Khóa luận tốt nghiệp Kế toán kiểm toán: Hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Pico Hà Nội

Mue dich nghién ciru Tìm hiểu và đánh giá thực tiễn kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền của công ty TNHH Pico Hà Nội, tìm ra những ưu điểm, hạn chế của công tác kiểm

NGAN HANG NHA NUOC VIET NAM

HOC VIEN NGAN HANG

LOI CAM DOAN Tôi xin cam đoan khóa luận này là sản phẩm nghiên cứu của riêng tôi, do tôi trực tiêp

luận này là trung thực xuất phát từ thực tế Công ty TNHH Pico Hà Nội

Hà Nội, ngày 24 thang 05 nam 2017,

Sinh vién

Hà Thị Thùy Linh

MUC LUC

CHUONG 1: LY LUAN CHUNG VE KIEM SOAT NOI BO DOI VOI CHU

1.2 KIEM SOAT NOI BO DOI VOI CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN 16

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIÊM SOAT NOI BO DOI VOI CHU TRINH

2.2 THỰC TRẠNG KIEM SOÁT NỘI BỘ ĐÓI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG

2.2.3 Hệ thống thông tin và trao đổi thông tỉn - -:-‹:::++retrerrrrrrrrrreeertrrrre 35 2.2.4 Hoạt động kiểm soát -ccssisennrirrrrrriiirrrrirrrrrirrrriiiirrrriiiiin 37

2.3 DANH GIA THUC TRANG KIEM SOAT NOI BO ĐÔI VỚI CHU TRÌNH BAN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH PICO HÀ NỌI - 53

KET LUAN CHUONG 2 wsscsesssssssssssssssccccccsesssesesssonsonconennennnncennnnnsnnsnsoonensncnnnsecseesses 60

3.2.3 Hệ thống thông tỉn và trao đổi thông tỈH -« +=+*tetethhththhttttttth 63

DANH MỤC SO DO

Sơ đồ 2.1: Quy trình hoạt động của công ty TNHH Pico Hà Nội

Sơ đồ 2.2: Quy trình bán hàng và thu tiền của công ty

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH Pico Hà Nội

Sơ đồ 2.4: Quy trình xử lý nghiệp vụ của phần mềm

Sơ dé 2.7: Quy trình luân chuyền chứng từ khâu thiết kế và thi công

Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức Ban Kiểm soát của công ty

DANH MUC TU VIET TAT

LOI MO DAU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Mọi tô chức đều mong muốn hoạt động của đơn vị mình đạt hiệu quả, báo cáo tài

chính trung thực hợp lý, tuân thủ pháp luật và các quy định Tuy nhiên trong mỗi đơn

vị đều chứa những rủi ro tiềm tàng, những rủi ro do môi trường bên ngoài, do chính nội tại bên trong đơn vị Vì vậy để phòng tránh và giảm thiểu những rủi ro, phát hiện các sai phạm và yếu kém, nâng cao hiệu quả nhằm giúp đơn vị đạt được các mục tiêu thì một trong những hoạt động ngày càng không thể thiếu đối với các đơn vị là hoạt động kiêm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ là một bộ phận quan trọng giúp cho nhà quản lý kiểm tra, giám sát được quá trình hoạt động của doanh nghiệp Trong đó, kiêm soát nội bộ chu trình bán

hàng và thu tiền là nội dung quan trọng của các nhà quản lý doanh nghiệp Hoạt động

bán hàng và thu tiền là hoạt động xảy ra thường xuyên và dễ có gian lận Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với chu trình bán hàng sẽ bảo đảm thu

được tiền của khách hàng, cung cấp cho khách hàng sản phẩm có chất lượng tốt từ

đó nâng cao uy tín, hình ảnh và nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường

Từ những nhận thức đó, cùng với thời gian thực tập tại công ty TNHH Pico Hà Nội

em nhận thấy vấn đề kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền là cần thiết

và cần được quan tâm, vì vậy em đã chọn đề tài Hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với

chu trình bán hang và thu tiền tại công ty TNHH Pieo Hà Nội làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp.

1 Mue dich nghién ciru

Tìm hiểu và đánh giá thực tiễn kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền của công ty TNHH Pico Hà Nội, tìm ra những ưu điểm, hạn chế của công tác kiểm

soát nội bộ đối với chu trình cũng như nguyên nhân của những hạn chế đó, từ đó đề ra

các biện pháp nhằm cải thiện những hạn chế đó, nâng cao tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ trong công ty

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động kiêm soát nội bộ đôi với chu trình bán hàng và

thu tiền

Phạm vi nghiên cứu: Hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty TNHH Pico Hà Nội, trong đó tập trung vào nghiệp vụ bán hàng nội thất

Khóa luận đã sử dụng những phương pháp khoa học cơ bản là: phương pháp duy

vật biện chứng, phương pháp phân tích, đánh giá, thống kê, tổng hợp, so sánh giữa lý

luận và thực tế công tác kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng và thu tiền tại công ty

TNHH Pico Hà Nội

Ngoài phần lời mở đầu, kết luận, nội dung của khóa luận gồm 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty TNHH Pico

Chuong 3: Mot số giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng

và thu tiền tại công ty TNHH Pico Hà Nội

Ngân hàng

Xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn Nguyễn Bích Ngọc đã tận tình hướng

dẫn em hoàn thiện đề tài này

Xin chân thành cảm ơn các cô chú, anh chị trong các phòng, ban chức năng trong

ty

Em xin chân thành cảm ơn!

CHUONG 1: LY LUAN CHUNG VE KIEM SOAT NOI BQ DOI VOI CHU

TRINH BAN HANG VA THU TIEN

1.1 LY LUAN CHUNG VE KIEM SOÁT NỘI BỘ

1.1.1 Khái niệm, mục tiêu của kiểm soát nội bộ

a Khai niém KSNB

Theo Chuẩn mực kiêm toán Việt Nam VSA 315:

hiệu quả, hiệu lực hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan

Theo Chuẩn mực kiêm toán quốc tế ISA 315:

hoạt động, hiệu năng quản lý và tuân thủ các quy định, luật lệ

Theo báo cáo của COSO 2013:

định được tuân thủ; Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

Nhìn chung, các định nghĩa về KSNB nêu trên cơ bản đồng nhất với nhau, đó là:

với nhau dé đạt được các mục tiêu đơn vị đặt ra hơn là việc thực hiện một hoạt

động

hay một số các hoạt động kiểm soát cụ thê

hoạt

động của don vi

được hoàn thiện cùng với sự phát triển của doanh nghiệp nhằm mục đích: Giảm thiểu

bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp; Đảm bảo tính chính xác tin cậy cua các số liệu

quản lý trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị chứ không thê đảm bảo tuyệt đối

b Muc tiéu cua kiềm soát nội bộ

Thứ nhất là đảm bảo tính trung thực và độ tin cậy của thông tin: Thông tin kinh tế,

tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành

các nhà quản lý phải được cung cấp đầy đủ thông tin chính xác, kịp thời, phản ánh

thể đưa ra những quyết định phù hợp

duy tri va kiểm tra việc tuân thủ các chính sách liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp, phát hiện, ngăn chặn kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp

Thứ ba là bảo vệ tài sản của doanh nghiệp: Tài sản của doanh nghiệp nêu không

được bảo vệ bởi một hệ thống kiểm soát thích hợp, có thể bị đánh cắp, hư hỏng hoặc bị

lạm dụng vào những mục đích khác nhau, kể cả những tài sản phi vật chất KSNB được xây dựng đề đảm bảo an toàn cho những tài sản của đơn vỊ

phân, thực hiện các chiên lược kinh doanh của đơn vi

1.1.2 Các thành phần của KSNB

Dù có sự khác biệt đáng kể về việc tổ chức và xây dựng KSNB giữa các đơn vị vi

phụ thuộc vào nhiều yếu tố như lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh, quy mô hoạt động,

a Môi trường kiểm soát:

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài

vị, tạo nên đặc điểm chung của một đơn vị, có tác động trực tiếp đến ý thức của từng

Một số yếu tô của môi trường kiểm soát:

Thứ nhất, tính chính trực và giá trị đạo đức

Liên quan đến tất cả con người tham gia trong hệ thong KSNB, nhà quản lý cần xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn, cần phải làm

Thứ hai, đặc thù quản Lý

Đặc thù quản lý chỉ những quan điểm, triết lý và phong cách điều hành khác nhau của nhà quản lý cấp cao ở đơn vị Nhà quản lý cấp cao là người ra quyết định và điều hành mọi hoạt động của đơn vị Vì vậy, nhận thức, quan điểm, thái độ, đường lối, hành

vi quản trị và tư cách của họ ảnh hưởng rất lớn đến xây dựng một KSNB hữu hiệu tại

xác của thông tin kế toán và tầm quan trọng của việc hoàn thành kế hoạch, sự chấp

vì sự phát triển lâu dài đòi hỏi BCTC phải chính xác, các thủ tục KSNB phải đầy đủ,

kiểm soát thường được thiết kế lỏng lẻo, không hiệu quả

Thứ ba, cơ cấu tổ chức

cơ sở đề lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động Cơ cấu tô chức

từ trên xuống dưới trong việc ban hành và thực hiện các quyết định, tạo hiệu quả quản

lý tốt cho các nhà lãnh đạo trong việc xử lý, truyền đạt và sử dụng thông tin Đề thiết

lập một cơ cầu tô chức phù hợp cần phải tuân thủ các nguyên tặc:

- Có sự phân công chức năng, nhiệm vụ và thiết lập sự điều hành, kiểm soát trên

nhưng cũng tránh sự kiểm soát chồng chéo;

- Có sự độc lập tương đối giữa các bộ phận;

ghi số và bảo quản tài san

Thứ tư, chính sách và thông lệ về nhân sự

dụng, thuê mướn, đào tạo, đánh giá, tư vấn, luân chuyển, đề bạt, tiền lương, khen

trình quản lý nên chính sách nhân sự là nhân tố ảnh hưởng rất lớn đến việc thực hiện

viên trình độ chuyên môn cao, đạo đức tốt và đoàn kết gắn bó với nhau thì dù cho các

kém, phẩm chất đạo đức không tốt, đố ky nhau thì dù cho các thủ tục kiểm soát có chặt

chẽ đến đâu, các sai sót, gian lận vẫn xảy ra nhiều và thường xuyên Để có được một đội ngũ công nhân viên tốt, đơn vị phải có chính sách nhân sự rõ ràng, hợp lý, đạt được các mục tiêu công bằng, khuyến khích người có năng lực, có trình độ, có phâm chất tốt

thông qua các công việc cụ thê sau:

- Ban hành hệ thống văn bản thống nhất quy định chỉ tiết việc tuyên dung, dao tao,

liêm chính, hiệu quả;

- Sử dụng “Bản mô tả công việc” quy định rõ yêu câu kiên thức và chât lượng nhân

sự cho từng vi tri trong tô chức

b Quy trình đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro là việc xác định và phân tích các rủi ro liên quan đên việc đạt được

Đối với mọi hoạt động của đơn vị đều có phát sinh những rủi ro và khó có thé kiém soát tất cả Vì vậy, các nhà quản lý phải đánh giá và phân tích những nhân tố ảnh

soát để tối thiểu hóa những tôn thất do các rủi ro này gây ra

Quy trình đánh giá rủi ro như sau:

Xúc định mục tiêu của đơn vị: Mục tiêu là điêu kiện tiên quyết đê đánh giá rủi ro

thực hiện được

Nhận dạng rủi ro: Với mỗi mục tiêu của từng phòng ban, các rủi ro nên được nhận

diện, khi nhận diện rủi ro cần bao quát cả rủi ro bên trong và bên ngoài Rủi ro có thể

tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị (sự đổi mới kỹ thuật, nhu cầu khách hàng

thay đổi, sự cải tiến sản phẩm, chính sách nhà nước ) hay chỉ ảnh hưởng đến từng

hoạt động cụ thể (hoạt động bán hàng, kế toán ) rồi liên quan đến mức độ rộng hơn

Nhà quản lý có thê sử dụng nhiều phương pháp khác nhau: phương tiện dự báo, phân

tích di liệu, rà soát hoạt động thường xuyên Với các doanh nghiệp nhỏ, nhà quản lý có thê tiếp xúc với khách hàng, ngân hàng, các buôi họp nội bộ

Phân tích và đánh giá rủi ro: Đây là công việc khá phức tạp vì rủi ro rất khó định lượng và có rất nhiều phương pháp khác nhau Một quy trình bao gồm: ước lượng tầm

cỡ của rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu, xem xét khả năng gây ra rủi ro và những biện pháp có thê sử dụng đối phó với rủi ro

c Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin

Hệ thống thông tin:

Hệ thống thông tin của một đơn vị có thê được xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ

công hoặc kết hợp cả hai, miễn là bảo đảm các yêu cầu chất lượng của thông tin là thích hợp, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện

Trong hệ thống thông tin thì hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng bao gồm hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị, tổng hợp ghi nhận tất cả các sự kiện kinh tế phát sinh Hai bộ phận này phần lớn sử dụng chung dữ liệu đầu vào nhưng sản phẩm đầu ra khác nhau Kiểm toán viên thường chú ý đến hệ thống thông tin kế toán tài chính

Trao đôi thông tin:

Trao đôi thông tin là quá trình truyền tải thông tin từ người gửi đến người nhận, bao gồm trao đôi thông tin nội bộ và trao đôi thông tin với bên ngoài, đảm bảo:

e ` ˆ + ° a° ° A ~ A ^ + ` ° A A A + `

- Mọi thành viên của đơn vị phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận dây đủ và chính xác các chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ mỗi quan hệ với các thành viên khác và sử

dụng được những phương tiện truyền thông trong đơn vị

- Các thông tin từ bên ngoài cũng phải được tiếp nhận và ghi nhận trung thực, đầy

đủ, để đơn vị có những phản ứng kịp thời

d Hoat động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục đảm bảo quá trình quản lý được thực hiện Hoạt động kiêm soát được xây dựng và áp dụng trong mọi bộ phận mọi cấp

độ tổ chức của một đơn vị nhằm đối phó với những rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị Có những hoạt động kiểm soát chỉ đáp ứng được một mục tiêu cụ

thể, nhưng cũng có những hoạt động kiểm soát đáp ứng được nhiều mục tiêu kiểm soát

Trên cơ sở các hoạt động kiểm soát được xác lập, lãnh đạo doanh nghiệp sẽ ban hành các quy chế quản lý nhằm thực thi các hoạt động kiểm soát Hay nói cách khác hoạt

động kiêm soát được cụ thể hóa bằng các quy định, và các quy định này được hệ thống hóa và tập hợp lại trong các quy chế quản lý của doanh nghiệp Quy chế quản lý là tất

cả các tài liệu do cấp có thâm quyền ban hành và yêu cầu một cá nhân, một nhóm

hành sẽ không có ý nghĩa nếu như không chứa đựng các hoạt động kiểm soát Tuy

nhiên, các quy chế, hoạt động kiểm soát đều được xây dựng theo các nguyên tắc kiêm soát cơ bản là:

Nguyên tắc phân công, phân nhiệm

Nguyên tắc này đòi hỏi công việc và trách nhiệm phải được phân chia rõ ràng cho

nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận trong một tổ chức, nhằm tạo ra sự

chuyên môn hóa trong việc thực hiện công việc, không để cho một cá nhân nắm tắt cả

các khâu của một quy trình nghiệp vụ từ khi phát sinh cho đến khi kết thúc Phân công phân nhiệm rõ ràng được xem là nguyên tắc quan trọng của kiểm soát Bởi vì trên cơ

sở phân công, phân nhiệm rõ ràng mỗi người trong tô chức không những hiệu rõ nhiệm

vụ và trách nhiệm của mình mà còn hiểu rõ nhiệm vụ trách nhiệm của nhau dé phối hợp cùng nhau và kiểm soát lẫn nhau nhằm đạt mục tiêu chung của tô chức Trong một

chê độ nhiêu người làm việc, các sai sót dễ phát hiện hơn và các gian lận khó xảy ra hơn do có sự kiểm tra chéo

Nguyên tặc ty quyên và phê chuẩn

Nguyên tắc này đặt ra do nhà quản lý đơn vị không thể và cũng không nên trực tiếp giải quyết mọi vấn đề trong đơn vị Theo sự ủy quyên của nhà quản lý cấp trên, các cấp dưới được giao quyền quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi

nhất định Cấp trên vẫn phải chịu trách nhiệm về công việc mà mình ủy quyên, và vi

vậy vẫn phải kiểm tra sát sao công việc đã uỷ quyền Quá trình ủy quyền được thực hiện qua nhiều cấp, tạo nên một hệ thông phân chia trách nhiệm và quyền hạn nhưng

vẫn đảm bảo sự thống nhất và tập trung trong toàn đơn vị Phê chuẩn là biêu hiện cụ

thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong một phạm vi quyền hạn được giao Để đảm bảo các mục tiêu kiểm soát thì tất cả các nghiệp vụ phải được phê chuan đúng đăn Sự phê chuẩn này có thê là phê chuẩn chung hoặc phê chuẩn cụ thê Phê chuẩn chung được thực hiện cho nhiều các giao dịch và sự kiện kinh tế, thông qua việc Ban Giám đốc, Ban quản trị xây dựng các chính sách để cấp dưới và nhân viên của tô chức thực thi trong phạm vi giới hạn của chính sách đó Phê chuẩn cu thé được thực hiện đối với từng nghiệp vụ riêng biệt

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm của mỗi nhân viên đối với một số công việc nhằm ngăn ngừa các sai phạm, đặc biệt là các sai phạm cố ý và hành vi lạm

dụng quyền hạn Bất kiêm nhiệm hay còn gọi là sự cách ly thích hợp về trách nhiệm

Cách ly thích hợp về trách nhiệm trong nhiều trường hợp rất có tác dụng trong việc

ngăn ngừa những sai phạm nhất là những sai phạm có ý Đặc biệt trong những trường hợp sau, nguyên tắc bất kiêm nhiệm phải được tôn trọng:

- Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kê toán;

- Bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thực hiện các nghiệp vụ đó;

- Bat kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sô

Các yếu tổ của hoạt động kiểm soát:

- Công tác đối chiếu:

Đối chiếu là việc so sánh với nhau giữa các tập hợp dữ liệu khác nhau, nhận điện và

tìm ra sự khác biệt và có các chỉnh sửa khi cân thiệt đê giải quyêt sự khác biệt Hoạt động kiểm soát này giúp đảm bảo sự chính xác và đầy đủ của nghiệp vụ

- Soát xét lại công việc đã thực hiện

Đây là việc xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách so sánh số thực tế

với số kế hoạch, dự toán, kỳ trước Đơn vị thường xuyên rà soát thì có thê phát hiện

những vấn đề bất thường, để có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch điều chỉnh thích hợp

Việc cấp quản lý xem xét lại các báo cáo, các ghi chép đôi chiêu và các thông tin khác có liên quan cũng là một hoạt động kiểm soát quan trọng

- Kiểm soát vật chất

Các tài sản có tính thanh khoản cao với nhiêu mục đích sử dụng khác nhau, các

chứng từ quan trọng, các thông tin có tính bảo mật cân được bảo quản cân thận Cách phô biến nhất để bảo quản các tài sản này là kiêm soát về mặt vật lý, ngăn chặn những người không có thẩm quyền tiếp cận tài sản Ví dụ: khóa, bảo vệ, thẻ từ

Ngoài ra, việc so sánh, đối chiếu giữa số kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ Điều tra nguyên nhân, qua đó phát hiện những yeu kém tổn tại trong đơn vị Hoạt động này thực hiện cho các loại sô sách và tài sản, kê cả

những ấn chỉ đã được đánh số thứ tự trước nhưng chưa sử dụng, hạn chế các nhân viên không phận sự tiếp cận phần mềm, tài sản của đơn vị

- Kiểm tra hệ thống thông tin

Để thông tin đáng tin cậy thì cần thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiêm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ Quan trọng nhất đó là kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách và việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ đúng

~

đăn

Yêu cầu đối với hệ thống KSNB về hệ thống thông tin phụ thuộc vào tính then chốt

tính bảo mật của thông tin, mức độ phức tạp của các ứng dụng có trên hệ thống

Là quy trình đánh giá hiệu quả hoạt động của KSNB trong từng giai đoạn Bao gồm việc đánh giá tính hiệu quả của các kiểm soát một cách kịp thời và tiền hành các biện pháp khắc phục cần thiết

¡) Giám sát thường xuyên: diễn ra ngay trong quá trình hoạt động, thông qua các hoạt động quản lý và giám sát do các nhà quản lý và các nhân viên thực hiện trong

KSNB, các doanh nghiệp cần dựa vào các nguyên tắc bô sung sau:

Nguyên tắc toàn diện: Toàn bộ các hoạt động trong đơn vị đều được kiểm soát bởi KSNB, cho dù đó không phải lĩnh vực hoạt động chính của đơn vỊ

Nguyên tắc “4 mắt”: Mọi hoạt động phải được qua kiểm soát bởi ít nhất là hai người

hay còn gọi là nguyên tắc kiêm tra chéo

Nguyên tắc cân nhắc lợi ích, chỉ phí: Một thủ tục kiểm soát chỉ được thiết kế, vận

hành nếu chi phí của nó nhỏ hơn lợi ích mà nó mang lại Do vậy, KSNB phải định

lượng được những vùng có rủi ro cao hơn để tăng cường kiểm soát tại đó

Chứng từ và sổ sách kế toán đây đủ: Chứng từ và số sách là những công cụ, hình

thức mà trên đó các nghiệp vụ kinh tế được phản ánh và tông hợp Đây cũng là một dấu

vệt kiêm soát quan trọng cho việc kiêm tra và đánh giá các thủ tục kiêm soát

Bảo vệ tài sản vật chát và số sách: Tài sản có thê được bảo vệ tôt thông qua hạn chê

việc tiếp cận tài sản băng cách: xây dựng két an toàn cho các loại tài sản như tiên, các

chứng từ có giá, số sách, sử dụng các thiết bị bảo vệ, tổ chức kiểm kê định kỳ

Kiểm tra độc lập: Tiễn hành kiểm tra độc lập, riêng rẽ từng khách thể trong quá trình KSNB Kiểm tra độc lập với mục đích tạo ra môi trường khách quan, trung thực

Phân tích rà soát: Cần tiễn hành thủ tục phân tích, so sánh giữa hai số liệu từ những nguồn gốc khác nhau Tất cả mọi khác biệt đều phải được phân tích làm rõ theo từng

chỉ tiêu cụ thể Tác dụng của nguyên tắc này là giúp mau chóng phát hiện gian lận, sai

sót hoặc các biến động bắt thường để kịp thời đối phó, xử lý

1.1.4 Những hạn chế vốn có của KSNB

KSNB dù hiệu quả đên mức nào, cũng chỉ có thê cung câp cho đơn vị một sự đảm bảo hợp lý đề đạt được mục tiêu lập và trình bày báo cáo tài chính của don vi, do la han chế cố hữu của hệ thống KSNB, như: do sự yếu kém về năng lực, trình độ chuyên môn trong việc xây dựng các quy định, chính sách, thủ tục kiểm soát không phù hợp; Phần lớn các thủ tục KSNB thường được thiết lập tập trung cho các sai phạm dự kiến, vì thế thường bỏ qua các sai phạm đột xuất hay bất thường: Sai phạm của nhân viên xảy ra do thiểu thận trọng sai lâm trong xét đoán, hoặc hiệu sai hướng dân của câp trên; Kiêm

soát có thể bị vô hiệu hóa do sự thông đồng của hai hay nhiều người hoặc bị Ban Giám đốc khống chế; Do có sự biến động tình hình, các thủ tục kiểm soát có khả năng không còn thích hợp và do đó không còn được áp dụng; Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong quản lý là chỉ phí cho việc thiết lập và vận hành các chính sách, thủ tục kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi Nhà quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các

tục kiểm soát có thê không được áp dụng

1.2 KIỀM SOÁT NỘI BỘ DOI VOI CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN

1.2.1 Đặc điểm, chức năng của chu trình bán hang và thu tiền

a Đặc điêm của chu trình bán hàng, thu tiên

Đối với một doanh nghiệp sản xuất, quá trình sản xuất kinh doanh đang tồn tai và hoạt động Theo cách nhìn nhận của các nhà quản lý trên góc độ tài chính, quá trình này bao gồm chuỗi các công việc nối tiếp lặp đi lặp lại tạo thành những chu kỳ nghiệp

bằng cách huy động vốn thường dưới dạng tiền mặt (chu trình huy động vốn và hoàn

trình mua vào và thanh toán), thuê mướn lao động cho sản xuất (chu trình tiền lương và

lao động) Qua quá trình sản xuất, thành phâm được sản xuất ra, được lưu kho (chu

(chu trình bán hàng và thu tiền) Chu trình bán hàng và thu tiền có thể được coi một

cách tương đối là giai đoạn cuối cùng hoàn thành một vòng tuần hoàn vốn, tiền nhờ đó

Chu trình này bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết cho sự chuyền nhượng

tiền là việc thực hiện giá trị sản phẩm, doanh nghiệp phải chuyên giao hàng hóa, sản

phẩm, được khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán Vì vậy nói chung nó bắt đầu bằng một đơn đặt hàng (hoặc yêu cầu mua hàng) của khách hàng và chấm dứt bằng

một sự chuyên đổi hàng hóa, dịch vụ thành các nghiệp vụ phải thu và thu tiền Chu

trình bán hàng thu tiền là một giai đoạn quan trọng của chu trình sản xuất kinh doanh,

nó đánh giá hiệu quả của giai đoạn trước đó và hiệu quả của toàn bộ hoạt động của

doanh nghiệp

b Chức năng của chu trình bán hàng, bán hàng và thu tiền

Bán hàng là một quá trình có mục đích thống nhất song phương thức thực hiện mục đích đa dạng Chu trình bán hàng, bán hàng thu tiền gồm các chức năng chính sau:

- Nhận và xử lý đơn đặt hàng của người mua:

Việc xử lý đơn đặt hàng của khách hàng do bộ phận kinh doanh thực hiện Khi nhận được đơn đặt hàng, bộ phận này sẽ xem xét nhu cầu của khách hàng về số lượng, chất lượng, chủng loại, thời hạn đồng thời xem xét khả năng của doanh nghiệp có đáp ứng được đơn đặt hàng không từ đó quyết định có chấp nhận đơn đặt hàng hay không

- Gửi hóa đơn tính tiền cho người mua và ghỉ rõ nghiệp vụ bán hàng:

Công việc này thuộc trách nhiệm của bộ phận kế toán

Lập và gửi hóa đơn: Kế toán căn cứ số lượng hàng hóa đã gửi đi (hoặc chuyền

giao), dịch vụ cung cấp và giá bán đã được cấp có thâm quyền phê chuẩn để lập hóa

đơn rồi gửi cho khách hàng

HỌC VIÊN NGÂN HÀNG TRUNG TAM THONG TIN - THƯ VIÊN

Ghi số: Ghi số đúng đắn doanh thu, vào Nhật ký bán hàng, sổ cái, số chỉ tiết các tai

khoản doanh thu, phải thu khách hàng

- Xử lý và ghi số các khoản thu tiền:

Bộ phận kế toán sẽ đảm nhiệm việc xử lý và ghi sô các khoản tiên nhăm ngăn chặn khả năng tiền bị mất cắp Đối với tiên mặt, kê toán ghi đây đủ vào sô nhật ký thu tiên,

nhật ký kiêm báo cáo quỹ và các sô chỉ tiệt tiên mặt Đôi với tiên gửi ngân hàng việc gửi tiền hoặc thu tiền phải đúng số lượng phát sinh đúng lúc

`

- Xử lý và ghi số các khoản giảm giá, doanh thu hàng bán bị trả lại:

Việc này do bộ phận kế toán thực hiện hoặc cộng tác với bộ phận kinh doanh Kế toán phải căn cứ vào các chứng từ thông báo châp nhận của doanh nghiệp, các chứng

từ gốc có liên quan dé ghi sô chính xác và nhanh chóng

- Dự phòng nợ khó đòi:

Trước khi khóa sổ kế toán và chuẩn bị lập BCTC, doanh nghiệp phải tiến hành đánh

giá các khoản phải thu có khả năng không thu hồi được, lập dự phòng các khoản này và tính vào chỉ phí hoạt động của doanh nghiệp Việc lập dự phòng này được kế toán căn

cứ vào chính sách của doanh nghiệp, của Nhà nước cũng như phân tích thực tiễn về khả năng thanh toán cho khách hàng nhằm để phòng những tổn thất khi có rủi ro xảy

ra, hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh của một kỳ kế toán

- Tham định và xóa sô các khoản phải thu không thu được:

Trong niên độ, những khách hàng đã thực sự mắt khả năng thanh toán, doanh nghiệp phải lập bảng kê hoặc báo cáo đề xuất xóa bỏ các khoản nợ khỏi các khoản nợ phải thu

đề trình cấp có thâm quyền phê duyệt Bộ phận kế toán căn cứ vào đó hạch toán nợ phải thu khó đòi cho đúng

1.2.2 Kiếm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền

a Các rủi ro, sai phạm thường gặp trong chu trình bán hàng thu tiền

Chấp nhận đơn hàng nhưng không được phê duyệt hoặc không có khả năng cung ứng

Người không có thâm quyền lại ký xét duyệt giảm giá chiết khấu

Bán hàng nhưng không thu được tiền, giao hàng nhầm số lượng quy cách, chủng loại

hay bị thất thoát trong quá trình giao

Bán hàng không lập hóa đơn hoặc lập hóa đơn sai và ghi sai niên độ về doanh thu và phải thu khách hàng

Tiền bán hàng bị lạm dụng hay không ghi nhận

Các nghiệp vụ bán hàng không được ghi chép đầy đủ dẫn đến phản ánh thiếu doanh

thu và các khoản phải thu khách hàng

b Kiềm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng thu tiền

Trong chu trình bán hàng thu tiền, việc kiểm soát từng khâu, từng nghiệp vụ nhằm ngăn ngừa và phát hiện các sai phạm, rủi ro xảy ra là việc hết sức quan trọng Trong nghiệp vụ bán hàng đối với những phương thức giao dịch, thanh toán khác nhau cũng

như điều kiện hợp đồng khác nhau thì quy trình xử lý công việc cũng khác nhau Song

chung nhất, chu trình bán hàng thu tiền có thể được cụ thê hóa thành các khâu xử lý công việc và quy trình kiêm soát nội bộ tương ứng:

*Nhận và xử lý đơn đặt hàng: Quá trình bán hàng thu tiền thường được bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của khách hàng thông qua đơn đặt hàng Về mặt pháp lý, đây có thé

xem là một đề nghị sẵn sàng mua hàng hóa theo những điều kiện xác định Doanh

nghiệp phải thiết lập cơ chế kiểm tra, kiểm soát dé theo dõi, giám sát như sau:

- Sự đồng bộ về số sách: Đòi hỏi hệ thống kế toán từ chứng từ đến sô sách phải kiêm soát được tối đa các nghiệp vụ bán hàng

- Đánh số thứ tự các chứng từ: Sử dụng chứng từ có đánh số trước theo thứ tự liên tục có tác dụng dé phòng được việc bỏ sót, gian lận vừa tránh được việc trùng lắp các khoản thu, các khoản ghi số với khách hàng

*Chuyén giao hàng hóa: Khi xuất hàng vận chuyển cho khách thì cần phải có sự

kiểm tra của các nhân viên có liên quan và của người nhận

*Lập hóa đơn và ghi số nghiệp vụ bán hàng: Hóa đơn vừa là phương thức chỉ rõ

khách hàng và số tiền họ phải trả và thời hạn thanh toán, vừa là căn cứ để ghi số Nhật

ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu Trước khi hóa đơn được gửi cho khách

hàng cần kiểm tra lại số liệu trên hóa đơn Tổng cộng hóa đơn phát hành hàng ngày sẽ

được ghi vào tài khoản tông liợp trên số cái Từng hóa đơn được sử dụng để ghi vào tài khoản chỉ tiết giúp theo dõi công nợ phải thu của từng khách hàng

*Xử lý và ghi số các khoản thu tiền: Sau khi hóa đơn đã được lập và hàng hóa đã xuất giao cho khách hàng thì tiến hành thu tiền và theo dõi nợ phải thu đối với từng

khách hàng chưa thanh toán Đối với những nghiệp vụ thu tiền mặt thì các chứng từ

phải được đánh số trước theo thứ tự đẻ tránh tình trạng viết phiếu thu cho khách hàng song người thu tiền biển thủ, đông thời tránh được việc trùng lắp trong việc lập phiếu

thu Đối với những nghiệp vụ thu tiền qua chuyền khoản thì kế toán phải theo dõi, hạch

toán đầy đủ, kịp thời theo giấy báo có của ngân hàng, cuối kỳ đối chiếu với số dư của ngân hàng

*Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu: Nếu khách hàng không hài lòng về

số hàng nhận được do sai quy cách hay kém chất lượng, họ có thê gửi trả cho doanh nghiệp Vì thế doanh nghiệp cần có bộ phận chịu trách nhiệm về xét duyệt, tiếp nhận

cũng như khẩu trừ các khoản công nợ có liên quan Đối với các khoản giảm giá hàng

, +A A 2? z A A + xo A A

ban, chiét khau phai cé sy phé chuan cla ngudi co tham quyen

*Lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi: Đề đảm bảo nguyên tắc thận trọng

cáo tài chính, đơn vị phải tiến hành đánh giá các khoản phải thu không có khả năng thu

hồi và tiến hành lập dự phòng cho các khoản phải thu này, như vậy mới có thể đề

phòng được những tồn thất khi có rủi ro xảy ra, hạn chế những biến động về kết quả kinh doanh của kỳ kế toán

số phải được thực hiện theo đúng nguyên tắc và chế độ kế toán hiện hành

KET LUAN CHUONG 1

biết tình hình thực hiện cũng như kết quả đạt được trong quá trình sử dụng chính sách

đơn vị mình

Và chương 1 của luận văn đã hệ thống hóa lý luận về KSNB chu trình bán hàng và

thu tiền trong doanh nghiệp để làm cơ sở quan trọng dé đánh giá đối chiếu và phân tích với thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty TNHH Pico Hà Nội ở chương 2, từ đó luận văn đưa ra những giải pháp để tăng cường KSNB chu trình bán

hàng và thu tiền tại công ty TNHH Pico Hà Nội

CHƯƠNG 2: THỰC TRANG KIEM SOAT NOI BO DOI VOI CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN TAI CONG TY TNHH PICO

2.1 GIOI THIEU CHUNG VE CONG TY TNHH PICO

2.1.1 Khai quat qua trinh hinh thanh va phat trien

a Khái quát về công ty

Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH PICO HÀ NỘI

Tên giao dịch quốc tế: PICO HA NOI LIMITED

Tên giao dịch viết tắt: PICO HÀ NỘI LTD

Trụ sở: số 561 Kim Mã, phường Ngọc Khánh, quận Ba Đình, Hà Nội

Điện thoại: (+84-4)37711386

Website: vn.pico.com

Email: hanoi.info@vn.pico.com

b Qua trinh hinh thanh va phat triển

Công ty Pieo Hà Nội là chỉ nhánh của Tập doan Pico Global, một Tập đoàn quảng cáo đa quốc gia với trụ sở chính đặt tại Hongkong và 40 chỉ nhánh đặt tại các quốc gia trên toàn thể giới trải dài từ châu A, chau Phi, Uc, Chau Au, Trung Dong, Bac va Nam

Mỹ Được thành lập và đi vào hoạt động từ năm 1994 tại Việt Nam, công ty luôn đi tiên phong trong lĩnh vực trang trí, thiết kế và dàn dựng gian hàng trién lam

Là công ty hàng dau trong lĩnh vực quảng cáo và tổ chức triển lãm luôn nỗ lực đóng góp giúp cho lĩnh vực quảng cáo và triên lãm ngày càng phát triên một cách chuyên nghiệp và hoàn hảo hơn tại Hà Nội cũng như trên toàn Việt Nam

Xuất phát điểm dựa trên nền tảng tô chức triển lãm, trải qua hơn 40 năm xây dựng

và phát triển, công ty cũng đã thành công trong việc mở rộng lĩnh vực hoạt động sang

các lĩnh vực liên quan:

- Phân tích doanh nghiệp, tư vấn và thiết kế, thực hiện chiến lược Marketing và phát triên kinh doanh

- Thiết kế và thi công trang trí nội thất

- Thiết kế, dàn dựng và thi công gian hàng triển lãm đăng cấp quốc tế

2.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh

Lĩnh vực hoạt động chính của công ty:

- Thiết kế và thi công trang trí nội thất nhà ở, văn phòng, showroom

- Thiết kế, dàn dựng và thi công gian hàng triển lãm cho các hãng nỗi tiếng như

Panasonic, LG, Samsung, Yamaha

Đối tượng thiết kế, thi công có khối lượng, giá trị lớn, thời gian thi công khá dài: việc thiết kế, thi công được diễn ra tại phòng làm việc và tại xưởng: sản phẩm tạo ra

được cung cấp cho khách hàng dựa trên đơn đặt hàng chứ không nhập kho như các sản

phẩm thông thường khác Quá trình thiết kế thi công bao gồm nhiều giai đoạn, có thể tóm tắt quy trình hoạt động của công ty như sau:

Sơ đồ 2.1: Quy trình hoạt động của công ty TNHH Pico Hà Nội

Sau khi công ty nhận được đơn đặt hàng từ phía khách hàng, nhân viên của công ty

sẽ đến thảo luận, tìm hiểu thông tin cũng như các yêu cầu cụ thể của khách hàng Sau

đó, công ty sẽ tiền hành khảo sát hiện trạng, đo đạc các thông SỐ kỹ thuật chuẩn bị cho việc thiết kê

Trong giai đoạn thiết kế, đầu tiên các kiến trúc sư cần phác họa bản thiết kế sơ bộ dé tìm phong cách chủ đạo, không gian tông thể Từ đó đưa ra bản thiết kế chỉ tiết về vật liệu, màu sắc, trang trí, thâm mỹ

Sau khi bản thiết kế được hoàn thành và được khách hàng đồng ý, công ty mới tiếp tục thực hiện giai đoạn tiếp theo đó là tiến hành thi công và lắp đặt Sản phẩm hoàn

thành sẽ được vận chuyền giao cho khách hàng Dựa vào điều khoản thanh toán trên

hợp đồng, khách hàng sẽ chuyên khoản thanh toán cho công ty

Có thể thấy quy trình hoạt động của công ty cũng không quá phức tạp, nhưng đòi hỏi

phải được thực hiện một cách chính xác, đúng trình tự

Đặc điểm bán hàng và thanh toán tại cong ty

*Dac diém ban hang

- Hoạt động bán hàng được thực hiện theo từng dự án, hợp đông

- Hàng hóa, dịch vụ cung cấp chủ yếu là các sản phẩm nội thất như bàn, ghé, tủ,

vách ngăn, cửa kính, được dùng cho nhà ở, văn phòng, showroom

- Quy trình bán hàng của công ty như sau:

+ Khảo sát hiện trạng sau đó lên kế hoạch thiết kế theo nhu cầu, ý tưởng của khách

hàng Ngoài ra, các kiến trúc sư sẽ tư vấn giúp khách hàng về phong cách thiết kế, bố

trí không gian tối ưu, lựa chọn thiết bị vật liệu phù hợp

+ Các vật liệu chủ yếu (kính, gỗ, đá ) được công ty mua và vận chuyển tới xưởng thi công tại Cầu Diễn để tiến hành thi công, lắp đặt Vật liệu được mua dựa trên tiễn độ

dự án, tránh ứ đọng vốn cũng như tránh thiếu hụt vật liệu làm gián đoạn công việc + Bàn giao và thanh lý hợp đồng với khách hàng Hoạt động cung cấp và hoàn thiện dịch vụ diễn ra ở nhiều nơi trên địa bàn rộng nên khó kiểm soát trong quá trình vận chuyền

we +A +A

*Dac diém thu tién:

Hoạt động thanh lý hợp đồng, thu tiền thường có giá trị lớn, chiếm tỷ trọng rất lớn trong toàn bộ hoạt động của công ty, vì vậy hình thức thanh toán thường là chuyên khoản, thanh toán qua ngân hàng

VA THU TIEN TAI CONG TY TNHH PICO HA NOI

2.2.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế và vận hành KSNB Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động đến ý thức của mọi người trong đơn vị là nền tảng cho các bộ phận khác trong KSNB

Tính chính trực và giá trị đạo đức thể hiện ở sự minh bạch, công bằng trong mọi hoạt động bên trong cũng như trong quan hệ với các đối tác bên ngoài Công ty đã xây dựng được một hệ thống những quy định, quy tắc rõ ràng và được áp dụng công băng cho tất

cả từ cấp lãnh đạo cũng như mọi nhân viên; thiết lập ra các chính sách và quy trình nghiêm ngặt để tạo ra tính tuân thủ đồng thời khuyến khích nhân viên thực hiện Hệ thống quy chế, quy định được xây dựng đồng bộ đồng thời kiểm soát các hoạt động thiết kế, thi công

Ngoài ra, các lãnh đạo cũng như các nhân viên trong công ty đã tạo ra một văn hóa doanh nghiệp giàu tính chính trực và đạo đức ứng xử đối với khách hàng cũng như nhà cung cấp Chính sự công bằng, tính trách nhiệm trong công việc cũng như việc ứng xử của các thành viên trong công ty đã hình thành nên một môi trường làm việc lành mạnh

và thân thiện, thiết lập ra các giá trị đạo đức đảm bảo mọi nhân viên luôn làm điều đúng đắn

b Đặc thù quản lý

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, lãnh đạo công ty luôn ý thức việc nâng cao hơn nữa chất lượng trong mỗi lĩnh vực, phát triển lành mạnh, bền vững, luôn thiết kế

và thi công những sản phẩm đáp ứng theo đúng yêu cầu của khách hàng với sứ mệnh

“Trở thành đối tác được khách hàng lựa chọn thông qua việc cung cấp các giải pháp

báo còn khó khăn, từ đó có sự điều chỉnh các chỉ tiêu kinh doanh của công ty một cách

phù hợp đảm bảo khả năng thực hiện và hoàn thành trong những nỗ lực cao nhất Việc

đặt ra chỉ tiêu phù hợp với điều kiện thực tế và năng lực của công ty đã góp phần làm giảm áp lực cho công nhân viên trong công ty khi thực hiện nhiệm vụ và giảm thiều các rủi ro của doanh nghiệp

Ngoài ra, công ty cũng rất quan tâm tới các vấn đề liên quan đến trách nhiệm xã hội với sự tập trung vào cộng đồng, môi trường và nhân viên Công ty tham gia các hoạt

động cộng, đồng một cách mạnh mẽ từ việc tham gia vào các tô chức từ thiện, cứu trợ

thiên tai Các nhà lãnh đạo có tầm nhìn xa, nuôi dưỡng nhân tài, giúp họ phát triển với những mục tiêu kế hoạch thăng tiến nghề nghiệp rõ ràng

ce Chinh sach nhan sự và năng luc lam việc của nhân viên

Với đặc điểm là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thiết kế, thi công, các nhân viên trong công ty đòi hỏi phải có trình độ nhất định Công ty đã đào tạo xây dựng đội ngũ kỹ sư có trình độ chuyên môn cao, đội ngũ thi công kỹ thuật lành nghề để

có thể thực hiện những dự án lớn, nhỏ khác nhau Với những vị trí cấp cao đòi hỏi có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm dày dặn đẻ có thể đưa ra những kế hoạch công việc

viên tại khối văn phòng thường được ký hợp đồng lao động dài hạn Lực lượng lao động tại xưởng thi công ngoài đội trưởng được ký hợp đồng dài hạn, còn lại chủ yếu là lao động thuê ngoài theo hợp đồng thuê khoán thời vụ Việc sử dụng lao động thuê ngoài theo thời vụ có ưu điểm là tiết giảm đáng kể chi phí nhân công trong thời gian

dừng, chờ việc, giảm chi phí luân chuyên nhân công theo dự án, tuy nhiên mặt trái của

nó là lao động không ồn định, ý thức kỷ luật lao động thấp, công tác quản lý lao động đào tạo lao động gặp khó khăn

Về tiền lương và chế độ phúc lợi, công ty đã duy trì được quy chế trả lương công

khai mỉnh bạch theo kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị cũng như vị trí và mức

độ hoàn thành nhiệm vụ của mỗi người lao động Nhân viên tại khối văn phòng ngoài hưởng lương thời gian còn được hưởng lương năng suất Lương năng suất đã động viên, khích lệ người lao động nỗ lực hoàn thành các công việc được giao ở mức độ cao nhất, góp phần vào hiệu quả kinh doanh chung của đơn vị Đối với lực lượng lao động

làm việc tại đội thi công hình thức trả lương hiện nay chủ yếu là lương khoán theo hợp

đồng thuê khoán thời vụ do đội trưởng chủ động thỏa thuận với người lao động Hình

thức trả lương này đem lại sự chủ động, linh hoạt cho đội thi công trong việc thuê mướn, sử dụng lao động, tuy nhiên cũng tạo ra không ít khó khăn trong công tác kiểm soát chỉ phí nhân công Bên cạnh đó, công ty luôn tạo điều kiện làm việc tốt nhất có thé, tôn trọng, quan tâm đến từng nhân viên, chăm lo đời sống vật chất và tỉnh thần, có chính sách khen thưởng đúng đăn và phù hợp

L

- Hội đông quản trị

Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý của công ty, quản trị công ty theo điều lệ và

pháp luật, quyết định chiến lược phát triển, các phương án đầu tư của công ty: có quyền bô nhiệm, miền nhiệm đôi với các thành viên trong ban Giám đôc; quyêt định

mức lương và các lợi ích khác cho các thành viên ở trên; quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty, quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác

- Ban Giám đốc

Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty

Ban giám đốc điều hành và chịu trách nhiệm về mọi mặt trong hoạt động kinh doanh của công ty; xây dựng và trình trước Hội đồng quản trị các kế hoạch dài hạn và ngắn hạn; điều hành công ty đạt được các mục tiêu cuối cùng, giải quyết công việc hàng ngày của công ty

- Ban Kiểm soát

Ban kiêm soát là cơ quan có chức năng hoạt động độc lập với Hội đông quản trị và Ban Giám đôc, có nhiệm vụ giám sát mọi hoạt động kinh doanh của công ty Ban kiểm soát của công ty có 03 thành viên

- Phòng kinh doanh

Lập các kế hoạch kinh doanh và triển khai thực hiện

Cập nhật thông tin thường xuyên với khách hàng Ban giám đốc, để có phương hướng thực hiện các dự án

Tìm kiếm khách hàng, tham mưu cho Ban giám đốc, nhằm tạo điều kiện thuận lợi

cho nhân viên dự án và mở rộng thị trường của công ty

- Phòng kế toán

Thực hiện các công việc liên quan đên nghiệp vụ kê toán, tài chính của công ty theo

các quy định hiện hành của Nhà nước

Tổng hợp các thông tin thành các báo cáo kê toán đáp ứng yêu cầu của người ra các quyết định

- Phòng thiết kế

Thực hiện các công việc liên quan đến thiết kế các sản phẩm theo yêu cầu của

khách hàng, yêu cầu của công ty, trình Giám đốc phê duyệt các sản phẩm thiết kế trước khi cung cấp cho khách hàng

Chịu trách nhiệm trước ban Giám đốc và khách hàng về kết quả và sản phẩm thiết

,

ke

- Phòng nhân sự

Thực hiện chức năng chủ yếu là quản lý công tác tổ chức cán bộ, bộ máy sản xuất

Đào tạo và tuyên dụng lao độnø, thực hiện công tác quản trị văn phòng đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ kinh doanh

- Đội sản xuất

Lập kế hoạch, mua vật tư, trực tiếp thi công các bản thiết kế; quản lý nhân công và các thiết bị sản xuất

2.2.2 Quy trình đánh giá rủi ro

Rủi ro là khả năng một sự kiện sẽ xảy ra và ảnh hưởng bất lợi đên việc hoàn thành

các mục tiêu của đơn vị Điều kiện tiên quyết để nhận diện các loại rủi ro trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty là xác định các mục tiêu Một sự kiện có thể trở thành một rủi ro quan trọng đối với tô chức hay không sẽ phụ thuộc vào mức độ tác động tiêu cực của nó tới mục tiêu của đơn vị

Công ty xác định mục tiêu: Mục tiêu tổng thể công ty được xác định ngay từ khi

công ty được thành lập và được duy trì xuyên suốt trong quá trình hoạt động của công

ty, đó là không ngừng nâng cấp và cải thiện khả năng, phan đấu để vượt qua mong đợi

của khách hang, cu thé dam bao về chất lượng thiết kế, tiến độ thi công, giá thành và

thâm mỹ Trên cơ sở mục tiêu tổng thẻ, trong các giai đoạn ngắn hạn và trung hạn trên

cơ sở các đánh giá kết quả thực hiện và dự báo các yeu tố thuận lợi, khó khăn có thê

kinh doanh

mục tiêu của công ty đối với quy trình bán hàng và thu tiền được xác định:

Thứ nhất, rủi ro kinh doanh:

Rui ro về nhận đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận mà có những điều

cấp Người không có nhiệm vụ nhận đơn đặt hàng lại nhận

dẫn đến công ty bị thiệt hại do những chỉ phí đó gây ra Rủi ro giao hàng cũng có thê là

ứng được dẫn đến không thể giao hàng đúng thời hạn như đã cam kết với khách hàng

Cụ thê:

- Chất lượng thiết kế, thi công kém, không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng do

không chặt chẽ

chậm trễ gián đoạn từ việc cung cấp vật liệu, thiết bị, dụng cụ kém chất lượng Từ đó

dẫn đến tăng chi phi do chậm tiến độ: bồi thường trong việc thiết kế thi công không

+ cA A , , x ~ ° A A °? + , A & Ầ `

đúng tiêu chuân, kích thước, mẫu mã: biến động giá cả các yêu tô đâu vào

Rủi ro về thu tiền: Vốn bị ứ đọng do hàng tồn kho cao hoặc bị chiếm dụng do khách hàng nợ tiền hoặc các đối tác không có khả năng trả nợ dẫn đến công ty không có đủ

tiên đề tiếp tục hoạt động kinh doanh hay thanh toán các khoản nợ phải trả Rủi ro về

thu tiền cũng có thể xảy ra khi kế toán không theo dõi, nhập số liệu, ghi sổ hoặc ghi chậm sô tiên mà khách hàng đã trả

Thứ hai, rủi ro chỉ phí vật liệu, thiết bị đầu vào

Mục tiêu quản lý của công ty trong hoạt động thiết kế, thi công là chất lượng và tiến

độ thi công đảm bảo nhưng chỉ phí cấu thành nên giá thành dự án phải thấp nhất Tuy nhiên, trong các khoản mục chỉ phí thì chi phí vật liệu trực tiếp là khoản mục chỉ phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong giá thành Mục tiêu kiểm soát đối với chỉ phí vật liệu trực tiếp được đặt ra ở cả phương diện tổ chức và phương diện kế toán 6 phương diện tổ

chức là: cung cấp nguyên liệu vật liệu phục vụ thi công đảm bảo đúng chủng loại, chất

lượng, và đúng tiền độ: giá mua nguyên liệu vật liệu hợp lý, ôn định; vật liệu được bảo quản an toàn, không bị mất mát, hư hỏng; vật liệu được đưa vào thi công đúng định

mức, không bị bớt xén, tráo đổi, kê khống, lãng phí Ở phương diện kế toán là: chứng

từ kế toán phản ánh quá trình mua, nhập, xuất kho, kiểm kê, đánh giá nguyên liệu vật liệu được tập hợp đây đủ, kịp thời, số kế toán nguyên liệu vật liệu và chỉ phí vật liệu trực tiếp được mở chỉ tiết theo từng loại vật liệu và chỉ tiết theo từng hạng mục, từng

dự án, chi phí vật liệu được tập hợp đầy đủ trong giá thành Tuy nhiên, do đặc điểm của ngành thiết kế thi công nội thất và quá trình tổ chức sản xuất đã phát sinh rất nhiều các

nhân tố gây nên các rủi ro đối với chỉ phí vật liệu trực tiếp, khiến cho các mục tiêu

kiểm soát đối với chỉ phí vật liệu trực tiếp không đạt được, đó là:

- Số lượng, chủng loại xuất sử dụng hàng ngày khá lớn nên công tác theo dõi, kiểm

đếm, nhập lại vật liệu dư thừa gặp nhiều khó khăn giá trị vật liệu sử dụng không hết

vào dự án (thực tế kế toán đã hạch toán vào giá trị dự án) hầu như không được xác định

đê làm căn cứ cho kê toán ghi giảm giá trị dự án

- Công ty tổ chức thi công chủ yếu dưới hình thức giao khoán cho xưởng thi công thực hiện Do không có nhân viên kế toán làm VIỆC trực tiếp tại xưởng nên việc hạch toán ban đầu đối với các khoản chỉ phí nói chung và chỉ phí vật liệu trực tiếp nói riêng

có thê không đầy đủ, chứng từ bị hư hỏng, thất lạc, luân chuyên chứng từ kế toán về

phòng kế toán công ty để ghi số và lập báo cáo không kịp thời, nguyên vật liệu sử dụng không hết khi hạng mục dự án được nghiệm thu không được thu hồi và loại trừ ra khỏi giá thành

Thứ ba, rủi ro ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán

Công việc kế toán của công ty được thực hiện trên phần mềm kế toán nhưng hoàn toàn không có sự khai thác, chia sẻ dữ liệu với hệ thống máy tính của các phòng ban

khác trong đơn vị Việc sử dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán mang lại cho

công ty cả những tiện ích và những nguy cơ có thể xảy ra rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu đảm bảo độ tin cậy của BCTC Các rủi ro đó là:

- Có thê sai sót về đói tượng hạch toán (tài khoản, mã khách hàng ), sai sót về số liệu (nhập sai s6, ), hoặc nhập trùng hay bỏ sót nghiệp vụ Đây cũng có thẻ là hành

vi gian lận khi cố tình nhập sai, trùng lắp hay bỏ sót nghiệp vụ Khác với môi trường

thủ công, các rủi ro sai sót hoặc gian lận này có thể không được phát hiện sớm vì máy

tính tự động xử lý mà không xét đến tính hợp lý của nghiệp vụ

- Nhân viên có thê truy cập và can thiệp trái phép vào quá trình xử lý của máy tính

đề thay đổi số liệu thực hiện các ý đồ gian lận của mình nếu việc phân quyền không

được thực hiện triệt để: một cá nhân thực hiện xuyên suốt một quy trình mà lẽ ra họ không được kiêm nhiệm; quá trình xử lý thông tin thiếu rõ ràng do số liệu được tự

động xử lý, hệ thông hóa theo chương trình; thiếu tính rõ ràng của dấu vết kiểm soát