Tiểu luận môn logic ứng dụng trong kinh doanh 9

Định hướng mục đích đòi hỏi ta phải suy nghĩ về những điều sẽ diễn ra sau khi truyền thông tin – viết email, rồi sau đó mới viết lại điều bản thân muốn đối phương làm là gì, lời nhắn đó

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

-TIỂU LUẬN MÔN: LOGIC ỨNG DỤNG TRONG KINH DOANH

Nhóm: 2 Lớp: L15 Khóa học: 2022-2023 GVHD: HÀ BÌNH MINH

Tp Hồ Chí Minh, tháng 03 năm 2023

T Họ và tên MSSV Nhiệm vụ

2 Lê Phương Anh 050610220792 Tìm hiểu nội dung

3 Hoàng Thị Trâm Anh 050610220023 Tìm hiểu nội dung

4 Ngô Ngọc Huyền 050610220210 Tìm hiểu nội dung

6 Nguyễn Thị Hồng Phiến 050610221231 Thiết kế ppt

7 Huỳnh Nguyễn Khánh

Phương

050610221245 Thuyết trình

8 Trần Ngọc Minh Thư 050610220602 Tìm hiểu nội dung

9 Nguyễn Thị Khánh Vân 050610221525 Tìm hiểu nội dung

DANH SÁCH THÀNH VIÊN

Mục lục

Lời mở đầu 1

Mục 1: Nghĩ về điều sẽ xảy ra sau khi truyền đi lời nhắn 2

1.1.Định hướng mục đích là gì? Định hướng truyền đạt là gì? 2

1.2 Truyền tải được là gì? 3

Mục 2: Đừng tiêu tốn thời gian của đối phương 3

2.1.Trình tự đọc email hiệu quả 3

2.2 Định hướng đề cao tốc độ nghĩa là coi trọng thời gian của đối phương 4

Mục 3: Làm rõ những gì cần viết? 5

3.1 Vấn đề là gì: 5

3.2 Biến vấn đề thành câu hỏi, dự trù câu trả lời cho nhiều câu hỏi: .5

Mục 4: Làm rõ việc bạn muốn đối phương làm 6

4.1 Bạn muốn đối phương làm gì sau khi đọc email của bạn? 6

4.2 Xác nhận, đánh giá, hành động - bạn cần đối phương làm việc gì?7 Mục 5: Sự tương đồng giữa họp hành và email 8

5.1 Chuẩn bị là chìa khoá cho email hiệu quả 8

5.2 Email thay đổi nhờ thói quen chuẩn bị 9

Lời mở đầu

Quyết định những điều cần truyền đạt trước khi viết là bước chuẩn bị quan trọng để được đối phương phản hồi Nếu bạn đang băn khoăn, lo lắng không biết gửi tin nhắn/mail với nội dung, cách truyền đạt như thế nào đến đối phương để bạn có được lời phản hồi một cách nhanh nhất Đừng lo hãy yên tâm bài tiểu luận này sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này

Mục 1: Nghĩ về điều sẽ xảy ra sau khi truyền đi lời nhắn

1.1 Định hướng mục đích là gì? Định hướng truyền đạt là gì?

Email là yếu tố không thể thiếu trong quá trình giao tiếp những vấn

đề về công việc hằng ngày Đó là một công cụ hữu ích, nhưng nếu thông điệp không được truyền tải đi đúng cách trong một lần duy nhất, việc này

sẽ làm lãng phí nhiều thời gian

Điều quan trọng nhất để viết email một cách nhanh chóng và đáng tin cậy là dựa vào “định hướng mục đích” Đây là phương pháp để đối phương – người đọc – hiểu rõ mục đích của bạn - người viết Định hướng mục đích đòi hỏi ta phải suy nghĩ về những điều sẽ diễn ra sau khi truyền thông tin – viết email, rồi sau đó mới viết lại điều bản thân muốn đối phương làm là gì, lời nhắn đó phải hướng tới việc đạt được mục đích Mặt khác, có những cá nhân không hề suy nghĩ xem bản thân muốn người đọc làm gì, mà chỉ đơn giản viết ra những điều mình muốn truyền đạt và gửi đi Việc lấy truyền đạt làm mục tiêu như vậy có thể gọi

là “định hướng truyền đạt” Những email như vậy thường không rõ ràng

về mục đích

Ví dụ:

- Trường hợp 1:

Tiêu đề: Từ Thomas của phòng kinh doanh

Tiêu đề: Về cuộc họp chung

- Trường hợp 2:

Tiêu đề: Yêu cầu nộp đề án kế hoạch từ Thomas của phòng kinh doanh

Tiêu đề: Xin ý kiến về việc thay đổi ngày giờ cuộc họp chung

Từ hai trường hợp trên, ta có thể thấy:

Nếu bạn thấy một email có tiêu đề như trường hợp 1 trong hộp thư đến của mình, bạn sẽ không thể nắm được ý chính của email từ tiêu đề đó

và sẽ tự có thắc mắc: “Tại sao ông Thomas của phòng kinh doanh lại gửi email?”, “Cuộc họp chung có vấn đề gì?” Tiêu đề trên đứng độc lập, người đọc không cho biết email này để làm gì Trong tư duy của người gửi, những tiêu đề trên chỉ có định hướng truyền đạt

Mặt khác, ở trường hợp 2, người đọc có thể nắm bắt nhanh mục đích của người gửi, xác định rõ bản thân mình đang được yêu cầu hoặc xin ý kiến, và cần được phản hồi

1.2 Truyền tải được là gì?

“Truyền tải được” là làm cho đối phương hiểu đúng mục đích giao tiếp và nội dung lời nhắn, tập trung hướng đến hoàn thành mục đích để công việc có tiến triển

Ví dụ: “Tôi muốn cả email và tài liệu nói chung không chỉ đi theo định hướng truyền đạt, chỉ đơn giản là được gửi đi, mà còn được tạo ra với định hướng mục đích, để đối tượng tham gia giao tiếp có thể hiểu mục đích và hành động để công việc tiến triển tốt”

Mục 2: Đừng tiêu tốn thời gian của đối phương

2.1.Trình tự đọc email hiệu quả

Email là một công cụ không thể thiếu đối với doanh nghiệp, nhưng mặt khác, có một số người phải tiêu tốn rất nhiều thời gian để xử lý email trong một ngày làm việc Phải chăng đó là ảnh hưởng thực tế rằng có quá nhiều email doanh nghiệp bị viết theo định hướng truyền đạt

Gải sử rằng nếu bạn có 30 email chưa đọc trong hộp thư đến, bạn

sẽ đọc chúng theo trình tự nào? Nếu chỉ có các tiêu đề như “Suzuki của phòng kinh doanh” và “Về cuộc họp chung”, bạn sẽ phải mở từng thư một và kiểm tra ý chính của mỗi email

Còn đối với các tiêu đề rõ ràng như “Yêu cầu nộp đề án kế hoạch

từ Suzuki của phòng kinh doanh” và “Xin ý kiến về việc thay đổi ngày giờ cuộc họp chung” Chúng sẽ giúp người đọc dễ dàng sắp xếp ưu tiên email nào nên đọc ngay lập tức, còn email nào có thể hoãn lại

Điều này mang lại lợi ích đầu tiên là giảm thiểu được việc tiêu tốn thời gian và nâng cao hiệu quả công việc cho người đọc Ngoài ra nếu người gửi nhận được phản hồi email trong thời gian dự kiến thì công việc

sẽ trở nên thuận lợi hơn đối với người gửi

=> Chỉ cần thay đổi tiêu đề thành một thứ có định hướng mục tiêu

là ta đã có thể tránh tiêu tốn thời gian cho cả người đọc lẫn người gửi

2.2 Định hướng đề cao tốc độ nghĩa là coi trọng thời gian của đối phương.

Định hướng đề cao tốc độ tức là rút ngắn thời gian và nâng cao hiệu quả - một điều rất quan trọng trong công việc Những người thạo việc và có năng suất cao không chỉ suy nghĩ cho bản thân mà còn quan tâm đến thời gian của những người khác Một định hướng tốc độ đúng là một định hướng suy nghĩ về cả thời gian của bản thân lẫn đối phương, từ

đó giúp đối phương phản hồi mà không mất thời gian, song song là những lời nhắn giúp công việc tiến triển, chỉ cần trao đổi ít lần

Còn những người gặp khó khăn trong việc hoàn thành công việc của bản thân có xu hướng chỉ dành thời gian cho riêng mình Họ hay nghĩ: “Tôi muốn thoát khỏi công việc trước mắt càng sớm càng tốt và bắt đầu công việc tiếp theo.”

Thời gian làm việc là tổng thời gian của bạn và thời gian của đối phương Nếu bạn làm mất thời gian của đối phương vì muốn đẩy nhanh tốc độ của bản thân, kết quả vẫn là công việc không được tiến hành nhanh chóng, thuận lợi

Từ các kinh nghiệm trên, ta không chỉ cần có ý thức về việc truyền tải lời nhắn, ý thức về việc hoàn thành công việc mà ta cũng cần quan tâm đến việc truyền tải thông tin một cách nhanh chóng, đây đều là những yếu

tố quan trọng Các yếu tố này không chỉ dừng ở cấp độ cá nhân, nó còn đúng với các nhóm và tổ chức Nếu bạn là một người lãnh đạo, việc đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm đều có ý thức về định hướng mục tiêu và định hướng tốc độ sẽ tạo nên nền tảng vững chắc cho năng suất làm việc của cả nhóm

Mục 3: Làm rõ những gì cần viết?

3.1 Vấn đề là gì?

Chính là 1 trong 2 điểm cần thể hiện trong tiêu đề email, nhằm thể hiện mục đích khái quát của email viết là viết về cái gì, vấn đề cần đề cập đến trong nội dung email

3.2 Biến vấn đề thành câu hỏi, dự trù câu trả lời cho nhiều câu hỏi:

Trước khi viết email, bạn cần biến vấn đề thành câu hỏi, đặt bản thân vào vị trí người đọc để trả lời những “câu hỏi” đó

Đặt ra, nắm bắt và trả lời chính xác “câu hỏi”cũng chính là đang làm rõ vấn đề cần viết Từ đó, đưa nội dung vào email đúng trọng tâm vấn đề đặt ra

Email mẫu có thể thiết lập để cùng lúc vừa báo cáo, vừa nêu lên yêu cầu Vậy nên không phải lúc nào bạn cũng chỉ cần trả lời một câu hỏi Xem xét vấn đề một cách tổng quát, dự trù trả lời thêm nhiều câu hỏi giúp vấn đề cần truyền tải của bạn thêm rõ ràng, chính xác

Ở giai đoạn này, miễn là bạn có thể đặt ra câu hỏi rõ ràng cho vấn

đề của bạn, dù bạn có trả lợi được hay không thì điều đó cũng giúp cho bạn dần sắp xếp lại suy nghĩ cũng như hình thành câu trả lời

Ví dụ: Vấn đề bạn xác định là: Nộp bài tiểu luận giữa kì và muốn giảng viên góp ý cho bài tiểu luận của mình Câu hỏi bạn đặt ra là: Bài tiểu luận này có thể nộp đúng hạn không? Câu trả lời của bạn là: Có thể Câu hỏi tiếp theo của bạn là yêu cầu giảng viên làm gì? Câu trả lời của bạn là yêu cầu giảng viên góp ý cho bài tiểu luận của bạn

Mục 4: Làm rõ việc bạn muốn đối phương làm

4.1 Bạn muốn đối phương làm gì sau khi đọc email của bạn?

- Trước khi viết, ngoài việc trả lời câu hỏi "viết về cái gì?" còn cần xác nhận việc bạn mong đợi phản hồi nào từ đối phương, bạn muốn người đọc email làm gì cho bạn

- Khi đọc email không chuẩn, các bạn sẽ xuất hiện dấu hiệu không tốt là những câu hỏi Chúng chỉ là nghi vấn và chưa có câu trả lời rõ ràng nên công việc vẫn khó lòng tiến triển

- Ví dụ: Về phần bản dịch của tài liệu này, tôi đã xác nhận với phía dịch thuật Nếu yêu cầu trong buổi sáng ngày hôm nay thì file bản dịch sẽ được gửi đến Hongo vào 17 giờ ngày mùng 7 (Thứ 3) Tôi đã yêu cầu lúc

10 giờ ngày hôm nay Vì vậy ngay khi hoàn thành vào ngày mùng 7, tôi

sẽ gửi file bản dịch cho trưởng phòng để kiểm tra Theo như cuộc họp sáng nay, tài liệu này có thể sử dụng trong buổi thuyết trình với công ty A vào ngày mùng 8 (thứ 4) Trên đây là báo cáo của tôi

- Vì vậy, một email được gửi đi theo định hướng truyền đạt chỉ viết những gì ta muốn truyền tải sẽ không đạt được mục đích Người đọc⇒ băn khoăn không biết làm gì sẽ làm mất thời gian của các bên

4.2 Xác nhận, đánh giá, hành động - bạn cần đối phương làm việc gì?

- Để tiến triển nhanh trong công việc bằng định hướng mục đích và định hướng tốc độ, bạn cần tạo thói quen xác nhận muốn đối phương làm

gì trước khi viết mail

- Phản hồi từ đối phương có thể chia thành ba loại:

 Muốn đối phương xác nhận tất cả: tất cả những gì họ phải làm là hiểu và xác nhận nội dung lời nhắn

 Muốn đối phương đánh giá: đối phương đưa ra một số phản hồi như phê duyệt hay cho biết ý kiến, lời khuyên về nội dung

 Muốn đối phương hành động: muốn đối phương làm hành động nào đó

- Tuỳ thuộc bạn mong muốn gì từ đối phương bạn cần nhấn mạnh khi soạn email

- Ví dụ:

 Nếu bạn muốn đối phương xác nhận bố cục đơn giản, dễ⇒ hiểu

 Nếu bạn muốn đối phương đánh giá chỉ rõ kết luận và giải⇒ thích lý do Ngoài ra, "thời hạn" rất quan trọng để đối phương đánh giá dễ dàng

 Nếu bạn muốn đối phương hành động chỉ rõ lý do và biện⇒ pháp thực hiện

- Tóm lại, bạn viết mail, soạn một tài liệu hay trình bày miệng, hãy xác định rõ bạn muốn đối phương làm gì khi nhận được lời nhắn

Mục 5: Sự tương đồng giữa họp hành và email

5.1 Chuẩn bị là chìa khoá cho email hiệu quả

Có 3 đặc điểm điển hình cho email không truyền tải dược lời nhắn:

 Không thể xác định mục đích

 Thông tin bị liệt kê lan man

 Không có thông tin cần thiết

Kiểu email thứ nhất: Là kiểu email mà người đọc sẽ không hiểu nổi, vì cả vấn đề lẫn phải hồi đều không được viết võ ràng Vì thế, người đọc không thể nắm bắt được email này được gửi đi nhằm mục đích gì Đây là một email không xác định được mục đích

Kiểu email thứ hai: Là kiểu email mà thông tin không được sắp xếp logic mà chỉ liệt kê lan man, vì vấn đề không được xác định cụ thể thông qua câu hỏi Người đọc không thể ngay lập tức nắm được vấn đề rốt cuộc

là gì, tức là không nắm được điều quan trọng nhất

Kiểu email thứ 3: Là kiểu email bỏ sót thông tin cần thiết - tức điều

mà người đọc cần có để đưa ra đánh giá hoặc hành động, do đó họ không thể phản hồi như người gửi mong đợi Người đọc phải xác nhận lại với người gửi, “làm cái gì, trước hạn nào, tôi cần làm ra sao?”

⇒ Các email không truyền tải được thông điệp thường là do thiếu

sự chuẩn bị Nếu chuẩn bị cẩn thận, hiệu quả truyền tải thông tin của email sẽ tăng lên

5.2 Email thay đổi nhờ thói quen chuẩn bị

Tầm quan trọng của thói quen chuẩn bị có thể được hiểu rõ nhất khi ta nghĩ về các cuộc họp hay hội nghị

Để tiến hành cuộc họp một cách hiệu quả trong thời gian giới hạn, hãy triệu tập mọi người sau khi đã chuẩn bị xong trước các nội dung sau:

“Nên chia sẻ điều gì, đến cuối cùng nên quyết định điều gì?”, “Cuộc họp lần này có mấy vấn đề, là gì?”.… Nếu không có bất kỳ sự chuẩn bị nào,

cả người tham dự lẫn chính bản thân mình đều sẽ bị lãng phí thời gian Điều này cũng đúng khi viết email doanh nghiệp Chuẩn bị trước khi viết là điều không thể thiếu nếu muốn nhận được phản hồi mong đợi

từ người đọc mà không làm mất thời gian của cả người đọc và bản thân mình

Cần xác định rõ được hai điểm này trước khi bắt đầu viết:

 Vấn đề là gì?

 Phản hồi mong đợi là gì?

Nếu biến việc này thành thói quen, ta sẽ truyền tải lời nhắn được hiệu quả hơn, gắn với định hướng mục đích và định hướng tốc độ Việc chuẩn bị sẽ có hiệu quả ngay tức thì

Tài liệu tham khảo: Rèn luyện tư duy logic trong công việc, tác

giả Teruya Hanako.