- Khi xác định được nhu cầu của khách hàng sẽ tion hành xuất hóa đơn có thông tinmua và bán cụ thể với từng loại mặt hàng, thực hiện quản lý và in hóa đơn tự độngsẽ giúp giải phóng công
KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ THU THẬP YÊU CẦU
Hiện trạng quản lý cửa hàng
Hiện nay, các cửa hàng điện máy cung cấp đa dạng sản phẩm công nghệ và máy móc phục vụ nhu cầu sống hiện đại Sự gia tăng đối tượng khách hàng và các hoạt động quản lý phức tạp trong cửa hàng đã tạo ra nhiều thách thức cho công tác quản lý hệ thống.
Quy trình quản lý
- Thời gian làm việc : 7h30-22h mọi ngày trong tuần.
- Ca làm việc trong ngày cho nhân viên
- Mỗi ca gồm nhân viên túc trực gồm: nhân viên thu ngân, nhân viên tư vấn, nhân viên kho, nhân viên set up.
Cuối mỗi ngày làm việc, bộ phận kho sẽ thực hiện kiểm tra và thống kê hàng hóa để xác định các mặt hàng có tiềm năng trở nên hot, từ đó thông báo cho quản lý nhằm gửi yêu cầu nhập hàng cho các nhà cung cấp.
Cửa hàng chúng tôi cung cấp đa dạng các loại máy móc và thiết bị hiện đại, bao gồm tivi, tủ lạnh, điều hòa, máy giặt, điện thoại thông minh và laptop.
Khi khách hàng đặt mua hàng, việc hiểu rõ nhu cầu của họ là rất quan trọng Dựa vào đó, chúng ta cần đưa ra những lựa chọn và tư vấn phù hợp cho từng đối tượng khách hàng Điều này giúp sắp xếp cụ thể các sản phẩm và dịch vụ, nâng cao trải nghiệm mua sắm của khách hàng.
Xác định nhu cầu của khách hàng là bước quan trọng trong việc xuất hóa đơn, bao gồm thông tin mua và bán cụ thể cho từng loại mặt hàng Việc quản lý và in hóa đơn tự động không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót so với việc làm thủ công Hệ thống lưu trữ hóa đơn giúp bảo đảm không bị thất lạc, mang lại sự tiện lợi và hiệu quả cho quy trình kinh doanh.
- Sau đó sản phẩm được khách hàng mua sẽ được giao tới tay cho khách hàng
- Quản lý cửa hàng sẽ tổng hợp các doanh thu, phiou nhập, … để lập báo cáo định kỳ hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, hàng năm.
Nhược điểm của quy trình quản lý hiện tại
- Hầu hot quan lý bằng phương pháp thủ công bán tự động.
Chủ siêu thị gặp khó khăn trong việc quản lý số lượng hàng hóa và hóa đơn, đặc biệt khi kinh doanh với số lượng lớn Quá trình tạo hóa đơn và quản lý hàng hóa tại các cửa hàng trở nên phức tạp, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh.
- Khó khăn trong quản lý nhân viên tại của hàng, quản lý khách hàng, quản lý các đơn hàng.
- Việc quản lý kho hàng không được triệt để.
- Không có các liên kot tương thích với hệ thống cảnh báo và giám sát cửa hang
Yêu cầu của cửa hàng trong tương lai
- Có một hệ thống quản lý giúp cho công việc tại cửa hàng được thuận tiện hơn
Hệ thống quản lý bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý các nghiệp vụ bán hàng, hỗ trợ kiểm soát kho hàng và nhân viên Nó giúp chủ cửa hàng thống kê và báo cáo, từ đó nắm bắt tình hình kinh doanh và đưa ra chiến lược phát triển hiệu quả cho tương lai.
Nâng cao hiệu quả công việc và thúc đẩy sự phát triển của quán là điều quan trọng, giúp công tác quản lý trở nên dễ dàng, tiện dụng và chính xác hơn.
- Giảm bớt chi phí, nhân công, thời gian và sức lực
CHƯƠNG II PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
1 Biểu đồ phân rã chức năng
Hình 2.1 : Biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống quản lý siêu thị điện máy
Mô tả chi tiết các chức năng lá:
Mỗi nhân viên tại cửa hàng cần cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân như họ tên, ngày sinh và địa chỉ để phục vụ cho việc quản lý hồ sơ nhân viên Hệ thống cũng cho phép thêm, sửa, hoặc xóa thông tin khi có nhân viên mới gia nhập hoặc khi có nhân viên xin nghỉ việc.
Cuối mỗi ca làm việc, quản lý sẽ gửi yêu cầu chấm công cho nhân viên dựa trên lịch làm việc của họ tại cửa hàng Vào cuối tháng, quản lý sẽ sử dụng báo cáo chấm công để tính toán và trả lương cho nhân viên.
1.3 Trả lương: Lương của nhân viên dựa trên công của nhân viên làm tại cửa hàng và đánh giá năng lực của nhân viên thông qua sao :
Full time : 300.000 x ngày công + thưởng
Ca sáng : 8h – 12h : 80.000 đồng / ca x ngày công + thưởng
Ca chiều : 14h – 18h : 80.000 đồng / ca x ngày công + thưởng
Ca tối : 18h – 23h : 125.000 đồng / ca x ngày công + thưởng
Cuối tháng quản lý sẽ xuất báo cáo và trả công cho từng nhân viên.
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng, hệ thống sẽ hiển thị danh sách sản phẩm để họ lựa chọn Sau khi khách hàng hoàn tất việc chọn lựa, hóa đơn sẽ được lập và gửi đến Cuối cùng, sau khi khách hàng thực hiện thanh toán, hàng hóa sẽ được giao đến tay khách hàng.
Khi khách hàng yêu cầu thanh toán, bộ phận bán hàng sẽ gửi yêu cầu đến chức năng tổng hợp Chức năng này sẽ tổng hợp các phiếu yêu cầu mua hàng để lập và in hóa đơn cho khách hàng kiểm tra.
Hóa đơn của khách được in ra cho khách đồng thời sẽ được lưu tạm thời vào kho hóa đơn phục vụ cho báo cáo.
Khảo sát khách hàng là một phần quan trọng trong quy trình thanh toán, nơi nhân viên sẽ giới thiệu chức năng khảo sát nhằm thu thập ý kiến của khách hàng về chất lượng sản phẩm Thông qua việc lắng nghe phản hồi này, cửa hàng có thể điều chỉnh và cải thiện mặt hàng của mình trong tương lai.
3.1.Quản lý nhà cung cấp:
Chức năng quản lý nhà cung cấp là chức năng thực hiện việc quản lý thông tin của những nhà cung cấp đã cung cấp hàng cho cửa hàng.
Khi hệ thống gửi yêu cầu lấy thông tin nhà cung cấp, nhà cung cấp sẽ phản hồi bằng cách cung cấp thông tin chính xác theo yêu cầu của chức năng.
Mỗi nhà cung cấp đều có thông tin được lưu trữ trong kho dữ liệu nhà cung cấp, giúp đảm bảo nguồn gốc và chất lượng của nguyên liệu.
Chức năng nhập nguyên liệu là chức năng thực hiện việc nhập thêm hàng phụ thuộc vào lượng hàng còn lại trong kho.
Chức năng kiểm tra thông tin hàng hóa trong kho mỗi khi có xuất hàng Nếu hệ thống phát hiện lượng hàng tồn kho không đủ cho một ngày bán, nó sẽ tự động gửi yêu cầu nhập hàng đến nhà cung cấp.
Sau khi hoàn tất quá trình thanh toán, nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn cho các đơn hàng đã yêu cầu trước đó Hệ thống sẽ lưu trữ những hóa đơn này vào kho dữ liệu để quản lý và tra cứu dễ dàng.
“Phiou nhập” với mỗi phiou nhập tương ứng với một hóa đơn nhập.
Đồng thời hệ thống cũng cập nhật lại lượng hàng có trong kho sau khi nhập.
Chức năng xuất nguyên liệu thực hiện việc xuất một lượng hàng được yêu cầu khi khách hàng mua sản phẩm
Mỗi khi có yêu cầu xuất hàng để bán, hệ thống sẽ kiểm tra xem thông tin hàng trong kho có đủ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng hay không.
Khi hàng hóa đủ điều kiện xuất kho, hệ thống sẽ tự động gửi một phiếu xuất để xác nhận việc xuất kho và lưu trữ một bản sao trong kho.
“Phiou xuất” để quản lý sau này.
Chức năng thống kê hàng nhằm sinh ra một bảng thống kê định kỳ một thời gian như, thống kê theo ngày, theo tuần, theo tháng, v v
Khi nhân viên quản lý kho yêu cầu hệ thống tạo bảng thống kê, hệ thống sẽ truy xuất thông tin hàng hóa trong kho và so sánh với thống kê trước đó Điều này giúp cung cấp thông tin cần thiết như lượng hàng tồn kho và các thay đổi trong kho, bao gồm cả việc nhập và xuất hàng.
Khi có một mặt hàng mới tiềm năng xuất hiện trên thị trường, hệ thống sẽ tự động gửi yêu cầu nhập hàng tới nhà cung cấp Sau khi hoàn tất quá trình thanh toán, nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn cho các đơn hàng đã yêu cầu trước đó, và hệ thống sẽ lưu trữ những hóa đơn này vào kho dữ liệu.
“Phiou nhập” với mỗi phiou nhập tương ứng với một hóa đơn nhập
4.2.Xuất danh sách mặt hàng:
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
Biểu đồ luồng dữ liệu
2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.
2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh.
2.3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu cho chức năng quản lý nhân viên
2.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu cho chức năng quản lý bán hàng
2.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu cho chức năng quản lý kho.
2.3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu cho chức năng quản lý hàng.
2.3.5 Biểu đồ luồng dữ liệu cho chức năng báo cáo.
Mô hình E-R
3.1 Liệt kê, chính xác hóa và lựa chọn thông tin
Tên được chính xác của các đặc trưng Viết gọn tên đặc trưng Đánh dấu loại ở mỗi bước
-TenNV -Thuong -Phat -NgayCong -HeSoLuong -Thang -TongLuong
- DonGia -SoLuong -ThanhTien -MaNCC -TenNCC
-MaHN -TenHN -SoLuong -MaNCC -TenNCC -HSD -DVT -Loai
-MaH -TenH -HinhAnh -MoTa -GiaBan
H.Thông tin Nhà Cung Cấp
-Mã nhà cung cấp -MaNCC √
* Chú thích: dấu “√ “ đánh dấu mục tin được loại / chọn ở bước thứ i.
1 Thuộc tính cần phải đặc trưng cho lớp các đối tượng được xét
2 Chọn thuộc tính một lần Nou lặp lại thì bỏ qua.
3 Một thuộc tính phải là sơ cấp (nou giá trị của nó có thể suy ra từ giá trị khác thì bỏ qua).
3.2 Xác định thực thể, gán thuộc tính cho nó và xác định định danh
Thực thể Thuộc tính Định danh
Nhân Viên - Mã nhân viên
- Số điện thoại -Hệ số lương
Bảng Lương -Mã nhân viên
-Tháng -Ngày công -Thưởng -Phạt -Tổng lương
Phiou Nhập -Mã phiou nhập
-Ngày nhập -Mã nhân viên
-Mã nhà cung cấp -Tiền nhập
Hàng Nhập -Mã hàng nhập
-Tên hàng nhập -Đơn vị tính -Loại
-Mã phiou nhập -Mã hàng nhập -Số lượng -Đơn giá -Hạn sử dụng -Thành tiền
Phiou Xuất -Mã phiou xuất
-Ngày xuất -Mã nhân viên
-Mã phiou xuất -Mã hàng nhập
Hóa Đơn -Mã hóa đơn
-Ngày bán -Mã nhân viên -Tiền bán
-Tên hàng -Loại -Đơn giá -Mô tả
-Mã hóa đơn -Mã hàng -Số lượng -Thành tiền
Nhà Cung Cấp -Mã nhà cung cấp
-Tên nhà cung cấp -Địa chỉ
3.3 Xác định các mối quan hệ và thuộc tính Động từ : Bán
Ai bán hàng Bộ phận bán hàng Động từ: Quản lí
Quản lý cái gì Mặt hàng
Quản lý ở đâu Kho của cửa hàng
Ai quản lý Bộ phận kho
Quản lý tho nào Bộ phận kho kiểm soát số lượng mặt hàng nhập xuất Động từ: Tính
Tính cái gì Tính lương nhân viên
Ai tính Quản lý quán Động từ: Tạo
Tạo cái gì Hóa đơn,File nhập xuất hàng
Tạo để làm gì Quản lý
Ai tạo Bộ phận quản lý, bộ phận kho
Mối quan hệ phụ thuộc sở hữu
Xét cặp thực thể Mối quan hệ
Bảng lương Nhân viên Nhập
Tổng lương Quản lý quán Tính
Hóa đơn bán hàng Nhân viên Tạo
Hóa đơn Thông tin khách hàng Nhập
Sản phẩm Hóa đơn Gồm
3.4 Mô hình thực thể liên kết E – R
Thiot ko
4.1 Mô hình dữ liệu quan hệ
Chuyển mô hình E – R sang mô hình quan hệ
- Nhân Viên(Mã nhân viên, Tên nhân viên, Ngày sinh, Quê quán, Số điện thoại, Hệ số lương)
-Thông tin chấm công(Mã nhân viên, Số công, Tháng)
-Bảng Lương(Mã nhân viên, Thưởng, Phạt, Tổng lương)
-Phiou Nhập(Mã phiou nhập, Ngày nhập, Mã hàng nhập, Tên hàng nhập, Đơn giá, Số lượng, Thành tiền, Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp)
-Hàng Nhập(Mã hàng nhập, Tên hàng nhập, Số lượng, Mã nhà cung cấp, Hạn sử dụng, Đơn vị tính, Loại)
-Phiou Xuất(Mã phiou xuất, Ngày xuất, Mã hàng nhập, Tên hàng nhập, Số lượng)
-Hóa Đơn(Mã hóa đơn, Ngày bán, Mã mặt hàng, Tên mặt hàng, Giá bán, Số lượng, Thành tiền)
-Mặt Hàng(Mã hàng, Tên hàng, Loại)
Danh sách mặt hàng bao gồm mã hàng, tên hàng, hình ảnh, mô tả và giá bán, cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm Thông tin nhà cung cấp gồm mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ và số điện thoại, giúp khách hàng dễ dàng liên hệ và tìm hiểu thêm về nguồn gốc sản phẩm.
-Xop Loại Nhân Viên(Mã nhân viên, Tên nhân viên, Xop loại)
-Đánh Giá Của Khách Hàng(Mã khách hàng, Đánh giá, Mã nhân viên)
Chuẩn hóa các quan hệ
-Nhân Viên(Mã nhân viên, Tên nhân viên, Ngày sinh, Quê quán, Số điện thoại, Hệ số lương)
-Bảng Lương(Mã nhân viên, Tháng, Ngày công, Thưởng, Phạt, Tổng lương) -Phiou Nhập(Mã phiou nhập, Ngày nhập, Mã nhân viên, Mã nhà cung cấp, Tiền nhập)
-Hàng Nhập(Mã hàng nhập, Mã hàng nhập, Đơn vị tính, Loại)
-Chi Tiot Phiou Nhập(Mã phiou nhập, Tên hàng nhập, Số lượng, Đơn giá, Hạn sử dụng, Thành tiền)
-Phiou Xuất(Mã phiou xuất, Ngày xuất, Mã nhân viên)
-Chi Tiot Phiou Xuất(Mã phiou xuất, Mã hàng nhập, Số lượng)
-Hóa Đơn(Mã hóa đơn, Ngày bán, Mã nhân viên, Tiền bán)
-Mặt Hàng(Mã hàng, Tên hàng, Loại, Đơn giá, Mô tả)
-Chi Tiot Hóa Đơn(Mã hóa đơn, Mã hàng, Số lượng, Thành tiền)
-Nhà Cung Cấp(Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, Địa chỉ, Số điện thoại)
4.2 Biểu đồ dữ liệu quan hệ
4.3 Mô hình dữ liệu vật lý
4.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu
4.5 Các bảng cơ sở dữ liệu