TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINHKHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN MÔN: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG Đề tài: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ WEBSITE CHO THUÊ SÁCH G
KHẢO SÁT VÀ HOẠCH ĐỊNH HỆ THỐNG
KHẢO SÁT
- Sử dụng phương pháp lập bảng câu hỏi để xác định nghiệp vụ lập phiếu đặt mượn sách trên website.
BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT NHU CẦU MƯỢN SÁCH
PHẦN THÔNG TIN CÁ NHÂN
Chúng tôi là sinh viên trường Đại học Mở TP.HCM, hiện đang tiến hành khảo sát nhu cầu mượn - trả sách qua website thuê sách Chúng tôi rất mong nhận được sự giúp đỡ từ anh/chị để hoàn thành đề tài này Xin cam kết rằng mọi thông tin của anh/chị sẽ được bảo mật tuyệt đối.
Câu 1: Xin vui lòng cho biết anh/chị thuộc nhóm tuổi nào sau đây:
Câu 2: Mức độ sử dụng Nhà sách hoặc truy cập các website mượn của anh/chị là:
Câu 3: Anh/chị thường đến Nhà sách để:
Mượn sách, tài liệu,… Đọc sách tại thư viện
Sử dụng không gian thư viện để học tập, làm việc
Câu 4: Anh/chị thường mượn tài liệu của Nhà sách bằng cách:
Câu 5: Anh/chị thấy được những mặt lợi ích nào khi mượn sách thông qua website:
Có thể thực hiện mọi lúc, mọi nơi
Việc tìm kiếm tài liệu trở trên nhanh chóng
Câu 5: Nhu cầu mượn tài liệu của anh/chị thường sẽ là:
Câu 7: Theo anh/chị quy trình mượn - trả tài liệu trên các website thường:
Không dễ hiểu, không thuận tiện
Câu 8: Theo anh/chị những giải pháp nào dưới đây giúp nâng cao hiệu quả việc cho mượn - trả sách thông qua website trở nên hiệu quả hơn:
Rất cần thiết Cần thiết Không cần thiết
Bổ sung tài liệu giấy, tài liệu điện tử
Tăng số lượng sách mượn/người
Tăng thời gian mượn - trả sách
Cải thiện hình thức phục vụ
Tự động hóa hoạt động mượn - trả sách
Cải thiện quy trình mượn - trả trên website trở nên đơn giản hơn
Anh/chị có đề xuất, nhận xét khác về quy trình mượn - trả sách của website không?
Chúng tôi xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của Quý anh/chị!
KẾT QUẢ KHẢO SÁT
1 Mô hình cơ cấu tổ chức
STT Tên bộ phận Mô tả
1 Phòng kinh doanh Chịu trách nhiệm cho thuê sách, tiếp nhận đơn hàng
2 Phòng giao hàng Chịu trách nhiệm giao hàng cho khách
3 Phòng kho Chịu trách nhiệm quản lý kho: nhập, xuất hàng,
2 Danh sách các nghiệp vụ
STT Nhu cầu Nghiệp vụ
Ai Mức độ hỗ trợ
Khách hàng muốn đăng nhập tài khoản Đăng nhập tài khoản
Khách hàng muốn đăng ký tài khoản Đăng ký tài khoản
Khách hàng muốn đặt hàng thông qua website
Lập phiếu đặt hàng trên website
Khách hàng muốn thanh toán hóa đơn thuê sách
Lập hóa đơn thanh toán cho khách hàng
Khách hàng muốn trả sách
Kiểm tra thông tin trạng thái thuê của thành viên và tiến hành trả sách
Nhân viên xử phạt khách hàng theo quy định (trả sách trễ, hư hỏng sách, )
Lập biên bản xử phạt theo quy định
7 Khách hàng tra cứu tài liệu, tìm kiếm sách thông qua website
Tra cứu, tìm kiếm sách theo nhu cầu của khách
Nhân viên kiểm tra tình trạng sách
Kiểm tra tình trạng sách
Nhân viên kiểm tra số lượng sách trong kho
Kiểm tra số lượng sách trong kho
Không hỗ trợ Lưu trữ
Cửa hàng nhập thêm, đổi mới, loại bỏ các loại sách
Cập nhập số lượng sách trong kho, website
Nhân viên giao hàng cho khách theo đơn hàng
Quản lý thực hiện thống kê, báo cáo hoạt động của cửa hàng
CÁC QUY ĐỊNH, BIỂU MẪU
1.1 BM01: Kiểm tra kho sách của cửa hàng
1.2 BM02: Nhập sách mới cho cửa hàng
1.5 BM05: Biên bản vi phạm
Tên quy định Nội dung
QD01 - Mỗi khách hàng được mượn tối đa 5 quyển trong thời hạn
- Khách hàng mượn sách phải trả đúng hạn quy định, nếu quá thời hạn không được mượn sách tiếp và phải nộp phí quá hạn 1000đ/1 quyển/1 ngày
QD03 - Trường hợp tài liệu mượn bị mất hoặc hư hỏng, phải bồi thường theo tình trạng tổn thất
Khi thuê sách, khách hàng cần thanh toán tiền cọc trước để đảm bảo sách không bị mất hoặc hư hỏng Sau khi trả sách, tiền cọc sẽ được hoàn lại cho khách hàng.
QD05 - Khách hàng không được sử dụng thẻ thành viên của người khác để thuê sách
3 Danh sách yêu cầu nghiệp vụ:
Danh sách yêu cầu nghiệp vụ
Bộ phận: Phòng kinh doanh
STT Nghiệp vụ Mô tả tóm tắt Biểu mẫu
Khách hàng đăng nhập bằng tài khoảng đã đăng ký ở website hoặc đăng nhập bằng các liên kết như Google, Facebook.
2 Đăng ký tài khoản Khách hàng đăng ký bằng thông tin cá nhân.
Lập phiếu đặt hàng trên website
Khách hàng muốn đặt hàng qua website.
Lập hóa đơn thanh toán cho khách hàng
Website tự động xuất hóa đơn cho khách hoặc nhân viên làm thủ công.
Kiểm tra thông tin tình trạng thuê của thành viên và tiến hành trả sách
Nhân viên kiểm tra khách có thuê quá hạn không Nếu có tiến hành xử phạt theo quy định.
Lập biên bản xử phạt theo quy định
Nhân viên tiến hành kiểm tra vi phạm và xuất hóa đơn xử phạt theo quy định.
Tra cứu, tìm kiếm Khách hàng tra cứu tài - -
Kiểm tra tình trạng sách
Nhân viên muốn kiểm tra tình trạng sách (sách có bị hư hỏng hay không)
Thống kê, báo cáo Quản lý thực hiện thống kê, báo cáo hoạt động của cửa hàng
Dách sách yêu cầu nghiệp vụ
STT Nghiệp vụ Mô tả tóm tắt Biểu mẫu
1 Kiểm tra số lượng sách trong kho
Thủ kho kiểm tra số lượng sách trong kho
Cập nhập số lượng sách trong kho, website
Thủ kho nhập thêm sách mới vào kho, cập nhật thông tin số lượng lên website
Danh sách yêu cầu nghiệp vụ
Bộ phận: Phòng giao hàng
STT Nghiệp vụ Mô tả tóm tắt Biểu mẫu Quy định Ghi chú
Nhân viên giao hàng nhận hàng ở kho và giao hàng cho khách hàng theo hóa đơn bán hàng
Bộ phận: Phòng kinh doanh
STT Nghiệp vụ Người dùng Phần mềm Ghi chú
1 Đăng nhập tài khoản Đăng nhập bằng tài khoảng có trước trên hệ thống
Kiểm tra dữ liệu và so sánh với thông tin được nhập
2 Đăng ký tài khoản Nhập thông tin theo yêu cầu của hệ thống
Kiểm tra thông tin và lưu trữ
Có thể xóa logic khi nhập sai thông tin Không được cập nhật thông tin
Lập phiếu đặt hàng trên website
Nhập thông tin theo yêu cầu của hệ thống
Lập hóa đơn thanh toán cho khách hàng
Nhân viên điều thông tin theo biểu mẫu
Kiểm tra thông tin và lưu trữ
Chỉ áp dụng khi khách thanh toán tiền mặt khi giao hàng
Kiểm tra thông tin tình trạng thuê của thành viên và tiến hành trả sách
Nhân viên kiểm tra tình trạng thuê của thành viên trên hệ thống
Kiểm tra thông tin và lưu trữ
Lập biên bản xử phạt theo quy định
Nhân viên điền thông tin
Nhập dữ liệu và gửi lên hệ thống để lưu trữ
Kiểm tra tình trạng sách
Nhân viên kiểm tra sách có bị hư hại khi khách trả
Nhập dữ liệu và gửi lên hệ thống để lưu trữ
Thống kê, báo cáo Báo cáo, thống kê hoạt động thư viện
Tính toán, tổng hợp số liệu thống kê
Chỉ quản lý mới có thể thực hiện
STT Nghiệp vụ Người dùng Phần mềm Ghi chú
Kiểm tra số lượng sách trong kho
Nhập thông tin lưu theo biểu mẫu
Cập nhât, lưu trữ thông tin
Có thể xóa logic khi nhập sai thông tin
Cập nhập số lượng sách trong kho, website
Nhập thông tin lưu trữ theo biểu mẫu, theo hệ thống
Cập nhập, lưu trữ thông tin
Có thể xóa logic khi nhập sai thông tin
Bộ phận: Phòng giao hàng
STT Nghiệp vụ Người dùng Phần mềm Ghi chú
Lập phiếu giao hàng Điền thông tin theo biểu mẫu sẵn có
Kiểm tra đối chiểu với thông tin đã lưu trữ
CHI TIẾT YÊU CẦU NGHIỆP VỤ
1 Nghiệp vụ 1: Lập phiếu đặt hàng trên website
LẬP PHIẾU ĐẶT HÀNG TRÊN WEBSITE
Thời gian liên quan Mọi thời gian trong ngày
Không gian liên quan Qua website
Nghiệp vụ liên quan Lập phiếu đặt hàng trên website
Mô tả bước tiến hành
Sau khi khách hàng đã chọn được sách muốn thuê trên website và tiến hành đặt hàng.
B1: Điền thông tin đặt hàng.
B2: Kiểm tra thông tin đã điền.
B3: Xác nhận đặt hàng và chọn phương thức thanh toán.
2 Nghiệp vụ 2: Lập hóa đơn thanh toán cho khách hàng
LẬP HÓA ĐƠN THANH TOÁN CHO KHÁCH HÀNG
Người dùng Khách hàng/Nhân viên
- Phương thức thanh toán online: mọi thời gian trong ngày
- Phương thức thanh toán COD: thứ 2 – thứ 7 từ 9:00 – 20:00
Nghiệp vụ liên quan Lập hóa đơn thanh toán cho khách hàng
Mô tả bước tiến hành Đối với khách sau khi lập phiếu đặt hàng trên website và chọn phương thức thanh toán.
B2: Hệ thống tự động lập hóa đơn và gửi email xác nhận thanh toán cho khách hàng Hệ thống cũng gửi một bản hóa đơn cho cửa hàng.
B3: Hệ thống cập nhật trạng thái đơn hàng và chuyển yêu cầu giao hàng tới bộ phận giao hàng.
B4: Khách hàng theo dõi đơn hàng qua website.
2 Thanh toán COD (giao hàng nhận tiền):
B1: Hệ thống gửi yêu cầu lập hóa đơn thanh toán đến cửa hàng.
B2: Nhân viên kiểm tra đơn hàng và điền thông tin hóa đơn.
B3: Nhân viên in hai bản hóa đơn: một cho khách, một để lưu trữ.
B3: Nhân viên chuyển hóa đơn của khách và yêu cầu giao hàng cho bộ phận giao hàng.
B4: Nhân viên cập nhật trạng thái đơn hàng lên hệ thống.
B5: Khách hàng theo dõi đơn hàng qua website.
3 Nghiệp vụ 3: Kiểm tra số lượng sách trong kho
KIỂM TRA SỐ LƯỢNG SÁCH TRONG KHO
Người dùng Thủ kho/Quản lý
Thời gian liên quan Hai lần một tuần: Thứ 4 và thứ 7, lúc 19:00
Nghiệp vụ liên quan Kiểm tra số lượng sách trong kho
Mô tả bước tiến hành
B1: Thu thập dữ liệu từ hệ thống cho thuê trên website.
B2: Kiểm tra, đối chiếu dữ liệu.
B4: Báo cáo kết quả đến quản lý và xác thực kiểm tra.
B5: Lưu trữ kết quả kiểm tra lên website.
4 Nghiệp vụ 4: Lập phiếu giao hàng
LẬP PHIẾU GIAO HÀNG Người dùng Nhân viên giao hàng
Thời gian liên quan Thứ 2 – thứ 7 từ 9:00 – 19:00
Không gian liên quan Tại cửa hàng
Nghiệp vụ liên quan Lập phiếu giao hàng
Mô tả bước tiến hành
B1: Kiểm tra thông tin hóa đơn của khách.
B2: Chuẩn bị hàng hóa theo hóa đơn.
B3: Điền thông tin giao hàng.
B4: Xác nhận giao hàng và cập nhật trạng thái đơn hàng trên website. B5: Thực hiện giao hàng đến địa chỉ của khách.
B6: Cập nhật trạng thái giao hàng sau khi hoàn thành.
5 Nghiêm vụ 5: Thống kê, báo cáo
THỐNG KÊ, BÁO CÁO Người dùng Quản lý
Thời gian liên quan Thứ 7 hằng tuần vào lúc 20:00
Không gian liên quan Qua website
Nghiệp vụ liên quan Thống kê, báo cáo
Mô tả bước tiến hành
B1: Đăng nhập vào hệ thống quản lý trên website.
B2: Truy cập vào mục thống kê, báo cáo.
B3: Lựa chọn khoảng thời gian cần thống kê (tuần, tháng, năm,…).
B4: Hệ thống tự động tổng hợp dữ liệu bán hàng, tồn kho, đơn hàng,… B5: Xem xét và phân tích các dữ liệu thống kê từ hệ thống.
B6: Xuất báo cáo tổng hợp dưới dạng file (PDF, Excel) nếu cần.
B7: Gửi báo cáo cho các bên liên quan hoặc lưu trữ trong hệ thống.
BẢNG TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG
Sách được quản lý bằng mã sách, tên, tác giả, thể loại, năm xuất bản và nhà xuất bản Mỗi mã sách có thể bao gồm nhiều đầu sách, được phân biệt qua số kiểm soát (001, 002, 003,…), tình trạng (còn, cho mượn, mất, hỏng) và ghi chú liên quan đến từng đầu sách.
Để thuê sách, khách hàng cần đăng ký làm thành viên Thẻ thành viên sẽ bao gồm mã thẻ, họ tên, số căn cước công dân, ngày hết hạn, số lượng sách đang thuê và tình trạng sử dụng (có thể sử dụng hoặc không).
Khách hàng có thể sử dụng thẻ thành viên để thuê tối đa 5 cuốn sách trực tiếp tại cửa hàng trong thời gian 20 ngày Trong trường hợp đang mượn sách, thẻ thành viên không thể được sử dụng để thuê thêm sách cho đến khi trả lại Lưu ý rằng việc sử dụng thẻ thành viên của người khác để thuê sách là không được phép.
Khi thuê sách, khách hàng cần thanh toán tiền cọc trước để đảm bảo sách không bị mất hoặc hư hỏng Số tiền cọc này sẽ được hoàn lại khi khách hàng trả sách đúng hạn.
Khi trả sách, nhân viên cần kiểm tra hạn trả để đảm bảo không vi phạm quy định Đồng thời, họ cũng phải đánh giá tình trạng sách; nếu sách bị hư hỏng, sẽ xử lý theo quy định Nếu sách vẫn trong tình trạng tốt, tiến hành hoàn trả theo quy trình thông thường.
Khi thuê sách, tình trạng của đầu sách sẽ được cập nhật liên tục; nếu sách bị trả lại hoặc mất, tình trạng cũng sẽ được điều chỉnh Trong trường hợp làm mất hoặc hỏng sách, thẻ thành viên sẽ bị vô hiệu hóa và người thuê phải bồi thường theo quy định.
Thủ kho thực hiện kiểm kê sách hai lần mỗi tuần, cập nhật số lượng các đầu sách và kiểm tra danh sách sách mới được thêm vào hệ thống.
● Nhân viên giao hàng kiểm tra thông tin, chuẩn bị đơn hàng trước khi giao hàng cho khách.
● Hàng tuần quản lý thực hiện báo cáo, thống kê hoạt động của cửa hàng.
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
Mô hình phân cấp chức năng
Hình 3.1: Mô hình phân cấp chức năng
Mô hình DFD
II.1 Mô hình mức ngữ cảnh
Hình 3.2: Mô hình mức ngữ cảnh
II.2 Mô hình mức 0 (mức đỉnh)
Hình 3.3: Mô hình mức đỉnh
II.3 Mô hình DFD mức 1
II.3.1 Mô hình mức 1 – 1 Quản lý sách
Hình 3.4: Mô hình mức 1 – 1 Quản lý sách
II.3.2 Mô hình mức 1 – 2 Quản lý thành viên
II.3.3 Mô hình mức 1 – 3 Quản lý mượn trả
Hình 3.6: Mô hình mức 1 – 3 Quản lý mượn trả
II.3.4 Mô hình mức 1 – 4 Quản lý giao hàng
Hình 3.7: Mô hình mức 1 – 4 Quản lý giao hàng
II.3.5 Mô hình mức 1 – 5 Báo cáo và thống kê
Hình 3.8: Mô hình mức 1 – 5 Báo cáo, thống kê
II.4 Mô hình DFD mức 2
II.4.1 Mô hình mức 2 – 3.1 Cho thuê sách
Hình 3.9 Mô hình mức 2 – 3.1 Cho thuê sách
II.4.2 Mô hình mức 2 – 3.2 Nhận trả sách
Hình 3.10 Mô hình mức 2 – 3.2 Nhận trả sách
II.5 Mô hình thực thể kết hợp (ERD) – Link: ERD
Hình 3.11: Mô hình thực thể kết hợp
THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Thiết kế dữ liệu
Sach (MaSach, TenSach, SoTrang, NamXB, SoLuong, GiaTien, LanMuon,
SoCon, TinhTrang, NgayNhap, #MaLoai, #MaNXB)
NhaXB (MaNXB, TenNXB, DiaChi, Email)
ViTri (MaVT, Khu, Ke, Ngan)
TacGia (MaTG, Ho, Ten, DienThoai, Email)
Nguoi (MaN, Ho, Ten, NgaySinh, DienThoai, GioiTinh, DiaChi, Email) KhachHang (#KH_MaN , #MaThe)
TheThanhVien (MaThe, NgayLapThe, NgayHetHan, TinhTrangThe,
NhanVien (#NV_MaN, ChucVu, NgayVaoLam, NoiSinh, #MaPB) PhongBan (MaPB, TenPB)
NhanVienPhatThanhVien (#NV_MaN, #MaThe, NgayGioPhat ,
DonHang( MaDH, #MaThe, #NV_MaN , NgayGioLap, PhiVanChuyen) ChiTietDonHang (#MaDH, #MaSach, SoLuong, DonGiaThue,
Thiết kế giao diện – Link: Canva
Hình 4.2 Giao diện đăng nhập
Hình 4.3: Giao diện đăng kí
Hình 4.5: Giao diện tìm kiếm
Hình 4.6 Giao diện tìm kiếm theo thể loại
Hình 4.7: Giao diện thông tin sách
Hình 4.9.1: Giao diện thanh toán
Hình 4.9.2: Giao diện thanh toán
Hình 4.10: Giao diện quản lý sách