Tìm hiểu nghiệp vụ, phân tích và thiết kế hệ thống quản lý cửa hàng kinh doanh phòng hát karaoke

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ---***---BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN HỌC PHẦN “PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG” Đề tà i: TÌM HIỂU NGHIỆP VỤ, PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

-*** -BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN HỌC PHẦN “PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG”

Đề tà i:

TÌM HIỂU NGHIỆP VỤ, PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN

LÝ CỬA HÀNG KINH DOANH PHÒNG HÁT KARAOKE

Sinh viên thực hiện: Phạm Minh Vương – 91944

Hải Phòng, tháng 08 năm 2023

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BỘ MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN

-*** -BÀI TẬP LỚN Học phần: Phân tích thiết kế hệ thống

vụ, tiền cọc trước của khách hàng

3 Công việc cần thực hiện

Khảo sát và tìm hiểu hệ thống

Tìm hiểu quy trình nghiệp vụ của hệ thống

Các định yêu cầu của hệ thống

Xây dựng mô hình nghiệp vụ của hệ thống, mô hình phân rã chức năng

Xây dựng mô hình hóa tiến trình – Phân tích chức năng nghiệp vụ của

Báo cáo bài tập lớn phải được trình bày theo mẫu quy định (kèm theo), báo cáo có thể kết xuất thành tệp định dạng PDF và nộp qua email (không bắt buộc phải in dấu)

Hạn nộp báo cáo bài tập lớp:

5 Tài liệu tham khảo

- Nguyễn Văn Vỵ, Giáo trình Phân tích thiết kế các hệ thống thông tin, NXB Giáo dục Việt Nam, 2010

- Bài giảng Phân tích thiết kế hệ thống, Khoa CNTT, ĐHHHVN

Hải Phòng, tháng 08 năm 2023NGƯỜI HƯỚNG DẪNThS Trần Đình Vương

MỤC LỤC

DANH M C CÁC HÌNH VẼẼ, B NG BI U Ụ Ả Ể 7

DANH M C CÁC T VIẾẾT TẮẾT Ụ Ừ 9

CH ƯƠ NG 1: GI I THI U BÀI TOÁN Ớ Ệ 10

1.1 T ng quan ổ 10

1.2 Quy trình nghi p v bài toán ệ ụ 10

CH ƯƠ NG 2: KH O SÁT H THỐẾNG Ả Ệ 13

Hình 1: Phiếếu đ t phòng ặ 15

Hình 2: Phiếu hóa đơn thanh toán 16

CH NG 3: PHÂN TÍCH H THỐẾNG ƯƠ Ệ 18

3.1 Mô hình nghi p v - S đôồ phân rã ch c năng ệ ụ ơ ứ 18

3.2 S đôồ luôồng d li u ơ ữ ệ 22

3.3 S đôồ liên kêết th c th ơ ự ể 26

KẾẾT LU N Ậ 29

TÀI LIỆU THAM KHẢO 29

LỜI NÓI ĐẦU

Hệ thống thông tin tin học là một ứng dụng đầy đủ và toàn diện nhất các thành tựu của công nghệ thông tin vào một tổ chức Ngày nay, không một tổ chức hay đơn vị nào là không có nhu cầu xây dụng các hệ thống tin Không những nhu cầu xây dựng các hệ thống thông tin tăng lên, mà các quy mô và mức độ phức tạp của chúng cũng tăng lên không ngừng Do đặc thù của các hệ thống thông tin là sản phầm đơn chiếc (không giống bất kỳ một cái nào trước đó), với quy mô và mức độ phức tạp ngày càng tăng lên, lại là sản phầm “không nhìn thấy”, nên phân tích và thiết kế trở thành một yêu cầu bắt buộc để có một hệ thống tốt

Ngày nay công nghệ thông tin phát triển ngày càng mạnh mẽ những thành

tự của công nghệ thông tin làm thay đổi mọi măt của đời sống xã hội, xâm nhậpvào nhiều lĩnh vực khóa học, kỹ thuật cũng như trong cuộc sống Nó trở thànhcông cụ hỗ trợ đắc lực không thể thiếu trong nhiều lĩnh vực hoạt động như ứngdụng trong công tác quản lý, nhiên cứu… và đặc biệt trong công tác quản lý nóichung và quản lý quán karaoke nói riêng

Trong thực tế, kinh doanh karaoke là một trong những loại hình thức kinhdoanh đầy thử thách Mặt khách hiện nay các quán karaoke có số lượng thực đơnkhá lớn gồm các danh mục đồ ăn, đồ uống…trong một ngày là rất lớn, số lượngkhách hàng đến quán karaoke ngày một nhiều Công việc quản lý quán karaokeđều được làm thử công đó là việc quản lý lưu trữ trên giấy tờ, sổ sách mất thời gian

và tốn kém về nhân lực và tài nguyên, việc tính toán, thống kê bằng tay dễ sảy rasai xót, nhầm lẫn Do đó yêu cầu cần thiết lúc này là xây dựng một hệ thống quản

lý quán karaoke nhằm xóa bỏ những phương pháp lạc hậu, lỗi thời gây tốn kémnhiều mặt và mạng lại hiệu quả cao

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ

Hình 2.1: Phiếu đặt phòng 14

Hình 2.2: Phiếu hóa đơn thanh toán 15

Hình 2.3: Phiếu thống kê 16

Hình 3.1: Mô hình tiến trình nghiệp vụ 18

Hình 3.2: Sơ đồ phân rã chức năng 20

Hình 3.3: Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh 21

Hình 3.4: Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 22

Hình 3.5: Tiến trình xử lý phòng hát 23

Hình 3.6: Tiến trình quản lý khách hàng 24

Hình 3.7: Tiến trình xử lý dịch vụ 24

Hình 3.8: Tiến trình thanh toán 25

Hình 3.9: Sơ đồ liên kết thực thể 28

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

Bảng 3.1: Gom nhóm chức năng

Bảng 3.2: Danh sách kiểu thực thể liên kết

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU BÀI TOÁN

1.1 Tổng quan

Vì là một lĩnh vực kinh doanh khá đặc thù, do đó trong khâu vận hành và quản

lý quán karaoke chủ quán sẽ gặp phải rất nhiều khó khăn và hàng loạt vấn đềbất cập như:

Chủ quán không thể nắm rõ được các phòng đang có khách, phòng đangtrống hay, phòng nào cần check out hoặc cần dọn dẹp

Nhân viên phục vụ không kiểm soát được những đồ ăn thức uống trongphòng hát, trong kho, dẫn đến thất thoát hay thâm hụt hàng hoá

Việc ghi chép khi gọi món thủ công dễ nhầm lẫn, không thể quản lý đượchóa đơn tiền phòng dễ xảy ra sai sót khi thanh toán cũng như gây thất thoátdoanh

Khi làm số liệu kinh doanh, báo cáo doanh thu, chi phí tốn thời gian, côngsức và thậm chí sai sót, khó khăn trong tìm kiếm số liệu

Chủ quán không thể theo dõi hoạt động vận hành của quán nếu vắng mặt,không kiểm soát được nhân viên hay khách hàng cũng như không nắm đượctình hình doanh thu

Phần mềm quản lý karaoke là công cụ hữu hiệu, giúp tự động hoá hoạt động kinhdoanh Phần mềm sẽ hiển thị những dữ liệu của phòng karaoke như tình trạng hiệntại của phòng, đã trống hay đã có người thuê phòng, thời gian đang thuê là bao lâu,khi nào hết giờ thuê, … Qua đó, giúp chủ quán có thể kiểm soát - kiểm tra hiệu quảhơn và không xảy ra các các thiếu sót và nhầm lẫn không đáng có Bên cạnh việcgiúp quản lý khâu order món chính xác, tính giờ tự động theo máy tính thì còn giúpquán karaoke quản lý được hàng hóa, kho hàng như nhập xuất tồn, tính định lượnghàng hóa, thống kê báo cáo doanh thu, lãi lỗ kinh doanh

1.2 Quy trình nghiệp vụ bài toán

Một phần mềm quản lý Karaoke sẽ bao gồm 2 chức năng nổi bật chính là quản

lý giờ hát và quản lý hàng bán Ngoài ra sẽ có thêm những tính năng như một phầnmềm quản lý kinh doanh thông thường

Quản lý phòng hát

Người dùng sẽ thiết lập các phòng them nhóm như: phòng thường, phòng Vip, và mỗi nhóm sẽ có giá khác nhau Việc thiết lập này khá đơn giản và tùy thuộc vào cách set up và định giá phòng của mỗi quán Khi khách vào nhân viên phục vụ sẽ bắt đầu tính giờ và kết thúc sẽ nhập thông tin, đảm bảo không bị hụt giờ,thiếu giờ và hạn chế xảy ra sai sót

Quản lý hàng hóa

Hàng hóa trong quán Karaoke thường được chia ra thành 2 loại chính: Hàng hóa thường (nước ngọt, bia, rượu, bánh kẹo, ) và hàng hóa chế biến (đĩa trái cây, nước ép, món ăn ) Khi hàng hóa được bán, phần mềm sẽ tự động trừ trong khohoặc trừ nguyên vật liệu với hàng hóa chế biến Hàng hóa sẽ được tính tiền theo giá đã khai báo Bạn cũng có thể thiết lập giá bán hàng hóa theo loại phòng tương

tự như giờ hát

Quản lý xuất – nhập – tồn kho

Phần mềm quản lý quán Karaoke sẽ giúp chủ quán quản lý được lượng hàng tồn kho dựa trên hóa đơn bán ra Những thông tin trong kho hàng được thể hiện rõ ràng và bạn cũng dễ dàng kiểm tra được tình hình tồn kho Việc kiểm soát tồn kho giúp biết hàng nào sắp hết để nhập hàng hoặc theo dõi hàng hóa so với thực tế để

đo độ thất thoát

Quản lý thu chi, báo cáo hoạt động kinh doanh

Phần mềm sẽ tự động ghi nhận dòng tiền ra vào quỹ ví dụ như: hoạt động thu tiền

sẽ được thu ngân quản lý Còn các khoản chi phí sẽ được quản lý lập phiếu chi Nhờ vậy mà báo cáo dòng tiền sẽ được thể hiện khá rõ ràng, giúp chủ quán nắm bắt được tình hình kinh doanh của mình Từ đó đưa ra những quyết định kinh doanh và điều chỉnh kế hoạch phù hợp

Phân quyền nhân viên chặt chẽ

Hệ thống phần mềm quản lý Karaoke được trang bị tính năng phân quyền sử dụng

rõ ràng cho từng vị trí nhân viên Mỗi bộ phận chỉ có khả năng truy cập vào dữ liệutrong phòng hoặc những nơi được cho phép truy cập Quản lý là người có khả năngtheo dõi toàn bộ thông tin của các phòng khác nhau Qua đó người chủ sẽ biết đượcphòng nào đang hoạt động hiệu quả, lỗi sai ra sao và quá trình vận hành có bị gian lận không

Lưu trữ, cập nhật thông tin dịch vụ, khách hàng.

In hóa đơn, báo cáo, thống kê

Kiểm tra thông tin khách hàng

Tính toán tiền hát, tiền dịch vụ

In hóa đơn thanh toán

3 Quy trình xử lý

Hiện nay, do nhu cầu giao lưu, giải trí tăng cao, các quán karaoke theo đócũng được mở ra nhiều nhằm đáp ứng nhu cầu của một số lượng lớn khách hàng,đặc biệt là giới trẻ Tất cả các việc như ghi chép, tính tiền, quản lý khách hàng,quản lý nhân viên làm việc, quản lý phòng hát sẽ được thực hiện một cáchnhanh gọn bằng hệ thống quản lý phần mềm

Khi khách hàng có nhu cầu đặt phòng ở quán có thể gọi điện đặt phòngtrước hoặc lên website của quán để xem các thông tin của phòng hát: loại phòng,giá giờ hát của phòng… và đăng ký các thông tin Nhân viên có nhiệm vụ ghinhận các những thông tin đặt phòng vào phiếu đặt phòng: thông tin về kháchhàng, loại phòng, giá phòng, giờ vào và tiền đặt cọc Và liên lạc lại với kháchhàng theo địa chỉ khách hàng đã đăng kí trên website để xác nhận Khách hàngcũng có thể đặt phòng ngay lúc đến Khi đặt phòng thì nhân viên sẽ kiểm tra tìnhtrạng các phòng(phòng trống, phòng đã đặt, phòng có khách) để đưa ra thôngbáo cho việc đặt phòng của khách hàng.

Khi lập xong phiếu đặt phòng nhân viên có nhiệm vụ cập nhật thông tinkhách hàng vào hệ thống, nếu là khách hàng mới nhân viên thêm mới kháchhàng vào CSDL

Khi khách hàng đến nhận phòng hát thì nhân viên sẽ đối chiếu thông tinkhách hàng đối chiếu thông tin phòng đặt, trên phiếu đặt phòng, thỏa mãn thìgiao phòng cho khách

Các dịch vụ đồ ăn, đồ uống trên thực đơn của quán sẽ được lưu trong CSDLgồm: tên đồ, mô tả, đơn giá Khi khách hàng đăng ký gọi dịch vụ thì nhân viênkiểm tra xem dịch vụ còn hàng không? xác nhận số lượng từng loại và giao chokhách hàng

Khi khách hàng trả phòng, nhân viên sẽ dựa vào phiếu đăng ký xem chọnphòng hát cần thanh toán đối chiếu thông tin khách hàng, , kiểm tra dịch vụ đồkhách hàng không dùng trả lại quán trừ trong phiếu sau đó hệ thống tính toán sốtiền chi phí phải trả (tiền phòng hát theo giờ, tiền dịch vụ, tiền thuế VAT) rồi xuất

ra hóa đơn thanh toán cho khách hàng

Đối với một số khách hàng yêu cầu xuất hoá đơn đỏ, nhân viên sẽ nhận cácthông tin từ khách hàng: tên khai thuế, mã số khai thuế, địa chỉ khai thuế rồikiểm tra tính hợp lệ của các thông tin trên để xuất hoá đơn theo yêu cầu kháchhàng

Để mang lại cho khách hàng những quyền lợi nhất định thì người quản lý sẽ

có trách nhiệm phân loại khách hàng gồm có những khách hàng cũ và nhữngkhách hàng mới Khách hàng cũ khi đến hát sẽ được ưu tiên hơn qua các chươngtrình khuyến mại, giảm giá của quán

Báo cáo, thống kê thời gian dùng phòng hát, doanh thu các dịch vụ, lợi nhuậntheo ngày, tháng, năm

4 Mẫu biểu

Phiếu đặt phòng:

Hình 2.1: Phiếu đặt phòngPHIẾU ĐẶT PHÒNG

(Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên)

Hóa đơn thanh toán

Hình 2.2: Phiếu hóa đơn thanh toán HÓA ĐƠN THÁNH TOÁN

Số hóa đơn:

Tên khách hàng: Số điện thoại: Địa chỉ: Phòng hát: Loại phòng:

Giờ vào: Giờ ra:

STT Tên dịch vụ Đơn giá Số lượng Thành tiền Tiền hát:

Tiền dịch vụ:

Tiền đặt cọc:

Tổng tiền thanh toán: Người lập hóa đơn

(Ký và ghi rõ h ọ tên)

Báo cáo, thống kê:

Hình 2.3: Phiếu thống kêTHỐNG KÊ

(Ký và ghi rõ họ tên)

BP dịch vụ

Các chức năng của bộ phận

Hình 3.1: Mô hình tiến trình nghiệp vụ

p th ôn

- Kiểm tra thông tin khách hàng

- Tính toán tiền hát, tiền dịch vụ

3.1.3 Sơ đồ phân rã chức năngXác định chức năng chi tiết

Hình 3.2: Sơ đồ phân rã chức năng

Ch n d ch v ọ ị ụ

In hóa đơn thanh toán

Chọn phòng hát thanh toán

(4) Cập nhật thông tin khách hàng

(5) Phân loại khách hàng

BP quản lýkhách hàng(6) Chọn dịch vụ

(7) Cập nhật danh sách dịch vụ BP dịch vụ

(8) Chọn phòng hát thanh toán

(9) In hóa đơn thanh toán BP thanh toán

3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu

Kí hiệu sử dụng:

Luồng dữ liệu

Tác nhân

Tiến trình

Tên kho dữ liệu Kho dữ liệu

3.2.1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

Hình 3.3: Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

3.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnhss

Hình 3.4: Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

Thanh toán

Qu n lý ả khách hàng Phòng hát

C p nh t tr ng ậ ậ ạ thái phòng

Ch n phòng ọ

Nhân viên qu n lý ả Khách hàng

Nhân viên qu n lý ả

Phân lo i khách ạ hàng

C p nh t DS ậ ậ

d ch v ị ụ DS d ch vị ụ

DS d ch v ị ụ

Thanh toán

Tiến trình thanh toán

Hình 3.8: Tiến trình thanh toán

Ch n phòng ọ

DS d ch v ị ụ

DS khách hàng

DS phòng hát Yêu câồu

Phòng hát

Thông tin khách hàng Khách hàng

Nhân viên qu n lý ả

Thông tin phòng hát

Ch n phòng ọ thanh toán

Thông tin d ch v ị ụ

In hóa đ n ơ

2) Hóa đơn(Số HD, tên KH, địa chỉ KH, sđt KH, phòng hát, loại phòng, giờ vào, giờ ra, tên DV, đơn giá, số lượng, tiền hát, tổng tiền dịch vụ, tiền đặt cọc, thành tiền).

3) Khách hàng(Mã KH, tên KH, địa chỉ, sđt KH, loại khách hàng)

4) Phòng hát(Mã phòng, tên phòng, loại phòng, giá phòng, trạng thái).5) Dịch vụ(Mã DV, tên dịch vụ, đơn vị tính, đơn giá)

Phiếu đặt phòng Hóa đơn

Có

Có Có

PhongHat MaPhong TenPhong LoaiPhong GiaPhong TrangThai

PhieuDatPhong SoPhieuDat TenKhachHang DiaChi SDT TenPhong LoaiPhong GiaPhong GioVao TienDatCoc

KẾT LUẬN

Phân thích hệ thống chức năng tương đối đầy đủ đáp ứng được nhu cầu khách hàng Tuy nhiên còn thiếu mốt số nghiệp vụ nhỏ chưa được thể hiện Dự định sẽ phát triển them

Phân tích hệ thống dữ liệu đặt chuẩn đáp ứng được yêu cầu nghiệp vụ của bài toán.Thiết kế hệ thống đảm bảo chức năng chạy nhanh Hệ thống kiểm soát, phân quyềnngười dùng đáng tin cậy Cơ sở dữ liệu được tối ưu hóa dư thừa dữ liệu Giao diện chi tiết dễ nhìn tuy chưa được đẹp và bắt mắt Giao diện sẽ được nâng cấp, thay đổicho đẹp và thân thiện với người dùng

Kết luận: phân tích và thiết kế hoàn thành hệ thống quản lý quán karaoke về cơ bản Cần bổ xung và nâng cấp cho hoàn chỉnh

TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1] Slide bài giảng môn PTTK hệ thống thông tin – GV Nguyễn Hoài Anh