng xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và

đã đợc xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu

Tóm lại, giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp có mối quan hệ mật thiết

với nhau Trớc hết về mặt quản lý, chúng hình thành một tổng thể hoàn chỉnh các thông tin phục vụ cho các cấp quản lý của Nhà nớc, các tổ chức kinh tế và trong nội bộ DN Về mặt ghi chép có thể là hai quá trình, song hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết đều dựa trên cơ sở chung đó là hệ thông chứng từ thống nhất

Do đó đảm bảo cho sự kiểm tra và đối chiếu luân chuyển lẫn nhau Hệ thống thông tin hạch toán tổng hợp đợc hình thành trên cơ sở tôn trọng một cách nghiêm ngặt theo quy định của Nhà nớc về vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, các phơng pháp tính giá và xác định kết quả kinh doanh

Thẻ kho

Chứng từ nhập

Bảng kê nhập

Bảng luỹ kế nhập

Sổ số d

Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn

Chứng từ xuất

Bảng kê xuất

Bảng luỹ kế xuất

2.2.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

Kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản (TK) kế toán để phản

ánh, kiểm tra và giám sát các đối tợng kế toán có nội dung kinh tế ở dạng tổngquát mà kế toán chi tiết cha đáp ứng đợc Việc mở tài khoản tổng hợp, ghichép sổ kế toán và xác định gía trị hàng tồn kho, giá trị hàng xuất kho tuỳthuộc vào DN áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờngxuyên hay kiểm kê định kỳ

2.2.2.1 Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

Phơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho là phơng pháp ghi chép,phản ánh thờng xuyên, liên tục và có hệ thống trình tự nhập, xuất, tồn kho cácloại vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp khi có các chứng từnhập, xuất hàng tồn kho

Phơng pháp này đợc áp dụng phần lớn ở các DN sản xuất và các DN

th-ơng mại kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn

Để kế toán tổng hợp các trờng hợp tăng, giảm vật liệu, kế toán sử dụngcác tài khoản chủ yếu sau:

- TK 152 Nguyên liệu, vật liệu“ ”

Tài khoản này đợc dùng để theo dõi giá trị hiện có và tình hình biến

động của các NVL trong qúa trình SXKD của DN Tài khoản này có thể mởchi tiết cho từng nhóm, loại, thứ vật liệu tuỳ theo yêu cầu quản lý và phơngtiện tính toán

Kết cấu:

+ Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng giá thực tếcủa vật liệu trong kỳ (tự sản xuất, mua ngoài, nhận góp vốn, phát hiện thừa khikiểm kê, chênh lệch tăng do đánh giá lại, …)

+ Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm giảm giá trịthực tế của NVL trong kỳ (xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanh, thiếuhụt khi kiểm kê, chênh lệch giảm do đánh giá lại, giá trị hàng trả lại …)

+ D nợ : Giá thực tế của vật liệu tồn kho

Và một số tài khoản có liên quan khác nh:

- TK 151 “Hàng mua đang đi đờng”: Phản ánh giá trị các loại vật liệu,hàng hoá mà DN đã mua, đã chấp nhận thanh toán cho ngời bán nhng cha vềnhập kho DN, còn đang đi trên đờng; và tình hình hàng đang đi đờng về nhậpkho của DN

- TK 331 “Phải trả cho ngời bán”: Đợc dùng để phản ánh quan hệ thanhtoán giữa DN và ngời bán, ngời nhận thầu về các khoản vật t, hàng hoá, lao

vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết

- TK 133 “Thuế GTGT đợc khấu trừ”: áp dụng cho các DN nộp thuếGTGT theo phơng pháp khấu trừ

- TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”

- TK 111 “Tiền mặt”

- TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”

- TK 621 “Chí phí nguyên vật liệu trực tiếp”

- TK 627 “Chi phí sản xuất chung”

- TK 641 “Chi phí bán hàng”

- TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”

-

a/ Kế toán tình hình biến động tăng NVL

 Trờng hợp DN tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ

Đối với các cơ sở kinh doanh đã có đủ điều kiện tính thuế GTGT theophơng pháp khấu trừ (thực hiện việc mua, bán hàng hoá có hoá đơn, chứng từghi chép kế toán đầy đủ), thuế GTGT đợc tách riêng, không ghi vào giá thực

tế của NVL Nh vậy, khi mua hàng, trong tổng giá thanh toán phải trả cho

ng-ời bán, phần giá mua cha thuế đợc ghi tăng NVL, còn phần thuế GTGT đầuvào đợc ghi vào số đợc khấu trừ Cụ thể:

- Tr ờng hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về:

+ Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm và phiếu nhậpkho, kế toán ghi:

Nợ TK 152 (chi tiết cho từng loại NVL ): Giá thực tế NVL nhập kho

Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ

Có TK 111, 112, 141, 331, : Tổng giá thanh toán+ Nếu hàng nhập vào thiếu so với hoá đơn cha rõ nguyên nhân, kế toánghi:

Nợ TK 152 (chi tiết từng loại NVL): Giá thực tế vật liệu nhâp kho

Nợ TK 138: Chênh lệch thiếu chờ giải quyết

Có TK 111, 112, 141, 331…

+ Nếu hàng nhập vào thừa so với hoá đơn cha rõ nguyên nhân, kế toán ghi:

Nợ TK 152(chi tiết từng loại NVL): Giá thực tế vật liệu nhập kho

Có TK 338: Chênh lệch thừa chờ giải quyết

Có TK 111, 112, 141, 331…

+ Chi phí phát sinh khi thu mua NVL, căn cứ vào các chứng từ, hoá

đơn, cớc vận chuyển kế toán ghi:

Nợ TK 152 ( chi tiết từng loại NVL)

Có TK 111, 112,

+ Chiết khấu thanh toán nếu DN đợc hởng (do thanh toán tiền hàng trớchạn), ghi:

Nợ TK 111, 112, 331…

Có TK 515 Số tiền chiết khấu đợc hởng

+ Trờng hợp DN đợc hởng giảm giá hàng mua (do mua nhiều, do hàngkém phẩm chất, sai quy cách, do giao hàng chậm…) hay hàng DN đã mua naygửi lại chủ hàng ( nếu có), ghi:

Nợ TK 111, 112, 331…: Số tiền đợc ngời bán trả lại hoặc đợc trừvào số tiền phải thanh toán

Có TK 133: Thuế GTGT không đợc khấu trừ tơng ứng với

số giảm giá hay hàng mua trả lại

Có TK 152 (chi tiết từng loại NVL): Giá trị số giảm giáhàng mua đợc hởng hay hàng mua trả lại cha thuế

- Tr ờng hợp mua ngoài, hàng về ch a có hoá đơn :

Trong tháng, hàng về nhập kho nhng đến cuối tháng vẫn cha nhận đợchoá đơn, kế toán sẽ ghi giá trị vật liệu nhâp kho theo giá tạm tính:

Nợ TK 152 (chi tiết từng loại NVL)

Có TK 331Khi nhận đợc hoá đơn sẽ điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế (giághi trên hoá đơn) theo số chênh lệch của giá hoá đơn và giá tạm tính, cụ thể:

+ Nếu chênh lệch tăng (giá hoá đơn > giá tạm tính) sẽ ghi:

Nợ TK 152 (chi tiết từng loại NVL): Chênh lệch tăng

- Tr ờng hợp hoá đơn về nh ng hàng ch a về:

Kế toán lu hoá đơn vào tập hồ sơ “Hàng mua đang đi trên đờng) Nếutrong tháng hàng về thì ghi sổ bình thờng, còn nếu cuối tháng hàng vẫn cha vềthì ghi:

Nợ TK 151: Giá trị hàng mua theo hoá đơn (cha thuế)

Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ

Có TK 111, 112, 331, : Tổng thanh toán

và mở sổ theo dõi số hàng đang đi trên đờng cho tới khi hàng về

Sang tháng, sau khi hàng đã về nhập kho hoặc chuyển giao cho các bộphận sản xuất hay khách hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 152( chi tiết từng loại NVL): Giá thành thực tế sản xuất

Có TK 154 (chi tiết tự gia công chế biến)

Nợ TK 152

Có TK 128, 222+ Trờng hợp vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê, cha rõ nguyên nhân:

Nợ TK 152

Có TK 338

 Trờng hợp DN tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp

Đối với các đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp (đơn vịcha thực hiện đầy đủ các điều kiện về sổ sách kế toán, về chứng từ hoặc với

DN chuyên kinh doan vàng bạc…), thì phần thuế GTGT đợc tính vào giá thực

tế vật liệu nhập kho, tức là kế toán phải ghi tăng giá trị NVL nhập kho theotổng giá thanh toán Cụ thể:

+ Khi mua hàng về, căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểmnghiệm và phiếu nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 152(chi tiết NVL)

Có TK 111, 112, 331, … Tổng giá thanh toán

+ Chiết khấu thanh toán DN đợc hởng khi mua hàng (nếu có), ghi:

Nợ TK 111, 112, 331, …

Có TK 515+ Chiết khấu thơng mại DN đợc hởng khi mua hàng (do hàng kémphẩm chất, sai quy cách…)(nếu có) hoặc trả lại hàng cho ngời bán, ghi:

Nợ TK 111, 112, 331, …

Có TK 152 (chi tiết từng loại NVL)

b/ Kế toán tình hình biến động giảm NVL

Trong các DN sản xuất, NVL xuất kho chủ yếu dùng cho sản xuất sảnphẩm, quản lý và phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm Ngoài ra NVL còn

đợc xuất dùng cho các nhu cầu khác của DN nh xuất thuê ngoài gia công chếbiến, góp vốn liên doanh, nhợng bán Kế toán phải phản ánh kịp thời tìnhhình xuất dùng NVL, tính toán chính xác giá thực tế xuất dùng theo phơngpháp đã đăng ký và phân bổ đúng đắn vào các đối tợng sử dụng

- Tổng hợp xuất vật liệu dùng cho nhu cầu SXKD hoặc quản lý, kế toánxác định giá thực tế xuất kho cho từng loại vật liệu xuất dùng cho từng bộphận và ghi định khoản nh sau:

Nợ TK 621 (chi tiết đối tợng): Xuất dùng cho sản xuất trực tiếp

Nợ TK 627(6272) (chi tiết phân xởng): Xuất cho sản xuất chung

Nợ TK 641: Xuất phục vụ công tác bán hàng

Nợ TK 642: Xuất phục vụ công tác quản lý

Nợ TK 241: Xuất cho xây dựng cơ bản hay sửa chữa lớn TSCĐ

Có TK 152 (chi tiết NVL): Giá thực tế vật liệu xuất kho

- Xuất kho vật liệu tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến, ghi:

Nếu giá trị vốn góp nhỏ hơn giá thực tế xuất kho:

Nợ TK 627, 334

Có TK 138

- Giảm do đánh giá lại, ghi:

Nợ TK 412: Chênh lệch giảm do đánh giá lại

Có TK 152 ( chi tiết từng loại NVL)Công tác kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

đợc thể hiện qua sơ đồ 04

Sơ đồ 04: Sơ đồ kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp

kê khai thờng xuyên (Tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ)

TK 154 TK 152 TK 621 NVL tự sản xuất nhập kho Xuất kho để sản xuất SP

TK 111, 112, 331 TK 627, 641, 642, 241 NVL mua ngoài nhập kho Xuất dùng cho các bộ phận

Kiểm kê thấy thừa Kiểm kê thấy thiếu

2.2.2.2 Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

Phơng pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là phơng pháp không theodõi thờng xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất hàng tồn kho trên các tài khoảnhàng tồn kho, mà chỉ theo dõi, phản ánh giá trị hàng tồn đầu kỳ và cuối kỳ căn

cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ hàng tồn kho Việc xác định giá trị NVL xuấtdùng trên các tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho

mà căn cứ vào giá trị thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ và kết quảkiểm kê cuối kỳ để tính

Phơng pháp này thờng đợc áp dụng ở các DN sản xuất quy mô nhỏ

Để kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp này, kế toán sử dụng các tàikhoản nh:

- Giá trị NVL giảm trong kỳ

TK này chi tiết thành 2 TK cấp 2:

TK 611.1 “Mua nguyên liệu, vật liệu”

TK 611.2 “Mua hàng hoá”

- TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”

- TK 151 “Hàng mua đang đi trên đờng”

Và một số tài khoản khác có liên quan nh: TK 111, 112, 133, 331 giống nh hạch toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

đầu kỳ

+

Giá trị thực tếNVL nhập khotrong kỳ

-Giá trị thực tếNVL tồn khocuối kỳ

Ph

ơng pháp hạch toán:

 Đối với DN tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ

+ Đầu kỳ, kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại:

Nợ TK 611

Có TK 151, 152+ Trong kỳ, căn cứ vào các hoá đơn mua hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 611

Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ

Có TK 111, 112, 331,…: Tổng giá thanh toán+ Số giảm giá hàng mua hay hàng trả lại trong kỳ, ghi:

Nợ TK 111, 112, 331, …

Có TK 133: Thuế GTGT đầu vào tơng ứng

Có TK 611: Giá trị hàng trả lại hay giảm giá (cha thuế)+ Chiết khấu thanh toán DN đợc hởng khi mua hàng (nếu có):

Nợ TK 111, 112, 331, …

Có TK 515+ Các trờng hợp làm tăng khác:

Nợ TK 611

Có TK 411: Nhận vốn góp bằng NVL

Có TK 154: Vật liệu tự gia công chế biến

Có TK 412: Chênh lệch tăng do đánh giá lại, …

+ Cuối kỳ tính giá trị vật t xuất kho dùng cho SXKD, kế toán ghi:

Nợ TK 621, 627, 641, 642…

Có TK 611+ Xuất vật liệu bán hoặc gửi bán, thuê ngoài gia công chế biến, ghi:

Nợ TK 632, 157, 154

Có TK 611+ Kiểm kê thấy thiếu hụt, mất mát, ghi:

Nợ TK 138, 334

Có TK 611+ Chênh lệch giảm do đánh giá lại, ghi:

Nợ TK 412

Có TK 611

 Đối với DN tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp:

Thì khi mua hàng, giá thực tế bao gồm cả thuế GTGT đầu vào

Nợ TK 611: Giá thực tế NVL mua ngoài

Có TK 111, 112, 331, …: Tổng giá thanh toán

+ Các khoản giảm giá hàng mua hay hàng trả lại (nếu có), ghi:

Nợ TK 111, 112, 331,…

Có TK 611Các nghiệp vụ phát sinh khác ở thời điểm đầu kỳ, trong kỳ và cuối kỳhạch toán tơng tự nh DN áp dụng theo phơng pháp khấu trừ thuế GTGT

Việc hạch toán NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ đợc thể hiện quasơ đồ 05:

Sơ đồ 05: Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

TK 151, 152 TK 611 TK 151, 152 K/C số d đầu kỳ K/C số d cuối kỳ

TK 111, 112, 331 TK 627, 641, 642, 241 NVL mua ngoài nhập kho Xuất dùng cho các bộ phận

Chênh lệch tăng do Kiểm kê thấy thiếu

đánh giá lại

TK 412

Chênh lệch giảm

do đánh giá lại

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Tiền thân của Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn là Xí ngiệp Vật liệuchịu lửa Trúc Thôn, đợc thành lập ngày 01/07/1998 trực thuộc Công ty Vậtliệu chịu lửa và khai thác đất sét Trúc Thôn

Khi mới thành lập, Xí nghiệp chỉ có 170 LĐ, dần dần làm ăn có hiệuquả, mô hình của Xí nghiệp ngày càng đợc mở rộng Từ cuối năm 2005, Xínghiệp đổi tên thành Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn, tự tổ chức bộ máyquản lý riêng cho mình, là một đơn vị SXKD độc lập, tự chủ, tự chịu tráchnhiệm kết quả hoạt động SXKD của mình

Công ty không chỉ làm nhiệm vụ khai thác nguyên liệu, mà còn sảnxuất nhiều loại sản phẩm cung cấp cho cả ngành sản xuất thép, gốm sứ vàphục vụ ngành xây dựng Nh các loại đất sét trắng, đất chịu lửa, gạch ốp lát vàgạch chịu lửa các loại, đất đèn và các loại bột chịu lửa, bột sét trắng xâydựng Sản phẩm của Công ty luôn luôn khẳng định đợc chữ tín trên thị trờngtrong và ngoài nớc, mặt hàng của Công ty ngày càng đa dạng và phong phú,

đáp ứng đợc nhu cầu ngày càng tăng của thị trờng

3.1.2 Tổ chức công tác quản lý ở Công ty

Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn là một đơn vị có quy mô sản xuấtvừa, thực hiện SXKD theo từng mặt hàng Sản phẩm của Công ty gồm cónhiều loại nh: đất đèn, đất chịu lửa, đất sét trắng, gạch đỏ xây dựng, gạch ốplát, Samốt cục, bột đúc, Do vậy, để thuận lợi cho việc quản lý, giám sát cáckhâu trong quá trình sản xuất, Công ty đã tổ chức thành 3 phân xởng trực tiếpsản xuất mà đứng đầu mỗi phân xởng là các quản đốc có nhiêm vụ điều hànhchung mọi hoạt động ở phân xởng mình Mỗi phân xởng sản xuất đảm nhậnmột nhiệm vụ nhất định để đảm bảo cho quá trình sản xuất của Công ty đợcdiễn ra thờng xuyên, liên tục và có hiệu quả

- Phân xởng Vật liệu xây dựng: có nhiệm vụ sản xuất các loại vật liệuxây dựng nh: gạch đỏ xây dựng, gạch lát nền, Samốt cục, bột sét,…

- Phân xởng Vật liệu chịu lửa: chuyên nung đốt gạch chịu lửa các loại,gach đỏ xây dựng, …

- Phân xởng Đất đèn: chuyên sản xuất đất đèn, sản xuất hồ điện cực

Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty đợc tổ chức theo mô hình trựctuyến, đứng đầu là Giám đốc Công ty điều hành mọi hoạt động của Công ty,dới đó là Phó giám đốc và một hệ thống các phòng ban đợc bố trí nh sau:

Sơ đồ 06: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn

-Phòng

tổ chức lao động

-Phòng

kỹ thuật - sản xuất

Phòng

kỹ thuật - sản xuất

Phòng

kế toán tài chính

-Phòng

kế toán tài chính

-Phân x ởng Vật liệu xây dựng

Phân x ởng Vật liệu xây dựng

Phân x ởng Vật liệu chịu lửa

Phân x ởng Vật liệu chịu lửa

Phân x ởng

Đất đèn

Phân x ởng

Đất đèn

Phó giám đốc: trực tiếp chỉ đạo các phòng ban và phân xởng.

Mỗi phòng ban đều có chức năng và nhiệm vụ riêng:

- Phòng Kế hoạch - kinh doanh: Có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuấthàng kỳ (tháng, quý, năm), thu mua NVL phục vụ cho nhu cầu sản xuất, quản

lý, theo dõi kế hoạch làm việc của từng phân xởng Phòng còn có nhiệm vụlập kế hoạch và theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm của Công ty, nghiên cứu

và mở rộng thị trờng tiêu thụ sản phẩm

- Phòng Tổ chức - lao động: Làm nhiệm vụ tuyển dụng lao động, biênchế cán bộ công nhân viên chức trong Công ty, thực hiện công việc bố trí và

sử dụng LĐ hợp lý Có kế hoạch đào tạo, bồi dỡng nâng cao trình độ tay nghề

và trình độ chuyên nghiệp vụ cho công nhân viên trong Công ty

- Phòng Kế toán - tài chính: Chịu trách nhiệm quản lý, giám sát tìnhhình tài chính của Công ty Phòng có nhiệm vụ lập kế hoạch thu - chi theotừng kỳ, đảm bảo nguồn vốn cho quá trình hoạt động SXKD của Công ty đợcthuận lợi; ghi chép đầy đủ, chính xác và kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phátsinh; kiểm tra tình hình thanh toán, tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Nhànớc của Công ty

- Phòng Kỹ thuật - sản xuất: Có nhiệm vụ quản lý công nghệ, thiết bịsản xuất; đôn đốc các phân xởng thực hiện tốt các quy trình công nghệ trongsản xuất Ngoài ra, còn tìm hiểu, nghiên cứu các kỹ thuật mới, công nghệ tiêntiến, cải tiến máy móc thiết bị nhằm nâng cao năng suất lao động và hạ giáthành sản phẩm

Các phòng ban có sự độc lập tơng đối, nhng cũng có mối quan hệ tơngtác, phối hợp nhịp nhàng để bộ máy quản lý của Công ty vận hành trôi chảy và

có hiệu qủa

3.1.3 Quy trình công nghệ sản xuất của Công ty

Quá trình sản xuất ra mỗi loại sản phẩm gạch chịu lửa hay đất đèn đợcthực hiện qua các quy trình khác nhau Quy trình này đợc thể hiện qua các sơ

* Sản xuất gạch chịu lửa: Để sản xuất gạch chịu lửa, trớc hết phải sảnxuất sạn Samốt và bột sét.

Sơ đồ 08: Quy trình sản xuất sạn Samốt

3.1.4 Tình hình cơ bản của Công ty

3.1.4.1 Tình hình lao động

Lao động là một trong những yếu tố đầu vào cần thiết của quá trìnhSXKD, nó tác dụng trực tiếp đến kết quả SXKD trên cơ sở tuân theo quy luậtnăng suất cận biên giảm dần Muốn hoạt động SXKD có hiệu quả, trớc hết làxuất phát từ trình độ, năng lực và phẩm chất của đội ngũ cán bộ công nhân viên

Nh vậy, cần phải tuyển dụng và sử dụng lao động nh thế nào để có hiệu quả cao

là vấn đề mà mọi DN đều quan tâm Đối với Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôncũng vậy, LĐ là yếu tố hàng đầu quyết định đến sự thành bại của Công ty, lànguồn nội lực chính giúp Công ty vợt qua những khó khăn thử thách và đứngvững trên nền KTTT Tình hình LĐ của Công ty đợc thể hiện qua bảng 1:

Qua bảng 1 cho thấy: trong 3 năm gần đây, tình hình LĐ của Công tykhông có biến động lớn Tổng số LĐ năm 2004 khoảng 293 ngời, so với năm

2003 chỉ tăng 4 ngời đạt 101,38% Đến năm 2005 lại giảm đi còn khoảng 290ngời, bình quân 3 năm tăng 0,17% Sở dĩ năm 2005 số LĐ giảm là do Công tylàm ăn không hiệu quả nên lãnh đạo Công ty đã cho nghỉ việc một số LĐ cótrình độ chuyên môn kém, tay nghề không cao

Với đặc điểm là một DN sản xuất nên LĐ trong Công ty chủ yếu là lao

động trực tiếp sản xuất, chiếm 80  90% tổng số LĐ trong toàn Công ty, trong

đó phần lớn là công nhân kỹ thuật LĐ gián tiếp có trình độ ngày một nâng cao,

số ngời có trình độ đại học và cao đẳng đều tăng qua các năm Điều này chứng

tỏ ban lãnh đạo Công ty rất chú trọng việc tuyển dụng, đào tạo và bồi dỡng LĐ,nâng cao trình độ tay nghề và chuyên môn nghiệp vụ cho các cán bộ công nhânviên trong Công ty, đáp ứng ngày càng tốt hơn việc điều khiển, sử dụng cácmáy móc thiết bị phức tạp, công nghệ cao, kỹ thuật tiên tiến trong quá trình sảnxuất cũng nh trong công tác quản lý

3.1.4.2 Tình hình vốn sản xuất kinh doanh

Trong SXKD, tài sản đóng vai trò vô cùng quan trọng Tài sản haynguồn vốn thể hiện toàn bộ giá trị hiện có của một DN tại một thời điểm xác

định (tháng, quý, năm) Nó có thể cho ta biết đợc quy mô của một DN là lớnhay nhỏ, giá trị tài sản của DN là bao nhiêu, để từ đó cho ta biết đ ợc một mặtvốn SXKD của DN

Vốn là một tiềm lực phục vụ sản xuất, là điều kiện vật chất cần thiết để tạolập nên quá trình SXKD Để đánh giá đợc hiệu quả sử dụng vốn cần phải căn cứ vàocác chỉ tiêu cụ thể để từ đó phân tích và đánh giá một cách chính xác và đẩy đủ

Trong 3 năm trở lại đây, tình hình vốn SXKD của Công ty có nhiều biến

động, đợc thể hiện qua bảng 2

Nhìn vào bảng 2 có thể thấy tổng số vốn của Công ty năm 2004 vàokhoảng trên 5,5 tỷ đồng, so với năm 2003 tăng khoảng 37,20% Năm 2005tổng vốn của Công ty cũng tăng nhng thấp hơn so với tốc độ tăng của năm tr-

ớc (17%); sở dĩ là do trong năm 2005 tình hình SXKD của Công ty gặp một sốkhó khăn trong vấn đề tiêu thụ hàng hoá, nên vốn kinh doanh không đợc mởrộng Bình quân trong 3 năm 2003-2005, tổng số vốn SXKD của Công ty tăng26,7%, điều này chứng tỏ quy mô của Công ty ngày càng đợc mở rộng

Vốn tăng đồng nghĩa với việc TSCĐ và TSLĐ của Công ty cũng khôngngừng tăng qua các năm Bình quân 3 năm gía trị TSLĐ của Công ty tăng36,26%, trong đó năm 2004 tăng cao hơn năm 2005 Giá trị TSCĐ tăng bìnhquân qua 3 năm là 28,07%, do Công ty mua sắm thêm một số máy móc phục

vụ sản xuất Cơ cấu vốn lu động chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn sản xuấtcủa Công ty, điều này cho phép Công ty có điều kiện thuận lợi trong việc quayvòng vốn cho quá trình sản xuất

Tuy nhiên, nếu chỉ dựa vào phân loại tài sản để đánh gía thì cha thấyhết đợc tình hình sử dụng vốn của Công ty Để đánh giá một cách thấu đáotình hình tài chính của Công ty, ta hãy xem xét vốn SXKD của Công ty từ giác

và ngày càng phát triển

3.1.4.3 Kết quả sản xuất kinh doanh

Kết quả hoạt động SXKD là những chỉ tiêu hết sức quan trọng nhằm

đánh giá tình hình hoạt động SXKD của một DN Nó thể hiện khả năng tái sảnxuất mở rộng của DN, đồng thời chi phối các quan hệ kinh tế giữa DN và các

đơn vị kinh doanh khác Vậy để đánh giá hoạt động kinh doanh của Công ty

ra sao chúng ta đi vào phân tích bảng 3

Nhìn vào bảng 3 cho thấy: trong 3 năm gần đây Công ty làm ăn kémhiệu quả, kết quả SXKD không cao, lợi nhuận giảm qua các năm, thậm chí

năm 2005 còn bị lỗ Doanh thu thuần năm 2005 giảm 3,36% so với năm 2004,lợi nhuận gộp cũng giảm mạnh trong khi chi phí quản lý thì không ngừngtăng, dẫn đến lợi nhuận của Công ty năm 2005 giảm mạnh so với năm 2004.

Xảy ra tình trạng này là do trong những năm gần đây, trên địa bàn xãCộng Hoà xuất hiện thêm nhiều đối thủ cạnh tranh, trong khi đó giám đốc vàban lãnh đạo Công ty thì chủ quan, không tích cực tìm kiếm thêm thị trờng mới,lại bị mất một số bạn hàng cũ, bên cạnh đó là mẫu mã, chất lợng sản phẩm cha

đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng so với các đối thủ cạnh tranh Do vậy,sản phẩm sản xuất ra tiêu thụ không đợc nhiều, bị tồn đọng Mặt khác, Công tylại cha tìm ra biện pháp phù hợp để hạ giá thành sản phẩm

Tuy bị thua lỗ trong SXKD, nhng Công ty vẫn còn có thể tồn tại và cótiềm năng phát triển trong tơng lai Do vậy, trong những năm tới đây, nhiệm

vụ của Công ty là rất nặng nề và khó khăn, vừa phải duy trì sản xuất vừa vựclại Công ty nhanh chóng chiếm giữ vị thế trên thị trờng

3.1.5 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở Công ty

3.1.5.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán

Xuất phát từ đặc điểm, từ yêu cầu của công tác quản lý và tình hình cụthể của quá trình hoạt động SXKD của Công ty , hiện nay bộ máy kế toán củaCông ty đợc tổ chức theo hình thức kế toán tập trung Toàn bộ công tác kếtoán, từ việc ghi sổ kế toán chi tiết, tổng hợp đến việc lập các báo cáo tàichính đều đợc thực hiện tại Phòng Kế toán - tài chính của Công ty Bộ máy kếtoán của Công ty đợc bố trí nh sau:

Sơ đồ 11: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn

và tiền gửi

Kế toán tiền mặt

và tiền gửi

Kế toán vật

t và công

nợ ng ời bán

Kế toán thanh toán

và tiền l ơng

Kế toán thanh toán

và tiền l ơng

Thủ quỹ kiêm thống kê tổng hợp

Thủ quỹ kiêm thống kê tổng hợp

Giám đốc công ty

Giám đốc công ty

Bộ máy kế toán của Công ty có chức năng xử lý và cung cấp các thôngtin kế toán tài chính một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời, giúp cho Giám

đốc và các những ngời quản lý trong Công ty sử dụng các thông tin đó để đa

ra các quyết định đúng đắn, định hớng cho sự phát triển của Công ty

Mỗi bộ phận cấu thành nên bộ máy kế toán đều có chức năng và nhiệm

vụ riêng, thực hiện những công việc thuộc phần hành của mình

Trởng phòng kế toán: Là ngời chịu trách nhiệm trớc cấp trên và Giám

đốc Công ty về mọi hoạt động kinh tế và công tác tài chính của Công ty Cóchức năng điều hành, giám sát mọi hoạt động của bộ máy kế toán, phân phốicông việc cho từng nhân viên kế toán dựa theo kế hoạch công tác chung

Kế toán giá thành và các khoản chi phí: Làm nhiệm vụ xác định và tậphợp chi phí theo từng đối tợng tính giá thành, phân bổ các chi phí chung chocác đối tợng tính giá thành; phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành,phát hiện các giải pháp để hạ giá thành sản phẩm

Kế toán tiền mặt và tiền gửi: Theo dõi, phản ánh tình hình thu - chi và

sự biến động quỹ tiền mặt và tiền gửi trong Công ty

Kế toán tiêu thụ và công nợ ngời mua: Xác định chính xác giá vốn hàngbán và các chi phí có liên quan, theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm và nợphải thu của khách hàng, xác định kết quả bán hàng

Kế toán vật t và công nợ ngời bán: Theo dõi và phản ánh tình hình nhập

- xuất - tồn kho t của Công ty, tình hình nợ phải trả cho ngời cung cấp vật t

Kế toán thanh toán và tiền lơng: Ghi chép, phản ánh tình hình cáckhoản thanh toán, tính toán các khoản tiền lơng và phụ cấp theo lơng của cáccán bộ công nhân viên trong Công ty

Thủ quỹ kiêm thống kê tổng hợp: Quản lý tiền mặt của Công ty đồngthời cùng với các kế toán liên quan theo dõi chặt chẽ các khoản thanh toánbằng tiền mặt, ngân phiếu đỗi với nội bộ trong Công ty và các khoản thanhtoán khác

3.1.5.2 Hình thức kế toán áp dụng

Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn là một đơn vị kinh tế hạch toánkinh doanh độc lập Dựa vào thực tế công việc và cũng là để thuận tiện chocông việc ứng dụng máy tính trợ giúp, Công ty hiện đang sử dụng phần mền

kế toán máy Standard và áp dụng hình thức ghi sổ kế toán là nhật ký chung để cập nhật và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Tuy có phần mềm kế toán máy trợ giúp, nhng Công ty cha ứng dụnghoàn toàn phần mền vào công tác kế toán, phần mền kế toán máy chủ yếu đợc

sử dụng để in ra các báo cáo tài chính Các hồ sơ, tài liệu, số liệu đợc lu giữtrong máy tính Còn công việc vào các sổ sách kế toán vẫn làm thủ công làchính, và ứng dụng máy tính trợ giúp (phần mền Excel) để tính toán, lập và in

ra các bảng biểu

Quá trình ghi chép đợc thể hiện qua sơ đồ 12

Sơ đồ 12: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng hoặc định kỳQuan hệ đối chiếu

Bảng tổng hợp chi tiết TK

Sổ nhật ký đặc

biệt, nhật ký

chuyên dùng

Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc để tiến hành ghi vào sổ Nhật

ký chung hoặc nhật ký đặc biệt, đồng thời ghi vào các sổ, thể kế toán chi tiết

có liên quan Cuối tháng, căn cứ vào số liệu đã ghi ở Nhật ký chung hay Nhật

ký tài khoản để tập hợp và ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.Cuối kỳ, kế toán lấy số liệu đã đợc tổng hợp trên sổ cái để lập bảng cân đối sốphát sinh và lập báo cáo kế toán

3.2 Phơng pháp nghiên cứu

Để nghiên cứu đề tài này chúng tôi sử dụng một số phơng pháp nghiêncứu sau:

3.2.1 Phơng pháp thu thập tài liệu

Việc thu thập tài liệu chủ yếu qua sổ sách tại phòng Kế toán - tài chínhcủa Công ty, qua các văn bản đã đợc ban hành; nghiên cứu, tìm hiểu qua sách,báo và các tài liệu có liên quan đến vấn đề về NVL và quản lý NVL

Số liệu về tình hình chung của Công ty đợc thu thập từ các báo cáo tàichính của Công ty trong 3 năm gần đây ở Phòng Kế toán - tài chính, số liệu vềnguồn nhân lực trong Công ty đợc thu thập từ Phòng Tổ chức - lao động củaCông ty Số liệu phần hạch toán NVL đợc thu thập từ các sổ sách kế toánNVL (tháng 12/2005 và quý IV năm 2005) tại Phòng Kế toán - tài chính củaCông ty

Ngoài ra tài liệu còn đợc thu thập bằng cách tiếp chuyện, phỏng vấn,tìm hiểu qua các cán bộ công nhân viên trong Công ty để hiểu đợc rõ hơn vềvấn đề nghiên cứu

3.2.2 Phơng pháp tổng hợp và xử lý thông tin

Số liệu và các thông tin sau khi thu thập đợc, đợc tổng hợp, phân loại vàsắp xếp lại một cách hợp lý theo trình tự thời gian hay đối tợng nghiên cứu.Quá trình xử lý số liệu chủ yếu làm bằng máy tính cá nhân và áp dụng một số

kỹ thuật tính toán trên phần mền Excel

3.2.3 Phơng pháp thống kê

Số liệu đợc thu thập, xử lý xong giúp ta đi vào bớc phân tích Phân tích

số liệu thấy đợc tình hình chung cũng nh sự biến động, thay đổi của từng chỉtiêu nghiên cứu

Phơng pháp thống kê kinh tế giúp ta thấy đợc sự biến động cũng nh cơcấu qua các năm hoặc giữa các kỳ phân tích để đánh giá tổng quát tình hình

tài chính, tính toán các chỉ tiêu theo cơ cấu thấy đợc chất lợng của chỉ tiêu chitiết so với chỉ tiêu tổng quát.

Phơng pháp tỷ số giúp ta thấy đợc mối quan hệ giữa hai dòng hoặc hainhóm số liệu có liên quan đến nhau thông qua các chỉ số có ý nghĩa nh kếtquả/chi phí, kế hoạch/thực tế Qua phân tích tỷ số cho phép phát hiện đợctình hình tài chính hay xu hớng của một hiện tợng nào đó Do vậy cần lựachọn những tỷ số có ý nghĩa và cần thiết cho bài luận văn để phân tích

Phơng pháp so sánh là phơng pháp phổ biến, chúng ta có thể so sánhtrên nhiều phơng diện hay trên nhiều góc độ khác nhau, có thể giữa các nămvới nhau, giữa các kỳ liên tiếp, giữa kế hoạch và thực hiện Từ đó thấy đợckhuynh hớng biến động của các chỉ tiêu phân tích

phần IV kết quả nghiên cứu và thảo luận

4.1 Tình hình nguyên vật liệu của Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn

4.1.1 Đặc điểm và tình hình quản lý sử dụng vật liệu ở Công ty

Đối với các DN sản xuất nói chung cũng nh Công ty Vật liệu chịu lửaTrúc Thôn nói riêng, để tiến hành hoạt động SXKD cần phải có NVL NVL làcơ sở cấu thành nên thực thể sản phẩm Là Công ty hoạt động SXKD tronglĩnh vực vật liệu xây dựng, sản phẩm có nhiều loại với tính năng và công dụngkhác nhau nên đã tạo ra sự đa dạng, phong phú về chủng loại vật liệu ở đây

Số vật liệu để cần sử dụng cho quá trình sản xuất sản phẩm ở Công ty cókhoảng gần 1000 loại Trong một tháng Công ty thờng xuyên phải sử dụng rấtnhiều loại vật liệu với khối lợng tơng đối lớn, một sự thay đổi rất nhỏ của vậtliệu cũng làm cho giá thành sản phẩm thay đổi Vật liệu của Công ty chủ yếu

do mua ngoài và có một số tự chế (cát, cao lanh, bột sét sống ) trong đó cónhững loại không thể để lâu nh: hoá chất, vôi, luyện kim, bình ôxy mà nếukhông có kế hoạch hợp lý trong khâu thu mua sẽ ăn lan vào vốn lu động domua nhiều, để lâu bị hỏng hay kém phẩm chất Có những vật liệu lại có thờngxuyên trên thị trờng nh: xăng, dầu các loại, củi đốt lò mà giá cả lại biến động,khâu dự trữ vì thế sẽ ít đi Với những vật liệu đắt tiền, nguồn nhập tơng đốikhó khăn nhng lại không thể thiếu và thay thế đợc nh: than cám, sạn Samốt

đòi hỏi trong công tác lập kế hoạch thu mua, bảo quản và sử dụng phải hiệuquả, hay nói cách khác cần phải quản lý tốt NVL

Với những đặc điểm trên, việc quản lý NVL là rất cần thiết ở Công tynói riêng và ở các DN sản xuất nói chung, là công tác không thể thiếu và làyếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội Công tác quản lý NVL làquản lý chặt chẽ trong tất cả các khâu từ thu mua đến bảo quản, dự trữ và sửdụng Việc quản lý vật liệu ở Công ty khá phức tạp, đòi hỏi phải đợc theo dõiquản lý ở kho, phòng vật t, phòng kế toán và các phân xởng theo chức năng vànhiệm vụ đợc giao Giữa các bộ phận này có các mối quan hệ hữu cơ với nhau.Phòng kế hoạch - kinh doanh của Công ty có nhiệm vụ lập kế hoạch cung cấpvật t dựa trên định mức vật t cho từng loại sản phẩm Dựa vào kế hoạch sảnxuất của từng phân xởng mà phòng kế hoạch - kinh doanh cấp phát vật t cho