Chủ Đề áp dụng khung logic vào xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm của công ty cổ phần abc

Mục đích Hội nghị tông kết là một buôi họp cuối cùng được tô chức đề tông hợp, đánh giá và rút ra kết luận từ một quá trinh, dự án hoặc giai đoạn công việc đã hoàn thành.. Hội nghị tông

PAI HOC QUOC GIA THANH PHO HO CHi MINH TRUONG DAI HOC KHOA HOC XA HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA LUU TRU HOC - QUAN TRI VAN PHONG

BAI TIEU LUAN CUOI Ki

MON: KY NANG TO CHUC HOI HOP

CHU DE: AP DUNG KHUNG LOGIC VAO XAY DUNG

KE HOACH TO CHUC HOI NGHI TONG KET CUOI NAM

CUA CONG TY CO PHAN ABC

Sinh viên thực hiện : — ŸY Khố Lệ

Mã số sinh viên : 2156230112

Giảng viên hướng dẫn : ThS Trần Bá Hùng

Thành phố Hô Chí Minh, tháng 12 năm 2023

MỤC LỤC

9090/0090) 06 “dáaad 1 I9)8 (9E) VlErraadadaddầdắắẳắỀỀỒẢỀ 2 h8) 0A0 “31-1 3

I TONG QUAN VE TO CHỨC HỘI NGHỊ TỎNG KẾT 55<c<<+scceeea 3

I8 lái c0 in e 3

H XÂY DỰNG KẺ HOẠCH TỎ CHỨC HỘI NGHỊ TỎNG KÉT DỰ ÁN MỞ

RỘNG QUY MÔ CÔNG TYA THEO KHUNG LOGIC . -5- -5©555<+552 11 9M) 0W NH4 23

LỜI CÁM ƠN Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn đến Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân

văn và Khoa Lưu trữ học - Quản trị văn phòng đã cho sắp xếp cho em được học môn Kỹ năng tô chức hội họp trong khung chương trình học tập

Em muốn gửi một lời cảm ơn chân thành nhất đến giảng viên ThS Trần Bá Hùng

Trong quá trình học tập và tìm hiểu, nghiên cứu môn học Kỹ năng tô chức hội họp, em đã nhận được những sự quan tâm giúp đỡ, hướng dẫn rất nhiệt tình, hết mình của thây đối với lớp Quản trị văn phòng K2I Thây giúp em có thêm nhiều kiến thức hay, bố ích để có một cái nhìn sâu hơn và hoàn thiện hơn những kiến thức trong quá trình học tập Từ những kiến thức được thầy truyền đạt đó em đã có thê hiểu và giải đáp được những thắc mắc thông qua môn học Kỹ năng tô chức hội họp Thông qua bài tiểu luận nảy, em xin trình bày những

gi mà mình học và tìm hiểu được về chủ đề áp dụng khung logic vào tô chức hội nghị tông kết cuối năm

Kiến thức là một cái gì đó rất vô hạn mà sự tiếp nhận và hiểu kiến thức của mỗi người luôn ở một mức độ nhất định và khác nhau Do vậy, trong quá trình hoàn thiện bài tiêu luận này em vẫn sẽ có những hạn chế Em hy vọng sẽ được thầy đánh giá và đóng góp

ý kiến cho bài tiểu luận của em để nó trở nên tốt hơn

Em xin chân thành cảm ơn thầy và chúc thầy mãi mãi khỏe mạnh, hạnh phúc và thành công trong sứ mệnh giáo dục

LỜI MỞ ĐẦU

Với mục tiêu tạo ra một môi trường làm việc tích cực và phát triển bền vững, mỗi một tô chức, doanh nghiệp cân tô chức một hội nghị tông kết cuôi năm đê củng nhau xem xét, đánh giá và lập kế hoạch cho tương lai

Hội nghị tông kết không chỉ là một sự kiện thông thường, mà còn là cơ hội để chúng

ta cùng nhau chia sẻ những ý kiến, để xuất và phản hồi về công việc đã làm Điều này giúp tạo ra một không gian mà mọi người có thê tự do thể hiện ý kiến và góp phần vảo quá trình định hướng và phát triển của tô chức

Trong hội nghị tông kết, mọi người sẽ cùng nhau đánh giá các mục tiêu đã đạt được, xem xét những thách thức đã trải qua và những thành công đã đạt được Mọi người sẽ cùng nhau phân tích và rút ra bài học từ những kinh nghiệm đã trải qua để tạo ra các phương án cải thiện trong tương lai

Hội nghị tông kết cũng là dịp để xác định mục tiêu và kế hoạch cho năm tiếp theo Mọi người sẽ cùng nhau đề xuất các ý tưởng và định hướng cho sự phát triển của tô chức, nhằm tạo ra một tương lai tươi sáng và thành công

NOI DUNG

I TONG QUAN VE TO CHUC HOI NGHI TONG KET

1 Khái niệm và mục đích

1.1, Khái niệm

Hội nghị được coi như là một hội nghị được tô chức với quy mô lớn hoành tráng

Tổ chức hội nghị để bàn bạc về những vấn đề lớn, có tô chức, có chủ đề cụ thể nhằm tong két tinh hinh hoat động đã qua, chỉ ra những ưu điểm và nhược điểm của tô chức, doanh nghiệp Sau khi đánh giá được những ưu điểm và nhược điểm đó các thành viên trong hội nghị sẽ đưa ra ý kiến và rút kinh nghiệm cho tô chức, doanh nghiệp hoàn thiện và phát triên hơn

Hội nghị Tổng kết cuối năm: Cuối năm là thời điểm mà các tổ chức, doanh nghiệp nhìn lại cả một quá trình vừa qua của công ty Nêu ra những vấn đề còn tồn đọng để sửa đổi và khen thưởng, biểu đương những thành tích đã đạt được trong thời gian vừa qua Đây là sự kiện quan trọng diễn ra thường niên với mục đích thông báo kết quả kinh

doanh, tình hình phát triên và các dự định kế hoạch trong ngăn hạn và dài hạn

Không đặt nặng về mặt hình thức, sự kiện này cần đầu tư nhiều hơn cho phần nội

dung và trang thiết bị âm thanh ánh sáng nhiều hơn

1.2 Mục đích Hội nghị tông kết là một buôi họp cuối cùng được tô chức đề tông hợp, đánh giá và rút ra kết luận từ một quá trinh, dự án hoặc giai đoạn công việc đã hoàn thành

Nó là một cơ hội để xem xét các thành tựu, nhận diện các khó khăn và thách thức

đã được vượt qua, đánh giá hiệu suất và tìm hiểu những bài học từ quá trình làm việc

Sự kiện được tổ chức dip cuối năm này còn là cơ hội để vinh danh cán bộ nhân viên

có thành tựu làm việc xuất sắc, nhằm thể hiện sự trí ân của ban lãnh đạo công ty với những đóng góp để công ty phát triển đi lên Đồng thời, những món quà vinh danh như cúp, bằng khen, sẽ giúp cán bộ nhân viên trong công ty có thêm động lực làm việc hiệu quả và công hiện lâu dài

2 Đặc điểm

Hội nghị tong két thường diễn ra sau một năm làm việc tại một doanh nghiệp, tô chức, cơ quan

Tổ chức hội nghị tông kết mang lại nhiều lợi ích cho mọi thành viên trong tô chức

Tổ chức hội nghị tông kết là để tông kết và đánh giá thành tựu đã đạt được trong suốt năm vừa qua Các thành viên trong tổ chức, doanh nghiệp sẽ xem xét lại những hạn chế, từ đó đưa ra những đánh giá và rút kinh nghiệm từ những thành công và thất bại đã xảy Ta

Việc tô chức hội nghị tổng kết không chỉ giúp tăng cường sự đoàn kết và hiệu quả làm việc trong tổ chức, mà còn thê hiện sự chăm sóc và quan tâm đến ý kiến và đóng góp của môi thành viên

Hội nghị tông kết còn tạo ra một không gian để tất cả các thành viên trong tô chức

có thể øặp gỡ, giao lưu và tạo sự gắn kết và đoàn kết với nhau Hội nghị tổng kết sẽ giúp tạo ra một tinh thân đoàn kêt và tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hồ trợ

Tổ chức hội nghị tổng kết là một bước quan trọng trong việc đánh giá và phát triển

tô chức Nó mang lại lợi ích cho cả cá nhân và tô chức, tạo ra sự đồng thuận và định hướng cho tương lai

* Hội nghị tổng kết so với các cuộc họp khác:

Hội nghị cuối năm thường được tô chức vào cuối năm để tông kết và đánh giá kết quả hoạt động của một tô chức, công ty hoặc tô chức phi lợi nhuận trong năm đã qua Nó thường bao gồm việc xem xét các mục tiêu đã đạt được, những thách thức đã vượt qua và

kế hoạch cho năm tiếp theo Trong khi đó, cuộc họp khác thường được tô chức đề thảo luận về một số vẫn đẻ cụ thê, đưa ra quyết định hoặc cập nhật thông tin

Hội nghị cuối năm thường diễn ra vào cuối năm, thường là trong khoảng thời gian

tu thang 11 dén thang 12 No duge coi la m6t su kién quan trọng đề kết thúc năm và chuẩn

bị cho năm mới Trong khi đó, cuộc họp khác có thể xảy ra bất kỳ lúc nào trong năm, tuỳ thuộc vào nhu cầu và lịch trình của tô chức hoặc nhóm làm việc

Hội nghị cuỗi năm thường quy tụ toàn bộ nhân viên hoặc các thành viên quan trọng của tổ chức đề thảo luận về các vấn đề chung và đưa ra kế hoạch cho tương lai Nó thường

có quy mô lớn hơn và kéo dải trong một khoảng thời gian dài hơn so với một cuộc họp thông thường Trong khi đó, cuộc họp khác có thể nhỏ hơn và chỉ tập trung vào một nhóm nhỏ người tham gia có liên quan dén van đề cụ thê

Hội nghị cuôi năm thường bao gôm các báo cáo tông kết, phân tích dữ liệu, đánh giá hiệu suât và thảo luận về các kê hoạch và mục tiêu cho năm tiếp theo Nó cũng có thê

có các hoạt động thú vị khác như trò chơi, giải thưởng và tiệc cuỗi năm Trong khi đó, cuộc họp khác tập trung vào vấn dé cụ thể mà được đề cập trong lịch trình cuộc họp

3 Yêu cầu

Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự trước khi tổ chức hội nghị; đề cao và thực hiện nghiêm túc, phân công và xử lý công việc bảo đảm tăng cường năng suất, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tập trung thông nhất, thông suốt của ban lãnh đạo

Tổ chức hội nghị cần có kế hoạch chỉnh chu; thực hiện cải tiến, đơn giản, được bố trí hợp lý: bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực

Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp các loại hoạt động với nhau trong việc tô hội nghị một cách hợp lý

Khi tô chức yêu cầu phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung đã đề ra, công việc cần giải quyết Đảm bảo rằng nội dung của hội nghị tông kết được chuẩn bị kỹ lưỡng và phủ hợp với mục tiêu của sự kiện

Lịch trình phải được thiết kế sao cho các hoạt động được tiến hành theo đúng thời gian đã định

Tổ chức hội nghị tông kết cần đảm bảo sự chuyên nghiệp trong mọi khía cạnh Điều này bao gồm đảm bảo rằng người tổ chức có kiến thức và kỹ năng phù hợp, cung cấp dịch

vụ chuyên nghiệp và chú trọng đến các chỉ tiết nhỏ như trang phục phù hợp với bối cảnh

và mục tiêu của sự kiện Tổ chức hội nghị tong kết đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và quản

lý cân thận

Xác định những thông điệp quan trọng cần truyền tải trong hội nghị và chuẩn bị nội dung phù hợp Nếu có, thu thập và trình diễn dữ liệu, số liệu, va báo cáo thống kê đề minh họa cho các điểm chính

Xây dựng một môi trường mở và khuyến khích sự tham gia của mọi người

Một MC có kỹ năng giao tiếp tốt và có khả năng duy trì sự phân khởi và sự chú ý của khán giả sẽ giúp tạo nên một hội nghị thành công

Yêu cầu đối với người chủ trì hội nghị

e Quản lý mọi mặt từ mục đích, yêu cầu, nội dung chương trình, thời gian va lịch trình của hội nghỊ

e_ Điều khiển hội nghị theo đúng mục đích, yêu cầu đặt ra

e©_ Người chủ trì cần năm chắc các nội dung dé xác định trọng tâm ngay từ đầu; từ đó triển khai làm rõ, đưa ra định hướng

Yêu cầu đối với người tham dự hội nghị

e Đọc trước những tài liệu, văn bản của hội nghị nhận được trước khi đến dự hội nghi

e_ Chuân bị trước ý kiến phát biểu tại hội nghị

e Tham dự đúng giờ như trong giấy mời và tham dự hết thời gian của hội nghị thể hiện sự tôn trọng của mình

e Trinh bay ý kiến tại hội nghị một cách ngắn gọn, đi thăng vào vẫn đề và không

chiếm quá nhiều thời gian mà hội nghị cho phép

4 Quy trình

4.1 Giai đoạn chuẩn bị Xác định va thong nhất chủ đề hội nghị

Đây là bước đầu tiên trước khi tổ chức hội nghị Việc Xác định chủ đề rõ ràng và cụ

thê giúp cho việc lên kế hoạch rõ ràng hơn Hay nói cách khác, chủ đề là cơ sở để phác

thảo nội dung kế hoạch cho chương trình hội nghị một cách chính xác nhất

Lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức hội nghị

Tổ chức chỉ tiết về thời gian, địa điểm, chương trình, và các hoạt động trong hội nghị Đảm bảo rằng kế hoạch được hoàn thiện và tuân thủ theo lịch trình Địa điểm tổ chức cần đáp ứng được quy mô và phù hợp với tính chất của hội nghị, đáp ứng đây đủ các trang

thiết bị cần thiết gồm sân khẩu, máy chiếu, âm thanh, ánh sáng

6

Hội nghị thường lựa chọn tô chức vào những cuối tuần Và số lượng người tham dự

cũng sẽ đông hơn những ngày thường Do đó, việc quyết định thời gian cần được lên ké

hoạch sớm đề kịp thông báo, gửi thiệp tới khách mời để họ sắp xếp thời gian tham dự

Xác định thành phần tham dự

Đối với những loại hình cuộc họp khác, đối tượng tham dự có thể bao gồm:

- Người có thâm quyên ban hành các quyết định liên quan đến chủ đề cuộc họp

- Người có năng lực đề đóng góp ý kiến trong hội họp

- Người có trách nhiệm thực hiện các nội dung do hội họp đề ra

- Người chịu ảnh hưởng bởi các quyết định của hội họp

- Người cần thông tin trong hội họp để thực hiện công việc của mình tốt hơn

- Các đối tượng khác mà mục đích hội họp hướng tới

Xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị

Căn cứ vào chương trình công tác hàng năm, hàng tháng của đơn vị mỉnh và yêu cầu giải quyết công việc, quản lý các bộ phận chỉ đạo xây đựng và quyết định kế hoạch tổ chức các hội nghị lớn, quan trọng trong năm và hàng tháng: phân công trách nhiệm đơn vi chuẩn bị nội dung, địa điểm và các vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức các hội nghị đó Trong kế hoạch cần CÓ:

- Mục đích, yêu cầu cần đạt được của hội nghị

- Nội dung hội nghị sẽ truyền đạt và ước lượng thời gian cho các bài phát biểu ý

kiến của khách mời

- Dự trù kinh phí tổ chức hội nghị, đảm bảo chỉ tiêu theo kế hoạch cho các mục chính mà không lãng phí vào các mục không cản thiết

- Lên danh sách khách mời

- Chuẩn bị nội dung các báo cáo chính khai mạc, bế mạc hội nghị và phương án dự

trù với những sự cô CÓ thể xảy ra

Kế hoạch tổ chức các hội nghị trong năm và hàng tháng phải được thông báo trước cho các đối tượng được triệu tập hoặc mời tham dự

Chuẩn bị nội dung của hội nghị Nội dung các hội nghị phải được cơ quan, đơn vị được phân công chuẩn bị kỹ, đầy

đủ, chu đáo, đúng yêu câu và thời gian

Những vấn đề liên quan đến nội dung hội nghị và những nội dung, yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến tại hội nghị phải được chuẩn bị day đủ trước thành văn bản Đối với những tài liệu dài, có nhiều nội dung, thì ngoài bản chính còn phải chuẩn bị

thêm bản tóm tắt nội dung Người chủ trì hội nghị phải lập kế hoạch tô chức hội nghị

Xây dựng chương trình hội họp Chương trinh cuộc hợp xác định cụ thể các mục nội dung, tiến trình cho hoạt động họp Đối với các cuộc họp có quy mô lớn thì việc chuẩn bị chương trình thường phức tạp, có nội dung cụ thể, phân công nhiệm vụ rõ ràng với từng người theo tiễn độ thời gian chặt chẽ, thậm chí có kịch bản Chương trình hội họp, về cơ bản, bao gồm các nội dung:

- Xác định hoạt động tô chức và điều hành gồm: người chủ trì, thư ký; đối với cuộc họp lớn có Ban điều hành

- Phần nội dung khai mạc

- Phần nội dung chính

- Phần nội dung bế mạc

Chuẩn bị các tài liệu

Tài liệu hội họp gồm bốn nhóm:

- Phục vụ công tác tô chức hội họp: dành cho ban tô chức

- Cung cấp cho chủ tọa, người điều hành

- Cung cấp cho đối tượng tham gia hội họp

- Cung cấp cho cơ quan thông tin, truyền thông

Soạn thảo và gửi giấy mời Nội dung giấy mời: tên cơ quan, don vi tô chức hội họp; tên loại hình hội họp; nội dung chính, mục đích cuộc họp; thời gian vả dia điểm tổ chức hội họp; thông tin bồ trợ (nêu có); địa chỉ, cách thức liên lạc với ban tô chức

Chuẩn bị nguồn lực phục vụ hội họp Lực lượng phục vụ hội họp, về cơ bản bao gồm: bộ phận lễ tân; bộ phận hậu cần, truyền thông, kỹ thuật; bộ phận thư ký; bộ phận phụ trách in, phát tài liệu; bộ phận bảo vệ; bộ phận y tế: lái xe

Chuẩn bị điều kiện vật chất và phương tiện kỹ thuật phục vụ hội họp

- Chuẩn bị không gian hội họp

- Chuẩn bị các phương tiện kỹ thuật

8

- Tổ chức các dịch vụ hậu cần cho cuộc họp: Chuẩn bị nước uống, đồ ăn nhẹ trong giờ giải lao, bữa ăn trưa; triển khai các công việc với các cơ quan truyền thông nếu cần; tính toán và có những điều chỉnh mức kính phí phục vụ hội họp một cách phù hợp

Kiểm tra lần cuối tổng thể các công việc cần chuẩn bị Kiểm tra xem xét các công tác chuẩn bị về: nội dung, cơ sở vật chất, văn bản, tài

liệu, chương trình hội nghị trước một đến hai ngày

4.2 Giai đoạn tô chức

Đây là phân cốt lõi và chính thức của một buổi hội nghị Trong quá trình này, cần

CÓ một người điều phối đội ngũ thực hiện chương trình để đảm bảo đảm nhận những trách

nhiệm va vi trí khác nhau cùng phối hợp ăn ý, chuyên nghiệp

Bên cạnh đó, cần chu đáo từ khâu đón tiếp khách mời, sắp xếp chỗ ngồi, điều hành

hậu trường, đảm bảo mọi thiết bị và nội dung kỹ thuật được điều khiển trơn tru

Người điều phối còn phải theo sát và xử lý linh hoạt các sự có vẻ kỹ thuật, khách

mời với Các phương án dự phòng để buổi hội nghị được diễn ra tốt đẹp từ đầu đến cuối

Đón, tiếp đại biểu

- Bồ trí người đón hoặc có bảng hướng dẫn đại biểu từ công cơ quan đến phòng họp; hướng dẫn nơi để xe ô tô, xe máy,

- Người đón tiếp cần chuẩn bị sẵn một bản danh sách có ghi rd ho tên đại biéu va cần lấy chữ ký của người đến dự (nếu cần), phat tài liệu (nếu có), hướng dẫn đại biểu đến chỗ ngồi (nếu cần)

- Người chịu trách nhiệm đón tiếp thông báo chính xác, kịp thời danh sách đại biểu khách mời cho người dẫn chương trình

Khai mạc, phát biểu và thảo luận

- Trước khi khai mạc cần tiễn hành những nghi thức nhà nước nhất định

- Tuyên bố lý do tổ chức, giới thiệu ban đại biểu, thành phần tham dự, chủ tọa đoàn

và đoàn thư ký

- Chủ tọa phát biểu khai mạc; cuối diễn văn khai mạc là lời chào mừng và chúc

thành công cho buôi hội nghị

- Trình bày các báo cáo, tham luận theo thứ tự hợp lý, phù hợp, thống nhất với chủ

đề hội nghị

- Bồ trí giải lao và ăn nhẹ đối với các cuộc họp quan trọng, kéo dài, theo đúng quy

định Nhà nước hiện hành

- Tiến hành thảo luận các vấn đề liên quan

Ghi biên bản

- Biên bản cần ghi đầy đủ và chính xác các thông tin bằng nhiều phương thức

- Biên bản có thể trình bày ngay sau kết thúc hội họp hoặc vào một thời gian nhất định sau khi kết thúc hội nghi

Bé mac

- Báo cáo tổng kết, đưa ra các kết luận về các vấn đề mà cuộc họp đã thảo luận Cuối cùng có thể diễn văn bế mạc

Kết thúc chương trình Tại phần kết thúc chương trình, có thế kết hợp tặng quà cho khách mời Và người tham dự hoặc gửi các tài liệu kèm theo đề khách mời có thê nghiên cứu thêm khi rời khỏi

hội nghị

4.3 Giai đoạn sau tô chức

- Soạn thảo thông báo kêt luận cuộc họp

- Lập hồ sơ cuộc họp: hồ sơ cuộc họp thường bao gồm những văn bản sau: giấy mời, giấy triệu tập; danh sách đại biểu, những người tham dự; bảng dự trù kinh phí và các giấy

tờ thanh quyết toán tài chính; diễn văn khai mạc; các báo cáo tham luận, lời phát biểu; nghị quyết cuộc họp; biên bản cuộc họp; điễn văn bế mạc

- Sau khi kết thúc hội nghị, hãy đánh giá mức độ thành công của hội nghị, việc này dựa trên số lượng khách mời thực tế tham dự chương trình Tổng kết lại những điều thiếu

sót, chưa hài lòng trong quá trình tô chức hội nghị đề rút ra những bài học kinh nghiệm cho

những lần tổ chức các cuộc họp tiếp theo

- Thực hiện các công tác tô chức, hậu cần:

© Sao gửi những tài liệu hội họp cần thiết cho những đối tượng cần biết, cần thực hiện

e Tang qua, chiêu đãi và tiễn khách

¢ Thanh quyét toán các loại chi phi

- Tổ chức triển khai, theo déi quá trình triển khai thực hiện các quyết định - kết quả của hoạt động hội họp

10