Hệ thống thônga tin quản lý

Hệ thống thônga tin quản lý

Chương 1 Hệ thống thông tin quản lý

1 Khái niệm HTTTQL

- HTTT là một hệ thống bao gồm con người, máy móc thiết bị, kỹ thuật, dữ liệu vàcác chương trình làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin chongười sử dụng trong một môi trường nhất định

- HTTTQL là HTTT tin học hoá có chức năng cung cấp mọi thông tin cần thiết choquá trình quản lý một tổ chức để mang lại hiệu quả kinh tế tối đa

- HTTTQL là sự kết hợp các thành quả của khoa học quản lý, kỹ thuật điện tử vàcông nghệ thông tin

- HTTTQL là nền tảng của mỗi hệ thống quản lý cho dù đó là quản lý vĩ mô hay làquản lý vi mô

2 Các thành phần của HTTTQL: gồm 4 thành phần chính

a Tài nguyên (tiềm năng) về phần cứng của một hệ thống xử lý thông tin kinh tế

là toàn bộ các công cụ kỹ thuật thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin

Các thành phần quan trọng nhất của tài nguyên về phần cứng của HTTTQL là máytính điện tử, mạng máy tính

- MTĐT là công cụ xử lý thông tin chủ yếu Về nguyên tắc, MTĐT đều cấu thành từcác bộ phận chính: bộ nhớ, bộ số học, bộ điều khiển, bộ vào, bộ ra

- Mạng máy tính là một tập hợp các máy tính được nối với nhau bằng các đườngtruyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẻ các tiềm năng của mạng

Mạng máy tính chia thành 3 loại chính:

+ Mạng LAN là mạng được cài đặt trong phạm vi tương đối nhỏ như trong một toànhà, một trường học, một công ty

+ Mạng WAN là mạng mà phạm vi của nó có thể trong một hoặc nhiều quốc gia,trong lục địa

+ Mạng INTERNET là mạng mà phạm vi của nó trải rộng khắp các lục địa trên tráiđất

b Tài nguyên về phần mềm là tổng thể các chương trình hệ thống, chương trình

 Phần mềm ứng dụng chuyên biệt bao gồm chương trình quản lý ngân hàng,

kế toán, máy…

c Tài nguyên về dữ liệu bao gồm các mô hình, các hệ quản trị CSDL, các CSDL

quản lý thông qua các quyết định quản lý

- CSDL là một tập hợp dữ liệu liên quan đến một bài toán hoặc một lĩnh vực nào đóđược lưu trữ và quản lý tập trung, để tất cả các thành viên của tổ chức có thể truycập một cách dễ dàng, thuận tiện, nhanh chóng

- Tổng thể các CSDL trong quản lý bao gồm:

d Tài nguyên về nhân lực là chủ thể điều hành và sử dụng HTTTQL.

- Tài nguyên về nhân lực bao gồm 2 nhóm:

+ Nhóm thứ 1 là những người sử dụng HTTT trong công việc hàng ngày của mìnhnhư các nhà quản lý, kế toán, nhân viên các phòng ban

+ Nhóm thứ 2 là các phân tích viên hệ thống, lập trình viên, kỹ sư bảo hành máy lànhững người xây dựng và bảo trì HTTTQL

- Tài nguyên về nhân lực là thành phần rất quan trọng của HTTTQL vì con ngườichính là yếu tố quan trọng nhất trong suốt quá trình thiết kế, cài đặt, bảo trì và sửdụng hệ thống Nếu tài nguyên về nhân lực không được đảm bảo thì dù hệ thốngđược thiết kế tốt đến đâu cũng sẽ không mang lại hiệu quả thiết thực trong sản xuất

và kinh doanh

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN

1 Khái niệm: phân tích hệ thống thông tin quản lý (PTHTTTQL)

* (ISO): PTHT là sự nghiên cứu, điều tra, xem xét hệ thống (hiện thực hoặc dựkiến) một cách tỉ mỉ, toàn diện, có hệ thống, để xác định những yêu cầu về thông tin

và các quá trình của hệ thống này, cùng với các mối quan hệ giữa các quá trình đó,cũng như quan hệ với các hệ thống khác

* PTHT là việc dùng một tập hợp các công cụ và kỹ thuật giúp cho các nhà phântích hiểu rõ hơn và tìm ra các giải pháp cho các vấn đề kinh doanh

( Viện tin học; phân tích, thiết kế, cài đặt HTTTQL- Hà Nội 1990-Tr 78)

2 Các phương pháp thu thập thông tin

Thu thập thông tin là công đoạn đầu tiên của quá trình ptích HTTT Mục tiêucủa công việc này là thu được những thông tin liên quan đến mục tiêu đã đặt ra với

độ chính xác cao nhất.Mỗi pp đều có những ưu, nhược riêng và được áp dụng chophù hợp tình hình thực tế.Nhưng cho dù pp nào thì cũng cần lưu ý: biết càng nhiềuthông tin về môi trường hoạt động làm việc của một tổ chức thì càng dễ hiểu đượccác vấn đề đang được đặt ra và có khả năng đặt ra các câu hỏi thiết thực với các vấn

đề được xem xét Các thông tin này gồm:

- Các thông tin chung về ngành của tổ chức

- Các thông tin về bản thân tổ chức

- Các thông tin về các bộ phận liên quan

*Các pp thu thập thông tin:

2.1.Phương pháp nghiên cứu tài liệu về hệ thống

- Là bước đầu tiên của quá trình phân tích hệ thống

-Mục đích: nhằm thu nhận các thông tin tổng quát về cấu trúc tổ chức, cơ chế hoạtđộng ,qui trình vận hành thông tin trong hệ thống kết quả của nghiên cứu cho ta cáinhìn tổng thể ban đầu về đối tượng nghiên cứu

- Nghiên cứu hệ thống được bắt đầu từ nghiên cứu môi trường của hệ thống thôngtin hiện tại bao gồm:

+môi trường bên ngoài: bgồm điều kiện cạnh tranh của thị trường hướng phát triểncông nghệ trong lĩnh vực này

+môi trường tổ chức: bgồm chức năng của HT (sản xuất hay dịch vụ), lịch sử hìnhthành và phát triển, qui mô của HT, khách hàng của HT, các chương trình dài hạn

và ngắn hạn, vấn đề nhân sự, các dự án hiện tại và tương lai…

+môi trường kỹ thuật: bgồm phần cứng và phần mềm dùng để XLTT, các trangthiết bị kỹ thuật khác, các CSDL, đội ngũ phát triển hệ thống…

+môi trường vật lý: bgồm qui trình tổ chức xử lý dữ liệu, độ tin cậy của HT

+môi trường thông tin bgồm:

-các TT đầu vào và các nguồn cung cấp các TT đầu vào

- các TT đầu ra và các nguồn cung cấp các TT đầu ra

- các hình thức của TT đầu ra và các yêu cầu đối với TT đầu ra

- Qui trình xử lý các TT đầu vào để tạo ra các TT đầu ra

2.2 Phương pháp quan sát hệ thống

Quan sát hệ thống là một pp thu thập thông tin thường được áp dụng có nhữngthông tin mà phân tích viên hệ thống rất muốn biết nhưng ko thể thu thập đượctrong các pp khác, trong các tài liệu lưu trữ trong hệ thống cũng ko có Thông quaphỏng vấn cũng ko mang lại kết quả mong đợi Trong trường hợp này người ta fảitiến hành quan sát hệ thống

* Ưu: việc quan sát rất có tác dụng để có được một bức tranh khái quát về tổ chứccần tìm hiểu và cách quản lý các hoạt động của tổ chức này

*Tuy nhiên pp này cũng có một số hạn chế.

-một hệ thống mới thường sẽ làm thay đổi pp và các chi tiết thao tác khiến cho pplàm việc cũ không còn mấy ý nghĩa

-những người bị quan sát sẽ cảm thấy khó chịu (ngay cả khi họ chỉ tưởng rằng họ bịquan sát) và thường thay đổi hành động khi bị quan sát-thay đổi có chiều hướng kotốt

- việc quan sát cũng đòi hỏi khá nhiều thời gian

- phỏng vấn là một PP thu thập thông tin rất hiệu quả và thông dụng

-những điều cần lưu ý khi phỏng vấn

+chọn mục tiêu, đối tượng, công việc chức năng được PV

+chuận bị các câu hỏi đc PV

2.4 Phương pháp sử dụng phiếu điều tra.

- Điều tra là một pp rất thông dụng của thống kê học nhằm mục đích thu thập thôngtin cho một mục đích nghiên cứu theo một chủ đề nào đó

-Có thể áp dụng pp điều tra toàn bộ hay điều tra chọn mẫu

+ điều tra toàn bộ cho fép thu được các thông tin đầy đủ trong tổng thể nghiên cứunhưng tốn khá nhiều thời gian và chi phí

+ trong thực tế khi thu thập thông tin trong hệ thống thông tin thường áp dụng điềutra chọn mẫu

- qui trình: xây dựng bảng hỏi và các phương án trả lời, chọn kích thước mẫu điềutra, chọn thời gian và địa điểm điều tra, tiến hành điều tra, xử lý số liệu điều tra, lậpbáo cáo điều tra

- Trong pp sử dụg fiếu điều tra, việc thiết kế fiếu điều tra có vai trò quyết định Mộtfiếu điều tra tốt fải đbảo được các yêu cầu:

+ thu thập được đầy đủ thông tin cần thiết

+dễ dàng cho người điều tra

+các câu hỏi trong fiếu điều tra fải rõ ràng, ko đa nghĩa, ko gây hiểu lầm

+các câu hỏi fải xác định, ko mập mờ

+các câu hỏi tạo điều kiện tốt nhất cho việc xử lý

- cơ sở để thiết kể bảng hỏi được chia làm ba fần:

+phần tiêu đề: mô tả mục đích của fiếu điều tra và nguyện vọng được các đối tượngđiều tra cộng tác trả lời đầy đủ

+phần định danh đối tượng điều tra: ghi các số liệu liên quan đến đối tượng điều tranhư họ tên, tuổi, giới tính, nghề nghiệp, chức vụ…

+phần nội dung câu hỏi: liệt kê các câu hỏi liên quan đến nội dung mục tiêu thuthập thông tin

+phần kết thúc: bày tỏ lời cảm ơn của người điều tra, họ tên, chức vụ người chủ trì

3.Sơ đồ chức năng công việc (Business Function Diagram: BFD

3.1 Khái niệm:

BFD Là sơ đồ mô tả HTTT Sơ đồ này chỉ ra cho ta thấy HTTT cần phải làm những

chức năng gì BFD không chỉ ra HTTT phải làm như thế nào, cũng không chỉ ranhững công cụ nào được sử dụng để thực hiện những chức năng này và cũng khôngphân biệt chức năng hành chính với chức năng quản lý BFD còn được gọi là sơ đồchức năng kinh doanh

3.2 Các quy tắc lập sơ đồ chức năng:

- Quy tắc tuần tự: ghi chức năng của từng cấp theo thứ tự xuất hiện của chúng

- Quy tắc lựa chọn: khi cần lựa chọn thì phải ghi rõ cách lựa chọn và phải ghi

ký tự 0 ở bên phải phía trên của góc chức năng này

- Phép lặp: Nếu 1 quá trình được thưc hiện nhiều hơn 1 lần thì đánh dấu * ởphía trên, góc phải của khối chức năng

Nếu 1 quá trình nào đó bị loại bỏ khỏi đề án do chưa hợp lý hoặc không đemlại lợi ích thì đánh dấu bằng 1 dòng đậm vào khối chức năng

- Tên chức năng nên ngắn gọn, dể hiểu, ko trùng lặp để tạo thuận tiện chongười sử dụng

- Mỗi sơ đồ chức năng nên có fần giải thích ngắn gọn về ý nghĩa của chứcnăng này

*Ví dụ: Sơ đồ chức năng của HTTTQL trường đại học có dạng sau:

Quản lý trường ĐH

đào

tạo

QL NCK H

QL nhân sự

QL hành chính- tài vụ

QL

hỗ trợ đào tạo

3.3.Phân rã của BFD

Hệ thống TT bao gồm nhiều thành phần, để hiểu rõ HTTT người ta phải

phân rã BFD của HTTT Bản chất của công việc này là 1 chức năng sẽ được phân

chia, phân nhỏ theo chức năng chi tiết hơn theo cấu trúc hình cây

Lợi ích của phân rã BFD:

- Cho phép phân tích đi từ tổng quát đến cụ thể, từ tổng hợp đến chi tiết

- Có thể chia cho từng nhóm công tác, từng phần công việc ở 1 cấp nào đó mà

QLĐT sau ĐH

QLĐT văn bằng2

QLĐT dự

án MBA

QLĐT chuyểnđổi

4 Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram: DFD):

Cũng giống như BFD là 1 công cụ dùng để biểu diễn HTTT

4.1.Khái niệm: DFD là sơ đồ mô tả HTTT một cách trừu tượng Sơ đồ này cho thấy

quá trình vận động của dữ liệu trong HTTT Trong sơ đồ này chỉ có các dòng dữ

liệu, các công việc xử lý dữ liệu, các kho dữ liệu, các nguồn và đích của dữ liệu

DFD chỉ ra cách dữ liệu chuyển từ chức năng này sang chức năng khác Điều

quan trọng nhất là DFD chỉ ra những dữ liệu cần phải có trước khi thực hiện 1 chức

năng nhất định và dữ liệu có được sau khi thực hiện chức năng này cần phải thế

nào

DFD không phải là 1 công cụ hoàn hảo để ptích HTTT, nó chỉ đơn thuần mô

tả HTTT làm gì và để làm gì, nhưng không chỉ ra thời gian, địa điểm và đối tượng

chịu trách nhiệm làm các công việc đó

4.2 Công dụng của DFD:

- Trong phân tích DFD dùng để xác định yêu cầu của người sử dụng

- Trong thiết kế DFD dùng để vạch kế hoạch và minh hoạ các phương án thiết

kế HT

- Trong trình bày hệ thống, DFD là công cụ để biểu diễn HTTT

- Trong tài liệu về HTTT, DFD được dùng để viết tài liệu hướng dẫn, cài đặt

d Tác nhân bên ngoài

e Tác nhân bên trong

5 Xây dựng DFD bằng sơ đồ ngữ cảnh

Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện rất khái quát HTTT Sơ đồ này bỏ qua tất cả các chi tiết

mà chỉ nêu lên những điểm chung nhất, sao cho chỉ một lần nhìn là nhận ra nộidung chính của HTTT Sơ đồ ngữ cảnh bao gồm 1 vòng tròn ở giữa và bao quanhbởi các tác nhân bên ngoài, các mũi tên chỉ các dòng dữ liệu vào và ra Có thể xem

sơ đồ ngữ cảnh là DFD mức 0

Ví dụ: Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống tính lương có thể có dạng sau đây:

Bảng tổng hợp

Hệ thống tính lương

1.Khái niệm thiết kế HTTT.

Thiết kế HTTT là quá trình xác định cấu trúc phần cứng và phần mềm,xác định các modul chương trình, các giao diện và dữ liệu cho HTTT để thoả mãn những đòi hỏi xác định

2.Khái niệm thực thể và các thuộc tính của thực thể.

- Thực thể : là một tập hợp đối tượng có chung những đặc điểm nào đó mà nhà quản

lý muốn lưu trữ thông tin về chúng

VD Đối với chủ cửa hang thì hang hoá là 1 thực thể, khách hang và hoá đơn bán hang là thực thể

- Thuộc tính của thực thể : Mỗi thực thể có một số tính chất, các tính chất của thực thể được gọi là thuộc tính của thực thể

Ví dụ : Thực thể khách hàng có các thuộc tính sau đây:Mã khách hàng ; Tên KH; Địa chỉ; Điện thoại; TKNH;…

Số lượng thuộc tính của thực thể nhiều hay ít phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng ttin của nhà quản lý

- động từ hoặc cụm động từ thể hiện quan hệ giữa 2 thực thể

- Đường thẳng nối 2 thực thể với nhau, có hình thoi ở giữa thể hiện quan

CSDL là một tập hợp DL liên quan đến 1 lĩnh vực nào đấy được lưu trữ và quản lý tập trung để tất cả các thành viên của tổ chức có thể truy cập và khai thác.Khái niệm chuẩn hoá dữ liệu.

Chuẩn hoá dữ liệu là việc xem xét danh sách các thuộc tính của thực thể và

áp dụng các quy tắc chuẩn hoá đối với danh sách này để biến nó thành dạng chuẩn Dạng chuẩn là dạng :

+ Tối thiểu việc lặp lại

+ Tránh dư thừa thông tin

+ Xác địnhvà giả quyết sự nhập nhằng

5.Các quy tắc chuẩn hoá dữ liệu.

Có nhiều quy tắc chuẩn hoá, hay dùng nhất là 3 quy tắc sau đây:

* 1 NF: 1 NF quy định rằng, trong mỗi danh sách không được phép chứa các thuộctính lặp Nếu có các thuộc tính như vậy thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thànhcác danh sách con, gán cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh vàthêm thuộc tính định danh của danh sách gốc

* 2 NF : 2 NF quy định rằng, trong mỗi danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộchàm vào toàn bộ khoá, chứ không được phép phụ thuộc vào một phần của khoá.Nếu có sự phụ

thuộc như vậy thì phải tách các thuộc tính đó ra thành các danh sách con mới Lấy

bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới, đặt cho nó một tên phù hợp với nộidung của các thuộc tính trong danh sách

* 3 NF: 3 NF quy định rằng, trong mỗi danh sách không được có sự phụ thuộc bắccầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính X phụ thuộc vào thuộc tính Y và thuộc tính

Y phụ thuộc vào thuộc tính Z thì phải tách các thuộc tính đó ra thành 2 danh sáchcon mới, một danh sách chứa quan hệ X - Y và một danh sách chứa quan hệ Y - Z.Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách

*Xác định các thông tin kết quả (đầu ra),

* Xác định các thông tin ban đầu (đầu vào)

* Xác định các cấu trúc dữ liệu

* Thiết kế thuật toán

* Chọn ngôn ngữ lập chương trình

DTD ( Down Top Design): Trước hết người ta tiến hành giải quyết các vấn đề cụ thể, sau đó trên cơ sở đánh giá mức độ tương tự về chức năng của các vấn đề này trong việc giải quyết bài toán người ta gộp chúng lại thành từng nhómcùng chức năng từ dưới lên trêncho đến mudun chính Sau đó sẽ thiết kế thêm một số chương trình làm phong phúhơn, đầy đủ hơn chức năng của các phân hệ và cuối cùng là thiết kế 1 chương trình làm nhiệm vụ tập hợp các mô đun thành 1 hệ chương trình thống nhất hoàn chỉnh.

9.Khái niệm giao diện, các yêu cầu đối với giao diện.

- Khái niệm giao diện

Giao diện là môi trường, là phương tiện mà qua đó con người có thể giao tiếp với MTĐT

*) Các yêu cầu đối với giao diện :

Cài đặt hệ thống là giai đoạn cuối cùng trong 3 giai đoạn chủ yếu của quy trình

phân tích, thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin quản lý Nội dung của giai đoạn này

là thay thế hệ thống xử lý thông tin kinh tế cũ bằng hệ thống xử lý thông tin kinh tếmới

Các nội dung cụ thể của quá trình cài đặt HTTTQL bao gồm:

+ Lập kế hoạch cài đặt;

+ Biến đổi dữ liệu;

+ Kế hoạch huấn luyện;

+ Phương pháp đưa hệ thống mới vào sử dụng;

+ Biên soạn tài liệu sử dụng

2 Phương pháp cài đặt

Để đưa hệ thống xử lý thông tin kinh tế mới vào sử dụng, người ta thường ápdụng 4 phương pháp như sau:

2.1. Phương pháp cài đặt trực tiếp:

Hệ thống mới sau khi xây dựng xong thì tiến hành đưa vào sử dụng ngay để thaythế cho hệ thống cũ

Sử dụng phương pháp này ta cần chú ý đến một số yếu tố sau:

+ Mức độ gắn bó của các thành viên với hệ thống mới;

+ Mức độ mạo hiểm của hệ thống mới sẽ tác động trực tiếp đến hệ thống cũ và

có thể gây ra tình trạng hệ thống ngừng hoạt động

+ Phải kiểm tra chặt chẽ phần cứng và phần mềm của hệ thống mới

+ Chỉ nên áp dụng đối với hệ thống xử lý thông tin không lớn với mức độ phứctạp vừa phải

Phương pháp này chỉ thực sự áp dụng trong những trường hợp thật sự cần thiết

và cần phải tiến hành các bước như sau:

1) Kiểm tra HT chặt chẽ;

2) Dự tính khả năng khôi phục lại dữ liệu;

3) Chuẩn bị kỹ lưỡng cho từng giai đoạn cài đặt HT;

4) Chuẩn bị phương án xử lý thủ công trong trường hợp xấu nhất để vẫn cóthể duy trì hệ thống hoạt động;

5) Huấn luyện chu đáo cho tất cả những người tham gia vào HT;

6) Có các khả năng hỗ trợ đầy đủ các phương tiện như đĩa từ, máy in,USB…

2.2. Phương pháp cài đặt song song;

Nội dung của phương pháp này là hoạt động đồng thời cả 2 hệ thống cũ và mớitrong một khoảng thời gian nhất định Áp dụng phương pháp này có :

- mức độ rủi ro ít hơn;

- nguồn tài chính cao

Các công việc cần tiến hành:

1) Xác định thời gian hoạt động song song;

2) Xác định các thủ tục so sánh;

3) Sắp xếp nhân sự

2.3. Phương pháp thí điểm cục bộ;

Phương pháp này có thể coi như bước trung gian của 2 phương pháp 1 và 2; tức

là cài đặt trực tiếp và cài đặt song song Để áp dụng phương pháp này ta cần tiếnhành những công việc như sau:

1) Đánh giá lựa chọn bộ phận nào làm thí điểm, và làm theo phương phápnào;

2) Kiểm tra hệ thống xử lý mới áp dụng vào các bộ phận này có được haykhông;

3) Tiến hành sửa đổi;

4) Nhận xét và so sánh

2.4. Phương pháp từng bộ phận;

Bước này ta lựa chọn các bộ phận có chức năng quan trọng, rồi tiến hành tin họchóa từng chức năng quản lý riêng biệt, độc lập với các phân hệ khác Sau đó đưaphân hệ đã thiết kế vào ứng dụng ngay, còn các phân hệ khác thì vẫn hoạt động như

cũ theo phương thức quản lý truyền thống Như vậy, hệ thống được chuyển dần từphương thức quản lý thủ công sang phương thức quản lý tin học hóa theo từng bộphận theo tiến trình thời gian Vừa làm vừa rút kinh nghiệm cho bộ phận còn lại

Tóm lại, 4 phương pháp trên đều có những ưu và nhược điểm riêng, do đó trong

thực tế người ta có thể áp dụng kết hợp các phương pháp với nhau và phát triển dần theo thời gian, tránh gây những tác động lớn trong hệ thống, và tránh nguy cơ

3.2. Lý do đào tạo;

+ Giảm thời gian đi học các lớp đào tạo chính quy về các vấn đề liên quan;+ Đảm bảo hệ thống hoạt động tốt nhất;

+ Giảm chi phí;

+ Tăng tính chủ động và năng động của nhân sự;

+ Cung cấp những kiến thức mới về hệ thống mới;

+ Cung cấp những kỹ sảo nghề nghiệp cho các nhân viên QL;

+ Làm tăng độ thích nghi với hệ thống mới

3.3. Nội dung đào tạo