Đề tài phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự tại trường thcs tân Định, hoàng mai, hà nội

Vì vậy, ứng dụng công nghệ phần mềm trong công tác quản lý nhân sự trongtrường học là mô hình quản lý mới và nó đã đem lại những hiệu quả đáng kể trongcông tác quản lý nhân sự tại Trường

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘIKHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN -

BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN MÔN: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝNHÂN SỰ TẠI TRƯỜNG THCS Tân Định, Hoàng Mai, Hà NộiGiảng viên hướng dẫn: ThS Lê Hữu Dũng

Nhóm/Sinh viên thực hiện: 1 Nguyễn Thị Thủy - 1910A05

2 Tạ Minh Vượng - 1910A05

3 Lưu Đức Việt - 1910A05

4 Nghiêm Thị Thu Linh - 1910A05

5 Vương Quang Huy - 1910A02

NỘI DUNG MỘT HỒ SƠ PTTK HỆ THỐNG CẦN CÓ

Yêu cầu dành cho SV học môn PTTKHTTT do giảng viên Lê Hữu Dũng giảng dạy

3 Báo cáo này được phép in 2 mặt do số trang rất nhiều

(số chương dưới đây tịnh tiến sau các chương chung trong qui định trình bày đồ

án, báo cáo BTL của khoa)

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU

1.1 Tổng quan về đề tài

Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ thì việc sửdụng phần mềm, ứng dụng ngày càng trở nên phổ biến Vì vậy, máy tính đã trởthành công cụ không thể nào thiếu được trong mọi lĩnh vực đời sống

Với sự phát triển của công nghệ thông tin đã giúp cho việc quản lý hồ sơ, sổsách trong các cơ quan , trường học trở nên tiện lợi hơn Khác với việc quản lý hồ

sơ, sổ sách theo phương pháp thủ công truyền thống, việc quản lý hồ sơ bởi máytính đã khắc phục được những khó khăn và yếu kém của quản lý theo phương pháptruyền thống Do đó, giúp giảm được số lượng người tham gia quản lý, sự vòngvèo trong các quy trình xử lý, tốc độ việc cập nhật và lấy thông tin tăng lên rấtnhiều, thông tin tập trung và gọn nhẹ không cồng kềnh, việc tính toán bằng máycũng giảm tối thiểu những sai sót

Vì vậy, ứng dụng công nghệ phần mềm trong công tác quản lý nhân sự trongtrường học là mô hình quản lý mới và nó đã đem lại những hiệu quả đáng kể trongcông tác quản lý nhân sự tại Trường trung học cơ sở Tân Định - Hà Nội như : quản

lý thông tin giáo viên, phân công các giáo viên dạy các môn học, chủ nhiệm cáclớp và phân công công tác đối với những nhân viên hành chính trong trường, tínhlương và trả lương cho nhân sự trong trường một cách dễ dàng, giúp hạn chế quản

lý hàng đống giấy tờ phức tạp và tiện lợi hơn

1.2 Đánh giá đề tài liên quan (2022.06: theo 3 khía cạnh: Về mục tiêu đề tài, Vềcác chất lượng sản phẩm trung gian (Work Product), Về kết quả thực hiện mục tiêu)

Đề tài 1: “Quản lý nhân sự trường THCS Cầu Giấy - Hà Nội” (2022)

- Nhóm tác giả: Hoàng Thị Phương Thảo, Trần Đức Thắng, Lương Đức Thiện, VũĐức Thọ, Trần Hoài Thu, Nguyễn Thị Thu Trang, Trần Văn Trung

- Trả lời câu hỏi WHAT:

Nhóm bạn đã trả lời được câu hỏi WHAT (đã tìm hiểu và đặc tả được những gì mà

hệ thống cần phải làm: mô tả bài toán, yêu cầu về chức năng nhiệm vụ của từng bộphận, giải quyết vấn đề)

1 Mục tiêu đề tài:

+ Nhóm bạn đã nêu được một số mục tiêu, định hướng của đề tài

2 Về các chất lượng sản phẩm trung gian (Work Product)

a Khảo sát hệ thống và xác định yêu cầu

+ Nhóm bạn chỉ nêu được một số bộ phận trong cơ cấu tổ chức, còn sơ sài.+ Chức năng của từng bộ phận đã được nêu rõ

+ Các yêu cầu chức năng của nhóm bạn thiếu so với quy trình nghiệp vụ cácchức năng: Tiếp nhận thắc mắc về lương của nhân viên với bộ phận tàichính, Sau khi đánh giá kết quả công việc thì Trưởng bộ phận báo cáo vớiBan giám hiệu(BGH), BGH đánh giá, nếu đạt mới kết thúc, chưa đạt thì làmlại

+ Yêu cầu phi chức năng:

- Đảm bảo quy trình hoạt động ổn định

- Tốc độ truy xuất dữ liệu nhanh, chính xác và hiệu quả

- Tiện dụng với người dùng

- Trả lời câu hỏi HOW:

Nhóm bạn cũng tuy đã trả lời được câu hỏi HOW (đặc tả chi tiết xem từng phầncủa hệ thống thông tin cần phải làm như thế nào) nhưng chưa được đầy đủ cácthành phần của hệ thống thông tin

Đề tài 2: “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự cho công ty cổ phầnBitesoft Việt Nam”(2020)

- Nhóm tác giả:Quách Hoàng Long, Đỗ Quang Linh , Hà Đức Mạnh, Ngô VănToàn, Đoàn Hải Nam, Trịnh Thị Duyên, Nguyễn Công Phương, Trương MinhTuân, Nguyễn Trường Giang, Hoàng Minh Hiếu, Nguyễn Phương Thanh

- Trả lời câu hỏi WHAT:

Nhóm bạn đã trả lời được câu hỏi WHAT (đã tìm hiểu và đặc tả được những gì mà

hệ thống cần phải làm: mô tả bài toán, yêu cầu về chức năng nhiệm vụ của từng bộphận, giải quyết vấn đề)

2 Về các chất lượng sản phẩm trung gian (Work Product)

a Khảo sát hệ thống và xác định yêu cầu

+ Trong các yêu cầu chức năng còn thiếu so với các quy trình nghiệp vụ baogồm các chức năng sau: tuyển dụng nhân sự, quản lý khiếu nại chế độ đãingộ, quản lý tiền lương của nhân viên

+ Trong tiến trình nghiệp vụ tuyển nhân viên: nhóm bạn đã viết sai ký hiệu[Chen]

+ Trong DFD từng tiến trình vẽ sai 1 ký hiện Youdon & Coad

+ Yêu cầu phi chức năng:

- Yêu cầu phi chức năng đề tài đầu tiên giống với đề tài thứ 2

- Trả lời câu hỏi HOW

Nhóm bạn chưa trả lời được cho chức năng nghiệp vụ và mô hình phân rãchức năng không đúng

1.3 Mục tiêu của đề tài

Hệ thống quản lý nhân sự cho trường THCS cần đạt được:

- Phân tích CSDL chi tiết, và chặt chẽ hơn, xây dựng và hoàn thành các chứcnăng nhằm giúp tiết kiệm thời gian,công sức, tạo thuận lợi cho người quản

lý thay vì xử lý công việc bằng những cách ghi chép, lưu trữ vào sổ sách, thủcông

- Nâng cao hiệu suất quản lý nhân sự mà không tốn nhiều công sức

- Cập nhật, tìm kiếm, thống kê… nhân sự hiệu quả nhất

- Quản lý cung cấp đầy đủ về nhân sự, lương, khen thưởng, kỷ luật, khốilượng giảng dạy, hình thức giảng dạy

- Thống kê, tra cứu thông tin nhân sự theo tổ( khoa học tự nhiên, văn phòng,hành chính, khoa học xã hội …), học vị, học hàm một cách chính xác vànhanh chóng

- Dễ dàng phân công, điều chuyển, nhận xét, đánh giá và theo dõi nhân viên

- Bảo mật tốt cho người quản trị hệ thống

1.4 Phân công nhiệm vụ (theo mẫu)

LưuĐứcViệt

VươngQuangHuy

HạngThịHà

NguyễnĐìnhVăn

VũThịBíchHạnh

NguyễnHữuTình

CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT HỆ THỐNG VÀ XÁC ĐỊNH YÊU CẦU

2.1 Thông tin về Tổ chức (Organization) được khảo sát

• 1977-1978: Trường lại tách thành hai cơ sở: cấp I, II Tân Định A vàcấp I, II Tân Định B.

• 1979-1980: Sát nhập hai cơ sở thành trường THCS Tân Định

• 1996: Trường THCS Tân Định tách cấp thành hai trường: Trung học

cơ sở Tân Định và Tiểu học Tân Định

• 2003: Quận Hoàng Mai được thành lập, trường trực thuộc quận Hai

Bà Trưng chuyển sang quận Hoàng Mai

Trong những năm học qua, trường THCS Tân Định đã trở thành đơn

vị dẫn đầu về giáo dục toàn diện của quận Hoàng Mai.Năm học

2013-2014 vừa qua, nhà trường đã đạt được nhiều thành tích rất đáng tựhào: 3 thầy cô giáo đạt loại giỏi trong hội thi GV dạy giỏi cấp thànhphố, trong đó có 1 giải nhất, 2 giải nhì Học sinh thi HS giỏi cấp thànhphố, trong đó có 04 giải nhất Đặc biệt kỳ thi tuyển sinh vào lớp 10THPT vừa qua, HS khối 9 của nhà trường đã đạt 51,43 điểm trungbình xét tuyển, dẫn đầu quận Hoàng Mai và đứng thứ 8/641 trườngTHCS toàn thành phố Hà Nội Chính vì vậy, năm học 2013-2014 nhàtrường vinh dự nhận được cờ thi đua xuất sắc do UBND thành phốtrao tặng

Nhà trường THCS bao gồm các bộ phận sau:

- Ban giám hiệu

- Tổ văn phòng

+ Bộ phận tài chính+ Bộ phận giáo vụ

- Tổ chuyên môn

+ Tổ xã hội+ Tổ tự nhiên

- Bộ phận khác

+ Bảo vệ+ Vệ sinh

2.1.2 Nhiệm vụ cơ bản

+Ban giám hiệu:

- Quản lý chỉ đạo chung hoạt động của nhà trường, thiết lập các quychế, quy định của nhà trường

- Quản lý thi đua, khen thưởng, kỷ luật, đánh giá xếp loại cán bộ, viênchức, hướng dẫn xếp loại học sinh, đánh giá chất lượng giáo dục nhàtrường

- Thành lập các tổ chuyên môn, tổ văn phòng và các hội đồng tư vấntrong nhà trường

- Xây dựng các kế hoạch về chuyên môn năm học: Kế hoạch chung; các

- Quản lý kế toán của trường

- Giúp hiệu trưởng thực hiện nhiệm vụ quản lý tài chính, tài sản trongnhà trường và hạch toán kế toán, thống kê theo chế độ quy định

- Xây dựng kế hoạch hoạt động chung của tổ

● Bộ phận giáo vụ:

- Quản lý, chỉ đạo các hoạt động văn phòng

- Lưu trữ hồ sơ của trường

- Xây dựng kế hoạch hoạt động chung của tổ theo tuần, tháng, nămnhằm phục vụ cho việc thực hiện chương trình, kế hoạch dạy học vàhoạt động giáo dục của nhà trường

+Tổ chuyên môn:

- Xây dựng kế hoạch hoạt động chung của tổ, hướng dẫn xây dựng

và quản lý kế hoạch cá nhân của nhân viên trong tổ theo kế hoạch giáodục

- · Tổ chức bồi dưỡng chuyên môn và nghiệp vụ; tham gia đánh giá,xếp loại các thành viên của tổ theo quy định

- · Đề xuất khen thưởng, kỷ luật đối với giáo viên

- Đề xuất phân công dạy thay, dạy thay khi trong tổ có người nghỉ

Tổ chuyên môn gồm:

- Tổ tự nhiên:

+ Tổ chức hoạt động giảng dạy các môn: Toán, Vật Lý, Hóa,Sinh học,Công nghệ

+ Xây dựng kế hoạch chi tiết về các hoạt động chuyên môn của tổ

● Nhân viên bảo vệ:

+ Nhiệm vụ của bảo vệ trường học là trực tại cổng chính đểhướng dẫn phụ huynh, học sinh, các vị khách khi đến trườnglàm việc, liên hệ công tác đồng thời nhắc nhở mọi người chấphành các quy định khi ra vào nơi trường học

+ Nhân viên bảo vệ trường học cũng trực tiếp quản lý chìa khóavào phòng học và các giảng đường Có nhiệm vụ mở và đóngcửa ra vào, cửa phòng học theo đúng quy định giờ giấc và theoyêu cầu phục vụ giảng dạy và học tập từ phía nhà trường.+ Tổ chức công tác bảo vệ cho trường học, giữ vững trật tự trị

an, ngăn ngừa kẻ gian xâm nhập, sử gìn và bảo vệ tài sản củatập thể và cá nhân trong trường học

+ Bảo vệ cũng làm nhiệm vụ đánh trống báo giờ theo lịch họctập của phòng đào tạo

● Nhân viên vệ sinh:

+ Làm sạch mọi khu vực trong trường thường xuyên, giữcho trường học luôn sạch sẽ, khang trang

+ Vệ sinh định kỳ và bảo dưỡng các công trình trongtrường, kịp thời phát hiện các vấn đề hỏng hóc để xử lý.+ Nhà trường chỉ cần kiểm tra chất lượng về sinh, khôngtốn thời gian và nhân lực cho việc vệ sinh

2.1.3 Các quy trình nghiệp vụ

2.1.3.1 Tiếp nhận nhân sự

- Dựa vào nhu cầu hoạt động của nhà trường, bộ phận giáo vụ lập báo cáotình hình thiếu nhân viên (MB12)của nhà trường gửi lên BGH BGH xétduyệt báo cáo BGH sẽ gửi lại quyết định cho bộ phận giáo vụ Nếu đượcduyệt, bộ phận giáo vụ gửi lên Sở giáo dục Bộ phận giáo vụ sẽ tiếp nhậndanh sách nhân viên(MB01) (Nhân viên đã thông qua thi cử do Sở giáodục tổ chức) được gửi từ Sở giáo dục và báo cáo lại danh sách nhân viêncho BGH.

- Đối với ứng viên muốn ứng tuyển vào Bảo vệ, bộ phận vệ sinh: gửi hồ sơlên và được xử lý ở cấp trường bởi bộ phận giáo vụ và gửi lại kết quả choứng viên

2.1.3.2Quản lý hồ sơ nhân sự

- Bộ phận giáo vụ thực hiện tiếp nhận hồ sơ của nhân viên mới Hồ sơ baogồm: Đơn xin việc(MB02), đơn xin dạy hợp đồng (MB03)(đối với nhânviên dạy hợp đồng), sơ yếu lý lịch(MB04), hợp đồng lao động(MB05),bản sao (giấy khai sinh, hộ khẩu, bằng tốt nghiệp Đại học chuyên môn cóliên quan, các chứng chỉ Tin học, ngoại ngữ)

Lưu ý: Các giấy tờ bản sao phải có công chứng

- Bộ phận giáo vụ tạo tài khoản cho nhân viên mới để thực hiện quản lý côngviệc và cập nhật thông tin cần thiết

- Bộ phận giáo vụ cập nhật quản lý nhân viên khi có biến động như: Thêmnhân viên mới, nhân viên thôi việc,quá trình làm việc, lương…

+ Cập nhật quá trình làm việc: Khi có các công văn quyết định thay đổi vị trícông việc thì bộ phận giáo vụ sẽ thêm hoặc cập nhập thông tin cho nhân viênnhư: Thời gian, bộ phận, vị trí, công việc, kết quả

+ Cập nhật lương: Cập nhật lương của nhân viên theo các quyết định khenthưởng (MB06), quyết định xử phạt (MB011),công văn từ Sở giáo dục hoặcBGH khi có thay đổi lương có thể từ một số lý do như: thăng chức, thâmniên công tác, Bộ phận giáo vụ thực hiện cập nhật các thông tin: Mứclương, ngày thay đổi, lý do

=> Từ các hồ sơ và thông tin trên, bộ phận giáo vụ lập các báo cáo như:Báo cáo thống kê công việc của nhân viên (MB13), gửi BGH khi nhàtrường cần đến các thông tin liên quan tới nhân viên, hoặc các quyết địnhgây biến động nhân sự

2.1.3.3 Quản lý công việc

- Các công việc của nhà trường sẽ được quản lý dựa trên cơ cấu tổ chứccủa nhà trường Ban giám hiệu sẽ quản lý phân công công việc (MB07)cho tổ chuyên môn Tổ chuyên môn sẽ quản lý trực tiếp công việc của cácgiáo viên thuộc tổ đó.

- Các công việc sẽ được giao kèm với thời hạn thực hiện (bắt đầu - kếtthúc) Trong quá trình làm việc nhân viên có thể được giao nhiều côngviệc cùng một lúc Nhân viên có thể cập nhật công việc của bản thân, tổchuyên môn sẽ xác nhận tiến độ công việc của nhân viên mình quản lý Tổchuyên môn sẽ dựa vào kết quả công việc, tiến độ đểđánh giá kết quảcông việc đó (MB15)

2.1.3.4 Quản lý chấm công

-Dựa vào quy định của Sở GD&ĐT, bộ phận giáo vụ sẽ thiết lập thời gianlàm việc hàng ngày cho từng bộ phận: thời gian bắt đầu làm việc, thời giankết thúc Các quy định này có thể được thay đổi tùy theo hoạt động của nhàtrường

- Bộ phận giáo vụ thiết lập thông tin về các ngày lễ trong năm theo quy địnhcủa Nhà nước, các thông tin này cần được công khai tới toàn bộ nhân viên

- Bộ phận giáo vụ lập bảng chấm công chi tiết(MB14) cho từng bộ phận,nhân viên thực hiện chấm công theo ngày, ca làm việc

- Bộ phận giáo vụ theo dõi tình hình nghỉ phép trong năm của cả trường.Trên đó theo dõi được tổng số ngày phép được nghỉ, tổng số ngày đã nghỉ vàtổng số ngày không nghỉ hết sẽ bị hủy

- Khi nhân viên muốn nghỉ phép cần lậpđơn xin nghỉ phép(MB08) và gửicho bộ phận giáo vụ Sau đó, bộ phận giáo vụ sẽ gửi đơn xin nghỉ phép củanhân viên lên Ban giám hiệu nhà trường Ban giám hiệu sẽ căn cứ vào vaitrò và tình hình làm việc của nhân viên sẽ gửi quyết định duyệt hay khôngduyệt đơn xin nghỉ phép này Nếu được duyệt, đơn xin nghỉ phép (MB08) sẽđược gửi cho bộ phận giáo vụ để cập nhật chấm công cho nhân viên Nhânviên được nghỉ phép thì phải phân công lại công việc Nếu không đượcduyệt, bộ phận giáo vụ sẽ phản hồi lại cho nhân viên viên kèm lý do Trườnghợp nhân viên vẫn nghỉ dù không được sự đồng ý của Ban giám hiệu nhàtrường thì đơn này sẽ được chuyển đến bộ phận giáo vụ tiến hành cảnh cáo

và cập nhật chấm công của nhân viên

- Định kỳ hàng tháng, bộ phận giáo vụ tổng hợp số ngày nhân viên đi làm,nghỉ phép, nghỉ ốm…để lập bảng chấm công tổng hợp (MB09)để gửi cho bộphận tài chính tính lương cho nhân viên.

2.1.3.5 Quản lý lương

- Bộ phận tài chính là đơn vị trực thuộc Tổ văn phòng có chức năng tổ chứcquản lý công tác tài chính - kế toán của Trường theo quy định của pháp luật,thực hiện công tác kế toán sao cho hiệu quả, tiết kiệm, tránh lãng phí, đúngquy chế, chế độ theo Thông tư 03/2021/TT-BGDĐT và Nghị định

- Ngoài ra cần xây dựng các quy định tính lương theo quy định của nhà nước

đã ban hành Thời gian nhân viên được nhận lương sẽ dựa theo quy định donhà trường đặt ra nhưng phải phù hợp với thực tế

- Xây dựng về quy định tính lương:

+ Bậc lương: Bậc lương là căn cứ để xác địnhhệ số lươnghiện hưởng

mà người đó được tính ở thời điểm hiện tại Bậc lương thường đượccăn cứ theo cấp bậc, thâm niên mà người đó làm việc

+ Mức lương cơ sở:mức lương cơ sở đang được áp dụng hiện tại ở mức1.490.000 đồng/tháng (mức lương này được thực hiện từ ngày1.7.2019 đến nay theo Nghị định 38/2019/NĐ-CP)

+ Phụ cấp, trợ cấp: các khoản phụ cấp,trợ cấp được xác định dựa trên vịtrí công việc của từng nhân viên, theo chức vụ hoặc thỏa thuận tronghợp đồng

● Phụ cấp chức vụ: Phụ cấp chức vụ được tính = Hệ số chức vụ xMức lương cơ sở

● Phụ cấp thâm niên: Mức tiền phụ cấp thâm niên/tháng= Hệ sốlương x Mức lương cơ sở x hệ số phụ cấp thâm niên (ví dụ hệ

số phụ cấp thâm niên: làm 7 năm thì là 0.7%)

● Phụ cấp ưu đãi: Căn cứ Điều 6 Nghị định 204/2004/NĐ-CP quyđịnh: Mức phụ cấp 30% áp dụng đối với nhà giáo đang trựctiếp giảng dạy trong các trường trung học cơ sở,

được tính = 30% của lương cơ bản.

+ Bảo hiểm:căn cứ theo quy định tại điều 85, 86 Luật Bảo hiểm xã hội

2014 có quy định về mức đóng bảo hiểm xã hội như sau: Người laođộng là giáo viên phải đóng 10.5% mức lương cơ bản được hưởng

- Vào ngày 15 hàng tháng, bộ phận tài chính gửi bảng lương cho ban giámhiệu phê duyệt, sau khi đã được ban giám hiệu trường duyệt, ban giám hiệugửi cho bộ phận tài chính, bộ phận tài chính sẽ tiến hành trả lương cho nhânviên qua tài khoản ngân hàng trong hồ sơ nhân viên

- Nếu nhân viên có thắc mắc về tiền lương thì cần gửi ý kiến đến cho bộphận tài chính Bộ phận tài chính sẽ xem xét các ý kiến của nhân viên Nếuxác nhận hoặc không xác nhận ý kiến của nhân viên thì cần gửi lại thôngbáo, phản hồi lý do tại sao ý kiến của nhân viên đó được xác nhận hoặckhông xác nhận

2.1.3.6 Quản lý kỷ luật của nhân viên

- Trong quá trình công tác và làm việc của các cán bộ, nhân viên trong nhàtrường đều có thể vi phạm các quy chế của nhà trường hoặc của bộ giáo dục

Vì thế việc xử lý sai phạm là một điều tất yếu để hạn chế các sai phạm cóthể diễn ra

- Khi nhận được thông tin nhân viên mắc sai phạm được tố giác từ bên ngoài,

bộ phận giáo vụ sẽ xem xét để xác thực sai phạm và bộ phận giáo vụ lậpvănbản xử lý kỷ luật (MB11) nhân viên vi phạm Sau đó bộ phận giáo vụgửicho ban giám hiệu duyệt để xác nhận hiệu lực của văn bản và gửi lại cho bộphận giáo vụ để áp dụng kỷ luật với nhân viên vi phạm trong trường Nhânviên tiếp nhận xử lý kỷ luật

- Sau đó, thông tin xử lý vi phạm sẽ được bộ phận giáo vụ ghi lại trongdanhsách vi phạm (MB11)để làm minh chứng đối chiếu nếu có sai sót trong quátrình kỷ luật

2.1.3.7 Quản lý khen thưởng của nhân viên

- Trong thời gian công tác và làm việc của các nhân viên trong nhàtrường, những cá nhân hoàn thiện tốt nhiệm vụ hoặc đạt nhiều thànhtích trong công tác thi đua sẽ được bộ phận giáo vụ đề xuất khenthưởng, rồi tiến hành gửi cho ban giám hiệu Ban giám hiệu xem xét

và phê duyệt Nếu không đồng ý thì kết thúc Ngược lại, bộ phận giáo

vụ sẽ lập quyết định khen thưởng(MB06) (trong đó có danh sáchnhân viên được khen thưởng)và gửi lên ban giám hiệu Ban giám hiệu

sẽ gửi lại quyết định sau khi đã duyệt cho bộ phận giáo vụ Bộ phậngiáo vụ sẽ tiến hành khen thưởng cho nhân viên, nhân viên sẽ đượcnhận thưởng

2.2 Xác định yêu cầu

2.2.1 Yêu cầu chức năng

2.2.1.1 R01: Bộ phận giáo vụ lập báo cáo tình hình thiếu nhân viên

2.2.1.2 R02: Bộ phận giáo vụ gửi các báo cáo liên quan cho BGH

2.2.1.3 R03: BGH gửi lại quyết định về bộ phận giáo vụ

2.2.1.4 R04: Nếu được duyệt, bộ phận giáo vụ gửi báo cáo lên Sở giáo dục2.2.1.5 R05: Bộ phận giáo vụ tiếp nhận danh sách nhân sự do Sở gửi về

2.2.1.6 R06: Ứng viên ứng tuyển vị trí bảo vệ, vệ sinh gửi hồ sơ ứng tuyển cho bộphận giáo vụ

2.2.1.7 R07: Bộ giáo vụ gửi lại kết quả cho ứng viên

2.2.1.8 R08: Bộ phận giáo vụ tạo và quản lý tài khoản cho cán bộ mới

2.2.1.9 R09: Bộ phận giáo vụ lập báo cáo thống kê công việc nhân viên

2.2.1.10 R10: Bộ phận giáo vụ thực hiện phân công công việc cho tổ chuyên môn.2.2.1.11 R11:Tổ chuyên môn quản lý công việc của các thành viên thuộc tổ đó2.2.1.12 R12: Tổ chuyên môn tiến hành đánh giá kết quả công việc

2.2.1.13 R13: Bộ phận giáo vụ thiết lập thời gian làm việc cho các tổ

2.2.1.14 R14: Nhân viên phải lập đơn nghỉ phép khi cần nghỉ phép

2.2.1.15 R15: Nhân viên gửi đơn nghỉ phép cho bộ phận giáo vụ

2.2.1.16 R16: Bộ phận giáo vụ gửi lại quyết định duyệt nghỉ phép cho nhân viên.2.2.1.17 R17: Nếu được nghỉ, bộ phận giáo vụ sẽ phân công lại công việc

2.2.1.18 R18: Nếu nhân viên tự ý nghỉ, bộ phận giáo vụ tiến hành cảnh cáo

2.2.1.19 R19: Bộ phận giáo vụ lập bảng chấm công chi tiết cho từng bộ phận

2.2.1.20 R20: Bộ phận giáo vụ cập nhật chấm công cho nhân viên

2.2.1.21 R21: Bộ phận giáo vụ lập bảng chấm công tổng hợp

2.2.1.22 R22: Bộ phận giáo vụ gửi bảng chấm công tổng hợp cho bộ phận tài chính2.2.1.23 R23: Bộ phận tài chính lập bảng lương cho cán bộ trong trường

2.2.1.24 R24: Bộ phận tài chính tiến hành trả lương

2.2.1.25 R25: Nhân viên gửi ý kiến thắc mắc về lương cho Bộ phận tài chính2.2.1.26 R26: Bộ phận tài chính gửi phản hồi kèm lý do cho nhân viên

2.2.1.27 R27: Bộ phận giáo vụ tiếp nhận được thông tin nhân viên mắc sai phạm2.2.1.28 R28: Bộ phận giáo vụ xác thực sai phạm

2.2.1.29 R29: Bộ phận giáo vụ lập văn bản xử lý kỷ luật nhân viên vi phạm

2.2.1.30 R30: Bộ phận giáo vụ áp dụng xử lý kỷ luật với nhân viên vi phạm

2.2.1.31 R31: Nhân viên tiếp nhận xử lý kỷ luật

2.2.1.32 R32: Bộ phận giáo vụ ghi lại thông tin xử lý vi phạm trong danh sách viphạm

2.2.1.33 R33:Bộ phận giáo vụ đề xuất khen thưởng

2.2.1.34 R34: Bộ phận giáo vụ lập quyết định khen thưởng

2.2.1.35 R35: Bộ phận giáo vụ tiến hành khen thưởng cho nhân viên

2.2.1.36 R36: Nhân viên nhận khen thưởng

2.2.2 Yêu cầu phi chức năng

Với các yêu cầu chức năng trên, để hệ thống hoạt động tốt thì nên đáp ứngmột số các yêu cầu:

- Tương tác giữa người dùng và hệ thống vượt quá 5 giây (dựa vào mức

độ ổn định của CPU, GPU, Ram, mạng, bộ nhớ, xử lý đồ họa…)

- Khả năng chịu tải khi tất cả nhân viên truy cập vào hệ thống phải đảmbảo hoạt động bình thường

2.2.2.3(R39) Tính hữu dụng

- Hệ thống phải phù hợp với nhu cầu sử dụng

- Giao diện hệ thống đồng bộ màu sắc, trực quan, dễ sử dụng

- Truy cập hệ thống phải tối thiểu thao tác nhất và tốc độ xử lý thuậttoán phải nhanh chóng

- Xuất file báo cáo đơn giản, hỗ trợ excel, word

- Có tài liệu hướng dẫn sử dụng, vận hành hệ thống

2.2.2.4(R40) Tính bảo mật

- Các thông tin của nhân viên (địa chỉ, mức lương, ) phải được bảo vệnghiêm ngặt, chống rò rỉ thông tin

- Hệ thống phải có tính sao lưu dữ liệu để tránh bị mất dữ liệu khi gặp

sự cố và khả năng khôi phục dữ liệu nhanh nhất (khoảng 2 giờ)

- Các tài khoản, mật khẩu người dùng của nhân viên được cài đặt trong

hệ thống phải có độ phức tạp cao và thay đổi định kỳ Mật khẩu phảiđược mã hóa và không được phép sao chép

2.2.2.5(R41) Tính tương thích

- Hệ thống phải tương thích với quy trình thủ công cũ

- Tương thích với hệ điều hành window (phổ biến nhất hiện nay)2.2.2.6(R42) Khả năng bảo trì

- Hệ thống đảm bảo có thể nâng cấp, bảo trì khi cần thiết

- Thời gian nâng cấp, bảo trì không được quá 2 giờ

2.2.2.7(R43) Tính khả chuyển

- Dữ liệu của hệ thống phải được thiết kế để có thể chuyển đổi sang hệthống mới khi có sự thay đổi mà vẫn hoạt động bình thường

2.2.2.8(R44) Tính văn hóa

- Hệ thống nên thiết kế giao diện thân thiện, dễ nhìn với người dùng

- Màu sắc: giao diện đơn giản (menu dễ lựa chọn), màu sắc hài hòa vàphải phù hợp với môi trường sư phạm

- Ngôn ngữ sử dụng tiếng Việt

2.2.2.9(R45) Tính pháp luật

- Các quy định đáp ứng đúng yêu cầu của trường THCS Tân Hoàng Mai- Hà Nội

Định Hệ thống phải đáp ứng nghị định85/2016của chính phủ về đảm bảo

an toàn hệ thống thông tin của chính phủ

2.3 Mô hình hóa kết quả khảo sát

2.3.1 Sơ đồ tổ chức

2.3.2 Các tiến trình nghiệp vụ

2.3.2.1 Tiến trình nghiệp vụ tiếp nhận nhân sự

2.3.2.2 Tiến trình nghiệp vụ quản lý hồ sơ nhân viên

2.3.2.3 Tiến trình nghiệp vụ quản lý công việc

2.3.2.4 Tiến trình nghiệp vụ quản lý chấm công

2.3.2.5 Tiến trình nghiệp vụ quản lý lương của nhân viên

2.3.2.6 Tiến trình nghiệp vụ quản lý kỷ luật của nhân viên

2.3.2.7 Tiến trình nghiệp vụ quản lý khen thưởng của nhân viên

2.3.3 Các sơ đồ luồng dữ liệu mức logic2.3.3.1 DFD mức ngữ cảnh

2.3.3.2 DFD từng tiến trình xử lý

2.3.3.2.1 Quy trình tiếp nhận nhân sự

- Input : Báo báo yêu cầu thiếu nhân sự

- Output : Danh sách nhân sự mới

- Process : Bộ phận giáo vụ lập báo cáo và gửi báo cáo thiếu nhân sự và gửi choBGH BGH duyệt và gửi lại quyết định cho bộ phận giáo vụ Bộ phận giáo vụ gửibáo cáo thiếu nhân sự cho Sở giáo dục Bộ phận giáo vụ sẽ tiếp nhận danh sáchnhân viên được gửi từ Sở giáo dục và báo cáo lại danh sách nhân sự cho BGH.Đốivới ứng viên muốn ứng tuyển vào Bảo vệ, bộ phận vệ sinh: gửi hồ sơ lên và được

xử lý ở cấp trường bởi bộ phận giáo vụ và gửi lại kết quả cho ứng viên

2.3.3.2.2 Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự

- Input : Tiếp nhận hồ sơ nhân viên

- Output : Hồ sơ nhân viên

- Process : Bộ phận giáo vụ tiếp nhận hồ sơ nhân sự mới Sau đó cập nhật hồ sơquá trình làm việc, lương vào hệ thống Từ các hồ sơ, Bộ phận giáo vụ lập báo cáothống kê công việc của nhân viên và sau gửi lên BGH BGH tiếp nhận báo cáo