Ứng dụng phần mềm ms project trong quản lý dự án nghiên cứu thị trƣờng sản xuất ống hút bột gạo

GIGI THIEU TONG QUAN 1.1 Khái niệm dự án và qui trình quản lý dự án 1.1.1 Khái niệm dự án Dự án là tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoáng thời gian

UNG DUNG PHAN MEM MS PROJECT

TRONG QUAN LY DU AN NGHIÊN CỨU THỊ TRƯỜNG

SAN XUAT ONG HUT BOT GAO

GVHD: Thay Nguyén Van Tho

DANH SACH THANH VIEN NHOM 4

Nguyễn Thi Ngoc Tram 030633170275

Phạm Thị Anh Thự 030633171605

Phan Anh Thu 030633171240 Nhóm trưởng

MO DAU

Microsoft Project la một phần mềm quản lý dự án được phát triển bởi Microsoft Đây

là mot phan mèm hỗ trợ chúng ta trong việc lên kế hoạch, phân công nhân lực, theo dõi tiến độ, trong quá trình phát triển dự án

Hôm nay, nhóm chúng tôi sẽ giới thiệu cơ bản về phần mềm, các tính năng và cách ứng dụng phản màm hỗ trợ trong công việc quản lí một dự án thực tế Thông qua đó,

nhóm lên kẻ hoạch triên khai một dự án nghiên cứu mới “ Nghiên cứu thị trường sản

xuất óng hút bột gạo” trên địa bàn Tp HCM Nghiên cứu được thực hiện, quán lý

cũng như theo dõi toàn bộ trên phan mém Ms Project Day sé la một ví dụ để minh

họa cho cach str dung phan mém này

Về dự án “ Nghiên cứu thị trường san xuất ống hút bột gạo, đây là một dự án kinh

doanh mang ý nghĩa xã hội hướng đến việc bảo vệ môi trường Rất mong nhận được

Sự quan tâm và gop y cua thay và mọi người để dự án được hoàn thiện và phát triên

hơn trong tương lai

Nhóm xin chân thành cảm ơn!

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

MUC LUC

1.1 Khái niệm dự án và qui trình quản lý dự án cà rsrrriee 7 1.1.1 Khái niệm dự án - c LH HH ng TK nh nếu 7 1.1.2 _ Qui trình quản lý dự án i a aaaeieeeereree tina 7

xa no co 7 1.2.1 Phần mèm miễn phí .- - ¿2S 3c S23 t1 2 2121151211511 exekve 7 1.2.2 Phản mèm có bản quyền -.- 0 2.2 2012112111121 151 1811815 1E Hiệu 8

CHƯƠNG 2 PHÂN MÉM QUẢN LÝ DỰ ÁN MS PROJECT 9

2.3.6 Tài nguyên dự án - ch HH Hành khe ki 15

2.3.8 Lịch trình cho dự án -cc cccn HH nnnnH HH ng ng kh kh ch 17 2.3.9 Tìm đường găng cho dự ÁT\ nh Tnhh HE hkt 18

2.3.10 Gập nhật tiến độ dự án - 2 2 n2 2 21122 1H TH HH HH rớt 19

2.3.12_ Lập và in báo GÁO cn nnn nh nh nh ng Hy tư tờ 21

CHƯƠNG 3 (MINH HỌA) ỨNG DỤNG QUẢN LÝ DỰ ÁN - NGHIÊN CỨU THỊ

TRƯỜNG ÔNG HÚT BỘT GẠO che 28

3.1.10 KICN Dal oo EEE Eee e eee nee eeeeeeenaea 28

3.1.3 YOU CaU ccc cccccesccescesssessceeseeecesseeseeeceusaesceeseussaneciesuesaneseesreas 29

3.4.2 Danh sách những rủi ro mới cần quan tâm .-.- :ccscc city: 5

3.5.1 Mô tá ngắn về dự án S TL TT H TH 11H H1 HH nhe 5 3.5.2 Lý do phát triển dự án - c1: St S1 S E191 1111111111111 81 81111 re 6 3.5.3 Dánh giá về kết qUả dự án S2 St S S9 SE 12H He 6

3.5.4 Bài học kinh nghiệm nen khen 6

MUC LUC HINH ANH

Hinh 2.11 Task Information Predec€sSOTS - c ch n nh như 15

Hinh 2.13 Task Information Resources .cccccecccseecceeeeceeeeaeeeaeeseaeeeseuesaeessueesaass 16

CHUONG 1 GIGI THIEU TONG QUAN

1.1 Khái niệm dự án và qui trình quản lý dự án

1.1.1 Khái niệm dự án

Dự án là tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một

khoáng thời gian có hạn, với những nguồn lực (con người, thiết bị, tài chính) có giới

hạn để đạt được những mục tiêu cụ thẻ, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng

mà dự án hướng đến

(PMBOK, 2017) 1.1.2 Qui trình quán lý dự án

Quản lý dự án là việc “áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công c và kỹ thuật vào các

hoạt động dự án để đáp ứng yêu câu dự án”

(PMBOK, 2017)

e 5nhom quy trình quản lý dự án

(1) Khoi tao (initiating)

(2) Lap ké hoach (planning)

(3) Thuc thi (executing)

(4) Kiém soat (monitoring & controlling)

1.2.2 Phan mém co ban quyền

CHUONG 2 PHAN MEM QUAN LY DU’ AN MS PROJECT

2.1 Giới thiệu tổng quan

Microsoft Project (MSP hoặc WinProj) là một phan mém quan lý dự án được phát

triên và bán bởi Microsoft Chương trình này được thiết kế để hỗ trợ quản lý dự án

trong việc phát triên các kế hoạch, phân công nguồn lực cho dự án, theo dõi tiền độ,

quản lý ngân sách và phân tích khôi lượng công việc

Hình 2.1 Ms Project

2.2_ Giao diện phần mềm

Ga ‘GANTT CHART TOOLS

TSK RESOURCE REPONI PROJECT VIRV FORMAT Spina x

Subproject gory apps - Proje WES — Change Cakưate M

+ WedingTime - feject Baseine” P

Hinh 2.2

Thanh công cụ Quick Access là nơi bạn có thẻ tùy biến giao diện, có thẻ thêm các

tùy chọn bạn thường xuyên sử dụng lên thanh công cụ này

Thanh tab và giao diện Ribbon thân thiện Tab la nơi để bạn thao tác trên Microsoft Project 2010 Trong Microsoft Project 2010 có 5 tab chính là Task, Resource, Project,

View, Team, ngoài ra có 2 tab có thẻ thay đổi là Add-in (sử dụng thêm các công cụ hỗ

trợ bên ngoài) và Format (tùy theo đối tượng bạn chọn)

Group: trên mỗi tab có nhiều group, group là các chức năng được sắp vào một nhóm

Thanh View label nam dọc theo cạnh trái của giao diện chính thẻ hiện kiểu giao diện

mà bạn đang xem

Khu vực View shortcut cho phép bạn nhanh chóng chuyên đổi một số ché độ xem

bạn hay sử dụng thường xuyên trong Microsoft Project Bên cạnh View shortcut là thanh trượt Zoom cho phép bạn phòng to thu nhỏ

Thanh trạng thái Status hiền thị chế độ mà bạn đang sử dụng là tự động (Auto) hay

Hình 2.3

10

¢ Dé khéi tao mot dy an, thuc hién cac buée sau:

(1) Click vao Start -> All Programs -> Microsoft Office -> Microsoft Project 2010

(2) Click vao file dé mé giao dién Backstage

(3) Click vao New

(4) Dưới mục Avaiable Template, chon Blank project va click vao Create dé khdi tao mét dy an mdi

(5) Trên tab Project, tai nhém Properties, click vao Project Information

(6) Tai Start date, nhập ngày bắt đầu của dự án hoặc bạn có thẻ click vao biéu tượng mũi tên đề hiên thị lịch và chọn ngày

(7) Click vào OK để chấp nhận ngày bắt đầu và đóng hộp thoại Project Information (8) Trên tab File, click chọn Save đề lưu lại tập tin dự án

(9) Trên hộp thoại Save As, tại File Name, nhập tên dự án và chọn thư mục lưu trữ

dự án

2.3.2 Thiết lập thông tin dự án

Project Information for 'SP moi [# ]

sertgte —[Mon7ane ent ate

eedletem [hoeqStDMe Calendar

All tasks begin as soon as possible Priority: 500 I Enterprise Custom Fields

Department:

Custom Field Name Value

Help Statistics [ox] | cancet

Hinh 2.4 PROJECT | Project Information

(Project | Change working time)

11

e Dé thực hiện việc đặt tên cho công việc, bạn thực hiện các bước sau:

(1) Click vào ô bên dưới Task Name

(2) Nhập tên công việc, chăng hạn “Phân công”, sau đó nhắn Enter Các công việc

mà bạn nhập sẽ cung cấp một số ID và số ID là duy nhất đôi với mỗi công việc

(3) Tương tự như trên, bạn có thẻ đặt tên công việc tiếp theo và nhân Enter

e_ Đề nhập các giá trị thời gian khác nhau, thực hiện các bước sau:

(1) Click Duration và nhập giá trị thời lượng cho công việc

(2) Nhập giá trị thời lượng

Today

Start J Mon 18/10/1

¢ Tai cot Start, ban bat đầu thiết lập thời gian bắt đầu cho công việc

Task Name ~ Duration ‘= =

Thiết lập

thị Marketing thời gian tại

For calendar: Standard (Project Calendar} ~ (Create New Calendar

Calendar ‘Standard’ is a base calendar

| Edited working hours sa a2 lia dis ie lay Ina sesea om:

this calendar 99 |20 |21 loo loa |24 los Exception ‘Quéc khanh’ on

Exception da calendar ‘Standard’

Nondefault work week »

Exceptions Work Weeks

ngày Lưu ƒ rằng 7 ngày này gồm các ngày từ thứ 2 đến thứ 6 của tuần thứ nhất và thứ

2, thứ 3 của tuần sau đó Microsoft Project 2 1 cũng giúp bạn phân biệt những ngày không làm việc (nonworking day) được thê hiện qua màu sắc khác biệt

13

2.3.4 Tao danh sách công việc

Đề tô chức các công việc thành giai đoạn, cụ thê là ví dụ về một kế hoạch ra mắt cuôn

sách mới và chia thành 2 giai đoạn:

(1) Chọn những giai đoạn cần nhóm lại thành một giai đoạn

(2) Trên tab Task, tại nhóm Schedule, click vào biêu tượng Indent Task

Sau khi click biêu tượng Indent Task, các công việc sẽ lùi vào so với công việc phía

trên Công việc phía trên được xem như giai đoạn của các công việc phía dưới Nếu

như công việc tóm tắt (summary task) của bạn chưa có thời gian cụ thẻ thì Microsoft

Project sẽ dựa vào thời gian của các công việc con (subtask) dưới nó

Mode

s2 Thiết kế và chuẩn bị tiếp Kiểm trø nhóm

ts Hoàn thành kếhoạch 0days

3 ~ Khởi công giai đoạn 7days? Tue 02/11/10 Wed 10/11/10

s2 Phân phối các bản sao 2 days

tiếp thị s2 Xây dựng cổng thông

tin giới thiệu sách trên website

Hình 2.10

14

2.3.5 Thiết lập mái quan hệ giữa các công việc

General Predecessors | Resources| Advanced| Notes | Custom Fields

Name: Thiết kế mẫu mã SP Duration: 4wks -$-“ [ ]Estimated

Predecessors:

ID | Task Name | Type lag | ^

»

Hinh 2.11 Task | Information | Predecessors

Cac loai quan hé

Các kiểu nguồn lực (tài nguyên)

Work: Nguôn lực thực hiện công việc (người, thiết bi)

Cost: Chỉ phí

Material: Nguyên liệu

15

@e 6 e-: RESOURCE SHEET TOOLS

TASK RESOURCE REPORT PROJECT VIEW FORMAT Signin x

Gontt Task Team P = lew Macros

Chart Usagev TT” Plannerv TẢ*~ EẩjTsbles- E![NoGroupj] ~ ì Window 7 x

Task Views Resource Views Data Zoom Split View Window Macros A

1 Nhóm KỸ thuật Work N 200% $0.00/hr $0.00/hr $0.00 Prorated Standard

2 Nhóm Marketing Work N 100% 30.00/hr $0.00/hr $0.00 Prorated Standard

3 | Thư ký work T 100% $0.00/hr $0.00/hr $0.00 Prorated Standard

2.3.7

Hinh 2.12 View | Resource Sheet

Phân bổ tài nguyên cho các công việc

Hinh 2.13 Task | Information | Resources

16

Microsoft tính toán hệ thống kế hoạch của bạn dựa cả trên những ràng buộc này do đó

chí sử dụng khi công việc bị ràng buộc về thời gian bắt đầu hay kết thúc

(1) Trong cột Task Name, chọn công việc mà bạn muốn xác định thời điềm bắt đầu

và kết thúc, sau đó kích Task Information

(2) Chon Tab Advanced

(3) Trong hép thoai Task Information , muc Constraint type, chon kiéu rang buéc

(4) Chon ngay trong Constraint date, va kich OK

a Âugu September 1 October lovember? [4

2.3.9 Tìm đường găng cho dự ân

Hinh 2.16

Biéu đồ Gantt trở thành một chuân biểu đồ của các dự án vào những đầu năm thế ki 20

do kĩ sư người Mỹ tên Henry Gantt phát triển Đối với nhiều người, một biểu đồ Gantt

được xem như một kế hoạch của dự án Trong Microsoft Project, ở giao diện mặc định

khi bạn mở chương trình là chế độ xem biêu đồ Gantt Biêu đồ Gantt gồm 2 phản: một

bảng nằm bên trái và thanh biêu đồ nằm bên phải Thanh biểu đồ gồm các khoáng thời gian bên trên và biêu thị đơn vị thời gian Bên cạnh đó, ở vị trí này thẻ hiện thời gian bat dau và kết thúc, thời lượng, trạng thái công việc

(1) Tại cột Task Name, click vào một công việc

(2) Trên tab Format, tai nhom Gantt Chart Style, click More đề hiên thị bảng định

¢ ¢ ¢ ¢ e ẹ ¢ s

18

e Bang mau chia thanh 2 nhom:

— Phân biệt màu sắc giữa các công việc theo phương pháp thiết lập thời gian thủ công (Manual) và thiết lập tự động (Auto)

— Không phân biệt

(3) Tai Presentation Style, chon một màu và xem sự thay đồi

2.3.10 Cập nhật tiếu độ dự án

Phương pháp đơn giản nhất đề theo dõi tiến độ là báo cáo các công việc thực tế đang được tiến hành chính xác như kế hoạch Ví dụ, nêu tháng đầu tiên của một dự án 5

tháng đã trôi qua và tất cả các công việc đã bắt đầu và kết thúc đúng theo kế hoạch,

bạn có thẻ ghi lại tiến độ này một cách nhanh chóng Khi bạn ghi lại tiến độ thông qua

một ngày cụ thẻ, Microsoft Project sẽ tính toán thời lượng thực tế, thời lượng còn lại,

chỉ phí thực và những giá trị khác cho đến ngày bạn nhập vào

(1) Tai tab Project, trên nhóm Status, click Update Project

#1 Links Between Pr ojects = Calculate Project Status Date =| ——

Phân công 1 day Mon 18/10/10 Mon 18/10/10 1

white LS k oh Pn bs ^ - F.a.~ hafsAfsA^ Y - n^fs+ f+n

Hình 2.18

19

(2) Tại hộp thoại Update Project, danh dau chon Update work as complete through

@ Set 0% - 100% complete

_) Set 0% or 100% complete only

() Reschedule uncompleted work to start after:

2œ - z Projectl.mpp - Microsoft Project Gantt Chart 1ools

ie ask Resource Project View Add-Ins Team Format

pa ie (Gl Links Between Projets =| = fed Status Datd m —

— = aes [] wBs - ct + —=”' fl2oaonb

project Custom Calculate Set Move Update ret

[rtormation Fields a Change Working Time Project Baseline ~ Project Project P

Task , Task Name ~ Duration ‘10 17 Oct '1Ð 24 Oct '10 3

Mode w | Fels [s|M[w[r]|:

tiếp thị

5 3 ~ Khởi công giai đoạn 13 days

tiếp thị

(4) Sau khi bạn đã cập nhật, Microsoft Project sẽ đánh dấu hoàn thành công việc

Ngoài ra thanh trạng thái đôi màu giúp bạn có thẻ biết được tiến độ dự án

2.3.11 Cân đối tài nguyên

(1} Trén menu View, chon Resource Usage

Có thê cân đối việc sử dụng tài nguyên Cũng có thể theo dõi được số thời gian quá tai

đối với việc sử dụng tài nguyên

20

(2) Trén menu View, muc Table, chon Work

(3) Với mỗi một tài nguyên bạn có thẻ so sánh chi phí giữa hai cột Baseline và Actual

(4) Đảm bảo rằng các cột Work và Act Work được thê hiện trên khung nhìn Trên

menu Format, mục Details và chọn Work nếu nó chưa được chọn Tiếp tục như

vay dé chon cét Actual Work

I Geer leveling values before leveling

Leveằng tange ft 3G m/OvzxgT ai ke:

bằng trong khoản hời gian xác định

Xöa Can ” ty onhy cán xeadnhin đạc — =

© Cho phép tao nhiéu loai bao cao

— Bao cao tong hop chung cho dy an

— Báo cáo thực hiện công việc

— Báo cáo sử dụng tài nguyên

— Báo cáo chỉ phí

21

TASK RESOURCE = REPORT PROJECT VIEW DESIGN

6 COMPLETE

‘Status for all toptevel tasks To see the status for subtasks, click on the chert and update |

‘outline level in the Field List

Gantt Recent Themes Table Text Manage Copy Page Margins Otientation Size

Gant Recent Theme Tin che» KH ee tices cự seven Ss

View Themas Report Page Setup a

— WORK BURNDOWN = aeons Shows how much work you have completed

_ ome hoo ms ang how much you nave left f che remaining cumulstive work line t steeper, chen the

= project may be lat

PEEE EEE LS Svan

Remaining Cumuiative Work

= Remaining Cumulative Actus! Work

= Das etine Remaining Cumusstive Work

TASK RESOURCE REPORT

Images Shapes Chart Table Tox

Box

i - Projec jexsionel REPORT TOOLS

PROJECT view DESIGN

mG E iw

Manage Copy + Report Insert Report

Chiết Kiếm Chuẩn Tường Viết báo

sát (Ị cối wu xách tỉnh giá tra Chất bị điểm TÍNH — cáo

phếm TƯỜNG ny se áo inn lƯỢNG tiêu trụ giá CẢ,

BAO CAO NGUON UC REPORT TOOLS

hình, các bán báo cáo được thiết kế chi riêng trong việc in hoặc để xem tại cửa số Print

Preview Không thé nhập đữ liệu trực tiếp vào báo cáo Microsoft Project có thư viện

đa dạng vẻ báo cáo

Trong bài thực hành này, xem các bản báo cáo trên cửa số Print Preview và chinh sửa

các định dạng

(1) Tai tab Project, trên nhóm Reports, click Reports

Chic nang bao cao trong

Update s t Visual [Reports Gompare Spelling

Status Reports Proofing