Bài tiểu luậnmôn học kỹ năng làm việc nhóm Đề tài kỹ năng làm việc nhóm trực tuyến

Bằng tình cảm chân thành, sâu sắc nhất, em xin bày tỏ lòng biết ơn đến thầy trong công sức giảng dạy giúp em có thể hoàn thành bài tiểu luận cuối kỳ với đề đề tài: “Kỹ năng làm việc nhóm

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG CƠ SỞ 2 THÀNH PHỐ

HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 2 NGÀNH MARKETING

- - -

-BÀI TIỂU LUẬN

MÔN HỌC:

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

Đề tài: Kỹ năng làm việc nhóm trực tuyến

Giảng viên hướng dẫn: Trần Quốc Hùng Sinh viên thực hiện:

Lê Mạnh Hào

Mã số sinh viên:

N20DCMR020 Lớp:

D20CQMR01- N

Lời cảm ơn

Để bài tiểu luận này đạt kết quả tốt nhất, em - sinh viên Lê Mạnh Hào đã có được sự giúp đỡ của giảng viên tại các buổi học tại Học Viện Công Nghệ Bưu Chính Viễn Thông Bằng tình cảm chân thành, sâu sắc nhất, em xin bày tỏ lòng biết ơn đến thầy trong công sức giảng dạy giúp em có thể hoàn thành bài tiểu luận cuối kỳ với đề đề tài: “Kỹ năng làm việc nhóm trực tuyến”

Với điều kiện thời gian cũng như còn khá thiếu kinh nghiệm trong việc rèn luyện các kỹ năng mềm, bài tiểu luận không thể tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy để em có điều kiện bổ sung, nâng cao kiến thức của mình, khắc phục được và bồi dưỡng thêm được kỹ năng cần thiết này trong quá trình làm việc nhóm để là một thành viên ưu tứu trong các đội nhóm tại trường học hay cơ quan sao này!

Em – Lê Mạnh Hào xin chân thành cảm ơn! Thành phố Thủ Đức, ngày 18 tháng 04 năm 2022

Mục Lục

I MỞ ĐẦU 1

TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI 1

MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1

II NỘI DUNG BÀI TIỂU LUẬN 1

1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1

1.1 Nhóm và làm việc nhóm 1

1.1.1 Nhóm 1

1.1.2 Làm việc nhóm 2

1.2 Kỹ năng làm việc nhóm trực tuyến 2

1.2.1 Kỹ năng 2

1.2.2 Kỹ năng làm việc nhóm 2

1.2.3 Kỹ năng làm việc nhóm trực tuyến 3

2 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM TRỰC TUYẾN 3

2.1 Đặc điểm công nghệ của làm việc nhóm trực tuyến 3

2.2 Làm việc nhóm qua Email 3

2.3 Hội thảo, làm việc nhóm qua điện thoại 4

2.4 Hội thảo, làm việc nhóm bằng video 4

2.5 Phần mềm nhóm 5

2.6 Các dịch vụ lưu trữ trực tuyến phổ biến 5

2.7 Huấn luyện đào tạo thành viên nhóm trên môi trường trực tuyến 6

3 ĐIỀU HÀNH VÀ KIỂM SOÁT NHÓM LÀM VIỆC TRỰC TUYẾN 6

III KẾT LUẬN & RÚT RA BÀI HỌC CÁ NHÂN 9

KẾT LUẬN 9

R 10

I.

II MỞ ĐẦU

Tính cấp thiết của đề tài

Kỹ năng làm việc nhóm là một trong những kỹ năng năng mềm quan trọng bất nhất

Kỹ năng này cũng là một kỹ năng thiết yếu đối với tất cả mọi người Từ các ứng viên cho các vị trí công việc đến các em học sinh, sinh viên Rộng hơn nữa là toàn thể cá thể trên hành tinh này Không ai có thể làm mọi việc một mình cả Chính vì thế sự hợp tác, làm việc chung với nhau một cách hiệu quả dần trở thành một phần hết sức quan trọng trong cuộc sống

Những năm gần đây, do đại dịch Covid-19 diễn biến phức tạp, ép các công ty, đoàn thể hay các tổ chức phải chuyển từ hoạt động trực tiếp, người tương tác với người, sang hoạt động trên các nền tảng trực tiếp thông qua máy tính, thiết bị di động Thế nên hoạt động đội nhóm cũng chuyển từ trạng thái tương tác gần giữa những thành viên với nhau sang tương tác với nhau thông qua ứng dụng của máy tính, thiết bị di động Nhiều khó khăn, bất cập cũng đã diễn ra trong suốt quá trình này Chính vì thế các kỹ năng làm việc nhóm trực tuyến nhưng vẫn giữ được hiệu quả công việc được đề cao hơn cả!

Mục đích nghiên cứu đề tài

Mục đích em nghiên cứu đề tài này là để tìm hiểu, nghiên cứu mở rộng tri thức cũng như rèn rũa kỹ năng mềm của bản thân Không những thế, việc hiểu được các khái niệm cũng như các công cụ, cách thức của việc làm việc nhóm trực tuyến còn giúp cho em thích nghi được với môi trường làm việc đang có sự thay đổi lớn vì đại dịch

III NỘI DUNG BÀI TIỂU LUẬN

1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN

1.1 Nhóm và làm việc nhóm

1.1.1 Nhóm

Nhóm là một số người có các kỹ năng hỗ trợ nhau, họ cam kết thực hiện một mục đích, mục tiêu hoạt động chung để giải quyết vấn đề mà họ cùng chịu trách nhiệm

1 | P a g e

Khái niệm nhóm hàm ý sứ mệnh chung và trách nhiệm tập thể Mỗi thành viên khi đã chế ngự được nhu cầu lợi ích cá nhân và biết vận dụng kiến thức, kỹ năng để đạt được mục tiêu chung thì khi đó mới trở thành một nhóm làm việc Khi đã thiết lập được nhóm làm việc, điều quan trọng là phải giúp cho các thành viên trong nhóm tin rằng sự cống hiến của mình cho tập thể được đánh giá đúng đắn, chính xác và không rõ ràng, gây ảnh hưởng đến quyền lợi của mỗi người Những thành viên trong nhóm làm việc cũng cần phải xác định rằng, thành quả của tập thể có được là từ sự nỗ lực đóng góp tích cực của mỗi cá nhân 1.1.2 Làm việc nhóm

Làm việc nhóm là khả năng làm việc cùng nhau nhằm hướng tới một tầm nhìn chung

Nó cũng là khả năng dẫn dắt các cá nhân phấn đấu để đạt được những thành tựu vì mục tiêu chung của tổ chức Đây là nguồn nhiên liệu cho phép những người bình thường đạt được các kết quả phi thường

Các cá nhân tham gia làm việc nhóm vì nhiều lý do Các nhóm khác nhau cung cấp những lợi ích khác nhau cho thành viên của mình, vì vậy một người có thể tham gia một số nhóm nhất định và điều đó xuất phát từ một số lý do sau:

An toàn: khi tham gia một nhóm nào đó, các cá nhân có thể giảm được tình trạng mất

an toàn của tình trạng đơn lẻ Mọi người cảm thấy mạnh mẽ và tự tin hơn khi họ thuộc vào một nhóm nào đó

Hội nhập: các nhóm có thể đáp ứng các nhu cầu xã hội Mọi người có thể phát triển các mối quan hệ khi là thành viên nhóm Đối với nhiều người, những mối quan hệ trong công việc sẽ thỏa mãn nhu cầu hội nhập của họ

Sức mạnh: điều gì một cá nhân riêng lẻ không thể đạt được lại thường có thể đạt được thông qua hành động nhóm Trong nhiều trường hợp, nhóm thường có lợi thế hơn cá nhân vì

nó hội tụ được tài năng, kiến thức để hoàn thành công việc

1.2 Kỹ năng làm việc nhóm trực tuyến

1.2.1 Kỹ năng

2 | P a g e

“Kỹ năng là khả năng thực hiện đúng hành động, hoạt động phù hợp với những mục tiêu và điều kiện cụ thể tiến hành hoạt động ấy dù đó là hành động cụ thể hay hành động trí tuệ” (Trích: Từ điển Giáo dục học)

1.2.2 Kỹ năng làm việc nhóm

Kỹ năng làm việc nhóm là kỹ năng tương tác giữa các thành viên trong một nhóm, là cách thức khiến nhiều người hợp sức cùng thực hiện một nhiệm vụ chung nhằm thúc đẩy hiệu quả công việc, đạt được mục tiêu Để có thể làm việc nhóm hiệu quả, mỗi thành viên trong nhóm cần có những kỹ năng nhất định để có thể thích nghi, hòa nhập tốt nhất trong môi trường làm việc nhóm Từ đó, hiệu quả công việc mới được tăng cao, tinh thần gắn kết nhóm được thắt chặt và kỹ năng làm việc nhóm không ngừng được cải thiện hơn

1.2.3 Kỹ năng làm việc nhóm trực tuyến

Kỹ năng làm việc nhóm trực tuyến là kỹ năng tương tác giữa các thành viên trong một đối nhóm nhưng qua các thiết bị, phần mềm máy tính Các thành viên trong đội nhóm cùng thực hiện một nhiệm vụ nhằm thúc đẩy tiến độ, mục tiêu công việc nhưng không có yếu tố tương tác, giao tiếp trực tiếp giữa các thành viên với nhau Tất cả các công việc đội nhóm, hội thảo, phân công công việc, nghiệm thu công việc, họp hay bàn luận các vấn đề liên quan đều thực hiện trên các nền tảng máy tính trực tuyến

2 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM TRỰC TUYẾN

2.1.Đặc điểm công nghệ của làm việc nhóm trực tuyến

E-mail, mạng Internet và các dịch vụ điện thoại quốc tế là những yếu tố quan trọng tạo nên sự thành công của nhóm làm việc trực tuyến Công nghệ giúp các thành viên của nhóm chia sẻ ý tưởng và thông tin, nối kết các hoạt động và xây dựng sự tin tưởng Không chỉ trưởng nhóm hoặc thành viên của nhóm là chuyên gia công nghệ mà tất cả mọi người phải sẵn sàng sử dụng, học hỏi công nghệ cần thiết để thực hiện tốt công việc của mình 2.2.Làm việc nhóm qua Email

Mỗi thành viên trong nhóm làm việc trực tuyến cần có một địa chi e-mail cho riêng mình Nếu có kế hoạch sử dụng nhiều tài liệu đính kèm gửi qua e-mail, thành viên nên kiểm

3 | P a g e

tra khả năng tương thích và nén tập tin trên máy tính của từng thành viên trong nhóm, đồng thời thiết lập các quy ước sử dụng Mọi người trong nhóm phải được biết thời điểm, lý do và đối tượng để gửi mail Người gửi mail nhận thức rõ đối tượng và chủ đề gửi bản sao e-mail Có thể không cần "cc" cho cả nhóm bất cứ lá thư nào mà ta gửi đi Không ai muốn nhận một lượng lớn các e-mail không liên quan đến mình Tuy vậy, ta phải chắc chắn rằng mọi người đều được thông báo về các quyết định có ảnh hưởng đến họ và đảm bảo rằng những người cần tham gia vào quyết định phải được tham khảo ý kiến

E-mail chỉ tạo ra các bằng chứng trên giấy ảo nhưng chúng có thể đóng vai trò quan trọng trong trường hợp phát sinh sự hiểu nhầm gây ra mâu thuẫn, xung đột E-mail là một phương tiện liên lạc hữu ích và tiết kiệm thời gian Khi sử dụng Email trong làm việc đội nhóm, cần lưu ý hai vấn đề bảo mật sau đây:

- Thông thường sẽ có nhiều người đọc e-mail hơn dự đoán của người gửi Người nhận

có thể chuyển e-mail đến nhiều người khác mà không tính đến tính bảo mật, thường sẽ có nhiều người đọc e-mail hơn dự đoán của người gửi;

- Việc xóa e-mail khói ổ cứng không xóa vĩnh viễn được e-mail Các chuyên gia máy tính và chuyên gia tình báo công nghệ có trong tay những phần mềm có thể truy lục được thư từ và tập tin đính kèm đã xóa Vì thế, đừng đưa những thông tin nhạy cảm hay bí mật vào e-mail

2.3.Hội thảo, làm việc nhóm qua điện thoại

Hội thảo, làm việc qua điện thoại là cách dễ nhất để nhóm làm việc trực tuyến có thể giao tiếp bằng lời Một cuộc hội thảo qua điện thoại thường là hình thức phù hợp nhất mỗi khi nhóm cần kiểm tra các mốc kết quả chính, thảo luận chiến lược và huy động trí tuệ tập thể Có nhiều loại công nghệ, từ hội thảo qua hệ thống điện thoại được cài đặt sẵn, cho đến hội thảo được các nhà cung cấp dịch vụ truyền thông hỗ trợ tổ chức

2.4.Hội thảo, làm việc nhóm bằng video

Hội thảo video là một kênh khác để kết nối đội nhóm Ưu điểm lớn nhất của hình thức này là có thể tập hợp nhóm mà không lãng phí thời gian hay tiền bạc cho việc di chuyển và

4 | P a g e

sinh hoạt trong thời gian nhóm họp Chẳng hạn, các thành viên trong nhóm ở TP Hồ Chí Minh có thể nhìn thấy và giao tiếp với các đồng nghiệp ở Thủ Đô Hà Nội mà không cần rời khỏi văn phòng Tuy nhiên, hội thảo video khá phức tạp và đòi hỏi sự giúp đỡ của người có chuyên môn kỹ thuật để giải quyết các vấn đề bất cập liên quan đến kỹ thuật Đối với kỹ năng video cơ bản, mỗi người tham dự cần có một máy tính phù hợp, camera, micro, phần mềm và đường truyền Internet ổn định

2.5.Phần mềm nhóm

Phần mềm nhóm là phần mềm ứng dụng mà một nhóm người sử dụng chung với nhau trên hệ thống mạng máy tính và Internet Phần mềm này hoạt động trên nguyên tắc giúp người sử dụng nâng cao hiệu quả các sản phẩm của mình bằng cách cộng tác và chia sẻ thông tin Cụ thể hơn, đây là phần mềm tích hợp, cho phép người sử dụng từ nhiều "trạm" làm việc khác nhau có thể giao tiếp cùng một lúc, ví dụ như Zalo, Messenger Facebook, Google workspace, Livelink, Lotus Notes, Novell Group-Wise, Oracle…

Phần mềm nhóm rất cần thiết đối với nhóm trực tuyến bởi vì nó cho phép các thành viên truy cập cơ sở dữ liệu và hỗ trợ các cuộc họp trực tuyến Một số phần mềm nhóm có thể

sử dụng cho các cuộc họp "trực tiếp", trong đó mọi thành viên tham dự sẽ làm việc trực tuyến và trao đổi qua điện thoại tại cùng một thời điểm Phần mềm đó có thể là: e-mail group, zalo, messenger Facebook Phần mềm nhóm còn là thứ cho phép thành viên truy cập

cơ sở dữ liệu chung, các ứng dụng, chương trình họp và lịch làm việc, các thư viện tham khảo Một số phần mềm còn hỗ trợ hội thảo qua hình thức thoại và bảng thông báo điện tử 2.6.Các dịch vụ lưu trữ trực tuyến phổ biến

Trong quá trình làm việc với nhóm trực tuyến, thành viên nhóm có thể phát sinh nhu cầu

về lưu dữ liệu nhưng sẽ là bất tiện nếu đi đâu cũng phải mang theo những món "lỉnh kỉnh" như ổ cứng di động, đĩa CD hoặc bút nhớ USB…

Hiện có nhiều Website cung cấp dịch vụ lưu trữ trực tuyến, giúp nhóm dễ dàng quản lý

dữ liệu của mình và chia sẻ các thông tin đó với người khác:

- https://drive.google.com/drive/my-drive;

5 | P a g e

- https://onedrive.live.com/;

- https://www.dropbox.com/;

- https://www.box.com/;

- https://www.apple.com/icloud/;

- https://www.amazon.com ;

- http://mediafire.com ;

2.7.Huấn luyện đào tạo thành viên nhóm trên môi trường trực tuyến

Trong mô hình nhóm làm việc truyền thống, hiệu suất hoạt động có thể dễ dàng cải thiện thông qua việc đào tạo, huấn luyện Trong nhóm luôn có nhiều cơ hội để tiến hành việc huấn luyện, ví như khi một thành viên không biết cách làm việc với người khác, một thành viên khác phải chuẩn bị bài thuyết trình PowerPoint nhưng chưa bao giờ sử dụng chương trình này, một thành viên khác lại gặp rắc rối trong việc cân bằng giữa nhiệm vụ thông thường ở phòng ban đang công tác với nhiệm vụ của nhóm Trong mỗi trường hợp, trưởng nhóm đều có thể tự hướng dẫn hoặc đề nghị người có đủ năng lực làm công tác huấn luyện này

Nhóm trực tuyến vẫn có các cơ hội tương tự để huấn luyện kỹ năng cho các thành viên Với các thành viên sinh sống rải rác tại nhiều địa điểm và múi giờ khác nhau, không có các hình thức giao tiếp cần thiết để việc huấn luyện đạt được hiệu quả Trưởng nhóm không thể chỉ đơn giản đến văn phòng của thành viên và minh họa cách sử dụng phần mềm để diễn giải cách trình bày hay lập một báo cáo ngân sách

Tuy nhiên, chỉ cần phân tích lịch làm việc của các thành viên là trưởng nhóm đã có thể khắc phục một số vấn đề về khoảng cách Ví dụ, các nhóm trực tuyến có thể lên lịch hội thảo qua điện thoại hàng tuần hoặc hàng ngày để giữ cho cổng giao tiếp luôn mở Họ có thể đề ra một khoảng thời gian giao nhau, khi mọi người cùng sẵn sàng cho công việc của nhóm và tiếp nhận các cuộc điện thoại – những thời điểm không xâm phạm các nghĩa vụ khác của thành viên Vì thế, là các thành viên trong nhóm thì hãy thực hiện những điều sau:

6 | P a g e

- Thông báo để mọi người biết khi nào có thể gọi điện cho nhau;

- Để cho các thành viên trong nhóm tự thỏa thuận những thời điểm hàng ngày, khi họ sẵn sàng cho công việc và giao tiếp của nhóm (lưu ý đến sự khác biệt về múi giờ và thói quen nghỉ ngơi của các thành viên);

- Đề ra quy tắc tôn trọng khoảng thời gian giao tiếp đã được nhất trí

3 ĐIỀU HÀNH VÀ KIỂM SOÁT NHÓM LÀM VIỆC TRỰC TUYẾN

Sự khác biệt về bối cảnh thực tế ở địa phương, múi giờ, văn hóa và ngôn ngữ là những mâu thuẫn luôn tiềm ẩn trong nhóm ảo Ngay cả khi có sự hỗ trợ của công nghệ kết nối thì những mối quan tâm cơ bản về quản lý nhóm như sự đồng nhất của nhóm, sự tận tâm và hợp tác càng cần được nhấn mạnh hơn Điều hành và kiểm soát nhóm ảo cần có những yếu tố sau:

Tạo dựng sự đồng nhất của nhóm

Những cá nhân đồng nhất với nhóm luôn có cách cư xử tạo nên nền tảng thành công của nhóm Họ làm việc tích cực, có sự hợp tác nhiều hơn và họ biết đặt quyền lợi của nhóm cao hơn quyền lợi bản thân Sự đồng nhất của nhóm luôn song hành với sự tin cậy, nhờ đó khuyến khích việc chia sẻ thông tin và tăng mức độ hợp tác

Sự đồng nhất của nhóm không tự nhiên xuất hiện trong nhóm trực tuyến Nếu nhóm và các thành viên của nhóm sống tách biệt nhau, họ sẽ không có chung cảm nhận Trong trường hợp xa nhau, nhóm này sẽ là một tập thể của những người xa lạ có rất ít các mối quan hệ xã hội Vì vậy cần có những phương pháp sau đây để tạo nên sự động nhất:

- T ch c cuộc họp ra mắt;

Nên tập hợp mọi nguời đến cuộc họp, dù đây là lần duy nhất các thành viên gặp mặt trực tiếp trong suốt quá trình thực hiện Khi mọi người gặp nhau sẽ tạo cơ hội để làm quen, tạo nên sự gắn kết của các thành viên trong nhóm Trong cuộc họp này các thành viên có thể giới thiệu về bản thân, kỹ năng đặc biệt, sở thích, mối quan tâm cá nhân… Nếu quá trình tiến hành cuộc họp ra mắt kéo dài một hoặc hai ngày, có thể phân chia mọi người thành các tổ nhỏ, mỗi tổ phụ trách thảo luận một khía cạnh cụ thể của nhiệm vụ Các tổ này nên luân

7 | P a g e