Bài tập nhóm phân tích kinh doanh

Yêu cầu kinh doanh thay đổi liên tục: áp dụng phương phap Scrum sé giúp việc triển khai các yêu cầu kinh đoanh mới nhanh chóng và linh hoạt, đảm bảo khách sạn có thê đáp ứng được nhu cầu

Q**><xz- ODE

` Han rà ` < a _"

KHOA HE THONG/IH@NG TIN QUAN LY (

Mon : Phan tich kinh doanh

- Lê Nguyễn Thủy Linh - 030237210098

- Phan Kim Ngan - 030237210121

- Bui Kim Thanh - 030237210165

- Tô Hoàng Mỹ Linh - 030237210100

MUC LUC

PHAN TICH KINH DOANHAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA

1Ạ2 Phân tích các bên liên quan S1 n2 S2 12121221112111111 111101 11 The, 4

1Ạ4 Bảng dự toán các hoạt động - 2 2.211 21112111111 11H HH He 12

CHUYLN GIAO TƯƠNG ONGẠAAAAAAAAAAAAA AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA:

2ẠI Hoạt động gợi m - 2n SH HH HH 1011111 11 11 1H HH rệt 14

2A2 Chỉ tiết về sản phẩm công việc và sản phẩm chuyến giao s 5ó 18

2A3 Khảo sát của khách hàng về hệ thống thông tin quản lý khách sạn 32

3ẠI Mô tả quy trình nghiệp vụ 1: 1121211 1221211212122 01211011 re 36

3AlAI — Quy trình nghiệp vụ hiện tại 0 2 2 211 H112 11112 te 36

3A2AI — Yêu cầu chức năng -22 222 1 1E 222g 42

CV VANh( Y0 aaaiadđdiiảiidâŸỶẢẮÝÝỶÝỶÝỶ 44

3A2A3 — Yêu cầu chuyến giao 5: 2 T2 H 21 112 2 tru 46

SẠI Bảng kế hoạch truyền thông dối với các bên liên quan 22 2scccccc c2 49

5A3 _ Phác thảo giao diệ người dùng (User Interface) của hệ thốngẠ 52

5SA3AI — Storyboard của giao diện cho phía quản lý khách sạn 52

5A3A2 — Storyboard của giao diện phía khách hàng 0 2 22 seo 53

BHNG PHAN CONG CONG VIEC:

Tô Hoàng Mỹ Linh

Công việc

Phần 4 Phan 5 Phan 2 Phần 1

góp

100% 100% 100% 100% 100%

1 CACH TIEP CAN PHAN TICH KINH DOANH KE HOACH VA GIAM SÁT PHÂN TÍCH KINH DOANHA

lẠI Tiếp cận phân tích kinh doanh

aA Huong thay đỗi (Agile) theo phương pháp ScrumA VỊ:

Nhu câu của khách hàng là muốn tiếp cận với sản phâm trong thời gian

ngắn nhất có thể, để đưa ra những góp ý về những khía cạnh mà sản

phẩm chưa khai thác hiệu quả

Yêu cầu kinh doanh thay đổi liên tục: áp dụng phương phap Scrum sé giúp việc triển khai các yêu cầu kinh đoanh mới nhanh chóng và linh hoạt, đảm bảo khách sạn có thê đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và

thi trường

Cân nhắc việc mở rộng thêm một số tính năng cho sản phẩm dé tang

cường trải nghiệm của người dung va thích ứng linh hoạt với những thay

đôi trong tương lai

Hinh 1A M6 hinh Agile

bA Quản lý thay đối theo hướng tiếp cận Agile

Quản lý thay đôi theo hướng Agile trong hệ thống quản lý khách sạn có thể giúp đảm bảo dự án có thê thích ứng với sự thay đổi của khách hàng và thị trường một cách linh hoạt và hiệu quả Dưới đây là một số bước quan trọng đề thực hiện quản lý thay đối:

Xác định yêu cầu thay đối cụ thể: Cần xác định rõ các yêu cầu cần thay đổi trong hệ thống, các yêu cầu nên được phân loại và ưu tiên theo mức độ quan trọng để tập trung vào những điểm quan trọng nhất Lập bảng kế hoạch phát triển: Tạo một bang 1ap ké hoach chung, dat mục tiêu cụ thê và thiết lập chu kỳ phát triển ngắn Đảm bảo kế “hoạch có

độ linh hoạt dé phản hồi nhanh chóng với sự thay đổi của yêu cầu từ phía khách hàng,

Tạo môi trường thử nghiệm: Thiết kế một môi trường thử nghiệm linh

hoạt và an toan đề kiểm thử các cải tiền và thay đổi Điều này giúp giảm

rủi ro khi triển khai thay đổi lớn, đảm bảo việc phát hiện và giải quyết

- Tich hop phan hồi liên tục: Đảm bảo có cơ chế phản hồi liên tục từ khách hàng và người dùng để điều chỉnh và cải thiện hệ thống theo yêu cầu thực tế Phản hồi này là quan trong dé dam bảo sự phản ứng linh

hoạt đối với sự biến động của yêu cầu

- _ Đánh giá và hiệu chỉnh: Tiến hành đánh giá thường xuyên về hiệu quả của các thay đổi và hiệu chỉnh kế hoạch phát triển dựa trên phản hồi và kết quả thực tế

1Ạ2 Phân tích các bên liên quan

e Hoạt động: Xác định mục tiêu dự án

Project Manager A,I

e_ Hoạt động: Thu thập yêu cầu các bên liên quan

Project Manager R,A

CAC BEN LIEN QUAN RACI

Project Manager R,A

BA (Business Analyst) R

Giám đốc khách sạn

e Hoat dong: Phan tich hé thong

Project Manager R,A

Project Manager R,A

e Hoat dong: Thiét ké loc dé ERD

Project Manager R,A

Project Manager R,A

BA (Business Analyst) R,C

Ky su phan mém R, 1

Chuyên ø1a bảo mật C

Chuyên gia phap ly C

Chuyên gia kỹ thuật Cl

e_ Hoạt động: Phát triển tài liệu phân tích hệ thống

CAC BEN LIEN QUAN RACI

Project Manager R,A

BA (Business Analyst) R

Mã số Mô tả

hoạt dong

Kết qua gia dinh

Phụ thuộc Mộc

gian thời

án

SPCG1.1 Tim hiéu

van dé cần giải

quyết,

mục tiêu của khách hàng, hiện trạng cụ thé của khách

13/01/2024 20/01/2024

SPCG1.2 Thu thập

yêu câu từ khách hàng và các bén liên quan, xác định các nguồn

SPCGI.3 Phân tích

và xác

nhận yêu

cau từ việc thu thập dữ

yêu cầu

đã thu thap va Tài liệu

yêu câu SPCGI.3 04/02/2024

10/02/2024

10

tra tài kiêm tra | yêu cầu đã -

chứa giá tài | duyệt yêu cầu liệu yêu

cau SRS- Phân | SPCG2.1 | Phan tich| Cau trúc | Sau 19/02/2024 Software | tich hệ yêu cầu |hệ thống | SPCGI.5 và | -

tích và thiết kế giao diện -

thiết kế giao diện | hoàn 11/03/2024

giao người thành

diện = SPCG2.2 |dùng dựa

trên yêu cầu đã

trong

phạm vi

dự án thông qua lược đồ

ERD

Phân | SPCG2.4 | Phan tich| Cau trac | SPCG2.3 19/03/2024

tich lược đồ | đữ liệu -

Phát |SPCG2.5 | Phát triển |Tài liệu | SPCG2.4 02/04/2024 triển tai tà liệu |phân tích -

liệu phân tích|hệ thống 15/04/2024 phân hệ thống | (SRS)

liệu liệu phân | giá

Document Thu thap yéu cau , Business Analyst 50 2.000.000

Phân tích yêu câu | Business Analyst |40 1.600.000 Việt tài liệu chu | Business Analyst | 40 1.600.000

yêu câu

Kiém tra tài liệu Project Manager

Business Analyst 20 800.000

SRS- Software | Phan tich h¢ thong | Business Analyst | 60 2.400.000

Requirements

Specification | Phân tích thiết kế 1.600.000

phân tích hệ thống | Business Analyst 50

Nguồn lực Don giá tham khảo (Đồng/giò)

2 CAC BEN LIEN QUAN & CAC SHN

PHIM CHUYLN GIAO TUONG ONGA

2ẠI Hoạt động gợi mở

PHIM CÔNG VIỆC CÁC SHN

không có | âm,bảng thiết, đảm bảo cơ sở cho| phỏng cấu trúc | câu hỏi | một hệ thống quản lý van I-l kich ban khách sạn Những khó

khăn hiện tại và những yêu cầu cho hệ thống trong tương lai Từ đó bước đầu tiến hành xác định tổng quát các yêu cầu cơ bản

Bộ phận| 1 Phỏng Bút, giấy, Đưa ra các câu hỏi đề có Bảng kết quản lý kỹ vấn có| máy ghi| thê đánh giá được mức | quả

thuật cấu trúc |âm, bảng| độ hoàn thiện hiện tại | phỏng

1-1 câu hỏi,| của các chức năng hệ van

kich ban thong

Trực tiếp quan sát quá

trình tiếp nhận và xử lý

từ đặt phòng hoàn tắt thủ tục và nhận phòng Để hiểu rõ và đánh giá một cách chính xác các quy trinh, thu thập thêm các

ý kiên từ nhân viên

But, giấy,

máy ghi

am, bang cau hỏi,

kịch bản

Liên hệ và Quan sát: để

hiểu rõ hơn về quy trình check-in va check-out của khách sạn.Cũng như

các vấn đề mà quy trình

dang gap phải, gây ảnh

hưởng đến trải nghiệm của khách hàng

quả phỏng

van

phương pháp và công cụ phù hợp để đưa án

phương án giải quyết

cho quy trình

Bộ phận Phỏng |Bút, giấy,| Các yêu cầu chính của | Bảng kết

quản lý vấn có| máy ghi} B6 phan quan ly tinh | quả tinh trang cấu trúc | 4m, bang] trạng phòng đối với hệ | phỏng phòng 1-1 cau hỏi, | thống thông tin quản lý | van

Bộ phận Phong | But, giấy,| Các phản hồi của khách| Bảng kết

quản lý vấn có| máy ghi | hàng về Bộ phận quản lý| quả

hàng 1-1 câu hỏi, | được nhu cầu của khách| vẫn

kịch bản hàng

nhân viên là người dùng

thông thông tin quản lý

Ghi chép lại các yêu cau

về hệ thong User, sau đó

Khách 30 Khảo sát | Form Hiểu rõ các yêu cầu và | Câu trả

hàng khảo sat, đáp ứng mong muôn | lời bảng

,_ | của khách hàng hót form email cua

khách Các quy trinh và thủ tục | khảo sát

` , | hiện tại của khách hàng | cua hàng , các Ộ

.z | Các yêu câu chính của | khách dién dan :

sch hà ói với hệ | hà web khách khách àng đôi với hệ | hàng hàng thông thông tin quản lý

hách sạn

thường khác sn ; , | Các vân đê mà khách quan tâm

Câu hỏi

Câu trả lời

Anh/Chị đã có bao nhiêu năm

kímh doanh làm việc trong lĩnh

vực khách sạn ?

Hiện tại, tôi đã có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh khách sạn và 8 năm

kinh nghiệm cho chức vụ giám đốc khách sạn

đây là khách sạn thứ 2 mà tôi tham gia quản lý

và điều hành

Anh/Chị đánh giá như thê nào về

hoạt động của hệ thống quan ly

khach san hién tai?

Hé thông quản lý khách sạn hiện tại của khách sạn hoạt động khá ổn định Tuy nhiên, hệ thống nảy vẫn còn một số hạn chế như:

® Các bộ phận của khách sạn đang sử

dụng phương pháp thủ công khá nhiều,

tốn nhiều nhân lực, chỉ phí và thời gian

trong việc quản ly

® Không có khả năng tích hợp với các hệ thông khác của khách sạn

® Giao diện người dùng chưa thân thiện và còn nhiêu hạn chê

Những vấn để nào mà Anh/Chị

mong muốn hệ thống quản lý mới

sẽ giải quyết /có được ?

-Chúng tôi cần một hệ thông giải quyết các vấn

đề về quản lý phòng, đặt phòng, thanh toán và quản lý dữ liệu khách hàng

-Vi thé tôi muốn ở hệ thông quản lý khách sạn

mới của mình có tính năng:

-Đặt phòng trực tuyến, quản lý phòng và dịch

vụ, thanh toán trực tuyến và quản lý dữ liệu

khách hàng

-Có thê tích hợp với các hệ thống khác như hệ

thống thanh toán trực tuyến và hệ thống quản lý

chinh xac

Anh/Chi mong muôn đạt được

những gì từ việc cải thiện hệ

thông quản lý khách sạn mới?

Khách sạn mong muốn hệ thông mới có thé:

-Hệ thống hóa quy trình hoạt động tại khách

sạn,tăng cường hiệu quả hoạt động, quản lý của khách sạn.Các công việc lẫn tác vụ phải thực hiện và xử ly thường xuyên của các bộ phận trong khách sạn vào cùng một hệ thống, giúp việc vận hành trở nên trơn tru, đơn giản và hiệu quả

-Nâng cao chất lượng dịch vụ cho các trải

nghiệm khách hàng: đặt phòng nhanh và thuận

tiện hơn, tương tác và kết nối với khách sạn hiệu qua hon

-Nâng cao giao tiếp giữa các bộ phận: Hệ thống quản lý khách sạn khi sử dụng sẽ cải thiện khả năng giao tiếp, tăng cường trải nghiệm tương tác giữa các bộ phận trong khách sạn, như giữa các nhân viên, hay giữa nhân viên và khách đặt phòng thông qua các tính năng trao đôi, giao tiếp tại khách sạn

-Cải thiện doanh thu, tối ưu lợi nhuận: Hệ

thống quản lý khách sạn giúp tiết kiệm thời

gian thao tác, tự động điều chỉnh và tối ưu

KET QUH PHONG KY THUAT

Thông tin về buỗi khảo sát:

Người phụ trách: Phạm Minh Châu

Thời gian bắt dau: 9h30m Thời gian kết thúc: 10h30m

Dia chỉ: Phòng làm việc của quản ly kỹ thuật Ngày khảo sát: 22/11/2023

trong nước phát triển Hệ thông này đã được sử

dụng trong khách sạn của chúng tôi được 5 năm và đã đáp ứng được các nhu cầu đặt phòng

cơ bản của khách sạn

Anh/Chị hãy cho biết về hệ thống

quản lý khách sạn hiện tại của có

những chức năng chính nào?

-Quản lý đặt phòng: Hệ thống cho phép khách hàng đặt phòng trực tuyến, hoặc qua điện thoại

Hệ thống cũng cho phép nhân viên khách sạn

quản lý các đặt phòng, bao gồm xác nhận đặt phòng, hủy đặt phòng, và thay đối đặt phòng

-Quản lý khách hàng: Hệ thống lưu trữ thông

tin của khách hàng, bao gồm thông tin cá nhân, lịch sử đặt phòng, và các thông tin khác -Quản lý tài chính

Trong quá trình làm việc, Anh/Chị

đã sặp những hạn chế gì? -Hiệu năng: Hệ thống đôi khi bị chậm, đặc biệt

là vào các thời điểm cao điểm

-Bảo mật: Hệ thông chưa có các tính năng bảo mật cao cấp, có thê bị tin tặc tấn công

-Tính khả dụng: Hệ thống đôi khi bị lỗi, khiến

21

nhân viên khách sạn gặp khó khăn trong việc

-Tính bảo mật cao hơn: Hệ thống cần có các tính năng bảo mật cao cấp để bảo vệ dữ liệu của khách sạn

-Khả năng mở rộng cao hơn: Hệ thống cần có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu phát triển của khách san trong tuong lai

Thông tin về buỗi khảo sát: Thời gian bắt đầu: 8h

Người phụ trách: Phan Kim| Thời gian kết thúc: 8h30m

Ngân

Dia chỉ: Phòng làm việc của quan lý Ngày khảo sát: 24/11/2023 Câu hỏi Câu trả lời

Theo Anh/Chi, mot phòng | Mã phòng, loại phòng, khu vực, giá, cơ sở vật

trong khách sạn cần được quản | chất, tiện nghi, số người phù hợp vào ở, trạng thái

lý bằng những thông tin nào ? _ | phòng, hình ảnh phòng, đánh giá phòng

22

Voi cach lưu thông tin trên, vân

-Không tạo ra các báo cáo và thông kê chỉ tiết về hoạt động của khách sạn

Anh/Chị mong muốn hệ thống quản lý khách sạn mới của mình

có những tính năng gì để giúp

quản lý đặt phòng khách sạn

được thuận tiện hơn?

mới của mình có các tính năng sau: Chúng tôi mong muốn hệ thống quản lý khách sạn

- Tính năng đặt phòng trực tuyến cho khách hàng

- Tinh năng quản lý thông tin khách hàng một cách hiệu quả

- Tính năng quản lý thanh toán và hóa đơn một

cach dé dang

- Tính năng báo cáo và thống kê chi tiết về hoạt

động của khách sạn -Cập nhật trạng thái phòng của khách hàng trên hệ thống cũng như quản lý các đánh giá/chấm điểm

phòng của khách hàng

23

Anh/Chị có yêu cầu gì về tính

năng đặt phòng trực tuyến trong

hệ thống quản lý khách sạn mới

không?

-Dễ sử dụng: Hệ thống đặt phòng trực tuyến cần phải dễ sử dụng và thân thiện với người dùng,

giúp khách hàng có thế đặt phòng một cách nhanh

chong va dé dang

-Tính năng đầy đủ: Hệ thống đặt phòng trực tuyến cần phải có đầy đủ các tính năng cần thiết đề đáp ứng các nhu cầu đặt phòng của khách hàng, chẳng hạn như:

e Khả năng chọn loại phòng, số lượng

phòng, ngày giờ đến và đi, các yêu cầu đặc biét,

® Kha nang thanh toán trực tuyến hoặc thanh toán sau

® Khả năng xác nhận đặt phòng trực tuyến

® Khả năng gửi xác nhận đặt phòng đến

khách hàng qua email hoặc fax

-Cung cấp thông tin chỉ tiết và hướng dẫn rõ ràng

cho khách hàng trước khi họ đến khách sạn Ý

tướng của chúng tôi bao gồm việc sử dụng gửi tin nhắn và email tự động để cung cấp thông tin cập nhật về đặt phòng và thông tin về khách sạn

Anh/Chị có yêu cầu gì về tính

năng quản lý thông tin khách

phòng, số lượng phòng, ngày giờ đến và đi,

các yêu cầu đặc biệt, v.v

e Thông tin giao dịch: thông tin về các giao

dịch của khách hàng với khách sạn, bao

ôm các thông tin nhu sô tiên thanh toán,

24

hình thức thanh toán, -Dễ truy cập: Hệ thống cần cho phép truy cập

thông tin khách hàng một cách đễ dàng và nhanh

Thông tin về buỗi khảo sát:

Người phụ trách: Bùi Kim

check-m & check-out có hiệu

suất và thời gian xử tốt không?

-Hiệu suất, quy trình check-in & check-out hiện tại của khách sạn còn khá thủ công, đòi hỏi nhiều thời pian và công sức của nhân viên Nhân viên cần phải thực hiện các thao tác thủ công dé nhap thông tín đặt phòng, tạo phiếu check-in, tra phòng Điều này khiến cho quy trinh check-in

& check-out trở nên chậm chạp và có thé dễ xảy

ra sai sot

-Còn về thời gian xử lý, quy trình check-in & check-out hiện tại của khách sạn có thê cải thiện

thêm về thời gian xử lý Thời gian trung bình để

hoản thành thủ tục check-in cho một khách hàng

là khoảng 15-25 phút

25

Nêu cải thiện Anh/Chị có

mong muôn được cải tiền quy

trinh này thê nào đề có thê giúp

cải thiện trải nphiệm của khách

-Tao trai nghiệm cá nhân hóa:hệ thống có thê lưu trữ thông tin về lịch sử đặt phòng của khách hàng

và sử dụng thông tin này dé dé xuất các địch vụ hoặc sản phẩm phù hợp với nhu cầu của khách

thành thủ tục check-in hoặc check-out Điều nảy

thường xảy ra vào các thời điểm cao điêm, chẳng

hạn như cuối tuần hoặc các dip lễ tết

-Thiếu thông tin: Khách hàng thường phản nàn về việc thiếu thông tin về quy trình check-in/check- out Điều này có thể khiến khách hàng cảm thấy bối rối và khó khăn trong việc hoàn thành thủ tục Dẫn đến việc gia tăng thời gian hoàn thành thủ

tục

-Sai sót trong hồ sơ: như thông tin đặt phòng

không chính xác hoặc thiếu thông tin

Anh/Chị nghĩ các công đoạn

nào trong quy trình check in/

check out của hệ thống hiện tại

cần được tự động hóa? -Nhập thông tin đặt phòng: Đây là công đoạn tốn

nhiều thời gian và công sức của nhân viên lễ tân

Việc tự động hóa công đoạn này sẽ giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và tập trung vào các công việc khác

-Tạo phiếu check-m: Đây là công đoạn cần thiết

dé lưu trữ thông tin của khách hàng và các yêu cầu của khách hàng Việc tự động hóa công đoạn

nảy sẽ giúp đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của

thông tin

26