CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM DUIS
3.2. Bộ phận quản lý nhà cung cấp của công ty DUIS
3.2.1. Trưởng phòng thu mua
Trưởng phòng thu mua có nhiệm vụ quản lý việc thu mua của công ty, đảm bảo nhà cung cấp cung ứng các đơn hàng thích hợp cho nhu cầu của công ty theo các điều khoản và ưu đãi với giá cả hợp lý.
Nhiệm vụ của trưởng phòng thu mua :
• Tìm kiếm và phát triển thêm nhiều nguồn cung khác cho công ty
• Liên hệ, đàm phán, trao đổi với nhà cung cấp để tìm được nguồn hàng phù hợp với giá tốt nhất
• Giám sát chặt chẽ quy trình và chi phí thu mua
• Lên kế hoạch thu mua và điều chỉnh các yêu cầu cho phù hợp
12
• Lập báo cáo về chất lượng, số lượng, giá cả hàng hoá và số lượng tồn kho theo đúng thời gian quy định
• Nghiên cứu thị trường và đối thủ cạnh tranh
• Phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý các trường hợp phát sinh trong quá trình thu mua
3.2.2. Phó phòng thu mua
Phó phòng thu mua là một chuyên gia về chuỗi cung ứng, hỗ trợ quản lý hành chính cho trưởng phòng thu mua và hướng dẫn, chỉ đạo chuyên môn cho nhân viên thu mua. Phó phòng còn là người hiểu rõ nhất về hoạt động và những vấn đề nội bộ vì họ trực tiếp giám sát.
Nhiệm vụ của phó phòng thu mua:
• Hỗ trợ trưởng phòng thu mua quản lý và giám sát hoạt động của bộ phận, từ quản lý hành chính với nhân viên đến giám sát, chỉ đạo, đánh giá hiệu suất của nhân viên
• Đánh giá nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp
• Hướng dẫn nhân viên liên hệ với nhà cung cấp cũ, tìm nhà cung cấp mới và thương lượng giá cả, thực hiện đặt hàng
• Xem xét kỹ công việc của nhân viên thu mua, giúp hướng dẫn và điều chỉnh công việc của họ khi cần thiết
• Báo cáo cho trưởng phòng thu mua và ban giám đốc điều hành về các hợp đồng thu mua mới với nhà cung cấp mới
• Không ngừng so sánh giá thành, chất lượng nguồn hàng hóa, nguyên vật liệu và thương lượng để đảm bảo doanh nghiệp có được mức giá tốt nhất trong khi vẫn đảm bảo chất lượng
• Giám sát, quản lý chuỗi cung ứng
• Duy trì mạng lưới liên lạc chuyên nghiệp để tìm ra các cơ hội mua hàng mới có lợi hơn
• Dự báo nhu cầu đối với các sản phẩm, nguyên vật liệu và đặt hàng phù hợp, đặc biệt đối với những hàng hóa theo mùa
3.2.3. Kế toán mua hàng
Kế toán mua hàng là người chịu trách nhiệm trong giai đoạn đầu tiên của quá trình di chuyển hàng hóa của doanh nghiệp thương mại, là quá trình chuyển quyền sở hữu hàng hóa của người bán sang doanh nghiệp và đồng thời chuyển quyền sở hữu về tiền tệ từ doanh nghiệp sang người bán.
Nhiệm vụ của kế toán mua hàng:
• Phối hợp với kế toán công nợ đối chiếu số liệu phát sinh hàng ngày
• Xác nhận kết quả kiểm, đếm, giao nhận hóa đơn, chứng từ và ghi chép tài liệu, sổ sách theo quy định
• Theo dõi, ghi chép và phản ánh kịp thời, chính xác chỉ tiêu mua hàng về số lượng,
chủng loại, qui cách, thời điểm xác nhận mua hàng
13
• Theo dõi, kiểm tra và giám sát để thực hiện tốt kế hoạch mua hàng theo từng nguồn hàng, từng nhà cung cấp, từng đơn đặt hàng với người bán và tình trạng thanh toán với nhà cung cấp
• Cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho doanh nghiệp để xác định mức dự trữ hợp lý
• Lập báo cáo nhập xuất hàng tồn
• Đối chiếu số liệu nhập xuất của thủ kho và kế toán
• Trực tiếp tham gia kiểm kê số lượng hàng nhập xuất kho cùng thủ kho, bên giao, bên nhận
• Nộp chứng từ và báo cáo nhập xuất hàng tồn theo quy định
3.3. Các chỉ tiêu đánh giá nhà cung cấp của công ty
3.3.1. Sự uy tín của nhà cung cấp
Khi đánh giá một nhà cung cấp, uy tín của các nhà cung cấp là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất nhằm quyết định đến việc có lựa chọn hợp tác với nhà cung cấpDoanh nghiệp xét xem nhà cung cấp đó có đủ uy tín hay không thông qua một số khía cạnh như sau:
Thứ nhất , nhà cung cấp phải có thông tin rõ ràng địa chỉ, phương thức liên lạc, giấy phép kinh doanh.
Thứ hai, đó là sự minh bạch trong hợp tác. Nhà cung cấp phải có đảm bảo nguồn cung cấp nguyên vật liệu, duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài.
Cuối cùng là xem xét các vấn đề về pháp lý. Xem các thủ tục pháp lý liên quan đến các hợp đồng quá khứ, hiện tại của nhà cung cấp và xem xét việc tuân thủ pháp luật của nhà cung cấp.
3.3.2. Chất lượng của hàng hóa được cung cấp
Doanh nghiệp cần đến hàng hóa của nhà cung cấp để có thể kinh doanh một cách thuận lợi. Chính vì thế nhà cung cấp phải đảm bảo chất lượng của sản
phẩm cung cấp đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp. Một số các yếu tố để đánh giá chất lượng sản phẩm của nhà cung cấp có thể kể đến như sau:
• Hiệu suất: Chức năng cơ bản của hàng hóa
• Tính năng: Tính năng nâng cao và cải tiến hàng hóa phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp
• Độ tin cậy: Xác suất các hàng hóa bị hư hỏng, không đạt chất lượng
• Độ bền: Tuổi thọ, hạn sử dụng của hàng hóa
• Sự phù hợp: Hàng hóa đáp ứng được mô tả kỹ thuật theo yêu cầu của doanh nghiệp
• Khả năng phục vụ: Việc vận hành và bảo hành hàng hóa của nhà cung cấp
3.3.3. Hiệu suất cung cấp sản phẩm
Trong các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp thì hiệu suất cung ứng hàng hóa của nhà cung cấp với doanh nghiệp là điều không thể thiếu. Việc đảm bảo hiệu suất cung cấp sản phẩm của nhà cung cấp quyết định đến kế hoạch kinh doanh của công ty. Vì vậy, nhà cung cấp cần đảm bảo và có độ uy tín trong thời gian và số lượng hàng hóa được cung ứng.
Các yếu tố đánh giá hiệu suất cung cấp hàng hóa của nhà cung cấp:
• Thời gian thực hiện đơn hàng: Thời gian từ lúc bắt đầu thực hiện đơn hàng cho đến khi nhà cung cấp giao hàng cho doanh nghiệp
• Độ tin cậy của việc giao hàng: Đảm bảo thời gian giao hàng theo hợp đồng
• Yêu cầu giao hàng: Đúng loại hàng hóa, đúng chất lượng, số lượng theo hợp đồng
• Thông tin: Thông tin được trao đổi liên tục giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp