Đánh giá rủi ro an toàn sự kiện & kế hoạch quản lý sự kiện Áp dụng sự kiện thực tế

- Ban tổ chức: Có thể là công ty quản lý của nghệ sĩ chính, các đơn vị sản xuất âm nhạc, hoặc các đơn vị tổ chức sự kiện lớn.. Những phản hồi không tốt sau sự kiện không chỉ ảnh hưởng đế

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

KHOA DU LỊCH

ĐÁNH GIÁ RỦI RO AN TOÀN SỰ KIỆN &

KẾ HOẠCH QUẢN LÝ SỰ KIỆN

ÁP DỤNG SỰ KIỆN THỰC TẾ

Học phần: Quản trị rủi ro sự kiện

Giáo viên giảng dạy: TS Nguyễn Thị Mỹ Thanh

Mai Thị Phương Uyên Bùi Ngọc Minh Nhi Phan Thị Thanh Hằng Phạm Thị Mỹ Quyên Trần Bình Minh

Đà Nẵng, tháng 10 năm 2024.

MỤC LỤC

PHẦN 1: KẾ HOẠCH QUẢN LÝ SỰ KIỆN: 3

1 Ý niệm sự kiện: 3

2 Kế hoạch chi tiết: 4

3 Kế hoạch quản lý sự kiện: 4

PHẦN 2: ĐÁNH GIÁ RỦI RO AN TOÀN SỰ KIỆN: 8

PHẦN 3: KẾ HOẠCH KIỂM SOÁT RỦI RO: 11

PHẦN 4: GIẤY PHÉP TỔ CHỨC SỰ KIỆN: 13

1 Đơn xin cấp phép sự kiện: 13

2 Hợp đồng thuê gian hàng trong sự kiện: 15

PHẦN 1: KẾ HOẠCH QUẢN LÝ SỰ KIỆN:

1 Ý niệm sự kiện:

Who:

- Đối tượng tham gia: Khán giả yêu nhạc, đặc biệt là người hâm mộ của nghệ sĩ chính và các nghệ sĩ khách mời

- Nghệ sĩ biểu diễn: Các nghệ sĩ chính có thể bao gồm các ca sĩ nổi tiếng, đặc biệt là những người đã gắn bó với dòng nhạc phù hợp với phong cách của

"Anh Trai Say Hi"

- Ban tổ chức: Có thể là công ty quản lý của nghệ sĩ chính, các đơn vị sản xuất

âm nhạc, hoặc các đơn vị tổ chức sự kiện lớn

What:

- Đây là một concert mang tính giải trí với mục đích kết nối nghệ sĩ với người hâm mộ, tạo ra trải nghiệm âm nhạc sống động và đáng nhớ

- Các hoạt động chính: Biểu diễn âm nhạc, giao lưu giữa nghệ sĩ và khán giả, có thể có khu vực trưng bày hoặc bán hàng lưu niệm liên quan đến nghệ sĩ và các thương hiệu tài trợ

When:

- Thời gian: Ngày 28/9/2024

Where:

- Công viên bờ sông Sài Gòn, phường Thủ Thiêm, Thành phố Hồ Chí Minh

Why:

- Mục đích chính: Giao lưu với người hâm mộ, ra mắt hoặc quảng bá sản phẩm

âm nhạc mới, tăng cường tương tác và tạo dấu ấn với công chúng

- Mục tiêu phụ: Quảng bá thương hiệu của nghệ sĩ và các nhà tài trợ, đồng thời phát triển cộng đồng fan và thị trường âm nhạc

How:

- Công tác tổ chức: Sự kiện sẽ cần có sự phối hợp giữa ban tổ chức sự kiện, các đối tác về âm thanh, ánh sáng, đội ngũ an ninh, và các bên tài trợ để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ

- Các yếu tố thành công: Một kế hoạch truyền thông hiệu quả, hệ thống kỹ thuật đảm bảo chất lượng, và sự an toàn của khán giả được ưu tiên hàng đầu

2 Kế hoạch chi tiết:

3 Kế hoạch quản lý sự kiện:

3.1 Pháo hoa

- Thời điểm: Dự kiến bắn pháo hoa vào cuối sự kiện để tạo điểm nhấn

- Giấy phép: Xin cấp phép từ cơ quan quản lý địa phương và đảm bảo có giấy tờ hợp lệ

- Nhà cung cấp: Chọn đơn vị có kinh nghiệm và chứng chỉ an toàn trong vận hành pháo hoa

- An toàn: Thiết lập khu vực an toàn cách xa khán giả và các kết cấu dễ cháy

3.2 Kế hoạch an toàn/ sự cố lớn

- Đội phản ứng nhanh: Thành lập nhóm xử lý tình huống khẩn cấp, bao gồm cứu thương, an ninh và cứu hỏa

Nội dung NGÂN SÁCH

1 Lập ngân sách chưa?

2 Lập kế hoạch để kiếm tiền chưa?

3 Đảm bảo được địa điểm chưa?

4 Có được giấy phép từ Cơ quan quản lý để tổ chức sự kiện chưa?

5 Xin được giấy phép/giấy phép liên quan đến thực phẩm/rượu/pháo hoa chưa? Đã xin được giấy phép/giấy phép liên quan đến gian hàng/sự kiện từ Cơ quan quản lý chưa?

6 Điều tra xem có cần đóng đường hay không và thảo luận với Cơ quan quản lý?

7 Tiến hành đánh giá rủi ro (xem đính kèm) chưa?

8 Cân nhắc đến các vấn đề rủi ro/an toàn không (xem bên dưới)?

9 Đảm bảo rằng mình đã giải quyết đúng đắn các vấn đề xử lý chất thải với Cơ quan quản

lý không?

TRUYỀN THÔNG

1 Lập kế hoạch quảng bá sự kiện của bạn chưa?

2 Đặt ra lịch trình?

3 Mời người tham dự?

4 Chắc chắn địa điểm tổ chức của mình phục vụ cho người khuyết tật chưa?

5 Quan tâm tất cả các chi tiết, như:

6 Sắp xếp phương tiện di chuyển, nếu cần?

HẬU CẦN

1 Gọi đồ ăn và sắp xếp bữa ăn chưa?

2 Sắp xếp chỗ ở, nếu cần?

3 Xác nhận sự tham dự của người tham gia và diễn giả?

4 Tạo bản đồ đến địa điểm tổ chức hoặc chỉ đường?

- Kế hoạch sơ tán: Đảm bảo có lối thoát hiểm rõ ràng và sơ đồ sơ tán dán tại nhiều nơi trong khu vực sự kiện

- Liên lạc khẩn cấp: Thiết lập hệ thống liên lạc để thông báo và hướng dẫn khán giả khi có sự cố

3.3 Các vấn đề về sức khỏe và an toàn

- Cứu thương và sơ cứu: Bố trí ít nhất hai đội y tế tại sự kiện với đủ trang thiết bị sơ cứu

- Kiểm tra y tế: Hạn chế sự lây lan của dịch bệnh qua kiểm tra y tế tại lối vào nếu cần thiết

- Nước uống miễn phí: Đặt các điểm cấp nước uống miễn phí để đảm bảo khán giả luôn đủ nước

3.4 Nguồn điện

- Máy phát điện dự phòng: Đặt máy phát điện phụ để đảm bảo chương trình không gián đoạn

- Kiểm tra kỹ thuật: Thực hiện kiểm tra hệ thống điện trước sự kiện và có nhân viên

kỹ thuật túc trực

- Bảo trì: Đảm bảo đường dây và thiết bị cách nhiệt an toàn, tránh quá tải

3.5 Kiểm soát giao thông

- Bãi đậu xe: Sắp xếp bãi đậu xe đủ rộng và có biển chỉ dẫn rõ ràng

- Điều phối giao thông: Hợp tác với lực lượng công an để đảm bảo lưu thông suôn sẻ, nhất là vào thời điểm sự kiện kết thúc

- Lối vào và ra: Có bảng hướng dẫn lối vào/ra dành cho xe công cộng, phương tiện riêng và dịch vụ vận tải

3.6 Cung cấp đồ uống có cồn

- Quản lý rủi ro: Chỉ phục vụ đồ uống có cồn cho người trên 18 tuổi, yêu cầu kiểm tra giấy tờ tùy thân

- Điều chỉnh lượng tiêu thụ: Hạn chế lượng đồ uống tối đa mỗi người có thể mua

- Khu vực riêng: Thiết lập khu vực riêng để kiểm soát các hoạt động liên quan đến đồ uống có cồn

3.7 Cung cấp thức ăn

- Nhà cung cấp: Lựa chọn các đối tác uy tín, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm

- Đa dạng: Đáp ứng các nhu cầu ăn uống đa dạng, bao gồm đồ ăn nhanh, thực phẩm chay, và tùy chọn ăn kiêng

- An toàn vệ sinh: Thực hiện các biện pháp chống côn trùng và vệ sinh khu vực bán hàng thường xuyên

3.8 Cung cấp các tiện nghi

- Nhà vệ sinh: Bố trí nhà vệ sinh di động và nhà vệ sinh dành cho người khuyết tật

- Điểm ngồi: Sắp xếp các khu vực nghỉ ngơi có mái che

- Bảng chỉ dẫn: Có bản đồ sự kiện và bảng chỉ dẫn dễ hiểu tại nhiều khu vực

3.9 Quản lý chất thải

- Kế hoạch tái chế: Đặt các thùng rác phân loại để hỗ trợ tái chế rác thải.

- Nhân viên dọn vệ sinh: Hợp đồng với đội dọn vệ sinh có mặt trong suốt sự kiện và sau khi kết thúc

- Giảm rác thải: Khuyến khích người tham gia giảm thiểu sử dụng nhựa và tái sử dụng chai nước

3.10 Nhóm có nhu cầu đặc biệt

- Khu vực dành riêng: Thiết kế khu vực dành cho người khuyết tật, người cao tuổi, với lối đi riêng và có nhân viên hỗ trợ

- Thiết bị hỗ trợ: Cung cấp xe lăn, ghế ngồi, và thiết bị phiên dịch (nếu có) cho người khiếm thính

3.11 Người tham dự

- Số lượng dự kiến: Xác định số lượng người tham dự tối đa và điều chỉnh kế hoạch

an toàn

- Kiểm soát vé: Áp dụng hệ thống kiểm soát vé và đeo vòng tay cho khán giả để dễ dàng quản lý

3.12 Người tổ chức

- Nhân sự: Phân công công việc rõ ràng cho từng bộ phận: âm thanh, ánh sáng, an ninh, y tế, và kỹ thuật

- Lịch trình: Có kế hoạch chi tiết và thời gian làm việc, đảm bảo các bộ phận phối hợp chặt chẽ

3.13 An toàn cháy nổ

- Thiết bị phòng cháy chữa cháy: Trang bị bình chữa cháy, vòi nước và thiết bị thoát hiểm phù hợp

- Kế hoạch thoát hiểm: Có kế hoạch sơ tán trong trường hợp cháy nổ, hướng dẫn nhân viên và khán giả cách di chuyển

3.14 Biện pháp an ninh và quản lý tiền mặt

- Kiểm soát an ninh: Đặt camera giám sát tại các khu vực nhạy cảm và có đội ngũ an ninh tuần tra

- Quản lý tiền mặt: Thực hiện các biện pháp bảo vệ thu nhập từ sự kiện và lưu trữ tiền mặt an toàn

3.15 Triển lãm, trò chơi giải trí, gian hàng và màn trình diễn

- Phân khu riêng biệt: Chia khu vực rõ ràng cho triển lãm, gian hàng, trò chơi giải trí

để không ảnh hưởng đến sự kiện chính

- Giám sát an ninh: Theo dõi chặt chẽ các gian hàng, đảm bảo không có tình trạng chen lấn

3.16 Cấu trúc

- Thi công an toàn: Đảm bảo các khu vực sân khấu và gian hàng được thi công đúng

kỹ thuật và có độ bền

- Kiểm tra an toàn: Kiểm tra cấu trúc định kỳ trong sự kiện và có đội kỹ thuật giám sát

.17 Kế hoạch dự phòng

- Kế hoạch cho thời tiết xấu: Chuẩn bị khu vực có mái che hoặc ngày tổ chức dự phòng nếu có mưa lớn

- Giải pháp thay thế: Có các giải pháp thay thế về kỹ thuật, chẳng hạn hệ thống âm thanh, máy phát điện để giảm thiểu rủi ro gián đoạn

PHẦN 2: ĐÁNH GIÁ RỦI RO AN TOÀN SỰ KIỆN:

1 Đám

đông (Gần nhưA

chắc chắn)

Sự kiện có lượng khán giả lớn tụ tập tại một không gian giới hạn có thể gây ra tình trạng chen lấn, quá tải

Nếu các lối vào hoặc lối ra không

đủ rộng, hoặc bố trí không hợp lý, người tham gia dễ bị dồn đẩy trong lúc di chuyển

Chen lấn: có thể dẫn đến chấn thương như trầy xước, gãy xương,

thậm chí gây ngạt thở trong đám đông Nếu tình huống này không được giải quyết nhanh chóng, có nguy cơ xảy ra hoảng loạn diện rộng, làm tăng nguy cơ tai nạn

Sự kích động: có thể dẫn đến những hành vi bạo lực như xô đẩy hoặc

ẩu đả, gây nguy hiểm cho những người xung quanh Bên cạnh đó, nếu không có lực lượng an ninh phù hợp, tình huống này có thể leo thang thành hỗn loạn và gây ra chấn thương cho người tham gia

2 Truyền

thông (Gần nhưA

chắc chắn)

Đặc biệt, khủng hoảng truyền thông

có thể dễ dàng nảy sinh từ những sự

cố trong sự kiện Đáng chú ý hơn,

sự kiện này diễn ra trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt với một chương trình khác có format tương đồng, được tổ chức bởi hai công ty đối thủ Điều này khiến việc quản lý truyền thông và hiệu ứng hậu sự kiện trở thành ưu tiên hàng đầu cho đơn vị tổ chức Những phản hồi không tốt sau sự kiện không chỉ ảnh hưởng đến tình hình tài chính, danh tiếng của nghệ sĩ, mà còn có thể tác động tiêu cực đến các chương trình trong tương lai của công ty

Hình ảnh tiêu cực lan truyền: Nếu có bất kỳ sự cố nào xảy ra trong

quá trình sự kiện và được đưa tin tiêu cực trên truyền thông hoặc mạng xã hội, danh tiếng của sự kiện và nhà tổ chức sẽ bị ảnh hưởng nặng nề

Mất cơ hội quảng bá: Nếu không có chiến lược truyền thông đúng

đắn, sự kiện có thể không thu hút đủ sự chú ý và khán giả, gây lãng phí tài nguyên và ảnh hưởng đến thành công của sự kiện

Khủng hoảng truyền thông: Một sự cố lớn (ví dụ: vấn đề an ninh, sự

cố kỹ thuật) có thể dẫn đến khủng hoảng truyền thông, buộc đơn vị tổ chức phải xử lý và giảm thiểu thiệt hại đối với hình ảnh của sự kiện

3 Thời

tiết (Có khảB

năng xảy ra)

Sự kiện diễn ra vào cuối tháng 9, là thời điểm thường có mưa ở TP.HCM Điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến việc tổ chức, đặc biệt nếu sân khấu hoặc các khu vực ngoài trời không được chuẩn bị

kỹ lưỡng Cần xem xét phương án che chắn hoặc chuyển đổi sang không gian trong nhà

Gián đoạn hoặc hủy bỏ sự kiện: Nếu thời tiết xấu (mưa lớn, giông

bão), sự kiện có thể bị gián đoạn hoặc buộc phải hủy bỏ nếu không có phương án dự phòng (ví dụ: mái che, chuyển sự kiện vào trong nhà)

Thiệt hại về thiết bị: Thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình LED và

các trang thiết bị điện tử khác có thể bị hư hỏng nghiêm trọng nếu tiếp xúc với mưa, gió mạnh, hoặc nước

An toàn khán giả và nghệ sĩ bị đe dọa: Thời tiết xấu có thể gây

nguy hiểm cho khán giả và nghệ sĩ, nhất là nếu có sấm sét hoặc gió lớn

Tổn thất tài chính lớn: Việc phải hoãn hoặc hủy sự kiện có thể gây

thiệt hại nặng nề về mặt tài chính, do không thể hoàn thành cam kết với các nhà tài trợ hoặc không hoàn trả chi phí cho người mua vé

thanh

ánh

sáng

B (Có khả năng xảy ra)

Các vấn đề về âm thanh và ánh sáng thường có thể xảy ra do các yếu tố như trục trặc kỹ thuật, thiết bị hỏng hoặc lỗi điều chỉnh Đặc biệt, với các sự kiện ngoài trời, các thiết bị có thể bị ảnh hưởng bởi điều kiện thời tiết

Trải nghiệm khán giả bị ảnh hưởng: Nếu hệ thống âm thanh hoặc

ánh sáng gặp sự cố, khán giả có thể không nghe rõ hoặc không theo dõi được phần trình diễn, dẫn đến sự thất vọng và phản hồi tiêu cực

Gián đoạn chương trình: Sự cố kỹ thuật có thể làm gián đoạn buổi

biểu diễn, gây mất thời gian khắc phục và làm chậm trễ lịch trình

Mất uy tín: Sự cố liên quan đến âm thanh, ánh sáng thường làm giảm

sự chuyên nghiệp của sự kiện và có thể ảnh hưởng đến danh tiếng của đơn vị tổ chức

Chi phí sửa chữa phát sinh: Nếu hệ thống âm thanh, ánh sáng bị

hỏng nặng, chi phí sửa chữa hoặc thay thế có thể vượt ngoài ngân sách dự kiến

5 Cơ sở

hạ tầng

C (Có thể)

Sân khấu, hệ thống điện, khu vực khán giả cần đảm bảo an toàn Nếu không kiểm tra và bảo trì kỹ lưỡng, các sự cố về cơ sở hạ tầng có thể

Thiết bị hư hỏng: Nếu hệ thống điện, sân khấu, hoặc các cơ sở hạ

tầng khác không đảm bảo, chúng có thể bị hư hỏng trong quá trình sự kiện, gây gián đoạn và thiệt hại về tài chính

Nguy hiểm đến sức khỏe và an toàn: Các sự cố về cơ sở hạ tầng như

ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng

sự kiện, thậm chí gây nguy hiểm cho khán giả và nghệ sĩ

sập sân khấu, điện giật, hoặc tai nạn do kết cấu yếu có thể gây thương tích nghiêm trọng cho khán giả và nhân viên

Ảnh hưởng đến sự kiện: Một sự cố về cơ sở hạ tầng có thể khiến

toàn bộ sự kiện bị hoãn hoặc ngừng lại, dẫn đến những tổn thất không chỉ về mặt tài chính mà còn về uy tín

6 Tài

chính D Việc bán vé không đạt kỳ vọng,hoặc chi phí phát sinh trong quá

trình tổ chức (về thiết bị, nhân sự, quản lý sự kiện) có thể dẫn đến các vấn đề tài chính Rủi ro này có thể xảy ra nếu không có kế hoạch dự phòng và kiểm soát chi phí chặt chẽ

Thiếu hụt ngân sách: Nếu các chi phí phát sinh không được kiểm

soát, hoặc số lượng vé bán không đủ để bù đắp chi phí, đơn vị tổ chức

có thể gặp khó khăn về tài chính, thậm chí không có lợi nhuận hoặc bị lỗ

Ảnh hưởng đến nhà tài trợ và đối tác: Nếu sự kiện không đạt kết

quả tài chính như mong đợi, mối quan hệ với nhà tài trợ và đối tác có thể bị ảnh hưởng, gây khó khăn trong việc kêu gọi tài trợ cho các sự kiện tiếp theo

Mất uy tín: Rủi ro tài chính kéo dài có thể làm giảm uy tín của đơn vị

tổ chức trong cộng đồng sự kiện, khiến các đối tác khác do dự khi hợp tác trong tương lai

7 Hoạch

định sự

kiện

E Các rủi ro về hoạch định sự kiện

liên quan đến công tác chuẩn bị, timeline, và phân công nhiệm vụ

Nếu các giai đoạn này được chuẩn

bị kỹ, rủi ro này rất hiếm khi xảy ra

Trì hoãn tiến độ: Nếu không có kế hoạch cụ thể, rõ ràng, việc chuẩn

bị và tổ chức sự kiện có thể bị đình trệ, gây ra sự căng thẳng cho đội ngũ tổ chức và ảnh hưởng đến chất lượng sự kiện

Lãng phí tài nguyên: Thiếu sự phân công hợp lý và quản lý chặt chẽ

có thể dẫn đến việc lãng phí tài nguyên, nhân lực và thời gian

Không đạt mục tiêu: Một kế hoạch không được xây dựng tốt có thể

khiến sự kiện không đạt được các mục tiêu mong đợi (về số lượng khán giả, doanh thu, hay mức độ thành công)

PHẦN 3: KẾ HOẠCH KIỂM SOÁT RỦI RO:

Tên sự kiện: CONCERT ANH TRAI SAY HI Địa điểm chính xác của sự kiện: công viên bờ sông Sài Gòn,

phường Thủ Thiêm, Thành phố Hồ Chí Minh

Ngày và giờ diễn ra sự kiện: 28/9/2024 Số lượng người tham gia dự kiến: khoảng 20 nghìn khán giả

Tên, địa chỉ và số điện thoại của "Người quản lý/người tổ chức sự

kiện":

Tên: Bùi Ngọc Minh Nhi

Địa chỉ: 222 Pasteur, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, TP Hồ Chí Minh

Số: 028-3824-1919

Người hoàn thành Đánh giá rủi ro: Mai Thị Phương Uyên

Nhiệm

vụ/Vấn

đề/Nguy

cơ

Điều gì có thể diễn

ra sai hướng? Người bị ảnh hưởng/Địa

điểm

Xếp hạng rủi ro (Tham khảo

ma trận rủi ro)

Biện pháp kiểm soát rủi ro Bởi ai và khi nào? Ghi chú

Đám đông Xô đẩy, chen lấn Bất kì người

nào tại sự kiện

A Thiết kế bố trí sự kiện để

giảm sự tập trung của mọi người ở một nơi, tạo thêm nhiều không gian mở

Điều phối viên sự kiện, đội an ninh Tình nguyện viêntham gia hỗ trợ

Truyền

thông

Thông tin sai lệch gây hoang mang

Khán giả, cộng đồng

A Thông tin chính thức qua

kênh truyền thông sự kiện, đội ngũ PR kiểm soát nội

Đội PR và marketing Đưa ra thông báo

chính thức thường xuyên