Báo cáo sơ bộ thực tập tốt nghiệp tại văn phòng Đại diện rudolf lietz, inc tại thành phố hồ chí minh

Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và sự am hiểu sâu sắc về ngành được phẩm, công ty luôn sẵn lòng hỗ trợ khách hàng trong việc tìm hiểu về sản phẩm, cung cấp thông tin kỹ thuật cần

- E5)55ã52A 5E xz5 SE E3sáZmZà>¿3a5/Eàsz => vB 5.5 san SE

Đại học Công nghệ Tp.HCM KHOA QUAN TRI KINH DOANH

BAO CAO SO BỘ THỰC TẬP TÓT NGHIỆP

Tại

VAN PHONG DAI DIEN RUDOLF LIETZ, INC TAI THANH PHO HO CHi MINH

Ngành: Quán trị kinh doanh

Nhóm Chuyên ngành: Quản trị Nguồn Nhân Lực

GVHD: Th.S Phạm Thị Thanh Loan Sinh viên: Dương Thị Kim Thúy MSSV: 2011145669

Lớp: 20DQTBS

TP Hỗ Chí Minh, 2024

CONG HOA XA HOI CHU NGHIA VIET NAM

Độc lập — Tự do —- Hạnh phúc

TÓM TÁT THÔNG TIN DOANH NGHIỆP

Tên doanh nghiệp: Văn Phòng Dai Dién Rudolf Lietz, Inc Tai Thanh Phé H6 Chi Minh

._ Địa chỉ doanh nghiệp: L01 tòa nhà P.D.D , đường 162 Pasteur, Phường Bên Nghé,

Quận 1, TP Hồ Chí Minh

._ Quy mô lao động (người): 25 người

Téng quan hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

4.1 Lĩnh vực/ngành nghề, sản phẩm/dịch vụ kinh doanh:

Thực phẩm — Nhập khâu và phân phối hương liệu, Dược phẩm, Hóa chất - Sản

xuất, nhập khẩu và phân phối hóa chất

4.2 Điểm mạnh sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp:

- _ RudolfLietz Vietnam luôn đặt quyền lợi của khách hàng lên hàng đầu và cam kết cung cấp các dịch vụ chất lượng cao Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và

sự am hiểu sâu sắc về ngành được phẩm, công ty luôn sẵn lòng hỗ trợ khách hàng trong việc tìm hiểu về sản phẩm, cung cấp thông tin kỹ thuật cần thiết và tư vẫn về các quy định, giấy tờ và quy trình liên quan

- _ Công ty tự hào về bộ sưu tập sản phâm đa dạng của mình, bao gồm cả thực phẩm

và được phẩm, giúp công ty phục vụ được nhu cầu của nhiều ngành công nghiệp

và đáp ứng các yêu cầu đa đạng từ phía khách hàng

- _ Với mạng lưới phân phối rộng khắp trên toàn quốc, công ty có khả năng cung cấp sản phẩm một cách nhanh chóng và hiệu quả, đáp ứng mọi nhu cầu từ khách hàng

Ở mỌI nơi

4.3 Điểm yếu sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp:

Rudolf Lietz Vietnam hoat d6ng trong vai trò là một nhà phân phối, không trực tiếp sản xuất sản phẩm Điều này đặt công ty vào tình thế phải đựa vào các nhà sản xuất và cung cấp khác đề đáp ứng nhu cầu sản phâm của khách hàng, có thé ảnh hưởng tới việc kiểm soát chất lượng và giá sản phẩm Trong trường hợp xảy ra vấn

đề với các đối tác cung ứng hoặc nếu mối quan hệ cung ứng bị đứt gãy, công ty có thê sẽ gặp khó khăn trong việc thực hiện các đơn đặt hàng và đáp ứng yêu cầu của khách hàng

Ngành nguyên liệu dược phẩm và hóa chất đặc trưng bởi mức độ cạnh tranh cao,

đòi hỏi Rudolf Lietz Vietnam phải vượt qua thách thức từ nhiều nhà phân phối

khác, kê cả các đối thủ lớn và nhỏ Tình trạng cạnh tranh gay gắt này có thê gây sức ép lên giá cả và ảnh hưởng đến khả năng sinh lời của công ty

4.3 Cơ hội cho sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp

Công ty có cơ hội phát triên bằng cách khám phá và mở rộng bộ sưu tập sản phẩm của mình, nhằm phục vụ tốt hơn nhu cầu ngày càng phong phú của khách hàng Thông qua việc bô sung các sản phẩm mới và độc đáo vào bộ sưu tập hiện tại, Rudolf Lietz Vietnam không chí thu hút khách hàng mới mà còn nuôi dưỡng mối quan hệ với những khách hàng hiện tại, tạo nền tảng cho sự trung thành lâu dài Hơn nữa, việc tập trung vào việc phát triển và cung ứng các sản phẩm tiên tiến, đáp ứng những tiêu chuẩn công nghệ mới nhất và theo kịp xu hướng thị trường trong lĩnh vực được phẩm và hóa chất, sẽ giúp công ty tăng cường vị thế và khả năng cạnh tranh Bằng cách giới thiệu những sản phẩm có giá trị gia tăng cao,

Rudolf Lietz Vietnam có thê nâng cao vị thé cua mình trên thị trường

Cuối cùng, việc mở rộng mạng lưới phân phối bằng cách tăng cường sự hiện điện tại các khu vực mới và phát triển mối quan hệ đối tác sẽ mở ra cơ hội tiếp cận với nhu cầu đang tăng lên từ khách hàng trên toàn quốc, qua đó mở rộng thị phần Sự

mở rộng này không chỉ giúp công ty đáp ứng nhu cầu đa dạng hơn mà còn củng cô

vị thé trên thị trường

4.4 De dọa đối với sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp:

Ngành được phẩm và hóa chất đối mặt với rủi ro cao liên quan đến sản phẩm giả mạo và vi phạm quyền sở hữu trí tuệ, điều này có thê gây hại nghiêm trọng đến uy tín và doanh số của công ty Việc này không chỉ làm giảm niềm tin của khách hàng mà còn có thê dẫn đến các hậu quả pháp lý đáng kế

Thêm vào đó, ngành này cũng phải đối mặt với thách thức từ sự biến đối của quy định và quy trình Các tiêu chuẩn và quy định quản lý sản phâm được phẩm và hóa chất có thể được cập nhật một cách thường xuyên, mang lại sự không chắc chắn và yêu cầu công ty phải nhanh chóng thích nghi với các quy định mới Sự thay đổi này có thê tác động đến các hoạt động sản xuất và phân phối, buộc công ty phải

điều chỉnh để tuân thủ.

CONG HOA XA HOI CHU NGHIA VIET NAM

Độc lập — Tw do — Hạnh phúc

TP HCM ngày 10 tháng 03 năm 2024

BÁO CÁO THỰC TẬP SƠ BỘ

1 Mô tá các công việc đã làm

Trong thời gian thực tập tại Văn phòng đại diện Rudol£ Lietz, INC tại Thành phố Hồ Chí Minh, em đã có thời gian học tập và trải nghiệm thực tế về chuyên ngành của mình 6 vi

trí thực tập sinh Nhân sự tuyên dụng Trong suốt quá trình thực tập gần 9 tuần (từ ngày 19/02/2024 - 19/04/2024) em đã được giao làm những công việc như sau:

- Đọc các tài liệu về hợp đồng lao động, quy trình sàng lọc ứng viên, quy trình đăng ký nội quy lao động, :

Đề nắm vững vị trí thực tập trong lĩnh vực nhân sự, em đã tự tìm hiểu và đọc các tài

liệu chuyên ngành liên quan Tập trung vào việc tim hiéu về hợp đồng lao động, em đã đào sâu vào các yêu cầu pháp lý và quy định kèm theo, nhằm hiểu rõ về các điều khoản cần có trong một hợp đồng lao động Điều này bao gồm mức lương, thời gian làm việc, cũng như quyền lợi và nghĩa vụ của cả người lao động và người sử dụng lao động

Em cũng đã tìm hiểu về các phương pháp và quy trình sàng lọc ứng viên bằng cách đọc các tài liệu chuyên ngành, đề nắm bắt các công cụ và kỹ thuật phân tích hồ sơ ứng viên Qua việc này, em đã có cái nhìn rõ ràng về cách thức đánh giá bằng cấp, kinh nghiệm làm việc, và các yếu tố khác, tuân theo yêu cầu của nhà tuyên dụng

Đồng thời, em đã đọc và nghiên cứu về các biểu mẫu và tài liệu cần thiết để hiểu rõ về

các quy trình đăng ký và bô sung thông tin nội quy lao động Việc này giúp em hiểu sâu hơn về cách thức thực hiện các quy trình quản lý nhân sự một cách hiệu quả và có trật tự

- Lập bảng cập nhật danh sách nhân viên công ty tháng 2,3,4:

Đề hiểu rõ quy trình quản lý nhân sự, việc lập bảng danh sách nhân viên mỗi tháng là rất quan trọng Qua việc này, chúng ta có thê cập nhật thông tin của nhân viên và duy trì

sự chính xác của hệ thống nhân sự trong công ty

Đầu tiên, chúng ta thu thập các thông tin chi tiết về các nhân viên trong công ty, bao

gồm họ và tên, số điện thoại liên lạc, địa chỉ, email, vị trí công việc và các thông tin khác

từ cơ sở dữ liệu của bộ phận nhân sự và hồ sơ nhân viên

Sau đó, chúng ta tiễn hành kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của đữ liệu Nếu có bất

kỳ thay đôi nào về phòng ban hoặc vị trí công việc của nhân viên, chúng ta cập nhật thông tin này vào bảng danh sách Đồng thời, nếu có nhân viên mới gia nhập hoặc nhân viên nào nghỉ việc, chúng ta cần thêm mới thông tin hoặc xóa thông tin của họ khỏi bảng danh sách

Việc này giúp chúng ta duy trì sự chính xác và hiệu quả trong quản lý nhân sự, đồng thời đảm bảo rằng mọi thông tin được cập nhật và đồng nhất trên toàn bộ công ty

- Photo, scan và lưu trữ tài liệu:

Sử dụng máy photo đề photo và in ra các dữ liệu, hợp đồng, giấy tờ cần thiết, lọc ra những giấy tờ, dữ liệu, hợp đồng cần scan và sắp xép, lưu trữ

- Tông hợp các ngày lễ nghỉ của năm 2024:

Dựa trên bộ luận lao động 2019 theo quy định điều 112 về các ngày nghỉ lễ tết Tổng hợp các ngày nghỉ lễ , tết của năm 2024

- Cập nhận danh sách hợp đồng lao động hàng tháng 2,3,4:

Dé nam bắt được thơi gian về hợp đồng lao đồng của nhân viên mỗi tháng cần cập

nhật thông tin, nhằm theo dõi nhân viên thời hạn hết hạn và lập hợp đồng lao động mới

cho nhân viên Thu thập các thông tin chỉ tiết về các nhân viên trong công ty, bao gồm:

họ và tên, giới tính, ngày bắt đầu, ngày hợp đồng, loại hợp đồng, thời gian làm việc ở công ty, thời gian hết hạn hợp đồng Sau đó kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của đữ liệu và cập nhật lại Thêm mới thông tin mới và xóa thông tin của nhân viên nghỉ việc

- Cập nhận Networking Event hàng tháng 2,3,4:

Dé nam bắt chính xác thông tin hàng tháng phải lên wed của những nhà tổ chức sự kiện tìm kiêm và chon lọc những sự kiện bô ích và có liên quan đên ngành nghê của công ty

sau đó cập nhận vào danh sách, bao gồm: Ngày tổ chức, thời gian bắt đầu, nhà tô chức,

sự kiện, địa điểm, phi, Tổ chức Networking Event hàng tháng là một cách hiệu quả dé

thúc đây sự giao tiếp và tương tác trong tổ chức, đồng thời tạo nên một môi trường làm

việc tích cực và đồng đội

- Gọi điện xác nhận, sắp xếp và lập file những hoạt động thể thao, hoạt động cộng đồng, su kién g4p mat thanh vién cia GBA (German Business Association) trong thang 3:

Sau khi tim kiém thông tin các sự kiện, hoạt động của các thành viên của GBA và gọi điện xác nhận với các công ty là thành vién cha GBA về các sự kiện của họ, các thông tin

này bao gồm tên hoạt động/ sự kiện, ngày, giờ, địa điểm tô chức, số điện thoại liên hệ, lệ phí tham gia

- Chỉnh sửa JD:

Dựa vào thông tin của JD cũ mà thay đôi, chỉnh sửa và bố sung một số thông tin của nhân viên theo mẫu JD mới mà công ty mẹ yêu cầu

- Lập danh sách cách khóa học Training cho nhân viên:

Tìm kiếm các khóa học phù hợp với ngành nghề của nhân viên trong công ty Liên hệ

VỚI các trung tâm, trường mở khóa học, tham khảo nội dung đào tạo của khóa hoc, thời

gian học, địa điểm học và chỉ phí Sau khi nhận được thông tin của các trung tâm, trường thì lập bảng so sánh dựa trên các yếu tô như chương trình học, thời gian, chỉ phí phù hợp với yêu cầu mà cấp trên đưa ra để chọn ra những khóa Training tốt và chất lượng

- Hỗ trợ các hoạt động khác của phòng nhân sự theo sự điều phối của chuyên viên nhân sự

2 Hinh anh minh hoa cho cong viéc đã làm

Hình 2.3: Doc cac tài liệu về hợp đồng lao động Hình 2.4: Chỉnh sửa JD

Bai hoc kinh nghiém rut ra

2.1 Bài học kinh nghiệm rút ra từ các công việc đã làm

Trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ được giao, em đã thu nhận được nhiều bài học

quý báu từ kinh nghiệm thực tế Dưới đây là các điểm mà em muốn chia sẻ và rút ra

từ những công việc đã thực hiện:

Sắp xếp và kiểm tra hồ sơ:

Trong quá trình sắp xếp và kiểm tra hồ sơ, em nhận thấy tầm quan trọng của việc

duy trì sự chính xác và đầy đủ trong các thông tin nhân sự Việc tô chức hồ sơ một

cách cân thận giúp tạo ra một hệ thống quản lý đữ liệu hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian và tăng cường khá năng truy cập thông tin khi cần thiết Đồng thời, việc

nay cũng fạo ra một cơ sở cho sự tin cậy và mình bạch trong hoạt động của phòng nhân sự

Giao tiếp hiệu quả:

Trong môi trường làm việc, kỹ năng giao tiếp là yếu tổ quyết định cho sự thành công Việc học được cách giao tiếp một cách rõ ràng và chính xác giúp em tạo ra

một cầu nỗi mạnh mẽ giữa các bộ phận trong công ty, đồng thời tạo dựng một môi

trường làm việc tích cực và đồng đội

Quản lý thời gian:

Quản lý thời gian là kỹ năng không thể thiểu trong môi trường làm việc đòi hỏi sự linh hoạt và hiệu quả Việc học cách ưu tiên công việc, lập kề hoạch và phân chia

thời gian một cách có tô chức giúp em đạt được hiệu suất làm việc tối đa và đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ đúng hạn

Kiểm soát cảm xúc:

Trong quá trình làm việc, em đã đối mặt với nhiều tình huồng khó khăn và áp lực công việc Việc kiểm soát cảm xúc giúp em duy trì sự tĩnh táo và tự tin trong mọi tình huống, từ đó tạo ra lỗi đi cho giải pháp hiệu quả và sự phát triển cá nhân Nắm vững quy trình nhân sự: