ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MS PROJECT TRONG QUẢN LÝ DỰ án HỘI THẢO HÀNH TRANG CHO TƯƠNG LAI “FOLLOW YOUR PASSIONS

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁO CÁO KÉT QUẢ THỰC HIỆN BÀI TẬP NHÓM HỌC PHẦN TIN HỌC ỨNG DỤNG TÊN ĐỀ TÀI: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT TRONG QUẢN DỰ KẾT ÁN HỘI THẢO BÁOLÝ CÁO QUẢ THỰC 6/20/2021 ‘FOLLOW YOUR HIỆN BÀI PASSIONS’ TẬP NHÓM ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MS PROJECT TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN HỘI THẢO HÀNH TRANG CHO TƯƠNG LAI “FOLLOW YOUR PASSIONS” GVHD: Nguyễn Phương Nam Lớp: ITS301_2020_D12 Nhóm: Nguyễn Võ Tường Vi MSSV: 030235190192 Lê Huyền Mi MSSV: 030235190080 Lê Nhật Vy MSSV: 030235190193 MỞ ĐẦU Thế giới ngày hội nhập tạo cho cá nhân doanh nghiệp thêm nhiều hội để phát triển dự án kinh doanh, dự án nhà đất, cơng trình, xây dựng, chương trình, kiện… bên cạnh khơng thách thức việc phát triển dự án Vấn đề người thường vấn đề ảnh hưởng tới thành bại dự án Bên cạnh kĩ kĩ thuật, cần phát triển kĩ ngƣời sở chuẩn kĩ năng: suy nghĩ, trao đổi, giao tiếp trình bày Xét theo khía cạnh khác, quản lý dự án trình thành lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực giám sát trình phát triển dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành thời hạn trọng phạm vi ngân sách duyệt đạt yêu cầu định kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, dịch vụ phương pháp điều kiện tốt cho phép Vì vậy, quản lý dự án quy trình vơ quan trọng thành cơng dự án Các cá nhân, doanh nghiệp đặt mục tiêu hàng đầu thực phát triển dự án tốt nhất, đạt mục tiêu ban đầu đề dự án Để đạt điều địi hỏi nhà quản lý phải có biện pháp thiết thực quản lý chặt chẽ tất trình thực dự án để dự án thực xác Vậy quản lý dự án gì? Quy trình quản lý dự án nào? Công cụ, phần mềm hỗ trợ quản lý dự án cụ thể? Để giải câu hỏi nhóm chúng tơi định nghiên cứu “Đề tài lập kế hoạch cho dự án hội thảo hành trang cho tương lai “follow your passions” sử dụng công cụ phần mềm MS Project để quản lý dự án này” Vì thời gian kiến thức chúng em hạn hẹp, chắn q trình làm tiểu luận khơng tránh sai sót Vì chúng em mong nhận thơng cảm góp ý từ thầy để chúng em hồn thiện NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN Giảng viên hướng dẫn: NGUYỄN PHƯƠNG NAM Lớp: Tin học ứng dụng D12 Tên đề tài: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MS PROJECT TRONG DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN THỰC HIỆN BÀI TẬP NHÓM Nội dung nhận xét: Điểm Bằng số Bằng chữ MỤC LỤC CHƯƠNG GIỚI THIỆU TỔNG QUAN 10 1.1 Khái niệm dự án qui trình quản lý dự án .10 1.1.1 Khái niệm dự án 10 1.1.2 Qui trình quản lý dự án .10 1.1.2.1 Khái niệm quản lý dự án 10 1.1.2.2 Qui trình quản lý dự án 10 a Giai đoạn khởi tạo dự án 11 b Giai đoạn lập kế hoạch dự án 11 c Giai đoạn thực thi dự án 11 d Giai đoạn điều khiển kiểm soát 12 e Quản lý tiến độ thời gian, đảm bảo yêu cầu kế hoạch 12 f Giai đoạn kết thúc dự án 12 1.2 Phần mềm quản lý dự án 13 1.2.1 Phần mềm miễn phí 13 1.2.1.1 Jira – Phần mềm quản lý dự án cho nhà phát triển 13 1.2.1.2 Trello – Công cụ quản lý công việc trực tuyến 13 1.2.1.3 Asana – Công cụ quản lý tối ưu .14 1.2.1.4 Agilefant 15 1.2.1.5 My Collab – Phần mềm quản lý dự án khách hàng .15 1.2.1.6 One Project 16 1.2.1.7 My Xteam – Phần quản trị doanh nghiệp .16 1.2.2 Phần mềm có quyền 16 1.2.2.1 Microsoft Project 16 1.2.2.2 Project Manager 17 1.2.2.3 Primavera 17 1.2.2.4 Mavenlink .18 1.2.2.5 Basecamp 18 1.2.2.6 Smartsheet .18 1.2.2.7 Evernote 19 CHƯƠNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT 20 2.1 Giới thiệu tổng quan 20 2.1.1 Sơ lược phần mềm Microsoft Project 20 2.1.2 Các yêu cầu cho máy tính phần mềm hổ trợ .20 2.1.3 Một số bước việc quản lý dự án Microsoft Project 20 2.2 Giao diện phần mềm 21 2.3 Một số thao tác .23 2.3.1 Tạo dự án 23 2.3.2 Thiết lập thông tin dự án 24 2.3.3 Tạo lịch .25 2.3.4 Tạo danh sách công việc 27 2.3.5 Thiết lập mối quan hệ công việc 29 2.3.6 Tài nguyên dự án 30 2.3.7 Phân bổ tài nguyên cho công việc 31 2.3.8 Lịch trình cho dự án 32 2.3.9 Tìm đường găng cho dự án .33 2.3.10 Cập nhật tiến độ dự án 34 2.3.11 Cân đối tài nguyên 37 2.3.12 Lập in báo cáo 38 CHƯƠNG MINH HỌA: ỨNG DỤNG QUẢN LÝ DỰ ÁN “HỘI THẢO HÀNH TRANG CHO TƯƠNG LAI – FOLLOW YOUR PASSIONS” 39 3.1 Giới thiệu dự án .39 3.2 Mục đích, ý nghĩa dự án 39 3.3 Kế hoạch thực 39 3.3.1 Quy trình thực bước dự án “FOLLOW YOUR PASSION” 39 3.3.2 Nhóm thực 41 3.3.3 Ứng dụng phần mềm Microsoft Project để quản lý thời gian (và tài nguyên) dự án 42 3.3.3.1 Tạo dự án .42 3.3.3.2 Thiết lập thông tin dự án 42 3.3.3.3 Tạo lịch .43 3.3.3.4 Thiết lập mối quan hệ công việc 39 3.3.3.5 Tài nguyên dự án 40 3.3.3.6 Phân bổ tài nguyên cho công việc .40 3.3.3.7 Lịch trình cho dự án 41 3.3.3.8 Sơ đồ Gantt cho dự án 41 3.3.3.9 Cập nhật tiến độ dự án 42 3.3.3.10 Tạo báo cáo .43 KẾT LUẬN 46 TÀI LIỆU THAM KHẢO 47 BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC .48 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1: Quy trình quản lý dự án 10 Hình 2: Phần mềm JIRA .13 Hình 3: Phần mềm TRELLO 14 Hình 4: MICROSOFT PROJECT 20 Hình 5: Giao diện phần mềm 21 Hình 6: Màn hình 23 Hình 7: Màn hình khởi tạo dự án 23 Hình 8: Project Options 25 Hình 9: Change Working Time .26 Hình 10: Details 26 Hình 11: Grantt Chart 27 Hình 12: Task Mode .27 Hình 13: Task Information 28 Hình 14: Menu Task .28 Hình 15: Hộp thoại xuất 29 Hình 16: New Bussiness .31 Hình 17: Phân bổ tài nguyên cho lập phương án 31 Hình 18: Phân bổ tài nguyên cho công tác "Lắp đặt bố trí thiết bị" 32 Hình 19: Lập lịch trình cho dự án 32 Hình 20: Chọn làm việc 33 Hình 21: Tìm đường Găng cho dự án 34 Hình 22: Cập nhật tiến độ dự án 34 Hình 23: Task Update 35 Hình 24: Tracking Gantt .35 Hình 25: Set Baseline 36 Hình 26: Cập nhật thêm cơng tác bổ sung vào Baseline lưu .36 Hình 27: Kết 37 Hình 28: Cân đối tự động 37 Hình 29: Lập báo cáo 38 Hình 30: Project Overview 38 Hình 31:Thiết lập thơng tin dự án 43 Hình 32: Tạo lịch 43 Hình 33: Thiết lập mối quan hệ công việc 39 Hình 34: Thiết lập mối quan hệ công việc 39 Hình 35: Tài nguyên dự án 40 Hình 36: Phân bổ tài ngun cơng việc 40 Hình 37: Lịch trình cho dự án .41 Hình 38: Sơ đồ Gantt cho dự án 42 Hình 39: Cập nhật tiến độ .42 Hình 40: Cập nhật dự án theo sơ đồ network 43 Hình 41: Báo cáo chung cho dự án .43 Hình 42: Báo cáo thực cơng việc 44 Hình 43: Báo cáo sử dụng tài nguyên 45 DANH MỤC BẢNG Bảng 1: Mối quan hệ công việc 30 Bảng 2: Quy trình thực bước dự án "FOLLOW YOUR PASSION’” .41 Bảng 3: Bảng kế hoạch nội dung - phân chia nhóm thực 42 V Dợt trước chương trình  VI Chạy chương trình  6.1 6.2 Giám sát Điều phối chương trình   2.5 6.3 Điều phối nhân lực   3.2.1 VII 7.1 Kết thúc chương trình Bế mạc chương trình 7.2 7.3 IV 1 Tặng quà lưu niệm 3.1.1 Ghi biên hội thảo 7.1, 7.2 Bảng 2: Quy trình thực bước dự án "FOLLOW YOUR PASSION’” 3.3.2 Nhóm thực CV I 1.1 1.2 1.3 II 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 III 3.1 3.1.1 3.1.2 Nội dung Xác định chủ đề hội thảo Lập form khảo sát cho sinh viên vấn đề thắc mắc Khảo sát thông tin sinh viên trường khác Lên ý tưởng xây dựng chủ đề buổi hội thảo Lập kế hoạch tổ chức hội thảo Xác định mục tiêu đạt hội thảo Nội dung hội thảo Lên danh sách khách mời Xác định kinh phí dự trù Viết kịch chương trình hội thảo Viết kịch MC Chuẩn bị cho hội thảo Thiết kế kiện Thiết kế nhận diện: logo, banner,standy, flyer, Quà lưu niệm Thuê hội trường Nhóm thực Ban nghiên cứu – phát triển Ban nghiên cứu – phát triển Ban nghiên cứu – phát triển Ban nghiên cứu – phát triển Ban nghiên cứu – phát triển Ban tài – hậu cần Ban tài – hậu cần Ban nghiên cứu – phát triển Ban nghiên cứu – phát triển Ban Kỹ thuật Ban tài – hậu cần 3.1.3 3.1.4 Thiết kế sân khấu Tuyển nhân Lập kế hoạch chương trình Phân cơng nhân sự: MC, Lễ Tân, Điều phối, cánh gà, hậu cần, Dự phòng rủi ro kỹ thuật, khán giả vượt dự kiến   Ban tài – hậu cần Ban nhân Ban Truyền thông – Đối ngoại 3.2.5  Mời ca sĩ để làm tiết mục văn nghệ Mời diễn giả, khách mời tham dự Quảng bá – truyền thơng  IV Dàn dựng kiện  Ban tài – hậu cần V Dợt trước chương trình  Ban nhân VI Chạy chương trình  Ban nhân 6.1 6.2 Giám sát Điều phối chương trình   Ban Kỹ thuật Ban nhân 6.3 Điều phối nhân lực   Ban nhân VII 7.1 Kết thúc chương trình Bế mạc chương trình Ban Truyền thông – Đối ngoại 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 7.2 7.3 Ban nhân Ban Kỹ thuật Ban Truyền thông – Đối ngoại Tặng quà lưu niệm Ban nhân Ghi biên hội thảo Ban nhân Bảng 3: Bảng kế hoạch nội dung - phân chia nhóm thực 3.3.3 Ứng dụng phần mềm Microsoft Project để quản lý thời gian (và tài nguyên) dự án 3.3.3.1 Tạo dự án Sử dụng phần mềm Microsoft Project để lập kế hoạch quản lý tiến độ, nhân lực cho dự án: Hội thảo “Follow your passions” 3.3.3.2 Thiết lập thông tin dự án Khai báo thông tin đặc trưng dự án: Hình 29:Thiết lập thơng tin dự án 3.3.3.3 Tạo lịch Thiết lập lịch cho dự án hội thảo “Follow your passions: Hình 30: Tạo lịch 3.3.3.4 Thiết lập mối quan hệ công việc Hình 31: Thiết lập mối quan hệ cơng việc Hình 32: Thiết lập mối quan hệ công việc 3.3.3.5 Tài nguyên dự án Nhập thông tin tài nguyên dự án “Follow your passions”: Hình 33: Tài nguyên dự án 3.3.3.6 Phân bổ tài ngun cho cơng việc Hình 34: Phân bổ tài ngun cơng việc 3.3.3.7 Lịch trình cho dự án Hình 35: Lịch trình cho dự án Hình 36: Sơ đồ Gantt cho dự án 3.3.3.9 Cập nhật tiến độ dự án Hình 37: Cập nhật tiến độ Hình 38: Cập nhật dự án theo sơ đồ network 3.3.3.10 Tạo báo cáo Báo cáo tổng hợp chung cho dự án: Hình 39: Báo cáo chung cho dự án Hình 40: Báo cáo thực cơng việc Hình 41: Báo cáo sử dụng tài nguyên 47 THUD LỚP D12 KẾT LUẬN Microsoft Project phần mềm để hỗ trợ quản lý dự án việc phát triển kế hoạch, phân công nguồn lực cho dự án, theo dõi tiến độ, quản lý ngân sách phân tích khối lượng cơng việc, phần mềm có nhiều ưu điểm vượt trội bên cạnh có khuyết điểm cần khắc phục Thơng qua nhóm, chúng em mong muốn chia hiểu biết định Microsoft Project, đồng thời đưa ví dụ cụ thể cho cá nhân có nhu cầu sử dụng Microsoft Project lập tiến độ quản lý dự án, nhằm mang lại hiệu việc sử dụng phần mềm Microsoft Project cơng việc mà quản lý THUD LỚP D12 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghiep, Tran Cong 2008 Giáo trình tin học ứng dụng TP.HCM Nguyen Quoc Toan, Nguyen Thị Thanh Nhan, Doan Duong Hai, Nguyen Hong Hai 2017 Quản lý dự án phần mềm Microsoft Project 2013 TP.HCM Office, Microsoft 2021 Microsoft Office https://www.microsoft.com/vi-vn/ 47 48 THUD LỚP D12 BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC Tên Công việc Lê Huyền Mi – 030235190080 Chương 3: Minh họa – quản lý dự án Thực dự án phần mềm Project Lê Nhật Vy – 030235190193 Chương 1: Giới thiệu tổng quan Chương 2: Phần mềm quản lý dự án Làm word Nguyễn Võ Tường Vi – 030235190192 Chương 1: Giới thiệu tổng quan Chương 2: Phần mềm quản lý dự án Làm word ... MICROSOFT PROJECT TRONG QUẢN DỰ KẾT ÁN HỘI THẢO BÁOLÝ CÁO QUẢ THỰC 6/20/2021 ‘FOLLOW YOUR HIỆN BÀI PASSIONS? ?? TẬP NHÓM ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MS PROJECT TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN HỘI THẢO HÀNH TRANG CHO TƯƠNG LAI. .. QUẢN LÝ DỰ ÁN “HỘI THẢO HÀNH TRANG CHO TƯƠNG LAI – FOLLOW YOUR PASSIONS CHƯƠNG MINH HỌA: ỨNG DỤNG QUẢN LÝ DỰ ÁN “HỘI THẢO HÀNH TRANG CHO TƯƠNG LAI – FOLLOW YOUR PASSIONS? ?? 3.1 Giới thiệu dự án... nhóm chúng tơi định nghiên cứu “Đề tài lập kế hoạch cho dự án hội thảo hành trang cho tương lai “follow your passions? ?? sử dụng công cụ phần mềm MS Project để quản lý dự án này” Vì thời gian kiến