Tiểu luận giữa kỳ 1 năm học 2024 – 2025 môn học kỹ năng giao tiếp chủ Đề giao tiếp với Đối tác

2.2.8 Trình bày lưu loát, trôi chảy...10 2.3 Tình huống 1 và cách giải quyết 10 2.4 Tình huống 2 và cách giải quyết 11 CHƯƠNG I : MỞ ĐẦU 1.1 Lí do chọn đề tài Trong bối cảnh kinh doanh h

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

TIỂU LUẬN GIỮA KỲ 1 NĂM HỌC 2024 – 2025

MÔN HỌC: KỸ NĂNG GIAO TIẾP

CHỦ ĐỀ: GIAO TIẾP VỚI ĐỐI TÁC

Giảng viên hướng dẫn: Cô Nguyễn Thu Hà

LỚP: DHQT20A MÃ HỌC PHẦN: 420300348025

NHÓM: 1

THÀNH VIÊN: Nguyễn Trương Quốc Thắng 24669731

Lê Văn Minh Hậu 24647691 Mạc Đăng Tâm 24638381

TP.HCM, THÁNG 11 NĂM 2024

DANH SÁCH, NHIỆM VỤ PHÂN CÔNG VÀ KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ

THÀNH VIÊN THEO NHÓM

STT HỌ VÀ

TÊN

VỤ PHÂN CÔNG

THÁI ĐỘ LÀM VIỆC

KẾT QUẢ THỰC HIỆN

ĐIỂM

Đăng

Tâm

24638381 Chuẩn bị

nội dung đồng Hòa

và hợp tác

Minh

Hậu

24647691 Chuẩn bị

nội dung đồng Hòa

và hợp tác

Trương

Quốc

Thắng

24669731 Làm le

word đồng Hòa

và hợp tác

MỤC LỤC

2.1.1 Giao

tiếp 5

2.1.2 Bản chất của giao tiếp

5

2.1.3 Giao tiếp với đối tác

6

2.2 Những Nguyên tắc khi giao tiếp với đối tác 6 2.2.1 Trang phục lịch sự, chuẩn bị trước khi gặp mặt 6

2.2.2 Chào hỏi đối tác bằng thái độ thân thiện 7

2.2.3 Sử dụng ngôn ngữ chuẩn mực và chính xác 7

2.2.4 Quan sát khi giao tiếp 8

2.2.5 Đặt câu hỏi và lắng nghe 8

2.2.6 Tôn trọng đối tác 9

2.2.7 Nói với giọng nhiệt tình quyết đoán 9

2.2.8 Trình bày lưu loát, trôi

chảy 10

2.3 Tình huống 1 và cách giải quyết 10 2.4 Tình huống 2 và cách giải quyết 11

CHƯƠNG I : MỞ ĐẦU

1.1 Lí do chọn đề tài

Trong bối cảnh kinh doanh hiện nay, giao tiếp với đối tác không chỉ đơn thuần là việc trao đổi thông tin hay đàm phán các điều khoản, mà đã trở thành một nghệ thuật chiến lược quan trọng giúp xây dựng và duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài Một cuộc giao tiếp thành công không chỉ mang lại lợi ích cho mỗi bên tham gia, mà còn góp phần củng cố uy tín, xây dựng niềm tin và mở ra cơ hội phát triển bền vững trong tương lai Giao tiếp với đối tác yêu cầu sự nhạy bén trong việc hiểu rõ tâm lý, khả năng phân tích và xử lý tình huống linh hoạt, sao cho vừa bảo vệ được lợi ích của doanh nghiệp, vừa đáp ứng được nhu cầu và mong đợi của đối tác Đặc biệt, trong các tình huống phức tạp hoặc có yếu tố nhạy cảm như đàm phán, thương thảo hợp đồng, hay giải quyết xung đột, giao tiếp đòi hỏi sự khéo léo, khả năng thuyết phục và kỹ năng giao tiếp hiệu quả Những yếu tố này không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì mối quan hệ hợp tác bền vững mà còn tạo lợi thế cạnh tranh, giúp doanh nghiệp vững vàng trong thị trường đầy thử thách Việc thành thạo kỹ năng giao tiếp với đối tác còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu các rủi ro trong mối quan

hệ, tránh được hiểu lầm hoặc xung đột không cần thiết Một cuộc giao

tiếp hiệu quả giúp hai bên đạt được sự đồng thuận, từ đó thúc đẩy quá trình làm việc trở nên thuận lợi và hiệu quả hơn Với tầm quan trọng của giao tiếp đối tác trong môi trường kinh doanh hiện đại, nhóm em đã chọn nghiên cứu đề tài "Kỹ năng giao tiếp với đối tác" Chúng em hy vọng rằng nghiên cứu này sẽ cung cấp những kiến thức và phương pháp thực tiễn hữu ích, hỗ trợ các nhà kinh doanh giao tiếp hiệu quả, duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài và đạt được thành công

1.2 Mục đích nghiên cứu

Nghiên cứu này nhằm tìm hiểu sâu về các kỹ năng giao tiếp với đối tác, bao gồm các yếu tố, nguyên tắc và quy trình ảnh hưởng đến chất lượng

và hiệu quả của giao tiếp trong kinh doanh Dựa trên nền tảng lý thuyết,

đề tài sẽ phân tích một số tình huống điển hình trong giao tiếp đối tác và

đề xuất các giải pháp hữu ích để rèn luyện kỹ năng giao tiếp, giúp giảm thiểu các rủi ro, xung đột và tăng cường sự gắn kết với đối tác Chúng tôi mong rằng, thông qua đề tài nghiên cứu này có thể giúp ý thức được tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp, năng cao hiệu quả trong hoạt động giao tiếp đối với doanh nghiệp đối tác

1.3 Phương pháp tiến hành

-Phân tích và hệ thống hóa các vấn đề lý luận và thực tiễn liên quan đến chủ đề nghiên cứu

-Nghiên cứu các nguyên tắc cơ bản và đặc trưng khi giao tiếp với đối tác

-Xác định các yếu tố tác động đến quá trình giao tiếp và đưa ra các giải pháp nhằm khắc phục những vấn đề gặp phải Đồng thời, đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả giao tiếp với đối tác

CHƯƠNG II: NỘI DUNG 2.1 Các khái niệm

2.1.1 Giao tiếp

Giao tiếp là quá trình thiết lập và duy trì mối quan hệ giữa các cá nhân thông qua lời nói, hành động và cử chỉ nhằm tạo sự hiểu biết và phối hợp Mục tiêu của giao tiếp là đạt được sự hiểu biết lẫn nhau, thông qua các

kỹ năng như lắng nghe, phản hồi, diễn đạt rõ ràng và tôn trọng đối phương Giao tiếp hiệu quả không chỉ giúp đạt mục tiêu mà còn mở ra cơ hội trong cuộc sống, nghề nghiệp và tài chính Một câu nói có thể tạo ra

cơ hội, nhưng cũng có thể gây hậu quả nếu không cẩn thận Vì vậy, rèn luyện kỹ năng giao tiếp và cách diễn đạt linh hoạt là chìa khóa để đạt thành công

2.1.2 Bản chất của giao tiếp

Giao tiếp là một hoạt động nhằm thiết lập và duy trì các mối quan hệ giữa con người với nhau hoặc giữa con người và các yếu tố xã hội, với mục đích đáp ứng những nhu cầu nhất định Dựa trên bản chất của giao tiếp, chúng ta có thể rút ra một số đặc điểm sau:

-Giao tiếp chứa đựng nhiều yếu tố, bao gồm:

+Việc trao đổi thông tin giữa các cá nhân hoặc nhóm người trong quá trình giao tiếp

+Sự chủ động trong việc hợp tác và tìm hiểu lẫn nhau để đạt được sự hiểu biết chung

=>Nhờ vào những yếu tố này, chúng ta có thể nhận diện được mục đích

và mong muốn của những người tham gia giao tiếp, từ đó hiểu rõ hơn về

lý do họ tìm đến chúng ta và thông tin mà họ muốn chia sẻ, làm ngắn nhưng vẫn vẫn giữ các ý chính

2.1.3 Giao tiếp với đối tác

Giao tiếp với đối tác là một phần quan trọng trong kỹ năng giao tiếp kinh doanh, bởi đây là cầu nối giúp xây dựng và duy trì mối quan hệ hiệu quả với những người xung quanh, đặc biệt là trong môi trường công việc Giao tiếp không chỉ đơn thuần là trao đổi thông tin mà còn là phương tiện để kết nối và hiểu biết lẫn nhau, điều mà chúng ta thực hiện hàng ngày Trong bối cảnh công việc, giao tiếp không còn chỉ là một cuộc trò chuyện thông thường mà đòi hỏi sự tinh tế và khéo léo Những kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh trở nên cần thiết để giúp bạn truyền tải thông điệp một cách rõ ràng, chuyên nghiệp, đồng thời tạo được sự tin tưởng

từ phía đối tác và khách hàng Bằng cách vận dụng những kỹ năng giao tiếp phù hợp, bạn không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp và năng lực của mình mà còn cho khách hàng thấy sự chu đáo và tinh tế trong cách làm việc Điều này không chỉ để lại ấn tượng tốt đẹp mà còn tạo nền tảng cho một mối quan hệ hợp tác dài lâu và bền vững, giúp bạn xây dựng mạng lưới quan hệ kinh doanh đáng tin cậy và hiệu quả

2.2 Những Nguyên tắc khi giao tiếp với đối tác

2.2.1 Trang phục lịch sự, chuẩn bị trước khi gặp mặt

Trang phục trong giao tiếp đóng một vai trò cực kỳ quan trọng, đặc biệt trong môi trường kinh doanh Một bộ trang phục phù hợp không chỉ giúp bạn cảm thấy tự tin và thoải mái, mà còn tạo ấn tượng tốt với người đối diện

Nó thể hiện sự lịch sự, chuyên nghiệp và tôn trọng đối tác, đồng thời phản ánh sự nghiêm túc của bạn đối với cuộc giao tiếp Một trang phục chỉnh chu có thể là yếu tố quyết định trong việc xây dựng hình ảnh và uy tín cá nhân, đặc biệt trong những tình huống giao tiếp quan trọng

2.2.2 Chào hỏi đối tác bằng thái độ thân thiện

Một lời chào thân thiện là khởi đầu tuyệt vời trong mọi cuộc trò chuyện,

và nó có thể tạo ra ấn tượng đầu tiên tích cực với đối tác Khi bắt đầu bằng thái độ cởi mở và hòa nhã, bạn dễ dàng mang đến cho đối phương cảm giác thoải mái, dễ chịu Chính điều này giúp cuộc trò chuyện diễn ra mượt mà hơn, đồng thời đặt nền tảng cho một mối quan hệ hợp tác bền chặt Sự thân thiện và khả năng khiến đối tác cảm thấy được tôn trọng là yếu tố giúp họ dễ dàng mở lòng, đồng thời tạo động lực thúc đẩy sự tin tưởng lẫn nhau Khi khách hàng hoặc đối tác cảm thấy thoải mái và hài lòng, họ có xu hướng tiếp nhận ý kiến của bạn dễ dàng hơn, từ đó thúc đẩy quá trình trao đổi thông tin một cách tích cực Môi trường giao tiếp cởi mở này không chỉ giúp tăng khả năng tương tác mà còn cho phép cả hai bên dễ dàng đưa ra các quyết định hợp tác Đây cũng là điều kiện quan trọng để xây dựng mối quan hệ lâu dài, tạo điều kiện cho những cơ hội hợp tác thành công trong tương lai Một thái độ đúng mực và thân thiện không chỉ giúp buổi trò chuyện diễn ra thuận lợi, mà còn là bước đầu trong việc xây dựng nền tảng hợp tác bền vững và có lợi cho cả hai

bên

2.2.3 Sử dụng ngôn ngữ chuẩn mực và chính xác

Trước khi tiến hành một cuộc gặp gỡ với đối tác, điều quan trọng đầu tiên là tìm hiểu kỹ lưỡng các thông tin liên quan về họ Việc này giúp bạn biết rõ đối tác là ai, lĩnh vực họ quan tâm, nhu cầu cụ thể mà họ đang tìm kiếm, và mục tiêu mà họ hướng đến trong lần hợp tác này Nhờ đó, bạn

có thể chuẩn bị cách ứng xử, điều chỉnh ngôn từ và phong cách giao tiếp sao cho phù hợp nhất với đối tác Khi bạn hiểu rõ mong muốn của họ, cuộc trò chuyện sẽ trở nên tự nhiên và dễ dàng hơn, đồng thời tạo cho đối tác cảm giác bạn thực sự quan tâm và tôn trọng họ Trong quá trình trao đổi, hãy tránh việc nói quá nhiều hoặc đi vào những chi tiết không cần thiết Điều này có thể gây lạc đề và tạo cảm giác dài dòng, nhàm chán cho người nghe Người có kỹ năng giao tiếp khéo léo sẽ luôn nhận thức được mình cần nói gì, nói vào thời điểm nào là thích hợp, và khi nào nên lắng nghe để tạo ra một cuộc trò chuyện cân bằng, tự nhiên Việc sử dụng ngôn ngữ một cách rõ ràng, rành mạch và phù hợp với nội dung cần trao đổi là yếu tố then chốt để giữ cho cuộc trò chuyện mạch lạc, hiệu quả Trong môi trường kinh doanh, lời nói của bạn không chỉ cần chính xác mà còn phải thể hiện sự tôn trọng và lịch sự dành cho đối tác Mọi thông điệp bạn muốn truyền đạt nên được diễn đạt ngắn gọn, rõ ràng, đúng trọng tâm, giúp đối phương dễ dàng hiểu và đón nhận Khi trình bày, hãy nói với tốc độ vừa phải, không nên quá nhanh khiến đối phương không theo kịp, nhưng cũng không quá chậm khiến người nghe mất kiên nhẫn Giọng nói nên giữ ở mức trầm, rõ ràng, kết hợp cùng thái

độ nghiêm túc và chuyên nghiệp, tránh việc cười cợt hoặc biểu hiện thái

độ không đúng mực Chính sự điềm tĩnh, chỉn chu và thái độ chân thành này sẽ giúp bạn tạo dựng được niềm tin và sự tin tưởng từ đối tác, từ đó góp phần xây dựng một mối quan hệ hợp tác lâu dài và thành công

2.2.4 Quan sát khi giao tiếp

Trong quá trình giao tiếp với đối tác, việc quan sát tỉ mỉ và nhạy bén đối với các cử chỉ, hành động của họ là rất quan trọng Điều này không chỉ giúp bạn nắm bắt được những tín hiệu phi ngôn ngữ mà đối tác đang thể

hiện mà còn cho phép bạn hiểu rõ hơn về suy nghĩ và cảm xúc của họ trong thời điểm trao đổi Mỗi cử động nhỏ, ánh mắt, nét mặt hay tư thế ngồi đều có thể ẩn chứa thông tin về sự quan tâm, hứng thú, hoặc thậm chí là sự e ngại, thiếu hài lòng mà lời nói chưa chắc đã biểu đạt hết Khi bạn nhận ra các tín hiệu này, hãy điều chỉnh phản ứng của mình một cách linh hoạt và tinh tế để duy trì sự kết nối và tạo cảm giác thoải mái cho đối phương Nếu đối tác tỏ ra quan tâm, hãy đẩy mạnh thêm về nội dung mà họ đang chú ý Ngược lại, nếu nhận thấy sự thiếu hứng thú, bạn nên chuyển hướng câu chuyện hoặc điều chỉnh cách diễn đạt sao cho phù hợp hơn, tránh khiến đối tác cảm thấy bị ép buộc Việc quan sát và điều chỉnh phản ứng đúng lúc còn giúp bạn thể hiện rằng mình là người lắng nghe và tôn trọng quan điểm của đối tác Những người có khả năng đọc vị và phản ứng linh hoạt thường xây dựng được sự tin cậy và sự đồng cảm từ đối phương Trong môi trường kinh doanh, những phản ứng thích hợp này không chỉ giúp cuộc trò chuyện diễn ra suôn sẻ mà còn tạo nền tảng cho một mối quan hệ hợp tác tốt đẹp và bền vững

2.2.5 Đặt câu hỏi và lắng nghe

Khi đặt câu hỏi trong một cuộc gặp gỡ, bạn cần suy xét kỹ lưỡng để đảm bảo rằng câu hỏi đó tập trung vào nội dung chính và phù hợp với dòng chảy của cuộc trò chuyện Những câu hỏi đúng trọng tâm không chỉ giúp bạn làm rõ thông tin cần thiết mà còn thể hiện rằng bạn đang chú ý, tập trung lắng nghe, và nghiêm túc trong cuộc đàm phán Khả năng đặt câu hỏi một cách thông minh sẽ tạo điều kiện cho bạn thu thập thông tin quan trọng, đồng thời làm nổi bật sự nhạy bén của bạn trong việc hiểu và nắm bắt vấn đề Trong nghệ thuật giao tiếp, kỹ năng lắng nghe là yếu tố then chốt mang đến thành công cho mọi cuộc trò chuyện Lắng nghe sâu sắc không chỉ giúp bạn nắm rõ nội dung mà đối tác muốn truyền tải mà còn là cách thể hiện sự tôn trọng và quan tâm của bạn đối với họ Khi bạn thật sự chú ý đến lời nói của đối phương, bạn có thể hiểu

rõ hơn về mong muốn, nhu cầu và các ưu tiên của họ, từ đó hình thành nền tảng cho một mối quan hệ hợp tác bền vững Bằng cách chú tâm và ghi nhận những ý kiến mà đối tác chia sẻ, bạn sẽ có đủ thông tin cần thiết để đưa ra các đề xuất và giải pháp phù hợp, đáp ứng mong muốn của họ một cách tối ưu Chính sự lắng nghe cẩn thận và đặt câu hỏi hợp

lý này sẽ giúp bạn đưa ra những đề nghị chính xác, thiết thực và có giá trị

Từ đó giúp xây dựng quan hệ làm việc lâu dài

2.2.6 Tôn trọng đối tác

Tôn trọng đối tác không chỉ là một hành động hay thái độ cơ bản trong giao tiếp, mà là một yếu tố quan trọng quyết định sự bền vững và thành công trong mọi mối quan hệ hợp tác Khi bạn thể hiện sự tôn trọng đối với đối tác, bạn không chỉ xây dựng niềm tin mà còn tạo ra một môi trường làm việc hòa hợp, hiệu quả, và đáng tin cậy Tôn trọng là nền tảng giúp mối quan hệ phát triển lâu dài

Tạo dựng niềm tin và sự tôn trọng lẫn nhau: Tôn trọng giúp xây dựng niềm tin - yếu tố then chốt trong mọi mối quan hệ Khi đối tác cảm nhận được sự tôn trọng, họ dễ dàng tin tưởng vào năng lực và cam kết của bạn, từ đó tạo ra sự gắn kết mạnh mẽ và môi trường làm việc minh bạch Khả năng xây dựng quan hệ lâu dài: Tôn trọng không chỉ là hành động ngắn hạn mà là nền tảng để duy trì mối quan hệ lâu dài Đối tác cảm thấy trân trọng và có giá trị, giúp mối quan hệ phát triển bền vững và vượt qua thử thách của thị trường

Khả năng giải quyết xung đột và mâu thuẫn: Khi đối tác cảm nhận được

sự tôn trọng, mâu thuẫn không bị coi là thất bại mà là cơ hội để học hỏi, cải thiện và tìm giải pháp, giúp mối quan hệ không bị gián đoạn

2.2.7 Nói với giọng nhiệt tình quyết đoán

Việc nói quyết đoán và nhiệt tình giúp bạn tạo dựng sự tin tưởng ngay lập tức, nhờ vào sự rõ ràng, mạnh mẽ và năng lượng trong lời nói Người nghe sẽ cảm thấy bạn có kiến thức và khả năng điều khiển tình huống, từ

đó tăng cường uy tín và khẳng định bạn là người có tầm nhìn và trách nhiệm Giọng nói nhiệt tình còn truyền đạt lòng đam mê và sự hứng khởi, khiến người nghe cảm nhận được năng lượng và sức hút từ bạn, từ đó khích lệ họ hành động và tham gia vào mục tiêu chung Một lợi ích khác của nói quyết đoán là giúp người nghe hiểu rõ mục tiêu và nhiệm vụ Sự

rõ ràng và quyết đoán giúp tạo ra đồng thuận và hành động nhanh chóng, giúp người khác dễ dàng đưa ra quyết định và làm việc hiệu quả Bên cạnh đó, giọng nói quyết đoán giúp bạn xây dựng mối quan hệ lâu dài và tạo ảnh hưởng tích cực trong giao tiếp, nhờ khả năng thuyết phục mạnh

mẽ và đưa ra quyết định chính xác

2.2.8 Trình bày lưu loát, trôi chảy

Trình bày lưu loát và trôi chảy là yếu tố quan trọng trong giao tiếp vì nó giúp bạn truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng, hiệu quả, và dễ hiểu Khi giao tiếp mạch lạc, người nghe sẽ dễ dàng nắm bắt thông tin, không

bị mất tập trung hay nhầm lẫn Điều này giúp tạo dựng niềm tin, thể hiện

sự tự tin của người nói, và khuyến khích sự hợp tác và hiểu biết lẫn nhau Một cuộc trò chuyện mạch lạc còn giúp tăng sự thuyết phục và ảnh hưởng, làm cho bạn trở thành người giao tiếp đáng tin cậy và có sức hút

2.3 Tình huống 1 và cách giải quyết

-Đối tượng:

Chị A: Nữ trường phòng kinh doanh của công ty A

Ông B: Giám đốc công ty B

-Tình huống: Vì lý do công việc khiến Chị A thường xuyên phải tham gia các buổi tiếp khách (nhậu nhẹt) nhưng Chị A không uống được rượu Những lần Chị A đồng ý uống rượu với đối tác, mặc dù công việc chạy tốt nhưng sức khỏe đều bị ảnh hưởng Nếu lần nào Chị A từ chối thì công việc thường bị ách tắc, thậm chí bị thất bại vì đối tác cho rằng Chị A không nhiệt tình Lần này Chị A đi tiếp 1 giảm đốc đối tác (Ông B), chuẩn

bị ký 1 hợp đồng rất lớn mà công ty của chị mất rất nhiều công sức theo đuổi, Ông B rất nhiệt tình mới Chị A cụng ly 100% Biết rằng Ông B đã từng bỏ 1 hợp đồng lớn với 1 đối tác khác vì cho rằng họ coi thường ông ta

-Cách giải quyết: Chị A sẽ nói với đối tác rằng: “Em rất muốn uống với anh hết ly này Nhưng hôm vừa rối em đi khám sức khỏe, bắc và nói rằng trong thời gian này sức khỏe của em không tốt, em phải kiêng bia rượu

và một số chất kích thích khác Tuy nhiên, em rất trân trọng anh nên xin phép được nhấp môi chén rượu này để thể hiện tình cảm của mình cũng như sự hợp tác của công ty em với công ty anh” và trong những lần tiếp theo phải đi gặp gỡ và ăn uống cùng đối tác Chị A sẽ đề nghị với cấp trên là thay vì lựa chọn một địa điểm ăn uống, chúng ta có thể đối qua một quán cà phê Vì trong môi trường đó, sẽ không có đối tác nào ép Chị