HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ--- KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP XÂY DỰNG HỆ THỐNG WEBSITE QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG VÀ GIẢI QUYẾT HẬU MÃI CHO CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN XUẤT NHẬP
Lý do lựa chọn đề tài
Với sự bùng nổ của nền kinh tế trong thời đại Cách mạng công nghiệp 4.0, việc ứng dụng hệ thống thông tin trong các tổ chức và doanh nghiệp đã trở thành xu hướng không thể thiếu Hệ thống thông tin phù hợp mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm tăng cường hiệu suất làm việc, tối ưu hóa việc sử dụng nguồn tài nguyên, giảm thiểu sai sót, lưu trữ thông tin lâu dài và khả năng truy xuất thông tin nhanh chóng.
Phương tiện giao thông chạy điện đang trở thành xu hướng toàn cầu, với Trung Quốc, Mỹ và các nước Châu Âu dẫn đầu Tại Việt Nam, tiêu thụ xe điện năm 2022 đã tăng khoảng 30-35% so với năm trước, cho thấy dấu hiệu phát triển mạnh mẽ của thị trường xe điện Dự đoán, thị trường xe máy điện Việt Nam sẽ đứng thứ hai thế giới, chỉ sau Trung Quốc, kéo theo sự tăng trưởng của ngành pin và ắc quy điện Nhu cầu về pin và ắc quy được dự báo sẽ tăng nhanh hơn so với các ước tính trước đây, nhờ vào chính sách khí hậu toàn cầu, chương trình hỗ trợ của chính phủ và sự quan tâm của người tiêu dùng đối với xe điện.
Tín Phát là doanh nghiệp chuyên bán buôn pin và ắc quy cho xe điện, với khối lượng dữ liệu lưu trữ khiêm tốn nhưng bất kỳ sai lệch nào trong cơ sở dữ liệu đều có thể gây hậu quả nghiêm trọng Các phòng ban của công ty được đặt xa nhau, dẫn đến việc lưu chuyển thông tin nội bộ không hiệu quả về thời gian và độ chính xác Trong bối cảnh thị trường đang tăng trưởng, đây là thời điểm quan trọng để công ty thực hiện các mục tiêu dài hạn Do đó, việc xây dựng hệ thống website quản lý đơn hàng và giải quyết hậu mãi là cần thiết nhằm nâng cao hiệu suất làm việc và tối ưu hóa nguồn tài nguyên doanh nghiệp.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Khóa luận nhằm mục tiêu phân tích những khó khăn nội bộ trong hoạt động kinh doanh của công ty Tín Phát Qua đó, đề xuất thiết kế hệ thống thông tin nội bộ để nâng cao hiệu quả làm việc và tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực của công ty.
Xây dựng hệ thống thông tin nội bộ phù hợp, dễ dàng thao tác, hoạt động ổn định cho công ty Tín Phát.
Phạm vi và phương pháp nghiên cứu
Khóa luận được thực hiện dựa trên cơ sở các phương pháp nghiên cứu sau:
Phương pháp thu thập dữ liệu bao gồm việc nghiên cứu thông tin liên quan đến pin và ắc quy điện, tham khảo các hệ thống thông tin nội bộ, và xem xét một số khóa luận cũng như đề tài nghiên cứu về phát triển hệ thống.
Phương pháp mô hình hóa: Thể hiện các quy trình nghiệp vụ, phân tích hệ thống bằng các biểu đồ UML
Phương pháp thực nghiệm: Phỏng vấn, lấy thông tin từ nhân sự công ty; khảo sát thực tế các hoạt động tại công ty.
Kết cấu đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, kết cấu nội dung phần giải quyết vấn đề được chia thành ba chương như sau:
Chương 1 trình bày bài toán và giới thiệu các hoạt động kinh doanh hiện tại của công ty Tín Phát, đồng thời đề xuất việc áp dụng hệ thống thông tin nội bộ nhằm nâng cao hiệu suất công việc trong hai quy trình chính: Quản lý bán hàng và Bảo hành sản phẩm Chương 2 tập trung vào việc phân tích hệ thống Quản lý đơn hàng và giải quyết hậu mãi, dựa trên các yêu cầu sử dụng xác định từ công ty Tín Phát, qua đó phân tích yêu cầu hệ thống thông qua biểu đồ ca sử dụng.
Chương 3 trình bày thiết kế hệ thống Quản lý đơn hàng và giải quyết hậu mãi, tập trung vào việc xác định yêu cầu hệ thống và xây dựng luồng nghiệp vụ Những yếu tố này sẽ là nền tảng để thiết kế cơ sở dữ liệu và giao diện của hệ thống, đảm bảo tính hiệu quả và đáp ứng nhu cầu của người dùng.
MÔ TẢ BÀI TOÁN
Giới thiệu đơn vị thực tập
1.1.1 Sự hình thành và phát triển
Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Điện máy Tín Phát bắt đầu hoạt động từ ngày 12/3/2018 với sự góp vốn của ba thành viên, đều có kinh nghiệm trong lĩnh vực xe và ắc quy điện Mặc dù nhận được sự ủng hộ từ các đại lý phân phối trên toàn quốc, công ty gặp khó khăn trong việc tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận do cầu thị trường chưa cao Mâu thuẫn về chiến lược kinh doanh trong nội bộ Hội đồng thành viên đã dẫn đến những bất lợi cho hoạt động kinh doanh Đến năm 2021, công ty đã tổ chức lại doanh nghiệp, giảm số thành viên trong Hội đồng xuống còn hai.
Năm 2021, mặc dù gặp khó khăn do ảnh hưởng của dịch Covid và quá trình tổ chức lại Hội đồng thành viên, công ty đã ghi nhận nhiều thành công với doanh thu ấn tượng Để đối phó với áp lực từ thị trường ngày càng cạnh tranh, Hội đồng thành viên đã quyết định sản xuất thương hiệu độc quyền Pandora với hai phân khúc cao cấp và phổ thông, nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng Đồng thời, Tín Phát vẫn tiếp tục làm đại lý phân phối cho các thương hiệu uy tín trong lĩnh vực ắc quy xe điện, nổi bật là Tianneng.
Vào đầu năm 2022, Tín Phát chính thức ra mắt những lô hàng mang thương hiệu Pandora sau quá trình hợp tác với các đối tác Trung Quốc Mặc dù là một thương hiệu mới, Pandora đã nhanh chóng nhận được sự ủng hộ nhiệt tình từ khách hàng nhờ uy tín được xây dựng từ những ngày đầu Đến nay, các sản phẩm độc quyền của Pandora luôn nằm trong top doanh thu của công ty Trong bối cảnh thị trường ắc quy điện ngày càng bão hòa, Tín Phát vẫn ghi nhận mức tăng trưởng doanh thu ấn tượng, đạt khoảng 20% trong năm nay.
Dịch bệnh được kiểm soát hiệu quả đã tạo điều kiện thuận lợi cho doanh số công ty tăng gần 20% trong bốn tháng đầu năm 2023 so với cùng kỳ năm trước.
Theo thông tin từ giấy chứng nhận đăng ký thuế, Tín Phát đã được cấp phép hoạt động trong nhiều ngành nghề khác nhau, như được trình bày trong bảng dưới đây.
4530 - Bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của ô tô và xe có động cơ khác
Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ bán buôn các loại phụ tùng và linh kiện ô tô cùng xe có động cơ khác, bao gồm săm, lốp, ắc quy, đèn, các phụ tùng điện và nội thất ô tô.
Bán lẻ các phụ tùng, bộ phận và linh kiện ô tô con dưới 12 chỗ ngồi qua đơn đặt hàng bưu điện hoặc internet, bao gồm săm, lốp, ắc quy, đèn, phụ tùng điện và nội thất ô tô.
4543 Bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của mô tô, xe máy (không bao gồm hoạt động đấu giá)
4649 - Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình
- Chi tiết: Bán buôn xe đạp và phụ tùng xe đạp
4773 - Bán lẻ hàng hóa khác mới trong các cửa hàng chuyên doanh
+ Bán lẻ xe đạp, kể cả xe đạp điện
+ Bán lẻ phụ tùng xe đạp
8299 - Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại chưa được phân vào đâu
- Chi tiết: Xuất, nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh
Bảng 1.1: Ngành nghề kinh doanh của công ty 1.1.3 Một số nghiệp vụ chính trong hoạt động kinh doanh của công ty Tín Phát
Tín Phát, giống như các doanh nghiệp thương mại khác, thực hiện nhiều nghiệp vụ quan trọng như quản lý bán hàng, quản lý mua hàng, bảo hành sản phẩm và xử lý phế phẩm Trong phần này, chúng tôi sẽ tập trung vào ba nghiệp vụ chính: quản lý mua hàng, quản lý bán hàng và bảo hành sản phẩm.
Bước Mô tả công việc Đối tượng thực hiện
1 Kiểm tra số lượng hàng tồn kho Quản lý
2 Lên danh sách hàng hóa cần nhập Quản lý
3 Gửi danh sách hàng hóa cần nhập cho các nhà máy cung cấp tương ứng
4 Kiểm tra tiến độ vận chuyển Gửi thông tin đơn hàng nhập cho nhân viên kho
5 Tiếp nhận hàng hóa nhập kho Nhân viên kho
6 Kiểm kê số lượng hàng hóa theo thông tin nhận được từ quản lý và phản hồi lại
(nếu phát hiện sai lệch số lượng) Sau đó viết phiếu nhập kho hàng hóa
Kiểm tra chất lượng lô hàng nhập là một bước quan trọng, trong đó cần gửi thông tin đến quản lý nếu các thông số sản phẩm đại diện không khớp với tiêu chuẩn quy định.
Tiếp nhận thông tin từ nhân viên kho và kỹ thuật, đồng thời trao đổi với đối tác khi có sự sai lệch về đơn hàng và thông số sản phẩm.
9 Cập nhật các dữ liệu liên quan lên hệ thống
Bảng 1.2: Mô tả nghiệp vụ “Quản lý mua hàng”
Bước Mô tả công việc Đối tượng thực hiện
1 Chào bán sản phẩm với khách hàng Nhân viên bán hàng
2 Kiểm tra số lượng hàng tồn kho Nhân viên bán hàng
3 Gửi thông tin đơn hàng cho khách hàng Nhân viên bán hàng
4 Gửi thông tin đơn hàng cùng các ghi chú
(nếu có) và hóa đơn bán hàng cho nhân viên kho
5 Tiếp nhận các thông tin từ nhân viên bán hàng, từ đó kiểm kê số lượng hàng xuất
Chu Thúy Quỳnh - K22HTTTB 6 kho
6 Bàn giao hàng hóa xuất kho cùng hóa đơn cho đơn vị vận chuyển Sau đó viết phiếu xuất kho hàng hóa
7 Tiếp nhận hàng hóa xuất kho, thực hiện vận chuyển đến địa chỉ khách nhận
8 Cập nhật các dữ liệu liên quan lên hệ thống
Bảng 1.3: Mô tả nghiệp vụ “Quản lý bán hàng”
Bước Mô tả công việc Đối tượng thực hiện
1 Tiếp nhận hàng bảo hành Nhân viên bảo hành
2 Kiểm tra thời hạn bảo hành Nhân viên bảo hành
3 Chuyển sản phẩm còn thời hạn bảo hành cho nhân viên kỹ thuật kiểm tra
4 Kiểm tra thông số kỹ thuật Nhân viên kỹ thuật
5 Ghi nhận trạng thái sản phẩm Nhân viên kỹ thuật
6 Chuyển thông tin cho nhân viên bảo hành Nhân viên kỹ thuật
7 Chuyển thông tin cho nhân viên bán hàng phụ trách khách hàng đó
8 Xác nhận trạng thái hàng bảo hành với khách hàng
9 Thông báo khoản giảm trừ tới quản lý và khách hàng
10 Cập nhật công nợ khách hàng Quản lý
Bảng 1.4: Mô tả nghiệp vụ “Bảo hành sản phẩm”
Đề xuất sử dụng hệ thống thông tin cải thiện hiệu suất công việc cho công ty Tín Phát
Doanh thu hàng năm của Tín Phát đang có xu hướng tăng trưởng liên tục, điều này được xem là tín hiệu tích cực cho công ty Tuy nhiên, cần lưu ý rằng tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu (ROS) của Tín Phát chỉ đạt khoảng 4%, một con số tương đối khiêm tốn, cho thấy cần có những cải thiện trong hiệu quả kinh doanh.
Chu Thúy Quỳnh - K22HTTTB 7 nhận thấy thị trường phân phối ắc quy điện đã bão hòa nhanh chóng trong hai năm qua Qua quá trình thực tập, em phát hiện nhiều quy trình của công ty còn rườm rà và chưa hiệu quả Do đó, khóa luận của em đề xuất ứng dụng hệ thống thông tin vào một số nghiệp vụ để cải thiện hiệu suất công việc và tối ưu hóa nguồn lực của công ty.
Tín Phát tập trung vào việc xây dựng một hệ thống thông tin nội bộ nhằm cải thiện quản lý và sử dụng thông tin trong doanh nghiệp Mục tiêu này giúp loại bỏ thời gian chờ giữa các bộ phận, rút ngắn thời gian xác định sản phẩm bảo hành tại bộ phận hậu mãi, từ đó giảm thiểu chi phí vận chuyển cho các sản phẩm không nằm trong phạm vi bảo hành.
Trong ba nghiệp vụ chính của Khóa luận, “Quản lý mua hàng” là nghiệp vụ có ít sự tương tác giữa các bộ phận, dễ bị ảnh hưởng bởi các yếu tố khách quan như đối tác sản xuất và tình hình xã hội Ngược lại, “Quản lý đơn hàng bán” và “Bảo hành sản phẩm” có luồng thông tin liên tục giữa nhiều bộ phận, dẫn đến thời gian chờ và lãng phí tài nguyên Tính chính xác của thông tin cũng không được đảm bảo do số lượt truyền tin cao, làm tăng rủi ro sai lệch thông tin và khó khăn trong kiểm tra, kiểm soát Các vấn đề này chủ yếu xuất phát từ yếu tố nội bộ công ty, vì vậy việc ứng dụng các công cụ và biện pháp khắc phục sẽ mang lại hiệu quả cao hơn Hệ thống thông tin của em tập trung vào cải thiện hiệu suất cho quy trình “Quản lý bán hàng”.
Trong quy trình “Quản lý bán hàng”, các biểu mẫu như đơn hàng bán và phiếu xuất kho được tạo và chỉnh sửa trực tiếp trên giao diện hệ thống, đồng thời được lưu trữ trên cơ sở dữ liệu Đối với quy trình “Bảo hành sản phẩm”, khách hàng có thể tạo “Yêu cầu bảo hành” mà không cần tài khoản đăng nhập Nhân viên bán hàng sẽ xét duyệt yêu cầu này và sau khi xác nhận các sản phẩm đủ điều kiện bảo hành, khách hàng sẽ gửi trả hàng về công ty Nhân viên hậu mãi sẽ phân loại sản phẩm thành bảo hành và thanh lý Cuối cùng, quản lý sẽ xem xét việc tạo “Phiếu giảm trừ công nợ”, và hệ thống sẽ tự động trừ vào công nợ của khách hàng.
1.2.2 Các yếu tố đánh giá sự thành công của hệ thống (tiêu chí đánh giá) Để đánh giá sự thành công của hệ thống, có thể dựa trên một số tiêu chí sau đây:
Đảm bảo hệ thống có thể thực hiện các chức năng cơ bản
Thực hiện lưu trữ thông tin, dữ liệu trên hệ thống máy chủ
Quản lý và truy xuất thông tin một cách nhanh chóng và chính xác giúp hỗ trợ quá trình phân tích và đánh giá các hoạt động nội bộ của công ty, từ đó đưa ra các quyết định chiến thuật và chiến lược hiệu quả.
Giao diện, thao tác hệ thống dễ dàng sử dụng cho mọi đối tượng
Cập nhật thông tin nhanh chóng cho các phòng ban liên quan sau mỗi phiên làm việc giữa đối tượng và hệ thống
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG VÀ GIẢI QUYẾT HẬU MÃI
Xác định yêu cầu người dùng
2.1.1 Khảo sát thông tin doanh nghiệp
Người phỏng vấn: Chu Thúy Quỳnh
Người được phỏng vấn: Chu Thị Thái Ly
Ngày thực hiện phỏng vấn: 14/3/2023
Nội dung cần xác định: Thông tin về nghiệp vụ quản lý đơn hàng bán và nghiệp vụ bảo hành sản phẩm của công ty Tín Phát
Câu 1: Nghiệp vụ quản lý đơn hàng bán của công ty hiện tại thường gặp những vấn đề gì?
Thông tin đơn hàng của khách hàng thường có những lưu ý riêng biệt, chẳng hạn như khách A chọn sản phẩm X từ lô hàng cũ với giá rẻ hơn, trong khi khách B chọn hàng mới với giá cao hơn Việc xử lý nhiều đơn hàng hàng ngày cùng lúc có thể dẫn đến nhầm lẫn, đặc biệt khi thông tin và ghi chú được gửi gần nhau Đã có trường hợp kho xuất nhầm hàng, khiến khách hàng phát hiện ra sự cố sau khi nhận hàng Mặc dù mỗi đơn hàng đều có phiếu xuất kho, việc tính toán hàng tồn kho vẫn thực hiện thủ công, dẫn đến sai sót Mỗi lần kiểm kê, việc khớp số liệu giữa hệ thống và thực tế thường phải tra cứu từng đơn hàng, gây tốn thời gian đáng kể.
Kết quả đánh giá: Quy trình thực hiện còn thủ công, dễ nhầm lẫn, khó kiểm tra đối chiếu
Câu 2: Thời gian bảo hành của các sản phẩm phân phối bởi Tín Phát là bao lâu?
Tính theo thời điểm in trên bao bì hay theo thời điểm bán hàng? Chi phí gửi trả hàng bảo hành do bên nào chịu?
- Tất cả các sản phẩm được công ty Tín Phát phân phối đều bảo hành 12 tháng 1 đổi 1, trừ các trường hợp sau đây:
+ Không nhận bảo hành với hàng vỡ không phải do vận chuyển (nếu bởi lý do vận chuyển phải báo trong vòng 3 ngày kể từ ngày nhận hàng)
+ Không bảo hành với hàng bị cháy cực
+ Chỉ bảo hành 6 tháng với lỗi phồng bình ắc quy
+ Bảo hành lỗi phồng 8 tháng đối với các mặt hàng thuộc phân khúc cao cấp độc quyền (Pandora xanh)
Thời điểm bắt đầu tính bảo hành phụ thuộc vào ngày bán và ngày in trên bao bì Nếu ngày bán sau ngày in, bảo hành tính từ ngày bán; nếu trước, tính từ ngày in Khách hàng có thể yêu cầu trả hàng lỗi trong thời gian bảo hành, và nếu nhân viên xác nhận sản phẩm thuộc phạm vi bảo hành, khách hàng sẽ được đổi hàng hoặc nhận tiền theo thời giá.
- Chi phí vận chuyển hàng bảo hành do Tín Phát chịu
Kết quả đánh giá: Các ràng buộc khá rắc rối cho cả khách hàng và phía doanh nghiệp Cần kiểm tra nhiều lần, lãng phí thời gian, nhân lực
Câu 3: Vậy nghiệp vụ bảo hành của công ty hiện tại gặp phải những khó khăn gì?
Mặc dù quy định bảo hành đã được nêu rõ và khách hàng được thông báo trước khi gửi hàng, vẫn có nhiều trường hợp hàng gửi không thuộc phạm vi bảo hành Thậm chí, có trường hợp hàng hóa bị gửi nhầm do bên phân phối khác Trong khi đó, công ty phải chịu chi phí vận chuyển, trong khi ắc quy điện làm bằng chì có trọng lượng nặng.
Kết quả đánh giá cho thấy việc thực hiện còn gặp nhiều khó khăn, dẫn đến lãng phí tài nguyên của công ty và có thể ảnh hưởng tiêu cực đến mối quan hệ giữa công ty và khách hàng.
Bảng 2.1: Kết quả khảo sát thông tin doanh nghiệp
Sau khi trải nghiệm thực tế và khảo sát thông tin doanh nghiệp, tôi xác định rằng đề tài sẽ tập trung vào việc cải thiện hiệu suất công việc trong quản lý đơn hàng bán và bảo hành sản phẩm Theo quan điểm của tôi, hai nghiệp vụ này có ảnh hưởng lớn nhất đến sự phát triển tương lai của công ty Tín Phát.
2.1.2 Đối tượng sử dụng hệ thống
Tạo yêu cầu bảo hành sản phẩm
Truy cập trang quản trị
Truy cập trang quản trị
Truy cập trang quản trị
Truy cập trang quản trị
Quản lý trang quản trị
Tạo Phiếu trừ công nợ
Tạo danh sách đơn hàng mua
Phân quyền cho các tác nhân khác
2.1.3 Sơ đồ phân rã chức năng hệ thống
Hình 2.1: Biểu đồ phân rã chức năng hệ thống
2.1.4.a Quy trình “Quản lý bán hàng”
Hình 2.2: Biểu đồ hoạt động quy trình “Quản lý bán hàng”
2.1.4.b Quy trình “Bảo hành sản phẩm”
Hình 2.3: Biểu đồ hoạt động quy trình “Bảo hành sản phẩm”
Phân tích yêu cầu hệ thống
2.2.1 Biểu đồ ca sử dụng tổng quát
2.2.1.a Quy trình “Quản lý bán hàng”
Hình 2.4: Biểu đồ ca sử dụng quy trình “Quản lý bán hàng”
2.2.1.b Quy trình “Bảo hành sản phẩm”
Hình 2.5: Biểu đồ ca sử dụng “Bảo hành sản phẩm”
2.2.2 Đặc tả ca sử dụng
- Ca sử dụng cho phép nhân viên bán hàng tạo đơn hàng bán (DHBan) bán trên hệ thống
- Tác nhân tham gia: Nhân viên bán hàng
Hành động của đối tượng Phản ứng của hệ thống Dữ liệu cần thiết
1 Mở form Tạo DHBan 2 Hiển thị giao diện Tạo
3 Điền các thông tin cần thiết
4 Hiển thị các thông tin được nhập tại form Tạo DHBan
Danh mục sản phẩm Danh mục khách hàng
5 Nhấn Thêm 6 Lưu, cập nhật danh sách
DHBan lên hệ thống Hiển thị form chi tiết DHBan
7 Nhập các thông tin cần thiết
8 Hiển thị các thông tin được nhập
Danh mục DHBan Danh mục chi tiết DHBan
9 Nhấn Thêm để hoàn thành tác vụ
10 Lưu, cập nhật danh sách chi tiết DHBan, DHBan lên hệ thống
Danh mục chi tiết DHBan
Bảng 2.2: Đặc tả ca sử dụng “Tạo đơn hàng bán” (chính)
- Luồng phụ 1: Nhập thông tin không hợp lệ hoặc nhập thiếu thông tin tại form Tạo DHBan
Hành động của đối tượng Phản ứng của hệ thống Dữ liệu cần thiết
1 Hiển thị thông báo “Hãy kiểm tra lại thông tin”
2 Nhập lại chính xác các thông tin tại form DHBan
3 Hiển thị các thông tin được nhập
Danh mục sản phẩm Danh mục khách hàng
4 Nhấn Thêm 5 Lưu, cập nhật danh sách
DHBan lên hệ thống Hiển thị form chi tiết DHBan
7 Nhập các thông tin cần thiết tại form chi tiết
8 Hiển thị các thông tin được nhập
Danh mục DHBan Danh mục chi tiết DHBan
9 Nhấn Thêm để hoàn thành tác vụ
10 Lưu, cập nhật danh sách chi tiết DHBan, DHBan lên hệ thống
Danh mục chi tiết DHBan
Bảng 2.3: Đặc tả ca sử dụng “Tạo đơn hàng bán” (phụ 1)
- Luồng phụ 2: Nhập thông tin không hợp lệ hoặc nhập thiếu thông tin tại form chi tiết DHBan
Hành động của đối tượng Phản ứng của hệ thống Dữ liệu cần thiết
1 Hiển thị thông báo “Hãy kiểm tra lại thông tin”
3 Nhập lại chính xác các thông tin tại form chi tiết
4 Hiển thị các thông tin được nhập
Danh mục DHBan Danh mục chi tiết DHBan
5 Nhấn Thêm để hoàn thành tác vụ
10 Lưu, cập nhật danh sách chi tiết DHBan, DHBan lên hệ thống
Danh mục chi tiết DHBan
Bảng 2.4: Đặc tả ca sử dụng “Tạo đơn hàng bán” (phụ 2)
Yêu cầu đặc biệt: Không có
Tiền điều kiện bao gồm các yếu tố sau: thông tin sản phẩm nhập vào phải tồn tại trong hệ thống, số lượng sản phẩm DHBan không được vượt quá số lượng tồn kho hiện có, và người thực hiện cần đăng nhập vào hệ thống quản trị.
Hậu điều kiện: Không có
Điều kiện mở rộng: Không có
- Ca sử dụng cho phép nhân viên kho tạo phiếu xuất kho các sản phẩm theo hóa đơn bán
- Tác nhân tham gia: Nhân viên kho
Hành động của đối tượng Phản ứng của hệ thống Dữ liệu cần thiết
1 Mở form Tạo phiếu xuất kho
2 Hiển thị giao diện Tạo phiếu xuất kho
3 Nhập các thông tin theo số lượng xuất kho thực tế
4 Hiển thị các thông tin được nhập
Danh mục sản phẩm Danh mục nhân viên
5 Nhấn Thêm để hoàn thành tác vụ
6 Lưu, cập nhật danh sách phiếu xuất kho lên hệ thống
Danh mục phiếu xuất kho
Bảng 2.5: Đặc tả ca sử dụng “Tạo phiếu xuất kho” (chính)
- Luồng phụ: Nhập thông tin không hợp lệ hoặc nhập thiếu thông tin
Hành động của đối tượng Phản ứng của hệ thống Dữ liệu cần thiết
1 Hiển thị thông báo “Hãy kiểm tra lại thông tin”
3 Nhập các thông tin theo số lượng xuất kho thực tế
4 Hiển thị các thông tin được nhập
Danh mục sản phẩm Danh mục nhân viên
5 Nhấn Thêm để hoàn 6 Lưu, cập nhật danh sách Danh mục phiếu xuất
Chu Thúy Quỳnh - K22HTTTB 17 thành tác vụ phiếu xuất kho lên hệ thống kho
Bảng 2.6: Đặc tả ca sử dụng “Tạo phiếu xuất kho” (phụ)
Yêu cầu đặc biệt: Kiểm kê chính xác số lượng hàng hóa theo DHBan
Tiền điều kiện: DHBan mới được tạo, tác nhân thực hiện đăng nhập trang quản trị
Hậu điều kiện: Chuyển giao đầy đủ số lượng hàng hóa cho nhân viên vận chuyển
Điều kiện mở rộng: Không có
2.2.2.c Quản lý đơn hàng bán
- Ca sử dụng cho phép chỉnh sửa thông tin trên các đơn hàng bán
- Tác nhân tham gia: Quản lý
Hành động của đối tượng Phản ứng của hệ thống Dữ liệu cần thiết
1 Mở danh sách DHBan 2 Hiển thị giao diện danh sách DHBan
3 Chọn DHBan cần thực hiện chỉnh sửa
4 Hiển thị giao diện DHBan được chọn
5 Thực hiện chỉnh sửa thông tin cần thiết
6 Hiển thị các thông tin DHBan
7 Nhấn Sửa để hoàn thành tác vụ
6 Lưu, cập nhật thông tin DHBan lên hệ thống
Bảng 2.7: Đặc tả ca sử dụng “Quản lý đơn hàng bán”
Yêu cầu đặc biệt: Không có
Tiền điều kiện: Tác nhân thực hiện đăng nhập trang quản trị
Hậu điều kiện: Không có
Điều kiện mở rộng: Không có
- Ca sử dụng cho phép ghi nhận trạng thái giao hàng của DHBan
- Tác nhân tham gia: Nhân viên vận chuyển
Hành động của đối tượng Phản ứng của hệ thống Dữ liệu cần thiết
1 Mở danh sách DHBan 2 Hiển thị giao diện danh sách DHBan
3 Chọn DHBan cần thực hiện cập nhật TTGH
4 Hiển thị giao diện DHBan được chọn
5 Thực hiện chỉnh sửa thông tin cần thiết
6 Hiển thị các thông tin DHBan
Bảng 2.8: Đặc tả ca sử dụng “Cập nhật trạng thái giao hàng”
Yêu cầu đặc biệt: Nhận đầy đủ hàng hóa từ nhân viên kho; giao đầy đủ hàng hóa cho khách hàng
Tiền điều kiện: Tác nhân thực hiện đăng nhập trang quản trị
Hậu điều kiện: Không có
Điều kiện mở rộng: Không có
- Ca sử dụng cho phép nhân viên bán hàng thực hiện xét duyệt YCBH do khách hàng tạo
- Tác nhân tham gia: Nhân viên bán hàng
Hành động của đối tượng Phản ứng của hệ thống Dữ liệu cần thiết
1 Mở giao diện danh sách
2 Hiển thị giao diện danh sách YCBH
YCBH (Chấp nhận/Từ chối)
4 Cập nhật trạng thái xét duyệt vào danh sách YCBH
Danh mục YCBH Danh mục KH Danh mục DHBan
Bảng 2.9: Đặc tả ca sử dụng “Xét duyệt yêu cầu bảo hành”
Yêu cầu đặc biệt: Thực hiện đối chiếu thông tin sản phẩm từ YCBH được tạo với quy định bảo hành công ty
Tiền điều kiện: YCBH mới được tạo; tác nhân thực hiện đăng nhập trang quản trị
Hậu điều kiện: Không có
Điều kiện mở rộng: Không có
- Ca sử dụng cho phép nhân viên hậu mãi phân loại các sản phẩm trong YCBH đang có trạng thái “Chấp nhận”
- Tác nhân tham gia: Nhân viên hậu mãi
Hành động của đối tượng Phản ứng của hệ thống Dữ liệu cần thiết
1 Mở giao diện danh sách
2 Hiển thị giao diện ds YCBH
3 Thực hiện xử lý YCBH theo từng sản phẩm (Bảo hành/Thanh lý)
4 Cập nhật trạng thái xử lý vào YCBH
Danh mục YCBH Danh mục DHBan
Bảng 2.10: Đặc tả ca sử dụng “Xử lý yêu cầu bảo hành”
Yêu cầu đặc biệt: Đã xác định được tình trạng thực tế các sản phẩm thuộc YCBH có trạng thái “Chấp nhận”
Tiền điều kiện: YCBH đang có trạng thái “Chấp nhận”; tác nhân thực hiện đăng nhập trang quản trị
Hậu điều kiện: Không có
Điều kiện mở rộng: Không có
2.2.2.g Tạo phiếu trừ công nợ
- Ca sử dụng cho phép tạo phiếu trừ công nợ khách hàng
- Tác nhân tham gia: Quản lý
Hành động của đối tượng Phản ứng của hệ thống Dữ liệu cần thiết
1 Mở giao diện Tạo Phiếu trừ công nợ
2 Hiển thị giao diện Phiếu trừ công nợ
3 Nhập thông tin giá trừ công nợ theo thông tin từ
YCBH đã được xử lý
4 Hiển thị thông tin Phiếu trừ công nợ được nhập
Danh mục YCBH Danh mục DHBan
5 Nhấn Thêm để kết thúc tác vụ
6 Thực hiện Lưu thông tin phiếu trừ công nợ và trừ tổng tiền vào công nợ KH
Danh mục Phiếu trừ công nợ
Bảng 2.11: Đặc tả ca sử dụng “Tạo phiếu trừ công nợ”
Yêu cầu đặc biệt: Không có
Tiền điều kiện: YCBH đã được xử lý (bảo hành/thanh lý); tác nhân thực hiện đăng nhập trang quản trị
Hậu điều kiện: Không có
Điều kiện mở rộng: Không có
THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG VÀ GIẢI QUYẾT HẬU MÃI
Xác định yêu cầu hệ thống
Đảm bảo phù hợp với các nguyên tắc, quy trình của công ty Tín Phát
Giao diện dễ tiếp cận, thân thiện với người dùng
Thực hiện được các chức năng cơ bản
Triển khai chức năng phân quyền cho các đối tượng tham gia sử dụng hệ thống
3.1.2 Yêu cầu phi chức năng
Hệ thống có thể hoạt động trên nhiều nền tảng khác nhau
Bảo đảm sự thông suốt thông tin giữa các phòng ban liên quan
Có khả năng phòng tránh sự tấn công trái phép trên không gian mạng
Dễ dàng bảo trì, nâng cấp
Có phương án sao lưu, phục hồi trong các tình huống xấu.
Thiết kế cơ sở dữ liệu
3.2.1 Cơ sở dữ liệu mức khái niệm
3.2.1.a Xác định các thực thể
Khu vực (Mã khu vực, tên khu vực, ghi chú khu vực)
Khách hàng (Mã khách hàng, tên khách hàng, số điện thoại khách hàng, địa chỉ khách hàng, công nợ)
DHBan (Mã DHBan, ngày xuất DHBan, ghi chú, chiết khấu, tổng tiền bán)
Sản phẩm (Mã sản phẩm, tên sản phẩm, số lượng tồn kho, đặc điểm nổi bật, thông số sản phẩm)
Loại sản phẩm (Mã loại sản phẩm, mô tả loại sản phẩm, đặc điểm)
Kiểu sản phẩm (Mã kiểu sản phẩm, mô tả kiểu sản phẩm, thông số cơ bản)
Nhà cung cấp (Mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ nhà cung cấp, email nhà cung cấp, số điện thoại nhà cung cấp)
Người đại diện (Mã người đại diện, tên người đại diện, số điện thoại người đại diện, email người đại diện)
Hóa đơn mua (Mã hóa đơn mua, ngày xuất hóa đơn mua, chiết khấu, tổng tiền mua)
Nhân viên (Mã nhân viên, tên nhân viên, số điện thoại nhân viên, chức vụ)
Phòng ban (Mã phòng ban, tên phòng ban)
3.2.1.b Xác định mối quan hệ giữa các thực thể
Sản phẩm Loại sản phẩm
Sản phẩm Kiểu sản phẩm
Sản phẩm Nhà cung cấp
Hóa đơn mua Sản phẩm
Nhân viên Sản phẩm
Nhân viên Phòng ban
Nhà cung cấp Hóa đơn mua
Người đại diện Nhà cung cấp
3.2.1.c Xác các mối quan hệ
Gồm (Đơn giá bán, số lượng bán, lô hàng)
Có (Đơn giá mua, số lượng mua, lô hàng)
3.2.1.d Sơ đồ thực thể liên kết (ERD)
Hình 3.1: Sơ đồ thực thể liên kết (ERD)
3.2.2 Cơ sở dữ liệu mức logic
Khu vực (Mã khu vực, tên khu vực, ghi chú khu vực)
Khách hàng (Mã khách hàng, tên khách hàng, số điện thoại khách hàng, địa chỉ khách hàng, công nợ, mã khu vực)
DHBan (Mã DHBan, ngày xuất DHBan, ghi chú, chiết khấu, tổng tiền bán, mã khách hàng)
Chi tiết DHBan (Mã DHBan, mã sản phẩm, đơn giá bán, số lượng bán, lô hàng)
Sản phẩm bao gồm các thông tin quan trọng như mã sản phẩm, tên sản phẩm, số lượng tồn kho, đặc điểm nổi bật, thông số sản phẩm, mã loại sản phẩm, mã kiểu sản phẩm và mã nhà cung cấp Những yếu tố này giúp người tiêu dùng dễ dàng nhận diện và lựa chọn sản phẩm phù hợp với nhu cầu của mình.
Loại sản phẩm (Mã loại sản phẩm, mô tả loại sản phẩm, đặc điểm)
Kiểu sản phẩm (Mã kiểu sản phẩm, mô tả kiểu sản phẩm, thông số cơ bản)
Nhà cung cấp (Mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ nhà cung cấp, email nhà cung cấp, số điện thoại nhà cung cấp)
Người đại diện (Mã người đại diện, tên người đại diện, số điện thoại người đại diện, email người đại diện, mã nhà cung cấp)
Hóa đơn mua (Mã hóa đơn mua, ngày xuất hóa đơn mua, chiết khấu, tổng tiền mua, mã nhân viên, mã nhà cung cấp)
Chi tiết hóa đơn mua (Mã hóa đơn mua, mã sản phẩm, đơn giá mua, số lượng mua, lô hàng)
Nhân viên (Mã nhân viên, tên nhân viên, số điện thoại nhân viên, chức vụ, mã phòng ban)
Phòng ban (Mã phòng ban, tên phòng ban)
3.2.2.b Mô hình dữ liệu quan hệ
Hình 3.2: Mô hình dữ liệu quan hệ
3.2.3 Cơ sở dữ liệu mức vật lý
3.2.3.a Bảng chi tiết hóa đơn mua
Hình 3.3: Bảng chi tiết hóa đơn mua
Hình 3.4: Bảng hóa đơn mua
3.2.3.c Bảng chi tiết phiếu xuất kho
Hình 3.5: Bảng chi tiết phiếu xuất kho
Hình 3.6: Bảng phiếu xuất kho
3.2.3.e Bảng chi tiết đơn hàng bán
Hình 3.7: Bảng chi tiết đơn hàng bán
Hình 3.8: Bảng đơn hàng bán
Hình 3.12: Bảng loại sản phẩm
Hình 3.13: Bảng kiểu sản phẩm
Hình 3.16: Bảng nhà cung cấp
Hình 3.17: Bảng người đại diện
3.2.3.p Bảng phiếu trừ công nợ
Hình 3.18: Bảng phiếu trừ công nợ
3.2.3.q Bảng yêu cầu bảo hành
Hình 3.19: Bảng yêu cầu bảo hành
Biểu đồ tuần tự hệ thống
Hình 3.20: Biểu đồ tuần tự “Tạo đơn hàng bán”
Hình 3.21: Biểu đồ tuần tự “Tạo phiếu xuất kho”
Hình 3.22: Biểu đồ tuần tự “Quản lý đơn hàng bán”
Hình 3.23: Biểu đồ tuần tự “Cập nhật trạng thái giao hàng”
Hình 3.24: Biểu đồ tuần tự “Xét duyệt yêu cầu bảo hành"
Hình 3.25: Biểu đồ tuần tự “Xử lý yêu cầu bảo hành"
3.3.1.g Tạo phiếu trừ công nợ
Hình 3.26: Biểu đồ tuần tự “Tạo phiếu trừ công nợ"
Thiết kế giao diện hệ thống
Hình 3.27: Giao diện trang “Trang chủ” (1)
Hình 3.28: Giao diện trang “Trang chủ” (2)
Hình 3.29: Giao diện trang “Trang chủ” (3)
Hình 3.30: Giao diện trang “Giới thiệu”
Hình 3.31: Giao diện trang “Sản phẩm”
Hình 3.32: Giao diện trang “Sản phẩm” lọc theo loại sản phẩm “Cao cấp độc quyền”
Hình 3.33: Giao diện trang “Sản phẩm” lọc theo kiểu sản phẩm “Bộ 4 bình to”
Hình 3.34: Giao diện trang “Chi tiết sản phẩm”
Hình 3.35: Giao diện trang “Liên hệ”
Tại giao diện trang “Liên hệ”, khách hàng có thể điền thông tin để nhận phản hồi từ công ty
Hình 3.36: Nhập thông tin trang “Liên hệ”
Hình 3.37: Hệ thống phản hồi sau khi nhấn “Gửi”
Hình 3.38: Giao diện trang “Bảo hành” cho phép khách hàng tạo YCBH
Sau khi khách hàng ấn “Yêu cầu bảo hành”, các dữ liệu được nhập vào sẽ được insert vào bảng YCBH tại trang quản trị hệ thống
3.4.2.a Trang quản trị hệ thống
Hình 3.39: Giao diện “Đăng nhập” trang quản trị hệ thống
Hình 3.40: Giao diện “Trang chủ” trang quản trị hệ thống
Trong hệ thống quản trị, có nhiều phân hệ khác nhau; tuy nhiên, trong khuôn khổ của Khóa luận này, tôi chỉ tập trung vào việc mô tả các chức năng quản trị liên quan đến chủ đề của Khóa luận.
Từ giao diện Trang chủ, chọn “Khách hàng” để mở giao diện danh sách khách hàng
Hình 3.41: Danh sách “Khách hàng”
Thực hiện “Thêm mới” hoặc “Sửa” hoặc “Xóa” bằng cách chọn các nút tương ứng
Hình 3.42: Nhập các thông tin tại giao diện thêm mới khách hàng
Hình 3.43: Hệ thống hiển thị giao diện danh sách khách hàng sau khi “Thêm”
Sau khi nhấn “Thêm”, thông tin của khách hàng vừa nhập được cập nhật vào giao diện danh sách khách hàng Tương tự với các nút “Sửa” và “Xóa”
Hình 3.44: Thực hiện chỉnh sửa/Cập nhật thông tin khách hàng
Hình 3.45: Cập nhật lại thông tin vào danh sách khách hàng
Hình 3.46: Cập nhật lại danh sách khách hàng sau khi “Xóa”
Các chức năng của trang quản trị sản phẩm tương tự trang quản trị khách hàng Gồm có “Thêm mới”, “Sửa”, “Xóa”
Hình 3.47: Danh sách “Sản phẩm”
Chọn “Thêm mới” để mở giao diện thêm sản phẩm Tại đây, trong các giao diện “Thêm mới” và “Sửa” của trang quản trị sản phẩm, các thuộc tính khóa phụ sẽ được gợi ý sẵn qua combobox.
Hình 3.48: Giao diện thêm mới sản phẩm
Sau mỗi thao tác, giao diện quản trị sản phẩm sẽ được cập nhật lại danh sách
Hình 3.49: Danh sách sản phẩm sau khi thêm mới
Hình 3.50: Cập nhật thông tin sản phẩm
Chọn mục “Đơn hàng bán” để truy cập giao diện danh sách đơn hàng bán Tại trang quản trị, người dùng có thể thêm mới, chi tiết hóa và chỉnh sửa các đơn hàng bán một cách dễ dàng.
Hình 3.51: Danh sách “Đơn hàng bán”
Hình 3.52: Giao diện “Thêm mới đơn hàng bán”
Hình 3.53: Danh sách chi tiết đơn hàng bán
Hình 3.54: Giao diện “Thêm mới chi tiết đơn hàng bán”
Chọn “Sửa” để cập nhật, chỉnh sửa thông tin DHBan
Hình 3.55: Cập nhật/Chỉnh sửa trạng thái “Đơn hàng bán”
Chọn “Xuất kho” để truy cập trang quản trị phiếu xuất kho
Hình 3.56: Danh sách phiếu xuất kho
Chọn “Thêm mới” để thực hiện tạo mới phiếu xuất kho
Hình 3.57: Tạo “Phiếu xuất kho”
Tại trang giao diện danh sách đơn hàng bán, chọn “Chi tiết” để hiển thị giao diện danh sách chi tiết phiếu xuất kho
Hình 3.58: Chọn “Thêm mới chi tiết” để thực hiện tạo chi tiết phiếu xuất kho
Thực hiện điền thông tin chi tiết phiếu xuất kho rồi chọn “Thêm”, chi tiết phiếu xuất kho sẽ được cập nhật vào phiếu xuất kho tương ứng
Hình 3.59: Giao diện thêm mới chi tiết phiếu xuất kho
Hình 3.60: Danh sách chi tiết phiếu xuất kho theo mã phiếu được chọn
Chọn mục “Bảo hành” để thực hiện hiển thị giao diện danh sách YCBH
Chọn “Sửa” để xét duyệt, xử lý YCBH
Hình 3.62: Cập nhật trạng thái YCBH
Sau khi YCBH có trạng thái “Bảo hành” hoặc “Thanh lý”, quản lý thực hiện tạo phiếu giảm trừ công nợ tại mục “Phiếu giảm trừ công nợ”
Hình 3.63: Danh sách “Phiếu giảm trừ công nợ”
Hình 3.64: Giao diện thêm mới phiếu trừ công nợ
Chọn “Sửa” để thực hiện chỉnh sửa thông tin trong trường hợp có nhầm lẫn
Hình 3.65: Chỉnh sửa “Phiếu trừ công nợ”