Cham tré trong Khó khăn trong @ Vấn đề tồn kho quản lý rủi ro Tăng chi phí Hình 1: Tác động tiêu cực của sự cô lập thông tin - _ Thiếu minh bạch: Các bên tham gia chuỗi cung ứng không c
Ví dụ về chuỗi cung ứng sản xuất nội thất khi chưa có hệ thống thông tin tích hợp
Trong mùa cao điểm mua sắm, một cửa hàng bán lẻ nội thất đối mặt với sự gia tăng đột biến nhu cầu từ khách hàng Tuy nhiên, do thiếu thông tin kịp thời từ nhà phân phối và nhà sản xuất, nhà bán lẻ không nắm rõ tình trạng tồn kho của mình và không thể cập nhật chính xác nhu cầu thị trường Thay vì sử dụng dữ liệu thời gian thực, họ chỉ có thể ước lượng số lượng hàng cần đặt dựa trên cảm tính Lo ngại về việc không đủ hàng cung cấp, nhà bán lẻ đã quyết định đặt một lượng lớn hàng từ nhà phân phối.
Nhà phân phối thường gặp khó khăn trong việc xác định tính thực tế của đơn đặt hàng lớn từ nhà bán lẻ, do thiếu thông tin liên lạc chính xác và kịp thời Để đảm bảo đáp ứng nhu cầu có thể tăng cao, họ thường quyết định nhập kho nhiều hàng hơn từ nhà sản xuất Tuy nhiên, điều này dẫn đến tình trạng tích trữ sản phẩm trong kho, làm gia tăng chi phí lưu kho và quản lý cho nhà phân phối.
Khi nhận được đơn hàng lớn từ nhà phân phối, nhà sản xuất thường không có thông tin chính xác về nhu cầu thực sự từ thị trường hoặc tình trạng nguyên vật liệu tồn kho Điều này dẫn đến việc họ chỉ biết rằng có một đơn hàng lớn đang đến và không muốn bỏ lỡ cơ hội kinh doanh, do đó quyết định tăng sản xuất Tuy nhiên, điều này có thể gây ra các vấn đề như sản xuất dư thừa hoặc thiếu hụt nguyên liệu, từ đó làm gián đoạn dây chuyền sản xuất.
Nhà cung cấp nguyên vật liệu, như gỗ và sắt, thường nhận đơn hàng lớn từ nhà sản xuất Tuy nhiên, do thiếu thông tin về kế hoạch sản xuất và dự báo nhu cầu dài hạn, họ gặp khó khăn trong việc quản lý tồn kho nguyên liệu Điều này dẫn đến hai tình huống tiềm năng: không đủ nguyên liệu cung cấp kịp thời cho nhà sản xuất hoặc tồn kho quá mức, làm tăng chi phí lưu kho và quản lý nguyên liệu.
Chuỗi cung ứng sản xuất nội thất gặp nhiều khó khăn khi không có hệ thống thông tin tích hợp, bao gồm dự báo nhu cầu không chính xác và quản lý tồn kho kém hiệu quả Các mắt xích trong chuỗi cung ứng hoạt động độc lập và thiếu sự kết nối, dẫn đến những tác động tiêu cực do thông tin bị cô lập.
Tác động của việc tích hợp hệ thống thông tin -.- 25c 5c 222 2x22 cvrvrrrrrvrrrrrsrres 5 1 Tác động của tích hợp hệ thống thông tin lên từng thành phần trong chuỗi cung ứng
Kết quả tích hợp hệ thống thông tin trong toàn bộ chuỗi cung ứng
Khi hệ thống thông tin được kết nối giữa các doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng, từ nhà cung cấp đến nhà sản xuất, nhà phân phối và nhà bán lẻ, dữ liệu sẽ được chia sẻ một cách minh bạch và liên tục, góp phần tạo ra sự liên kết mạnh mẽ giữa các bên.
Hệ thống thông tin tích hợp nâng cao tính minh bạch bằng cách cung cấp quyền truy cập dữ liệu thời gian thực cho tất cả các bên liên quan, từ đó giảm thiểu sai sót và ngăn chặn tình trạng dữ liệu bị thiếu hoặc không chính xác.
Tối ưu hóa hiệu suất trong chuỗi cung ứng thông qua việc chia sẻ thông tin liên tục giúp các doanh nghiệp điều chỉnh kế hoạch và hoạt động một cách nhanh chóng và hiệu quả, từ đó giảm thiểu chi phí và thời gian xử lý.
Cải thiện khả năng phản ứng với thị trường giúp doanh nghiệp kịp thời điều chỉnh chiến lược khi có sự thay đổi đột ngột, như nhu cầu tăng mạnh hoặc biến động giá nguyên liệu Sự linh hoạt trong phản ứng này là yếu tố quan trọng để duy trì cạnh tranh và tối ưu hóa cơ hội kinh doanh.
Nâng cao quan hệ đối tác thông qua việc chia sẻ thông tin qua hệ thống tích hợp giúp củng cố lòng tin và thúc đẩy sự hợp tác lâu dài giữa các doanh nghiệp.
Lợi ích của việc tích hợp thông tin chuõi cung ứng
[ối ưu hóa hiệu KG Suất allall "_— Nâng cao hiệu suất chuỗi cung
Cải thiện khả MA ứng năng phản ứng @® l - với thị trường
Củng cố quan hé © đối tác
Hình 3: Lợi ích của việc tích hợp thông tin chuỗi cung ứng
Ví dụ về chuỗi cung ứng sản xuất nội thất khi có hệ thống thông tin tích hợp
- _ Cửa hàng bán lẻ đến nhà phan phối:
Cửa hàng bán lẻ nhận thấy kho ghế sắp hết và dự báo nhu cầu tăng cao do chương trình khuyến mãi trong tuần tới Nhờ hệ thống thông tin tích hợp, cửa hàng có thể kiểm tra tình trạng tồn kho của nhà phân phối và đặt hàng kịp thời để đảm bảo đủ sản phẩm trưng bày và bán.
Cửa hàng đã xác định rằng nhà phân phối hiện có 300 chiếc ghế, đủ để đáp ứng nhu cầu ngắn hạn Nhờ vào hệ thống thông tin tích hợp, cửa hàng có thể lên kế hoạch trưng bày sản phẩm và triển khai chương trình khuyến mãi mà không phải lo lắng về tình trạng thiếu hàng hóa.
- _ Nhà phân phối đến nhà sản xuất:
Sau khi nhận đơn đặt hàng từ cửa hàng bán lẻ, nhà phân phối sử dụng hệ thống thông tin tích hợp để cập nhật dữ liệu về nhu cầu và tồn kho Mặc dù nhà phân phối có đủ số lượng ghế cho các đơn hàng hiện tại, nhưng để đảm bảo cung cấp liên tục trong tương lai, họ cần yêu cầu nhà sản xuất bổ sung thêm hàng.
Nhà phân phối thông báo cho nhà sản xuất về việc cần thêm 500 chiếc ghế để đáp ứng nhu cầu từ các cửa hàng bán lẻ Nhận được thông tin này, nhà sản xuất lập tức lên kế hoạch sản xuất phù hợp với nhu cầu thực tế của thị trường.
- _ Nhà sản xuất đến nhà cung cấp:
Khi nhận đơn hàng từ nhà phân phối, nhà sản xuất lập kế hoạch sản xuất và sử dụng hệ thống thông tin tích hợp để theo dõi tình trạng tồn kho gỗ Hệ thống kiểm tra với nhà cung cấp và nếu lượng gỗ không đủ để sản xuất 500 chiếc ghế, nó sẽ tự động cảnh báo và gửi yêu cầu bổ sung nguyên liệu.
Nhà sản xuất phát hiện kho gỗ chỉ đủ cho 300 chiếc ghế, do đó đã đặt thêm gỗ từ nhà cung cấp thông qua hệ thống tích hợp Hệ thống này giúp nhà sản xuất biết chính xác thời gian nhận nguyên liệu, đảm bảo quy trình sản xuất không bị gián đoạn.
- _ Nhà cung cấp đến nhà sản xuất:
Nhà cung cấp gỗ thông qua hệ thống tích hợp đã nhận yêu cầu bổ sung gỗ từ nhà sản xuất, đồng thời hệ thống theo dõi lượng gỗ trong kho và dự đoán thời gian giao hàng Điều này giúp nhà cung cấp quản lý tồn kho hiệu quả, đảm bảo đủ nguyên liệu cho các đơn hàng tiếp theo.
Khi nhận đơn hàng từ nhà sản xuất, nhà cung cấp gỗ kiểm tra lượng gỗ còn lại và xác định khả năng giao hàng trong vòng 3 ngày Thông tin này được cập nhật ngay lập tức lên hệ thống, giúp nhà sản xuất lên lịch sản xuất chính xác mà không lo thiếu hụt nguyên liệu.
Cửa hàng bán lẻ cần quản lý tồn kho và trưng bày sản phẩm hiệu quả để luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đồng thời nâng cao trải nghiệm mua sắm Nhà phân phối cũng nên dựa vào thông tin thời gian thực để lập kế hoạch vận chuyển, giúp tối ưu hóa chi phí và đảm bảo giao hàng đúng hạn.
Nhà sản xuất điều chỉnh kế hoạch sản xuất dựa trên thông tin chính xác về nguyên liệu và nhu cầu từ nhà phân phối, giúp tránh tình trạng thừa hoặc thiếu nguyên liệu.
- Nhà cung cấp gỗ có thể quản lý và điều phối việc cung cấp nguyên liệu một cách hiệu quả giúp chuỗi cung ứng hoạt động trơn tru.
Tầm quan trọng của hệ thống thông tin tích hợpp . ¿-¿- 52552 se +zx+esx+vzrserrrrrreserres 9
Hiện tượng Bullwhip, tương tự như trò chơi Beer Game, xảy ra do sự cô lập thông tin giữa các mắt xích trong chuỗi cung ứng Nếu không có hệ thống thông tin tích hợp, sự thiếu kết nối sẽ dẫn đến quyết định sai lầm, gây lãng phí, chậm trễ và giảm hiệu quả vận hành.
Khi hệ thống thông tin được tích hợp, chuỗi cung ứng hoạt động nhịp nhàng hơn, với sự kết nối giữa nhà cung cấp, nhà sản xuất, nhà phân phối và nhà bán lẻ thông qua dữ liệu thời gian thực Điều này giúp các bên liên quan ra quyết định chính xác, tối ưu hóa tồn kho và vận chuyển, đồng thời giảm thiểu chi phí phát sinh Đây là minh chứng rõ ràng cho tầm quan trọng của hệ thống thông tin trong quản lý chuỗi cung ứng hiện đại.
PHAN II SU LIEN KET HE THONG THONG TIN TRONG CHUOI CUNG UNG
2.1 Giới thiệu về Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin (Information System - IS) là tập hợp các yếu tố liên kết với nhau nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối dữ liệu Hệ thống này cũng cung cấp cơ chế phản hồi, hỗ trợ đạt được các mục tiêu đã đề ra.
+ Đầu vào —————> Xử lí ———— Đầu ra
Hình 4: Sơ đồ hệ thông thông tin
+ Dữ liệu thô chưa qua xử lý được thu thập và nhập vào hệ thống
+ Nhập dữ liệu: thủ công, bán thủ công, tự động hóa
+ Để đảm bảo đầu ra có thể đúng như yêu cầu mong đợi, yếu tô đữ liệu đầu vào phải được đảm bảo chính xác
+ Chuyên đôi dữ liệu đầu vào thành thông tin đầu ra hữu ích
+ Gồm: tính toán, so sánh, lọc, tong hợp
+_ Thực hiện thủ công hoặc nhờ trợ giúp của máy tính
+ Các tài liệu và báo cáo
+ Đầu ra của hệ thống này có thê là đầu vào của hệ thông khác
+ Các thiết bị đầu ra: may in, man hinh,
Phân loại Hệ thống thông tin theo lĩnh vực chức năng
- _ Hệ thống thông tin hỗ trợ hoạt động tác nghiệp
- _ Hệ thống thông tin hỗ trợ quản ly
HTTT tài HT TT kinh chính kê doanh và tác toán nghiệp
HT TT bán hang va Marketing
HTTT quan trị nhân lực
Hình 5: Hệ thống thông tin theo lĩnh vực chức năng Phân loại HT TT theo mục đích và đối tượng phục vụ
- Hệ thông quan tri tri thức
- _ Hệ thống thông tin chiến lược
- _ Hệ thống thông tin nghiệp vụ
- _ Hệ thống thông tin tích hợp
2.2 Vấn đề trước khi áp dụng hệ thống thông tin của Vinamilk
Hình 6: Sữa tươi tiệt trùng Vinamilk
Cuối thế kỷ XX, Vinamilk vẫn phụ thuộc vào các phần mềm cũ như Foxpro và Excel cho hoạt động sản xuất và kinh doanh Việc này thường dẫn đến sai sót trong tính toán và gặp khó khăn trong lưu trữ chứng từ với khối lượng lớn, đặc biệt là trong quản lý hàng hóa đầu vào và đầu ra, khi mọi quy trình đều thực hiện hoàn toàn thủ công.
Lượng hàng tồn kho quá nhiều
Sản phẩm đầu ra lại tiêu thụ quá chậm
Việc sử dụng máy móc và công nhân cũng chưa đạt hệt công suất
Gây tốn kém trong quá trình sản xuất và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của công ty
Sự thiếu đồng bộ trong kiểm soát quy trình từ sản xuất đến xử lý đơn hàng và hạch toán đã dẫn đến gia tăng chi phí sản xuất, chi phí lưu kho và hàng tồn kho.
Vinamilk là một công ty có mạng lưới kinh doanh rộng khắp với hơn 220 điểm bán hàng tại 63 tỉnh thành, đồng thời đang nỗ lực mở rộng thị trường xuất khẩu Dù vậy, việc sản xuất và quản lý trong các kênh kinh doanh chính vẫn là một thách thức lớn đối với công ty.
2.3 Các hệ thống thông tin
2.3.1 Hệ thống thông tin bán hàng (Sales Information System - SIS)
Hệ thống thông tin bán hàng (SIS) là phần mềm và công cụ thiết yếu giúp tổ chức thu thập, phân tích và quản lý dữ liệu liên quan đến hoạt động bán hàng SIS lưu trữ toàn bộ tài liệu về khách hàng, bao gồm hợp đồng, thỏa thuận thương mại, doanh số, tăng trưởng và sản lượng bán hàng hàng năm.
Quản lý đơn hàng giúp Vinamilk theo dõi tất cả các đơn đặt hàng từ khách hàng qua các kênh bán lẻ, nhà phân phối và xuất khẩu quốc tế Nhờ đó, Vinamilk có thể xác định chính xác lượng sản phẩm cần sản xuất và phân phối tại từng thời điểm.
Vinamilk theo dõi hiệu suất bán hàng tại hơn 220 điểm bán lẻ trên toàn quốc, phân tích dữ liệu theo thời gian thực để xác định sản phẩm bán chạy Qua đó, công ty điều chỉnh chiến lược bán hàng và quản lý tồn kho phù hợp với từng khu vực địa lý.
Dự báo nhu cầu là quá trình sử dụng dữ liệu lịch sử và xu hướng hiện tại để dự đoán nhu cầu trong tương lai Hệ thống bán hàng có khả năng điều chỉnh quy trình sản xuất, phân phối và marketing, giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu hoặc thừa sản phẩm.
Để đạt hiệu quả tối ưu trong việc sử dụng hệ thống, doanh nghiệp cần đầu tư vào công nghệ và đào tạo nhân viên Đồng thời, độ chính xác của dữ liệu đầu vào là yếu tố quyết định để đưa ra những dự đoán chính xác.
Cách thức hoạt động của hệ thống bao gồm việc thu thập dữ liệu từ nhiều kênh bán hàng khác nhau, phân tích hiệu suất của từng kênh và dự đoán nhu cầu tương lai dựa trên dữ liệu lịch sử.
2.3.2 Hệ thống thông tin mua hàng (Purchasing Information System - PIS)
Hệ thống Thông tin Mua hàng (PIS) là phần mềm và công cụ quản lý quy trình mua sắm trong tổ chức Hệ thống này thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu về hoạt động mua hàng, bao gồm thông tin nhà cung cấp, đơn đặt hàng, lịch trình giao hàng và giá cả PIS giúp tối ưu hóa quy trình mua sắm, theo dõi hiệu suất nhà cung cấp, quản lý mức tồn kho và đảm bảo tuân thủ chính sách mua sắm.
Hệ thống quản lý và tối ưu hóa quy trình mua sắm nguyên vật liệu là rất quan trọng cho sản xuất Để Vinamilk duy trì quy trình sản xuất hiệu quả trong chuỗi cung ứng phức tạp, việc đảm bảo nguồn cung ổn định và chất lượng cao là yếu tố sống còn.
Vinamilk tối ưu hóa quy trình quản lý mối quan hệ với hàng trăm nhà cung cấp nguyên vật liệu như sữa tươi, đường và bao bì thông qua hệ thống thông tin mua hàng Hệ thống này đánh giá từng nhà cung cấp dựa trên các yếu tố quan trọng như giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng và độ tin cậy Kết quả là Vinamilk có thể lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất cho từng loại nguyên liệu, đảm bảo hiệu quả trong sản xuất.