Cuộc họp triển khai về sự kiện lễ kỷ niệm 10 năm thành lập công ty

HÌNH THỨC CUỘC HỌP: trực tiếp 1, Thành viên tham gia cuộc họp: Nguyễn Quỳnh Như _ Trưởng phòng sự kiện Bùi Văn Phương _ Phó phòng sự kiện Nguyễn Phạm Thục Đoan _ Thành viên phòng sự kiệ

DAI HOC DA NANG TRUONG DAI HOC KINH TE

CUOC HOP KINH DOANH

CUOC HOP: TRIEN KHAI VE SỰ KIỆN LẺ KỶ NIỆM

10 NAM THANH LAP CONG TY

GVDH: Ha Quang Tho

Lop: 49K25.3

Nhóm: Ị

Thành viên: Nguyễn Quỳnh Như

Bùi Văn Phương Nguyễn Phạm Thục Doan

Nguyễn Thị Thu Thảo

Dương Thị Minh Tuyết

Đà Nẵng, 2024

I HÌNH THỨC CUỘC HỌP: trực tiếp

1, Thành viên tham gia cuộc họp:

Nguyễn Quỳnh Như _ Trưởng phòng sự kiện

Bùi Văn Phương _ Phó phòng sự kiện

Nguyễn Phạm Thục Đoan _ Thành viên phòng sự kiện

Dương Thị Minh Tuyết _ Trưởng phòng nhân sự

Nguyễn Thị Thu Thảo _ Phó phòng nhân sự

Lê Thị Lợi _ Thành viên phòng nhân sự

Truong Dinh Anh Ding _ Pho phong tải chính

Nguyễn Thị Thu Ngân _ Phó phòng truyền thông

Võ Thị Nhật Trúc _ Thành viên phòng truyền thông

Nguyễn Thị Quỳnh Như _ Phó giám đốc

Phan Như Quỳnh _ Thư ký

2 Xác định các mục tiêu cụ thể và mục đích của cuộc họp

- Mục đích: Thảo luận và đưa ra kế hoạch chỉ tiết, chặt chẽ cho sự kiện

teambulding 10 năm thành lập công ty

- - Mục tiêu cụ thê :

Xác định thành phần tham gia

xác dinh thoi gian, dia điểm tô chức

Xác định các chị phí liên quan đến ăn uống, sinh hoạt, địa điểm tổ chức

Xác định văn nghệ, trò chơi

Phân công nhân sự

Xây dựng chương trình của buỗi liên hoan

Xác nhận cac deadline dé bao cao lén gia4m doc

Ill KICH BAN CUOC HOP

Phó giám đốc (Nguyễn Thị Quỳnh Như ): Chào mọi người! Bữa họp hôm nay tôi thấy không khí rất sôi động, hy vọng cuộc họp của chúng ta sẽ diễn ra thuận lợi và hiệu quả À, tôi vừa nghe nói chị Ngân vừa qua lễ ra mắt gia đình nhà chồng tương lai

phải không? Mọi chuyện thể nào rồi? Khi nào cưới nhớ mời tôi tham dự nhé!

Phó phòng truyền thông (Nguyễn Thị Thu Ngân): Dạ, chắc chắn rồi sếp! Em dự định cuôi năm nay sẽ cưới, mọi người nhớ phải đên chung vui cùng em nha!

Tat ca: “võ tay chúc mừng”

Thư ký (Phan Như Quỳnh):Bây giờ chúng ta bắt đầu cuộc họp nhé Tham gia cuộc họp ngày hôm nay gồm có:

Nguyễn Quỳnh Như _ Trưởng phòng sự kiện

Bùi Văn Phương _ Phó phòng sự kiện

Nguyễn Phạm Thục Đoan _ Thành viên phòng sự kiện

Dương Thị Minh Tuyết _ Trưởng phòng nhân sự

Nguyễn Thị Thu Thảo _ Phó phòng nhân sự

Lê Thị Lợi _ Thành viên phòng nhân sự

Truong Dinh Anh Ding _ Pho phong tải chính

Nguyễn Thị Thu Ngân _ Phó phòng truyền thông

Võ Thị Nhật Trúc _ Thành viên phòng truyền thông

Nguyễn Thị Quỳnh Như _ Phó giám đốc

Phan Như Quỳnh _ Thư ký

Nội dung của cuộc họp hôm nay sẽ ban về chuyện tổ chức lễ kỷ niệm 10 năm thành lập công ty Và tiếp theo đây, phó giám đốc sẽ phô biến cụ thể các mục tiêu của cuộc

họp đên mọi người Xin mời phó giám đôc

Phó giám đốc (Nguyễn Thị Quỳnh Như):Cảm ơn mọi người đã dành thời gian tham gia cuộc họp hôm nay Sắp tới, công ty chúng ta sẽ đánh dấu một cột mốc rất quan

trọng—kỷ niệm 10 năm thành lập Đây là một sự kiện đặc biệt, và hôm nay tôi mời mỌI n8ười đến cuộc họp này để củng nhau lên kế hoạch tổ chức lễ kỹ niệm này Mục tiêu của chúng ta là tạo ra một dịp để các nhân viên trong công ty có thê gặp gỡ, giao lưu trong một không gian thoái mái Bên cạnh đó, chúng ta sẽ có những món ăn ngon, những trò chơi thú vị, và các phần thưởng nhỏ nhưng đây ý nghĩa đề thê hiện sự trí ân tới mọi người vì những đóng góp trong suốt thời gian qua Vậy thì để có một buổi kỷ niệm chuyên nghiệp, ngày hôm nay, chúng ta cần quyết định những phương án, ý tưởng cho các mục tiêu sau đây:

Xác định thành phần tham gia

xác dinh thoi gian, dia điểm tô chức

Xác định các chị phí liên quan đến ăn uống, sinh hoạt, địa điểm tổ chức

1

2

3

4 Xác định văn nghệ, trò chơi

5 Phân công nhân sự

6 Xây dựng chương trình của buối liên hoan

7 Xác nhận các deadline để báo cáo lên giám đốc

Hi vọng mọi người sẽ nhiệt tình đóng góp ý tưởng, đưa ra các phương án tốt nhất để chúng ta hoàn thành mục tiêu đã được đề ra Bây giờ tôi xin nhường lại cho bạn Tuyết -Trưởng phòng nhân sự, cũng là người điều hành chính của cuộc họp ngày hôm nay

Trưởng phòng sự kiện (Nguyễn Quỳnh Như):Tôi xin cảm ơn Phó Giám đốc đã tin tưởng và giao phó nhiệm vụ Thay mặt Phó Giám đốc, tôi xin tiếp quản việc điều hành cuộc họp hôm nay Với các mục tiêu mà Ban Giám đốc đã đề ra, chúng ta sẽ đi ngay vào các vấn để chính Đầu tiên, chúng ta sẽ ước lượng số lượng người tham gia sự kiện, bao gồm cả thành viên trong công ty và khách mời Tôi xin nhờ chị Lê Thị Lợi - thành viên phòng Nhân sự, báo cáo về số lượng thành viên trong công ty

Thành viên phòng nhân sự (Lê Thị Lợi): Hiện tại, công ty chúng ta gồm có 200 thành viên Và sau khi tông hợp số lượng phòng ban báo cáo về, thì tạm thời có 180 thành viên có thể tham sia được, 20 thành viên còn lại có một số việc cá nhân nên

không chắc chắn có thể tham gia được

Trưởng phòng sự kiện (Nguyễn Quỳnh Như): Vậy còn số lượng khách mời thì sao, chúng ta đã có được danh sách các đối tác chưa vậy chị Thảo?

Phó phòng nhân sự (Nguyễn Thị Thu Thảo): Qua tham khảo với Ban Giám đốc, dự kiến sẽ có 20 khách mời tham dự sự kiện Danh sách khách mời bao gồm: 8 khách

hàng là đối tác làm ăn lâu năm của công ty, 5 khách hảng mà chúng ta mong muốn

hợp tác trong tương lai, và các khách mời đại diện cho chính quyền địa phương Tôi xin hệt

Trưởng phòng sự kiện (Nguyễn Quỳnh Như): Có ai có ý kiến về số lượng khách mời, cũng như dự kiến số thành viên sẽ tham gia buổi lễ ký niệm không ạ?

Thành viên phòng nhân sự (Lê Thị Lợi): Dạ, tôi nghĩ là không ai có ý kiến gì thêm

Trưởng phòng sự kiện (Nguyễn Quỳnh Như): Vậy thì chúng ta sẽ chốt số lượng khách mời tại đây là 20 người, và số lượng nhân viên sẽ tham gia buổi tiệc là 180 người Hi vọng nhân viên trong các phòng ban sẽ sắp xếp tham gia đầy đủ Thứ hai là

về mức chi phí đề xuất cho buôi tiệc liên hoan cuối năm Đây là vấn đề cực kì quan trọng Vì chúng ta chưa có thông tin về địa điểm cụ thể nên phần dự kiến chi phí sẽ øặp khá nhiều khó khăn Tôi cần các bạn đưa ra mức chi phí phù hợp cho các thông

tin liên quan dén phan dia diém tô chức

Phó phòng sự kiện (Bùi Văn Phương): Ừm Tôi đã dành ra một ngày để đi khảo sát các thông tin về địa điểm và chỉ phí tổ chức Tôi cũng có tìm hiểu trên internet và liên lạc với một số bên cung cấp dịch vụ thì tôi nehĩ quy mô tổ chức sự kiện này nên nam

trong khoảng 350 - 450 triệu đồng cho 2 ngảy ăn uống và ở lại, của 200 người, sẽ bao

gồm: Tiền phòng 2 ngày 1 đêm giao động trong khoảng (Itriệu5 — Itriệu?7)/ Ingười, nếu bao gồm suất ăn thì chi phí sẽ giao động trong khoảng 2triệu/người, vị chỉ 1.7 triệu x 200 = 340 triệu, thêm một buổi tối diễn ra sự kiện bao gồm: sân khấu, âm thanh, ánh sang va MC để dẫn dắt buổi sự kiện Tất nhiên, tại địa điểm chúng ta thuê cũng có một bãi đô xe rộng rãi, dịch vụ phòng sạch sẽ

Trưởng phòng nhân sự (Dương Thị Minh Tuyết): Theo tôi quan sát, chi phi cho

việc thuê địa điểm tổ chức trong các năm trước chỉ dao động khoảng 250-300 triệu

đồng Tôi lo rằng mức giá từ 350-450 triệu đồng cho một buổi tổ chức có thể quá cao

SO VỚI tong chi phí dự kiến Tôi nghĩ chúng ta nên lựa chọn một địa điểm tiết kiệm hơn, trong khoảng 250-300 triệu đồng như mọi năm Tôi cũng đã tham khảo các công

ty dịch vụ, và nhận thấy rằng với mức giá này, chúng ta sẽ không có bãi đỗ xe quá rộng, khu vực sinh hoạt cũng chỉ vừa đủ cho số lượng thành viên tham gia sự kiện

Thành viên phòng sự kiện (Nguyễn Phạm Thục Đoan): Tôi thấy nếu chọn phương

án của phó phòng sự kiện, thì đã có rất nhiều điểm hơn rồi Chúng ta có cả bãi đỗ xe rộng rãi, dịch vụ phòng sạch sẽ, căn phòng rộng rãi, thoáng mát để nhân viên có thể

thoải mái nghỉ ngơi, thư giãn Còn 32 triệu đồng cho việc thuê hội trường đầy đủ bàn

ghé, sân khấu, âm thanh, ánh sáng để có thê tổ chức lễ kỹ niệm vào buổi tối Tôi còn

đọc được nếu đi vào ngày lễ sẽ có chương trình giảm giá 30% trên tông chi phi

Trưởng phòng sự kiện (Nguyễn Quỳnh Như): Cá nhân tôi thấy phương án đầu tiên

khá khả thi Không biết phó giám đốc thấy sao nhỉ?

Phó giám đốc (Nguyễn Thị Quỳnh Như): Sau khi tôi lắng nghe 2 phương án trên và xét theo tình hình tài chính của công ty chúng ta, thì mức phí từ 350-450 triệu cho một buổi liên hoan hoàn toàn hợp lý Vì lễ ký niệm 10 năm là một sự kiện rất quan trong,

là địp để công ty trí ân và cũng là bộ mặt của công ty, nên tôi nghĩ công ty sẽ không tiếc để chỉ số tiền này Vậy thì chúng ta sẽ chốt mức giá 450 triệu đồng cho việc tô

chức Có ai có ý kiến øì không?

Thành viên phòng nhân sự (Lê Thị Lợi): Dạ không ạ

Trưởng phòng sự kiện (Nguyễn Quỳnh Như):Dạ, vâng, cảm ơn phó giám đốc Vậy thì chúng ta sẽ đi đến mục tiêu tiếp theo Về vấn đề thời gian, như chúng ta có thé thay

chúng ta sẽ có 2 ngày đê mọi người thoải mái, sinh hoạt với nhau Vậy thi mọi neười

có đề xuất khoảng thời gian nào không ạ?

Thư ký (Phan Như Quỳnh): Tôi đề xuất chúng ta sẽ cắm trại vào những ngày cuối tuần Đây là khoảng thời gian công ty chúng ta tương đối có ít việc hơn so với những noày đầu tuần và giữa tuần Hơn nữa, việc tô chức vảo cuối tuần cũng tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các nhân viên trong công ty chúng ta tham gia Các khách mời cũng khá rảnh vào cuối tuần Vậy nên khi chúng ta mời thì tôi tin chắc rằng họ sẽ giành

khoảng thời gian đê tới dự

Thành viên phòng nhân sự (Lê Thị Lợi): Tôi đề xuất chúng ta sẽ khỏi hành lúc

13h30 chiều thứ 7 ngày 30/11 và kết thúc lúc 17h chiều chủ nhật ngày 1/12 Còn buổi

lễ ký niệm có khách mời, chúng ta sẽ tô chức lúc 18h00 và kết thúc lúc 21h00 của

ngày 30/11

Phó phòng sự kiện (Bùi Văn Phương): Tôi cho rằng, chúng ta nên khởi hành lúc

6h30 sáng thứ 6 ngày 29/11 và kết thúc buồi teambuilding lúc 16h30 chiều ngày 30/11

Như vậy các nhân viên sẽ được nghỉ ngơi thêm ngày 1/12 Còn chương trình văn nghệ

sẽ được bắt đầu lúc 19h tối ngày 29/11 và kết thúc lúc 10h30 cùng ngày

Phó phòng truyền thông ( Nguyễn Thị Thu Ngân): Cá nhân tôi thấy đồng ý thời

gian của phó phòng sự kiện là khởi hành lúc 6h30 sáng ngày 29/11 và kết thúc lúc

16h30 chiều ngày 30/11 Tuy nhiên về phần thời gian tô chức buổi lễ kỉ niệm thì nên bắt đầu lúc 18h00 và kết thúc lúc 21h30 của ngày 29/11 để phù hợp với giờ sinh hoạt

cá nhân của các khách mời

Phó giám đốc (Nguyễn Thị Quỳnh Như): Cảm ơn ý kiến của tất cả mọi người, sau khi xem xét, tôi đồng ý với ý kiến của chị Ngân-Phó phòng truyền thông Và chúng ta

sẽ khởi hành teambuilding lúc 6h30 sáng ngày 29/11 và kết thúc lúc 16h30 chiều ngày

30/11 Đồng thời tổ chức văn nghệ ký niệm 10 năm thành lập công ty vào lúc 18h00

ngay 29/11 và kết thúc lúc 21h30 cùng ngày Mọi người có ý kiến như thế nào?

Thành viên phòng nhân sự (Lê Thị Lợi): Dạ vâng, tôi đồng ý

Trưởng phòng sự kiện (Nguyễn Quỳnh Như):Nếu mọi người không có ý kiến gi thêm thì chúng ta sẽ thông nhất thời gian tổ chức như giám đốc nói Và đi đến việc bàn luận về chi phí ăn uỗng

Trưởng phòng nhân sự (Dương Thị Minh Tuyết ): Theo tôi tìm hiểu, chi phí 450 triệu mà chúng ta bỏ ra dé thuê khách sạn Mường Thanh sẽ bao gồm 32 triệu tiền thuê hội trường vảo buôi tối, số tiền còn lại là tiền phòng cho khách mời và nhân viên Tuy nhiên bên khách sạn cũng có nói sẽ hỗ trợ các bữa ăn chính gồm bữa trưa và tối cho

chúng ta vả yêu cầu chúng ta đóng thêm một khoản phụ phí nhưng sẽ không nhiều

bằng việc ta sẽ đứng ra tự lo Vì vậy chúng ta chỉ cần lo chí phí cho các bữa ăn phụ của nhân viên mà thôi

Thành viên phòng truyền thông (Võ Thị Nhật Trúc): Vâng, nếu chúng ta tổ chức

sinh hoạt 2 ngày 1 đêm như đã thảo luận, tôi nghĩ sẽ có 4 bữa ăn phụ Chi phí cho mỗi

bữa ăn phụ của một nhân viên nên dao động trong khoảng 30 nghìn đồng Như vậy, tông chi phí cho các bữa ăn phụ của nhân viên sẽ rơi vào khoảng 20 triệu đồng, chưa tính tiên nước uông

Thành viên phòng sự kiện (Nguyễn Phạm Thục Đoan): Theo tôi quan sát, chất lượng bữa ăn mà khách sạn cung cấp thường không được ôn định Nếu xảy ra tình trạng nhân viên không ăn đủ no hoặc thức ăn không vừa miệng, chúng ta sẽ gặp vấn

đề Vì vậy, tôi đề xuất thay vì phải tốn thêm phụ phí cho khách sạn, chúng ta nên để

phòng sự kiện trực tiếp lo lắng về vẫn đề này

Phó phòng nhân sự (Nguyễn Thị Thu Thảo): Chúng ta đều biết rằng, khách sạn Mường Thanh là một chuỗi khách sạn uy tín trên toàn quốc, vì vậy tôi nghĩ chúng ta

có thể trao đối với quản lý khách sạn để tăng khẩu phan an, dam bảo nhân viên sẽ được ăn no và thoái mái Đồng thời, chúng ta cùng hoàn toàn có thé yên tâm về chât

lượng vệ sinh cũng như dịch vụ của họ Hơn nữa, việc để khách sạn đảm nhận phần bữa ăn chính sẽ giúp chúng ta tiết kiệm thời gian và công sức, từ đó có thế tập trung hơn vào những công việc khác trong chương trình, nhằm mang lại một buổi tiệc thành công và đáng nhớ

Trưởng phòng sự kiện (Nguyễn Quỳnh Như): Như vậy chúng ta đang có hai luồng

ý kiến, một ý kiến là trao đôi với nhà hàng đề họ chuẩn bị các bữa ăn chính cho chúng

ta nhưng kèm thêm một khoản phụ phí, và ý kiến chúng ta sẽ tự lo về thực đơn của các bữa chính với chỉ phí có thế cao hơn nhiều Phó giám đốc nghĩ sao về vấn đề này a?

Phó giám đốc (Nguyễn Thị Quỳnh Như): Cá nhân tôi thấy, có vẻ phương án 1 đang

có nhiều lợi ích hơn, chúng ta vừa có thê tiết kiệm chỉ phí không cần thiết, vừa tiết kiệm được công sức để tập trung hơn cho những phân khác Tôi đồng tình với phương

án Ì

Trưởng phòng sự kiện (Nguyễn Quỳnh Như): Còn những người khác thì sao ạ?

Thư ký (Phan Như Quỳnh): Tôi cũng đồng ý với phương án l

Trưởng phòng sự kiện (Nguyễn Quỳnh Như): Vậy nếu không ai có ý kiến gì thêm, chúng ta sẽ để khách sạn đảm nhận bữa ăn chính Còn về thực đơn cho các món ăn

phụ, tôi xin nhờ phòng Nhân sự phân công người đảm nhận phần nảy

Phó phòng nhân sự (Nguyễn Thị Thu Thảo): Vâng, tôi sẽ xem xét và đề xuất thành viên đảm nhận sau

Trưởng phòng sự kiện (Nguyễn Quỳnh Như): Tiếp theo chúng ta cần bàn bạc với nhau về chỉ phí quà tặng Chúng ta chưa có thống kê được những giá trị cụ thể mà các nhân viên đạt được bằng con số cụ thể, nên tôi nghĩ phần quả tặng cũng không thể có

con số chính xác được Anh chị có ý kiến gì không nhỉ?

Thành viên phịng sự kiện (Nguyễn Phạm Thục Đoan): Dạ, vâng, về phần quả tặng cho các nhân viên trong cơng ty, tơi nghĩ chúng ta khơng nên trao quà giống như các

lễ tong kết cuối năm Cụ thẻ, thay vì chỉ trao quả cho các nhân viên cĩ thành tích xuất sắc, chúng ta nên trao quà cho tất cả nhân viên trone cơng ty như một lời cảm ơn vì những cống hiến và nỗ lực của họ đối với cơng ty Giá trị quà tặng khơng cần quá lớn,

mà quan trọng là mĩn quà mang ý nghĩa kỷ niệm, thê hiện sự tri ân

Phĩ phịng sự kiện (Bùi Văn Phương): Đúng vậy, nếu nĩi theo hướng như chị nghĩ, chúng ta cĩ thê tặng cho mỗi nhân viên một bộ tách trà, trên đĩ cĩ ¡n lòo của cơng ty

chúng ta, đồng thời là lời cảm ơn gửi đến họ Tơi nghĩ, mĩn quả đĩ sẽ mang ý nghĩa

tinh than khá lớn

Phĩ phịng tài chính (Trương Đình Anh Dũng): Vậy chúng ta cĩ thể dự trù chi phi

phần quả tặng cho nhân viên thành một con số cụ thể khơng?

Phĩ phịng nhân sự (Nguyễn Thị Thu Thảo): Tơi nghĩ với phần quả như vậy, sẽ

nằm trong mức giá là 200-300 nghìn/ 1 phần quà, và nếu nhân viên cĩ 180 người thì

chúng ta cĩ con số là: 45 triệu đồng cho phần quà dành cho các nhân viên

Phĩ phịng tài chính (Trương Đình Anh Dũng): Vậy, cịn về phần quả cho đối tác, khách mời thi sao ạ?

Thành viên phịng truyền thơng (Võ Thị Nhật Trúc): Tơi nghĩ chúng ta cĩ thể tặng

tách trà giống trên, đồng tặng thêm bĩ hoa năm mức giá 100- 150 nghìn đồng Như vậy với khách mời, và đối tác quan trọng chúng ta sẽ chi tiêu khoảng 400 nghìn/1 phần quà/1 người

Phĩ phịng tài chính (Trương Đình Anh Dũng): Vậy, chúng ta sẽ dự kiến tổng chỉ

cho phần quả tặng của nhân viên và khách mời sẽ ở trong khoảng 125 triệu đồng nhé