Các thao tác cơ bản trên word & powerpoint 2003

Trần Văn Dị- Trường THCS Định Yên CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN WORD 2003  A/ Khởi động và thoát khỏi word: I/ Khởi động Word: Cách 1: Nhấp đúp trên biểu tượng W của word trên desktop để mở. Cách 2: Nhấp nút Start\ Program\ Microsoft Word. II/ Thoát khỏi Word: Nhấp vào nút close(x) bên góc trái cửa sổ hoặc chọn File\ Exit. B/ Các lệnh xử lý tập tin: I/ Mở tập tin mới: (File\New hoặc Ctrl+N) Lệnh này dùng để mở một tập tin mới, văn bản hiện hành sẽ lùi về phía sau. II/ Mở tập tin đã có trên đĩa: (File\ Open hoặc Ctrl+O) Cần phải chỉ định vị trí của tập tin (ổ đĩa đường dẫn) và tên tập tin trong hội thoại Open *Cách thực hiện: 1. Chọn lệnh File\Open 2. Chọn tên ổ đĩa, thư mục chứa tập tin hoặc nhập vào hộp File Name theo dạng Ổ dĩa:\ đường dẫn\ tên tập tin. 3. Nhấp Open để mở. III/ Chèn nội dung tập tin vào vị trí con trỏ:(Insert\File) Dùng để chèn nội dung đã có sẵn trên đĩa vào vị trí con trỏ *Cách thực hiện: 1. Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn 2. Chọn lệnh insert\File 3. Chọn tên ổ đĩa, thư mục chứa tập tin 4. Chọn ok IV/ Lưu tập tin: (File\Save hoặc Ctrl+S) Khi chọn lệnh này thì có 2 trường hợp xảy ra: - Nếu tập tin chưa có tên thì Word sẽ cho hiển thị hội thoại Save as để đặt tên tập tin - Nếu tập tin đã có tên(nghĩa là đã có lưu ít nhất 1 lần rồi) thì word sẽ tiến hành lưu mà không hỏi gì thêm V/ Lưu tất cả các tập tin: (File\Save All) Dùng để lưu tất cả các tập tin đang mở vào ổ đĩa. Nếu tập tin đã có tên thì không cần phải đặt tên, còn nếu tập tin chưa có tên thì phải đặt tên. *Cách thực hiện: 1. Bấm giữ Shift 2. Trong khi bấm giữ shift chọn File\Save All VI/Đóng tất cả các tập tin: (File\Close All) Dùng để đóng tất cả các tập tin đang mở. Những tập tin đã được lưu word sẽ âm thầm đóng lại. Những tập tin chưa được lưu word sẽ đưa ra cảnh báo và chờ xác nhận. * cách thực hiện: 1. Bấm giữ Shift 2. Trong khi bấm giữ Shift chọn File\Close All VII/ In nội dung tập tin ra máy in: (File\Print hoặc Ctrl+P) * cách thực hiện: Trang 1 Trần Văn Dị- Trường THCS Định Yên 1. Chọn Print Preview để xem văn bản (nếu cần) 2. Chọn File\Print 3. Chọn máy in (nếu cài đặt nhiều máy in) 4.Chọn trang in trong mục Page Range 5. Nhấp ok để in. *Một số thuật ngữ trong hội thoại Print: Page range: xác định phạm vi in All: in tất cả các trang Current page: chỉ in trang hiện hành Page: Cho nhập số trang để in VD: Muốn in các trang 1, 2, 3, 8 thì nhập 1-3,8 Print: Hộp thả cho chọn Odd pages: In trang lẻ Even pages: in trang chẵn Number of copies: số bản in Collate: kiểm tra thứ tự in C/ Xử lý khối và định dạng văn bản: I/ Chọn chế độ làm việc: Có các chế độ sau: - Normal View (View\ Normal) - Print Layout (View\Print Layout) - web Layout (View\web Layout) - Outline (View\Outline) II/ Khối và các lệnh xử lý khối: 1) Khối : Là 1 đoạn văn bản liên tục được xác định bằng bàn phím hay thiết bị chuột 2) Các lệnh xử lý khối : * Chọn khối bất kỳ: - Dùng chuột: Trỏ chuột vào đầu khối, ấn giữ phím trái và kéo đến cuối khối. - Dùng bàn phím: Đặt con trỏ ở điểm đầu cần chọn, ấn giữ nút Shift rồi dùng các phím mũi tên để di chuyển đến cuối khối. * Chọn 1 từ: Trỏ chuột trên từ và nhấp đúp * Chọn 1 dòng: Trỏ chuột vào đầu dòng muốn chọn, khi chuột có mũi tên màu trắng thì nhấp chuột * Chọn câu: Ấn giữ Ctrl và nhấp vào vị trí bất kỳ trong câu * Chọn đoạn: Trỏ chuột vào khoảng trống bên trái đoạn và nhấp đúp * Chọn toàn bộ văn bản: Nhấn giữ Ctrl và nhấp vào đầu dòng bất kỳ hoặc gõ Ctrl+A * Cắt và dán khối: 1. Chọn khối muốn cắt 2. Nhấp phải vào khối đã chọn và chọn cut (hoặc không nhấp phải mà gõ Ctrl+X 3. Đặt con trỏ tại vị trí muốn dán rồi nhấp phải ngay con trỏ và chọn Paste * Sao chép và dán khối: 1. Chọn khối cần sao chép 2. Nhấp phải vào khối và chọn Copy 3. Đặt con trỏ nơi cần dán, nhấp phải vào ngay con trỏ và chọn Paste * Di chuyển khối: Có 2 cách: - Cách 1: 1. Chọn khối cần di chuyển 2. Nhấp phải ngay khối, chọn Cut hoặc gõ Ctrl+X 3. Đặt con trỏ tại vị trí muốn chuyển đến rồi nhấp phải ngay con trỏ, chọn Paste hoặc gõ Ctrl+V - Cách 2: 1. Xác định khối cần di chuyển 2. Trỏ chuột vào khối nhấp giữ phím trái và kéo nó đến vị trí mới rồi thả ra III/ Định dạng văn bản: 1) Định dạng ký tự: Có 2 cách: a) Định dạng bằng các nút lệnh: Trang 2 Trần Văn Dị- Trường THCS Định Yên 1. Chọn ký tự cần định dạng 2. Chọn các nút trên thanh công cụ như: Font(nét chữ), Font Size(kích cỡ), Font style(kiểu chữ viết: đậm, nghiêng, gạch dưới) b) Định dạng bằng hội thoại Font: Chọn Format\Font thì hội thoại Font xuất hiện Hội thoại Font: - Lớp Font: cho chọn các Font chữ, kiểu chữ, kích cỡ, dạng đường gạch dưới, màu chữ và 1 số yếu tố khác. - Lớp Character Spacing: Định khoảng cách giữa các ký tự - Lớp Text Effects: Quy định tính linh động giữa các ký tự như: nhấp nháy, lấp lánh…. *Copy định dạng ký tự: Cách thực hiện: 1. Chọn các ký tự có định dạng cần copy 2. Nhấp nút công cụ cây cọ, trỏ chuột chuyển sang dạng cọ quét 3. Dùng chuột quét dánh dấu qua các ký tự cần định dạng 4. Thả chuột ra khi quét xong. Khi đó trỏ chuột trở lại dạng bình thường và văn bản quét có định dạng mới 2) Định dạng đoạn văn bản: (Format\Paragraph) * Cách thực hiện: 1. Chọn đoạn muốn định dạng 2. Chọn lệnh Format\ Paragraph rồi chọn các dạng trong hộp thoại(hoặc các nút lệnh hoặc các phím nóng) Lớp Line and Page Breaks: Quy định cách ngắt dòng và ngắt trang trong đoạn 3) Tạo(Định dạng) hoa thị và mục số: (Format\ Bullets and Numbering) Có 2 cách: Cách 1 : 1. Chọn đoạn muốn tạo hoa thị hay điền số 2. Nhấp trên nút lệnh điền số hay hoa thị trên thanh công cụ Cách 2: 1. Chọn đoạn cần tạo hoa thị hay điền số 2.Chọn lệnh Format \Bullets and Numbering 3. Chọn lớp Bulleted nếu muốn điền hoa thị, chọn lớp Numbered nếu muốn điền số 4) Kẻ khung và tô nền: (Format\Border and Shading) * Cách thực hiện: 1. Chọn các đoạn cần kẻ khung hoặc tô nền 2. Chọn lệnh Format\Borders and Shading 3. Nhấp chọn kiểu đường kẻ, chọn dạng kẻ trong hộp setting (nếu muốn tô nền thì chọn Shading rồi chọn màu nền trong danh sách) 4. Nhấp Ok Hội thoại Borders and Shading: - Lớp Border: dùng để kẻ khung bao cho các đoạn - Lớp Page Border: dùng kẻ khung bao cho trang - Lớp Shading: dùng để tô nền cho đoạn 5) Định dạng cột: (Format\Columns) 1. Xác định khối văn bản muốn chia cột 2. Chọn lệnh Format\ Columns,trong hộp Number of columns gõ vào số cột, đặt các tùy chọn khác (nếu cần) 3. Nhấp Ok Trang 3 Trần Văn Dị- Trường THCS Định Yên ( Có thể dùng nút công cụ Columns để định dạng cột ) * Cân bằng các cột trên trang: Khi chia cột nếu thấy các cột không cân bằng nhau thì có thể khắc phục như sau: 1. Đặt con trỏ ở vị trí cuối cùng của cột cần cân bằng 2. Thực hiện lệnh Insert\Break, chọn nút continuous 6) Định dạng điểm dừng của Tab: Chọn lệnh Format\Tab Hoặc dùng chuột: 1. Nhấp vào ký hiệu L nằm ở bên trái của thước ngang để chọn kiểu Tab 2. Nhấp vào thước ngang ngay vị trí muốn đặt Tab 7) Định dạng Drop Cap : ( chữ hoa lớn đầu dòng ) 1. Xác định ký tự muốn tạo Drop Cap 2. Chọn lệnh Format\Drop Cap, trong 3 dạng của Position chọn Dropped 3. Trong mục Lines to drop chọn số dòng. 4. Nhấp Ok 8) Định dạng chữ hoa hoặc thường: 1. Chọn khối văn bản muốn thay đổi viết hoa hay thường 2. Bấm Shift+F3 hoặc dùng lệnh Format\ Change Case 9) Định dạng nền cho văn bản: Chọn Format\Background 10) Định dạng trang: Chọn File\Page Setup Dùng để đặt lề, chọn khổ giấy sử dụng, cách bố trí trang… 11) Đánh số trang: 1. Chọn Insert\ Page Numbers 2. Nhấp Format…để định dạng số(Number Format) và số bắt đầu(Start at) 3. Nhấp Ok của hội thoại Page Number Format 4. Khai báo các tùy chọn Position, Alignment 5. Nhấp Ok 12) Nhập tiêu đề, hạ mục: 1. Chọn View\Header and Footer 2. Chọn nút chuyển qua lại giữa Header và Footer trên thanh công cụ 3. Nhập dòng văn bản muốn làm tiêu đề/ hạ mục 4. Có thể canh tiêu đề/ hạ mục bằng các nút trên thanh công cụ 5. Có thể đánh số trang, ghi ngày, giờ vào tiêu đề/ hạ mục. 6. Chọn Close để kết thúc. Nếu muốn điều chỉnh lại thì nhấp đúp lên tiêu đề/ hạ mục để chỉnh. D/ Tạo bảng và các thao tác trên bảng: I/ Tạo bảng:(Insert\ Table) 1. Chọn Insert\Table thì hội thoại Insert Table xuất hiện. 2. Chọn số dòng, số cột 3. Nhấp Ok ( Có thể chọn trên nút lệnh Insert Table để tạo bảng) II/ Tách và ghép bảng: 1) Tách bảng: Đặt con trỏ ở dòng muốn làm dòng đầu tiên của bảng mới, chọn Table\Split Table 2) Ghép bảng: Chỉ cần xóa bỏ các dòng trống giữa 2 bảng III/ Tách và ghép ô: 1) Tách 1 ô thành nhiều ô: - chọn ô muốn tách Trang 4 Trần Văn Dị- Trường THCS Định Yên - chọn Table\ Split Cells, xác định số cột, số dòng trong hội thoại Split Cells - Nhấp Ok 2) Ghép nhiều ô thành 1 ô: - Chọn những ô cần ghép - Chọn Table\Merge Cells IV/ Thêm dòng, cột, ô: Chọn lệnh Table\Insert\Cells (chung) 1) Xen 1 hoặc nhiều dòng phía trên: - chọn 1 hoặc nhiều dòng - Chọn Table\Insert\Row above 2) Xen 1 hoặc nhiều dòng phía dưới: - Chọn 1 hoặc nhiều dòng - Chọn lệnh Table\Insert\ Row below 3) Xen 1 dòng ở cuối bảng: - Đặt con trỏ ở ô cuối của dòng cuối cùng của bảng - Gõ phím Tab 4) Xen cột bên trái hoặc phải: Tương tự như xen dòng trên, dưới nhưng chọn lệnh Table\Insert\Columns to the Left hoặc Columns to the Right V/ Xóa bảng, dòng, cột, ô: - Chọn bảng, dòng, cột, ô muốn xóa - Chọn lệnh Table\Delete Table hoặc Rows hoặc Columns hoặc Cells để xóa. VI/ Kẻ khung và tô nền cho bảng: Chọn lệnh Format\Borders and Shading VII/ Điền số vào bảng: - Xác định các ô muốn đánh số -Chọn lệnh Format\Bullets and Numbering VIII/ Lặp lại tiêu đề của bảng trên từng trang: - Xác định dòng văn bản muốn làm tiêu đề - Chọn lệnh Table\Heading rows repeat IX/ Chuyển văn bản thành bảng và ngược lại: - Xác định khối muốn chuyển vào bảng - Chọn lệnh Table\Text to Table hoặc Table to Text - Chọn Separate text at thích hợp - Nhấp Ok X/ Sắp xếp bảng: 1. Chọn đối tượng muốn sắp xếp 2. Chọn lệnh Table\Sort 3. Chọn cột muốn dùng làm khóa sắp xếp thứ nhất trong Sort by 4. Chọn kiểu dữ liệu trong Type 5. Chọn Ascending/ Descending 6. Nhấp Ok  Chú ý : Khi thao tác trên bảng mà không thấy thanh công cụ Tables and Borders thì dùng lệnh View\Toolbars\Tables and Borders để gọi nó. Trong nó nhiều chức năng nhanh. Đặc biệt là nó có chức năng thay đổi hướng của văn bản trong ô (change text direction). E/ Một số thao tác đặc biệt khác: I/. Chèn biểu tượng: 1. Chọn Insert\ Symbol 2. Chọn lớp Symbol thích hợp ( hoặc Special Charcters thích hợp) 3. Nhấp chọn biểu tượng cần chèn 4. nhấp Insert, Close. II/ Vẽ Text Box: ( Hộp văn bản ) 1- Nhấp lên nút công cụ ở thanh Drawing bên dưới ( biểu tượng chữ A có khung bao) 2- Đặt con trỏ tại vị trí muốn vẽ, bấm giữ chuột trái để vẽ. III/ Chèn Word Art: ( Chữ nghệ thuật ) Trang 5 Trần Văn Dị- Trường THCS Định Yên 1 – Nhập dòng văn bản muốn chèn, bôi đen nó 2 - Nhấp nút lệnh A nghiêng Ở thanh Drawing bên dưới 3 - Chọn kiểu Word Art thính hợp 4- Chọn Font chữ thích hợp 5- Nhấp Ok 6- Chọn Fill color ở thanh Drawing để chọn màu, chọn Shadow để chọn màu bóng đổ và kiểu bóng đổ cho chữ. IV/. Chia cột và chèn hình ở giữa cột: 1. Nhập đoạn văn bản vào 2. Chia cột trước nhưng không kẻ lằn giữa 3. Dùng lệnh Insert\ Picture\ Clip Art\ Go để chọn hình chèn vào văn bản ( Có thể chọn Insert\ Picture\ From File để chọn hình trong ổ đĩa ) 4. Nhấp vào hình để chỉnh hình cho gọn lại rồi nhấp phải vào hình, chọn Format Picture 5. Chọn Layout rồi chọn kiểu bố cục thích hợp, nhấp Ok 6. Nắm kéo hình sao cho nó nằm giữa 2 cột . 7. Bôi đen văn bản rồi chọn Format\ Columns để kẻ đường kẻ ở giữa. Trang 6 Trần Văn Dị- Trường THCS Định Yên CÁC THAO TÁC TRÊN POWER POINT 2003 ******** I.Tạo một trình diễn: (Presentation ) * Cách 1: 1/ Nhấp start\ Programs\ Microsoft Powerpoint 2003.Lúc này slide đầu tiên sẽ xuất hiện. 2/ Nhấp vào các khung để nhập các dòng văn bản vào. 3/ Khi nhập xong slide đầu thì dùng lệnh Insert\ New slide để chèn thêm slide kế tiếp. Lúc này bên phải màn hình sẽ xuất hiện các khung slide mẫu. Ta có thể nhấp vào các khung này để lựa chọn slide theo ý thích để nhập văn bản hoặc chèn hình… 4/ Cứ tiếp tục như thế cho các slide tiếp theo. * Cách 2: Nhấp Start\ Programs\ Microsoft Powerpoint 2003. 2/ Chọn File\ New\ Blank Presentation 3/ Nhấp chọn mẫu slide theo ý thích ( bên phải màn hình ) rồi tiếp tục các bước còn lại giống như cách 1 II. Tạo các hiệu ứng hoạt hình: 1/ Hiệu ứng chuyển tiếp giữa các slide: - Nhấp phải vào slide ( bên ngoài các khung chữ ) rồi chọn Slide Transition. - Chọn 1 hiệu ứng trong danh sách Effects ở góc trên bên phải màn hình. 2/ Hiệu ứng cho các đối tượng trong slide: - Nhấp phải vào khung chứa đối tượng, chọn Custom animation - Nhấp chọn một hiệu ứng trong danh sách Effects trên góc phải ( gồm có 3 chùm chính: Entrance, Emphasic và Exit). Ngoài ra còn 1 chùm hiệu ứng phụ trợ thứ tư nữa nhưng nó hơi phức tạp nên không tiện đề cập đến. 3/ Chọn màu nền cho slide: Nhấp phải vào slide, chọn Background rồi chọn màu trong danh sách màu, nhấp Apply. III. Xóa hoặc sao chép 1 slide: - Nhấp chọn slide muốn xóa hoặc sao chép - Chọn lệnh Edit \ Delete slide nếu muốn xóa. Chọn lệnh Edit\ Copy slide nếu muốn sao chép. IV. Sắp xếp lại các slide: Chọn lệnh View\ Slide sorter rồi nắm kéo từng slide để sắp xếp. V. Phóng to hoặc thu nhỏ các slide: Nhấp vào nút Zoom 50% trên thanh công cụ chuẩn để chọn mức thích hợp. VI. Thay đổi font chữ cho tất cả các slide mà không cần mở các slide: - Chọn lệnh Format\ Replace Fonts - Chọn 1 font chữ trong hộp with rồi nhấp Replace VII. Tạo siêu liên kết: - Bôi đen mục cần tạo liên kết - Chọn Insert\ Hyperlink - Chọn tên tập tin chứa mục cần làm liên kết, chọn Bookmark rồi chọn mục cần làm liên kết - Nhấp Ok, Ok. Trang 7 Trần Văn Dị- Trường THCS Định Yên VIII. Thiết lập các tùy chọn cho trình diễn: 1/ Chọn Slide show\ Set up show 2/ Chọn Presented by a speaker (Full screen) 3/ Chọn All 4/ Trong Advance slide chọn Manually để điều khiển bằng tay 5/ Chọn Pen color ( màu bút đánh dấu ) nếu cần dùng bút đánh dấu IX. Tiến hành trình diễn: 1/ Mở tập tin cần trình diễn 2/ Nhấn F5 3/ Sử dụng các thao tác trên chuột và bàn phím để trình diễn ( Được đề cập ở phần X bên dưới ) 4/ Thoát khỏi trình diễn bằng phím Esc. X. Các thao tác khi trình diễn: - Click chuột trái(hoặc phím mũi tên xuống): thi hành hiệu ứng hoạt hình kế tiếp hoặc chuyển tới slide kế tiếp. - Nhấn phím Backspace: quay lại slide trước đó hoặc thi hành lại hiệu ứng hoạt hình trước đó. - Gõ số thứ tự của slide và nhấn phím Enter: đến một slide nào đó - Nhấn phím E: Xóa các nét vẽ của bút đánh dấu - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+ P: Kích hoạt bút đánh dấu - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+ H: Ẩn bút đánh dấu đồng thời ẩn con trỏ chuột và mũi tên. - Nhấn phím A: Hiện mũi tên ở góc trái màn hình - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+H: Ẩn con trỏ chuột & mũi tên - Nhấn phím dấu = : Ẩn mũi tên ở góc trái màn hình - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+U: Ẩn/ hiện con trỏ chuột  Một số chú ý khi tạo các hiệu ứng cho các đối tượng trong slide: - Các tiêu đề của slide nên chọn các hiệu ứng trong Entrance hoặc không tạo hiệu ứng cũng được - Các phụ đề mục nên chọn hiệu ứng trong Entrance kết hợp với các hiệu ứng trong Emphasic hoặc Exit ( nếu cần ) - Việc định màu nền cho các slide có thể chọn các màu có sẵn hoặc áp dụng các mẫu có sẵn ( Format\ Apply designed Templates) - Khi chọn một slide trống không có khung chữ nào thì ta phải nhấp chọn khung Text Box hoặc khung hình chữ nhật ở thanh công cụ Drawing để vẽ khung rồi mới nhập văn bản được./. Trang 8 . Trường THCS Định Yên CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN WORD 2003  A/ Khởi động và thoát khỏi word: I/ Khởi động Word: Cách 1: Nhấp đúp trên biểu tượng W của word trên desktop để mở. Cách 2: Nhấp nút Start. tạo bảng) II/ Tách và ghép bảng: 1) Tách bảng: Đặt con trỏ ở dòng muốn làm dòng đầu tiên của bảng mới, chọn TableSplit Table 2) Ghép bảng: Chỉ cần xóa bỏ các dòng trống giữa 2 bảng III/ Tách. chỉnh. D/ Tạo bảng và các thao tác trên bảng: I/ Tạo bảng:(Insert Table) 1. Chọn InsertTable thì hội thoại Insert Table xuất hiện. 2. Chọn số dòng, số cột 3. Nhấp Ok ( Có thể chọn trên nút lệnh