Quản trị chuỗi cung Ứng một số giải pháp Để lựa chọn nhà cung cấpcho công ty cổ phần duisNhà cung cấp nguyên vật liệu nội địaNhà cung cấp nguyên vật liệu nước ngoài
TỔNG QUAN CÁC LÝ THUYẾT LIÊN QUAN
Quản trị chuỗi cung ứng
Quản trị chuỗi cung ứng, theo giáo trình năm 2020, là việc áp dụng các phương pháp kết hợp hiệu quả giữa nhà cung cấp, nhà sản xuất, hệ thống kho bãi và cửa hàng để phân phối hàng hóa từ nơi sản xuất đến đúng địa điểm và thời gian, đồng thời đảm bảo chất lượng yêu cầu Mục tiêu chính là tối thiểu hóa chi phí toàn bộ hệ thống trong khi vẫn đáp ứng các yêu cầu về mức độ phục vụ.
Quản trị chuỗi cung ứng là quá trình phối hợp hiệu quả giữa sản xuất, tồn kho, địa điểm và vận chuyển trong chuỗi cung ứng, nhằm đáp ứng nhanh chóng và chính xác nhu cầu thị trường.
Mục tiêu quản trị chuỗi cung ứng là đánh giá tất cả các thành phần trong chuỗi, từ nhà cung ứng đến nhà bán lẻ, nhằm tối ưu hóa chi phí và đáp ứng yêu cầu khách hàng Ngoài ra, mục tiêu này còn nhằm tối đa hóa giá trị cho toàn hệ thống thông qua việc nâng cao tính hiệu quả và hiệu suất, cũng như tối ưu hóa tổng chi phí liên quan đến vận chuyển, phân phối, và tồn kho nguyên vật liệu, sản xuất, và thành phẩm.
Quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về các yếu tố thúc đẩy và cách thức hoạt động của chúng Mỗi yếu tố này có khả năng tác động trực tiếp đến chuỗi cung ứng, tạo ra năng lực riêng biệt Khi các yếu tố này được liên kết với nhau, chúng sẽ gia tăng mức độ tác động đến toàn bộ chuỗi cung ứng.
Hình 1.1: Tác nhân thúc đẩy chính trong chuỗi cung ứng
Nguồn: Giáo trình Quản trị chuỗi cung ứng
Sản xuất liên quan chặt chẽ đến khả năng của chuỗi cung ứng trong việc sản xuất và lưu trữ sản phẩm, với các phương tiện như phân xưởng và nhà kho Nhà quản trị phải cân nhắc giữa tính đáp ứng và tính hiệu quả khi đưa ra quyết định sản xuất Các phân xưởng có thể được xây dựng theo hai phương pháp chính: tập trung vào sản xuất hoặc tập trung vào chức năng Tương tự, nhà kho cũng có nhiều cách tiếp cận khác nhau, trong đó ba phương pháp chính bao gồm Đơn vị tồn trữ (SKU), Tồn trữ theo lô và Cross-docking.
Hàng tồn kho bao gồm nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm được lưu trữ bởi nhà sản xuất, nhà phân phối và người bán lẻ trong toàn bộ chuỗi cung ứng Các nhà quản trị cần đưa ra quyết định chiến lược về vị trí lưu trữ hàng tồn kho để tối ưu hóa hiệu quả và cân đối giữa chi phí và nhu cầu thị trường.
Tính đáp ứng và hiệu quả trong quản lý hàng tồn kho là rất quan trọng, vì việc lưu trữ hàng tồn kho với số lượng lớn giúp công ty nhanh chóng điều chỉnh theo nhu cầu khách hàng Tuy nhiên, chi phí tồn kho cần được tối ưu hóa để đạt hiệu quả cao, thông qua ba phương pháp chính: tồn kho chu kỳ, tồn kho an toàn và tồn kho theo mùa Quyết định về địa điểm trong chuỗi cung ứng ảnh hưởng lớn đến chi phí và khả năng phục vụ khách hàng, với trọng tâm là các hoạt động gần gũi với khách hàng và nhà cung cấp Địa điểm cũng phản ánh chiến lược của công ty trong việc xây dựng và phân phối sản phẩm, giúp xác định số lượng và kích thước các kênh phân phối đến tay người tiêu dùng cuối cùng.
Vận chuyển là quá trình di chuyển nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm trong chuỗi cung ứng Việc lựa chọn hình thức vận tải cần cân nhắc giữa tính đáp ứng nhanh và hiệu quả Chi phí vận tải có thể chiếm tới 1/3 tổng chi phí vận hành của chuỗi cung ứng, do đó, quyết định về phương thức vận tải là rất quan trọng.
Thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc đưa ra quyết định cho bốn yếu tố thúc đẩy trong chuỗi cung ứng Nó kết nối tất cả các hoạt động trong chuỗi cung ứng, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh Sự kết nối mạnh mẽ giữa các thành viên trong chuỗi cung ứng sẽ tối đa hóa lợi nhuận cho toàn bộ hệ thống.
Mô hình chuỗi cung ứng
Chuỗi cung ứng bao gồm bốn chủ thể chính: nhà cung cấp, nhà sản xuất, nhà phân phối và người tiêu dùng Số lượng chủ thể trong chuỗi cung ứng có thể thay đổi tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của nó Trong một chuỗi cung ứng điển hình, nguyên vật liệu được mua từ nhiều nhà cung cấp khác nhau, sau đó các bộ phận được sản xuất tại một hoặc nhiều nhà máy, và cuối cùng được vận chuyển đến kho để lưu trữ trước khi đến tay nhà bán lẻ và khách hàng.
Hình 1.2: Mô hình chuỗi cung ứng điển hình
Vai trò của nhà cung cấp trong chuỗi cung ứng
Nhà cung cấp là bên cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho doanh nghiệp, có thể là tổ chức hoặc cá nhân Trong bối cảnh các doanh nghiệp thương mại hiện đại, nhiều nhà cung cấp sẽ tham gia vào chuỗi cung ứng hàng hóa.
Nhà cung cấp là mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng, đảm bảo nguồn cung hàng hóa cho hoạt động sản xuất và kinh doanh Sự liên kết chặt chẽ với nhà cung cấp là yếu tố quyết định để doanh nghiệp duy trì nguồn cung ổn định; nếu không, hoạt động sản xuất sẽ bị trì hoãn, dẫn đến giảm doanh thu, lợi nhuận và mất khách hàng Đối với doanh nghiệp sản xuất, nhà cung cấp không chỉ cung cấp nguyên liệu mà còn góp phần tạo ra giá trị cho toàn chuỗi cung ứng Khi một nhà cung cấp gặp vấn đề, toàn bộ chuỗi cung ứng sẽ bị ảnh hưởng, làm giảm khả năng cung cấp hàng hóa trên thị trường.
Nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp mở rộng hoạt động kinh doanh Họ được xem là đối tác thiết yếu trong một giai đoạn cụ thể của quá trình vận hành Khi quy mô kinh doanh của doanh nghiệp tăng lên, các tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp và số lượng nhà cung cấp cũng sẽ có những thay đổi đáng kể.
Chiến lược kéo
Chiến lược kéo bắt đầu sản xuất ngay khi có đơn đặt hàng, với nhu cầu thực tế của khách hàng điều khiển hệ thống Phương pháp này phù hợp cho các sản phẩm có mức độ trung thành cao với thương hiệu, nơi người tiêu dùng đã quen thuộc với sự khác biệt giữa các nhãn hiệu.
Các sản phẩm có thời hạn sử dụng sẽ áp dụng 5 kéo, trong đó quy trình sản xuất được thực hiện theo đơn đặt hàng Điều này nhằm đảm bảo thời gian lưu kho phù hợp với thời hạn sử dụng của sản phẩm.
Áp dụng chiến lược này giúp nhà sản xuất giảm thiểu rủi ro về hàng tồn kho và hàng hóa không bán được Mặc dù có thể bị động hơn trong việc cung cấp sản phẩm, nhưng hàng hóa được đưa ra thị trường sẽ luôn là những sản phẩm mới nhất với chất lượng tốt nhất.
Trong hệ thống kéo, khi đơn đặt hàng thành công, nó sẽ được chuyển đến khâu sản xuất ngay trước đó Khâu này tiếp nhận và sử dụng tất cả các nguồn lực nội bộ của doanh nghiệp để bắt đầu sản xuất sản phẩm theo yêu cầu Sau khi hoàn thành, sản phẩm sẽ được chuyển vào kho chứa.
Hoạt động thu mua
Thu mua là một phần quan trọng trong chuỗi cung ứng, đóng vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo các hoạt động của công ty diễn ra suôn sẻ Các hoạt động cần thiết trong một công ty thường bao gồm việc tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp, quản lý hợp đồng, cũng như theo dõi và kiểm soát chất lượng hàng hóa.
• Xác định các tiêu chuẩn
• Nghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp
• Quản lý hợp đồng cung cấp
• Kiểm soát hàng tồn kho
Tổ chức bộ phận thu mua bao gồm trưởng thu mua và nhân viên thu mua Trưởng phòng thu mua quản lý toàn bộ hoạt động thu mua hàng hóa, trong khi nhân viên thu mua hỗ trợ và làm việc dưới sự chỉ đạo của trưởng phòng Nhân viên thu mua đảm bảo rằng các nhà cung cấp thực hiện đầy đủ đơn đặt hàng theo nhu cầu doanh nghiệp, tuân thủ các điều khoản giao dịch với mức giá hợp lý, đồng thời xử lý văn bản, hồ sơ, sắp xếp cuộc họp, và đánh giá hàng tồn kho.
Nguyên vật liệu
Theo Bùi Bích Ngọc (2013), nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong hàng tồn kho và là yếu tố thiết yếu trong quá trình sản xuất kinh doanh Nguyên vật liệu không chỉ tham gia thường xuyên vào sản xuất hàng hóa mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm.
Nguyên liệu và vật liệu của doanh nghiệp là những đối tượng lao động được mua ngoài hoặc tự chế biến, cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh Chúng được thể hiện dưới dạng vật hoá, chẳng hạn như sắt và thép trong ngành cơ khí chế tạo.
6 tạo, sợi trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giầy, vải trong doanh nghiệp may mặc… (Ngọc, 2013).
Nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng trong sản xuất kinh doanh, ảnh hưởng đến giá trị sản phẩm dịch vụ Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá trị sản phẩm, do đó việc quản lý và tối ưu hóa nguyên vật liệu là cần thiết để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
TỔNG QUAN CÔNG TY CỔ PHẦN DUIS
Thông tin chung
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN DUIS
Tên giao dịch: Foods Corporation (
Hình thức sở hữu: Công ty cổ phần
Trụ sở chính: Số 290, Đường Lê Chí Dân, Khu 2 - Đại diện pháp luật: Lưu
Website: http://www ds.com/
Lĩnh vực hoạt động, kinh doanh: chế biến-xuất khẩu nông sản lương thực, thực phẩm
Lịch sử hình thành và phát triển
Được thành lập tại Việt Nam từ năm 1999, DUIS là công ty thành viên của một tập đoàn có trụ sở chính tại Richmond, British Columbia, Canada Tập đoàn này do ông Dan On, người sáng lập và tổng giám đốc, lãnh đạo, người đã khởi xướng và đặt nền tảng phát triển tập đoàn tại BC từ năm 1989 Hiện tại, DUIS sở hữu 5 nhà máy tại Canada.
Tập đoàn DUIS có các công ty thành viên tại British Columbia và Ontario, Canada, California, Hoa Kỳ, Bangkok, Thái Lan, Trung Quốc, Hồng Kông và Đài Loan Hiện tại, Tập đoàn sở hữu hơn 800 nhân viên, tất cả đều hướng tới mục tiêu chung là cung cấp sản phẩm chất lượng cao đến tay khách hàng trên toàn cầu.
Nhà máy chính của công ty tọa lạc tại Thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương, cách thành phố Hồ Chí Minh khoảng 40 km Công ty cũng có văn phòng và cửa hàng trưng bày tại Khu đô thị mới Quận 2 (Khu Sala), gần hầm vượt sông Sài Gòn, phục vụ cho việc trưng bày sản phẩm và quản lý bán hàng cũng như dịch vụ khách hàng nội địa.
Một nhà máy hiện đại với công nghệ tiên tiến đã chính thức đi vào hoạt động vào cuối năm 2018, với tổng vốn đầu tư khoảng 20 triệu USD, tọa lạc tại khu công nghiệp.
Nhà máy mới tại Mỹ Phước 3, thị xã Bến Cát, Bình Dương, đại diện cho một doanh nghiệp tiên phong trong sản xuất xanh và sạch Với cam kết mạnh mẽ về trách nhiệm xã hội, nhà máy này sử dụng công nghệ hiện đại và hoạt động tự động nhờ vào nguồn năng lượng sạch từ hệ thống năng lượng mặt trời.
Nhà máy chế biến hạt điều của tập đoàn được thành lập vào năm 2010 tại xã An Điền, thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương, cách nhà máy chính 16 km Nhà máy chuyên sản xuất hạt điều nhân và các sản phẩm khác như bao bì đóng gói, lọ nhựa và lon giấy cuộn Sản phẩm của công ty hiện có mặt tại nhiều hệ thống siêu thị và cửa hàng tiện lợi lớn tại Việt Nam như BigC, Aeon Mall, Metro, Vinmart, Family Mart và Circle K.
Sứ mệnh và tầm nhìn
"Cung cấp thực phẩm chất lượng tốt cho mọi người" nhằm nâng cao sức khỏe cộng đồng thông qua việc thúc đẩy hoạt động bền vững và đồng bộ trên toàn cầu, mang lại lợi ích cho tất cả các bên liên quan.
Khách hàng: Chú trọng là nhà cung cấp dịch vụ tốt nhất
Người tiêu dùng: Cung cấp sản phẩm chất lượng và dịch vụ tốt nhất
Hợp tác toàn cầu là chìa khóa để mở rộng các kênh thông tin giữa các đối tác và nhân viên, nhằm tối ưu hóa hiệu quả công việc và tạo ra giá trị bền vững.
Năng lực: Là tổ chức có tính cạnh tranh cao, hiệu suất, hiệu quả và bền vững
Cộng đồng: Có trách nhiệm xã hội rộng rãi nhằm hỗ trợ cộng đồng và môi trường toàn cầu
Cam kết của doanh nghiệp
Công ty Cổ phần DUIS cam kết sản xuất và cung cấp “Thực phẩm chất lượng toàn cầu” với hiệu quả chi phí, tuân thủ các phương pháp có hệ thống nhằm đáp ứng yêu cầu chất lượng của khách hàng và quy định nhà nước Để đạt được mục tiêu này, công ty đã triển khai Hệ thống quản lý chất lượng theo các tiêu chuẩn chứng nhận như HACCP, BRC, KOSHER và SA8000 Ban quản trị thường xuyên xem xét các Mục tiêu Chất lượng để đảm bảo cải tiến liên tục Nhân viên của DUIS có trách nhiệm thực hiện các quy trình trong hệ thống này, duy trì khẩu hiệu “Thực phẩm chất lượng trên toàn cầu”.
Lĩnh vực hoạt động của công ty
Chế biến và gia công nông sản bao gồm các loại hạt như hạt điều, đậu phộng, mè, hạt hạnh nhân, đậu hà lan, hạt hướng dương, hạt bí, hạt hồ trăn cùng với các gia vị khác Ngoài ra, quy trình chế biến lương thực cũng bao gồm các loại đậu, bánh tráng, ngũ cốc và các loại hạt đa dạng.
Chế biến thực phẩm từ hạt và ngũ cốc bao gồm nhiều sản phẩm tiêu dùng trực tiếp như hạt điều chiên có muối và không có muối, cùng với hạt điều tẩm gia vị Ngoài ra, còn có đậu phộng chiên với các loại gia vị khác nhau, hạnh nhân chiên hoặc sấy có muối và không có muối, cùng với các loại kẹo và trái cây khô đa dạng Các loại hạt khác như mè, đậu hà lan, đậu macadamia, đậu nành, hạt bí, hạt hướng dương, hạt dẻ, và óc chó cũng được chế biến dưới hình thức chiên, sấy, có muối, không có muối và tẩm gia vị.
Sản phẩm của công ty chủ yếu được xuất khẩu sang thị trường Mỹ, Canada và các nước như Đài Loan, Nhật Bản, Trung Quốc, chiếm khoảng 95% tổng sản lượng.
Kết quả kinh doanh của công ty
Công ty hoạt động chủ yếu theo ba hình thức: xuất sản xuất, xuất kinh doanh và xuất gia công, trong đó phương thức xuất sản xuất chiếm ưu thế.
Bảng 2.1: Doanh thu theo phương thức sản xuất kinh doanh xuất khẩu
Loại Trị giá Tỷ trọng Trị giá
Tỷ trọng Trị giá Tỷ trọng hình
Nguồn: Bộ phận xuất nhập khẩu
Bảng doanh thu xuất khẩu của công ty cho thấy sự phát triển mạnh mẽ trong hoạt động xuất khẩu, đặc biệt là trong lĩnh vực sản xuất, với tỷ trọng ngày càng cao qua các năm Mặc dù doanh thu tổng thể của công ty tăng dần theo thời gian, nhưng từng lĩnh vực lại có sự biến động đáng kể.
Xuất sản xuất tăng từ 3,729,036.75 USD lên 9,028,028.40 USD (2017-
2018) và tăng mạnh lên 12,218,300.10 USD chiếm tỷ trọng 90% doanh thu của công ty tăng 15% so với năm 2017 Trong khi đó xuất kinh doanh tăng từ 1,073,962.58 USD lên
1,692,819.45 USD nhưng tỷ trọng lại giảm từ 21.6% còn 15% Năm 2019 lại giảm còn
1,231,699.27 USD chiếm 9.07% Và xuất gia công năm 2017-2018 tăng mạnh từ
169,049.67 USD lên 564,255.15 USD nhưng đến năm 2019 lại giảm xuống chỉ còn
Với tổng doanh thu đạt 78 triệu USD vào năm 2020, tăng gấp 6 lần so với năm 2019, công ty đã chứng tỏ tiềm năng vượt trội của mình trong lĩnh vực sản xuất Sự tăng trưởng này không chỉ nhờ vào việc chuyển đổi cơ cấu sản xuất sang xuất khẩu mà còn nhờ vào việc tận dụng hiệu quả các nguồn lực hiện có và duy trì mối quan hệ hợp tác bền vững với các đối tác lớn như Wal-Mart Investment, AeonMal Nhật Bản, AGRO Foods và London Drugs Limited.
THỰC TRẠNG NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM DUIS
Các nhà cung cấp của công ty CP DUIS
3.1.1 Nhà cung cấp nguyên vật liệu nội địa
Công ty DUIS chủ yếu hợp tác với các nhà cung cấp nguyên vật liệu nội địa từ tỉnh Bình Dương và Bình Phước, tập trung vào hạt điều và đậu phộng Hạt điều đóng vai trò quan trọng, chiếm từ 60-70% tổng lượng nguyên vật liệu nội địa mà công ty thu mua Ngoài ra, DUIS còn làm việc với các nhà cung cấp vật liệu, phụ liệu và trang thiết bị khác như bao bì và thùng carton.
Công ty tăng cường thu mua nguyên vật liệu nội địa với tốc độ chu chuyển nhanh hơn so với nguyên vật liệu nước ngoài Tuy nhiên, chất lượng hàng hóa từ các nhà cung cấp nội địa vẫn chưa đồng nhất và chưa đáp ứng hoàn toàn các tiêu chuẩn quốc tế Việc giao nhầm nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp đã gây ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của công ty.
3.1.2 Nhà cung cấp nguyên vật liệu nước ngoài
Nguyên vật liệu nhập khẩu cho sản xuất xuất khẩu của công ty bao gồm các hạt, trái cây và gia vị như nam việt quất, dâu, mâm xôi, hạnh nhân từ Mỹ, Canada và Trung Quốc Hầu hết các nguyên vật liệu và phụ liệu đều là hàng nhập khẩu, đảm bảo chất lượng cho sản phẩm.
Công ty sản xuất một số sản phẩm theo đơn đặt hàng từ đối tác nước ngoài, như ngũ cốc và hạt hạnh nhân sấy, do đó việc nhập khẩu nguyên liệu từ các nhà cung cấp nước ngoài là cần thiết Hầu hết các đối tác lớn là nhà cung cấp của công ty mẹ, giúp công ty tại Việt Nam tiếp cận nguyên vật liệu với giá chung của công ty mẹ Thêm vào đó, công ty mẹ cũng cung cấp nguyên vật liệu cho công ty tại Việt Nam thông qua các hợp đồng, cho phép công ty nhận nguyên vật liệu để gia công và xuất khẩu trở lại Canada.
Bộ phận quản lý nhà cung cấp của công ty DUIS
Trưởng phòng thu mua chịu trách nhiệm quản lý hoạt động thu mua của công ty, đảm bảo rằng các nhà cung cấp đáp ứng đúng nhu cầu đơn hàng của công ty với các điều khoản và ưu đãi hợp lý về giá cả.
Nhiệm vụ của trưởng phòng thu mua :
• Tìm kiếm và phát triển thêm nhiều nguồn cung khác cho công ty
• Liên hệ, đàm phán, trao đổi với nhà cung cấp để tìm được nguồn hàng phù hợp với giá tốt nhất
• Giám sát chặt chẽ quy trình và chi phí thu mua
• Lên kế hoạch thu mua và điều chỉnh các yêu cầu cho phù hợp
• Lập báo cáo về chất lượng, số lượng, giá cả hàng hoá và số lượng tồn kho theo đúng thời gian quy định
• Nghiên cứu thị trường và đối thủ cạnh tranh
• Phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý các trường hợp phát sinh trong quá trình thu mua
Phó phòng thu mua đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng, hỗ trợ quản lý hành chính cho trưởng phòng thu mua Họ không chỉ hướng dẫn và chỉ đạo chuyên môn cho nhân viên thu mua mà còn là người nắm rõ nhất về hoạt động và các vấn đề nội bộ, nhờ vào việc giám sát trực tiếp.
Nhiệm vụ của phó phòng thu mua:
Hỗ trợ trưởng phòng thu mua trong việc quản lý và giám sát hoạt động của bộ phận, bao gồm quản lý hành chính nhân viên, giám sát, chỉ đạo và đánh giá hiệu suất làm việc của từng nhân viên.
• Đánh giá nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp
• Hướng dẫn nhân viên liên hệ với nhà cung cấp cũ, tìm nhà cung cấp mới và thương lượng giá cả, thực hiện đặt hàng
• Xem xét kỹ công việc của nhân viên thu mua, giúp hướng dẫn và điều chỉnh công việc của họ khi cần thiết
• Báo cáo cho trưởng phòng thu mua và ban giám đốc điều hành về các hợp đồng thu mua mới với nhà cung cấp mới
Để đảm bảo doanh nghiệp có được mức giá tốt nhất mà vẫn duy trì chất lượng, cần thường xuyên so sánh giá thành và chất lượng của nguồn hàng hóa, nguyên vật liệu Việc thương lượng hiệu quả sẽ giúp tối ưu hóa chi phí và nâng cao giá trị sản phẩm.
• Giám sát, quản lý chuỗi cung ứng
• Duy trì mạng lưới liên lạc chuyên nghiệp để tìm ra các cơ hội mua hàng mới có lợi hơn
• Dự báo nhu cầu đối với các sản phẩm, nguyên vật liệu và đặt hàng phù hợp, đặc biệt đối với những hàng hóa theo mùa
Kế toán mua hàng đóng vai trò quan trọng trong giai đoạn đầu của quá trình vận chuyển hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại, chịu trách nhiệm chuyển quyền sở hữu hàng hóa từ người bán sang doanh nghiệp và ngược lại, chuyển quyền sở hữu tiền tệ từ doanh nghiệp đến người bán.
Nhiệm vụ của kế toán mua hàng:
• Phối hợp với kế toán công nợ đối chiếu số liệu phát sinh hàng ngày
• Xác nhận kết quả kiểm, đếm, giao nhận hóa đơn, chứng từ và ghi chép tài liệu, sổ sách theo quy định
• Theo dõi, ghi chép và phản ánh kịp thời, chính xác chỉ tiêu mua hàng về số lượng, chủng loại, qui cách, thời điểm xác nhận mua hàng
Theo dõi và giám sát kế hoạch mua hàng là rất quan trọng để đảm bảo thực hiện hiệu quả với từng nguồn hàng, nhà cung cấp và đơn đặt hàng Đồng thời, cần kiểm tra tình trạng thanh toán với nhà cung cấp để duy trì mối quan hệ tốt và đảm bảo tiến độ giao hàng.
• Cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho doanh nghiệp để xác định mức dự trữ hợp lý
• Lập báo cáo nhập xuất hàng tồn
• Đối chiếu số liệu nhập xuất của thủ kho và kế toán
• Trực tiếp tham gia kiểm kê số lượng hàng nhập xuất kho cùng thủ kho, bên giao, bên nhận
• Nộp chứng từ và báo cáo nhập xuất hàng tồn theo quy định
3.3 Các chỉ tiêu đánh giá nhà cung cấp của công ty
3.3.1 Sự uy tín của nhà cung cấp
Khi đánh giá một nhà cung cấp, uy tín là yếu tố quan trọng nhất quyết định sự hợp tác Doanh nghiệp cần xem xét nhiều khía cạnh để xác định mức độ uy tín của nhà cung cấp.
Thứ nhất , nhà cung cấp phải có thông tin rõ ràng địa chỉ, phương thức liên lạc, giấy phép kinh doanh.
Sự minh bạch trong hợp tác là yếu tố quan trọng, với yêu cầu nhà cung cấp cần đảm bảo nguồn cung cấp nguyên vật liệu ổn định và duy trì mối quan hệ hợp tác bền vững.
Cuối cùng, cần xem xét các vấn đề pháp lý liên quan đến nhà cung cấp, bao gồm việc kiểm tra các thủ tục pháp lý của các hợp đồng trong quá khứ và hiện tại, đồng thời đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật của nhà cung cấp.
3.3.2 Chất lượng của hàng hóa được cung cấp
Doanh nghiệp phụ thuộc vào hàng hóa từ nhà cung cấp để hoạt động hiệu quả, do đó, nhà cung cấp cần đảm bảo chất lượng sản phẩm đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp Các yếu tố đánh giá chất lượng sản phẩm của nhà cung cấp bao gồm độ tin cậy, tính đồng nhất và khả năng đáp ứng nhu cầu.
• Hiệu suất: Chức năng cơ bản của hàng hóa
• Tính năng: Tính năng nâng cao và cải tiến hàng hóa phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp
• Độ tin cậy: Xác suất các hàng hóa bị hư hỏng, không đạt chất lượng
• Độ bền: Tuổi thọ, hạn sử dụng của hàng hóa
• Sự phù hợp: Hàng hóa đáp ứng được mô tả kỹ thuật theo yêu cầu của doanh nghiệp
• Khả năng phục vụ: Việc vận hành và bảo hành hàng hóa của nhà cung cấp
3.3.3 Hiệu suất cung cấp sản phẩm
Hiệu suất cung ứng hàng hóa của nhà cung cấp là một trong những tiêu chí đánh giá quan trọng nhất Đảm bảo hiệu suất cung cấp sản phẩm không chỉ ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh của công ty mà còn quyết định sự thành công trong hoạt động sản xuất Do đó, nhà cung cấp cần xây dựng uy tín vững chắc về thời gian và số lượng hàng hóa được cung ứng.
Các yếu tố đánh giá hiệu suất cung cấp hàng hóa của nhà cung cấp:
• Thời gian thực hiện đơn hàng: Thời gian từ lúc bắt đầu thực hiện đơn hàng cho đến khi nhà cung cấp giao hàng cho doanh nghiệp
• Độ tin cậy của việc giao hàng: Đảm bảo thời gian giao hàng theo hợp đồng
• Yêu cầu giao hàng: Đúng loại hàng hóa, đúng chất lượng, số lượng theo hợp đồng
• Thông tin: Thông tin được trao đổi liên tục giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp
Quy trình thu mua nguyên vật liệu
• Thích ứng: Khả năng thích ứng của nhà cung cấp với yêu cầu của doanh nghiệp
• Tính linh hoạt: Khả năng thích ứng của nhà cung cấp trong việc cung ứng hàng hóa khi các điều kiện liên quan thay đổi
Hình 3.1: Biểu mẫu đánh giá nhà cung cấp
Nguồn: Bộ phận Thu mua
- Tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ bộ phận có nhu cầu, tiến hành phân tích, xác định rõ các yêu cầu thu mua:
Lập kế hoạch thu mua màu sắc, thành phần, kích thước, thông số kỹ thuật…
- Lập kế hoạch thu mua hàng đảm bảo cung ứng đủ nguyên vật liệu, trang thiết bị… phục vụ cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp.
Khi nhập hàng hóa đã quen thuộc, nhân viên thu mua chỉ cần liên hệ với nhà cung cấp cũ Tuy nhiên, họ cũng nên kiểm tra mức giá từ các nguồn khác để hiểu rõ giá cả thị trường, tránh rủi ro và tìm kiếm những nhà cung cấp tốt hơn.
- Với những mặt hàng mới, quy trình tìm nhà cung cấp bao gồm những bước sau:
• Với hàng hoá là nguyên vật liệu, nhân viên thu mua cần dựa vào kết quả đánh giá của IQC (Input
Tìm nhà cung cấp vật
Kiểm soát chất lượng đầu vào là quá trình quan trọng trong việc lựa chọn nhà cung cấp và trang thiết bị, nhằm đảm bảo rằng tất cả các yếu tố đáp ứng tốt nhất các tiêu chuẩn của nhà máy sản xuất.
• Lập danh sách các nhà cung cấp tiềm năng
• Liên hệ, yêu cầu gửi báo giá
• Chọn một số nhà cung cấp có mức giá tốt, đáp ứng yêu cầu chất lượng về nguồn hàng
• Tiến hành thương lượng với các nhà cung cấp đã chọn để có được mức giá tốt hơn
• Yêu cầu sử dụng hãng mẫu
- Thỏa thuận hợp đồng thu mua với nhà cung cấp phù hợp
Tiến hành thu mua hàng
- Theo dõi, giám sát tiến độ giao hàng
- Phối hợp với bộ phận kỹ thuật liên quan kiểm tra chất lượng hàng hóa để giải quyết kịp thời nếu phát hiện hàng không đạt yêu cầu
- Thực hiện đánh giá nhà cung cấp định kỳ
- Giải quyết các loại chứng từ thanh toán và chuyển cho bộ phận kế toán quản lý
- Đề xuất những ý tưởng nâng cao hiệu quả công việc cho nhân viên thu mua
- Làm các báo cáo công việc theo quy định và tham gia đầy đủ các cuộc họp của bộ phận
Nguồn: Bộ phận Thu mua
Ưu nhược điểm của các nhà cung cấp
Công ty đã xây dựng được mối quan hệ lâu dài với nhiều đối tác chất lượng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi hàng hóa Sự hiểu biết sâu sắc về tiêu chuẩn và quy định của các đối tác giúp quá trình ký hợp đồng diễn ra suôn sẻ, đặc biệt với các nhà cung cấp nội địa Hơn nữa, công ty còn hưởng lợi từ các chính sách ưu đãi và mức giá chiết khấu hấp dẫn khi thu mua nguyên vật liệu từ những đối tác lâu năm.
Công ty áp dụng chiến lược kéo trong kinh doanh, tối ưu hóa việc thu mua nguyên vật liệu thông qua hợp đồng và đơn đặt hàng từ đối tác Nhờ đó, công ty giảm thiểu tình trạng tồn kho, tiết kiệm chi phí bảo quản và lưu trữ hàng hóa, từ đó tăng tốc độ chu chuyển vốn và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Công ty, thuộc một tập đoàn nước ngoài, chủ yếu hợp tác với các đối tác của công ty mẹ, giúp quy trình thu mua nguyên vật liệu nước ngoài diễn ra nhanh chóng và hiệu quả nhờ sự bảo lãnh từ công ty mẹ Điều này cũng giúp công ty không phải lo lắng về chính sách mua hàng và giá thành nguyên vật liệu từ các đối tác lớn, vì đã có công ty mẹ đứng ra đàm phán Hơn nữa, nguyên vật liệu nước ngoài không chỉ có chất lượng cao mà còn đi kèm với mức giá chiết khấu và nhiều ưu đãi từ nhà cung cấp.
Nguyên vật liệu nhập khẩu từ nước ngoài khiến công ty phải cân nhắc kỹ lưỡng về giá thành trước khi đặt hàng Chi phí tăng lên do thuế nhập khẩu, phí hải quan và dịch vụ logistics Hơn nữa, các nguyên vật liệu này cần được bảo quản trong kho lạnh, đòi hỏi tiêu chuẩn bảo quản cao để đảm bảo chất lượng.
Để duy trì chất lượng và đảm bảo quy trình sản xuất, công ty sử dụng các kho lạnh với nhiệt độ 15 o C, 0 o C, 10 o C và kho mát 20 o C Đồng thời, để thu mua nguyên vật liệu, công ty phải đáp ứng các tiêu chuẩn nghiêm ngặt từ nhà cung cấp nước ngoài, bao gồm việc trở thành nhà thu mua xanh.
Công ty chủ yếu xuất khẩu sản phẩm ra nước ngoài, do đó phải tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm, ISO 14.100 và các tiêu chuẩn khác theo yêu cầu của từng quốc gia đối tác Điều này yêu cầu công ty phải kiểm soát chặt chẽ quá trình cung ứng hàng hóa ngay từ khâu thu mua nguyên vật liệu Tuy nhiên, các nhà cung cấp nội địa gặp khó khăn trong việc đảm bảo nguyên vật liệu đầu vào đạt tiêu chuẩn quốc tế, như nhà cung cấp xanh và chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm.
Chất lượng hàng hóa nhập khẩu từ nguyên vật liệu nội địa không đồng nhất, trái ngược với chất lượng đồng đều của nguyên liệu nhập khẩu Các nhà cung cấp nội địa áp dụng tiêu chí đánh giá chất lượng riêng, nhưng thường không đạt tiêu chuẩn quốc tế về các yếu tố như lưu lượng thuốc trừ sâu và phân bón hóa học Thêm vào đó, các nhà cung cấp nội địa thường mắc lỗi trong việc giao nhầm nguyên vật liệu, ví dụ như trường hợp công ty DUIS đặt 500kg hạt điều loại A nhưng nhận được 500kg hạt điều loại B Tình huống này buộc công ty phải tổ chức họp khẩn với bộ phận QC và sản xuất để tìm ra giải pháp nhằm duy trì quy trình sản xuất và nhận được hỗ trợ từ nhà cung cấp.
Công ty thiếu linh hoạt trong việc tìm kiếm và thay thế nhà cung cấp mới, chủ yếu dựa vào các đối tác lâu năm và thân thiết Điều này dẫn đến việc ít khi chủ động tìm kiếm nhà cung cấp thay thế, mặc dù nguyên liệu hạt điều là một trong những vật liệu chính được công ty thu mua với số lượng lớn và tần suất cao.
Trong giai đoạn cao điểm, công ty không thể nhận đủ hạt điều thô từ các nhà cung cấp nội địa, buộc phải nhập khẩu từ Ấn Độ, dẫn đến tăng chi phí và thời gian Đồng thời, công ty đã đầu tư công sức và tài chính trong việc tìm kiếm và thay thế nhà cung cấp mới với tiêu chuẩn và chất lượng hàng hóa cao hơn.
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP
Xây dựng một bộ phận mua chuyên trách với quy mô tiêu chuẩn
Việc thành lập một bộ phận chuyên trách để quản lý và đánh giá nhà cung cấp là một giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và nâng cao chuyên môn Để thiết lập bộ phận này, các nhà quản lý cần thực hiện các bước cần thiết nhằm đảm bảo tính hiệu quả và chuyên nghiệp trong công tác quản lý nhà cung cấp.
• Lập bộ tiêu chí đánh giá phù hợp với hàng hóa mà doanh nghiệp cần
• Lên thang điểm đánh giá hàng hóa, đánh giá nhà cung cấp
• Thiết lập quy trình đánh giá tiêu chuẩn
• Kiểm soát chất lượng đánh giá
• Thu thập thông tin các nhà cung cấp theo khung tiêu chí
• Quản lý nhà cung cấp
Việc phân tích rủi ro tiềm ẩn của nhà cung cấp là rất quan trọng, trong khi việc tự xây dựng bộ phận thu mua đòi hỏi doanh nghiệp phải có một đội ngũ nhân sự lớn với trình độ chuyên môn cao Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát tiến trình công việc và chủ động trong việc đánh giá, quản lý Tuy nhiên, giải pháp này cần một khoản chi phí lớn để duy trì đội ngũ chuyên trách và thời gian dài để tích lũy kinh nghiệm cũng như điều chỉnh quy trình làm việc cho phù hợp.
Áp dụng công nghệ thông tin
Sử dụng giải pháp quản trị nhà cung cấp chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp:
• Sử dụng phần mềm quản trị chuyên nghiệp, đã được kiểm chứng về độ chính xác và hiệu quả cao
• Tiết kiệm chi phí nhân sự trong bộ phận chuyên đánh giá nhà cung cấp
• Kiểm soát hiệu quả các rủi ro từ nhà cung cấp
• Tiết kiệm thời gian của doanh nghiệp
Nếu doanh nghiệp không cần thiết lập bộ phận chuyên môn để tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp, họ vẫn phải đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quy trình này Việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp là rất quan trọng để duy trì chất lượng sản phẩm và dịch vụ Do đó, doanh nghiệp nên áp dụng các tiêu chí rõ ràng và công cụ hỗ trợ để đánh giá các nhà cung cấp một cách hiệu quả.
Liên kết với các đơn vị chuyên nghiệp để cung cấp dịch vụ và chương trình quản trị nhà cung cấp là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp, mang lại hiệu quả cao trong quản lý và phát triển.
Doanh nghiệp khi hợp tác với các công ty cung cấp giải pháp quản trị nhà cung cấp sẽ nhận được thông tin chính xác và có thể kiểm soát các nhà cung cấp dựa trên dữ liệu đã được xác thực Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian tìm kiếm nhà cung cấp mới và chỉ cần một đội ngũ nhân sự nhỏ để tham gia vào quá trình lựa chọn và đánh giá, mà vẫn đảm bảo chất lượng và hiệu quả Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý rằng việc quản trị nhà cung cấp sẽ phụ thuộc vào đơn vị cung cấp giải pháp và chi phí đầu tư ban đầu để thiết lập hệ thống.