Tuy được đầu tư trang thiết bị nhưng công chức Phường hiện nay vẫn chưa tận dụng được hết những tính năng của trang thiết bị đem lại để phục vụ cho công việc của mình, công chức chưa thà
Thống kê Phần mềm/ ứng dụng công chức thường xuyên sử dụng để hỗ trợ cho công việc
để hỗ trợ cho công việc
Theo biểu đồ trong phụ lục 2, kỹ năng sử dụng phần mềm và ứng dụng của công chức hiện vẫn còn hạn chế Nhiều công chức chưa biết cách tận dụng các tính năng của những ứng dụng này để nâng cao hiệu quả công việc chuyên môn.
Kết quả khảo sát cho thấy công chức thường sử dụng phần mềm Microsoft Office Word nhiều nhất trong công việc, trong khi các ứng dụng khác trong bộ Microsoft Office được sử dụng hạn chế Đặc biệt, hơn 90% công chức đã tiếp cận và sử dụng phần mềm "chính quyền điện tử" để quản lý điều hành.
Kỹ năng xử lý công việc và lập hồ sơ điện tử trên không gian mạng
Trong công tác văn thư lưu trữ, công chức Phường đã và đang sử dụng
Chính quyền điện tử trong quản lý văn bản giúp lưu trữ và tìm kiếm văn bản trở nên đơn giản hơn Công chức không cần tra cứu thủ công qua sổ sách mà chỉ cần sử dụng công cụ tìm kiếm trên phần mềm, gõ tên văn bản và ngay lập tức nhận được thông tin về số ký hiệu, nội dung và cơ quan ban hành Đối với việc giải quyết hồ sơ thủ tục tại các bộ phận một cửa, công chức Phường đã nắm vững kỹ năng thao tác trên cổng thông tin.
“một cửa”, “dịch vụ liên thông”
Bảng 2.3 Kết quả tiếp nhận và xử lý trên cổng thông tin
Số hồ sơ tiếp nhận và xử lý trên cổng thông tin (trực tuyến)
Nguồn: Văn phòng UBND phường
Theo bảng kết quả tiếp nhận và xử lý hồ sơ trên cổng thông tin, số lượng hồ sơ điện tử ngày càng tăng, tuy nhiên tỷ lệ tăng trưởng này không đáng kể cho đến cuối năm.
Tỷ lệ hồ sơ được tiếp nhận và xử lý qua cổng thông tin tại phường Bình Trị Đông trong năm 2023 chỉ đạt 61.2%, chưa đạt mục tiêu trên 80% Quy trình gửi, nhận và lưu trữ văn bản được thực hiện đúng quy định, nhưng công chức vẫn chưa thành thạo trong việc thao tác trên cổng thông tin, dẫn đến việc người dân phải đến trực tiếp để được hướng dẫn Trung bình, bộ phận một cửa tiếp nhận khoảng 10 hồ sơ trực tuyến mỗi ngày, trong khi công chức lao động thương binh xã hội chỉ tiếp nhận 1-2 hồ sơ Để cải thiện tình hình, phường đã phải thuê thêm 2 nhân viên hợp đồng để hỗ trợ tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ, điều này gây tốn kém cho ngân sách Nếu công chức được đào tạo thành thạo kỹ năng ứng dụng CNTT, phường sẽ tiết kiệm được chi phí thuê nhân viên và có thể sử dụng nguồn lực cho các công việc khác.
Khảo sát ý kiến của 16 công chức tại phường Bình Trị Đông cho thấy kết quả đáng chú ý về khả năng sử dụng các phần mềm và ứng dụng quản lý văn bản điện tử Câu hỏi được đặt ra là liệu họ có thể sử dụng thành thạo các công cụ này hay không.
Kết quả khảo sát như sau:
Thống kê kỹ năng sử dụng phần mềm/ ứng dụng quản lý văn bản điện tử
Theo số liệu, kỹ năng sử dụng phần mềm quản lý văn bản điện tử của công chức còn hạn chế Cụ thể, 43.75% công chức đang trong quá trình tìm hiểu, 31.25% chưa thành thạo, và chỉ 25% có khả năng sử dụng thành thạo cũng như xử lý các vấn đề phát sinh khi thao tác trên phần mềm.
Kỹ năng tổ chức cuộc họp trực tuyến
Sự kiện và họp hội là hoạt động hàng năm thiết yếu cho mọi cơ quan, đơn vị Đây là phương thức quan trọng để thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin, đảm bảo rằng thông tin được chuyển giao một cách hiệu quả và thông suốt.
Thành thạo Không thành thạo Đang tiếp cận
Kết quả khảo sát cho thấy kỹ năng sử dụng phần mềm quản lý văn bản điện tử là rất quan trọng trong việc tổ chức họp để ra quyết định, triển khai các vấn đề và tổng kết Các sự kiện thường được tổ chức để chào mừng các ngày lễ và kỷ niệm Phương pháp tổ chức họp truyền thống thường diễn ra tại phòng họp cho các cuộc họp thường niên, trong khi các cuộc họp quy mô lớn hơn được tổ chức tại hội trường Đối với các cuộc họp trực tuyến, cần trang bị các thiết bị công nghệ thông tin như máy chiếu, màn hình LED và hệ thống âm thanh, ánh sáng Ngoài ra, công chức cần có kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin để thực hiện và điều hành các cuộc họp trực tuyến hiệu quả.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức cuộc họp đã mang lại hiệu quả ban đầu nhờ vào trang thiết bị âm thanh, ánh sáng chất lượng và nội dung chương trình phong phú qua video clip Tuy nhiên, hình thức họp trực tuyến vẫn chưa được áp dụng để tiết kiệm thời gian và chi phí Hiện tại, cơ quan chỉ kết nối các điểm cầu trực tuyến để tham gia các cuộc họp và học tập, trong khi công chức vẫn thiếu kỹ năng tổ chức họp trực tuyến Đặc biệt, nhiều lãnh đạo tại phường Bình Trị Đông chưa thành thạo trong việc sử dụng phần mềm họp trực tuyến, có thể do thói quen ngại thay đổi và lo ngại về khả năng tương tác của các thành viên Do đó, người đứng đầu cơ quan cần thay đổi tư duy và khuyến khích tổ chức họp trực tuyến qua các ứng dụng trên laptop, máy tính bảng, smartphone, hoặc sử dụng dịch vụ họp với thiết bị hỗ trợ như camera và loa.
Khảo sát ý kiến đã được thực hiện với 16 công chức tại phường Bình Trị Đông về khả năng tổ chức cuộc họp trực tuyến qua các phần mềm như Microsoft Teams, Zoom, và Google Meet Kết quả khảo sát chi tiết có thể tham khảo tại phụ lục 3.
Kết quả khảo sát như sau:
Thống kê tỷ lệ công chức có kỹ năng tổ chức cuộc họp trực tuyến
Biểu đồ số liệu (phụ lục 3) cho thấy kỹ năng tổ chức và thao tác trong các cuộc họp trực tuyến của công chức còn hạn chế, cần được cải thiện hơn nữa Việc họp trực tuyến ngày càng trở nên phổ biến, giúp giảm chi phí phòng họp và đảm bảo đủ số lượng công chức tham gia Chỉ có 4/16 công chức có khả năng tự tổ chức cuộc họp, trong khi hơn 2/3 công chức UBND phường Bình Trị Đông cần sự hỗ trợ để thực hiện điều này Tỷ lệ tương tác và trao đổi trong các cuộc họp trực tuyến cũng cần được nâng cao để đạt hiệu quả tốt hơn.
Có thể Không thể Đang tìm hiểu
Kết quả khảo sát kỹ năng tổ chức cuộc họp trực tuyến của công chức
Công chức giữ vị trí lãnh đạo vẫn gặp khó khăn trong việc tương tác hiệu quả, với 63% công chức cảm thấy lúng túng Điều này dẫn đến việc tổ chức các cuộc họp trực tuyến tại cơ quan trở nên thụ động và ít trao đổi, do chưa thể tương tác tốt với người chủ trì và các công chức khác tham gia cuộc họp.
Kỹ năng sử dụng chữ ký số
Phường Bình Trị Đông đã đạt 100% công chức đăng ký và sử dụng chữ ký số Từ ngày 01 tháng 01 năm 2024, công chức tại đây đã soạn thảo và ban hành tổng cộng 1.181 văn bản, trong đó có 198 văn bản ký số và 983 văn bản ký sao y, sử dụng phần mềm quản lý văn bản.
Để ban hành văn bản bằng chữ ký số trên phần mềm quản lý văn bản của Chính quyền điện tử, người dùng cần truy cập vào hệ thống thông tin quản lý hành chính cấp xã tại địa chỉ https://cqdt-binhtan.tphcm.gov.vn/ Quy trình này bao gồm 3 nội dung chính, trong đó công chức phải thực hiện đầy đủ 5 bước để ký nháy văn bản Phần mềm sẽ tự động tạo tập tin ký số và đính kèm lên hệ thống.
Hình 2.3: Kỹ năng ứng dụng CNTT trong việc ký nháy văn bản trên phần mềm quản lý văn bản
Đối với chữ ký của người có thẩm quyền, quy trình thực hiện bao gồm 5 bước, phần mềm sẽ tự động tạo tập tin ký số và đính kèm lên hệ thống Trong trường hợp ký người đóng dấu, công chức thừa quyền cần thực hiện 3 bước, bao gồm ký con dấu tổ chức và ký số, sau đó phần mềm cũng sẽ tự động tạo tập tin ký số và đính kèm lên hệ thống.
Hình 2.4: Kỹ năng ứng dụng CNTT trong việc ký, cho số và đóng dấu cơ quan trong văn bản đi trên phần mềm quản lý văn bản
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp
Quy trình ban hành văn bản bằng chữ ký số trên phần mềm quản lý văn bản yêu cầu công chức thực hiện nhiều bước Nếu công chức thiếu kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin, việc thao tác và triển khai văn bản trên không gian mạng sẽ gặp khó khăn.
Qua khảo sát, cho thấy tất cả công chức đều có chữ ký số, nhưng tần suất sử dụng còn thấp Chỉ những công chức ở vị trí lãnh đạo, bộ phận một cửa và văn phòng thường xuyên sử dụng chữ ký số trong văn bản, trong khi phần lớn công chức khác ít hoặc không sử dụng Một số công chức vẫn sử dụng phương pháp thủ công bằng cách in văn bản giấy để trình ký Ngoài ra, không phải công chức nào cũng thành thạo kỹ năng sử dụng chữ ký số; nhiều người vẫn lúng túng trong thao tác, quên các bước thực hiện, và gặp khó khăn khi thay đổi chữ ký Một số công chức còn phải nhờ đồng nghiệp hỗ trợ do không biết sử dụng phần mềm ứng dụng.
Trong cuộc khảo sát ý kiến với 16 công chức tại phường Bình Trị Đông, kết quả cho thấy mức độ kỹ năng sử dụng chữ ký số của các cán bộ được đánh giá như sau: Ông/bà có khả năng sử dụng chữ ký số ở mức độ nào?
Kết quả khảo sát như sau:
Biểu 2.10: Thống kê kỹ năng sử dụng chữ ký số của công chức
Dữ liệu và biểu đồ cho thấy kỹ năng sử dụng chữ ký số của công chức đang ở mức khá ổn định, với 9/16 công chức có khả năng thao tác thành thạo Tuy nhiên, vẫn còn một số ít công chức chưa quen với phần mềm và vẫn phải sử dụng phương pháp thủ công bằng cách in văn bản giấy để trình ký Việc công chức thành thạo sử dụng chữ ký số sẽ giúp rút ngắn thời gian trình ký, đóng dấu và ban hành văn bản, đặc biệt trong trường hợp công chức lãnh đạo không thể có mặt tại cơ quan để ký văn bản.
Trong thời gian qua, công chức phường Bình Trị Đông đã nâng cao kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT), nhận thức rõ tầm quan trọng của việc cải thiện kỹ năng này trong các hoạt động của cơ quan Việc nâng cao kỹ năng ứng dụng CNTT là cần thiết để nâng cao chất lượng và hiệu quả trong hoạt động nội bộ của cơ quan.
Kết quả khảo sát kỹ năng sử dụng chữ ký số
Các hoạt động nghiệp vụ của công chức phường nhờ vào kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin đã giúp giảm thiểu các khâu trung gian, từ đó nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc.
Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị công nghệ thông tin được trang bị đầy đủ nhằm phục vụ cho việc soạn thảo văn bản, in ấn, tuyên truyền và đáp ứng nhu cầu của người dân.
Kỹ năng soạn thảo văn bản và hệ thống phần mềm quản lý văn bản điều hành đã được cập nhật, mang lại sự thuận tiện trong việc theo dõi thông tin và hồ sơ công việc Hiện nay, hơn 90% công chức tại cơ quan sử dụng hệ thống này, với trên 80% văn bản được tiếp nhận, chuyển giao, xử lý và ký số ban hành đúng quy trình qua môi trường mạng Đặc biệt, hơn 80% văn bản (trừ văn bản mật) được gửi và nhận trên môi trường điện tử.
Các trang thông tin điện tử và Fanpage như "Bình Trị Đông trong tôi", "Phụ nữ phường Bình Trị Đông", và "Đoàn phường Bình Trị Đông" đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối chính quyền và nhân dân Những trang này được cập nhật thường xuyên bởi công chức, cung cấp thông tin và sự kiện quan trọng về kinh tế, xã hội, và an ninh quốc phòng với hình ảnh sinh động và câu từ ngắn gọn, dễ nhớ Đến nay, các trang này đã thu hút hơn một triệu lượt truy cập, chứng tỏ sức ảnh hưởng và tầm quan trọng của chúng trong việc truyền tải thông tin đến cộng đồng.
2.3.2 Hạn chế/ những bất cập
Tuy nhiên, bên cạnh những mặt đạt được, kỹ năng ứng dụng CNTT của công chức tại phường còn tồn tại những hạn chế, khó khăn như:
Về nguồn nhân lực và trình độ ứng dụng CNTT của công chức Phường không đồng đều, có sự chênh lệch đáng kể
Nhiều công chức lớn tuổi với thâm niên thường làm việc dựa vào kinh nghiệm và thói quen, dẫn đến việc ngại học hỏi và đổi mới Họ vẫn tiếp tục áp dụng những phương pháp cũ, thiếu tư duy đột phá, khiến kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin của họ không còn phù hợp với sự phát triển của xã hội hiện nay.
Thống kê kỹ năng sử dụng chữ ký số của công chức
Lý do xây dựng đề án
Những năm gần đây, cuộc cách mạng khoa học - công nghệ, đặc biệt là sự
Sự bùng nổ của ngành công nghệ thông tin (CNTT) đã tạo ra những ảnh hưởng tích cực đến mọi lĩnh vực trong đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa và xã hội, dẫn đến sự phát triển vượt bậc tại Việt Nam Chính phủ và các Bộ Ngành liên quan đã chỉ đạo và giám sát chặt chẽ việc ứng dụng CNTT trong các cơ quan nhà nước, nhằm xây dựng nền hành chính hiện đại và hiệu quả Mô hình Chính phủ điện tử (CPĐT) đã được áp dụng rộng rãi trên thế giới, mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho xã hội Tại Việt Nam, CPĐT giúp cải thiện quản lý hành chính, tạo điều kiện cho doanh nghiệp và người dân tiếp cận nhanh chóng với các chính sách và cơ chế của Đảng và Nhà nước.
Chính phủ Việt Nam đặt mục tiêu nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin và kỹ năng số cho cán bộ, công chức theo Quyết định số 942/QĐ-TTg ngày 15/6/2021 Đến năm 2030, sẽ rà soát và cập nhật khung năng lực CNTT, tích hợp kỹ năng số trong chương trình giảng dạy từ cấp tiểu học Nội dung đào tạo về kỹ năng số sẽ được đưa vào chương trình quản lý nhà nước cho các ngạch chuyên viên Để đảm bảo minh bạch và chất lượng, cần tổ chức đào tạo, sát hạch và thi tuyển trực tuyến Đồng thời, cần nâng cao nhận thức cho cán bộ lãnh đạo và công chức về Chính phủ số, an toàn mạng và tổ chức bồi dưỡng đội ngũ chuyên gia về CPS Hàng năm, cần bồi dưỡng kiến thức và kỹ năng phân tích, xử lý dữ liệu cho cán bộ, công chức, viên chức.
Để phát triển công nghệ thông tin (CNTT), cần thiết phải có một môi trường thuận lợi Mặc dù việc ứng dụng CNTT đã đạt được những kết quả khả quan ban đầu, nhưng vẫn chưa đáp ứng yêu cầu hoàn thiện Chính phủ điện tử (CPĐT) hướng tới Chính phủ số (CPS) Những khó khăn và thách thức vẫn còn tồn tại do các vấn đề phát sinh từ thực tiễn.
Phường Bình Trị Đông đã nhận được sự quan tâm đầu tư phát triển hạ tầng CNTT, đáp ứng nhu cầu công việc và tạo nền tảng cho Chính quyền điện tử và Chuyển đổi số Trụ sở UBND phường có internet cáp quang, 85% cán bộ được trang bị máy tính, có máy scan và phòng họp trực tuyến, với 80% cán bộ có chữ ký số và 90% có tài khoản trực tuyến Tuy nhiên, công chức vẫn còn hạn chế trong kỹ năng ứng dụng CNTT, chưa tận dụng hết tính năng thiết bị, chưa thành thạo phần mềm và ứng dụng, và vẫn thực hiện nhiều thao tác theo cách truyền thống Việc xây dựng thói quen làm việc và trao đổi thông tin trên không gian mạng còn yếu, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc chuyên môn.
Tác giả đã chọn đề án "Nâng cao kỹ năng ứng dụng CNTT của cán bộ, công chức Uỷ ban nhân dân phường Bình Trị Đông, quận Bình Tân, thành phố Hồ Chí Minh" để phân tích thực trạng và nguyên nhân hiện tại, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện kỹ năng ứng dụng CNTT cho công chức tại phường Bình Trị Đông trong thời gian tới.
Tổng quan tình hình nghiên cứu
Ngày nay, công nghệ thông tin (CNTT) phát triển nhanh chóng và đóng vai trò quan trọng trong nhiều lĩnh vực như chính trị, quốc phòng, văn hóa, kinh tế, giáo dục và khoa học kỹ thuật Nhiều bài viết đã đề cập đến việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước từ nhiều góc độ khác nhau Dưới đây là một số đề tài nghiên cứu, luận văn, bài báo và tài liệu chính liên quan đến ứng dụng CNTT.
Cuốn sách "Nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nước" của Phạm Chí Tân (2015) do NXB Lao động – xã hội phát hành, trình bày về việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong các cơ quan nhà nước Tác giả nêu rõ những thách thức và cơ hội mà CNTT mang lại, đồng thời đặt ra vấn đề chuyển đổi số và cải tiến văn phòng truyền thống Cuốn sách cũng đưa ra các phương án nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
Bài viết “Xây dựng CPĐT: những thách thức căn bản” của Nguyễn Thanh Minh và Nguyễn Bội Ngọc, đăng trên tạp chí công nghệ thông tin và truyền thông vào tháng 2/2021, nêu rõ năm thách thức chính trong việc xây dựng Chính phủ điện tử Các thách thức này bao gồm khoảng cách số, thiếu đầu tư cho các tài nguyên quan trọng, năng lực xây dựng nền tri thức, và sự hiểu biết về công nghệ.
Trong danh mục các bài luận văn Thạc sỹ có một số đề tài:
Luận văn của Dương Thế Dũng (2009) với đề tài “Hoàn thiện phương pháp quản lý, điều hành của UBND cấp tỉnh bằng hệ thống thông tin điện tử - từ thực tiễn Thành phố Cần Thơ” trình bày các phương pháp hiệu quả nhằm nâng cao quản lý và điều hành của UBND cấp tỉnh thông qua việc áp dụng hệ thống thông tin điện tử Tác giả tập trung vào việc cải thiện quy trình quản lý tại Thành phố Cần Thơ, đề xuất những giải pháp thực tiễn nhằm tối ưu hóa hiệu suất làm việc của cơ quan nhà nước.
Luận văn của Võ Thái Bình (2010) với đề tài “Ứng dụng CNTT vào hoạt động cung ứng dịch vụ công của các cơ quan hành chính tỉnh Bến Tre” trình bày cơ sở lý luận về ứng dụng CNTT trong quản lý hành chính nhà nước Tác giả phân tích thực trạng ứng dụng CNTT tại tỉnh Bến Tre và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả cung ứng dịch vụ công của các cơ quan hành chính nhà nước.
Luận văn của Trần Ánh Hồng với đề tài “Ứng dụng CNTT trong hoạt động của văn phòng UBND huyện Krông Pắc, tỉnh Đắk Lắk” (2017) nêu rõ cơ sở pháp lý về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan nhà nước Tác giả đã trình bày thực trạng ứng dụng CNTT tại văn phòng UBND huyện Krông Pắc và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng này trong hoạt động của văn phòng.
Tài liệu hiện có đề cập đến vai trò của công nghệ thông tin (CNTT) trong quản lý nhà nước và những thách thức trong công tác văn phòng cũng như cung ứng dịch vụ công Tuy nhiên, chưa có nghiên cứu nào tập trung vào kỹ năng ứng dụng CNTT của công chức Đề án này sẽ nghiên cứu, làm rõ và đánh giá kỹ năng ứng dụng CNTT của công chức phường Bình Trị Đông, đồng thời đề xuất các giải pháp khả thi nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công việc, từ đó xây dựng môi trường làm việc và thói quen làm việc cho công chức trong không gian mạng.
CNTT, nâng cao hiệu suất lao động của công chức và giảm ngân sách hoạt động cho cơ quan đơn vị.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề án
Kỹ năng ứng dụng CNTT của công chức phường Bình Trị Đông
+ Phạm vi không gian: Tại trụ sở UBND phường Bình Trị Đông
Từ năm 2021 đến nay, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chiến lược phát triển Chính phủ điện tử (CPĐT) hướng tới Chính phủ số (CPS) theo Quyết định số 942/QĐ-TTg ngày 15/6/2021 Chiến lược này nhằm phê duyệt phát triển CPĐT giai đoạn 2021 - 2025, với định hướng đến năm 2030.
Đối tượng áp dụng bao gồm công chức phường Bình Trị Đông, cụ thể là Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và công chức chuyên môn Thành phố Hồ Chí Minh hiện đang triển khai chính quyền đô thị theo Nghị quyết số 131/2020/QH14 của Quốc hội, ban hành ngày 16/11/2020, nhằm tổ chức chính quyền đô thị tại địa phương.
[33], vậy nên UBND phường không còn cán bộ mà chỉ còn công chức Theo “Điều
Nghị định này quy định tại khoản 1, điều 8 rằng Ủy ban nhân dân phường bao gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các công chức khác Chủ tịch và Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường là những công chức có chức vụ lãnh đạo và quản lý.
Kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) của công chức phường Bình Trị Đông hiện đang gặp nhiều hạn chế, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và phục vụ người dân Để nâng cao kỹ năng này, cần triển khai các chương trình đào tạo chuyên sâu, tổ chức các buổi hội thảo chia sẻ kinh nghiệm và khuyến khích công chức tham gia vào các khóa học trực tuyến Ngoài ra, việc đầu tư vào cơ sở hạ tầng CNTT và cung cấp các công cụ hỗ trợ cũng là những giải pháp cần thiết để cải thiện năng lực ứng dụng CNTT trong công tác quản lý hành chính tại phường.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề án
Nhằm nâng cao kỹ năng ứng dụng CNTT của công chức UBND phường Bình Trị Đông từ đó cải thiện năng suất, hiệu quả trong thực thi công vụ
+ Phân tích thực trạng kỹ năng ứng dụng CNTT của công chức phường Bình Trị Đông trong thực hiện chuyên môn
+ Nhận xét, đánh giá những mặt làm được, hạn chế, khó khăn trong việc thực hiện ứng dụng CNTT của công chức phường Bình Trị Đông
+ Đề xuất, kiến nghị đến các cơ quan có thẩm quyền các biện pháp/ giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kỹ năng ứng dụng CNTT của công chức.
Phương pháp nghiên cứu
5.1 Phương pháp luận Đề án sử dụng phường pháp luận chủ nghĩa duy vật biện chứng và nghiên cứu trên cơ sở đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước về Quản lý nhà nước trong điều kiện xây dựng chủ nghĩa xã hội ở Việt Nam nhằm hội nhập kinh tế quốc tế và phát triển bền vững trên con đường đi lên chủ nghĩa xã hội, ƯDCNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2021 - 2025, định hướng đến năm 2030
- Phương pháp quan sát thực tế
Học viên tiến hành quan sát và trao đổi với công chức tại ủy ban nhân dân phường để ghi nhận các chủ trương và chính sách của Đảng, Nhà nước liên quan đến việc thực thi kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin của công chức phường.
Đề án đã áp dụng các phương pháp thu thập thông tin như phân tích tổng hợp để làm rõ bản chất ứng dụng công nghệ thông tin tại phường Bình Trị Đông, giúp người đọc hiểu sâu sắc về vấn đề Ngoài ra, phương pháp thống kê cũng được sử dụng để đảm bảo tính xác thực của kết quả, làm cơ sở cho việc đề xuất 5 giải pháp nhằm nâng cao kỹ năng ứng dụng CNTT cho công chức UBND phường Bình Trị Đông, quận Bình Tân, thành phố Hồ Chí Minh.
Phương pháp điều tra xã hội bằng phiếu hỏi được áp dụng trong đề án nhằm cung cấp cơ sở khoa học cho việc đánh giá thực trạng kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin (ƯDCNTT) của công chức phường Qua đó, chúng ta có thể đánh giá năng lực thực thi kỹ năng ƯDCNTT của các công chức này.
Phiếu hỏi được phát hành theo phương pháp truyền thống trực tiếp đến tay các công chức, trong khi những người tham gia khảo sát được tiếp cận thông qua công cụ khảo sát trực tuyến Google Forms.
Bài khảo sát bao gồm tổng cộng 16 phiếu hỏi, trong đó có 4 phiếu dành cho công chức lãnh đạo quản lý và 12 phiếu dành cho công chức thực thi thừa hành.
Học viên đã thực hiện thống kê thủ công các số liệu trong bảng hỏi bằng Excel, từ đó xây dựng các bảng số liệu và biểu đồ để trình bày thực trạng trong chương 2 của đề án.
Trên cơ sở kết quả thu được, Đề án sẽ đề xuất những giải pháp phù hợp trong thời gian tới.
Hiệu quả/ lợi ích của đề án ứng dụng trong thực tiễn
Nghiên cứu nhằm xây dựng cơ sở lý luận và thực tiễn để lựa chọn các giải pháp nâng cao kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin cho công chức phường Bình Trị Đông, quận Bình Tân, thành phố Hồ Chí Minh Mục tiêu là cải thiện hiệu quả công việc và đáp ứng yêu cầu ngày càng cao trong quản lý hành chính Thông qua việc áp dụng các biện pháp phù hợp, dự án hy vọng sẽ nâng cao năng lực công chức, góp phần vào sự phát triển chung của địa phương.
Đề án khả thi sẽ nâng cao kỹ năng ứng dụng CNTT của công chức phường Bình Trị Đông và chuẩn khung năng lực số của công chức nói chung, từ đó cải thiện hiệu suất giải quyết công việc Việc ứng dụng công nghệ như họp online, phòng họp không giấy và chữ ký số sẽ giúp giảm chi phí văn phòng, tiết kiệm giấy, bút, mực, và khấu hao thiết bị Đồng thời, thời gian giải quyết công việc và thời gian ban hành, nhận văn bản sẽ được rút ngắn, góp phần vào thành công trong việc xây dựng chính quyền điện tử và hướng tới chuyển đổi số (CPS).
Nếu triển khai thành công, đề án sẽ trở thành tài liệu tham khảo quý giá cho các địa phương tương đồng và các cơ quan, tổ chức, cá nhân quan tâm Mục tiêu là xây dựng môi trường làm việc trên không gian mạng, giúp công chức chuyển đổi từ thói quen làm việc thủ công sang ứng dụng công nghệ thông tin Đề án cũng hỗ trợ người dân thực hiện các thủ tục trực tuyến một cách chính xác và hiệu quả hơn.
Kết cấu đề án
Ngoài lời cam đoan, lời cám ơn, phần Mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, báo cáo được kết cấu thành 03 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin của công chức
Chương 2: Thực trạng về kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin của công chức ủy ban nhân dân phường Bình Trị Đông, quận Bình Tân, thành phố Hồ Chí Minh
Chương 3: Giải pháp nâng cao kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin của công chức ủy ban nhân dân phường Bình Trị Đông, quận Bình Tân, thành phố Hồ Chí Minh
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KỸ NĂNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CỦA CÔNG CHỨC
Khái niệm, vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin
- Khái niệm công nghệ thông tin
Theo Điều 4 của Luật CNTT số 67/2006/QH11, ban hành ngày 29 tháng 6 năm 2006, Công nghệ Thông tin (CNTT) được định nghĩa là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại nhằm sản xuất, truyền tải, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số.
- Khái niệm ứng dụng công nghệ thông tin
Theo Điều 4 của Luật CNTT số 67/2006/QH11, "Ứng dụng CNTT" được định nghĩa là việc sử dụng công nghệ thông tin trong các lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại, quốc phòng, an ninh và các hoạt động khác nhằm nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả.
1.1.2 Vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin
- Vai trò của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong đời sống
CNTT đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng cuộc sống và thúc đẩy sự phát triển kinh tế Nó cung cấp các dịch vụ tiện ích, tăng cường giao lưu và trao đổi thông tin, đồng thời thúc đẩy sự chia sẻ và giao lưu văn hóa Hơn nữa, CNTT cũng góp phần quan trọng vào việc tăng cường hợp tác quốc tế.
Trong lĩnh vực giáo dục, các đổi mới đang được áp dụng nhằm nâng cao hiệu quả học tập cho học sinh và sinh viên, giúp họ tiếp cận một nguồn kiến thức đa dạng và phong phú từ khắp nơi trên thế giới.
Trong công việc giúp phát triển tư duy sáng tạo, tăng năng suất làm việc, tăng cường kết nối, trao đổi kinh nghiệm
Trong giải trí mang lại nhiều sự lựa chọn giải trí khác nhau, giúp thư giãn, giải toả căng thẳng
Công nghệ thông tin trong y khoa đã đơn giản hóa quy trình quản lý và khám chữa bệnh, đồng thời các thiết bị y tế được lập trình giúp theo dõi tình trạng sức khỏe của bệnh nhân và đưa ra phương pháp điều trị tối ưu.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong các cơ quan hành chính nhà nước đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng cơ sở hạ tầng và cơ sở dữ liệu, từ đó cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động của các cơ quan này.
Để phát triển nguồn nhân lực CNTT cho cơ quan nhà nước, cần tạo điều kiện cho cán bộ, công chức được đào tạo kỹ năng ứng dụng CNTT trong công việc chuyên môn.
Nâng cao chất lượng và hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước theo hướng đơn giản, hiệu quả
Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức về vai trò quan trọng của công nghệ thông tin (CNTT) sẽ giúp cải thiện hiệu suất làm việc, xử lý và giải quyết nhanh chóng các yêu cầu từ cá nhân, tổ chức, cơ quan và đơn vị.
Trở thành công cụ kiểm tra và theo dõi công việc một cách có hệ thống, cung cấp thông tin và căn cứ bằng chứng thiết yếu cho hoạt động quản lý nhà nước.
Kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin của công chức
- Khái niệm Kỹ năng: Được tiếp cận từ nhiều khía cạnh khác nhau:
Theo Học viện quản Pacen, kỹ năng là khả năng, kiến thức và năng lực mà một cá nhân sử dụng để thực hiện công việc và giải quyết vấn đề Kỹ năng không chỉ bao gồm việc áp dụng kiến thức và kinh nghiệm vào thực tế mà còn bao gồm khả năng thích nghi và học hỏi trong các tình huống mới.
Theo Vũ Dũng, kỹ năng được định nghĩa là khả năng áp dụng hiệu quả kiến thức về cách thức hành động mà cá nhân đã học hỏi để hoàn thành các nhiệm vụ tương ứng.
Tác giả Thái Duy Tuyên định nghĩa kỹ năng là sự ứng dụng kiến thức trong hoạt động, bao gồm hệ thống thao tác trí tuệ và thực hành Việc thực hiện đầy đủ hệ thống thao tác này đảm bảo đạt được mục đích của hoạt động Đáng chú ý, mỗi kỹ năng luôn được kiểm tra bằng ý thức, với mục đích cụ thể trong quá trình thực hiện.
Nhà tâm lý học L.D Leviton từ Liên Xô định nghĩa kỹ năng là khả năng thực hiện một động tác hoặc hoạt động phức tạp một cách hiệu quả Điều này được thực hiện thông qua việc lựa chọn và áp dụng các phương pháp phù hợp, đồng thời xem xét các điều kiện cụ thể.
Kỹ năng được định nghĩa là khả năng áp dụng tri thức đã tích lũy để đạt được các mục tiêu cụ thể.
- Khái niệm kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin
Kỹ năng sử dụng thiết bị và phần mềm CNTT là rất quan trọng để tương tác, truyền tải, lưu trữ và xử lý văn bản Điều này bao gồm việc sử dụng bảng tính, trình chiếu, quản trị cơ sở dữ liệu, và khai thác thông tin trên internet Ngoài ra, việc sử dụng nội dung kiến thức và văn bản pháp luật trên hệ thống CNTT cũng là một phần không thể thiếu Kỹ năng tương tác và xử lý thông tin trên website giúp người dùng nâng cao hiệu quả làm việc và tiếp cận thông tin một cách nhanh chóng.
Vận dụng phần mềm và thiết bị công nghệ thông tin trong soạn thảo văn bản, quản lý và điều hành văn bản trực tuyến, tổ chức họp trực tuyến và sử dụng chữ ký số là những yếu tố quan trọng trong công việc hiện đại.
- Khái niệm kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin của công chức
Kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) của cán bộ, công chức là khả năng vận dụng kiến thức CNTT vào thực tiễn Điều này bao gồm việc sử dụng máy tính và phần mềm để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải và thu thập thông tin hiệu quả.
1.2.2 Nội dung kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin
Thực tế cho thấy, đối với công chức phường cần có một số kỹ năng ứng dụng CNTT như:
Kỹ năng sử dụng phần mềm soạn thảo văn bản bao gồm khả năng soạn thảo nhanh và chính xác, sử dụng thành thạo các phím tắt để tiết kiệm thời gian, sửa lỗi chính tả hiệu quả bằng phần mềm, và khai thác tối đa các tính năng trong Microsoft Office.
Kỹ năng sử dụng các phần mềm và ứng dụng như PowerPoint, Capcut và Canva là rất quan trọng Bạn cần biết cách thiết kế và trình chiếu hình ảnh, video clip, cũng như lồng ghép âm thanh để thay thế báo cáo bằng văn bản giấy hoặc phục vụ cho công tác tuyên truyền.
Kỹ năng quản lý và điều hành văn bản trên không gian mạng bao gồm việc sử dụng trang Chính quyền điện tử để soạn thảo, ban hành, và lưu trữ văn bản Cán bộ cần thao tác thành thạo trên các trang dịch vụ công trực tuyến và dịch vụ công quốc gia, nhằm hướng dẫn người dân đăng ký và nộp hồ sơ trực tuyến Đồng thời, việc nhập thông tin và lưu trữ các thủ tục như khai sinh, hộ tịch, tư pháp và xác nhận trên trang một cửa cũng rất quan trọng.
Kỹ năng tổ chức cuộc họp trực tuyến là rất quan trọng trong môi trường làm việc hiện đại Người tổ chức cần nắm vững cách sử dụng các phần mềm như Teams, Zoom và các mạng nội bộ để đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ Việc chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi họp, bao gồm việc tạo lịch trình rõ ràng và chia sẻ tài liệu cần thiết, sẽ giúp tăng cường hiệu quả của cuộc họp.
Về việc sử dụng chữ ký số: Biết và có thể thao tác ký nháy, ký số, đóng dấu của cơ quan đúng vị trí, đúng thể thức…
1.3 Quan điểm, định hướng của Đảng và Nhà nước về chuyển đổi số nâng cao kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin cho công chức
Tại Điều 5 của Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29 tháng
Quốc hội Việt Nam đã xác định rõ chính sách ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin trong năm 2006, bao gồm 8 nội dung chính: ưu tiên công nghệ thông tin trong chiến lược phát triển kinh tế - xã hội; tạo điều kiện cho tổ chức và cá nhân trong lĩnh vực này; thúc đẩy công nghiệp công nghệ thông tin trở thành ngành kinh tế trọng điểm; khuyến khích đầu tư vào công nghệ thông tin; dành ngân sách nhà nước cho các lĩnh vực thiết yếu; phát triển cơ sở hạ tầng thông tin quốc gia; áp dụng chính sách ưu đãi cho các hoạt động công nghệ thông tin tại nông thôn và vùng sâu, xa; và bảo đảm quyền lợi hợp pháp cho các tổ chức, cá nhân trong lĩnh vực này Đồng thời, tăng cường giao lưu và hợp tác quốc tế cũng là một phần quan trọng trong chiến lược phát triển công nghệ thông tin.
Nghị quyết số 52-NQ/TW ngày 27 tháng 9 năm 2019 của Bộ Chính trị nhấn mạnh tầm quan trọng của việc chủ động tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư Đây là nhiệm vụ chiến lược, vừa cấp bách vừa lâu dài, liên quan chặt chẽ đến hội nhập quốc tế Việc hiểu đúng về nội hàm và bản chất của cuộc Cách mạng này là cần thiết để đổi mới tư duy và hành động, từ đó tạo ra cơ hội cho Việt Nam phát triển kinh tế mạnh mẽ.
Trong Chiến lược phát triển kinh tế - xã hội 10 năm 2021-2030, Đại hội XIII nhấn mạnh tầm quan trọng của khoa học công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số để đạt được sự phát triển nhanh và bền vững Chuyển đổi số quốc gia được xác định là một trong ba nhiệm vụ trọng tâm nhằm thực hiện các đột phá chiến lược, với mục tiêu nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả và sức cạnh tranh Để đạt được điều này, phương hướng và giải pháp phát triển kinh tế - xã hội giai đoạn 2021 - 2025 cũng chỉ ra cần hoàn thiện thể chế nhằm thúc đẩy quá trình chuyển đổi số.
Công cụ, tiêu chí đánh giá kỹ năng ƯDCNTT và các yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin của công chức
* Công cụ, tiêu chí đánh giá:
Hiện nay, chưa có văn bản cụ thể nào quy định về công cụ, tiêu chí đánh giá, chính sách và quy định liên quan đến chuẩn công nghệ thông tin, ngoài việc chỉ đề cập đến “tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn, nghiệp vụ của công chức cần có kỹ năng sử dụng CNTT cơ bản.” Do đó, công chức gặp khó khăn trong việc nâng cao kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin của mình.
- Nhận thức của công chức về UDCNTT trong thực thi công vụ
Nhận thức của con người ảnh hưởng mạnh mẽ đến hành động của họ Khi công chức nhận thức rõ tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong công vụ, họ sẽ có động lực học hỏi và nâng cao kỹ năng CNTT cá nhân Ngược lại, nếu không nhận thức đúng, công chức sẽ thiếu động lực tự học và không chủ động áp dụng CNTT trong công việc.
- Kỹ năng sử dụng máy tính cơ bản
Hiện nay công chức còn hạn chế trong sử dụng các tính năng cơ bản trên máy tính như:
Nhiều người dùng máy tính chưa nắm rõ hệ điều hành đang sử dụng, dẫn đến khó khăn trong việc thay đổi cấu hình, ngôn ngữ và tùy chỉnh các tiện ích cần thiết Bên cạnh đó, một số công chức còn lúng túng trong việc lưu tập tin với định dạng phù hợp, cũng như nén và giải nén tập tin, và sử dụng các tính năng khác của máy tính.
Người dùng máy tính, đặc biệt là công chức, thường ưu tiên sử dụng chuột thay vì các tổ hợp phím Tuy nhiên, việc sử dụng tổ hợp phím giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc Sử dụng tổ hợp phím không chỉ giúp công chức thao tác nhanh hơn mà còn đảm bảo tiến độ công việc được duy trì.
Kỹ năng đánh máy bằng một đến năm ngón tay phổ biến trong giới công chức, tuy nhiên rất ít người có thể sử dụng cả mười ngón tay Điều này dẫn đến việc xử lý văn bản kém linh hoạt và tốc độ nhập dữ liệu chậm hơn so với những người thành thạo thao tác bằng cả mười ngón tay.
Kỹ năng sử dụng máy tính cơ bản tốt của công chức giúp hoàn thành công việc nhanh chóng và chính xác, trong khi kỹ năng kém sẽ dẫn đến trì trệ và hiệu quả công việc không tối ưu.
Kỹ năng sử dụng các phần mềm chuyên dụng như phần mềm dịch vụ công trực tuyến, phần mềm một cửa điện tử và phần mềm quản lý văn bản là rất quan trọng đối với công chức Việc thành thạo các phần mềm này giúp công chức giải quyết hiệu quả các vấn đề chuyên môn, tăng tốc độ công việc, giảm chi phí văn phòng phẩm và tiết kiệm thời gian di chuyển cũng như xin ý kiến và trình ký Mặc dù nhận thức được lợi ích của các phần mềm chuyên dụng, nhưng không phải công chức nào cũng có kỹ năng sử dụng, và một số vẫn còn ngại đổi mới, không muốn học hỏi, dẫn đến việc tiếp tục làm thủ công và dựa vào kinh nghiệm.
Quy định của pháp luật về ƯDCNTT của Việt Nam thực hiện theo Luật Công nghệ thông tin năm 2006
Nguồn lực tài chính từ ngân sách nhà nước dành cho công nghệ thông tin hiện còn hạn chế, chưa đáp ứng đủ nhu cầu phát triển công nghệ Điều này cho thấy rằng việc đầu tư vào công nghệ vẫn chưa được chú trọng đúng mức.
Hiện nay, chính sách thi đua và khen thưởng cho công chức có kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) tại phường Bình Trị Đông cũng như các biện pháp quản lý CNTT của nhà nước vẫn chưa được thiết lập.
Cơ sở vật chất, trang thiết bị và phần mềm hiện đại, cùng với đường truyền mạng ổn định, đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin (ƯDCNTT) của công chức Nếu các yếu tố này lạc hậu và không đồng bộ, ngay cả khi công chức có trình độ và kỹ năng tốt, họ cũng khó có thể phát huy tối đa khả năng của mình trong công việc chuyên môn.
THỰC TRẠNG VỀ KỸ NĂNG ỨNG DỤNG CNTT CỦA CÔNG CHỨC UBND PHƯỜNG BÌNH TRỊ ĐÔNG, QUẬN BÌNH TÂN, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Khái quát về Uỷ ban nhân dân phường Bình Trị Đông, quận Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh
Phường Bình Trị Đông, thuộc quận Bình Tân, thành phố Hồ Chí Minh, được thành lập từ việc chia tách xã Bình Trị Đông theo Nghị định số 130/2003/NĐ-CP vào ngày 5 tháng 11 năm 2003 Phường này giáp với các phường An Lạc A, Bình Trị Đông A, Bình Trị Đông B, Bình Hưng Hòa A, quận Bình Tân, cùng với phường 13, 14 quận 6 và phường Hiệp Tân, Tân Thới Hòa quận Tân Phú Phường Bình Trị Đông có diện tích tự nhiên 295,95 ha, trong đó 120,14 ha là đất quy hoạch đô thị Khi mới thành lập, phường có 10.303 hộ với 44.959 nhân khẩu, được phân chia thành 18 khu phố và 215 tổ dân phố Nghị quyết số 11/NQ-HĐND ngày 14 tháng 03 năm 2024 của Hội đồng nhân dân Thành phố đã đề ra kế hoạch thành lập, chia tách, sáp nhập và đổi tên khu phố trên địa bàn thành phố.
[6], đến nay phường có 41 khu phố và không có tổ dân phố và có 21.537 hộ dân tương đương 82.088 nhân khẩu
Sau hơn 20 năm phát triển, phường Bình Trị Đông đã có nhiều đổi mới đáng kể, với đội ngũ cán bộ, công chức và đảng viên ngày càng được nâng cao về số lượng và chất lượng Cơ sở hạ tầng của phường cũng đã được cải thiện, đáp ứng tốt nhu cầu của Nhân dân Với dân số đông, nhu cầu về các thủ tục hành chính tại phường tăng cao, tạo áp lực cho công chức Do đó, việc trang bị kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin thành thạo là điều cần thiết để đáp ứng hiệu quả các yêu cầu của người dân khi thực hiện các thủ tục hành chính.
Ủy ban nhân dân phường Bình Trị Đông có chức năng và nhiệm vụ được quy định tại Nghị định số 33/2021/NĐ-CP Nghị định này chi tiết hóa và hướng dẫn thực hiện Nghị quyết số 131/2020/QH14, được Quốc Hội thông qua vào ngày 16 tháng 11 năm 2020, liên quan đến tổ chức chính quyền đô thị tại Thành phố Hồ Chí Minh.
Ủy ban nhân dân phường Bình Trị Đông thực hiện chức năng quản lý nhà nước địa phương, đảm bảo sự chỉ đạo thống nhất từ trung ương đến cơ sở Phường đề xuất đầu tư công với ngân sách nhà nước cho các dự án và phối hợp với cơ quan có thẩm quyền trong nhiệm vụ quốc phòng, an ninh, và trật tự xã hội Trong các đợt bầu cử từ 2007 đến 2021, phường đã thành lập Tổ bầu cử đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân, đạt kết quả thuận lợi Đồng thời, phường phối hợp với Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội để tuyên truyền, vận động nhân dân thực hiện đúng chủ trương của Đảng và Nhà nước, đặc biệt trong việc chăm lo đời sống và bảo vệ lợi ích nhân dân trong mùa dịch Covid-19.
2.1.2 Nhiệm vụ Ủy ban nhân dân phường Bình Trị Đông thực nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền Thực hiện nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp, pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên tại địa bàn phường Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị dự toán ngân sách trực thuộc Ủy ban nhân dân quận Bình Tân hoặc Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước Ủy ban nhân dân phường Bình Trị Đông thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật mà không trái với quy định của Nghị quyết này và không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật Ủy ban nhân dân phường chịu sự giám sát của Hội đồng nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh trong quá trình hoạt động, thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn; việc tuân thủ Hiến pháp, pháp luật, thực hiện nghị quyết của Hội đồng nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh Hằng quý, báo cáo kết quả hoạt động với Hội đồng nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh hoặc báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Hội đồng nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh Ủy ban nhân dân chịu sự lãnh đạo của Đảng ủy phường trong việc triển khai thực hiện các nhiệm vụ của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh, Ủy ban nhân dân quận giao và các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân phường Bình Trị Đông
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân phường Bình Trị Đông
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp
2.1.4 Tổng quan hệ thống trang thiết bị phục vụ việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của phường Bình Trị Đông
* Hệ thống trang thiết bị
CC phụ trách đô thị, môi trường
CC phụ trách tư pháp hộ tịch
Cán bộ không chuyên trách phụ trách kinh tế, môi trường, phòng cháy chữa cháy
Công chức phụ trách lĩnh vực chính sách người có công; bảo trợ xã hội
CC phụ trách công tác thanh niên, phụ trách công tác trẻ em, bình đẳng giới, phòn g chống tệ nạn xã hội; lao động và việc làm
CC phụ trách giảm nghèo bền vững
CC phụ trách công tác tôn giáo, dân tộc; phòng chống dịch bệnh; dân số kế hoạch hóa gia đình; phổ cập giáo dục; văn hóa văn nghệ
CC phụ trách văn hóa thông tin;
Công tác tổ kiểm tra liên ngành
CC phụ trách sao y chứng thực, công tác cải cách hành chính
CC phụ trách công tác văn phòng; thi đua khen thưởng
; công tác cán bộ; quy chế DCCS , dân vận chính quyền; phòng chống tham nhũng
Cán bộ không chuyên trách phụ trách công tác văn thư, lưu trữ, thủ quỹ; bảo vệ bí mật Nhà nước
CC phụ trách kế toán
CC phụ trách địa chính – xây dựng
Chủ tịch Ủy ban nhân dân
Phó Chủ tịch UBND Phụ trách lĩnh vực Văn hóa - Xã hội
Phó Chủ tịch UBND Phụ trách Địa chính – Xây dựng – Đô thị và Môi trường
Ban chỉ huy Công an
Ban chỉ huy Quân sự
Tại phường Bình Trị Đông, tỷ lệ máy tính đạt 16 máy tính cho 16 công chức, đảm bảo đầy đủ để phục vụ các ứng dụng phần mềm, quản lý văn bản và kết nối mạng Ngoài ra, phường còn trang bị 9 máy in và 1 máy photocopy Toshiba E-Studio phục vụ cho công tác chuyên môn.
Cơ quan hiện có 656 và 03 máy scan Plustek SmartOffice ps396 cùng HP Laserjet MFP M436nda, một máy chiếu ít sử dụng, và một màn hình LED, nhưng không có máy tính mật Mặc dù đã đầu tư vào trang thiết bị, nhu cầu thực tế và tính chất công việc cho thấy cơ quan vẫn thiếu thốn trang thiết bị, điều này ảnh hưởng đến năng suất làm việc của 16 công chức.
Việc chỉ có 9 máy in, 1 máy photo và 3 máy scan dẫn đến tình trạng chờ đợi và phải di chuyển nhiều lần khi in ấn tài liệu cùng lúc, đặc biệt khi không có máy tính mật Hơn nữa, công chức Phường phải soạn thảo văn bản mật trên máy tính cá nhân có kết nối internet, điều này không đảm bảo an toàn cho tài liệu Do đó, trang thiết bị tại cơ quan vẫn còn thiếu hụt, ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả công việc của công chức.
* Tỷ lệ máy tính được kết nối internet
Phường Bình Trị Đông đã đầu tư mạnh mẽ vào hạ tầng công nghệ thông tin, đáp ứng nhu cầu công việc và phát triển Chính quyền điện tử Tất cả máy tính trong cơ quan đều được trang bị internet, kết nối mạng diện rộng với các phòng ban liên quan như Tài nguyên - Môi trường và Chi cục thuế Hệ thống này hỗ trợ quản lý thông tin đất đai, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và kết nối với Ủy ban nhân dân quận Bình Tân để quản lý hồ sơ cán bộ và trao đổi văn bản Mặc dù kết nối mạng hiện tại cơ bản đáp ứng yêu cầu công tác, vẫn còn một số vấn đề về đường truyền giữa Quận và phường, gây khó khăn trong việc sử dụng các phần mềm và ứng dụng chung.
* Phần mềm quản lí, điều hành
Bảng 2.1: Một số phần mềm quản lí, điều hành đang được sử dụng: STT Phần mềm/ứng dụng/ cổng thông tin Mức độ sử dụng
1 Microsoft Office Word 2010 Thường xuyên
2 Microsoft Office Powerpoint 2010 Không thường xuyên
3 Microsoft Office Excel 2010 Thường xuyên
7 Unikey đánh máy bằng Tiếng Việt Thường xuyên
10 Google Meet Không thường xuyên
11 Google form Không thường xuyên
12 Chính quyền điện tử (quản lý văn bản đến – đi)
13 website Cổng thông tin Thường xuyên
14 Hộp thư điện tử Thường xuyên
15 OMEGA.FA - Quản lí tài sản cố định và dụng cụ, trang thiết bị Thường xuyên
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Khảo sát thực trạng kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin của công chức phường Bình Trị Đông
Mục đích của khảo sát này là để đánh giá trình độ và kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) của công chức tại phường Bình Trị Đông Đối tượng khảo sát bao gồm 4 công chức lãnh đạo quản lý và 12 công chức thực thi, nhằm thu thập thông tin chi tiết về khả năng sử dụng CNTT trong công việc hàng ngày.
Phương pháp khảo sát: quan sát, tổng hợp dữ liệu và điều tra bằng phiếu khảo sát (Mẫu phiếu khảo sát tại Phụ lục)
2.2.2.1 Thực trạng công tác quản lý ứng dụng công nghệ thông tin tại UBND phường Bình Trị Đông Ứng dụng CNTT trong công tác là một trong những hoạt động yêu cầu cần phải được hướng dẫn, thực hiện, giám sát một cách chặt chẽ Từ đó, bộ phận văn phòng của cơ quan cần phải xây dựng quản lí, điều hành thực hiện nhiệm vụ giám sát việc ứng dụng CNTT vào các hoạt động nhằm hỗ trợ công chức trong công tác sử dụng các phần mềm công nghệ
Phường Bình Trị Đông đã chú trọng ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào các hoạt động chuyên môn, với trang bị đầy đủ thiết bị như máy tính, máy photo, máy chiếu và các phần mềm như Excel, Word Tuy nhiên, việc thiếu tổ chức các khóa đào tạo cho công chức và nhân viên trực tiếp sử dụng CNTT đã tạo ra những hạn chế lớn trong việc áp dụng hiệu quả CNTT vào công tác chuyên môn tại cơ quan.
Hiện tại, Phường chưa có văn bản quy định rõ ràng về việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác Các phần mềm và thiết bị được lắp đặt thiếu hướng dẫn sử dụng cụ thể, khiến người dùng phải tự tìm hiểu qua mạng Điều này dẫn đến việc ứng dụng CNTT thiếu quy trình thực hiện rõ ràng và không có tiêu chuẩn để đánh giá hiệu quả Hơn nữa, việc quản lý và điều hành ứng dụng CNTT chưa được chú trọng, không có bộ phận giám sát, dẫn đến khó khăn trong việc đảm bảo quy trình và hiệu quả ứng dụng Do đó, cần thiết phải xây dựng quy chế quản lý và bảo quản thiết bị cũng như phần mềm để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Phường hiện chưa có chính sách khuyến khích công chức trong việc tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) Cụ thể, cần xây dựng các chính sách hỗ trợ tự học và nâng cao trình độ CNTT, cũng như các chính sách khen thưởng và kỷ luật liên quan đến thành tích hoặc hạn chế của công chức trong việc ứng dụng CNTT.
2.2.2.2 Thực trạng trình độ chuyên môn công nghệ thông tin của công chức phường Bình Trị Đông
Nguồn nhân lực đóng vai trò quyết định trong sự phát triển của tổ chức, đặc biệt trong bối cảnh cách mạng công nghệ thông tin (CNTT) trong hoạt động hành chính Tại cơ quan, có 16 công chức, chiếm 44,4% tổng số cán bộ, công chức, và trình độ CNTT của họ không đồng đều Mặc dù có sự chênh lệch về khả năng ứng dụng CNTT giữa các công chức và bộ phận, nhìn chung, tất cả công chức phường đã được đào tạo và đạt chuẩn về kỹ năng ứng dụng CNTT.
Bảng 2.2: Trình độ ứng dụng công nghệ thông tin của công chức phường
STT Trình độ CNTT Số lượng
Nguồn: tác giả tự tổng hợp
Trình độ CNTT của công chức phường Bình Trị Đông hiện nay còn hạn chế, do thiếu quy định cụ thể về yêu cầu trình độ CNTT, dẫn đến sự thờ ơ trong việc nâng cao kỹ năng ứng dụng CNTT Đặc biệt, công chức văn phòng thống kê và văn thư lưu trữ chỉ đạt trình độ CNTT ở mức B, thiếu kiến thức nâng cao cần thiết Điều này đáng lo ngại vì họ trực tiếp sử dụng phần mềm để soạn thảo văn bản, tiếp nhận và gửi văn bản, cũng như lưu trữ tài liệu Việc thiếu kiến thức nâng cao sẽ gây khó khăn trong việc đổi mới và áp dụng phần mềm đa chức năng vào công việc.
Thời gian công tác, giới tính và độ tuổi của công chức tại cơ quan có sự khác biệt đáng chú ý Hầu hết công chức được biên chế khoảng 4-5 năm, trong khi một số cán bộ mới chuyển đến dưới 1 năm, và độ tuổi của họ đều trên 38 Lợi thế của những công chức có thâm niên là họ thành thạo và quen việc hơn, nhưng việc học hỏi kỹ năng sử dụng ứng dụng CNTT gặp khó khăn Đáng lo ngại là một số công chức vẫn giữ tư tưởng “an phận”, ngại đổi mới và áp dụng cách làm mới, mặc dù việc này có thể nâng cao năng suất công việc.
2.2.2.3 Thực trạng kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin của công chức phường Bình Trị Đông
Kỹ năng sử dụng các phần mềm để soạn thảo văn bản:
Soạn thảo văn bản là một kỹ năng thiết yếu không chỉ dành cho công chức văn phòng mà cho tất cả công chức, giúp họ xây dựng và tham mưu các kế hoạch, công văn, báo cáo phù hợp với chuyên môn và yêu cầu từ cấp trên Kỹ năng này đòi hỏi tính chính xác cao, và việc ban hành văn bản cần được thực hiện nhanh chóng và kịp thời.
Trước đây, việc soạn thảo văn bản thủ công mất nhiều thời gian, bao gồm viết tay, xin duyệt từ lãnh đạo, rồi mới đánh máy Mặc dù phương pháp này giúp sàng lọc thông tin chặt chẽ, nhưng quy trình khá tốn thời gian Nhờ ứng dụng công nghệ thông tin, hiện nay công chức có thể soạn thảo trực tiếp trên máy tính bằng phần mềm Word, cho phép gõ, kiểm tra và sửa văn bản nhanh chóng, nâng cao hiệu quả công việc.
Phần mềm Word không chỉ cho phép điều chỉnh phông chữ, căn lề và kích cỡ chữ để tạo tính thẩm mỹ cho văn bản, mà còn hỗ trợ việc soạn thảo hiệu quả Trong khi đó, Excel giúp thống kê số liệu và danh sách một cách nhanh chóng và chính xác Sau khi hoàn thiện, công chức có thể trình lãnh đạo văn bản qua các ứng dụng trực tuyến, cho phép lãnh đạo dễ dàng nhận và chỉnh sửa tài liệu mọi lúc, mọi nơi, đảm bảo việc ban hành văn bản kịp thời.
Công chức Phường đã áp dụng các phần mềm hỗ trợ công việc chuyên môn, thay thế việc soạn thảo văn bản thủ công bằng viết tay Họ có kỹ năng soạn thảo trên máy tính và trình lãnh đạo xem xét, góp ý văn bản qua không gian mạng, giúp rút ngắn thời gian ban hành văn bản mà vẫn đảm bảo quy trình Trung bình, công chức văn phòng thống kê, văn thư lưu trữ và kế toán có thể hoàn thành ít nhất 5 loại văn bản mỗi ngày, trong khi mỗi công chức nói chung có khả năng soạn thảo một loại văn bản trong cùng khoảng thời gian.
Mặc dù công nghệ thông tin mang lại nhiều lợi ích trong việc soạn thảo văn bản, nhưng nhiều công chức tại phường Bình Trị Đông vẫn chưa thành thạo việc sử dụng phần mềm như Word Qua khảo sát, cho thấy công chức thường sử dụng một hoặc hai ngón tay để đánh máy, với tốc độ chậm và chỉ sử dụng tay thuận, không khai thác hết khả năng của các ngón tay Họ cũng chưa biết tận dụng các tổ hợp phím cơ bản và vẫn sử dụng bộ gõ VNI, gây cản trở trong quá trình làm việc Đặc biệt, công chức chưa áp dụng phần mềm để kiểm tra và sửa lỗi chính tả, mà vẫn thực hiện thủ công Để thu thập dữ liệu khách quan, một phiếu khảo sát đã được thiết kế và thực hiện với 16 công chức tại phường, nhằm đánh giá tần suất sử dụng các tổ hợp phím trong soạn thảo văn bản.
I, Ctrl + U, Ctrl + Shift + enter, Shift + F…?
Kết quả khảo sát như sau:
Biểu 2.1: Thống kê tần suất sử dụng các tổ hợp phím cơ bản trong soạn thảo văn bản của công chức
Theo số liệu và biểu đồ trong phụ lục 1, việc ứng dụng CNTT vào soạn thảo văn bản mang lại nhiều lợi ích Đặc biệt, 62,5% công chức lựa chọn bộ gõ Telex, vì đây là bộ gõ dễ sử dụng, giảm thiểu lỗi font và giúp tăng tốc độ soạn thảo văn bản.
Việc ứng dụng CNTT trong soạn thảo văn bản của công chức phường hiện còn nhiều hạn chế Tốc độ đánh máy của công chức còn chậm, với 25% tự đánh giá không đạt yêu cầu, và không có ai thành thạo đánh máy bằng 10 ngón tay Tần suất sử dụng tổ hợp phím cơ bản cũng thấp, khi có tới 31,25% công chức không biết sử dụng phím tắt Đặc biệt, 75% công chức vẫn phải rà soát lỗi chính tả bằng phương pháp thủ công.
Kết quả khảo sát tần suất sử dụng các tổ hợp phím trong soạn thảo văn bản
Rất thường xuyênThường xuyênThỉnh thoảngKhông sử dụng
Kỹ năng sử dụng các phần mềm/ ứng dụng
Đánh giá
Trong thời gian qua, công chức phường Bình Trị Đông đã nâng cao kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT), nhận thức rõ tầm quan trọng của việc cải thiện kỹ năng này trong các hoạt động của cơ quan Điều này không chỉ cần thiết mà còn góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả trong hoạt động nội bộ của cơ quan.
Kết quả khảo sát kỹ năng sử dụng chữ ký số
Các hoạt động nghiệp vụ của công chức phường nhờ vào kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin đã giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu các khâu trung gian và nâng cao hiệu quả, năng suất công việc.
Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị ứng dụng công nghệ thông tin được trang bị đầy đủ, phục vụ hiệu quả cho việc soạn thảo văn bản, in ấn và tuyên truyền, đáp ứng nhu cầu của người dân.
Kỹ năng soạn thảo văn bản và hệ thống phần mềm quản lý văn bản điều hành đã được nâng cao, mang lại sự thuận tiện trong việc theo dõi thông tin và hồ sơ công việc Hiện nay, hơn 90% công chức tại cơ quan sử dụng hệ thống này Hơn 80% văn bản được tiếp nhận, chuyển giao, xử lý và ký số ban hành theo quy trình, với việc chuyển giao qua môi trường mạng Đặc biệt, trên 80% văn bản (trừ văn bản mật) được gửi và nhận qua môi trường điện tử.
Các trang thông tin điện tử và Fanpage của phường Bình Trị Đông, như “Bình Trị Đông trong tôi” và “Phụ nữ phường Bình Trị Đông”, đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối chính quyền với nhân dân Được cập nhật thường xuyên bởi công chức phụ trách, các trang này cung cấp thông tin đa dạng về kinh tế, xã hội, và an ninh quốc phòng bằng hình ảnh sinh động và nội dung ngắn gọn, dễ nhớ Hiện nay, các trang thông tin điện tử và Fanpage của phường đã thu hút hơn một triệu lượt truy cập, chứng tỏ sự quan tâm và tương tác của người dân.
2.3.2 Hạn chế/ những bất cập
Tuy nhiên, bên cạnh những mặt đạt được, kỹ năng ứng dụng CNTT của công chức tại phường còn tồn tại những hạn chế, khó khăn như:
Về nguồn nhân lực và trình độ ứng dụng CNTT của công chức Phường không đồng đều, có sự chênh lệch đáng kể
Một số công chức lớn tuổi với nhiều năm kinh nghiệm thường làm việc theo lối mòn, ngại học hỏi và đổi mới, dẫn đến việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa phù hợp với sự phát triển của xã hội hiện nay.
Theo Nghị định 34/2019/NĐ-CP ngày 24 tháng 4 năm 2019, việc cắt giảm số lượng cán bộ không chuyên trách ở cấp xã đã dẫn đến tình trạng cán bộ phải kiêm nhiệm nhiều công việc, trong khi cơ quan không có công chức chuyên trách về CNTT Điều này khiến cho công chức kiêm nhiệm thiếu kiến thức và kỹ năng chuyên sâu về CNTT, dẫn đến sự lúng túng trong việc xử lý các vấn đề kỹ thuật phát sinh Hơn nữa, công chức chưa khai thác và phát huy tối đa tính năng, lợi ích của các phương tiện CNTT.
Chưa có môi trường phù hợp để công chức phát huy khả năng sáng tạo trong không gian mạng, đồng thời tận dụng tối đa các kỹ năng công nghệ thông tin của mình.
Nhiều công chức hiện nay vẫn còn thiếu kỹ năng soạn thảo văn bản, với một số người chưa biết sử dụng các tổ hợp phím, dẫn đến việc đánh văn bản chậm và chủ yếu sử dụng một ngón tay Họ cũng thường xuyên lạm dụng chữ viết thay vì sử dụng Footnote, và chưa biết cách chèn hình ảnh vào văn bản một cách hiệu quả, như không sử dụng Wrap text hoặc Group, khiến hình ảnh chèn lên chữ Thêm vào đó, nhiều công chức chưa nắm vững cách chuyển đổi định dạng từ file doc, docx sang PDF khi đăng tải văn bản lên không gian mạng.
Nhiều công chức vẫn chưa khai thác tối đa các tính năng của phần mềm và ứng dụng hiện có Họ còn thiếu kiến thức trong việc quét văn bản sẵn có và tạo mã QR cho các tài liệu hoặc báo cáo.
Kỹ năng quản lý và điều hành văn bản trên không gian mạng của công chức hiện nay còn hạn chế, với nhiều người vẫn chưa nắm vững cách thao tác quản lý văn bản qua phần mềm.
Kỹ năng tổ chức cuộc họp trực tuyến hiện vẫn chưa được áp dụng hiệu quả, chỉ dừng lại ở mức điểm cầu trực tuyến Trong khi đó, việc xây dựng và thiết kế nội dung tuyên truyền, cũng như đăng bài và thông tin truyền thông trên không gian mạng của công chức phụ trách văn hóa thông tin vẫn còn hạn chế Số lượng bài viết và bài đăng chưa phong phú, nội dung chưa được đầu tư đúng mức, cần cải thiện để nâng cao hiệu quả truyền thông.
Hệ thống phần mềm khai thác hiện tại chưa đạt hiệu quả mong muốn, với trang tin điện tử từ năm 2021 chỉ thực hiện chức năng đăng tải thông tin và tin tức hoạt động của Phường Bên cạnh đó, công chức vẫn gặp khó khăn trong việc vận hành hệ thống này.
Về việc sử dụng chữ ký số của công chức không thường xuyên dẫn đến việc công chức không có kỹ năng về sử dụng chữ ký số
- Nguyên nhân của thành tựu
Kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) của công chức phường đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết công việc tại Ủy ban nhân dân phường Để nâng cao hiệu quả công tác, cơ quan đã chủ động cân đối kinh phí từ nguồn chi thường xuyên để nâng cấp và trang bị thiết bị CNTT Đồng thời, lãnh đạo cũng thường xuyên chỉ đạo cán bộ công chức vận hành và sử dụng các phần mềm ứng dụng, đảm bảo 100% cán bộ công chức có máy vi tính phục vụ cho công việc.
Ủy ban nhân dân phường hỗ trợ công chức tham gia các lớp tập huấn và bồi dưỡng tin học do Thành phố và Quận tổ chức, nhằm nâng cao kiến thức, kỹ năng và nhận thức về ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc.
- Nguyên nhân của hạn chế:
GIẢI PHÁP NÂNG CAO KỸ NĂNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CỦA CÔNG CHỨC UBND PHƯỜNG
Giải pháp
Để cải thiện kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin của công chức UBND phường Bình Trị Đông, cần thực hiện đồng bộ các giải pháp quản lý nhằm khắc phục những hạn chế hiện tại.
3.1.1 Tuyên truyền nâng cao nhận thức của công chức về tầm quan trọng của kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin trong thực thi công vụ
Nhận thức đóng vai trò quan trọng trong việc thay đổi hành động và thói quen của tổ chức và cá nhân Để nâng cao hiệu quả kỹ năng ứng dụng CNTT của công chức, cần tập trung vào việc tác động đến tư tưởng và nhận thức của họ Việc giúp công chức nhận ra tầm quan trọng và lợi ích của việc ứng dụng kỹ năng CNTT trong công tác nghiệp vụ sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công việc.
Để nâng cao nhận thức và trình độ ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) của công chức, đặc biệt là những người giữ chức vụ lãnh đạo, cần thường xuyên tuyên truyền qua các cuộc họp và kênh thông tin đại chúng Công chức cần hiểu rõ tầm quan trọng của việc ứng dụng kỹ năng CNTT trong công việc và tự rèn luyện, trau dồi kỹ năng này một cách có chọn lọc Cần tạo điều kiện cho công chức tham gia các lớp đào tạo nâng cao trình độ và khuyến khích họ tự nâng cao kỹ năng ứng dụng CNTT Đồng thời, cần xây dựng chuẩn trình độ CNTT đối với công chức để đảm bảo chất lượng công việc.
Thay đổi thói quen làm việc của công chức là cần thiết, bao gồm việc chuyển từ phương pháp truyền thống sang quản lý và phân công nhiệm vụ qua môi trường mạng Cần tăng cường việc gửi và nhận văn bản điện tử thông qua phần mềm, đồng thời nâng cao hiệu quả xử lý công việc và lưu trữ hồ sơ điện tử trên hệ thống quản lý văn bản Việc sử dụng các công cụ như email, zalo nhóm và ứng dụng chữ ký số sẽ thay thế cho việc trao đổi thông tin qua điện thoại, gặp mặt trực tiếp và ký chữ ký tay.
Tổ chức hội thi và hội diễn, cùng với việc thiết kế các infographic, là những phương pháp hiệu quả để tuyên truyền về tầm quan trọng và lợi ích của kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin Những hoạt động này không chỉ giúp nâng cao nhận thức cho công chức mà còn tạo sự lan tỏa rộng rãi trong cộng đồng.
Trong thời đại 4.0, công chức không chỉ cần kiến thức chuyên môn mà còn phải trang bị kỹ năng tin học để áp dụng vào các phần mềm, ứng dụng nhằm nâng cao hiệu suất công việc Do đó, việc tự giác nâng cao trình độ ứng dụng công nghệ thông tin là điều cần thiết để không bị lạc hậu trong công việc.
Để nâng cao nhận thức về ứng dụng, trước tiên cần bắt đầu từ các công chức lãnh đạo, sau đó mới đến công chức thực thi Lãnh đạo đóng vai trò quyết định trong sự thành bại của mọi công việc.
3.1.2 Xây dựng và hoàn thiện cơ chế, chính sách
Hiện nay, việc tuyển dụng công chức chuyên trách về kỹ năng ứng dụng CNTT gặp nhiều khó khăn do chính sách tiền lương và đãi ngộ trong cơ quan nhà nước thấp hơn so với các công ty tư nhân và nước ngoài Để thu hút nguồn nhân lực có chuyên môn và kỹ năng về CNTT, cần xây dựng chính sách cải cách tiền lương, đãi ngộ và cơ chế đặc thù cho công chức chuyên trách trong lĩnh vực này.
Cần tăng cường biên chế công chức chuyên trách về công nghệ thông tin (CNTT) hoặc thiết lập cơ chế hỗ trợ CNTT cho công chức phường Các UBND cấp trên nên xây dựng và thành lập đội ngũ CNTT nhằm hỗ trợ công chức phường nâng cao kỹ năng kỹ thuật trong ứng dụng CNTT Ngoài ra, có thể giao nhiệm vụ cho một cơ quan có bộ phận kỹ thuật để hỗ trợ công chức phường trong lĩnh vực CNTT.
Xây dựng chính sách ưu tiên cho công nghệ thông tin (CNTT) là điều cần thiết, đặc biệt là trong việc đầu tư, và cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ Đây là bước quan trọng để thực hiện cải cách hành chính và phát triển nền hành chính điện tử cho các cơ quan nhà nước.
Kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) của công chức là yếu tố then chốt để đảm bảo sự ổn định và phát triển của việc ứng dụng CNTT tại các cơ quan, đơn vị Chỉ khi công chức có đủ kỹ năng ứng dụng CNTT, việc triển khai và duy trì các giải pháp CNTT mới có thể diễn ra một cách bền vững và hiệu quả.
3.1.3 Đổi mới cách thức trong đào tạo, bồi dưỡng
Cần cải tiến phương pháp nâng cao chất lượng đào tạo kỹ năng ứng dụng CNTT cho công chức thông qua nhiều giải pháp đa dạng như hình ảnh trực quan, video trình chiếu và infographic Những công cụ này giúp công chức ghi nhớ và thực hành lại sau khóa học Đào tạo có thể diễn ra trực tuyến hoặc từ xa, nhưng cần tập trung vào nhu cầu thực tế và tạo điều kiện cho công chức thực hành thay vì chỉ nghe lý thuyết.
Đào tạo công chức cần dựa trên tình hình thực tế tại địa phương, yêu cầu khảo sát nhu cầu và khó khăn của họ trước khi tổ chức lớp học Việc này giúp xác định những kiến thức mới cần cập nhật và hình thức đào tạo phù hợp Sau khóa học, cần có đánh giá khách quan về hiệu quả và tính thực tế của chương trình đào tạo, nhằm đảm bảo rằng kiến thức được truyền đạt có thể áp dụng vào thực tế Hiện nay, kỹ năng ứng dụng CNTT của công chức còn hạn chế, cho thấy sự cần thiết phải điều chỉnh chương trình đào tạo để nâng cao chất lượng đầu ra.
Cần tăng cường trang bị kiến thức và kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) cho công chức, đặc biệt là những người giữ vị trí lãnh đạo và quản lý Trong công tác đào tạo, cần phân loại công chức theo độ tuổi, vị trí làm việc và chức vụ để xây dựng chương trình và nội dung đào tạo phù hợp Mỗi nhóm công chức sẽ có chương trình đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng tương ứng nhằm nâng cao hiệu quả công việc.
3.1.4 Tăng cường đầu tư trang thiết bị và hạ tầng công nghệ thông tin
Để đảm bảo hệ thống mạng hoạt động liên tục và hiệu quả, cần đầu tư đúng mức vào cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại, bao gồm nâng cấp máy chủ và cải thiện đường truyền mạng Việc thay thế máy vi tính cũ và trang bị máy tính cấu hình cao cùng với các phần mềm hỗ trợ công việc là rất quan trọng, vì công chức hiện nay chủ yếu làm việc trên không gian mạng Nếu trang thiết bị không đáp ứng yêu cầu, dù công chức có kỹ năng ứng dụng CNTT tốt đến đâu, hiệu quả công việc cũng sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng.
Lộ trình
Lộ trình thực hiện đề án được chia thành hai giai đoạn: giai đoạn đầu từ năm 2021 đến năm 2025 sẽ tập trung triển khai các giải pháp mang tính chung và nền tảng.
2025 đến năm 2030 triển khai các giải pháp chuyên sâu để hoàn thiện đề án
Về nâng cao chất lượng đào tạo bồi dưỡng CNTT cho công chức
Giai đoạn 1 tập trung vào việc xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cho công chức về kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) Mục tiêu là 50% công chức sẽ được đào tạo và nâng cao kỹ năng ứng dụng CNTT để nâng cao hiệu quả công việc.
+ Khảo sát nhu cầu của công chức: công chức hiện đang cần những nội dung gì, kỹ năng nào cần thiết để phục vụ cho công việc hiện nay…
Kinh phí cho việc đào tạo và bồi dưỡng công chức được lấy từ ngân sách nhà nước, cụ thể là từ nguồn kinh phí dành cho việc chi tiêu hàng năm cho công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ công chức.
Xây dựng chương trình và giáo án cho nhiều nhóm nội dung và kỹ năng là bước quan trọng Trong giai đoạn 2, cần dựa vào nhu cầu và ngân sách từ giai đoạn 1 để lập kế hoạch đào tạo Mục tiêu là đảm bảo 100% công chức được đào tạo và bồi dưỡng về kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin, đạt trình độ ứng dụng CNTT cơ bản trở lên.
Về tăng cường đầu tư hạ tầng công nghệ, trang thiết bị
Giai đoạn 1 tập trung vào việc tăng cường đầu tư và hiện đại hóa cơ sở vật chất cùng với trang thiết bị như máy tính, máy scan và đường truyền mạng, với nguồn kinh phí được trích từ quỹ đầu tư.
Giai đoạn 2 yêu cầu 100% công chức trang bị máy tính cấu hình cao và hiện đại, đáp ứng đầy đủ yêu cầu công việc Đường truyền mạng cần được cải thiện, cùng với việc bổ sung máy chủ thay thế và bố trí máy chủ dự phòng, nhằm đảm bảo hệ thống mạng hoạt động liên tục và không bị gián đoạn.
Về tăng cường đầu tư công nghệ phần mềm, nâng cấp phần mềm, ứng dụng
Giai đoạn 1: Nâng cấp các phần mềm, ứng dụng 80% cán bộ sử dụng thành thạo (ứng dụng) công nghệ thông tin vào công việc
Giai đoạn 2: Ứng dụng các phần mềm điều hành tác nghiệp mới và trên 95% cán bộ sử dụng thành thạo (ứng dụng) công nghệ thông tin vào công việc
Về xây dựng chính sách khuyến khích, động viên
Giai đoạn 1 tập trung vào việc xây dựng tiêu chí thi đua khen thưởng cho kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin (ƯDCNTT) của công chức Đây sẽ là cơ sở để đánh giá và khen thưởng vào cuối năm, cũng như trong các kỳ bình xét thi đua hàng tháng, hàng quý và hàng năm.
* Nhân lực: Phân công cụ thể nhiệm vụ của từng công chức vè xây dựng bộ tiêu chí, theo dõi đánh giá khen thưởng,…
*Tài chính: Lên bảng dự trù và mức khen thưởng
Giai đoạn 2: Áp dụng tiêu chí thi đua khen thưởng về kỹ năng CNTT của công chức vào thi đua khen thưởng hàng tháng, quý, năm và đột xuất
Về tăng cường tuyên truyền, tập huấn sử dụng chữ ký số trong văn bản điện tử
Giai đoạn 1: Tuyên truyền, tập huấn, hướng dẫn thao tác ký nháy văn bản trên không gian mạng đạt 60% công chức biết sử dụng chữ ký số
Giai đoạn 2: 100% công chức sử dụng thành thạo chữ ký số;
Về đánh giá năng lực ƯDCNTT công chức
Giai đoạn 1 của đánh giá công chức yêu cầu 70% công chức phải thành thạo trong việc sử dụng tài khoản trực tuyến trên Chính quyền điện tử Điều này bao gồm khả năng xử lý các văn bản, lưu trữ văn bản qua hệ thống thư điện tử và sử dụng phần mềm quản lý hiệu quả.
+ Xây dựng kế hoạch tổ chức hội thi, ban hành thể lệ và giới hạn và gợi ý một số nội dung thi
+ Chọn địa điểm phù hợp và đội ngũ giám khảo có chuyên môn
+ Lên dự trù kinh phí: 150 triệu đồng
Giai đoạn 2: Tổ chức hội thi nhằm đánh giá khả năng sử dụng tài khoản trực tuyến trên Chính quyền điện tử của công chức, với mục tiêu đạt trên 95% trong việc xử lý và lưu trữ văn bản qua hệ thống thư điện tử và phần mềm quản lý.
100% công chức có năng lực làm việc trong môi trường số
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
Kết luận
Kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính nhà nước là yếu tố quan trọng để xây dựng nền hành chính hiện đại và hiệu quả Việc ứng dụng CNTT đã cải cách lề lối làm việc của công chức, đặc biệt là đối với các lãnh đạo và công chức tại Phường, giúp nâng cao hiệu quả công tác, cải thiện chất lượng và rút ngắn thời gian thực hiện nhiệm vụ Thông qua việc trao đổi, gửi nhận văn bản và khai thác thông tin trực tuyến, các cơ quan nhà nước đã tiết kiệm đáng kể thời gian, công sức và kinh phí, từ đó nâng cao hiệu quả lãnh đạo và điều hành ở mọi cấp.
Cuộc cách mạng công nghệ đang hiện đại hóa quản lý hành chính nhà nước, đặc biệt là ứng dụng kỹ năng CNTT trong các lĩnh vực kinh tế, chính trị và xã hội Tại phường Bình Trị Đông, việc ứng dụng CNTT trong công tác chuyên môn đã mang lại nhiều thành tựu đáng kể, mặc dù vẫn đối mặt với không ít khó khăn và thách thức trong quá trình thực hiện.
Kiến nghị
Cần thiết phải nghiên cứu và xây dựng một Nghị định mới thay thế Nghị định 64/2007/NĐ-CP, nhằm quy định về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, phù hợp với tình hình thực tế hiện nay và sự phát triển của công nghệ thông tin.
Xây dựng và sử dụng thống nhất các biểu mẫu điện tử trong giao dịch giữa cơ quan Đảng và chính quyền là cần thiết Các biểu mẫu này cần được thiết kế đơn giản, dễ hiểu, và sử dụng nhiều infographic hấp dẫn Điều này giúp hướng dẫn rõ ràng các bước cho người dân, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện, từ đó góp phần cải cách thủ tục hành chính hiệu quả.
Tiến hành khảo sát ý kiến và ghi nhận phản hồi từ chính quyền địa phương để hoàn thiện chính sách khuyến khích thu hút nhân lực có trình độ chuyên môn và kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và thực hiện chuyển đổi số trong các lĩnh vực Chú trọng xây dựng phần mềm thống nhất, đồng bộ và cơ sở dữ liệu dùng chung, kết nối với cơ sở dữ liệu quốc gia.
Các Bộ, Ngành liên quan cần triển khai Kế hoạch tuyên truyền và tổ chức các lớp tập huấn về kỹ năng ứng dụng CNTT Việc này nhằm đảm bảo thực hiện thống nhất và đồng bộ các văn bản hướng dẫn thi hành.
Tăng thêm biên chế cho mỗi phường có một công chức chuyên trách về CNTT
- Đối với Thành phố Hồ Chí Minh:
Thường xuyên kiểm tra và giám sát hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) cho công chức nhằm đảm bảo hiệu quả và tính khoa học trong thực hiện chính sách Cần ban hành các thể chế cụ thể và hướng dẫn chi tiết để thực hiện các chính sách liên quan đến ứng dụng CNTT trong công chức.
Thường xuyên tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng ƯDCNTT cho cán bộ công chức phù hợp với tình hình thưucj tế của từng địa phương
Bố trí nguồn lực về nhân lực, tài chính cho các quận, huyện
Cần thiết phải phát triển các tài liệu hướng dẫn kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin một cách rõ ràng và hấp dẫn, sử dụng hình ảnh trực quan và ngắn gọn Nội dung cần đi vào vấn đề chính, hạn chế tối đa việc sử dụng câu từ phức tạp trong các cẩm nang hướng dẫn.
Cần phải ban hành các quy chế, quy định về quản lý, vận hành và sử dụng các hệ thống thông tin đã được triển khai
Xây dựng quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử; quy chế bảo đảm an ninh, an toàn thông tin trên không gian mạng
- Đối với quận Bình Tân:
Quận cần triển khai cụ thể hoá các quy định về kỹ năng ứng dụng CNTT của công chức sát với tình hình thực tiễn của Quận
Xây dựng cơ chế hỗ trợ công nghệ thông tin (CNTT) cho công chức phường là cần thiết để nâng cao kỹ năng và kỹ thuật ứng dụng CNTT Cần thành lập đội ngũ CNTT chuyên trách nhằm hỗ trợ công chức phường trong việc phát triển và ứng dụng công nghệ Đồng thời, tăng cường công tác kiểm tra và giám sát kỹ năng ứng dụng CNTT của công chức trên địa bàn Quận để đảm bảo việc thực hiện hiệu quả và đúng quy định.
Để nâng cao trình độ ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) cho công chức, cần tạo điều kiện và khuyến khích họ tự học hỏi Việc tổ chức thường xuyên các lớp tập huấn nhằm cập nhật kiến thức pháp lý và kỹ năng CNTT là rất quan trọng Trong quá trình đào tạo, cần lưu ý phân loại đối tượng để xây dựng chương trình và nội dung đào tạo phù hợp, đảm bảo hiệu quả tối ưu.
Xây dựng cơ chế bảo trì và duy trì hạ tầng công nghệ thông tin đã đầu tư là rất quan trọng Cần thực hiện rà soát thường xuyên và đầu tư nâng cấp để đáp ứng kịp thời nhu cầu phát triển ứng dụng công nghệ thông tin.
Để đảm bảo sự phát triển ổn định và lâu dài trong ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT), mỗi cơ quan cần xây dựng đội ngũ công chức chuyên môn có trình độ nghiệp vụ cao Việc bổ nhiệm công chức chuyên trách về kỹ năng ứng dụng CNTT là điều cần thiết, nhằm đảm bảo rằng các ứng dụng CNTT được triển khai hiệu quả và bền vững.
Việc tổ chức thường xuyên các hội thi và cuộc sát hạch về kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin cho công chức, đặc biệt là những người giữ chức vụ lãnh đạo, là rất cần thiết Điều này không chỉ nâng cao năng lực chuyên môn mà còn giúp cải thiện hiệu quả công việc trong các cơ quan nhà nước.
Để nâng cao nhận thức của công chức về ứng dụng công nghệ thông tin, cần tập trung vào việc cải thiện hiểu biết của những công chức, đặc biệt là những người giữ vị trí lãnh đạo và quản lý Việc này có thể thực hiện thông qua nhiều hình thức khác nhau.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Bộ Chính trị, Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01 tháng 7 năm 2014 về
“Đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế”, Hà Nội, 2014
Bộ Chính trị đã ban hành Nghị quyết số 52-NQ/TW vào ngày 27 tháng 9 năm 2019, nhằm đưa ra một số chủ trương và chính sách để chủ động tham gia vào cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư Nghị quyết này được thực hiện tại Hà Nội và nhấn mạnh tầm quan trọng của việc thích ứng và đổi mới để phát triển bền vững trong bối cảnh công nghệ đang thay đổi nhanh chóng.
[3] Bộ Nội vụ, Ban hành Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin, phát triển
Chính phủ số và bảo đảm an toàn thông tin mạng giai đoạn 2021-2025,
23/01/2021 [Trực tuyến] Địa chỉ: https://moha.gov.vn/tintuc/Pages/listbnv.aspx?Cat6&ItemIDD430
[4] Bộ Nội vụ, Thông tư Số 02/2021/TT-BNV ngày 11 tháng 6 năm 2021 về
Quy định mã số và tiêu chuẩn chuyên môn cho công chức chuyên ngành hành chính và văn thư tại Hà Nội được thiết lập nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả trong hoạt động quản lý nhà nước Các quy định này không chỉ xác định rõ ràng các ngạch công chức mà còn quy định mức lương tương ứng, tạo động lực cho cán bộ công chức trong công việc Việc áp dụng các tiêu chuẩn này góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ công và đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của xã hội.
[5] Bộ thông tin và truyền thông, Thông tư 03/2014/TT-BTTTT ngày 11 tháng 3 năm 2014 về “Quy định chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin”, Hà Nội, 2014
Vào ngày 5 tháng 11 năm 2003, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 130/2003/NĐ-CP về việc thành lập các quận Bình Tân, Tân Phú và các phường trực thuộc Nghị định cũng điều chỉnh địa giới hành chính của phường thuộc quận Tân Bình, đồng thời thành lập xã và thị trấn thuộc các huyện Bình Chánh, Cần Giờ và Hóc Môn, thuộc Thành phố Hồ Chí Minh.
[7] Chính phủ, Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 về
“Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước”, Hà Nội,