PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài - Để hoàn thành học phần “ Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng”. - Trong quá trình thực tế tại Công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm em nhận thấy đây là một đề tài rất thiết thực, hay và bổ ích giúp em có thêm những kiến thức và hiểu biết sâu rộng hơn. - Nhận thấy trong vấn đề tổ chức thực hiện công tác hậu cần của bộ phận văn phòng công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm vẫn còn một số những hạn chế thiếu sót vì vậy tôi muốn nêu ra và đề xuất một số giải pháp có thể giúp khắc phục hạn chế này. 2.Lịch sử nghiên cứu - Các tìm hiểu, nghiên cứu của bộ phận văn phòng công ty - Tác giả Văn Tất Thu với học liệu “ Tổ chức và hoạt động của văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ” 3.Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài - Công ty và văn phòng công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm - Công tác tổ chức thực hiện hậu cần của văn phòng công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm - Tài liệu, giấy tờ liên quan đến việc tổ chức thực hiện công tác hậu cần - Con người và phong cách làm việc - Quy chế làm việc - Cơ sở vật chất,trang thiết bị phục vụ công việc 4.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích nghiên cứu: - Hoàn thành đề tài - Có thêm những kiến thức thực tế và kinh nghiệm cho bản thân - Khảo sát, đánh giá công tác chuẩn bị, tổ chức, thực hiện hậu cần của văn phòng công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm, những ưu nhược điểm, nguyên nhân và giải pháp. Nhiệm vụ nghiên cứu: Ngoài những mục đích nói trên thì nhiệm vụ của nghiên cứu là: - Thực tế, khách quan khi nghiên cứu - Chăm chỉ làm việc và quan sát, lắng nghe trong suốt quá trình nghiên cứu -Tìm hiểu thật kĩ và thu thập nhiều tài liệu - Áp dụng những kiến thức đã học trên cơ sở thực tế để suy luận, đánh giá, nhận xét và linh hoạt trong tìm giải pháp.
Cơ sở lý luận về tổ chức công tác hậu cần
Công tác hậu cần là chức năng quan trọng của Văn phòng cơ quan, đơn vị, thể hiện mối quan hệ giữa Văn phòng và toàn bộ cơ quan Chức năng này bao gồm việc cung cấp, quản lý và bảo dưỡng các phương tiện cùng điều kiện vật chất thiết yếu, nhằm đảm bảo sự vận hành bình thường của mọi cơ quan, đơn vị.
2.Vai trò của công tác tổ chức hậu cần
Chức năng hậu cần của Văn phòng đóng vai trò quan trọng không chỉ đối với Văn phòng mà còn ảnh hưởng tích cực đến toàn bộ cơ quan, đơn vị.
- Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, đơn vị.
Để tối ưu hóa hoạt động của con người trong văn phòng, việc tăng cường khả năng sử dụng trang thiết bị là rất quan trọng Các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện và trang thiết bị cần được quản lý, sắp xếp và phân phối một cách khoa học và hợp lý Điều này sẽ giúp nâng cao hiệu suất làm việc và tăng cường hiệu năng của thiết bị.
Tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng là rất quan trọng, bởi vì công tác hậu cần đảm bảo các điều kiện cần thiết cho sự điều hành hiệu quả của cơ quan Việc cung ứng kịp thời và đầy đủ các điều kiện này không chỉ giúp tiết kiệm sức người và tài nguyên mà còn giảm thiểu các khoản phụ phí không cần thiết.
Nâng cao năng suất lao động của cơ quan, tổ chức là một nhiệm vụ quan trọng, chịu ảnh hưởng từ nhiều yếu tố khác nhau Trong đó, các yếu tố vật chất đóng vai trò then chốt, liên quan đến việc quản lý, phân phối và sắp xếp công tác hậu cần Việc tối ưu hóa những yếu tố này sẽ góp phần cải thiện hiệu quả làm việc và năng suất chung của tổ chức.
3.Nội dung tổ chức công tác hậu cần
- Cung cấp các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân viên thực hiện nhiệm vụ.
- Mua sắm, quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan, đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được tiến hành liên tục.
- Quản lý chi tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do Nhà nước quy định.
- Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động trong cơ quan.
Tổ chức công tác lễ tân và giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối đơn vị với các cơ quan cấp trên, cấp dưới, ngang cấp và với nhân dân.
- Đảm bảo an toàn cho cơ quan, doanh nghiệp và công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ cán bộ nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp.
Công tác hậu cần đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và phát triển hoạt động của cơ quan, đặc biệt là nhiệm vụ của văn phòng.
Trách nhiệm của văn phòng trong công tác tổ chức thực hiện công tác hậu cần tại Công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm
Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm
Tên công ty: Công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm
Trụ sở chính: Số 8 đường Phạm Hùng, phường Mễ Trì, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội
Tổng giám đốc: (Ông) Phạm Hồng Quân
Phó tổng giám đốc: (Bà) Nguyễn Nguyệt Minh
Lĩnh vực hoạt động: Vận tải Giao nhận – Logistics trong Thương mại điện tử
Dịch vụ giao hàng tận nơi và thu hộ của chúng tôi hợp tác với các sàn giao dịch lớn như Shopee, Vatgia.com và nhiều cửa hàng bán lẻ trực tuyến trên toàn quốc, mang đến sự tiện lợi và nhanh chóng cho khách hàng.
Quy mô: Phủ sóng toàn bộ 63 tỉnh thành, hơn 11.000 huyện xã với quy mô hơn 30.000 nhân viên, hơn 1.500 chi nhánh bưu cục, hơn 500.000 m2 tổng diện tích kho bãi.
Giao hàng tiết kiệm, thành lập vào năm 2013, đã trải qua hơn 8 năm hoạt động và hiện nay đang phát triển mạnh mẽ, khẳng định vị thế dẫn đầu trong ngành Vận tải thương mại điện tử - E-Logistics tại Việt Nam.
Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu bộ máy tổ chức
Công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm áp dụng mô hình quản lý trực tuyến - chức năng, giúp tối ưu hóa nguồn lực trong lĩnh vực Vận tải Giao vận Mô hình này cho phép Ban lãnh đạo phân công nhiệm vụ dựa trên chuyên môn của từng nhân viên, từ đó nâng cao hiệu quả giải quyết các vấn đề vận hành một cách nhanh chóng.
Sơ đồ tổ chức của Công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm
Ban giám đốc a Giám đốc
Giám đốc được Hội đồng quản trị bổ nhiệm và có trách nhiệm điều hành, quản lý tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, đồng thời báo cáo trực tiếp với Hội đồng quản trị.
- Tổ chức điều hành, quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của
Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức vụ trong công ty.
- Báo cáo trước Hội đồng quản trị về tình hình hoạt động, kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty. b Phó Giám đốc
Phó Giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Giám đốc điều hành công ty, thực hiện các nhiệm vụ theo phân công và ủy quyền Người này chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các nhiệm vụ được giao và quyền hạn được ủy quyền.
Phòng Hành chính – Nhân sự
Đảm bảo tuyển dụng nhân sự đầy đủ cho tất cả các bộ phận và phòng ban là yếu tố quan trọng để duy trì hoạt động kinh doanh liên tục và không bị gián đoạn.
Kế Toán Công nghệ Khối vận hành
Kinh Doanh Dịch vụ khách hàng
- Hành chính: Phụ trách các thủ tục hành chính, công văn, giấy tờ, văn phòng phẩm, Hồ sơ nhân viên,…
- Setup Kho mới theo kế hoạch kinh doanh.
- Văn hoá truyền thông: Phụ trách các chế độ púc lợi, công đoàn, truyền thông nội bộ.
Trưởng vận hành Bao quát tất các công việc của Kho Vân hành Bao gồm:
- Điều phối lấy hàng: Phụ trách điều phối hàng hoá từ shop về Kho
- Điều phối giao hàng: Phụ trách điều phối hàng hoá từ kho đến khách hàng
- Chịu trách nhiệm thu tiền hộ của Giao nhân, in hoá đơn, kiểm tra tiền thừa, nộp tiền cho kế toán, kiểm tra hàng sai thông tin
Để duy trì và phát triển các mối quan hệ kinh doanh hiện tại, việc lập kế hoạch và tổ chức lịch công tác hàng ngày là rất quan trọng Điều này không chỉ giúp củng cố những quan hệ đã có mà còn tạo cơ hội thiết lập những mối quan hệ mới với các đối tác tiềm năng khác.
- Chăm sóc khách hàng: Các shop nhỏ khác
- Tiếp nhận và thực hiện các yêu cầu giao nhận từ khách hàng trên hệ thống
- Phát hiện các lỗi hệ thống liên quan đến trải nghiệm của khách hàng, thông báo đội tech để khắc phục.
Tổ chức các chuyến đi công tác
2.1.1 Trách nhiệm của văn phòng trong công tác chuẩn bị Đầu tiên bộ phận văn phòng công ty sẽ liên hệ nơi lãnh đạo hay đoàn đến công tác để xem xét tình hình, thái độ địa điểm đến có đồng ý và ủng hộ hay không.Thống nhất cách làm việc giữa hai bên, nội dung chuyến đi của lãnh đạo đến đó là gì, thống nhất hỗ trợ xe đi lại,
Tiếp sau là lập kế hoạch tổ chức chuyến đi công tác một cách cụ thể nhất như sau:
- Mục đích của chuyến đi công tác là gì (bàn giao công việc, ký kết hợp đồng, thăm viếng, học hỏi kinh nghiệm, )
Đoàn công tác bao gồm trưởng đoàn, các thành viên có chuyên môn phù hợp với lĩnh vực làm việc trong chuyến đi, và thư ký Cần xem xét thẩm quyền của người ra quyết định cử đi công tác, cũng như tiêu chuẩn cán bộ khi tham gia chuyến công tác này.
Đoàn sẽ đến các địa điểm cụ thể để họp bàn công việc và nghỉ ngơi, với lịch trình chi tiết bao gồm ngày, giờ dự kiến tại từng địa điểm Các kế hoạch khác trong chuyến đi cũng sẽ được thông báo và gửi đến các bên liên quan cần thiết.
Khi chuẩn bị phương tiện di chuyển, bạn có thể tự chuẩn bị hoặc sử dụng dịch vụ xe đưa đón của đối tác Hãy căn cứ vào địa điểm đến, điều kiện giao thông và sở thích cá nhân để đặt trước Đặc biệt, cần lưu ý đến những thay đổi về ngày giờ của các tuyến giao thông Trước khi khởi hành, hãy kiểm tra kỹ vé máy bay, bao gồm số chuyến bay, điểm khởi hành, thời gian yêu cầu, sân bay xuất phát và nơi đến Nếu có sai sót trong thông tin hoặc nếu bạn muốn hủy chuyến đi, hãy thực hiện thủ tục trả vé để nhận lại tiền.
Dự trù chi phí cho toàn bộ chuyến đi là rất quan trọng Nếu đi cùng lãnh đạo, bạn cần sắp xếp lịch trình riêng và chuẩn bị cho các tình huống có thể xảy ra như việc thanh toán, phong tục tập quán tại địa điểm đến, cũng như các bất ngờ liên quan đến phương tiện, tài liệu, và thời gian cá nhân cũng như thời gian chung.
Là một thư ký chuyên nghiệp, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng cho các chuyến công tác bằng cách tìm hiểu yêu cầu đặc biệt của thương gia tại điểm đến thông qua lãnh sự quán hoặc công ty du lịch Hãy lập danh sách các lãnh đạo sẽ tiếp kiến trong từng cuộc gặp, cũng như các cơ quan và cá nhân quan trọng cần thăm viếng, và gửi thư thông báo cho họ về sự có mặt của bạn Đồng thời, nên liên hệ với các cơ quan và cá nhân uy tín mà lãnh đạo của bạn có mối quan hệ tốt để xin những thư tay giới thiệu, nhằm tạo thuận lợi cho công việc tại nước ngoài.
Nhật ký hành trình cần ghi lại thông tin khách sạn bao gồm số lượng phòng đã đăng ký, vị trí phòng, xác nhận đăng ký và đảm bảo Nếu cần, hãy đặt phòng cho cuộc họp lớn và bữa ăn tại khách sạn Ngoài ra, cần chuẩn bị bản chương trình hẹn gặp và tài liệu cho từng cuộc làm việc của lãnh đạo.
Chuẩn bị tài liệu đầy đủ cho chuyến đi công tác là rất quan trọng, bao gồm việc chuẩn bị các loại giấy tờ phù hợp với từng trường hợp cụ thể Ví dụ, nếu lãnh đạo tham gia hội thảo, cần chuẩn bị các bài phát biểu theo đúng chủ đề, trong khi đi ký hợp đồng thì cần có hợp đồng sẵn sàng Ngoài ra, các giấy tờ như giấy đi công tác, giấy đi đường, giấy giới thiệu và giấy ủy quyền cho người thay thế cũng cần được chuẩn bị kỹ lưỡng Việc chọn người ủy nhiệm thay thế, lập giấy ủy nhiệm và trình duyệt, cũng như bàn giao công việc giữa người đi và người thay thế là cần thiết Cuối cùng, cần điều chỉnh các cuộc họp và sinh hoạt bị ảnh hưởng bởi sự vắng mặt của người đi công tác.
Khi đi du lịch trong nước, bạn cần kiểm tra các giấy tờ tùy thân cần thiết Đối với chuyến đi ra nước ngoài, hãy đảm bảo hoàn tất đầy đủ thủ tục visa và passport Đặc biệt, cần chú ý đến thời gian xử lý các giấy tờ này để chuẩn bị trước cho chuyến đi.
Bộ phận văn phòng cần thông báo cho các đơn vị khác về thời gian lãnh đạo đi công tác, yêu cầu các phòng hoàn thiện giấy tờ cần thiết để trình lãnh đạo ký duyệt trước khi đi Điều này giúp đảm bảo công việc không bị gián đoạn và lãnh đạo yên tâm trong chuyến công tác.
2.1.2.Trách nhiệm trong chuyến đi
Thư ký đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép thông tin công việc cho lãnh đạo trong các chuyến đi, yêu cầu sự chuyên môn và sự tín nhiệm cao Họ là cầu nối giữa lãnh đạo và khách hàng, cũng như giữa các phòng ban, giúp tối ưu hóa hoạt động của công ty Được coi là "người giúp việc cao cấp", thư ký cần có hiểu biết, năng động, khéo léo và chuyên nghiệp trong xử lý công việc Mặc dù không có quy trình đào tạo chung cho thư ký, nhưng họ phải đáp ứng các nhu cầu và áp lực công việc khác nhau tại mỗi công ty Công việc của thư ký bao gồm nhiều nhiệm vụ như kế toán, tài chính, nhân sự, và các nghiệp vụ văn thư như nhận điện thoại, sắp xếp lịch hẹn, tiếp khách, đăng ký vé máy bay, book khách sạn, lấy thị thực, ghi chép tại các cuộc họp và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, tất cả đều đòi hỏi sự chuyên nghiệp và nhạy bén.
Ví dụ nếu là cuộc họp thư ký cần làm những việc sau:
- Thảo một văn bản chi tiết về việc phân chia cuộc họp như thế nào theo từng nội dung và thời gian cụ thể cho từng nội dung đó.
Chuẩn bị tài liệu liên quan đến cuộc họp và gửi cho các thành viên tham gia là rất quan trọng Để đảm bảo mọi người đều nhận được tài liệu, cần thực hiện cuộc gọi xác nhận lại với từng thành viên.
Trước khi diễn ra cuộc họp, việc trao đổi nội dung với những người chủ trì ít nhất một ngày là rất quan trọng Điều này giúp giám đốc hiểu rõ hơn về tinh thần buổi họp và chuẩn bị tốt cho những gì sẽ được thảo luận Nhờ đó, cuộc họp sẽ diễn ra thuận lợi và sôi nổi hơn.
Họp đúng giờ rất quan trọng để tôn trọng thời gian của mọi người Là một thư ký, bạn nên mời mọi người tham gia trước 15 phút để đảm bảo cuộc họp diễn ra đúng kế hoạch Nếu đến giờ họp mà vẫn có người chưa đến, không nên chờ đợi họ, hãy bắt đầu cuộc họp đúng thời gian đã định.
Biên bản cuộc họp là yếu tố không thể thiếu, đóng vai trò quan trọng trong công việc của thư ký Người thư ký cần ghi lại toàn bộ diễn biến và các vấn đề quan trọng đã thảo luận trong cuộc họp Sau đó, họ phải soạn thảo một báo cáo chi tiết và phát hành đến tất cả các thành viên tham gia Phương pháp này giúp mọi người hiểu rõ và nắm bắt thông tin một cách khoa học và hiệu quả.
Trách nhiệm tổ chức các cuộc hội họp
Văn phòng cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tài liệu và phương tiện hỗ trợ cho việc ghi biên bản tại tất cả các hội nghị và cuộc họp trong công ty Biên bản là yếu tố quan trọng, tóm tắt diễn biến sự việc đã diễn ra Đối với hội nghị nhỏ, chỉ cần lưu lại biên bản, trong khi hội nghị lớn yêu cầu thư ký lập hồ sơ bao gồm biên bản, báo cáo, tham luận, và diễn văn khai mạc cũng như bế mạc.
Hội họp có nhiều loại như họp tổng kết, họp sơ kết, họp đột suất, Dựa vào nguyên tắc tổ chức hội họp:
- Giải quyết công việc đúng thẩm quyền (ví dụ họp về tiền lương sẽ do phòng tài chính trù trì)
- Tiến hành khi cần thiết
- Xác định đúng mục tiêu, yêu cầu, nội dung
- Tổ chức theo kế hoạch
- Các bộ phận liên kết với nhau
- Đúng tính chất và nội dung vấn đề
Bộ phận văn phòng sẽ tổ chức cuộc họp theo quy trình 8 bước quy định tại chương II QĐ số: 45/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, nhằm đảm bảo hiệu quả trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước Điều 10 trong quyết định này nêu rõ việc xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp.
1 Căn cứ vào chương trình công tác hàng năm, hàng tháng của cơ quan mình và yêu cầu giải quyết công việc, thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước chỉ đạo xây dựng và quyết định kế hoạch tổ chức các cuộc họp lớn, quan trọng trong năm và hàng tháng; phân công trách nhiệm cơ quan, đơn vị chuẩn bị nội dung, địa điểm và các vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức các cuộc họp đó.
Kế hoạch tổ chức các cuộc họp trong năm và hàng tháng phải được thông báo trước cho các đối tượng được triệu tập hoặc mời tham dự.
2 Các cuộc họp bất thường chỉ được tổ chức để giải quyết những công việc đột xuất, khẩn cấp. Điều 11 Chuẩn bị nội dung các cuộc họp
1 Nội dung các cuộc họp phải được cơ quan, đơn vị được phân công chuẩn bị kỹ, đầy đủ, chu đáo, đúng yêu cầu và thời gian.
2 Những vấn đề liên quan đến nội dung cuộc họp và những nội dung, yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến tại cuộc họp phải được chuẩn bị đầy đủ trước thành văn bản. Đối với những tài liệu dài, có nhiều nội dung, thì ngoài bản chính còn phải chuẩn bị thêm bản tóm tắt nội dung. Điều 12 Giấy mời họp
1 Giấy mời họp phải được ghi rõ những nội dung sau đây: a) Người triệu tập và chủ trì; b) Thành phần tham dự; c) Người được triệu tập; người được mời tham dự; d) Nội dung cuộc họp; thời gian, địa điểm họp; đ) Những yêu cầu đối với người được triệu tập hoặc được mời tham dự.
2 Giấy mời họp phải được gửi trước ngày họp ít nhất là 3 ngày làm việc, kèm theo là tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội dung cuộc họp, trừ trường hợp các cuộc họp đột xuất. Điều 13 Thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp
1 Tuỳ theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp, người triệu tập cuộc họp phải cân nhắc kỹ và quyết định thành phần, số lượng người tham dự cuộc họp cho phù hợp, bảo đảm tiết kiệm và hiệu quả.
2 Thủ trưởng cơ quan, đơn vị được mời họp phải cử người tham dự cuộc họp đúng thành phần, có đủ thẩm quyền, năng lực, trình độ đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp.
3 Trường hợp người được triệu tập hoặc được mời là thủ trưởng cơ quan, đơn vị không thể tham dự cuộc họp, thì có thể ủy quyền cho cấp dưới có đủ khả năng đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp đi họp thay. Điều 14 Thời gian tiến hành cuộc họp
1 Thời gian tiến hành một cuộc họp thuộc các loại cuộc họp dưới đây được quy định như sau: a) Họp tham mưu, tư vấn không quá một buổi làm việc; b) Họp chuyên môn từ một buổi làm việc đến 1 ngày, trường hợp đối với những đề án, dự án lớn, phức tạp thì có thể kéo dài thời gian hơn, nhưng cũng không quá 2 ngày; c) Họp tổng kết công tác năm không quá 1 ngày; d) Họp sơ kết, tổng kết chuyên đề từ 1 đến 2 ngày tùy theo tính chất và nội dung của chuyên đề; đ) Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác từ 1 đến 3 ngày tuỳ theo tính chất và nội dung vấn đề.
2 Các loại cuộc họp khác thì tuỳ theo tính chất và nội dung mà bố trí thời gian tiến hành hợp lý, nhưng không quá 2 ngày. Điều 15 Những yêu cầu về tiến hành cuộc họp
1 Mỗi cuộc họp có thể kết hợp giải quyết nhiều nội dung, sử dụng nhiều hình thức và cách thức tiến hành phù hợp với tính chất, yêu cầu của từng vấn đề và điều kiện hoàn cảnh cụ thể để tiết kiệm thời gian, bảo đảm chất lượng và hiệu quả giải quyết công việc.
2 Người chủ trì hoặc người được phân công chỉ trình bày tóm tắt ngắn gọn tư tưởng, nội dung cốt lõi của đề án, dự án, vấn đề được đưa ra cuộc họp hoặc chỉ nêu những vấn đề còn ý kiến khác nhau, không đọc toàn văn tài liệu, văn bản của cuộc họp, không trình bày toàn bộ nội dung chi tiết vấn đề cần xử lý tại cuộc họp.
3 Việc phát biểu, trao đổi ý kiến tại cuộc họp phải tập trung chủ yếu vào những vấn đề đang còn những ý kiến khác nhau để đề xuất những biện pháp xử lý.
4 Ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp phải rõ ràng và cụ thể, thể hiện được đầy đủ tính chất, nội dung và yêu cầu của cuộc họp. Điều 16 Trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp
1 Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chương trình, thời gian và lịch trình của cuộc họp.
2 Xác định thời gian tối đa cho mỗi người tham dự cuộc họp được trình bày ý kiến của mình một cách hợp lý.
3 Điều khiển cuộc họp theo đúng mục đích, yêu cầu đặt ra.
4 Có ý kiến kết luận cuộc họp, trước khi kết thúc cuộc họp.
Trách nhiệm trong công tác tổ chức bố trí văn phòng, quản lý cơ sơ vật chất trang thiết bị
Văn phòng hiện đại và hiệu quả là tiêu chí hàng đầu của công ty, với bộ phận văn phòng có trách nhiệm tổ chức không gian làm việc một cách khoa học, gọn gàng và thuận tiện Điều này giúp nhân viên phát triển tư duy lãnh đạo, nâng cao kỹ năng và chuyên môn trong công việc.
Cơ sở vật chất tại công ty được trang bị đầy đủ với máy tính đồng bộ, điện thoại, máy in, máy photo, điều hòa, quạt, bàn làm việc và kính chống ồn, tạo ra môi trường làm việc tối ưu Bàn làm việc được sắp xếp theo phòng và phong thủy, giúp phát huy khả năng trí tuệ của nhân viên Cách bài trí hợp lý và phù hợp với tính chất công việc theo dây chuyền đảm bảo hiệu quả tối đa Đồng thời, nhân viên cần linh hoạt và đáp ứng công nghệ một cách hiệu quả trong các tình huống và quản lý đồng bộ.
Bộ phận văn phòng có trách nhiệm quản lý và bảo trì cơ sở vật chất cùng trang thiết bị Trong trường hợp mất mát hoặc hư hỏng, bộ phận này sẽ tổng hợp báo cáo và xin kinh phí thay thế hoặc sửa chữa từ lãnh đạo, tuy nhiên, việc hạn chế chi phí luôn được đặt lên hàng đầu Ví dụ, văn phòng chỉ sử dụng một máy in để tiết kiệm chi phí giấy mực và giảm thiểu tác động tiêu cực từ thiết bị đến sức khỏe con người.
Trách nhiệm trong công tác lễ tân, tiếp khách
Lễ tân là bộ mặt của công ty, thể hiện văn hóa và hình ảnh tổ chức ngay từ lần tiếp xúc đầu tiên với đối tác Họ đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp thị và tạo ấn tượng tốt với các cá nhân, tổ chức có nhu cầu hợp tác Do đó, Công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm luôn chú trọng đến vai trò của lễ tân trong việc xây dựng hình ảnh thương hiệu.
Nghiệp vụ lễ tân yêu cầu sự khéo léo và linh hoạt trong việc sắp xếp và tổ chức, giúp tiết kiệm thời gian cho lãnh đạo và tạo ấn tượng tốt đẹp cho khách hàng Khu vực lễ tân cần được dọn dẹp sạch sẽ hàng ngày, với hồ sơ và vật dụng văn phòng được sắp xếp ngăn nắp Trên quầy lễ tân, nên có card visit của công ty, một vài tờ quảng cáo và thông tin về công ty để phục vụ khách hàng mới tiếp xúc lần đầu.
Khách hàng liên hệ với cơ quan và doanh nghiệp hàng ngày để thực hiện các công việc như công tác, khiếu nại và tố cáo Trong nội bộ, khách hàng bao gồm các phòng ban và lãnh đạo, trong khi khách quan trọng thường liên quan đến việc ký kết hợp đồng và kiểm tra Nhân viên lễ tân cần phân biệt các loại khách để có ứng xử phù hợp Đối với khách nội bộ, có thể tiếp xúc và giải quyết bằng nhiều cách khác nhau, được phân thành ba loại với các cách ứng xử riêng biệt.
- Đối với cán bộ thân cận thì có thể gặp giám đốc bất kỳ lúc nào.
- Đối với cán bộ nhân viên muốn gặp phải đăng ký qua lễ tân đế lễ tân sắp xếp, bố trí.
Người lao động cần tổ chức tiếp dân vào thời gian nhất định, nhưng cũng cần lưu ý đến các trường hợp ngoại lệ, đặc biệt là những tình huống khẩn cấp không thể chờ đến lịch hẹn Sau khi thực hiện các thủ tục cần thiết như chào hỏi và ghi tên, nhân viên lễ tân phải thông báo cho thư ký về những khách đang chờ và yêu cầu của họ, đồng thời hướng dẫn họ đến văn phòng.
Tất cả khách đến cơ quan cần được chào đón với thái độ tôn trọng và lịch sự Mỗi cơ quan có quy tắc riêng về việc tiếp đón khách, đặc biệt là trong trường hợp tổ chức đón tiếp đoàn khách quan trọng từ xa.
Để tổ chức các cuộc hẹn gặp Lễ tân hiệu quả, cần sắp xếp chương trình một cách khoa học và thống nhất với Giám đốc về thời gian tiếp khách.
Trách nhiệm trong công tác y tế
Công ty E-Logistics chú trọng hàng đầu đến an toàn lao động và sức khỏe nhân viên, với đội ngũ công nhân đông đảo Để đảm bảo công tác y tế hiệu quả, bộ phận văn phòng cần duy trì sự thường trực và có nguồn thông tin nhanh chóng, nhằm đáp ứng và giải quyết kịp thời mọi tình huống phát sinh trong quá trình làm việc.
- Thực hiện cung cấp dịch vụ khám chữa bệnh thông thường tại cơ sở lao động và sơ cứu, cấp cứu các trường hợp tai nạn lao động;
Quản lý sức khỏe người lao động là một nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc tổ chức khám sức khỏe định kỳ và khám bệnh nghề nghiệp Ngoài ra, cần lưu giữ và theo dõi hồ sơ sức khỏe tuyển dụng, hồ sơ khám sức khỏe định kỳ và hồ sơ bệnh nghề nghiệp để đảm bảo an toàn và sức khỏe cho người lao động.
- Quản lý cơ số trang thiết bị, thuốc men phục vụ sơ cứu, cấp cứu theo ca sản xuất
Để đảm bảo an toàn cho người lao động, cần xây dựng các nội quy về vệ sinh lao động, xác định các yếu tố nguy cơ gây bệnh nghề nghiệp và triển khai các biện pháp dự phòng hiệu quả Việc này không chỉ giúp nâng cao ý thức của người lao động mà còn tạo ra một môi trường làm việc an toàn, giảm thiểu rủi ro và bảo vệ sức khỏe cho tất cả mọi người.
Kiểm tra việc tuân thủ quy định về vệ sinh và phòng chống dịch bệnh là cần thiết để đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm cho người lao động Cần phối hợp với bộ phận an toàn – vệ sinh lao động để thực hiện đo đạc, kiểm tra và giám sát các yếu tố nguy cơ trong môi trường làm việc Đồng thời, cần hướng dẫn các phân xưởng và người lao động thực hiện các biện pháp vệ sinh lao động hiệu quả.
Xây dựng kế hoạch điều dưỡng và phục hồi chức năng là cần thiết cho người lao động làm việc trong môi trường nặng nhọc, độc hại Đặc biệt, những người có kết quả khám sức khỏe định kỳ loại IV, loại V hoặc mắc bệnh nghề nghiệp cần được chú trọng Kế hoạch này nhằm đảm bảo sức khỏe, nâng cao chất lượng cuộc sống và phục hồi khả năng làm việc cho họ.
Hằng năm, việc kiểm tra và giám sát môi trường lao động là rất quan trọng để đảm bảo an toàn cho người lao động Cần quản lý hồ sơ vệ sinh lao động của cơ sở một cách chặt chẽ, đồng thời đề xuất các khuyến nghị và biện pháp nhằm cải thiện điều kiện làm việc và nâng cao sức khỏe cho người lao động.
Hướng dẫn tổ chức thực hiện chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật cho người lao động trong điều kiện làm việc có hại cho sức khỏe, bao gồm việc xác định cơ cấu định lượng hiện vật và cách thức tổ chức bồi dưỡng hiệu quả.
- Tham gia hoàn chỉnh các thủ tục để giám định tổn hại sức khỏe, thương tật cho người lao động bị bệnh nghề nghiệp, tai nạn lao động;
Phối hợp chặt chẽ với cơ quan y tế địa phương và Bộ y tế để quản lý sức khỏe người lao động, đồng thời tiếp nhận và thực hiện đầy đủ các chỉ đạo chuyên môn từ các cơ quan y tế này.
Trách nhiệm trong công tác kiểm tra,thi đua khen thưởng
Tại công ty, công tác kiểm tra và giám sát được thực hiện thường xuyên và đúng thời điểm cho từng vị trí công việc Việc kiểm tra diễn ra trước khi công việc bắt đầu, trong quá trình thực hiện và sau khi công việc hoàn tất.
Thi đua khen thưởng được tổ chức dựa trên đặc điểm và tính chất công việc, nghề nghiệp, cũng như phạm vi và đối tượng tham gia Mục tiêu là phát động thi đua một cách phù hợp, nhằm tối đa hóa sự sáng tạo và khuyến khích tinh thần tự giác của từng cá nhân và phòng ban trong công ty.
Bộ phận văn phòng đã triển khai và chỉ đạo phong trào thi đua, đồng thời vận động, theo dõi, đôn đốc và kiểm tra các hoạt động thi đua Họ cũng chú trọng phổ biến những kinh nghiệm tốt và nhân rộng các điển hình tiên tiến trong các phong trào thi đua.
Vai trò của văn phòng trong tổ chức công tác hậu cần cho công ty là rất quan trọng, bao gồm các nhiệm vụ như tổ chức chuyến đi công tác, hội họp, lễ tân, quản lý cơ sở vật chất và kiểm tra thi đua khen thưởng Mỗi nhiệm vụ yêu cầu các quy định và cách giải quyết khác nhau tùy theo tình huống cụ thể Hậu cần vững mạnh sẽ thúc đẩy hoạt động hiệu quả, góp phần vào sự ổn định và phát triển lâu dài của công ty Do đó, cần nâng cao trách nhiệm của bộ phận văn phòng để tạo nền tảng phát triển ổn định và mạnh mẽ hơn trong tương lai.
Các Giải Pháp Nhằm Nâng Cao Hiệu Quả Trong Việc Tổ Chức Thực Hiện Công Tác Hậu Cần Cho Cơ Quan
Nhận xét, đánh giá
Việc tổ chức công tác hậu cần của bộ phận văn phòng cho cơ quan được thực hiện tương đối tốt và hoàn thiện Đặc biệt, trong việc chuẩn bị chuyến công tác, bộ phận văn phòng cung cấp đầy đủ thông tin, văn bản giấy tờ và tham mưu cho lãnh đạo xuyên suốt quá trình Đồng thời, họ cũng hỗ trợ người được ủy quyền, giúp ổn định nguồn thông tin và đảm bảo hoạt động của công ty không bị gián đoạn.
Chuẩn bị tổ chức hội họp một cách chu đáo và đầy đủ các bước là rất quan trọng, dựa trên nguyên tắc đúng đắn Điều này không chỉ giúp các cuộc họp của công ty diễn ra thành công mà còn tạo dựng lòng tin từ phía lãnh đạo.
Lễ tân đóng vai trò quan trọng như bộ mặt của cơ quan, được sắp xếp một cách chu đáo và ổn định Bộ phận văn phòng thực hiện quy trình đón tiếp khách một cách khoa học, giảm thiểu sai sót, từ đó tạo ấn tượng tốt đẹp cho khách hàng và đối tác của công ty.
Cơ sở vật chất và y tế được đảm bảo, đáp ứng đầy đủ nhu cầu làm việc và tạo điều kiện cho tinh thần người lao động, đồng thời tối ưu hóa chi phí để đạt hiệu quả cao nhất.
Công tác thi đua khen thưởng nhằm khuyến khích người lao động phát huy khả năng làm việc, nâng cao trí tuệ và tinh thần cống hiến Mục tiêu cuối cùng là mang lại lợi ích và thúc đẩy sự phát triển bền vững cho công ty.
Mặc dù đã đạt được nhiều thành tựu và có nhiều ưu điểm, bộ phận văn phòng công ty vẫn còn tồn tại một số thiếu sót và hạn chế trong công tác hậu cần.
Khi chuẩn bị cho chuyến đi công tác và hội họp, nhiều người thường quên một số loại giấy tờ quan trọng như giấy đi đường và giấy giới thiệu Bên cạnh đó, một số cuộc họp diễn ra một cách qua loa, chưa đi sâu vào các vấn đề chính, dẫn đến việc giao nhiệm vụ không hiệu quả.
Trong cơ sở vật chất còn sử dụng lãng phí chưa thật sự tiết kiệm nguồn nguyên liệu như giấy in,mực, điện,
Lễ tân trong những trường hợp bất ngờ còn chưa phân công được công việc và nhân sự dẫn đến chễ
Công tác thi đua khen thưởng còn buông lỏng, chưa thực sự khách quan trong kiểm tra giám sát,
Nguyên nhân
Nguyên nhân chính dẫn đến vấn đề này là sự chủ quan từ nội bộ công ty Mặc dù vấn đề hiện tại còn nhỏ và chưa ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động của công ty, nhưng nếu không kịp thời điều chỉnh và giải quyết, nó có thể trở thành một hạn chế lớn, gây ra rắc rối cho doanh nghiệp lớn như công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm.
Ban giám đốc bận quá nhiều công việc nên không thể sắp xếp thời gian quan tâm cũng như quản lý sát sao vấn đề hậu cần
Sức ép từ thị trường và nền kinh tế mở cửa đã tạo ra nhịp sống nhanh chóng, dẫn đến việc chuẩn bị một số khâu hậu cần chưa được chu đáo.
Giải pháp
Lồng ghép nội dung và công việc cần xử lý là yếu tố quan trọng trong tổ chức cuộc họp Cần kết hợp hợp lý các loại cuộc họp để đáp ứng yêu cầu và nội dung cụ thể của vấn đề cần giải quyết Điều này cũng phải phù hợp với tính chất và đặc điểm tổ chức của từng cơ quan, đơn vị.
Những thông tin về cuộc họp được chuyển kịp thời đến những người tham dự,đảm bảo đúng thời gian (bắt đầu, kết thúc, độ dài).
Đừng bao giờ chủ quan với bất kỳ vấn đề nào, dù là nhỏ nhất, để tránh những hậu quả nghiêm trọng Ban giám đốc cần tăng cường sự quan tâm và chỉ đạo chặt chẽ hơn, đồng thời xây dựng các chiến lược cụ thể để điều hành công ty hiệu quả.
Phân công cụ thể và rõ ràng trong công tác lễ tân
Để sử dụng hiệu quả và tiết kiệm nguồn nguyên liệu trong văn phòng, các công ty nên chú trọng vào việc bảo quản cơ sở vật chất, như tắt điện và các máy in khi không sử dụng Ngoài ra, việc chỉnh sửa các văn bản hoàn thiện trước khi in cũng giúp giảm thiểu số lần in ấn Các biện pháp này có thể được tích hợp vào công tác thi đua khen thưởng của các phòng ban nhằm khuyến khích nhân viên tham gia tích cực vào việc tiết kiệm tài nguyên.
Các chính sách phát triển cần phải theo kịp thị trường, đổi mới tư duy lao động và lãnh đạo Việc đào tạo và bồi dưỡng năng lực cho đội ngũ quản lý là rất quan trọng, đồng thời cũng cần chú trọng đào tạo kỹ năng chuyên môn và đạo đức cho công nhân viên Điều này sẽ góp phần nâng cao tính kỷ luật lao động trong tổ chức.
Các chiến lược phát triển bền vững và ổn định cần áp dụng khoa học tiên tiến, thúc đẩy các hoạt động và củng cố mối quan hệ với đối tác cũng như khách hàng.
Tiểu kết: Mặc dù tổ chức chuyến công tác và hội họp đạt kết quả cao với sự hỗ trợ chu đáo từ lễ tân và y tế, nhưng công tác hậu cần của bộ phận văn phòng vẫn gặp một số hạn chế Cụ thể, việc thiếu sót giấy tờ như giấy giới thiệu và giấy đi đường, cùng với lãng phí nguồn nhiên liệu do không tắt đèn và thiết bị điện sau khi sử dụng, cho thấy sự thiếu ý thức trong bảo quản cơ sở vật chất Nguyên nhân có thể xuất phát từ yếu tố nội bộ và tác động bên ngoài, vì vậy cần thiết lập các giải pháp khắc phục những hạn chế này, dù là nhỏ nhất, để tránh hậu quả lớn, đồng thời phát triển các chiến lược bền vững cho sự phát triển ổn định trong tương lai.