Triển khai áp dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 đối với thủ tục hành chính được thực hiện tại bộ phận tiếp nhận và trả kêt quả giải quyết thủ tục hành chính, bệnh viện Bãi Cháy Năm 2022

SỞ Y TẾ QUẢNG NINH BỆNH VIỆN BÃI CHÁY TRIỂN KHAI ÁP DỤNG DỊCH VỤ CÔNG TRỰC TUYẾN MỨC ĐỘ 3 ĐỐI VỚI THỦ TỤC HÀNH CHÍNH ĐƯỢC THỰC HIỆN TẠI BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KÊT QUẢ

SỞ Y TẾ QUẢNG NINH

BỆNH VIỆN BÃI CHÁY

TRIỂN KHAI ÁP DỤNG DỊCH VỤ CÔNG TRỰC TUYẾN MỨC

ĐỘ 3 ĐỐI VỚI THỦ TỤC HÀNH CHÍNH ĐƯỢC THỰC HIỆN TẠI

BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KÊT QUẢ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH, BỆNH VIỆN BÃI CHÁY NĂM 2022

ĐỀ TÀI NCKH CẤP CƠ SỞ

Chủ nhiệm: Nguyễn Ngọc Khương Thư ký: Vũ Thị Ánh Tuyết

Cộng sự: Lư Quỳnh Trang, Phạm Việt Hưng

Quảng Ninh, năm 2022

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT……… ……….3

ĐẶT VẤN ĐỀ 4

MỤC TIÊU 5

Chương 1 TỔNG QUAN 6

1.1 Cơ sở thực tiễn 6

1.1.1 Thủ tục hành chính………… ……… ….…6

1.1.2 Dịch vụ công trực tuyến .6

1.1.2.1 Dịch vụ công trực tuyến mức độ 1 6

1.1.2.2 Dịch vụ công trực tuyến mức độ 2 6

1.1.2.3 Dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 7

1.1.3 Thực trạng các cá nhân, tổ chức thực hiện thủ tục hành chính tại các cơ sở khám, chữa bệnh tại Việt Nam……… 7

1.2 Cơ sở thực tiễn……… 9

1.2.1 Thực trạng các cá nhân, tổ chức thực hiện thủ tục hành chính tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính tại Bệnh viện Bãi Cháy.…9 Chương 2 GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ……….………….……12

2.1 Thời gian và địa điểm thực hiện……… ……….…12

2.2 Nội dung thực hiện……… ……12

2.3 Kế hoạch thực hiện………12

2.4 Hiệu quả của sáng kiến 13

2.5 Xây dựng cổng dịch vụ công trực tuyến……….….….13

2.5.1 Cá nhân, tổ chức đăng ký sử dụng dịch vụ công……… 13

2.5.1.1.Truy cập vào dịch vụ công……… …………13

2.5.1.2 Xem, tải quy trình, mẫu đơn TTHC……….14

2.5.1.3 Đăng ký sử dụng dịch vụ……… 14

2.5.1.4 Thông báo đã thực hiện đăng ký dịch vụ thành công……… …15

2.5.2 Chức năng quản lý đối với cá nhân được phân công tiếp nhận và trả kết quả TTHC……… ………16

2.5.2.1 Đăng nhập vào hệ thống……… …16

2.5.2.2 Chức năng quản lý, thống kê……….……….16

Chương 3 KẾT QUẢ THỰC HIỆN……… …….18

Chương 4 BÀN LUẬN………19

TÀI LIỆU THAM KHẢO……… …… 20

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

BVBC Bệnh viện Bãi Cháy

www.benhvienbaichay.vn

ĐẶT VẤN ĐỀ

Cải cách hành chính là một trong những nhiệm vụ trong tâm của Sở Y tế, tỉnh Quảng Ninh chú trọng trong các năm gần đây Trong đó, đẩy mạnh dịch vụ công trực tuyến đang là một trong những ưu tiên hàng đầu để giúp người dân dễ dàng thực hiện thủ tục hành chính tại các cơ quan nhà nước

Bệnh viện Bãi Cháy là bệnh viện đa khoa hạng I tuyến cuối của tỉnh, trực thuộc Sở Y tế tỉnh Quảng Ninh, có nhiệm vụ cấp cứu, khám bệnh, chữa bệnh cho nhân dân trên địa bàn tỉnh Quảng Ninh và các tỉnh lân cận, du khách trong nước và quốc tế đến làm việc, tham quan, du lịch trên địa bàn tỉnh Quảng Ninh Năm 2021, trung bình một ngày bệnh viện tiếp nhận 1.000 lượt người đến khám chữa bệnh, ngày cao điểm lượt khám lên tới 1.200 người Từ ngày 01/01/2021 đến ngày 10/12/2021, Bệnh viện Bãi Cháy đã tiếp nhận và giải quyết được 13.646 TTHC Trong đó, tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính, đã tiếp nhận và giải quyết được 2.464 TTHC

Người dân, tổ chức khi thực hiện thủ tục hành chính tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính vẫn mất nhiều thời gian để đến trực tiếp bệnh viện làm thủ tục và đến nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính

Xuất phát từ thực tế trên, chúng tôi thấy rằng xây dựng và thực hiện biện pháp nghiên cứu triển khai áp dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 đối với thủ tục hành chính được thực hiện tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính là thực sự cần thiết, phù hợp với điều kiện thực tiễn, nhằm tăng hiệu quả công tác cải cách hành chính tại Bệnh viện Bãi Cháy năm 2022

MỤC TIÊU

Triển khai áp dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 đối với thủ tục hành chính được thực hiện tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính tại Bệnh viện Bãi Cháy năm 2022

Chương 1 Tổng quan 1.1 Cơ sở lý thuyết

1.1.1 Thủ tục hành chính

- TTHC là trình tự, cách thức thực hiện, hồ sơ và yêu cầu, điều kiện do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định để giải quyết một công việc cụ

thể liên quan đến cá nhân, tổ chức

1.1.2 Dịch vụ công trực tuyến

- Dịch vụ công trực tuyến là dịch vụ hành chính công và các dịch vụ khác của cơ quan nhà nước được cung cấp cho các tổ chức, cá nhân trên môi trường mạng

1.1.2.1 Dịch vụ công trực tuyến mức độ 1

Phải cung cấp đầy đủ các thông tin cơ bản sau:

- Tên thủ tục hành chính

- Trình tự thực hiện

- Cách thức thực hiện

- Thành phần, số lượng hồ sơ

- Thời hạn giải quyết

- Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính

- Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính

- Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Ghi rõ kết quả cuối cùng của việc thực hiện thủ tục hành chính

- Thông tin nếu có về mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính, mẫu kết quả thực hiện thủ tục hành chính, yêu cầu, điều kiện, phí, lệ phí

- Hình thức nhận hồ sơ, trả kết quả (trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính, qua môi trường mạng)

- Văn bản quy phạm pháp luật quy định trực tiếp về thủ tục hành chính, quyết định công bố thủ tục hành chính

1.1.2.2 Dịch vụ công trực tuyến mức độ 2

Phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:

- Cung cấp đầy đủ thông tin cơ bản như dịch vụ công trực tuyến mức độ 1

- Cung cấp đầy đủ các biểu mẫu điện tử không tương tác và cho phép người sử dụng tải về để khai báo sử dụng

- Hồ sơ in từ biểu mẫu điện tử không tương tác sau khi khai báo theo quy định được chấp nhận như đối với hồ sơ khai báo trên các biểu mẫu giấy thông thường

1.1.2.3 Dịch vụ công trực tuyến mức độ 3

Phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:

- Đáp ứng các yêu cầu của dịch vụ công trực tuyến mức độ 2

- Các biểu mẫu của dịch vụ được cung cấp đầy đủ dưới dạng biểu mẫu điện tử tương tác để người sử dụng thực hiện được việc khai báo thông tin, cung cấp các tài liệu liên quan (nếu có) dưới dạng tệp tin điện tử đính kèm và gửi hồ

sơ trực tuyến tới cơ quan cung cấp dịch vụ

- Hồ sơ hành chính điện tử được sắp xếp, tổ chức, lưu trữ trong cơ sở dữ liệu của ứng dụng dịch vụ công trực tuyến để bảo đảm khả năng xử lý, tra cứu, thống kê, tổng hợp, kết nối, chia sẻ với các cơ sở dữ liệu của các hệ thống ứng dụng liên quan

- Các giao dịch trong quá trình xử lý hồ sơ và cung cấp dịch vụ được thực hiện trên môi trường mạng

- Việc thanh toán phí, lệ phí (nếu có) và nhận kết quả được thực hiện trực tiếp tại cơ quan cung cấp dịch vụ hoặc qua dịch vụ bưu chính

1.1.3 Thực trạng các cá nhân, tổ chức thực hiện thủ tục hành chính tại các cơ sở khám, chữa bệnh tại Việt Nam

Tại Việt Nam, hiện chưa có con số thống kê chính thức về các tồn tại khi thực hiện thủ tục hành chính khi tham gia khám chữa bệnh tại các bệnh viện Việt Nam Tuy nhiên, hiện nay vẫn có nhiều bệnh viện chưa triển khai áp dụng dịch

vụ công trực tuyến đối với các thủ tục hành chính phục vụ cho các cá nhân, tổ chức dẫn đến mất nhiều thời gian, chi phí cho cá nhân, tổ chức khi thực hiện TTHC

Các bệnh viện đã triển khai áp dụng dịch vụ công trực tuyến để giúp hướng dẫn người bệnh dễ dàng thực hiện thủ tục hành chính tại các bệnh viện, ví dụ cụ thể như sau:

Bệnh viện Từ Dũ

Bệnh viện Đa khoa Tỉnh Quảng Ninh

Bệnh viện Đa khoa Tỉnh Quảng Ninh

1.2 Cơ sở thực tiễn

1.2.1 Thực trạng các cá nhân, tổ chức thực hiện thủ tục hành chính tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính tại Bệnh viện Bãi Cháy

Bệnh viện Bãi Cháy là bệnh viện đa khoa hạng I tuyến cuối của tỉnh, trực thuộc Sở Y tế tỉnh Quảng Ninh, có nhiệm vụ cấp cứu, khám bệnh, chữa bệnh cho nhân dân trên địa bàn tỉnh Quảng Ninh và các tỉnh lân cận, du khách trong nước

và quốc tế đến làm việc, tham quan, du lịch trên địa bàn tỉnh Quảng Ninh Năm

2021, trung bình một ngày bệnh viện tiếp nhận 1.000 lượt người đến khám chữa bệnh, ngày cao điểm lượt khám lên tới 1.200 người Từ ngày 01/01/2021 đến ngày 10/12/2021, bệnh viện Bãi Cháy đã tiếp nhận và giải quyết được 13.646 TTHC Trong đó, tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính, đã tiếp nhận và giải quyết được 2.464 TTHC

Hiện nay, trên trang thông tin điện tử của bệnh viện, các thông tin về thủ tục hành chính đang thực hiện ở mức độ 2, giúp người sử dụng tải về các mẫu văn bản và khai báo để hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu Hồ sơ sau khi hoàn thiện được gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến bệnh viện

Chuyên mục CCHC, trên trang web: www.benhvienbaichay.vn

Chuyên mục CCHC, trên trang web: www.benhvienbaichay.vn

Tuy nhiên, người dân, tổ chức khi thực hiện thủ tục hành chính tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính vẫn gặp một số bất cập cụ thể như sau:

- Nhiều người dân, tổ chức chưa biết cách tải mẫu đơn từ trên trang thông tin điện tử của bệnh viện, để hoàn thành hồ sơ để gửi trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện

- Mất thời gian, chi phí đến trực tiếp bệnh viện thực hiện TTHC: Đề nghị thực hiện thủ tục hành chính, phải quay lại bổ sung giấy tờ liên quan (nếu thiếu), đến bệnh viện để nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính

Chương 2

GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

2.1 Thời gian và địa điểm thực hiện

- Thời gian: Từ tháng 4/2022 đến tháng 10/2022

- Địa điểm: Nội dung về dịch vụ công trên trang web của bệnh viện: www.benhvienbaichay.vn

2.2 Nội dung thực hiện

Từ những hạn chế, bất cập được nêu ở các phần trên, chúng tôi triển khai

áp dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 đối với toàn bộ thủ tục hành chính tại

bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính, áp dụng cải thiện những nhược điểm đang tồn tại để giảm thời gian, chi phí thực hiện thủ tục hành chính cho cá nhân, tổ chức

Dịch vụ trực tuyến mức độ 3 gồm các nội dung sau:

- Đăng ký sử dụng dịch vụ

+ Sử dụng internet mọi nơi, mọi thời điểm để đăng ký thủ tục hành chính + Cá nhân, tổ chức chỉ cần chuyển mẫu đơn dưới dạng file PDF là dễ dàng đăng tải đơn, các giấy tờ liên quan lên trang web của bệnh viện

- Quản lý công tác tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính:

+ Lưu trữ hồ sơ: Các thông tin của cá nhân, tổ chức đăng ký thực hiện TTHC đều được lưu lại: Họ tên, số điện thoại, đơn đề nghị, giấy giới thiệu… để thuận tiện tra cứu, quản lý, làm cơ sở lập hồ sơ báo cáo

+ Tự động cập nhật quá trình xử lý của cán bộ tiếp nhận và trả kết quả TTHC: Sau khi xử lý thủ tục hành chính xong, hệ thống tự động cập nhật tình trạng đã xử lý TTHC

2.3 Kế hoạch thực hiện

thực hiện

Địa điểm

Người

1

Phát triển thêm một mô đun

gửi hồ sơ trên web:

- Để người sử dụng tải, gửi

mẫu đơn, giấy tờ trực tiếp

trên web

- Để thông báo thực hiện

TTHC thành công, hẹn thời

gian trả kết quả TTHC

Từ tháng 4 đến tháng 6/2022 Trên

trang web

Phạm Việt Hưng

Nguyễn Ngọc Khương

2 Thực hiện chức năng thống

kê trực tiếp trên web

Từ tháng 4 đến tháng 6/2022

Phạm Việt Hưng

Nguyễn Ngọc Khương

STT Các hoạt động Thời gian

thực hiện

Địa điểm

Người

3

Phối hợp, hướng dẫn cán bộ

tiếp nhận và trả kết quả thực

hiện thống kê, quản lý trên

Nguyễn Ngọc Khương

Lư Quỳnh Trang,

4 Chụp ảnh trước và sau can

Vũ Thị Ánh Tuyết Lư Quỳnh Trang,

5 Tổng hợp báo cáo kết quả

sau cải tiến Tháng 10/2022

Vũ Thị Ánh Tuyết Lư Quỳnh Trang,

6 Viết và nộp báo cáo kết thúc

đợt cải tiến chất lượng Tháng 10/2022

Vũ Thị Ánh Tuyết Lư Quỳnh Trang,

2.4 Hiệu quả của sáng kiến

- Đối với cá nhân, tổ chức thực hiện TTHC: Đăng ký thủ tục hành chính 24/24h mà không cần có mặt tại bệnh viện, giúp giảm thời gian, chi phí đi lại

- Đối với bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết TTHC: Giảm thời gian tiếp công dân; dễ dàng truy cập, xử lý, thống kê thông tin đăng ký của cá nhân, tổ chức qua mạng internet

2.5 Xây dựng cổng dịch vụ công trực tuyến

2.5.1 Cá nhân, tổ chức đăng ký sử dụng dịch vụ công

2.5.1.1.Truy cập vào dịch vụ công

- Người sử dụng truy cập vào trang web của bệnh viện www.benhvienbaichay.vn

- Sau đó truy cập vào cổng dịch vụ công tại hình A1

Hình A1: Truy cập cổng dịch vụ công

2.5.1.2 Xem, tải quy trình, mẫu đơn TTHC

- Người sử dụng xem, tải quy trình, mẫu đơn TTHC tại mục “Quy trình và các mẫu đơn thủ tục hành chính” tại hình A2

- Thực hiện tải tài liệu, điền các mẫu đơn tại hình A3

Hình A2: Xem và tải quy trình, mẫu đơn TTHC

Hình A3: Xem và tải quy trình, mẫu đơn TTHC

2.5.1.3 Đăng ký sử dụng dịch vụ

- Người sử dụng cung cấp thông tin, số điện thoại của người đăng ký dịch

vụ và họ tên của người bệnh

- Lựa chọn TTHC cần thực hiện tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả: Cấp chứng nhận thương tích; cấp chứng nhận khám bệnh ngoại trú; cấp lại giấy chứng sinh; cấp lại giấy ra viện và chứng nhận phẫu thuật; cấp photo bệnh án; cấp tóm tắt bệnh án

- Đăng tải mẫu đơn, giấy giới thiệu đã có chữ ký (đóng dấu nếu có) lên trang dịch vụ công dưới dạng file PDF

- Với các thông tin không cung cấp hoặc cung cấp sai hệ thống sẽ báo lỗi

Hình A4: Đăng ký sử dụng dịch vụ

2.5.1.4 Thông báo đã thực hiện đăng ký dịch vụ thành công

- Sau khi đăng ký dịch vụ hoàn tất, màn hình sẽ hiển thị thông báo đến người sử dụng, gồm:

+ Thời gian tiếp nhận, thời gian trả kết quả TTHC

+ Địa chỉ nhận kết quả giải quyết TTHC

Hình A5: Thông báo đã thực hiện đăng ký dịch vụ thành công

2.5.2 Chức năng quản lý đối với cá nhân được phân công tiếp nhận

và trả kết quả TTHC

2.5.2.1 Đăng nhập vào hệ thống

- Người sử dụng đăng nhập vào hệ thống bằng username (tên truy cập) và password (mật khẩu)

- Nếu sai thông tin đăng nhập hệ thống sẽ báo lỗi

- Nếu thông tin đăng nhập đúng hệ thống sẽ tiến hành đăng nhập và chuyển vào màn hình chính hệ thống

Hình A6: Màn hình đăng nhập vào hệ thống

2.5.2.2 Chức năng quản lý, thống kê

- Người dùng dễ dàng truy xuất được các hồ sơ đăng ký dịch vụ, gồm các thông tin:

+ Mã hồ sơ

+ Tên người đăng ký

+ Tên bệnh nhân

+ Số điện thoại

+ Loại hồ sơ

+ Các mẫu đơn, giấy giới thiệu

+ Ngày đăng ký

+ Các nội dung ghi chú

- Các hồ sơ sau khi xử lý, người sử dụng tích vào ô chưa xử lý màu đỏ, hệ thống sẽ tự động chuyển thành ô đã xử lý màu xanh Giúp người sử dụng dễ

dàng kiểm soát được các hồ sơ đăng ký mới và đã xử lý, thực hiện thống kê số lượng thủ tục nhanh chóng tại hình A7

Hình A7: Quá trình xử lý TTHC

Chương 3 KẾT QUẢ THỰC HIỆN

Triển khai áp dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 là một trong những

ưu tiên hàng đầu để giúp người dân dễ dàng thực hiện thủ tục hành chính tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết TTHC Thông qua việc triển khai, giúp người dân tiết kiệm thời gian, chi phí thực hiện đăng ký sử dụng dịch vụ và góp phần giúp cán bộ tiếp nhận và trả kết quả dễ dàng quản lý hồ sơ đăng ký dịch vụ

Chương 4 BÀN LUẬN

4.1 Thuận lợi trong quá trình triển khai đề án

- Được sự quan tâm, chỉ đạo, hỗ trợ của Ban giám đốc, phòng Kế hoạch tổng hợp trong việc thực hiện đề án

- Sự nhiệt tình của các thành viên và cộng sự được phân công nhiệm vụ

4.2 Khó khăn trong quá trình triển khai đề án

- Phải mất thời gian hướng dẫn để người dân làm quen với việc sử dụng dịch vụ

- Việc áp dụng dịch vụ công mức độ 3 đòi hỏi người đăng ký phải có kiến thức cơ bản về việc đăng tải tài liệu lên trang web

4.3 Khả năng ứng dụng của đề án

- Người dân dễ dàng đăng ký sử dụng dịch vụ 24/24h

- Hệ thống được nhất quán với việc cung cấp dịch vụ truyền thống

4.4 Đề xuất

- Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết TTHC thường xuyên hướng

dẫn, giới thiệu về dịch vụ công trực tuyến cho người dân