CHƯƠNG 7 CÁC KỸ THUẬT VÀ CÔNG CỤ QUẢN LÝ CHẤTLƯỢNG 7.1 Kiểm soát quá trình bằng thống kê – SPC Một trong những nguyên tắc của quản lý chất lượng là khi đánh giá hay ra quyết địnhbất kỳ
Bảy công cụ thống kê cơ bản ( Seven Basic Quality)
7 công cụ quản lý chất lượng bao gồm:
Check sheets – Phiếu kiểm soát
Cause and Effect Diagram – Biểu đồ nhân quả
Pareto analysis – Biểu đồ Pareto
Histogram – Biểu đồ mật độ phân phối
Scatter Diagram – Biểu đồ phân tán
Control Chart – Biểu đồ kiểm soát
Check sheets – Phiếu kiểm soát
7.1.2.1 Biểu đồ tiến trình (Flow Chart)
Biểu đồ ma trận là công cụ trực quan hóa quá trình, sử dụng ký hiệu kỹ thuật và hình ảnh để cung cấp cái nhìn tổng quát về các đầu ra và dòng chảy của quá trình Nó giúp người dùng hiểu rõ hơn về quy trình làm việc, từ đó dễ dàng phát hiện các cơ hội cải tiến và tối ưu hóa hiệu suất.
Biểu đồ tiến trình được xây dựng với các ký hiệu nhận biết
Những ký hiệu thường sử dụng:
Nhóm 1 : - Dạng biểu đồ tổng quát
Biểu đồ tiến trình tổng quát là công cụ hữu ích để mô tả và hướng dẫn thực hiện các quy trình Nó giúp xác định rõ điểm xuất phát và điểm kết thúc của quá trình, cung cấp thông tin cần thiết để người dùng hiểu và thực hiện một cách hiệu quả.
Mỗi bước quá trình nguyên công mô tả một hoạt động hữu quan.
Mỗi điểm mà quá trình chia thành nhiều nhánh do một quyết định. Đường về mũi tên nối liền các ký hiệu thể hiện chiều hướng tiến trình.
Ký hiệu nối trang ( được sử dụng khi biểu đồ quá dài không thể trình bày trong 1 trang hồ sơ)
Nhóm 2- Dạng biểu đồ chi tiết
Lưu kho: thể hiện sự lưu kho có kiểm soát như là xếp hồ sơ ( điều đó không phải là chậm trễ)
Thanh tra: thể hiện một sự kiểm tra về chất lượng hoặc số lượng.
Vận chuyển: thể hiện sự chuyển động của người, vật liệu, giấy tờ, thông tin,
Chậm trễ, trì hoãn: thể hiện một sự lưu kho tạm thời do chậm trễ, trì hoãn và sự tạm ngừng của các nguyên công nối tiếp nhau.
Nguyên công: thể hiện những bước chủ yếu của một quá trình ( thao tác). b Tác dụng
Bản đồ tiến trình mô tả chi tiết quá trình hiện hành, giúp người tham gia nắm rõ từng bước và xác định các công việc cần cải tiến Công cụ này không chỉ hỗ trợ trong việc sửa đổi và hoàn thiện quy trình mà còn giúp thiết kế lại các bước để tối ưu hóa hiệu quả Việc sử dụng biểu đồ tiến trình trong thiết kế quy trình mới góp phần cải thiện thông tin và nâng cao chất lượng của mọi bước trong quá trình.
Để đảm bảo tiến độ và kế hoạch của chương trình cải tiến diễn ra liên tục, việc xem xét và đánh giá các cải tiến đã thực hiện là rất quan trọng Điều này không chỉ giúp những người ngoài nhóm công việc hiểu rõ hơn về quy trình, mà còn hỗ trợ những người không chuyên môn có cái nhìn tổng quan về chương trình cải tiến Để thiết lập biểu đồ quá trình, cần thực hiện các bước cơ bản nhằm minh bạch hóa các giai đoạn và hoạt động trong chương trình.
Bước 1: Xác định sự bắt đầu và kết thúc của quá trình.
Bước 2: Xác định các bước trong quá trình ( hoạt động, quyết định, đầu vào, đầu ra). Bước 3: Thiết lập biểu đồ tiến trình.
Bước 4: Xem xét lại biểu đồ tiến trình cùng với những người liên quan đến quá trình
Bước 5: Thẩm tra, cải tiến biểu đì dựa trên sự xem xét lại
Bước 6: Ghi lại ngày lập biểu đồ tiến trình để tham khảo và sử dụng trong tương lai e Ví dụ:
Lưu đồ quy trình onboarding nhân viên mới
BẢY CÔNG CỤ MỚI VỀ QUẢN LÝ VÀ HOẠCH ĐỊCH .30 c.Các bước cơ bản thiết lập biểu đồ cây
7.1.3.1 BIỂU ĐỒ TƯƠNG ĐỒNG a Khái niê [m
Biểu đồ tương đồng, hay đồ thị tương đồng, là công cụ trực quan hữu ích để so sánh sự tương đồng và khác biệt giữa các đối tượng Công cụ này thường được áp dụng trong khoa học máy tính và thống kê, đặc biệt trong việc phân tích các tập dữ liệu lớn, như trong việc đánh giá tình trạng sức khỏe của nhiều bệnh nhân.
Biểu đồ tương đồng được xây dựng bằng cách phân loại các đối tượng thành nhóm dựa trên các thuộc tính cụ thể, sau đó sử dụng giá trị tương đồng để thể hiện khoảng cách giữa chúng Các phương pháp phổ biến để tính toán giá trị tương đồng bao gồm khoảng cách Euclid và độ tương tự cosin.
Biểu đồ tương đồng thường được trình bày dưới dạng ma trận đường chéo, trong đó mỗi phần tử thể hiện mức độ tương đồng giữa hai đối tượng Màu sắc và kích thước của các ô trong ma trận được sử dụng để biểu thị mức độ tương đồng hoặc khác biệt giữa các đối tượng Để thiết lập biểu đồ tương đồng, cần thực hiện các bước cụ thể nhằm đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc phân tích dữ liệu.
Bước 1: Xác định vấn đề cần giải quyết
Bước 2: Chuẩn bị th• dữ liê • u (viết ra những ý kiến đã suy nghĩ)
Bước 3: Lâ •p th• tương đồng
Thông tin được phân loại thành các nhóm dựa trên những đặc điểm tương đồng Việc tập hợp này thường dựa trên cảm tính hơn là logic, và sau khi hoàn tất việc tập hợp, chúng ta sẽ tóm tắt lại các ý kiến đã được thu thập.
Bước 4: Tạo ra các nhóm tương đồng mới bằng cách tiếp tục thực hiện lại quy trình ở bước 3 cho đến khi có ít nhất 5 nhóm Sau đó, sắp xếp các nhóm tương đồng vừa tạo ra và vẽ các mũi tên để thể hiện mối quan hệ giữa các nhóm này.
7.1.3.2 BIỂU ĐỒ QUAN HỆ (Relations Diagram) a Khái niệm:
Biểu đồ quan hệ là công cụ hữu ích để nhóm và phân tích các ý kiến, quan điểm hoặc vấn đề dựa trên mối quan hệ logic giữa chúng Công cụ này giúp làm rõ các mối liên hệ giữa nguyên nhân và kết quả, cũng như giữa mục tiêu và chiến lược trong các tình huống phức tạp với nhiều yếu tố tương tác.
Biểu đồ quan hệ giúp ta giải quyết các vấn đề phức tạp bằng cách tháo g‘ mối liên kết logic giữa các yếu tố. b Tác dụng:
Biểu đồ quan hệ, tương tự như biểu đồ tương đồng, nổi bật những ý kiến và mối quan hệ chưa được dự kiến trước đó, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc đạt được sự đồng thuận giữa các thành viên trong nhóm Phương pháp này hỗ trợ quá trình làm việc nhóm hiệu quả hơn.
- Phát hiện những nguyên nhân có thể có.
Vấn đề chịu ảnh hưởng bởi nhiều nguyên nhân phức tạp, do đó việc sử dụng biểu đồ quan hệ để xác định nguyên nhân gây ra sự cố là rất cần thiết Ví dụ, trong việc điều tra nguyên nhân giảm lợi nhuận, cần phân tích mối quan hệ giữa các yếu tố liên quan để tìm ra giải pháp hiệu quả.
- Làm rõ cấu trúc của vấn đề, giúp ta nắm được bối cảnh chung.
Ví dụ: Sừ dụng biểu đồ để trả lời cho câu hỏi “Thế nào là một thương hiệu mạnh?”,
“Năng lực động là gì?”
Tác dụng này thể hiện rõ rệt trong trường hợp một phương pháp riêng l• có thể đạt được
2 mục đích trở lên. c Các bước cơ bản để thiết lập biểu đồ
Biểu đồ quan hệ có thể được sử dụng độc lập hoặc kết hợp với biểu đồ tương đồng, với dữ liệu từ biểu đồ này làm đầu vào cho biểu đồ quan hệ.
Có nhiều loại biểu đồ quan hệ khác nhau: loại tập trung, loại định hướng, loại quan hệ.
Phương pháp lập biểu đồ quan hệ để điều tra nguyên nhân.
Bước 1: Xác định vấn đề.
Nên trình bày kết quả mong muốn nhưng chưa đạt được bằng cách ghi nội dung vào một thẻ và đặt thẻ ở vị trí trung tâm của tờ giấy Sau đó, khoanh vòng tròn kép xung quanh thẻ để tạo sự chú ý và nhấn mạnh.
Bước 2: Chuẩn bị thẻ nguyên nhân.
Các thành viên trong nhóm thảo luận để tìm nguyên nhân gây ra vấn đề, ghi lại từng ý kiến lên các tấm thẻ riêng biệt, được gọi là thẻ nguyên nhân Số lượng thẻ ban đầu thường không vượt quá 30 thẻ.
Bước 3: Gh„p nhóm và đặt thẻ nguyên nhân xung quanh thẻ vấn đề.
Sau khi chuẩn bị xong th• nguyên nhân.
Nhóm tiến hành xác định mối quan hệ giữa các thẻ bằng cách nhóm các thẻ có nội dung tương tự lại với nhau Các thẻ này sẽ được sắp xếp xung quanh thẻ vấn đề chính, trong đó thẻ có mối quan hệ gần nhất với thẻ vấn đề sẽ được đặt ở vị trí gần nhất.
Sau đó dùng đường mũi tên chỉ rõ mối quan hệ giữa các th•.
Bước 4: Xác định những nguyên nhân quan trọng Nghiên cứu mối quan hệ nhân quả giữa các yếu tố để chỉ ra những nguyên nhân có ảnh hưởng lớn và bền vững đến vấn đề Những nguyên nhân này cần được đánh dấu bằng hình chữ nhật kép để dễ nhận diện.
VD: Biểu đồ quan hệ thể hiện nguyên nhân “Quán ăn không có khách”
7.1.3.3 BIỂU ĐỒ CÂY a.Khái niệm:
Biểu đồ cây là công cụ hữu ích giúp hệ thống hóa các hoạt động cần thực hiện nhằm đạt được mục tiêu mong muốn Có hai loại chính của biểu đồ cây.
Biểu đồ cây xây dựng chiến lược là công cụ hữu hiệu để minh họa các bước và quyết định cần thiết nhằm đạt được mục tiêu Công cụ này giúp tổ chức nắm rõ quy trình cũng như các yếu tố quan trọng trong việc thực hiện chiến lược một cách hiệu quả.
NHÓM CHẤT LƯỢNG
7.2.1 Khái quát về nhóm chất lượng
7.2.1.1 Sự cần thiết phải có hợp tác trong quản lý chất lượng
Tính chất phức tạp của các quá trình trong sản xuất, kinh doanh và dịch vụ vượt quá khả năng kiểm soát của cá nhân Hợp tác là giải pháp hiệu quả nhất để giải quyết những vấn đề liên quan đến các quá trình này Việc hợp tác mang lại nhiều lợi thế hơn so với việc cá nhân tự giải quyết khó khăn một cách độc lập.
7.2.1.2 Định nghĩa nhóm chất lượng (NCL)
NCL là một hệ thống quản lý tập thể, bao gồm một nhóm nhỏ những người có công việc tương tự hoặc liên quan Họ tự nguyện gặp gỡ thường xuyên để thảo luận và giải quyết các vấn đề có thể ảnh hưởng đến công việc hoặc môi trường làm việc của mình.
7.2.2 Mục tiêu của nhóm chất lượng
Chương trình nhiều chất lượng có nhiều mục tiêu nhưng những mục tiêu cơ bản là:
Tạo môi trường làm việc thân thiện
Chương trình NCL nhằm tạo ra một môi trường làm việc thân thiện, cải thiện giao tiếp qua các hoạt động trao đổi thường xuyên, từ đó thay đổi không khí làm việc và khuyến khích mọi người có thái độ thân thiện với nhau Hoạt động NCL góp phần xây dựng tinh thần đồng đội và hỗ trợ sự phát triển lẫn nhau Tham gia NCL, chúng ta sẽ học cách làm việc với người khác, đối phó với sự khác biệt về cá tính, hiểu các quan điểm khác nhau và hợp tác vì mục đích chung.
NCL mở rộng hợp tác tạo sự tập trung thống nhất trong tổ chức, giúp loại trừ khái niệm
Trong tổ chức, sự phân chia giữa "chúng tôi" và "họ" thường thấy giữa ban lãnh đạo và công nhân NCL là một phương pháp hiệu quả để kết nối tất cả mọi người, bất kể chức vụ hay cấp bậc Tôn chỉ của NCL khuyến khích sự tham gia của mọi thành viên trong các cuộc họp, giúp họ cùng nhau giải quyết các vấn đề cụ thể Qua đó, NCL không chỉ tạo điều kiện cho các bộ phận hiểu rõ về nhau mà còn thúc đẩy sự gắn kết trong tổ chức.
Tham gia các hoạt động NCL giúp mọi người hứng thú hơn với công việc, tạo ra tâm trạng phấn khởi khi đi làm Họ mong đợi các hoạt động nhóm, điều này không chỉ tăng cường sự gắn kết mà còn nâng cao hiệu quả công việc.
NCL nâng cao sự hài lòng trong công việc và đáp ứng nhu cầu tự khẳng định của nhân viên, đồng thời thúc đẩy tư duy cải tiến liên tục về chất lượng và giảm thiểu sai sót.
NCL mang đến cơ hội vô hạn cho các thành viên trong nhóm trong việc giải quyết khó khăn, đồng thời giúp họ cảm nhận được vai trò quan trọng của mình trong tổ chức Khi gặp vấn đề, các thành viên sẽ cùng nhau thảo luận, đóng góp ý kiến và áp dụng những giải pháp mà chính họ đề xuất để vượt qua thử thách.
• Nâng cao trình độ làm việc của nhân viên
Công tác đào tạo và huấn luyện đóng vai trò quan trọng trong chương trình NCL, giúp con người nâng cao khả năng và phát triển bản thân tối đa.
Tư tưởng NCL nhằm tạo ra một môi trường thoải mái, khuyến khích sự sáng tạo của con người Trong hoạt động NCL, mọi ý kiến đều được tôn trọng và lắng nghe, giúp phát hiện ra những giải pháp khả thi thường xuất phát từ những ý tưởng ban đầu có vẻ lộn xộn.
• Nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn tổ chức
NCL liên kết tất cả mọi người để giải quyết nhiều vấn đề trong sản xuất nhằm tránh được phiền hà của khách hàng về chất lượng sản phẩm.
Chương trình NCL không chỉ cải thiện chất lượng mà còn giúp tổ chức giảm lãng phí và nâng cao năng suất lao động Nó tạo ra sự hứng thú trong công việc, giảm thiểu tình trạng vắng mặt của nhân viên, từ đó tăng lợi nhuận cho tổ chức và thu nhập cho người lao động.
7.2.3 Các ý tưlng cơ bản của homt đô [ng nhóm chất lượng
Nhóm chất lượng xây dựng một môi trường làm việc tôn trọng con người, tạo điều kiện cho từng cá nhân nâng cao kỹ năng nhằm đạt được mục tiêu chung Hoạt động của nhóm chất lượng được thể hiện qua việc khuyến khích sự phát triển và hợp tác trong tổ chức.
- NCL cho phép thể hiê •n và bô •c lô • đầy đủ các khả năng của con người và khai thác khả năng vô hạn của họ
- NCL phản ánh sự quan tâm vai trò con người và taoh lâ •p môi trường làm viê •c vui v• lành mạnh trên cơ sở tôn trọng
- NCL đóng góp sự cải tiến và phát triển tổ chức
Những hoạt đô •ng trên nhằm mục đích cải tiến công viê •c tại nơi làm viê •c nên cần được quản lý quan tâm, hỗ trợ.
7.2.4 Tổ chức homt động NCL
Trong cuộc họp đầu tiên, mỗi nhóm cần xác định tên nhóm, nhóm trưởng và thư ký Sau khi hoàn tất các thủ tục này, các thành viên sẽ đưa ra danh sách các vấn đề cần giải quyết Đồng thời, cần xác định phương pháp đánh giá và dự kiến những khó khăn có thể gặp phải trong quá trình giải quyết các vấn đề này.
Nhóm trường đã phân công nhiệm vụ cho các thành viên thu thập dữ liệu cần thiết Để hỗ trợ cho hoạt động của nhóm, các phương pháp thống kê như bảng điều tra và đồ thị sẽ được sử dụng một cách hiệu quả.
Bước 2: Phân tích vấn đề
Sau khi xác định vấn đề và mục tiêu, nhóm có thể tiến hành phân tích bằng cách sử dụng các kỹ thuật quan trọng như tấn công não và biểu đồ nhân quả.
Bước 3: Triển khai cách giải quyết
Khi nguyên nhân vấn đề đã được xác định, các thành viên trong nhóm cần cùng nhau đề xuất giải pháp Mỗi người có thể đưa ra ý tưởng khác nhau, như thay đổi máy móc hoặc loại trừ nguyên nhân bằng cách khác Do họ thường xuyên đối mặt với những vấn đề này, nên các đề xuất sẽ đáng tin cậy Mỗi giải pháp đều có ưu, nhược điểm riêng, vì vậy cần đánh giá tính hiệu quả và khả thi của từng ý tưởng để chọn ra giải pháp hợp lý Sau khi tìm ra giải pháp, nhóm cần chuẩn bị kế hoạch thực hiện.
Bước 4: Báo có với ban lãnh đạo
CHƯƠNG TRÌNH 5S
Phương pháp này đơn giản nhưng mang lại hiệu quả cao trong việc huy động con người, nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả công việc Nó có thể được áp dụng cho mọi loại hình tổ chức trong bất kỳ lĩnh vực nào.
- Seiri (Sàng lọc): Sàng lọc và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc.
- Seiton (Sắp xếp): Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, trật tự dễ tìm, dễ sử dụng.
- Seiso (Sạch sẽ): Vệ sinh nơi làm việc và giữ nó luôn sạch sẽ.
- Seiketsu (Săn sóc): Săn sóc, giữ gìn vệ sinh nơi làm việc bằng cách liên tục thực hiện Seiri, Seiton, Seiso.
- Shitsuke (Sẵn sàng): tạo thói quen tự giác làm việc theo phương pháp đúng.
5S là phương pháp quản lý tập trung vào việc duy trì sự sạch sẽ và ngăn nắp tại nơi làm việc Phương pháp này ra đời nhằm đảm bảo sức khỏe cho nhân viên, tăng cường sự tiện lợi trong công việc và nâng cao năng suất lao động.
7.3.2 Mục tiêu và tác dụng:
- Xây dựng ý thức cải tiến (Kaizen) và tinh thần đồng đội cho mọi người tại nơi làm việc.
Xây dựng và phát triển ý thức trách nhiệm cùng tinh thần tập thể trong tổ chức là rất quan trọng Khi thực hiện phương pháp 5S, tổ chức sẽ được chia thành các khu vực nhỏ, mỗi khu vực sẽ được phụ trách bởi một nhóm người lao động, giúp tăng cường sự phối hợp và trách nhiệm của từng thành viên.
- Xây dựng khả năng lãnh đạo thực tế cho trưởng phó, các phòng ban
- Là nền tảng giới thiệu các kỹ thuật, công cụ cải tiến hiện đại hơn.
5S có hai khía cạnh: phần cứng, phần mềm.
Phần cứng bao gồm các yếu tố thuộc môi trường công tác: máy móc, thiết bị, công cụ, nguyên vật liệu, kho bãi, nhà xưởng, …
Phần mềm bao gồm các yếu tố liên quan đến con người: tư duy, tính cách, tác phong, …
Phương pháp này hiệu quả trong việc huy động sự tham gia của toàn thể cán bộ công nhân viên trong tổ chức, từ đó cải thiện môi trường làm việc.
Thực hiện 5S thành công mang lại môi trường làm việc thuận tiện và an toàn, loại bỏ những thứ không cần thiết và sắp xếp những vật dụng cần thiết ở vị trí dễ dàng sử dụng Áp dụng 5S giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm, giảm lãng phí, tối ưu hóa không gian làm việc và nâng cao hiệu quả sử dụng nhà xưởng, máy móc và thiết bị.
Tóm lại, thực hiện 5S góp phần vào việc thực hiện PQCDSM:
Giao hàng đúng hmn D- Delivery Đảm bảo an toàn S- Safety
Nâng cao tinh thần M- Morale
7.3.3 Các bước cơ bản để thực hiện 5S
Bước đầu tiên trong việc cải thiện nơi làm việc là quan sát kỹ lưỡng và loại bỏ những vật dụng không cần thiết Tổ chức cần thiết lập quy định rõ ràng về những gì được coi là “cần thiết” và “không cần thiết” Sau khi xác định, hãy dán nhãn đỏ cho những vật dụng không cần thiết Đối với những đồ vật có giá trị nhưng không sử dụng, cần đánh giá cẩn thận trước khi quyết định xử lý để tránh lãng phí tài nguyên.
Nếu bạn không thể ngay lập tức quyết định về việc giữ lại hay loại bỏ một vật dụng cho công việc, hãy đánh dấu nó là “sẽ hủy” (sử dụng nhãn vàng) và ghi rõ ngày tháng dự kiến sẽ hủy Sau đó, hãy để riêng những vật dụng này ở một nơi cụ thể.
Sau khoảng thời gian 3 tháng, hãy kiểm tra lại những vật đã được dán nhãn để xem có ai cần sử dụng chúng hay không Nếu không còn cần thiết, hãy loại bỏ chúng Nếu bạn gặp khó khăn trong việc quyết định, hãy đặt ra một thời hạn cụ thể để xử lý các vật dụng này.
Toàn thể nhân viên mỗi ngày đều phải cố gắng thực hiện sàng lọc, toàn công ty mỗi năm định kỳ tổ chức hoạt động sàng lọc 1 – 2 lần.
Cần lưu ý khi sàng lọc không được quên kiểm tra trong ngăn kéo, tủ và trong phòng, hãy kiểm tra mọi nơi, mọi ngóc ngách.
Việc loại bỏ những tài sản không cần thiết có thể thực hiện bằng cách bán đồng nát, giao cho các đơn vị cần thiết hoặc vứt bỏ Khi hủy tài sản thuộc cơ quan, cần thông báo cho người có thẩm quyền và các đơn vị cung cấp nguyên vật liệu, tài liệu thừa để đảm bảo quy trình minh bạch và hợp lý.
Bước 1: Khẳng định những gì không cần thiết đã được loại bỏ khỏi nơi làm việc.
Bước 2: Trao đổi với các đồng nghiệp về nơi đặt vật dụng và cách sắp xếp, bố trí trên quan điểm thuận tiện cho thao tác,
Quá trình sắp xếp cần tuân thủ bảy nguyên tắc sau:
“Vào trước ra trước” – FIFO (First In First Out) Mỗi đồ vật được bố trí một chỗ riêng. Ghi nhãn hệ thống.
Dễ lấy, dễ vận chuyển, dễ sử dụng.
Tách công cụ chuyên dùng & đa năng.
Bố trí công cụ thường dùng gần người sử dụng.
Bước 3: Vẽ đường định vị.
Bước 4: Thiết lập dấu hiệu cho nơi chốn, hạng mục mặt hàng và cảnh báo Đảm bảo mọi người nhận biết rõ vị trí của các vật dụng để tự sử dụng mà không cần hỏi Nên lập danh mục các vật dụng và vị trí lưu giữ, ghi chú trên từng ngăn kéo, ngăn tủ và cặp tài liệu Áp dụng nguyên tắc này để chỉ rõ vị trí bình cứu hỏa và các chỉ dẫn cần thiết khác.
Sau khi thực hiện việc đánh dấu, chúng ta có thể ngăn chặn tình trạng nhầm lẫn trong việc lấy và sử dụng đồ vật, từ đó giảm thiểu sai sót Mục tiêu của việc "sắp xếp" là tạo ra một môi trường làm việc an toàn và hiệu quả Do đó, những vật dụng như rèm hay màn che để che giấu đồ đạc phía sau là không cần thiết.
Nếu có được tiêu chuẩn qui định mức tối thiểu và tối đa lưu giữ vật liệu, tài liệu càng tốt.
Chất lượng sản phẩm có mối liên hệ chặt chẽ với sự sạch sẽ tại nơi làm việc Do đó, việc duy trì sự sạch sẽ cần được thực hiện hàng ngày và đôi khi liên tục trong suốt cả ngày.
Để duy trì một môi trường làm việc sạch sẽ và an toàn, hãy thường xuyên quét dọn và vệ sinh nơi làm việc, bao gồm cả máy móc, thiết bị và đồ đạc Dành 5 - 10 phút mỗi ngày cho việc này sẽ giúp ngăn chặn bụi bẩn tích tụ Mỗi cá nhân cần có trách nhiệm với môi trường xung quanh, vì công việc dọn dẹp của nhân viên vệ sinh chuyên nghiệp chỉ giới hạn ở những khu vực công cộng Hãy tạo thói quen giữ gìn vệ sinh và không vứt rác bừa bãi để góp phần xây dựng một không gian làm việc tốt đẹp hơn.
Ngoài việc dành 5-10 phút mỗi ngày cho việc "Sạch sẽ", bạn cũng nên bố trí thời gian để vệ sinh định kỳ hàng tuần và hàng tháng Lợi ích từ việc duy trì sự sạch sẽ sẽ vượt xa rất nhiều so với thời gian bạn bỏ ra cho công việc này.
Bước 2: Kiểm tra và loại trừ nguồn gốc gây dơ bẩn.
Bước 3: Qui hoạch, định vị khu vực để đồ phế thải
Bước 4: Xử lý đồ phế thải.
Bước 5: Thiết lập qui định làm sạch.
Lưu ý: Cần thực hiện “Sạch sẽ” đối với máy móc, thiết bị, kho bãi, nguyên vật liệu, thành phẩm, tài liệu, hồ sơ và cả con người.
7.3.3.4 Seikers - Săn sóc Để không lãng phí những nỗ lực đã bỏ ra, tổ chức không nên dừng lại sau khi đã thực hiện 3S Sau đây là các bước để thực hiện “Săn Sóc”:
Bước 2 Tạo thói quen yêu thích sự sạch sẽ,
Bước 3: Áp dụng quản lý trực quan
Bước 4: Đánh giá 5S bởi lãnh đạo cấp cao.
Bước 5: Tổ chức phong trào thi đua giữa các phòng ban, phân xưởng và giữa các tổ chức nhằm lôi kéo, cuốn hút mọi người tham gia chương trinh 5S
