Phân tích thiết kệ hệ thống quản lý website cho thuê sách

Khác Câu 4: Anh/chị thường mượn tài liệu của thư viện bằng cách: Thông qua website của thư viện Mượn trực tiếp tại thư viện Câu 5: Anh/chị thấy được những mặt lợi ích nào khi mượn sách

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO MÔN: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Đề tài:

PHÂN TÍCH THIẾT KỆ HỆ THỐNG QUẢN LÝ

WEBSITE CHO THUÊ SÁCH Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Phương Trang

Lê Đăng Duy

Chu Lệ Ngân

Bùi Thị Hạnh Diễm

Phan Thịnh Phát

MỤC LỤC

2 Danh sách các nghiệp vụ (Nhu cầu người dùng và Yêu cầu của

V BẢNG TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG

I SƠ ĐỒ TỔ CHỨC

1. Phương pháp khảo sát

- Sử dụng phương pháp tham khảo tài liệu, đọc sơ đồ tổ chức từ website bán

sách https://fahasasg.com.vn để xác định sơ đồ tổ chức các bộ phận

2. Sơ đồ tổ chức

*Ý nghĩa các bộ phận

1 Phòng kinh doanh Chịu trách nhiệm bán hàng, tiếp nhận đơn hàng

2 Phòng giao hàng Chịu trách nhiệm giao hàng cho khách

3 Phòng kỹ thuật Chịu trách nhiệm quản lý website

4 Phòng kho Chịu trách nhiệm quản lý kho: nhập, xuất hàng,

BAN GIÁM Đ CỐ

Phòng kinh

doanh

Trưởng phòng Nhân viên

Khách hàng

Phòng giao hàng Nhân viên giao hàng

Phòng kho

Qu n lýả

II CÁC NGHIỆP VỤ

1. Phương pháp khảo sát

- Sử dụng phương pháp lập bảng câu hỏi để xác định nghiệp vụ lập

phiếu đặt mượn sách trên website của thư viện

BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT NHU CẦU MƯỢN SÁCH

CỦA NGƯỜI ĐỌC

PHẦN THÔNG TIN CÁ NHÂN

Họ và Tên:

Giới tính:

Địa Chỉ:

Số điện thoại:

Xin chào anh/chị, chúng tôi là sinh viên của trường Đại học Mở TP.HCM Hiện tại, chúng tôi đang thực hiện khảo sát nhu cầu của người đọc về việc mượn - trả sách Rất mong anh/chị có thể giúp chúng tôi hoàn thành tốt đề tài này Chúng tôi cam đoan rằng những thông tin của anh/chị sẽ được bảo mật tuyệt đối

Câu 1: Xin vui lòng cho biết anh/chị thuộc nhóm tuổi nào sau đây:

Dưới 12 tuổi

Từ 12 - 18 tuổi

Từ 18 - 30 tuổi

Từ 30 - 40 tuổi

Trên 40 tuổi

Câu 2: Mức độ sử dụng Thư viện hoặc truy cập website Thư viện của anh/chị:

Hàng ngày

Vài lần trong tuần

Vài lần trong tháng

Không bao giờ

Câu 3: Anh/chị thường đến thư viện để:

Mượn sách, tài liệu,…

Đọc sách tại thư viện

Sử dụng không gian thư viện để học tập, làm việc

Khác

Câu 4: Anh/chị thường mượn tài liệu của thư viện bằng cách:

Thông qua website của thư viện

Mượn trực tiếp tại thư viện

Câu 5: Anh/chị thấy được những mặt lợi ích nào khi mượn sách thông qua website của Thư viện:

Nhanh, thuận tiện

Có thể thực hiện mọi lúc, mọi nơi

Tiết kiệm thời gian

Việc tìm kiếm tài liệu trở trên nhanh chống

Câu 5: Nhu cầu mượn tài liệu của anh/chị thường sẽ là:

Vài lần một tuần

Vài lần một tháng

Vài lần một năm

Không bao giờ

Câu 6: Thời gian mượn sách của anh/chị sẽ rơi vào khoảng:

Từ 5 - 10 ngày

Từ 10 - 15 ngày

Từ 15 - 20 ngày

Từ 20 - 30 ngày

Câu 7: Theo anh/chị quy trình mượn - trả tài liệu của Thư viện là:

Dễ hiểu, thuận tiện

Không dễ hiểu, không thuận tiện

Câu 8: Theo anh/chị những giải pháp nào dưới đây giúp nâng cao hiệu quả việc cho mượn - trả sách tại thư viện trở nên hiệu quả hơn:

Rất cần thiết Cần thiết Không cần thiết

Bổ sung tài liệu giấy, tài

liệu điện tử

Tăng số lượng sách

mượn/người

Tăng thời gian mượn - trả

sách

Cải thiện hình thức phục vụ

Tự động hóa hoạt động thư

viện

Tăng cường số lượng và

nâng cao chất lượng các sản

phẩm thông tin

Anh/chị có đề xuất, nhận xét khác về quy trình mượn - trả sách của thư viện không?

Chúng tôi xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của Quý anh/chị!

2 Danh sách các nghiệp vụ

Bộ phận thực hành

Bộ phận liên quan

Hệ thống ngoài

1 Khách hàng có thể đặt

mượn sách thông qua

website

Lập phiếu đặt mượn sách trên website

PKD:

Khách hàng

PKD: Nhân viên PGH: Nhân viên giao hàng

2 Nhân viên lập phiếu

mượn sách cho khách

hàng mượn trực tiếp

tại thư viện

Lập phiếu mượn sách cho khách hàng trực tiếp tại thư viện

PKD:

Nhân viên

PKD:

Khách hàng

3 Khách hàng muốn đặt

giữ chỗ mượn sách

trên website

Lập phiếu giữ chỗ mượn sách trên website

PKD:

Khách hàng

PKD: Nhân viên

4 Khách hàng muốn làm

thẻ thư viện

Cấp thẻ thư viện cho khách hàng

PKD:

Nhân viên

PKD:

Khách hàng

Máy in

5 Khách hàng muốn trả

sách

kiểm tra phiếu mượn sách của khách hàng và tiến hành trả sách

PKD:

Khách hàng

PKD:

Nhân viên

6 Khách hàng tra cứu tài

liệu, tìm kiếm sách

thông qua website

Tra cứu, tìm kiếm sách theo nhu cầu của khách hàng

PKD:

Khách hàng

7 Nhân viên muốn kiểm

tra tình trạng

sách( sách có bị người

khác đặt trước hay

không) trước khi cho

khách hàng mượn

Kiểm tra tình trạng sách

PKD:

Nhân viên

PKD:

Khách hàng

8 Nhân viên kiểm tra số Kiểm tra số lượng PK:

lượng sách trong kho sách trong kho Quản lý

9 Thư viện nhập thêm

sách mới

Import danh sách các sách mới nhập về

PK: Quản lý

10 Thư viện đổi, loại bỏ

các cuốn sách bị hỏng,

rách…

Cập nhập số lượng sách trong kho

PK: Quản lý

11 Nhân viên thực hiện

thống kê, báo cáo hoạt

động của thư viện

Thống kê, báo cáo PKD:

Trưởng phòng

III CÁC QUY ĐỊNH, BIỂU MẪU:

1 Các biểu mẫu:

BM01: Phiếu mượn sách

BM02: Cấp thẻ thư viện

BM03: Kiểm tra kho sách của thư viện

BM04: Nhập sách mới cho thư viện

BM05: Phiếu giao sách

2 Quy định:

Tên quy định Nội dung

QD01 - Mỗi khách hàng được mượn tối đa 5 quyển trong thời hạn

20 ngày QD02 - Khách hàng mượn sách phải trả đúng hạn quy định, nếu

quá thời hạn không được mượn sách tiếp và phải nộp phí quá hạn 1000đ/1 quyển/1 ngày

QD03 - Trường hợp tài liệu mượn bị mất hoặc hư hỏng, phải bồi

thường theo quy định QD04 - Khách hàng được giữ chỗ mượn sách 2 ngày tính từ thời

điểm đăng ký Sau 2 ngày nếu khách hàng không đến mượn sách thì việc đăng ký mượn bị hết hiệu lực

QD05 - Khách hàng không được sử dụng thẻ của người khác để

mượn sách

3 Danh sách yêu cầu nghiệp vụ:

Danh sách yêu cầu nghiệp vụ

Bộ phận: Phòng kinh doanh

mẫu

Quy định Ghi chú

1 Lập phiếu đặt

mượn sách trên

website

Khách hàng muốn mượn sách thông qua website

BM01 QD01

2 Lập phiếu mượn

sách cho khách

Nhân viên lập phiếu mượn sách cho khách

BM01 QD01, QD05

hàng trực tiếp tại

thư viện

hàng mượn trực tiếp tại thư viện

3 Lập phiếu giữ chỗ

mượn sách trên

website

Khách hàng muốn giữ chỗ mượn sách trước khi trực tiếp đến thư viện mượn

QD04, QD05

4 Kiểm tra phiếu

mượn sách của

khách hàng và

tiến hành trả sách

Khách hàng muốn trả sách sau khi mượn

QD02, QD03

5 Cấp thẻ thư viện

cho khách hàng

Nhân viên nhập thông tin khách hàng và tiến hành cấp thẻ thư viện

BM02

6 Tra cứu, tìm kiếm

sách theo nhu cầu

của khách hàng

Khách hàng tra cứu tài liệu, tìm kiếm sách thông qua website

7 Kiểm tra tình

trạng sách

Nhân viên muốn kiểm tra tình trạng sách (sách

có bị người khác đặt trước hay không) trước khi cho khách hàng mượn

Thống kê, báo cáo Nhân viên thực hệ thống

kê, báo cáo hoạt động của thư viện

Dách sách yêu cầu nghiệp vụ

Bộ phận: Phòng kho

mẫu

Quy định

Ghi chú

1 Kiểm tra số lượng

sách trong kho

Nhân viên kiểm tra số lượng sách trong kho

BM03

2 Import danh sách

các sách mới nhập

về

Thư viện nhập thêm sách mới

BM04

3 Cập nhập số

lượng sách trong

kho

Thư viện đổi, loại bỏ các cuốn sách bị hỏng, rách…

Danh sách yêu cầu nghiệp vụ

Bộ phận: Phòng giao hàng STT Nghiệp vụ Mô tả tóm tắt Biểu

mẫu Quy định Ghi chú

1

Lập phiếu Giao

hàng

NV giao hàng nhận hàng ở kho và giao hàng cho KH theo hóa đơn bán hàng

BM05

4 Bảng trách nhiệm:

Bảng trách nghiệm

Bộ phận: Phòng kinh doanh

1 Lập phiếu đặt mượn Nhập thông tin Kiểm tra thông

sách trên website theo biểu mẫu tin và lưu trữ

2 Lập phiếu mượn

sách cho khách hàng

trực tiếp tại thư viện

Nhập thông tin theo biểu mẫu

Kiểm tra thông tin và lưu trữ

Có thể xóa logic khi nhập sai thông tin Không được cập nhật thông tin

3 Lập phiếu giữ chỗ

mượn sách trên

website

Nhập thông tin theo biểu mẫu

Kiểm tra thông tin và lưu trữ

4 Cấp thẻ thư viện

cho khách hàng

Điền thông tin Lưu trữ thông tin

5 Kiểm tra phiếu

mượn sách của

khách hàng và tiến

hành trả sách

Trả sách Kiểm tra và lưu

trữ thông tin

6 Tra cứu, tìm kiếm

sách theo nhu cầu

của khách hàng

Nhập thông tin cần tra cứu và tìm kiếm

Thực hiện tìm kiếm theo từ khóa

và trả kết quả

7 Kiểm tra tình trạng

sách

Kiểm tra tình trạng sách (sách có bị người khác đặt trước hay không) trước khi cho khách hàng mượn

Tính toán và lưu trữ thông tin về tình trạng sách

8 Thống kê, báo cáo Báo cáo, thống kê

hoạt động thư viện

Tính toán, tổng hợp số liệu thống kê

Bảng trách nghiệm

Bộ phận: Phòng kho

1 Kiểm tra số lượng

sách trong kho

Nhập thông tin lưu trữ theo biểu mẫu

Cập nhât, lưu trữ thông tin

Có thể xóa logic khi nhập sai thông tin

2 Import danh sách

các sách mới nhập

về

Nhập thông tin lưu trữ theo biểu mẫu

Cập nhập, lưu trữ thông tin

Có thể xóa logic khi nhập sai thông tin

3 Cập nhập số lượng

sách trong kho

Nhập thông tin lưu trữ theo biểu mẫu

Cập nhật, lưu trữ thông tin

Có thể xóa logic khi nhập sai thông tin Được cập nhật thông tin

IV CHI TIẾT YÊU CẦU NGHIỆP VỤ

1 Nghiệp vụ 1: Lập phiếu mượn sách cho khách hàng trực tiếp tại thư viện

LẬP PHIẾU MƯỢN SÁCH CHO KHÁCH HÀNG TRỰC TIẾP TẠI THƯ VIỆN Người dùng Nhân viên

Thời gian liên quan Hàng ngày: từ 7h – 20h

Không gian liên

quan

Qua website Tại thư viện

Nghiệp vụ liên quan Lập phiếu xuất hàng

Mô tả bước tiến

hành

Sau khi khách hàng đã chọn được sách trong thư viện và quầy nhân viên

B1: Nhân viên thư viện kiểm tra thông tin thẻ thư viện của khách hàng

B2: Nhập thông tin các quyển sách mà khách hàng muốn mượn B3: Lập phiếu mượn sách

B4 Kết thúc

2 Nghiệp vụ 2: Cấp thẻ thư viện cho khách hàng

CẤP THẺ THƯ VIỆN CHO KHÁCH HÀNG

Người dùng Nhân viên

Thời gian liên quan Hàng ngày: 7h – 17h

Không gian liên

quan

Tại thư viện Qua website

Nghiệp vụ liên quan Lập phiếu hóa đơn thuê sách mỗi tháng

Mô tả bước tiến

hành

Sau khi khách hàng đã cung cấp đủ thông tin cá nhân:

B1: Nhân viên điền thông tin khách hàng B2: Hướng dẫn sử dụng thẻ thư viện B3: Thu phí thẻ

B4: Đóng mộc và đưa thẻ thư viện cho khách hàng ký B5: Kết thúc

3 Nghiệp vụ 3: Lập phiếu giữ chỗ mượn sách trên website

LẬP PHIẾU GIỮ CHỖ MƯỢN SÁCH TRÊN WEBSITE

Người dùng Khách hàng

Thời gian liên quan Hàng ngày

Không gian liên

quan

Qua website

Nghiệp vụ liên quan Lập phiếu xuất hàng

Mô tả bước tiến

hành Sau khi khách hàng tiền hành đăng nhập thông tin trên websiteB1: Tìm kiếm tài liệu/sách muốn đặt mượn

B2: Xem tình trạng, số lượng sách B3: Kích chuột vào đặt mượn B4: Kết thúc

4 Nghiệp vụ 4: Kiểm tra phiếu mượn sách của khách hàng và tiến hành trả sách

KIỂM TRA PHIẾU MƯỢN SÁCH VÀ TRẢ SÁCH

Người dùng Nhân viên

Thời gian liên quan Hàng ngày: 7h – 17h

Không gian liên

quan Tại thư việnQua website

Nghiệp vụ liên quan Lập phiếu trả sách

Mô tả bước tiến

hành B1: Nhân viên kiểm tra thông tin của khách hàng muốn trả sáchB2: Kiểm tra hạn mượn sách và tình trạng sách

B3: Cập nhập thông tin sách đã được trả B4: Kết thúc

5 Nghiêm vụ 5: Kiểm tra số lượng sách trong kho

KIỂM TRA SỐ LƯỢNG SÁCH TRONG KHO

Thời gian liên quan Hàng tuần: chủ nhật mỗi tuần

Không gian liên Tại phòng kho

quan

Nghiệp vụ liên quan Lập phiếu nhập hàng, phiếu xuất hàng

Mô tả bước tiến

hành

B1: Kiểm tra tổng số sách hiện có trong kho B2: Phân loại từng loại sách và kiểm tra xem chúng còn ít hay nhiều

B3: Cập nhật thông tin về số lượng sách trên website B4: In thông tin và báo cáo về quản lý

B5: Kết thúc

V BẢNG TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG

● Sách được quản lý theo mã sách, tên, tác giả, thể loại, năm xuất bản, nhà xuất bản Sách của một mã có thể có nhiều đầu sách, đầu sách được phân biệt bởi số kiểm soát (001, 002, 003,…), tình trạng (còn / cho mượn / mất / hỏng) và ghi chú về đầu sách này

● Khách hàng muốn mượn sách phải làm thẻ thư viện Thẻ thư viện có mã thẻ,

họ tên khách hàng, số căn cước công dân, ngày hết hạn, tình trạng sử dụng (sử dụng được / không sử dụng)…

● Khách hàng sử dụng thẻ thư viện để mượn sách trực tiếp tại thư viện, mượn tối đa 5 cuốn sách, trong thời hạn tối đa là 20 ngày Thẻ thư viện đang mượn sách thì không thể mượn nữa (trả sách xong mới mượn tiếp) Không được sử dụng thẻ thư viện của người khác để mượn sách

● Khách hàng có thể đặt giữ chỗ mượn sách trên hệ thống của thư viện trước khi đến mượn sách tại thư viện Khách hàng được giữ chỗ mượn sách 2 ngày tính từ thời điểm đăng ký Sau 2 ngày nếu khách hàng không đến mượn sách thì việc đăng ký mượn bị hết hiệu lực

● Khi tiến hành trả sách, nhân viên kiểm tra hạn trả sách có bị vượt quá quy định không, kiểm tra tình trạng của sách và tiến hành xử lí theo quy định nếu

sách bị hư hỏng Nếu không thì tiến hành trả sách như quy trình bình thường

● Đầu sách được mượn sẽ được cập nhật tình trạng, khi trả hoặc mất cũng cập nhật tình trạng Làm mất sách hoặc hỏng sách thì thẻ thư viện sẽ không thể

sử dụng và phải bồi thường theo quy định

● Nhân viên kho thực hiện kiểm kê số lượng sách hàng tuần và cập nhật số lượng các đầu sách Import các danh sách các đầu sách mới vào hệ thống và cập nhật số lượng các sách khi Thư viện đổi, loại bỏ các cuốn sách bị hỏng, rách…

● Hàng tháng nhân viên báo cáo, thống kê hoạt động của thư viện