Quản trị doanh nghiệp báo cáo bài tập nhóm xây dựng bản mô tả công việc và kpis cho một công việc cụ thể

Sau đây là một số phương pháp thu thập thông tin phổ biến mà doanh nghiệp có thể áp dụng: Phương Sử dụng bảng hỏi/ phiếu điều tra Xây dựng bảng bao gồm các câu hỏi được chuẩn bị sẵn cho

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 1 -

QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP

BÁO CÁO BÀI TẬP NHÓM XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ KPIS CHO

MỘT CÔNG VIỆC CỤ THỂ Giảng viên giảng dạy: TS Nguyễn Thị Thanh Huyền

Sinh viên thực hiện Mã sinh viên

Hà Nội, tháng 10 năm 202

MỤC LỤC

Phần I: Tiến trình xây dựng bản mô tả công việc và KPI 1

1.1.Tiến trình xây dựng bản mô tả công việc 1

Bước 2: Xác định bối cảnh thực hiện công việc 2

Bước 3: Xác định nội dung công việc 2

Bước 4: Xác định các yêu cầu đối với công việc 2

Bước 5: Xác định quyền hạn đối với công việc 3

1.2.Tiến trình xây dựng bản KPIs cho một bộ phận, chức danh công việc 3

Phần II: Xây dựng bản mô tả công việc và hệ thống KPIs cho vị trí cụ thể 4

2.1 Xây dựng bản mô tả công việc 4

2.2 Xây dựng hệ thống KPIs cho vị trí nhân viên kế toán phòng vay 5

TÀI LIỆU THAM KHẢO 9

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1: Bảng KPI cho nhân viên 8 Hình 2: Bảng thưởng hoặc phạt 8

1

Phần I: Tiến trình xây dựng bản mô tả công việc và KPI

1.1.Tiến trình xây dựng bản mô tả công việc

Bước 1: Thu thập thông tin về công việc

Thu thập những thông tin cần thiết về vị trí công việc là công tác đầu tiên khi xây dựng bản mô tả công việc đạt chuẩn Việc này sẽ cung cấp cho người viết những dữ liệu chính xác về yêu cầu cũng như các tiêu chuẩn cần thiết trong việc thực hiện công việc

Các thông tin cần được thu thập từ cả nguồn nội bộ và bên ngoài để đảm bảo xây dựng bản mô tả công việc phù hợp với công ty và có tính cạnh tranh trên thị trường nguồn nhân lực

Sau đây là một số phương pháp thu thập thông tin phổ biến mà doanh nghiệp có thể áp dụng:

Phương

Sử dụng

bảng hỏi/

phiếu điều

tra

Xây dựng bảng bao gồm các câu hỏi được chuẩn bị sẵn cho từng vị trí công việc và đưa cho những người trực tiếp thực hiện công việc trả lời

Thu thập và tổng hợp lại thông tin từ các phiếu trả lời

Thu thập thông tin nhanh chóng, với

số lượng lớn

Tốn thời gian và chi phí cho việc thiết kế bảng hỏi Các yêu cầu công việc có thể bị bỏ qua do quá tập trung vào phân tích nhiệm vụ

Quan sát

Trực tiếp theo dõi nhân viên thực hiện công việc từ đầu đến cuối quy trình

Quan sát được quy trình và thao tác thực tế của NLĐ khi thực hiện công việc

Tốn thời gian Chỉ quan sát được hành vi, không khai thác sâu vào bản chất công việc

2

Sử dụng

thông tin có

sẵn

Sử dụng những thông tin đã được cung cấp sẵn từ internet, các mẫu mô tả công việc,…

Nhanh chóng, tiết kiệm thời gian thu thập

Tận dụng được nguồn thông tin sẵn có

Có thể không giải quyết được nhu cầu sử dụng

Thông tin quá chung chung

Bước 2: Xác định bối cảnh thực hiện công việc

Bước tiếp theo trong quy trình xây dựng bản mô tả công việc là xác định bối cảnh thực hiện công việc, bao gồm các yếu tố sau:

● Quan hệ báo cáo: Được định vị trong cơ cấu tổ chức, xác định trách nhiệm giải trình với cấp trên

● Quan hệ giám sát: Được định vị trong cơ cấu tổ chức, xác định ai sẽ là người giám sát quy trình thực hiện công việc của người lao động

● Quan hệ với người khác: Quan hệ giữa các phòng ban khác trong việc hỗ trợ lẫn nhau

● Điều kiện làm việc: Cần chú ý đến những nhân tố môi trường gây nguy hiểm hoặc ngắt quãng quá trình làm việc như nhiệt độ quá cao/thấp, môi trường làm việc ồn ào/có rung chấn,…

Bước 3: Xác định nội dung công việc

Nội dung công việc bao gồm các hoạt động chức năng mà nhân viên phải thực hiện

để đạt được mục tiêu công việc Nội dung công việc bao gồm 3 cấp độ từ khái quát đến chi tiết:

● Cấp độ 1 (Bao quát) – Đề cập đến các chức năng/nhiệm vụ chung

● Cấp độ 2 (Cụ thể) – Diễn giải các nhiệm vụ một cách cụ thể, là những gì mà nhân viên phải thực hiện khi triển khai một chức năng của công việc hoặc để tạo ra một sản phẩm/dịch vụ cụ thể

● Cấp độ 3 (Chi tiết) – Các công đoạn chi tiết cần được triển khai để hoàn thành nhiệm

vụ

Bước 4: Xác định các yêu cầu đối với công việc

Xác định những yêu cầu đối với người thực hiện là một trong những bước quan trọng nhất trong công tác xây dựng bản mô tả vị trí công việc Các yêu cầu đối với nhân viên bao gồm những khía cạnh sau:

● Kiến thức: Những kiến thức và hiểu biết về chuyên môn cần thiết cho việc thực hiện nhiệm vụ

3

● Kỹ năng: Khả năng thực hiện một nhiệm vụ cụ thể (mang tính thao tác, có thể thực hiện được thông qua đào tạo)

● Năng lực: Khả năng thực hiện những nhiệm vụ phi thao tác bao gồm: trí lực, thể lực, năng lực tâm lý, năng lực tư duy,…

● Các yêu cầu khác: Một số yêu cầu về pháp lý (bằng cấp, chứng chỉ), yêu cầu về tính cách (tinh thần làm việc, đạo đức nghề nghiệp) hay yêu cầu về sự sẵn sàng (ngày bắt đầu làm việc)

Bước 5: Xác định quyền hạn đối với công việc

Khâu cuối cùng để hoàn thiện quy trình xây dựng bản mô tả công việc là xác định quyền hạn của người thực hiện công việc Đây là những quyền lợi chính đáng mà người lao động được hưởng như đã đề cập ở nội dung bên trên Lưu ý các quyền hạn phải được liệt kê đầy đủ nhằm đảm bảo lợi ích cho người thực hiện công việc

1.2.Tiến trình xây dựng bản KPIs cho một bộ phận, chức danh công việc

Bước 1: Xác định bộ phận/ người xây dựng KPIs:

Có 2 phương pháp:

Các bộ phận/ phòng/ ban tự xây dựng KPIs: các bộ phận/ phòng/ ban chức năng

trực tiếp xây dựng hệ thống KPIs cho các vị trí chức danh dựa trên sự hướng dẫn, trợ giúp của những người có chuyên môn

- Ưu điểm của phương pháp này: Các chỉ số mang tính khả thi cao và mang thể hiện được rõ nét chức năng, nhiệm vụ của bộ phận

- Nhược điểm của phương pháp: Thiếu khách quan trong xây dựng hệ thống KPIs như đặt mục tiêu quá thấp Nếu xây dựng theo phương pháp này cần có sự kiểm định, đánh giá của hội đồng những nhà chuyên môn, am hiểu về công việc của bộ phận/ phòng/ ban

Bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực và các nhà chuyên môn: Bộ phận chuyên

trách nguồn nhân lực và các nhà chuyên môn trực tiếp xây dựng hệ thống KPIs, đảm bảo tính khách quan, khoa học về phương pháp Tuy nhiên, các chỉ số KPIS có thể không thực

tế, không thể hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của bộ phận/ phòng/ ban

Bước 2: Xác định các KRAs ( Keys Result Area) của bộ phận ( các chức năng/ nhiệm

vụ của phòng)

KRAs nói tới những việc làm, những chức năng/ trách nhiệm cụ thể cần được hoàn thành tại một vị trí cụ thể Ví dụ như vị trí tư vấn bán hàng, thì một trong những KRA là tăng doanh số bán hàng

Bước 3: Xác định vị trí chức danh và các trách nhiệm chính của vị trí chức danh

Người xây dựng KPIs phải chỉ ra một số trách nhiệm chính mà người đảm nhận vị

trí công việc này phải thực hiện ( Bản mô tả công việc) Các trách nhiệm chính này cụ

thể và có thể thực hiện được

Bước 4: Xác định các chỉ số KPIs ( chỉ số đánh giá)

4

Xây dựng KPIs cho người lao động thực hiện đúng mô tả và yêu cầu công việc

Các chỉ số KPIs phải đảm bảo tiêu chí SMART và phải có nguồn thu thập thông tin

mà doanh nghiệp đang áp dụng hoặc sẽ áp dụng trong tương lai gần

Kỳ đánh giá: Kỳ đánh giá thường áp dụng là tháng, quý, năm

Bước 5: Xác định mức độ điểm số cho kết quả đạt được

- Chia ra thành 2-5 mức độ điểm số tương ứng với mức độ hoàn thành công việc theo hiệu quả

- Càng nhiều mức độ điểm số việc đánh giá càng khách quan Tuy nhiên nếu quá chia nhỏ các mức điểm số thì việc đánh giá, xác định tổng điểm cuối cùng sẽ gặp khó khăn

Bước 6: Liên hệ kết quả đánh giá KPIs và lương thưởng

Với mỗi khung điểm số cụ thể người xây dựng hệ thống KPIs sẽ xác định mối liên hệ giữa kết quả đánh giá và các mức độ đãi ngộ cụ thể

Phần II: Xây dựng bản mô tả công việc và hệ thống KPIs cho vị trí cụ thể

2.1 Xây dựng bản mô tả công việc

Vị trí công việc: Nhân viên kế toán ngân hàng, tiền vay

Bản mô tả công việc

1 Mô tả công việc

Nhân viên Kế toán Ngân hàng, Tiền vay sẽ chịu trách nhiệm quản lý và thực hiện các nghiệp vụ kế toán liên quan đến vay vốn, thanh toán các khoản nợ gốc và lãi, lập hồ sơ vay vốn đúng hạn, theo dõi và báo cáo tình hình tài chính, đồng thời hỗ trợ các đơn vị nội

bộ về các vấn đề tài chính

2 Nhiệm vụ chính

- Quản lý các khoản vay ngân hàng: Lập và theo dõi các khoản vay ngân hàng, đảm bảo việc thanh toán nợ gốc và lãi vay đúng hạn

- Lập hồ sơ vay vốn: Chuẩn bị và nộp hồ sơ vay tiền theo kế hoạch đã được phê duyệt, đảm bảo hồ sơ chính xác và không bị trả lại

- Lên kế hoạch tài chính hàng tháng: Xây dựng kế hoạch tài chính và nộp đúng hạn trước ngày 25 mỗi tháng

- Báo cáo tài chính định kỳ: Lập và gửi báo cáo tài chính hàng tháng đúng hạn vào ngày 20 của tháng tiếp theo

- Thông báo tình hình tài chính cho các đơn vị: Thực hiện thông báo tình hình tài chính đến các đơn vị liên quan trước ngày 20 của tháng sau

- Theo dõi và kiểm tra nghiệp vụ kế toán: Đảm bảo số liệu kế toán chính xác, hạn chế lỗi trong các nghiệp vụ trực tiếp quản lý

- Giao tiếp với ngân hàng: Làm việc trực tiếp với các ngân hàng để xử lý các giao dịch liên quan đến vay vốn, thanh toán

5

3 Yêu cầu

- Trình độ: Tốt nghiệp chuyên ngành kế toán, tài chính, thống kê, ngân hàng,…

- Kinh nghiệm: Có một hoặc nhiều năm kinh nghiệm tại vị trí nhân viên kế toán hoặc các vị trí tương đương

- Kỹ năng:

○ Sử dụng, am hiểu rõ về các ứng dụng chuyên dùng trong văn phòng

○ Có thể tổng hợp, nắm vững chế độ kế toán và năng lực nghiệp vụ

○ Có khả năng tự tổ chức, xây dựng kế hoạch để thực hiện nhiệm vụ được phân công

○ Tổng hợp và phân tích báo cáo nhanh chóng

- Phẩm chất cá nhân: Cẩn thận, tỉ mỉ, có trách nhiệm cao trong công việc

4 Quyền lợi

- Hưởng đầy đủ các chế độ về bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm tư nhân

- Quy chế rõ ràng của công ty như tham quan, nghỉ mát, lương thưởng, nghỉ Tết, ngày lễ,…

- Hưởng trọn chế độ chăm sóc sức khỏe bản thân và gia đình theo đúng chính sách đãi ngộ của công ty

- Có cơ hội hoạt động trong môi trường chuyên nghiệp, các cá nhân làm việc chuyên nghiệp và thân thiện

- Có cơ hội thăng tiến, phát triển nghề nghiệp không giới hạn

- Thu nhập ổn định và còn tiếp tục tăng cao tùy theo năng lực cũng như trình độ của nhân viên kế toán

5 Quy chế

- Giờ làm việc: Theo quy định công ty, từ thứ Hai đến thứ Sáu, có thể linh hoạt tùy theo tình hình công việc

- Quy định đánh giá: Hiệu suất công việc được đánh giá dựa trên KPI đã đề ra, trong

đó các tiêu chí về thanh toán, lập kế hoạch, báo cáo và giao tiếp với ngân hàng là quan trọng

- Kỷ luật: Áp dụng các hình thức kỷ luật nội bộ đối với việc vi phạm quy định về tác phong, thái độ, và hiệu quả công việc

2.2 Xây dựng hệ thống KPIs cho vị trí nhân viên kế toán phòng vay

- Bộ phận/ người xây dựng KPIs: Trưởng bộ phận tài chính/kế toán phối hợp với

bộ phận nhân sự để xác định các KPIs, đảm bảo rằng các tiêu chí đánh giá phản ánh đúng công việc, nhiệm vụ và năng suất của nhân viên

- Xác định các KRAs ( Keys Result Area) của vị trí nhân viên kế toán phòng vay:

6

+ Quản lý khoản vay ngân hàng: Đảm bảo việc lập và theo dõi các khoản

vay của công ty tại các ngân hàng, đảm bảo thanh toán nợ gốc và lãi đúng

hạn

+ Lập hồ sơ vay vốn: Chuẩn bị hồ sơ vay vốn chính xác, đúng thời hạn, đảm bảo không bị trả lại do thiếu sót

+ Lập kế hoạch tài chính hàng tháng: Xây dựng kế hoạch tài chính hàng

tháng, đảm bảo nộp đúng hạn và phản ánh chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp

+ Báo cáo tài chính định kỳ: Lập báo cáo tài chính hàng tháng chính xác và

gửi trước thời hạn quy định (trước ngày 20 của tháng tiếp theo)

+ Giao tiếp với khách hàng: Đảm bảo sự hài lòng của khách hàng với dịch vụ

của bộ phận

+ Theo dõi và kiểm tra nghiệp vụ kế toán: Đảm bảo số liệu kế toán chính

xác, giảm thiểu sai sót trong các nghiệp vụ quản lý tài chính liên quan đến khoản vay và thanh toán

- Xác định vị trí chức danh và các trách nhiệm chính của vị trí chức danh:

+ Vị trí chức danh: Nhân viên kế toán ngân hàng, tiền vay

7

Kết quả: BẢN MỤC TIÊU CÔNG VIỆC (KPIs) CHO VỊ TRÍ NHÂN VIÊN KẾ TOÁN NGÂN HÀNG, TIỀN VAY

8

Hình 1: Bảng KPI cho nhân viên

Hình 2: Bảng thưởng hoặc phạt

9

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Mẫu KPI vị trí phòng giao nhận: Tổng hợp mẫu KPI các vị trí của phòng giao nhận

2 Cách xây dựng bản mô tả công việc: Cách xây dựng bản mô tả công việc chuẩn cho các vị trí trong công ty

3 Khái niệm bảng mô tả công việc: Bản Mô Tả Công Việc: Ví Dụ, Cách Xây Dựng Kèm 12 Mẫu Mới Nhất

4 Khái niệm KPI, cách xây dựng KPI: KPI là gì? Cách xây dựng KPI cho nhân viên, phòng ban hiệu quả

5 Kiến thức cần biết về KPI: KPI Là Gì? Người Mới Đi Làm Cần Biết Gì Về KPI? - Glints Vietnam Blog

6 Quy trình và lưu ý khi xây dựng bản mô tả công việc: Xây dựng bản mô tả công việc: Quy trình và lưu ý khi thực hiện

7 Hướng dẫn xây dựng bản mô tả công việc: Hướng dẫn xây dựng bảng mô tả công việc qua 6 phần - Base Resources