Báo cáo môn công nghệ thông tin trong chuyển Đổi số Đề tài chuyển Đổi số trong quản lý phòng trọ

Đối với quản lý phòng trọ, Odoo có thê hỗ trợ các tính năng như quản lý hợp đồng thuê phòng, theo dõi thanh toán tiền phòng, giám sát tỉnh trạng tài sản, cũng như cải thiện dịch vụ chăm

BO CONG THUONG TRUONG DAI HOC CONG NGHIEP TP HCM

KHOA: Cong Nghé Dién

HOCHIMINH CITY

INDUSTRIAL

BAO CAO MON: CONG NGHE THONG TIN TRONG CHUYEN

DOI SO

Dé tai ;: CHUYEN DOI SO TRONG QUAN LY PHONG TRO

Giảng viên hướng dẫn :Võ Ngọc Tân Phước Nhóm thực hiện : Nhóm 19

Lớp : DHRBISATTT - 422001540016

Hồ Chí Minh, ngày 19 tháng 11 năm 2024

II9)E9.\),09)WWHHađaidẳdẳIẮIẮẶẮẶẮẶẮẶ 3

098 )i967.10008 4 BẢO CÁO ĐE TÀI MÔN HỌC 252: 2 22221122222111122111111221110.021111210021100211102011 00 re 5

I _ Thông tin thành viÊn - c2: 1112111111 111111111 1111111101111 11 1111 1111111111111 11H tá trà 5

II co n.n aIA 5

TH MG ta NghiSp VU ƯHiidỎỐỐỔỒ 5

1.Quan ly phòng trọ và thông tin khach thu€ 2 112111121141 111101111101 11 H11 1H re, 5 PO) 0ì 0ì) 0900 004:17/7.1i)00:v-:)(EaiaaadadaaiadiiaăảẢ 5

1 Quan lý phòng trọ (Room Manager PfOC€§§) LH HH HH 0111111101111 Ác HH ru 6

2 Quy trình hợp đồng thuê (Rental Agreement Proces$) - s2 22212211 21121121121212121E xe 6

3 Quan ly chi thu va thanh toan (Payment Management Proces§) chớ 7

4, Quan ly bao tri va stra chira(Maintenance Process) cccccececetseetetsetenteteeeteeetneenes 7

5 Quan ly kho(inventory Management Process) 0ccccccccccccetetcteneneneteteneteeneneneees 7

V Ung dung Céng nghé thong tin trong chuyén d6i 86.0.0 ccceessessesssesssessesseetversetsessees 9

VI Kết luận u22 2 2 12111 211 0211210121210 ra 13

LOT CAM ON

Nhóm em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Trường Đại học Công nghiệp TP.HCM

đã đưa môn học Công nghệ thông tin trong chuyên đổi số vào chương trình giảng dạy Đặc biệt, nhóm em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến thầy Võ Ngọc Tan Phước đã dạy dỗ, truyền đạt những kiến thức quý báu cho em trong suốt thời gian học tập vừa qua Trong thời gian tham gia lớp học Công nghệ thông tin trong chuyên đôi số của thầy, em đã có thêm cho mình nhiều kiến thức bồ ích, tinh thần học tập hiệu quả, nghiêm túc, và những định hướng tương lai về những bài học trong quá trình chuyên đôi số hiện nay Đây chắc chắn sẽ là những kiến thức quý báu, là hành trang để em có thê vững bước sau này

Công nghệ thông tin trong chuyên đổi số là môn học thủ vị, vô cùng bô ích và có tính thực tế cao Đảm bảo cung cấp đủ kiến thức, gắn liền với nhu câu thực tiễn của sinh viên

Tuy nhiên, do vốn kiến thức còn nhiều hạn chế và khả năng tiếp thu thực tế còn nhiều bỡ

ngỡ Mặc dù nhóm em đã cô gắng hết sức nhưng chắc chăn bài tiêu luận khó có thê tránh khỏi những thiếu sót và nhiều chỗ còn chưa chính xác, kính mong thầy xem xét và góp ý để

bài tiêu luận của nhóm em được hoàn thiện hơn

Nhóm em xin chân thành cảm ơn!

LOI MO DAU

Trong kỷ nguyên số hiện nay, việc chuyển đổi số không còn là lựa chọn mà là yếu tố sông còn đối với mọi doanh nghiệp Đề bắt kịp xu hướng và nâng cao năng lực cạnh tranh, các tổ chức đang tìm kiếm những giải pháp công nghệ hiệu quả Và Odoo, với tư cách là một nên tảng quản lý doanh nghiệp toàn diện và linh hoạt, đã trở thành một trong những lựa chọn hàng đầu Qua môn học này, chúng ta sẽ cùng khám phá cách thức Odoo hỗ trợ doanh

nghiệp thực hiện chuyên đổi số một cách thành công."

Odoo là phần mềm quản lý doanh nghiệp mã nguồn mở (open-source ERP), được phát triển bằng ngôn ngữ lập trình Python Với đặc tính mở, Odoo không chỉ cung cấp các module mặc định mà còn cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh và phát triển các tính năng riêng biệt, phù hợp với nhu cầu và quy trình hoạt động của mình Doanh nghiệp có thê linh hoạt sáng tạo các ứng dụng và tích hợp chúng vào hệ thống đề tối ưu hóa hiệu quả công việc Đồng thời, Odoo bảo đảm an toàn dữ liệu thông qua các tính năng bảo mật mạnh mẽ, với hệ thống phân quyền người dùng chặt chẽ, giúp bảo vệ tối đa thông tin và tài nguyên của doanh nghiệp

Odoo ERP đặc biệt nổi bật với khả năng cung cấp các giải pháp chuyên biệt cho từng lĩnh vực, giúp quản lý công việc hiệu quả và đễ đàng Đối với quản lý phòng trọ, Odoo có thê hỗ trợ các tính năng như quản lý hợp đồng thuê phòng, theo dõi thanh toán tiền phòng, giám

sát tỉnh trạng tài sản, cũng như cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng Bên cạnh đó, người

sử dụng có thê đễ dàng lựa chọn và cài đặt các ứng dụng bồ sung từ kho ứng dụng của Odoo

đề phù hợp với nhu cầu của mình, tránh tình trạng lãng phí tài nguyên

Với những ưu điểm vượt trội này, nhóm chúng em quyết định chọn đề tài ứng dụng Odoo trong quản lý phòng trọ Tuy nhiên, do kinh nghiệm còn hạn chế, bài báo cáo của nhóm không thê tránh khỏi một số sai sót Chúng em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến, góp

y tir thay dé có thê hoàn thiện và nâng cao chất lượng của đề tài này

TI

BAO CAO DE TAI MON HOC CONG NGHE THONG TIN TRONG CHUYEN DOI SO

Thong tin thanh vién

1 Nhóm 19

2 Danh sách thành viên

STT | MÃ SINH VIÊN HỌ VÀ TÊN VAI TRÒ

2 22721501 Lê Hà Anh Khoa Thành viên

- Ung dung phan mém Ođoo trong quản lý phòng trọ

Mồ tả nghiệp vụ

1 Quản lý phòng trọ và thông tin khách thuê

Kiểm tra tình trạng phòng trọ: Quản lý phòng trọ cần theo dõi tình trạng của từng phòng, bao gồm việc phòng đã được thuê hay chưa, tình trạng sử dụng, và thời gian hợp đông

Thông tin khách thuê: Quán lý các thông tin của khách thuê phòng, bao gồm tên, số điện thoại, thời gian thuê, giá thuê, và các yêu cầu đặc biệt của khách

Cập nhật thông tin hợp, đồng: Mỗi hợp đồng thuê phòng cần được theo dõi và cập nhật

về thời gian bắt đầu và kết thúc hợp đồng, các điều khoản thanh toán, và các yêu câu bố sung như sửa chữa, tiện ích

2 Quản lý thu phí và thanh toán

Xác định giá thuê: Quản lý sẽ xác định mức giá thuê của mỗi phòng trọ, dựa trên các yếu tô như vị trí phòng, tiện ích đi kèm, vả thời gian thuê

Thu tiền thuê phòng: Hệ thống sẽ hỗ trợ quan lý việc thu tiền thuê phòng, bao gồm việc tính toán số tiền phải thu hàng tháng, các khoản phụ phí (nêu có) như tiền điện, nước, 1nternet

Xử lý thanh toán: Tiến hành ghi nhận các khoản thanh toán của khách thuê và thông báo

khi khách chưa thanh toán hoặc thanh toán chưa đây đủ

IV

3 Bảo trì và sửa chữa phòng

Bảo trì định kỳ: Phòng trọ cần được báo trì định kỳ để đám bảo điều kiện sống cho khách thuê Quản lý sẽ theo dõi các công việc bảo trì, sửa chữa, và đảm bảo các thiết bị

trong phòng, luôn hoạt động tốt

Xử lý yêu câu sửa chữa: Khi khách thuê yêu cầu sửa chữa, hệ thông sẽ shi nhận và quan

lý các yêu cầu này, phân công nhân viên sửa chữa hoặc hợp tác với các địch vụ bên ngoài

4 Quản lý hợp đồng thuê và gia hạn

Hợp đồng thuê: Hợp đồng thuê phòng được lập từ khi khách thuê ký kết và có thời gian hiệu lực cô định Quản lý phòng trọ cân theo dõi thời gian hết hạn hợp đồng và yêu cầu gia hạn nếu khách thuê có nhu câu

Hủy hợp đồng và thanh lý: Khi khách thuê trả phòng hoặc không gia hạn hợp đồng, quan ly can tiền hành thủ tục hủy hợp đồng và thanh lý các vấn dé liên quan, như việc

hoàn trả tiền cọc (nếu có)

Quy trình nghiệp vụ

Dé mô tả quy trình nghiệp vụ của Odoo trong quản lý căn hộ bằng mô hình BPMN (Business Process Model and Notation), chúng ta có thể chia quy trình thành các giai đoạn chính, bao gồm

quản lý phòng trọ, quản lý hợp đồng thuê,quản lý thu chỉ và thanh toán,quản lý bảo trì và

sửa chũa,quản lý kho và quản lý thanh lí hợp đồng Mỗi giai đoạn sẽ bao gồm các hoạt động

cụ thê như cập nhật và lưu trữ thông tin cư dan, theo d6i va thu tiền từ tiền thuê và phí dịch vụ,

đảm bảo chất lượng các tiện ích cung cấp cho cư dân, thực hiện bảo trì định kỳ và sửa chữa khi

cần thiết, cùng với việc kiểm soát các chỉ phí vận hành và quản lý các vật tư kho bãi phục vụ cho công tác báo trì và quản lý tòa nhà Quy trình này giúp đảm bảo rằng tắt cả các hoạt động quán lý căn hộ được thực hiện hiệu quá, chính xác và đồng bộ thông qua hệ thống Odoo

phòng tro

Kiêm

hợp đồng thuê

Quản lý Quản lý

thu chi và thanh bảo trì và sữa

Kiểm tra thanh

toán

`

tất tất

vu Quản lý

Quản lý kho thanh lý hợp đồng

Cap phat vat tu <Khach tra phong Cập nhật tồn

kho

Kiém tra tình Kiém tra hop trạng phòng đông thuê

Kiểm tra

y

nhật

1 Quản lý phòng trọ (Room Management Process)

¢ Bat dau: Quản lý cập nhật thông tin về các phòng trọ hiện có trong hệ thống, bao gồm tình trạng phòng (trống/đã thuê) và thông tin về các tiện ích phòng

o_ Kiểm tra phòng trọ: Quản lý xem xét tình trạng của các phòng, bao gồm việc

kiểm tra phòng đã có khách thuê hay chưa, các tiện ích kèm theo

o _ Cập nhật tình trạng phòng: Sau khi khách thuê hoặc trả phòng, quản lý sẽ cập nhật trạng thái phòng trong hệ thống (phòng trống, phòng đã thuê, phòng bảo trì)

« _ Kết thúc: Các phòng trọ được phân bỏ và quản lý theo thời gian thực

2 Quản lý hợp đồng thuê (Rental Agreement Process)

« _ Bắt đầu: Quản lý tạo hợp đồng thuê mới cho khách thuê phòng, bao gồm các điều khoản thuê, thời gian thuê, giá thuê và các khoản phụ phí

o_ Lập hợp đồng: Quản lý nhập các thông tin hợp đồng, bao gồm tên khách thuê, thời gian thuê, giá thuê phòng, và các điều khoản thanh toán

o Gia han hop đồng: Trước khi hết hạn hợp đồng, hệ thống sẽ gửi nhắc nhở đề gia hạn hợp đồng thuê phòng nếu khách có nhu cầu

o Thanh ly hop dong: Khi khách thuê trả phòng, quản ly sẽ thực hiện thủ tục thanh

lý hợp đồng, bao gồm việc kiểm tra tình trạng phòng và hoàn trá tiền cọc (nếu có)

« _ Kết thúc: Hợp đồng được hoàn thành hoặc gia hạn hoặc thanh lý sau khi kết thúc thời gian thuê

3 Quản lý thu chỉ và thanh toán (Payment Management Process)

Bắt đầu: Hệ thống sẽ tự động tính toán số tiền thuê hàng tháng dựa trên các thông tin hợp đồng

Hoạt động chính:

oO

oO

Thông báo hóa đơn: Quản lý sẽ thông báo cho khách thuê về khoán tiền phải thanh toán hàng tháng, bao gồm cá tiền thuê phòng và các phụ phí (nếu có) Thanh toán: Khách thuê thực hiện thanh toán qua hệ thống trực tuyến hoặc nộp tiền trực tiếp Quán lý sẽ theo đối và xác nhận các khoản thanh toán này Cập nhật trạng thái thanh toán: Sau khi nhận thanh toán, hệ thống sẽ cập nhật trạng thái thanh toán của khách thuê (đã thanh toán/chưa thanh toán)

Kết thúc: Các khoản thanh toán được shi nhận và quản lý trên hệ thống

4 Quan lý bảo trì và sửa chữa (Maintenance Process)

Bắt đầu: Hệ thống nhận yêu cầu sửa chữa từ khách thuê hoặc nhân viên bảo trì Hoạt động chính:

oO

oO

Tiếp nhận yêu cầu sửa chữa: Khi khách thuê báo cáo vấn đề về phòng (ví dụ: hỏng hóc thiết bị, mắt điện, nước), quản lý sẽ nhận và ghỉ nhận yêu cầu

Cử nhân viên sửa chữa: Hệ thống sẽ phân công nhân viên bảo trì hoặc thợ sửa

chữa thực hiện công việc

Theo dõi tiến độ sửa chữa: Quản lý theo dõi tiền độ và kết quả công việc sửa chữa, đảm bảo khách thuê hài lòng

Kết thúc: Sau khi công việc sửa chữa hoàn tắt hệ thống sẽ cập nhật tình trạng phòng

5 Quản lý kho (Inventory Management Process)

Bắt đầu: Quản lý kho sẽ theo dõi các vật dụng cần thiết cho việc sửa chữa, bảo trì phòng trọ (ví dụ: bóng đèn, thiết bị vệ sinh)

Hoạt động chính:

oO

oO

oO

Cập nhật tồn kho: Hệ thống giúp kiểm soát lượng vật tư, thiết bị, và các vật dụng cần thiết để sửa chữa

Mua sắm vật tư: Khi vật tư hết, hệ thống sẽ tự động tạo yêu cầu mua hàng Cấp phát vật tư cho nhân viên: Hệ thống theo đõi việc cấp phát vật tư cho nhân viên sửa chữa

Kết thúc: Vật tư được cấp phát và kho được cập nhật tình trạng tồn kho

6 Quan ly thanh ly va hoan tra (Deposit Refund and Termination Process)

Bắt đầu: Khi khách thuê trả phòng, quản ly sẽ kiểm tra tình trạng phòng và các vật dụng trong phòng

Hoạt động chính:

oO

oO

Kiém tra phòng: Đảm bảo phòng không có hư hỏng, các thiết bị còn nguyên vẹn Hoàn trả tiền cọc: Nếu không có hư hỏng, tiền cọc sẽ được hoàn trả theo các thỏa thuận trong hợp đồng

Kết thúc: Quá trình thanh lý hợp đồng và hoàn trả tiền cọc được thực hiện

V UNG DUNG CONG NGHE TRONG QUAN LY PHONG TRO

Bước 1: Kiếm tra tình trạng của phòng và chỉ tiết của phòng

Chothuê Đơnhàng Líhulnh Sinphém Báocáo Cấuhình PP © hwanroUn a

Ý? Phòng 101 "sua Phòng 102 Ÿ Phỏng 103 ? Phòng 104

[Bang trống(phòng 1 người) Bìa, [Đang cho thuê [Đang cho thuế] [Đang trố

Ý? Phỏng 105

[Đang trống[phèng 4 người

Giá: X.000 đ (cố định)

Sản phẩm

#y Phòng 101

Bán hàng Mua hàng Đăng ký Cho thuê ?

Thông tin chung Bán hàng Giá cho thuê

Loại sản phẩm ˆ Hàng hóa © Dich vu Combo Gia ban” 5.000.000,00 d

Thuế bán hàng ?

Chi phi? 000 d

Danh mục All

Mã thamchiếu Đang trếng(phòng 1 ngườ) Loại Phòng Phòng đơn Dịch vụ 150.000đ/phòng

Điện 3.500đ/Kw Xe 100.000/xe

Nước 70.000đ/người

Bước 2: Hợp đồng cho thuê

10

500002

Khach hang MU Ngày đặt hàng ” 18/11/2024 20:19:50

Dương Quảng Hàm -Phường 6-Quận Gò Vấp 22

B Default (VND

Việt Nam Điều khoản thanh toán Thanh toán ngay

Giai đoạn cho thuê 18/11/2024 21:00:00 — 19/04/2025 21:00:00 Thời hạn ? 152 ngày

Chỉ tiết đơn hàng Thông tin khác Ghi chú

Sản phẩm Số lượng Đã giao Đã trả Đã xuất hóa Đơn giá Thuế om

2 [Dang tréng(phdng 1 ngud)] Phang 1,00 0,00 0,00 0,00 5.000.000,00 0,0C [Đang trống] Phòng 101 (Cho thuê) ~

18/11/2024 21:00:00 đến x

Thêm sản phẩm Thêm phần Thêm ghi chú Danh mục

Bước 3: Thông tin khách hàng

© Cá nhân Công ty

MU

Tén Cong ty

Lién hé Dương Quảng Hàm -Phường 6-Quận Gò Vấp Chức vụ VD: Giám đốc sales

Hồ Chí Minh Mã bưu c Trạng thái

Di động +84 788 277 077 Việt Nam

Ừ - Email lekhoa050804@gmail.com

Mã số thuế ? / nếu không áp dụng

Trang web vở: https://www.odoo.com Tiéu dé Ong

Thẻ ví dụ ” *, "Tư vấn”,

Bước 4: Hóa đơn thanh toán

11