Xây dựng hệ thống quản lý Đặt, trả phòng khách sạn

Trước kia khi chưa ứng dụng tin học vào công tác quản lýthì các công việc như cập nhật thông tin khách hàng, xem các thông tin về dịch vụ của khách sạn, thông tin về số phòng, và nhân vi

KHẢO SÁT THỰC TẾ, ĐƯA RA BÀI TOÁN

Mô tả bài toán

Trong bối cảnh đời sống ngày càng nâng cao, nhu cầu du lịch cũng đang phát triển mạnh mẽ, dẫn đến việc tìm kiếm những khách sạn có phòng nghỉ chất lượng và dịch vụ tốt trở nên phổ biến Khách hàng có thể dễ dàng truy cập vào các website để tìm kiếm thông tin về phòng khách sạn, từ đó lựa chọn được phòng nghỉ phù hợp với sở thích của mình.

Trước đây, công tác quản lý khách sạn chủ yếu thực hiện thủ công, khiến cán bộ quản lý tốn nhiều thời gian để cập nhật thông tin khách hàng, dịch vụ, số phòng, nhân viên và hóa đơn thanh toán Hiện nay, với khối lượng thông tin lớn về nhân viên và tình trạng phòng, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý khách sạn trở nên cần thiết và quan trọng hơn bao giờ hết.

Đối tượng khách hàng

Việc phân loại khách hàng là yếu tố quan trọng đối với khách sạn, giúp tổ chức và hoạt động hiệu quả hơn, đặc biệt trong việc xây dựng chế độ hậu đãi phù hợp cho từng nhóm khách Trước khi có chương trình quản lý khách sạn, việc xử lý thông tin cho một đoàn khách hay một vị khách đơn lẻ thường tốn nhiều thời gian.

Khách thuê phòng có hai dạng:

Báo cáo cuối kỳ GVHD: ThS.Vũ Quang Dũng

Khách đi lẻ là những người không thuộc về bất kỳ đơn vị nào, có thể là khách vãng lai hoặc tham gia vào một đoàn thể nào đó tại các thời điểm khác nhau.

Nghiệp vụ quản lý khách sạn hiện nay

3.1 Quản lý nội bộ khách sạn

Quản lý nội bộ khách sạn cho phép phân quyền theo cấp bậc, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả và tốc độ phục vụ.

Giám đốc và quản lý cấp cao được trao quyền tối đa trong việc sử dụng các chức năng quản lý như thêm, sửa, xóa thông tin Họ có khả năng theo dõi tình hình hoạt động của khách sạn, bao gồm công suất phòng hiện tại và hiệu suất của các bộ phận khác từ xa.

Nhân viên các bộ phận có thể dễ dàng sử dụng hệ thống theo chức năng của mình, giúp bộ phận lễ tân theo dõi tình trạng đặt phòng, phòng trống và sơ đồ khách sạn Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong công việc.

3.2 Quản lý phòng và đặt phòng

Website quản lý khách sạn đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý phòng và đặt phòng, đây là chức năng thiết yếu của hệ thống quản lý này.

Quản lý phòng sẽ bao gồm thông tin về sơ đồ phòng, mã phòng, loại phòng, số lượng phòng, giá phòng, các dịch vụ đối với mỗi phòng,…

Quản lý đặt phòng khách sạn giúp xác định nguồn khách hàng, bao gồm các công ty du lịch, kênh OTA, khách đoàn và khách vãng lai Từ đó, khách sạn có thể phát triển chiến lược khai thác khách hàng tiềm năng trong tương lai.

Chức năng quản lý đặt phòng cho phép người dùng theo dõi các phòng đã đặt trong tương lai, hiển thị hiệu suất sử dụng phòng với thông tin chi tiết như số lượng phòng khả dụng theo từng loại, tổng số phòng có sẵn và tình trạng phòng đăng ký.

Báo cáo cuối kỳ GVHD: ThS.Vũ Quang Dũng có thể

Báo cáo cuối kỳ của GVHD ThS Vũ Quang Dũng cho thấy quy trình đặt phòng được thực hiện một cách nhanh chóng và chi tiết Khi thông tin đặt phòng được chấp nhận, hệ thống đặt phòng trực tuyến sẽ ngay lập tức gửi Email xác nhận đến khách hàng, giúp ngăn ngừa sai sót và nhầm lẫn trong thông tin đặt phòng.

3.3 Quản lý hồ sơ khách hàng

Xây dựng website quản lý khách sạn giúp khách sạn thu thập thông tin cơ bản của khách hàng như tên, giới tính, địa chỉ, email, số điện thoại, loại phòng, loại giường và số lượng phòng đặt Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên trong việc tìm kiếm thông tin khách hàng theo phòng, tên, số chứng minh thư hoặc số hộ chiếu.

Trong quá trình lưu trú, khách sạn có thể ghi nhận thông tin về thói quen và nhóm khách hàng của từng khách, nhằm hiểu rõ khả năng chi trả và thói quen tiêu dùng Điều này sẽ giúp cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng cho những lần lưu trú tiếp theo.

Quá trình tìm kiếm và cập nhật khách hàng sẽ trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn khi triển khai các chiến dịch tiếp thị hiệu quả, nhắm đúng đối tượng mục tiêu, từ đó tạo ra nguồn khách hàng tiềm năng cho tương lai.

Quản lý hệ thống đăng ký thuê, trả phòng của khách hàng, cụ thể là:

Quản lý đặt phòng là quá trình theo dõi và lưu trữ tất cả thông tin liên quan đến việc đăng ký đặt phòng của khách hàng, bao gồm thời gian đến, thời gian lưu trú và tình trạng phòng còn trống trong tương lai Việc nắm rõ ngày giờ đến và đi của khách giúp tối ưu hóa khả năng phục vụ và quản lý phòng hiệu quả.

Quản lý trả phòng cho phép khách hàng dựa trên thông tin đặt phòng để thực hiện việc trả phòng trước thời hạn hoặc gia hạn thời gian lưu trú Hệ thống cung cấp thông tin chi tiết về chi phí cần thanh toán, bao gồm tiền phòng, tiền dịch vụ và các khoản phát sinh (nếu có).

Quản lý hủy phòng là quá trình theo dõi và cập nhật trạng thái của các phòng đã được đăng ký trước đó khi khách hàng thông báo hủy Mỗi khách sạn sẽ có quy định riêng về cách thức xử lý hủy phòng, do đó hệ thống cần được thiết lập phù hợp với các chính sách của từng cơ sở.

ThS Vũ Quang Dũng sẽ thực hiện việc trừ chi phí hủy phòng từ số tiền khách hàng phải thanh toán, sau đó sẽ hoàn lại số tiền đặt cọc còn lại cho khách.

3.5 Quản lý các dịch vụ khác

Tùy thuộc vào quy mô của khách sạn, các dịch vụ như giặt là, thuê xe, báo thức và spa sẽ được cung cấp khác nhau Việc quản lý các dịch vụ này bao gồm thống kê ngày và số lần sử dụng, cũng như số tiền cần thanh toán, giúp khách sạn tránh chồng chéo trong việc quản lý phòng.

Từ việc phân tích ở trên có thể thấy:

- Quản lý khách sạn là một công việc quá phức tạp và luôn yêu cầu phải được giải quyết nhanh chóng.

Phạm vi đối tượng

Áp dụng cho các khách sạn lớn nhỏ trên cả nước.

Phân loại và chức năng các tác nhân

2 Nhân viên lễ tân ● Người quản trị:

➢ Xem, thay đổi trạng thái phòng, thêm, sửa, xóa, tìm kiếm các phòng.

➢ Xem, thêm, xoá, các thông tin của nhân viên.

● Nhân viên lễ tân: ➢ Đăng nhập

➢ Xem, thay đổi trạng thái phòng, thêm, sửa, xóa, tìm kiếm các phòng.

Thiết kế mô hình hệ thống

UC1 - Đăng nhập/Đăng xuất

Tên Use case Đăng nhập

Hệ thống cho phép người dùng đăng nhập, từ đó cung cấp quyền truy cập và thực hiện các hoạt động khác nhau tùy theo từng người dùng.

Người sử dụng Người quản trị, nhân viên lễ tân

Hoạt động UC này bắt đầu khi người dùng chọn đăng nhập vào hệ thống

1 Hệ thống yêu cầu người dùng nhập tên đăng nhậpvà mật khẩu

2 Hệ thống kiểm tra thông tin người dùng và xácnhận hợp lệ

3 Tùy theo đối tượng người dùng, hệ thống sẽ đếncác form với chức năng phù hợp

4 Hệ thống thông báo đăng nhập thành công

5 Người dùng có thể chọn đăng xuất bằng cách chọnđăng xuất trên màn hình

Nếu người dùng nhập sai thông tin đăng nhập không có trong cơ sở dữ liệu, hệ thống sẽ thông báo lỗi và yêu cầu người dùng đăng nhập lại Bên cạnh đó, người dùng cũng có tùy chọn hủy bỏ đăng nhập và kết thúc quy trình sử dụng.

GVHD: ThS.Vũ Quang Dũng

Tác nhân Người quản trị, nhân viên lễ tân

Mô tả Người dùng khi muốn thoát khỏi chương trình thì sẽ thông qua đăng xuất để thoát

Tên Use Case Đặt phòng

Khi khách hàng có nhu cầu đặt phòng, nhân viên lễ tân sẽ ghi nhận thông tin của họ trên bảng thông tin Dựa vào yêu cầu của khách, nhân viên sẽ tư vấn và lựa chọn phòng phù hợp, đồng thời in và lưu trữ thông tin khách hàng sau khi đặt phòng thành công.

Tên Use Case Trả phòng

Khi khách hàng quyết định trả phòng, nhân viên lễ tân sẽ truy cập hệ thống để kiểm tra tình trạng phòng Sau đó, họ sẽ xác minh thông tin liên quan đến phòng của khách hàng và in phiếu thanh toán để khách hàng thực hiện thanh toán.

Tên Use Case Thông tin phòng

Admin có quyền truy cập để xem thông tin chi tiết về phòng, bao gồm loại phòng, thông tin khách hàng và thông tin thanh toán Trong khi đó, nhân viên lễ tân chỉ có thể xem thông tin cơ bản của phòng, như loại phòng và trạng thái hiện tại.

Tên Use Case Quản lý tài khoản

Tác nhân Người quản trị

Admin có quyền quản lý và xem toàn bộ thông tin tài khoản của cả admin và nhân viên Họ cũng có khả năng xóa tài khoản và thêm tài khoản mới khi cần thiết.

Tên Use Case Quản lý phòng

Tác nhân Người quản trị (quản lý)

Mô tả Người quản trị (quản lý) có thể xem thông tin cũng như sửa

UC8 - Quản lý thông tin khách hàng

Tên Use Case Quản thông tin khách hàng

Tác nhân Người quản trị

Mô tả Người quản trị sẽ có quyền xem, thêm thông tin khách hàng trong cơ sở dữ liệu

4.2 Biểu đồ tuần tự - Sequence Diagram

4.3 Mô hình quy trình nghiệp vụ

● Trả phòng/lập hóa đơn

PHÂN TÍCH CHƯƠNG TRÌNH

Tổ chức dữ liệu

1.1 Mô hình quan hệ dữ liệu - ER

1.2 Mô hình luồng dữ liệu - Data Flow Diagram

Giải thích các dòng sự kiện và ký hiệu mô hình DFD:

Khái niệm Ký hiệu Ý nghĩa

Hoạt động bên trong của hệ thống thông tin, mỗi ô xử lý được đánh một số để biết nó là ô xử lý thứ mấy và ở cấp nào.

Sự thay đổi thông tin giữa các xử lý

● Quản lý đặt, trả phòng

Mô hình cơ sở dữ liệu

2.1 Danh sách các thực thể

Quản lý các thông tin về phòng cho thuê trong khách sạn.

LoaiPhong Varchar(50) Loại phòng gồm là

TrangThaiPhong Varchar(50) Trạng thái của phòng là được thuê và chưa thuê

GiaPhong int Giá phòng theo ngày

KieuPhong Varchar(50) Kiểu phòng đơn hay đôi hoặc là ba giường

TinhTrangPhong Varchar(50) Tình trạng của phòng là được dọn hay chưa dọn

Bảng thông tin chi tiết về thuê phòng khách sạn của khách hàng.

IDhoadon int Mã hoá đơn

IDKhachHang int Mã khách hàng

Email Varchar(50) Email của khách hàng

Diachi Varchar(50) Địa chỉ của khách hàng

Thanhpho Varchar(50) Thông tin của khách hàng

Quoctich Varchar(50) Quốc tịch khách hàng

Date int Số ngày thuê phòng

Tongtien double Tổng số tiền khách cần thanh toán

Bảng thông tin về khách hàng

IDKhachHang int Mã khách hàng

HoTen Varchar(50) Họ tên khách hàng

SDT Varchar(50) Số điện thoại

Email Varchar(50) Email của khách hàng

Thanhpho Varchar(50) Thông tin của khách hàng

Quản lý tài khoản người dùng hệ thống.

IDTaiKhoan int ID tài khoản

TenTK Varchar(50) Tên Tài Khoản

MatKhau Varchar(50) Mật khẩu tài khoản

Quyen Varchar(50) Quyền mà tài khoản được sử dụng

2.1.5 Bảng thông tin tài khoản

Thông tin tài khoản khi thanh toán

IDKH int ID khách hàng

TenTK Varchar(50) Tên Tài Khoản

CVCcode Varchar(50) Mã CVC của thẻ

Sothe Varchar(50) Số thẻ của tài khoản thanh toán

2.2 Mô hình hóa thực thể dữ liệu

Mô hình quan niệm xử lý theo phương pháp tựa Merise

Quy trình đặt và trả phòng liên quan đến các đối tượng và bộ phận chính như khách hàng, nhân viên lễ tân, người quản trị và dữ liệu.

3.1 Xác định sơ đồ hệ thống con của chương trình

Giải thích các dòng sự kiện

Số Diễn giải Số Diễn giải

(1) Đăng ký (2) Thông tin đăng ký

(3) Ghi nhận thông tin đăng ký (4) Thông tin khách hàng

(5) Loại phòng đặt (6) Thông tin phòng

(7) Chi tiết thông tin phòng đặt (8) Thông tin phòng được đặt

(9) Hóa đơn đặt phòng (10) Thông tin phòng đặt

11) Yêu cầu thông tin thanh toán (12) Thoogn tin thanh toán

13) Thông tin thanh toán + phiếu (14) Thanh toán

3.2 Xây dựng mô hình quan niệm xử lý

3.1.1 Sơ đồ liên hoàn các biến cố

3.2.2 Mô hình quan niệm xử lý Merise

Báo cáo cuối kỳ GVHD: ThS.Vũ Quang Dũng Giải thích các ký hiệu mô hình:

Tập các biến cố Tập biến cố gồm hai loại: tập biến cố vào và tập biến cố ra Điều kiện phát động biến cố Quy tắc quản lý

Quy tắc quản lý có điều kiện ra

Dữ liệu Gồm có hai loại: dữ liệu vào và dữ liệu ra cho của quy tắc xử lý

Phương tiện biểu diễn dữ liệu trên giấy

THIẾT KẾ GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH

Công nghệ và kỹ thuật áp dụng

• Ngôn ngữ lập trình: Java

Thiết kế giao diện

2.5 Một số giao diện khác

● Giao diện quản lý phòng

● Giao diện quản lý khách hàng

● ● Giao diện Add và Delete user

Tiêu đề	Xây Dựng Hệ Thống Quản Lý Đặt, Trả Phòng Khách Sạn
Tác giả	Hoàng Tuấn Anh, Vũ Trung Anh, Nguyễn Gia Hào Kiệt, Phan Thị Thùy Linh, Đoàn Trung Vũ
Người hướng dẫn	ThS. Vũ Quang Dũng
Trường học	Trường Đại Học Phenikaa
Thể loại	bài tập lớn
Năm xuất bản	2022
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	52
Dung lượng	10,64 MB