QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ ĐỐI TÁC KINH DOANH MỚI VÀ GIÁM SÁT ĐỐI TÁC KD HIỆN TẠI

Thu thập thông tin cơ bản về đối tác Các thông tin cơ bản này giúp công ty có cái nhìn tổng quan về đối tác, từ đó có thể đánh giá được quy mô, ngành nghề kinh doanh, và sự minh bạch tro

CÔNG TY TNHH GREEN VISION SOLUTION

QUY TRÌNH

ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN CÁC ĐỐI TÁC KINH DOANH MỚI VÀ GIÁM SÁT CÁC ĐỐI TÁC HIỆN

TẠI

PROCESS FOR EVALUATING AND SELECTING NEW BUSINESS PARTNERS AND MONITORING EXISTING

PARTNERS

Mã số: QT-AN-006 Lần ban hành: 01

Ngày ban hành: 01.01.2024

Trang: 1/6

SOẠN THẢO DRAFTED BY

KIỂM TRA CHECKED BY

PHÊ DUYỆT APPROVED BY

QUẢN LÝ THAY ĐỔI Ngày/ tháng/

năm Nội dung thay đổi

Lần ban hành

I MỤC ĐÍCH

Quy trình này được thiết lập nhằm đảm bảo rằng tất cả các đối tác kinh doanh mới và hiện tại được sàng lọc và giám sát chặt chẽ, dựa trên phân tích rủi ro, để phát hiện và ngăn chặn các hoạt động rửa tiền và tài trợ khủng bố Quy trình này cũng giúp tuân thủ các yêu cầu bảo mật của chương trình CTPAT (Customs Trade Partnership Against Terrorism)

II PHẠM VI

Quy trình này áp dụng cho toàn bộ các đối tác kinh doanh của công ty, bao gồm nhưng không giới hạn ở: nhà cung cấp nguyên liệu, nhà sản xuất, đối tác logistics, đại lý hải quan, và các đối tác phân phối Quy trình được áp dụng khi đánh giá các đối tác kinh doanh mới và trong quá trình giám sát các đối tác hiện tại

III ĐỊNH NGHĨA

1 Sàng lọc đối tác kinh doanh mới: Quá trình kiểm tra, đánh giá các đối tác trước khi hợp tác

để xác định rủi ro tiềm ẩn.

2 Giám sát đối tác hiện tại: Quá trình đánh giá định kỳ và liên tục để đảm bảo các đối tác

hiện tại vẫn tuân thủ các yêu cầu an ninh và không tham gia vào hoạt động bất hợp pháp

3 Rửa tiền: Quá trình che giấu nguồn gốc bất hợp pháp của tiền bạc bằng cách sử dụng các

giao dịch kinh doanh hợp pháp

4 Tài trợ khủng bố: Cung cấp hoặc thu gom tiền bạc nhằm tài trợ cho các hoạt động khủng

bố

5 CTPAT (Customs Trade Partnership Against Terrorism) là chương trình Đối tác

Thương mại Hải quan chống Khủng bố do Cơ quan Hải quan và Bảo vệ Biên giới Hoa Kỳ (CBP) khởi xướng vào năm 2001 Đây là một chương trình tự nguyện, trong đó các doanh nghiệp tham gia hợp tác với CBP để cải thiện và củng cố an ninh chuỗi cung ứng quốc tế,

từ điểm xuất phát hàng hóa cho đến khi đến tay người tiêu dùng cuối cùng

6 MRA (Mutual Recognition Agreement) là Thỏa thuận Công nhận Lẫn nhau giữa các

quốc gia hoặc khu vực để công nhận các chương trình bảo mật chuỗi cung ứng của nhau, như CTPAT của Hoa Kỳ và các chương trình bảo mật khác trên thế giới Thỏa thuận này giúp tạo ra sự hợp tác và tiêu chuẩn hóa trong việc đánh giá và giám sát an ninh chuỗi cung ứng quốc tế

IV QUY TRÌNH SÀNG LỌC ĐỐI TÁC KINH DOANH MỚI

1 THU THẬP THÔNG TIN ĐỐI TÁC:

1.1 Thu thập thông tin cơ bản về đối tác

Các thông tin cơ bản này giúp công ty có cái nhìn tổng quan về đối tác, từ đó có thể đánh giá được quy mô, ngành nghề kinh doanh, và sự minh bạch trong hoạt động

- Tên công ty:

 Xác định tên đầy đủ của đối tác kinh doanh, bao gồm cả tên pháp lý và tên giao dịch (nếu có)

 Ví dụ: Công ty TNHH ABC Việt Nam, Tên giao dịch: ABC Trading

- Địa chỉ:

 Địa chỉ trụ sở chính và các chi nhánh của công ty cần được xác định rõ ràng Điều này bao gồm việc kiểm tra tính xác thực của địa chỉ thông qua các công cụ tìm kiếm trực tuyến hoặc các nguồn tài liệu đáng tin cậy

 Nếu công ty hoạt động tại nhiều quốc gia, cần thu thập địa chỉ của tất cả các văn phòng quốc tế

 Ví dụ: Địa chỉ: Số 123, Đường XYZ, Quận 1, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam

- Giấy phép kinh doanh:

 Yêu cầu bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh hợp pháp của đối tác, bao gồm mã

số doanh nghiệp và ngày cấp giấy phép

 Xác minh tính hợp pháp của giấy phép kinh doanh bằng cách đối chiếu với các cơ quan chức năng hoặc cơ sở dữ liệu trực tuyến về đăng ký kinh doanh

 Ví dụ: Giấy phép kinh doanh số 123456 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP Hồ Chí Minh cấp ngày 01/01/2020

- Lịch sử hoạt động:

 Thu thập thông tin về lịch sử hình thành và phát triển của công ty, bao gồm năm thành lập, các bước phát triển chính và các thành tựu nổi bật

 Đánh giá sự ổn định và uy tín của công ty thông qua thời gian hoạt động và thành tích kinh doanh

 Ví dụ: Công ty TNHH ABC được thành lập năm 2010, hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và xuất khẩu sản phẩm dệt may

1.2 Thu thập thông tin về ban lãnh đạo và cổ đông

Hiểu rõ về cấu trúc sở hữu và ban lãnh đạo của công ty đối tác giúp đánh giá mức độ minh bạch và quản trị

- Danh sách giám đốc:

 Yêu cầu đối tác cung cấp danh sách đầy đủ các giám đốc hiện tại, bao gồm tên, chức vụ, và thời gian giữ chức vụ

 Đánh giá tính minh bạch của các giám đốc bằng cách kiểm tra thông tin công khai

về họ qua các nguồn đáng tin cậy, như LinkedIn, trang web chính thức của công ty

 Ví dụ: Ông Nguyễn Văn A - Giám đốc điều hành từ năm 2015

- Danh sách cổ đông:

 Yêu cầu cung cấp danh sách các cổ đông lớn (nếu có), đặc biệt là các cá nhân hoặc

tổ chức nắm giữ cổ phần kiểm soát

 Kiểm tra xem các cổ đông này có liên quan đến bất kỳ hoạt động nào có rủi ro cao, như rửa tiền, tài trợ khủng bố, hoặc các giao dịch bất hợp pháp khác

 Ví dụ: Cổ đông chính: Ông Trần Văn B (nắm giữ 30% cổ phần)

- Các bên liên quan khác:

 Thu thập thông tin về các cá nhân hoặc tổ chức liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty đối tác, bao gồm các nhà đầu tư chiến lược, đối tác chiến lược,

và các đối tác quan trọng khác trong chuỗi cung ứng

 Kiểm tra tính hợp pháp và uy tín của các bên này

1.3 Thu thập thông tin về sản phẩm và dịch vụ

- Thông tin sản phẩm:

 Yêu cầu đối tác cung cấp danh mục sản phẩm hoặc dịch vụ mà công ty cung cấp, bao gồm mô tả chi tiết và các tiêu chuẩn chất lượng (nếu có)

 Đánh giá xem sản phẩm hoặc dịch vụ của đối tác có phù hợp với yêu cầu và tiêu chuẩn của công ty bạn hay không

- Chứng nhận và tiêu chuẩn chất lượng:

 Yêu cầu đối tác cung cấp các chứng nhận quốc tế liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ, như ISO, CE, GOTS, hoặc các chứng nhận khác tùy theo ngành nghề

 Xác minh tính hợp pháp của các chứng nhận này thông qua các cơ quan cấp chứng nhận

- Đánh giá đối thủ cạnh tranh và thị trường:

 Đối chiếu thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường để đánh giá tính cạnh tranh và lợi thế của đối tác

 Thu thập các thông tin về thị trường mục tiêu, đối tác phân phối, và cách thức mà công ty đối tác tham gia vào thị trường

1.4 Tài chính và pháp lý

- Tình hình tài chính:

 Yêu cầu đối tác cung cấp báo cáo tài chính của ít nhất 3 năm gần nhất, bao gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo thu nhập và lưu chuyển tiền tệ

 Phân tích các chỉ số tài chính quan trọng để đánh giá sức khỏe tài chính và khả năng thanh toán của đối tác

- Kiểm tra pháp lý:

 Thực hiện kiểm tra lịch sử pháp lý của đối tác, bao gồm các vụ kiện tụng, tranh chấp pháp lý hoặc vi phạm quy định nào trong quá khứ

 Xem xét thông tin từ các cơ quan chức năng hoặc các cơ sở dữ liệu pháp lý công khai để đảm bảo rằng đối tác không có liên quan đến các hoạt động bất hợp pháp

2 THỰC HIỆN PHÂN TÍCH RỦI RO DỰA TRÊN CÁC YẾU TỐ SAU:

Phân tích rủi ro là bước quan trọng trong việc xác định và đánh giá các mối đe dọa tiềm ẩn

từ đối tác kinh doanh mới Các yếu tố sau đây cần được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo rằng đối tác đáp ứng các tiêu chuẩn về an ninh và không có nguy cơ liên quan đến rửa tiền hoặc tài trợ khủng bố

2.1 Mối quan hệ kinh doanh

Mục tiêu: Đánh giá tính minh bạch và uy tín của đối tác kinh doanh, đảm bảo rằng mối

quan hệ này dựa trên cơ sở hợp pháp và minh bạch

Phân tích:

a) Uy tín và lịch sử hoạt động:

đạt được

vi phạm quy định nào trước đây

b) Mức độ minh bạch:

chính, quản lý, và sở hữu cổ phần

hoặc có các mối quan hệ không rõ ràng

c) Ví dụ:

 Nếu một công ty đối tác có lịch sử tham gia vào các vụ kiện tụng lớn, hoặc có nhiều thay đổi về ban lãnh đạo trong thời gian ngắn, đó có thể là dấu hiệu cho thấy công ty này không ổn định và có rủi ro cao

2.2 Đánh giá địa lý

Mục tiêu: Xác định các rủi ro địa lý liên quan đến quốc gia mà đối tác kinh doanh có trụ

sở hoặc hoạt động, đặc biệt là những quốc gia có nguy cơ cao về rửa tiền và tài trợ khủng bố

Phân tích:

a) Quốc gia có rủi ro cao:

gia có rủi ro cao về rửa tiền hoặc tài trợ khủng bố (như danh sách của FATF –

Financial Action Task Force hoặc các cơ quan quốc tế khác)

b) Quốc gia trừng phạt:

phạt bởi các tổ chức quốc tế hoặc quốc gia như Hoa Kỳ, EU, hoặc Liên Hợp Quốc

c) Rủi ro khu vực:

xem xét ảnh hưởng đến tính ổn định và an toàn của đối tác

d) Ví dụ:

trợ khủng bố, chẳng hạn như những quốc gia bị liệt kê bởi FATF, cần tiến hành điều tra sâu hơn và yêu cầu thông tin bổ sung

2.3 Sự liên quan đến các bên thứ ba

Mục tiêu: Đánh giá các mối liên hệ của đối tác với các bên thứ ba, như nhà cung cấp, nhà

vận chuyển, và các bên liên quan khác trong chuỗi cung ứng

Phân tích:

a) Nhà cung cấp và đối tác trong chuỗi cung ứng:

dụng trong chuỗi cung ứng của mình

không

b) Trung gian tài chính:

rõ nguồn gốc hoặc có dấu hiệu bất hợp pháp hay không

c) Công ty vỏ bọc:

có cấu trúc sở hữu không rõ ràng

d) Ví dụ:

động bất hợp pháp, đây có thể là dấu hiệu của rủi ro cao và cần xem xét kỹ lưỡng

2.4 Thực hiện đánh giá tài chính

Mục tiêu: Đánh giá sức khỏe tài chính và tính minh bạch của đối tác thông qua việc phân

tích lịch sử tài chính, kiểm tra nguồn gốc của các quỹ và phát hiện các hoạt động tài chính bất thường

Phân tích:

a) Kiểm tra báo cáo tài chính:

gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo thu nhập và lưu chuyển tiền tệ

b) Tính hợp lệ của nguồn vốn:

nghiệp là hợp pháp và không liên quan đến các hoạt động bất hợp pháp

c) Phân tích tài chính:

đánh giá mức độ ổn định và sức khỏe tài chính của đối tác

thanh toán bằng tiền mặt, hoặc các giao dịch với các bên thứ ba không rõ ràng

d) Ví dụ:

hoặc có sự tăng trưởng tài chính bất thường mà không giải thích được, điều này có thể

là dấu hiệu của việc rửa tiền hoặc tài trợ khủng bố

3 KIỂM TRA CHỈ SỐ CẢNH BÁO CỦA CTPAT:

Kiểm tra các chỉ số cảnh báo theo hướng dẫn của CTPAT là một bước quan trọng trong quy trình sàng lọc đối tác kinh doanh mới và giám sát đối tác hiện tại Các chỉ số cảnh báo này giúp phát hiện các hoạt động tiềm ẩn liên quan đến rửa tiền và tài trợ khủng bố Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách áp dụng các chỉ số cảnh báo và quy trình xử lý khi phát hiện dấu hiệu bất thường

3.1 Áp dụng các chỉ số cảnh báo của CTPAT

CTPAT cung cấp một loạt các chỉ số cảnh báo nhằm phát hiện các hoạt động có liên quan đến rửa tiền và tài trợ khủng bố Khi kiểm tra đối tác, cần áp dụng những chỉ số này để đánh giá rủi ro

a) Thanh toán bằng tiền mặt không rõ nguồn gốc

ràng có thể là dấu hiệu của hoạt động rửa tiền

- Cách kiểm tra:

 Xem xét phương thức thanh toán của đối tác, đặc biệt nếu có các khoản tiền mặt lớn được sử dụng trong giao dịch

 Nếu nguồn gốc tiền không được làm rõ hoặc đến từ các bên thứ ba không liên quan, đây có thể là dấu hiệu cảnh báo

b) Giá trị hàng hóa bị thổi phồng hoặc giảm thấp một cách bất hợp lý

trường, đó có thể là dấu hiệu của việc rửa tiền hoặc trốn thuế

 So sánh giá trị hàng hóa trong các hóa đơn với giá trị thị trường thực tế

 Nếu có sự chênh lệch lớn và không có lý do hợp lý (chẳng hạn như chi phí sản xuất đặc biệt hoặc thị trường ngách), cần tiến hành điều tra thêm

c) Công ty vỏ bọc hoặc không có mục đích kinh doanh rõ ràng

thường được sử dụng để che giấu hoạt động rửa tiền hoặc tài trợ khủng bố

 Kiểm tra thông tin về đối tác kinh doanh qua các cơ sở dữ liệu công khai hoặc qua các nguồn tin cậy

 Xem xét kỹ cấu trúc sở hữu của công ty để đảm bảo rằng nó không phải là công ty

vỏ bọc hoặc có mối liên hệ mờ ám

d) Quốc gia có nguy cơ cao về rửa tiền hoặc tài trợ khủng bố

cơ cao về rửa tiền và tài trợ khủng bố (theo danh sách của FATF hoặc các cơ quan quốc tế khác) thường có rủi ro cao

- Cách kiểm tra:

 Xem xét xem đối tác có hoạt động hoặc có trụ sở tại các quốc gia nằm trong danh sách của FATF hay không

 Nếu có, cần điều tra thêm về hoạt động của đối tác và yêu cầu thêm thông tin chi tiết

e) Phương thức thanh toán bất thường

dụng nhiều trung gian hoặc thanh toán từ các tài khoản không rõ nguồn gốc, có thể là dấu hiệu của các hoạt động rửa tiền hoặc tài trợ khủng bố

 Kiểm tra xem phương thức thanh toán của đối tác có tuân theo thông lệ thị trường

và không có dấu hiệu bất thường

 Đặc biệt lưu ý khi có nhiều trung gian hoặc các tài khoản thanh toán không rõ ràng

3.2 Xử lý khi phát hiện các chỉ số cảnh báo

Khi phát hiện bất kỳ chỉ số cảnh báo nào trong quá trình sàng lọc hoặc giám sát đối tác, cần áp dụng quy trình xử lý phù hợp để đảm bảo an ninh và tuân thủ các yêu cầu của CTPAT

a) Tạm dừng quá trình hợp tác

và an ninh để xem xét các chỉ số cảnh báo

rõ ràng

b) Điều tra thêm

thường hoặc phương thức thanh toán

quan đến pháp luật và hoạt động kinh doanh của đối tác

c) Quyết định tiếp tục hoặc chấm dứt hợp tác

phạm các quy tắc bảo mật, công ty nên chấm dứt hợp tác với đối tác

ty có thể tiếp tục hợp tác nhưng vẫn cần theo dõi chặt chẽ đối tác trong tương lai

4 XÁC MINH CHỨNG NHẬN CTPAT HOẶC AEO

4.1 Xác minh chứng nhận CTPAT

- Mục tiêu:

Xác minh chứng nhận CTPAT của đối tác kinh doanh để đảm bảo họ là thành viên hợp lệ

của chương trình.

- Cách thực hiện:

 Truy cập Giao diện Xác minh Trạng thái của Cổng thông tin CTPAT: Sử dụng hệ thống Giao diện Xác minh Trạng thái trên Cổng thông tin CTPAT để kiểm tra tình trạng chứng nhận của đối tác

 Đăng nhập vào Cổng thông tin CTPAT: Sử dụng thông tin đăng nhập của bạn để truy cập vào hệ thống

 Nhập thông tin đối tác: Nhập mã số chứng nhận hoặc thông tin cần thiết của đối tác

để tìm kiếm và xác minh trạng thái của chứng nhận

 Xác nhận tình trạng: Kiểm tra kết quả để xác nhận rằng chứng nhận của đối tác còn hiệu lực và họ là thành viên hợp lệ của CTPAT

4.2 Xác minh chứng nhận AEO

- Mục tiêu:

Xác minh chứng nhận AEO của đối tác kinh doanh, đảm bảo rằng chứng nhận này bao gồm các thành phần an ninh và được chấp nhận theo MRA với Hoa Kỳ

- Cách thực hiện:

 Kiểm tra danh sách AEO: Truy cập trang web của cơ quan hải quan nước ngoài để kiểm tra danh sách các công ty được chứng nhận AEO

 Tìm kiếm danh sách AEO: Truy cập vào phần liên quan đến AEO trên trang web chính thức của cơ quan hải quan của quốc gia đối tác

 Tìm kiếm thông tin đối tác: Sử dụng tên hoặc mã số của đối tác kinh doanh để tìm kiếm trong danh sách AEO

 Yêu cầu chứng nhận trực tiếp: Nếu thông tin không có sẵn trực tuyến, yêu cầu đối tác kinh doanh cung cấp bản sao chứng nhận AEO

 Xác minh chi tiết: Đảm bảo rằng chứng nhận bao gồm các thành phần an ninh và được cấp bởi một cơ quan hải quan có MRA với Hoa Kỳ

5 XÁC MINH THÔNG TIN VÀ THẨM ĐỊNH ĐỐI TÁC:

Trong quy trình sàng lọc đối tác kinh doanh mới và giám sát đối tác hiện tại, việc xác minh thông tin và thẩm định đối tác là bước quan trọng nhằm đảm bảo rằng đối tác không

có lịch sử vi phạm pháp luật hoặc liên quan đến các hoạt động bất hợp pháp Dưới đây là các bước chi tiết cần thực hiện để đảm bảo quá trình này được tiến hành đầy đủ và chính xác

5.1 Thực hiện kiểm tra lịch sử pháp lý và kiểm tra lý lịch của đối tác kinh doanh mới

a) Kiểm tra lịch sử pháp lý của đối tác:

bao gồm các vụ kiện tụng, tranh chấp pháp lý, và các vi phạm pháp luật trước đây

cung cấp thông tin về lịch sử pháp lý của các công ty, cá nhân trên toàn thế giới.

liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và vi phạm pháp luật

b) Kiểm tra lý lịch cá nhân của ban lãnh đạo:

trò quan trọng trong công ty đối tác

các cá nhân này có liên quan đến các hành vi phạm tội, rửa tiền, hoặc các hành vi bất hợp pháp khác

như LinkedIn, trang web chính thức của công ty, và các báo cáo truyền thông

c) Kiểm tra độ tin cậy thông qua các đối tác hiện tại hoặc trước đây:

thu thập thông tin về tính minh bạch và uy tín của công ty

gồm việc tuân thủ hợp đồng, thanh toán đúng hạn, và xử lý các tranh chấp

5.2 Đối chiếu với các danh sách cấm vận hoặc cảnh báo của các tổ chức quốc tế a) Đối chiếu với danh sách cấm vận của Liên Hợp Quốc:

này bao gồm các cá nhân, tổ chức, hoặc quốc gia bị cấm vận vì liên quan đến các hoạt động khủng bố, buôn lậu, và các hành vi vi phạm nhân quyền

b) Đối chiếu với danh sách FATF (Financial Action Task Force):

có hoạt động tại hoặc liên quan đến các quốc gia trong danh sách xám (các quốc gia

có rủi ro cao) hoặc danh sách đen (các quốc gia không hợp tác) của FATF

cụ quan trọng để đánh giá rủi ro tài chính của đối tác

c) Kiểm tra danh sách cấm vận của các quốc gia khác:

châu Âu (EU), và Vương quốc Anh (HMT) cũng có các danh sách cấm vận riêng, bao gồm các cá nhân và tổ chức bị cấm giao dịch vì liên quan đến rửa tiền, tài trợ khủng

bố, và vi phạm nhân quyền

đối tác với các danh sách này

d) Sử dụng công cụ rà soát quốc tế: