QUẢN LÝ THEO TÌNH HUỐNG pps

NGHE THUAT LANH DAO CFVG B UỔI 5 : QUẢN LÝ THEO TÌNH HUỐNG Phần 1 Phong cách này phụ thuộc : - Nền giáo dục, văn hóa của người lãnh đạo. - Chuyên môn được học. - Cá tính. PHONG CÁCH QUẢN LÝ THEO TÌNH HUỐNG - Công việc - Mối quan hệ - Ngữ cảnh ⇒ Điều chỉnh phong cách quản lý sao cho phù hợp với động cơ và kỹ năng của nhân viên. PHONG CÁCH QUẢN LÝ CỦA NHÀ LÃNH ĐẠO Mối quan hệ X HỘI TIN TIẾN ĐỂ MẶC NH CHUYN MƠN - + Công việc - + 1 NGHE THUAT LANH DAO CFVG (1) : Chỉ thị rỏ ràng, kiểm tra sát → Thường độc tài. (2) : Huấn luyện, đào tạo. (3) : Thỏa thuận → giao trách nhiệm (4) : Phong cách quản lý Biết làm Biết làm 3) Tham gia 4) Ủy quyền Muốn làm nhưng Muốn làm không Đặt điều kiện cần điều kiện Không biết làm Không biết làm 1) Chỉ đạo 2) Động viên Không muốn làm Rất muốn làm Năng lực Động cơ - +- + 2 NGHE THUAT LANH DAO CFVG M1 & M2 : phù hợp cho đơn vị sản xuất. M3 & M4 : đơn vị lớn, có nhiều nhân viên giỏi. Đánh giá nhân viên SƠ ĐỒ CÁC PHONG CÁCH QUẢN LÝ TÍNH QUAN HỆ CAO P h o n g c á c h P h o n g c á c h Đ Ộ N G V I Ê N T H A M G I A H U Y Đ Ộ N G M 2 M 3 H Ợ P T Á C T Ổ C H Ứ C M 1 M 4 G I A O T R Á C H N H I Ệ M P h o n g c á c h P h o n g c á c h C H Ỉ Đ Ạ O Ủ Y Q U Y Ề N TÍNH QUAN HỆ THẤP TÍNH TỔ CHỨC CAO TÍNH TỔ CHỨC THẤP 3 NGHE THUAT LANH DAO CFVG Độ tự chủ (Khả năng làm việc độc lập của nhân viên) Có thể làm Muốn làm NĂNG LỰC ĐỘNG CƠ Trong khuôn khổ thực hiện : Một nhiệm vụ. Một mục tiêu. M2 M3 M1 M4 SỰ TƯƠNG THÍCH PHONG CÁCH QUẢN LÝ / MỨC ĐỘ TỰ CHỦ Tự chủ thấp = Phong cách động viên “huy động” Tự chủ trung bình = Phong cách tham gia “hợp tác” Điểm xuất phát Tính tổ chức cao Tính quan hệ yếu Tự chủ rất thấp = Phong cách chỉ đạo “xây dựng cơ cấu tổ chức” Tự chủ cao = Phong cách ủy quyền “giao công việc” Điểm đến Tính tổ chức yếu Tính quan hệ cao 4 NGHE THUAT LANH DAO CFVG Phần 2 ÁP DỤNG MỘT PHONG CÁCH QUẢN LÝ CÓ HIỆU QUẢ Ta có thể định nghĩa phong cách quản lý như là cách thức mà một người phụ trách một đơn vị áp đặt quyền hành của mình đối với nhân viên để đạt được những kết quả mong muốn. Đương nhiên là có nhiều phong cách quản lý khác nhau, nhưng trước khi đề cập đến vấn đề này, chúng ta cần phải hiểu rõ nguyên nhân tại sao một nhà quản lý lại áp dụng phong cách này mà không áp dụng phong cách kia. HAI GIẢ THUYẾT VỀ CÁCH ỨNG XỬ CỦA CON NGƯỜI Những giả thuyết hoặc những định kiến mà chúng ta nuôi dưỡng về ý nghĩa của cách ứng xử của con người có ảnh hưởng rất lớn lên phong cách quản lý của chúng ta. Người ta phân biệt hai khuynh hướng lớn :  Khuynh hướng X : giả thuyết mang tính truyền thống. Những nhà quản lý diễn dịch : động cơ làm việc của con người thông qua cách ứng xử bên ngoài.  Khuynh hướng Y : giả thuyết kêu gọi sự tham gia. Những nhà quản lý diễn dịch : cách ứng xử bên ngoài thông qua những động cơ che dấu. Khuynh hướng X mang tính truyền thống Khuynh hướng Y kêu gọi sự tham gia Tồn tại những định kiến bi quan về động cơ làm việc của con người. Theo quan điểm này, con người : o tự bản chất đã không thích làm việc, o thông thường thiếu trí tưởng tượng, o không có óc sáng tạo, o không muốn khởi xướng làm việc gì, o trốn tránh trách nhiệm, o chỉ làm việc vì đồng tiền và vì sự an toàn cá nhân. Lý luận mang tính suy diễn dựa trên kinh nghiệm thực tế, dẫn đến những kết luận lạc quan. Theo quan điểm này, con người : o tự bản chất đã có khả năng tiêu hao năng lượng để làm một công việc gì đó, o tự bản chất đã có trí tưởng tượng phong phú và có khả năng tiến bộ, o có khả năng khởi xướng công việc, chịu trách nhiệm, và có thể độc lập làm việc. Nhà quản lý X chỉ có thể nhận thức được những gì đã được thực hiện. Ông ta cũng dựa vào đó để làm tiêu chuẩn đánh giá con người và tình huống. Nhà quản lý Y nhận thức được tiềm năng của nhân viên và cố gắng động viên, điều động họ để đạt được kết quả. Suy luận được tiến hành trên cơ sở sự an toàn và năng suất : CỐ GIỮ NHỮNG GÌ SẴN CÓ Suy luận trên cơ sở biến đổi của tình huống và con người : PHÁT TRIỂN NHỮNG GÌ SẴN CÓ CÁC PHONG CÁCH QUẢN LÝ Bảng phân tích “Công việc” / “Mối quan hệ” 5 NGHE THUAT LANH DAO CFVG Bảng phân tích này được xây dựng dựa trên hai tiêu chuẩn để quản lý một tập thể :  mức độ chú ý cần phải có đối với việc làm : Công việc,  mức độ chú ý cần phải có đối với con người : Mối Quan hệ. Hai khía cạnh này bổ sung cho nhau nhằm đạt được những kết quả mong muốn dựa vào những cố gắng của toàn bộ những người cộng sự. Tùy theo nhà quản lý có can thiệp vào Công việc hay / và vào Mối Quan hệ, ta phân biệt bốn kiểu Nhà Quản lý : T+R- : kiểu “Nhà Chuyên môn”. Nhà quản lý này chỉ có một mối quan tâm duy nhất là Công Việc. Ông lập kế hoạch trong từng chi tiết thỏ nhặt nhất, kiểm tra kết quả, quyết định mọi chuyện, đòi hỏi một sự phục tùng tuyệt đối và chỉ lưu ý đến việc sản xuất. T-R+ : kiểu “Xã hội” Nhà Quản lý này chỉ quan tâm đến các Mối Quan hệ. Mối quan tâm hàng đầu của ông là không khí làm việc. Ông không lưu ý mấy đến tất cả những gì liên quan đến việc sản xuất và năng suất, và chỉ chú trọng đến việc giữ những mối quan hệ tốt trong nội bộ tập thể của mình. Ông ta tìm cách tránh tối đa các mâu thuẫn, ít tổ chức kiểm tra, không bao giờ trách phạt ai, để cho những người cộng sự của mình tự quản và chỉ khen ngợi họ một cách công khai. T-R- : kiểu “Để mặc” Nhà quản lý không can thiệp vào Công Việc cũng như vào các Mối Quan hệ. Ông ta là chuyên gia trong việc không cam kết làm điều gì cả và thu lợi mà không cần phải tham gia vào việc gì. Ở kiểu này, nhà quản lý thường có các cộng sự giàu kinh nghiệm và có khả năng làm việc độc lập. T+R+ : kiểu “Tiên tiến” Nhà quản lý can thiệp vào cả Công Việc cũng như vào các Mối Quan Hệ. Ông là người duy nhất có thể huy động được sự cam kết của các cộng sự viên của mình và tiến hành sản xuất bằng cách tạo ra một bầu không khí làm việc tin tưởng và thuận lợi cho việc phát huy các sáng kiến. Ông tìm cách đạt được năng suất cao nhất, bằng cách kêu gọi sự tham gia của tất cả các thành viên của tập thể vào việc xác định mục tiêu cần đạt được và những phương tiện để thực hiện. Ông cố gắng làm cho mọi người đều tham dự vào T- R- T- R+ T+ R+ T+ R- Mối quan hệ Công việc T : Công việc R : Mối quan hệ 6 NGHE THUAT LANH DAO CFVG qui trình lập kế hoạch, tổ chức và kiểm tra công việc. Nhìn chung, ông tin tưởng vào mọi người và giao phó trách nhiệm nếu có thể. PHONG CÁCH QUẢN LÝ THEO TÌNH HUỐNG Phong cách quản lý theo tình huống vẫn lưu giữ sự phân biệt giữa Công Việc và Mối Quan Hệ, nhưng thêm vào một khía cạnh khác nữa để phân tích : Tình huống (hay Ngữ cảnh) và hoàn cảnh của mỗi cá nhân. Việc lựa chọn một phong cách quản lý tùy thuộc vào trình độ nhận thức của các cộng sự viên trong một tình huống cụ thể. Điều chỉnh phong cách quản lý cho phù hợp với tình huống Mức 1 :  Nhân viên của bạn là người chưa có kinh nghiệm gì cho công việc này. - Anh ta không có ý muốn thực hiện công việc này ; - Anh ta không tuân thủ những nguyên tắc cơ bản nhất ; - Anh ta cảm thấy không an toàn và lúc nào cũng xin bạn giúp đỡ.  Bạn muốn quyết định nhanh chóng - Bạn không muốn có khả năng thương lượng với anh ta. Θ Phong cách quản lý kiểu “Chỉ đạo” : ưu tiên chú trọng đến Công Việc ⇒ Bạn đưa ra những chỉ thị cụ thể và chính xác, sau đó kiểm tra sát sao, nếu xét thấy cần thiết. ⇒ Bạn làm cho anh ta hiểu rõ tận rường những nguyên tắc làm việc và kiểm tra sát sao, nếu xét thấy cần thiết. Mức 2 :  Nhân viên của bạn xin bạn chỉ thị cho những Công việc còn mới đối với anh ta - Anh ta là người mới trong công việc này và muốn “làm tốt” ; - Anh ta làm việc rất nhiều, nhưng lại không đạt kết quả ; - Anh ta chấp nhận sự lãnh đạo của bạn một cách thích thú. Θ Phong cách quản lý kiểu “Động viên” : Công Việc và Mối Quan hệ đều quan trọng như nhau. ⇒ Bạn chỉ đạo hoặc kiểm tra, đồng thời động viên nhân viên của mình ; ⇒ Bạn sẵn sàng đưa thêm những chỉ thị bổ sung, bạn dùng thời gian để trả lời câu hỏi và giải thích những quyết định đưa ra. Mức 3 :  Nhân viên của bạn có khả năng làm được công việc của arth ta và mong muốn được làm theo cách riêng của mình 7 NGHE THUAT LANH DAO CFVG - Anh ta đã đạt được nhiều thành tích tốt, nhưng bạn lại ghi nhận một sự giảm sút trong công việc của anh ta về chất lượng cũng như số lượng ; - Anh ta đã hoàn thành những công việc tương tự ở chỗ khác và bạn nói với anh ta rằng chưa chắc việc đó anh lại làm tốt ở đây. - Anh ta có kinh nghiệm, nhưng lại không hề tự mình khởi xướng làm một việc gì. Θ Phong cách quản lý kiểu “Tham gia” : ưu tiên cho các mối quan hệ. ⇒ Bạn cho nhân viên tham dự vào việc xác định một số chỉ tiêu làm việc ; ⇒ Bạn khuyến khích anh ta đưa ra những đề suất mới, bạn sẵn sàng chấp nhận chúng và hổ trợ khi cần ; ⇒ Bạn giao cho anh ta trách nhiệm tối đa để kích thích ý muốn làm việc của anh ta. Mức 4 :  Nhân viên của bạn có nhiều kinh nghiệm và bạn chắc chắn rằng anh ta mong muốn và có thể thực hiện được công việc này. - Anh ta giải thích với bạn anh ta sẽ làm những gì, làm như thế nào, và bạn thấy hài lòng về sự trình bày này. - Anh ta đã chứng tỏ cho bạn thấy rằng anh ta có thể giải quyết được những tình huống tương tự trong quá khứ. - Anh ta báo cho bạn biết rằng bạn có thể tin tưởng anh ta trong công việc này, và nếu có gì khó khăn, anh ta sẽ liên hệ với bạn ngay tức khắc. Θ Phong cách quản lý kiểu “Uy quyền” ⇒ Bạn cho nhân viên của mình quyền tự do hành động cần thiết trong việc giải quyết vấn đề này như ý anh ta mong muốn, và bạn khuyến khích anh ta có thêm trách nhiệm trong những công việc nằm trong khả năng của anh ta. Điều chỉnh phong cách quản lý cho phù hợp là rất quan trọng, tùy theo :  Trình độ nhận thức của tập thể do bạn quản lý,  Trình độ nhận thức của mỗi thành viên trong tập thể,  Về chủ đề (của công việc), tùy theo mức độ phức tạp, tính chất chiến lược hoặc yêu cầu bảo mật,  Tình huống (đặc biệt trong trường hợp khẩn cấp) và theo môi trướng. Sơ đồ quản lý các phong cách quản lý 8 NGHE THUAT LANH DAO CFVG SƠ ĐỒ CÁC PHONG CÁCH QUẢN LÝ Tính quan hệ cao P h o n g c á c h P h o n g c á c h Đ Ộ N G V I Ê N T H A M G I A H U Y Đ Ộ N G M 2 M 3 H Ợ P T Á C T Ổ C H Ứ C M 1 M 4 G I A O T R Á C H N H I Ệ M P h o n g c á c h P h o n g c á c h C H Ỉ Đ Ạ O Ủ Y Q U Y Ề N Tính quan hệ yếu Mang nặng tính tổ chức cao Ích có tính tổ chức K.vực 2 : Tây - Bắc K.vực 3 : Đông - Bắc K.vực 1 : Tây - Nam K.vực 4 : Đông - Nam 9 NGHE THUAT LANH DAO CFVG M1 Khu vực 1 : Tây – Nam Phong cách : Chỉ đạo Vai trò : Xây dựng cơ cấu tổ chức Người lãnh đạo đưa ra quyết định Hành vi ứng xử Rất có tính tổ chức Ít tính quan hệ o Nhiều chỉ thị và một số giải thích kèm theo. o Kế hoạch, chương trình hành động, những công việc thời sự phải thực hiện rất rõ ràng, định nghĩa các chức danh, danh sách các việc cần làm , quy trình,… o Các điểm phải kiểm tra được hoạch định sẵn, theo một thời gian biểu chính xác. o Người lãnh đạo nói nhiều, nghe ít. o Trả lời chi tiết các câu hỏi đặt ra, luôn trong sự lo lắng về sự chính xác và rõ ràng của chúng. o Biết rõ công việc, có thể giải thích hay có thể đưa ra các cơ sở để tham chiếu. o Sử dụng dễ dàng dạng giao tiếp bằng văn bản. o Cá nhân hoá công việc quản lý và ít có mối quan tâm đến các vấn đề mà nhân viên gặp phải. Hiệu quả khi o Được áp dụng tạm thời. o Áp dụng trong truớng hợp có khủng hoảng, có trục trặc xảy ra hay các vấn đề mang tính khẩn cấp. o Sử dụng với thái độ ôn hoà (giọng nói). o Áp dụng với các cộng sự ít có kinh nghiệm. Từ khóa Điều mà người lãnh đạo nói Tổ chức Hoạch định << TÔI >> Sự việc Con số 10 [...]... phát từ nhà quản lý, các cộng sự / tập thể o Dự trù các cuộc gặp gỡ theo định kỳ dể tổng kết lại tình hì Các cuộc gặp gỡ này được tổ chức theo một lịch trình được trù sẵn trước đó, hay theo sáng kiến của các cộng sự o Nhà quản lý biểu lộ niềm tin của mình qua hành vi xử khô nhất thiết dựa trên quan hệ o Người quản lý đem đến một sự giúp đỡ gián tiếp : hợp đồng, trợ, thông tin, o Người quản lý cùng người... 19 NGHE THUAT LANH DAO CFVG BẢN CÂU HỎI Hãy nhận dạng phong cách quản lý của bạn Hướng dẫn Hãy tưởng tượng bạn đang ở trong cả mười hai tình huống sau đây Trong mỗi tình huống, bạn chọn một trong bốn cách giải quyết vấn đề Sau khi đã đọc kỹ mô tả tình huống, bạn hãy khoanh mẫu tự liên quan đến cách mà bạn chọn nếu đang ở trong cùng tình huống đó Xin lưu ý là bạn chỉ chọn một giải pháp mà thôi - Bảng... Khi phân tích tình huống, bạn nên nói rõ bạn sẽ ứng xử như thế nào trong trường hợp tương tự 1 Bạn hãy mô tả khuynh hướng quản lý của bà Giám đốc mới Có sự liên hệ nào với công việc và các mối quan hệ với nhân viên ? 2 Bạn mô tả như thế nào về phong cách lãnh đạo của bà Giám đốc Tô Lan ? Phong cách này có phù hợp với tình huống của xí nghiệp hay không ? 3 Bạn ứng xử như thế nào trong tình huống tương... quyết định Khu vực 3 : Động – Bắc Vai trò : Liên kết Hành vi ứng xử o Lắng nghe : Người quản lý : Ít có tính tổ chức - Chỉ dẫn các cộng sự ; Tính quan hệ cao - Phân tích tình huống ; - Giúp giải quyết các vấn đề ; - Chú ý đến các ý tưởng, gợi ý và đề nghị của các cá nhân cũng như các đội nhóm o Thương thuyết : Người quản lý : - Sắp xếp các giải pháp, đôi khi rất phức tạp, trong khi vẫn luôn lưu ý đến các... Ghi chú : - Trường hợp lý tưởng khi tổng cộng = 24 - Trong trường hợp khẩn cấp, nhà lãnh đạo thường hay trở về phương cách thiên phú - Trong bảng 2, điểm ở các cột có ý nghĩa sau :  (1) : nếu áp dụng sẽ dễ gây rắc rối  (2) : có thể rắc rối  (3) : có thể áp dụng  (4) : áp dụng hiệu quả nhất 24 NGHE THUAT LANH DAO CFVG Tình huống thảo luận Một vị Giám đốc mới Khi đọc tình huống dưới đây, bạn hãy... thiệp mang tính chỉ đạo cứng ngắc không cần thiết 23 NGHE THUAT LANH DAO CFVG Phân tích kết quả Hãy khoanh mẫu tự mà bạn chọn cho mỗi tình huống ở bảng 1 và bảng 2 Sau đó bạn hãy tính tổng số các khoanh theo hàng dọc trong bảng 1 và 2 rồi điền kết quả ở ô dưới Tình huống Bảng 1 Bảng 2 M1 M2 M3 M4 (1) (2) (3) (4) 1 A B C D D B C A 2 D A C B B D C A 3 C A D B C B A D 4 B D A C B D A C 5 C B D A A D B... vấn đề với ông Phó Giám đốc Nhưng ông này đã không đưa vấn đề ra cuộc họp ban quản lý sau đó mặc dù có dịp Nói chung tình hình kỷ luật trong xí nghiệp trở nên xấu đi bởi vì rõ ràng là Bà Giám đốc không ủng hộ các giám sát khu vực Nhiều người trong số họ tỏ ra bất mãn khi thấy các nhân viên làm vườn trẻ hơn bắt đầu lợi dụng tình hình vì những người này biết rằng họ sẽ không bị xử phạt nghiêm khắc Một... kinh nghiệm, có thể tóm tắt bằng thuật ngữ > Ý muốn Ở đây là lòng ham muốn được thực hiện hay đầu tư năng lực cá nhân vào một tình huống cụ thể, từ đó chúng tôi đưa ra khái niệm > 14 NGHE THUAT LANH DAO CFVG SỰ TƯƠNG THÍCH PHONG CÁCH QUẢN LÝ / MỨC ĐỘ TỰ CHỦ Tự chủ thấp = Phong cách động viên “huy động” Tự chủ trung bình = Phong cách tham gia “hợp tác” M2 M3 Điểm xuất phát Tính... trong tình huống tương tự ? 27 NGHE THUAT LANH DAO CFVG Nghiên cứu tình huống 2 Ngọc Lan Ngọc Lan là trưởng phòng Nhân sự của Văn phòng chính, Công ty số 1, chịu trách nhiệm về công tác tuyển dụng và đào tạo Cô được giao nhiệm vụ tuyển dụng năm Quản đốc cho một dự án mở rộng nhà máy sắp tới Trong phòng Ngọc Lan có 11 nhân viên và tất cả, theo cô, đều là những người làm việc rất chăm chỉ Cùng lúc này,... Hội Đồng Quản trị lại quyết định đăng quảng cáo và tuyển dụng người mới từ bên ngoài Xí nghiệp Dịch vụ Cây trồng từ trước đến nay vốn chưa được tổ chức tốt trong công tác hoạch định và điều phối Vị Giám đốc tiền nhiệm đã đặt ra những chính sách mà không tham khảo người khác, rồi sau đó ít nhiều chối bỏ trách nhiệm của ông ta trong việc thực hiện chúng Các Gíam sát khu vực có xu hướng làm việc theo cách . thể. PHONG CÁCH QUẢN LÝ THEO TÌNH HUỐNG Phong cách quản lý theo tình huống vẫn lưu giữ sự phân biệt giữa Công Việc và Mối Quan Hệ, nhưng thêm vào một khía cạnh khác nữa để phân tích : Tình huống (hay. CFVG B UỔI 5 : QUẢN LÝ THEO TÌNH HUỐNG Phần 1 Phong cách này phụ thuộc : - Nền giáo dục, văn hóa của người lãnh đạo. - Chuyên môn được học. - Cá tính. PHONG CÁCH QUẢN LÝ THEO TÌNH HUỐNG - Công. cầu bảo mật,  Tình huống (đặc biệt trong trường hợp khẩn cấp) và theo môi trướng. Sơ đồ quản lý các phong cách quản lý 8 NGHE THUAT LANH DAO CFVG SƠ ĐỒ CÁC PHONG CÁCH QUẢN LÝ Tính quan hệ cao