Việc xây dựng kế hoạch tài chính và thực hiện đúng sẽ là con đường tối ưu đảm bảo cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp luôn được diễn ra một cách có hiệu quả.. Sau một
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TE QUOC DAN
VIEN NGAN HANG - TAI CHINH
Tén dé tai:
Nang cao hiệu quả lập kế hoạch tài chính ở TỔ hop Công nghệ Giáo duc
Topica Hà Nội
Giảng viên hướng dẫn : TS Lương Thị Thu Hang
Họ và tên SV : Đỗ Thị Vân Anh
Mã sinh viên : 11150084
Lóp : Tài chính quốc tế 57
HÀ NỘI - 2018
Trang 2MỤC LỤC
MỤC LUC HÌNH ANH
LỜI MỞ ĐẦU
CHUONG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆU QUA LẬP KE HOẠCH TÀI CHÍNH
TẠI DOANH NGHIỆP - G5 22 2293925E5232125212121211321121117111111 2 1xx, 3
1.1 Tổng quan về hoạt động lập kế hoạch tài chính tại doanh nghiệp 3
1.1.1 Khái niệm - << SE 31122230111 111112230 11111199 111g vn vn 3
1.1.2 Nội dung của một kế hoạch tài chính hoàn chỉnh 41.1.3 Đặc điểm 5+ nàn ng ưệu 71.1.4 0/0519: 1O 71.1.5 Căn cứ lập kế hoạch tài chính 2 2 2 £+s££EE+£E+£+zEzEzzxe2 81.1.6 Các kỹ thuật lập dự toán - - c1 11 39 111111111211 rerrey 8
1.1.6.1 Dur toán từ trên xu6ng oooececceececcesesseeseeseessessesseesesessesseeseesseeses 8
1.1.6.2 Dur toán từ dưới 161 oo ccc ccesccceesscccesseccessseceesseeeessseeeeaes 9 1.1.6.3 Dur toán theo thời KY - 5c S11 vn re 11
1.1.6.4 Phương pháp dự toán phối hợp - ¿5c s+cs+cs+rxzxzes 111.2 Hiệu quả lập kế hoạch tài chính -¿- ¿+ s++2++2z++zx++zx+zrxerssees 13
1.2.1 Khái niệm hiệu quả lập kế hoạch tài chính - 55+ 13
1.2.2 Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả lập kế hoạch tài chính 141.3 Nhân tổ ảnh hưởng tới hiệu qua lập kế hoạch tài chính -. - l61.3.1 Nhân tố chủ quan + 2 ¿+ £+E9SE+EE£EE+EE2EE2EEEEEEEEEEEEEEEkrrkrrrrei 16
1.3.1.1 Nang lực của các chuyên gia lập kế hoạch - 16
1.3.1.2 Cấp quản lý -c.2ckc2EkeEkEEkrErkrrrerkrerkrsrree l61.3.1.3 Hệ thống thông tỉn ¿2-2 c+E++E++Ec£EeEEerkerxerxrrerei 17
1.3.1.4 Hệ thống kiểm tra đảm bảo cho quá trình lập kế hoạch đạt kết
CUA Va HiGU 0v0 a33334 18
1.3.2 Nhân tổ khách quan c.ccccccssessessesseessessessesseessessessessessessesseessesseesess 20
1.3.2.1 Chu kỳ kinh doanh -.- 5 + c tt sESeEssexekseeserrerrree 20
1.3.2.2 Độ bất Ổn của môi trường - 2 2+sz+Eetxerxerxersrrszes 211.3.2.3 Thời gian của mục tiêu dé ra - 2 2+c2+cecxezxerxerrrsrreee 22
Trang 31.3.2.4 Cơ chế quan lý kinh tế và kế hoạch hóa của Nhà nước 22CHƯƠNG 2: THỰC TRANG LẬP KE HOẠCH TÀI CHÍNH Ở TOPICA 23
2.1 Khái quát về Tô hợp Công nghệ Giáo dục Topica - 232.1.1 Quá trình phát triỀn - 2 2 ¿+ SE£EE£EE+EE£EE£EEEEEEEEEEEErrkrrerreee 232.1.2 Cơ cấu tỔ chức ¿-+c2x+ttErkrtttrkrtHg re 25
2.2 Thực trang lập dự toán tại Topica - - S11 SH re 27
2.2.1 Danh mục 4 chiều tại 0s 27
2.2.1.1 Danh mục Pháp nhân — PT, - 5 2+5 + ++svExeeerseesresers 27
2.2.1.2 Danh mục Sản phẩm — SP - 2 2 2+ £+E+£E+£xer+rsrrezree 28
2.2.1.3 Danh mục Chủ dự toán — CD T” 5 c5 25c cccsss<+ 29 2.2.1.4 Danh mục Hoạt động — HD - 5+5 +2 ssseseeresers 29 2.2.2 Kỹ thuật lập dự toán ở Topica 5 6 St * + skseseirssreke 30
2.2.3 Quy trình vận hành kế hoạch tài chính ở Topica - 31
2.2.3.1 Ky lập dự toán SH HH HH ng 31
2.2.3.2 Các nguyên tắc cắt — dồn thu — chi tại Topica 31
2.2.3.3 Điều chuyên dự toán ¿+2s+cx+cEt2ESEEEEEerErrrerkerveee 32
2.2.4 Quy trình tiếp nhận chứng từ tại trung tâm Tài chính — Kế hoạch vàNguồn vốn ở TOpiCa 2-52 2S SEÉEEỀEE9EEEEE2E1E1E71E111111211211111 711111111 cE 412.2.5 Két quả hoạt động kinh doanh thực tế và dự toán của Tổ hợp năm
3.1 Nâng cao chất lượng đội ngũ nguồn nhân lực -¿2 s2 s=se¿ 52
3.2 Tích cực sử dụng công nghệ 4.0 trong việc giao nhận chứng từ 523.3 Nang cao tinh thần trách nhiệm và dao đức tinh than đoàn kết và hoạt động
teamwork 0";1889)1 08T 33
Trang 43.4 Tăng cường minh bạch hệ thống thông tin, giảm bớt áp lực cho các chủ dự
toán 53
3.5 Sắp xếp dự toán một cách khoa học, hợp lý - ¿+ s2 s+£s+£+s+2 54
MUC LUC HINH ANH
Hình 1.1.1 Ví dụ về lập kế hoạch ngân sách bằng biéu đồ 6Hình 1.1.2 Ví dụ về dự toán từ trên xuống -¿-2cs+++zx++ze+zxeex 9Hình 1.1.3 Ví dụ về dự toán từ đưới lên -¿ -¿-scs++cx+zxczxeees 11Hình 1.1.4 Vi dụ vé dự toán theo thời kỳ - -sc+ss+eeerseeeesees 11
Hình 1.1.5 Vòng đời dự án có dạng chữ S - -+sccc+cs+crsserseres 12
Hình 1.1.6 Vòng đời dự án không có dạng chữ S -+>+ 13Hình 1.1.7 Ví dụ về lập dự toán cho một gói công vIỆc - - - 13Hình 1.1.8 Các cap lập kế hoạch trong một tổ chức - 17
Hình 1.1.9 Chu kỳ kinh doanh: - - 5 5c 3+ St EtEsereeseerererrkres 20
Hình 2.1.1.Sơ đồ khái quát chung về quá trình phát triển của Té hợp Công
013401586)105:011989912.00ẺẺẺ10n ằ.ằ.ốố 23
Hình 2.1.2 Các sản phẩm hiện có của Topica -. 5-5 2 s+ss+s2 24Hình 2.1.3 Danh mục 4 chiều tại “TOPICA 2Q Q sgk, 27Hình 2.1.4 Sơ đồ điều chuyển dự toán - 2-2 2+s+xeckerxeEersrrsres 33Hình 2.1.5 Bảng các cấp xét duyệt dự toán -©5+ccxccccccccees 34Hình 2.1.6 Đề xuất khoản chi ngoài kế hoạch ngân sách - 34Hình 2.1.7 Mẫu đề nghị đồn dự toán 2-2 2 2+ +Ee£xerxeExerxzrszes 35Hình 2.1.8 Giấy đề nghị điều chuyền dự toán ¿5c 5 s+c+xzez 35
Hình 2.1.9 Quy trình TEG200 - -ó- 5 5 + 91H HH kg nh 36
Hình 2.1.10 Giao diện Kho hệ thống Kế hoạch của 'TOpICa -.- 37Hình 2.1.11 Ví dụ thực tế về quy trình TEG200 -. ¿- 5z: 38Hình 2.1.12 Ví dụ thực tế về quy trình F1500 -2- 2z s+csecse2 40Hình 2.1.13 Ví dụ thực tế về quy trình điều chuyển F500 41Hình 2.1.14 Quy trình tiếp nhận chứng từ ees s2 s+£+z£zzsz 43
Trang 5Chuyên đề thực tập Viện Ngân hàng — Tài chính
LỜI MỞ ĐẦU
Theo thống kê của Tổng cục Thống kê Việt Nam, hiện nay có khoảng
120.000 — 130.000 du học sinh đang học ở nước ngoài tương đương với việc người
dan đang phải bỏ ra tam 3 ty USD chi dé cho con em minh đi du học Trong khi,tổng số sinh viên Việt Nam hiện nay khoảng 2.4 triệu và chi phí hàng năm dé đàotạo những sinh viên này là khoảng 1.7 tỷ USD - 2 tỷ USD Nếu coi giáo dục nhưmột ngành kinh tế thì em chắc chăn răng chúng ra đang nhập siêu giáo dục Khi có
điều kiện, người ta thường mưu cầu cao hơn ở cuộc song Giao duc Viét Nam, so
với các nước tân tiến trên thế giới còn tồn tại rất nhiều yếu kém và han chế về cả
2 khía cạnh vật chất và phi vật chất Vậy tại sao lại có một công ty Việt Nam xuất
khẩu giáo dục và đã thành công?
Đó chính là Tổ hợp Công nghệ Giáo dục Topica đã thành công với việc dám
nghĩ, đám làm điều mà chưa tổ chức nào ở Việt Nam từng thử Sau nhiều năm cốgăng không ngừng — từ năm 2004, Tổ hợp Công nghệ Giáo dục Topica đã ra đời
và trở thành đơn vi dao tạo trực tuyến hàng đầu Đông Nam Á, là tổ chức Việt Namđầu tiên xuất khâu công nghệ giáo dục ra nước ngoài Việc đào tạo trực tuyến màTopica cung cấp giúp giảm tới 70% chỉ phí cho học viên và cả người đào tạo nhưchi phi di lại, ăn ở và chi phí lựa chọn tổ chức địa điểm, Học viên có thể học ở
bất cứ thời điểm nào họ thấy thoải mái và tiếp thu kiến thức một cách tốt nhất chứ
không bị gò bó ở một thời điểm nhất định nao, Và rất nhiều lợi ích và thành tựu
khác mà Topica đóng góp cho xã hội.
Tuy nhiên, dù đã đạt được những thành tựu đáng kể, xong, trong nội bộ củaTopica vẫn tồn tại một số khuyết điểm cần giải quyết Và một trong những khuyết
điểm cần phải giải quyết ngay đó là về khâu lập kế hoạch tài chính của Topica
Với bất kỳ doanh nghiệp nào, lập kế hoạch tài chính là công việc vô cùng quantrọng Nó ảnh hưởng đến tất cả các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Doanhnghiệp không thé ton tại và phát triển tốt nếu không có một kế hoạch tài chính rõ
ràng và chỉ tiết Việc xây dựng kế hoạch tài chính và thực hiện đúng sẽ là con
đường tối ưu đảm bảo cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
luôn được diễn ra một cách có hiệu quả Khi lập dự toán kế hoạch cũng là lúc
Topica phải nghĩ đến việc sẽ vay ai? Vay như thé nào? Và vay trong bao lâu? Chi
1
GVHD: TS Lương Thị Thu Hằng SV: Đỗ Thị Vân Anh
Trang 6Chuyên đề thực tập Viện Ngân hàng — Tài chính
phí cho khoản lãi vay đó là bao nhiêu? Doanh thu có đủ bù dap được chi phí? Nếukhâu lập kế hoạch có vấn đề, tức là, dự toán kế hoạch ít hơn hay nhiều hơn đối với
số chỉ thực tế thì sẽ gây ra nhiều hệ lụy như không đủ dự toán dé chay hét chươngtrình, dy án phải ngừng hoạt động hay gây ra tốn kém về chỉ phí lãi vay, chi phí về
nhân lực,
Sau một thời gian ngắn thực tập ở phòng Kế hoạch của Trung tâm Tài chính
Kế hoạch — Nguồn vốn ở Topica Edtech Group, được sự giúp đỡ nhiệt tình củamọi người ở đây cùng với những kiến thức nền tảng đã học ở trường và dưới sự
hướng dẫn của cô Lương Thị Thu Hăng, em hiểu rõ hơn vai trò quan trọng của
việc lập kế hoạch — đặc biệt là kế hoạch tài chính, vì vậy, em đã chọn đề tài “Nang
cao hiệu quả lập kế hoạch tài chính ở Tổ hợp Công nghệ Giáo dục Topica Hà
Nội”.
GVHD: TS Lương Thị Thu Hằng SV: Đỗ Thị Vân Anh
Trang 7Chuyên đề thực tập Viện Ngân hàng — Tài chính
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VE HIỆU QUA
LAP KE HOẠCH TÀI CHÍNH TẠI DOANH NGHIỆP
1.1 Tổng quan về hoạt động lập kế hoạch tài chính tại doanh nghiệp
I.I.I Khái niệm
Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên trong bốn chức năng của quản lý là lập
kế hoạch, tô chức , lãnh đạo và kiểm tra Lập kế hoạch là chức năng rất quan trọng
đối với mỗi nhà quản lý bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và chương
trình hành động trong tương lai, giúp nhà quản lý xác định được các chức năng
khác còn lại nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra
Cho đến nay thì có rất nhiều khái niệm về chức năng lập kế hoạch nói chung
và lập kế hoạch tài chính nói riêng Với mỗi quan điểm , mỗi cách tiếp cận khácnhau đều có khái niệm riêng nhưng tat cả đều có gắng biêu hiện đúng bản chat của
phạm tru này.
Nếu đứng trên góc độ ra quyết định thì lập kế hoạch là khởi đầu và trọng yếuđối với mỗi nhà quản lý: “Lập kế hoạch là một loại ra quyết định đặc thù để xácđịnh một tương lai cụ thé mà các nhà quản lý mong muốn cho tổ chức của họ Lập
kế hoạch có thé vi như là bắt dau từ rễ cái của một cái cây lớn, rồi từ đó mọc lêncác “nhánh” tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra ”
Theo 265 Câu hỏi - đáp về quản lý KH - CN- xuất ban năm 2013, NXB Vĩnh
Phúc: “Lap kế hoạch là việc lựa chọn một trong những phương an hành độngtương lai cho toàn bộ và từng bộ phận cua một tổ chức Nó bao gom sự lựa chọncác mục tiêu của tổ chức, của từng bộ phận và xác định các phương thức đề đạt
mục tiêu `
Tuy nhiên, dù hiểu theo cách nào đi nữa thì lập kế hoạch là quá trình xác định
các mục tiêu và lựa chọn các phương thức dé đạt được các mục tiêu đó Lập kế
hoạch nhằm mục đích xác định mục tiêu cần phải đạt được là cái gì? Và phương
tiện để đạt được các mục tiêu đó như thế nào? Hay cụ thể hơn là, lập kế hoạchchính là việc quyết định trước bằng việc trả lời các câu hỏi: 1 Làm cái gì?; 2 Làmnhư thế nào?; 3 Ai sẽ làm?; và 4 Khi nào bắt đầu và khi nào kết thúc?
GVHD: TS Lương Thị Thu Hằng SV: Đỗ Thị Vân Anh
Trang 8Chuyên đề thực tập Viện Ngân hàng — Tài chính
Đối với kế hoạch tài chính doanh nghiệp nói riêng là bản kế hoạch tổng hợp
các dự kiến về nhu cầu tài chính cho toàn bộ các hoạt động của một doanh nghiệp
Qua đó, người quản trị doanh nghiệp sẽ ước tính được các khoản cần phải sử dụngnhư chỉ tiêu, tiền đầu tư, công nợ, mức độ chủ động trong tai chính thanh toán cáckhoản nợ ngắn hạn để phòng xảy ra rủi ro tài chính Tóm lại, lập kế hoạch tài chính
là phan quan trọng không thé thiếu trong quá trình lập kế hoạch của doanh nghiệp
Nó như mái chèo giúp con thuyền doanh nghiệp đi được đến đích
Việc lập một bản kế hoạch tài chính phù hợp với mô hình doanh nghiệp và
xu hướng thị trường là vô cùng quan trọng, và là nhiệm vụ thường niên của mỗi
doanh nghiệp Tuy nhiên, công việc này luôn đứng trước rất nhiều thách thức vàkhó khăn do môi trường kinh doanh luôn biến động không ngừng và khó dự đoán,hoặc do thiếu kinh nghiệm trong điều phối hay phân công giữa các phòng ban.Ngoài ra, các tổ chức luôn phải đối mặt với van dé khan hiếm nguồn lực do đó cácnhà quan trị cũng phải đương dau với các giới hạn về ngân sách
Chủ doanh nghiệp có thé dua vào kế hoạch tài chính, cũng như các kế hoạch
thông thường khác dé phân bồ các công việc cho phù hợp như:
« Tiến độ triển khai ra sao?
e Trách nhiệm thu hồi công nợ của a1?
‹ Các giải pháp vốn cho từng bộ phận như thế nào?
e Công việc mà các thành viên trong doanh nghiệp phải thực hiện?
1.1.2 Nội dung của một kế hoạch tài chính hoàn chỉnh
Đề lập được một dự toán tài chính hoàn chỉnh, các chuyên viên cũng như cácnhà quan trị cần phải đưa ra được một báo cáo tài chính tổng hop dé làm đích đến
Nó bao gồm:
- Báo cáo kết quả kinh doanh dự báo: thể hiện những dự báo về doanh thu,
chi phí và lợi nhuận trong đó, chi phí thường được phân loại theo mục đích, bộ
phận hoặc loại hình kinh doanh kèm theo thuyết minh cho nguyên nhân phát sinh
những chỉ phí đó Báo cáo này là một phần then chốt trong việc lập kế hoạch lợi
nhuận của doanh nghiệp.
GVHD: TS Lương Thị Thu Hằng SV: Đỗ Thị Vân Anh
Trang 9Chuyên đề thực tập Viện Ngân hàng — Tài chính
- Báo cáo lưu chuyền tiền tệ dự báo: thể hiện những dự báo về dòng tiền ra —vào doanh nghiệp Trong đó, các khoản chỉ có thê được phân loại tương tự như chỉphí nêu trên kèm theo là thuyết minh cho nguyên nhân phát sinh các dòng tiền.Báo cáo này là một phần không thể thiếu trong việc lập kế hoạch ngân quỹ, đánhgiá và sử dụng ngân quỹ của doanh nghiệp Nếu chi phí nằm ngoài ngân sách, báocáo này sẽ đưa ra cảnh báo sớm, qua đó, giúp cho doanh chủ động thu xếp vốnkhác trong trường hợp thiếu vốn tạm thời Việc phân tích báo cáo lưu chuyên tiền
tệ giúp doanh giải quyết các vấn đề phát sinh một cách kịp thời, cải thiện lượng
tiền thông qua việc đây nhanh tiến độ thu tiền và làm chậm tiến độ thanh toán mà
vẫn không ảnh hưởng đến thời gian quy định trong hợp đồng với nhà cung cấp và
sử dụng hiệu quả nguồn tiền dư thừa, đưa ra các thông số chỉ ra rằng doanh có đủtiền dé thanh toán cho nhà cung cấp và bên cho vay Ngoài ra, báo cáo lưu chuyểntiền tệ cho bên cho vay biết nhu cầu vốn lưu động là bao nhiêu Báo cáo lưu chuyểntiền tệ còn là nguồn dé phân cấp thứ hạng hiệu quả đầu tu dự án thông qua chỉ số
như: Thời gian thu hồi vốn (PP), Giá trị ròng hiện tại (NPV), Tỷ lệ hoàn vốn
(IRR),
- Bảng cân đối kế toánHình thức biéu hiện van tắt của một bản kế hoạch thường sẽ được thé hiện
dưới dang sơ đồ hoặc biểu đồ Vi dụ như:
GVHD: TS Lương Thị Thu Hằng SV: Đỗ Thị Vân Anh
Trang 10Chuyên đề thực tập Viện Ngân hàng — Tài chính
NS Nguyên vật liêu NS Nhân công trực NS Chi phí sản xuất
trực tiệp tiếp chung
¥
Ngân sách Hoạt động + NS Chi phi bán hang £———
NS Chi phi R&B/
Báo cáo lưu chuyễn
N§vốn —>| N§Tiền |——»lBảng Cân đối kế toán} —>| “tàn tá dự toán
Hình 1.1.1 Ví dụ về lập kế hoạch ngân sách bằng biểu doNguồn: Chủ biên PGS.TS Từ Quang Phương (Năm 2014)
GVHD: TS Lương Thị Thu Hằng SV: Đỗ Thị Vân Anh
Trang 11Chuyên đề thực tập Viện Ngân hàng — Tài chính
Như ở hình trên, các nha quản tri lập kế hoạch theo dự toán ngân sách Cónghĩa là, họ sẽ dự toán tất cả các chỉ phí liên quan đến hoạt động của mình (đầuvào) và doanh thu có thê đạt được từ những hoạt động đó (đầu ra), đồng thời dựtoán dòng vốn và tiền dé từ đó đưa ra báo cáo kết quả kinh doanh dự toán, bang
cân đối kế toán dự toán và báo cáo lưu chuyên tiền tệ dự toán Các nhà quản tri sẽ
dựa vào đó dé điều chỉnh và đưa ra những chiến lược phù hợp hơn Nhìn chung,
để xây dựng được một kế hoạch tốt cũng như làm thế nào dé dat được mục tiêucan rất nhiều yếu tố bao gồm cả chủ quan lẫn khách quan mà chúng ta sẽ tìm hiểu
ở phía sau.
Tuy nhiên, cũng cần phân biệt giữa kế hoạch và chiến lược Chiến lược chỉmang tính chất định hướng Nội dung chính của chiến lược là một bức tranh phảnánh điểm đến của tương lai, đòi hỏi bức tranh vẽ ra phải rõ ràng, hoàn chỉnh, tổngthé, trong đó hiện diện tất cả những thành qua của quá trình phan đấu Nhưngkhông thể hiện trong chiến lược những tính toán cụ thê về chỉ phí hay hiệu quả củaquá trình thực hiện cũng như không phản ánh được nhiều giải pháp hay quá trình
tô chức thực hiện để đạt tới Còn kế hoạch thì bao gồm các bước thực hiện cùng
nguồn lực sử dụng dét hực hiện mục tiêu nao đó Trước khi có kế hoạch thì phải
có chiến lược Ví dụ như khi muốn thâm nhập vào thị trường giáo dục trực tuyến
ở Thái Lan, Topica sẽ xây dựng một kế hoạch cu thé bao gom từ việc nguồn vốn
đầu tư, trang thiết bi, cơ sở vật chất đặt ở đâu, nhân sự Ngoài ra, điểm khác biệt
giữa hay khái niệm này là khi xây dựng chiến lược người ta hướng tới mục tiêu
mong muốn dat được, mang tinh tan công cao nhưng khi lập kế hoạch thì phải tinh
toi nguồn lực để thực hiện kế hoạch nhằm đạt được mục tiêu
1.1.3 Dac điểmViệc lập kế hoạch tài chính tốn khá nhiều thời gian va nhân sự vì nó cần có
sự tham gia của nhiều bộ phận trong doanh nghiệp Dự kiến được báo cáo kết quảkinh doanh và chính sách phân phối lợi nhuận, nhu cầu tài chính thông qua bảng
cân đối kế toán mẫu của doanh nghiệp Ngoài ra, việc lập kế hoạch tài chính cũng
dự kiến kế hoạch lưu chuyên tiền tệ và lựa chọn các biện pháp tổ chức, điều chỉnh,đảm bảo nguồn lực tài chính có thể được sử dụng một cách hiệu quả
1.1.4 Mục đích
GVHD: TS Lương Thị Thu Hằng SV: Đỗ Thị Vân Anh
Trang 12Chuyên đề thực tập Viện Ngân hàng — Tài chính
- Về phía doanh nghiệp:
o Xác định được mục đích tai chính trong 1 khoảng thời gian va cách thức
doanh nghiệp thực hiện dé đạt được mục đích tài chính đó.
o Xây dựng được lòng tin đối với các nhà đầu tư trên thị trường thông quatính minh bạch trong điều hành doanh nghiệp
o Dựa vào bản kế hoạch tài chính, nhà quản lý hoặc các lãnh đạo trong doanhnghiệp có thé thực hiện các kế hoạch ngân sách và kiểm soát chi tiêu hợp lý, giảmthiêu lãng phí
- Về phía nhà đầu tư:
o Có thể đánh giá tính khả thi trong các phương án kinh doanh của doanhnghiệp thông qua các kế hoạch tài chính, từ đó doanh nghiệp sẽ có cơ hội tìm đượccác đối tác phù hợp hoặc có cơ hội được tiếp xúc với những nguồn vốn bên ngoài
o Nhà đầu tư có cơ sở dé đánh giá doanh nghiệp về năng lực điều hành doanh
nghiệp của nhà quản lý thé hiện qua hiệu quả kinh doanh.
1.1.5 Căn cứ lập kế hoạch tài chính
Có nhiều căn cứ đề có thể lập kế hoạch tài chính:
- Dựa vào nhu cầu của thị trường, thể hiện ở hợp đồng hay đơn đặt hàng
- Dựa vào sự phát triển của kinh tế, xã hội: phát triển sản xuất hàng hóa, thu
nhập của dân cư.
- Dựa vào pháp luật hiện hành: chủ trương, đường lối, chính sách của nhànước,
- Dựa vào khả năng của doanh nghiệp: nguồn vốn, trình độ, công nghệ, lao
động, trang thiết bị, nhà xuong,
- Dua vao thoi gian thuc hién: ké hoach ngan han, ké hoach trung han, kéhoach dai han.
1.1.6 Cac kỹ thuật lập dự toán
1.1.6.1 Dự toán từ trên xuống
GVHD: TS Lương Thị Thu Hằng SV: Đỗ Thị Vân Anh
Trang 13Chuyên đề thực tập Viện Ngân hàng — Tài chính
Lập dự toán theo cách này dựa trên đánh giá và kinh nghiệm của các nhà
quản tri cũng như dt liệu quá khứ về các hoạt động tương tự Họ sẽ ước tính những
chi phí liên quan và sau đó sẽ phan chia dự toán theo một tỷ lệ cho những “lát”
công việc nhỏ hơn hoặc các tiểu dự án cấu thành Các ước lượng này, sau đó, sẽ
được chuyên cho nhà quản lý cấp thấp hơn - người sẽ tiếp tục tách nhỏ ước tinh
này thành các dự toán của các nhiệm vụ cụ thể và các gói công việc cũng theo một
tỷ lệ nao đó Tiến trình này cứ tiếp diễn liên tục như thế cho đến cấp thấp nhất
Ta có một ví dụ minh họa:
DỰ ÁN X
Tổng dự toán
Bs
A Xac dinh yéu we LZ 9190 R 5
cầu 20% B Thiết kế 20% Xây dựng 60%
A.1 B.1 C.1 5% 5% 10%
A.2 B.2 C.2
7% 15% 25%
A.3 C.3
8% 17%
Hình 1.1.2 Ví du Lập dự toán từ trên xuống
1.1.6.2 Dự toán từ dưới lên
Theo phương án này, các công việc, tiến độ và các ngân sách riêng lẻ đượcxây dựng theo WBS! Người thực hiện công việc được tham khảo về thời gian và
' WBS: Work Breakdown Struture — được công bố năm 1911, Frederick Taylor - người được biết đến như là cha đẻ của khoa học quản lý, công bố trong tác phẩm "Principles of Scientific Management" - là một công cụ được sử dung dé xác định và nhóm các yêu tố
công việc của một dự án riêng biệt (hoặc các nhiệm vụ) theo một cách sẽ giúp sắp xếp và
xác định phạm vi công việc tông thé của dự án này No cung cấp một khung tham chiếu cho việc dự toán và kiểm soát chi phí chi tiết và cung cap một hướng dẫn cho việc lên kế hoạch phát triển và quản lý.
9
GVHD: TS Lương Thị Thu Hằng SV: Đỗ Thị Vân Anh
Trang 14Chuyên đề thực tập Viện Ngân hàng — Tài chính
ngân sách cho các công việc dé đảm bảo độ chính xác cao nhất Ban dau, các yếu
tố chỉ phí như nhân công, nguyên vật liệu, thiết bị sẽ được ước tính Những yếu tốnày sau đó được chuyên thành chi phí tiền tệ Các công cụ phân tích tiêu chuẩnnhư phân tích đường cong kinh nghiệm? và lay mẫu công việc (từ mẫu dé suy ra
tổng thể) được sử dụng để làm cho dự toán chính xác hơn Nếu giữa các ý kiến có
sự khác biệt, sẽ có các cuộc thảo luận giữa những nha quản tri Nếu cần thiết, nhàquan tri dự án và các nhà quản tri chức năng có thể tham gia vào cuộc thảo luận
Cuối cùng, ngân sách của các công việc được tập hợp lại dé xác định tổng chi phítrực tiếp Các chi phí gián tiếp và sau đó là lợi nhuận sẽ được cộng vào dé hình
thành nên ngân sách cuôi cùng.
Ước lượng chỉ phí vả thời gian
cho từng gói công việc
Thời gian
Sản lượng Vi dụ về đường cong kinh nghiệm
10 GVHD: TS Lương Thị Thu Hằng SV: Đỗ Thị Vân Anh
Trang 15Chuyên đề thực tập Viện Ngân hàng — Tài chính
Hình 1.1.3 Ví dụ Lập dự toán từ dưới lên
Nguồn: GS.TS Nguyễn Đình Phan, 2012
1.1.6.3 Dự toán theo thời kỳ
Theo phương pháp này, tại thời điểm bắt đầu dự án, lập dự toán cho toàn bộ
chu kỳ sống của dự án là phi thực tế và mức độ chính xác không cao Thay vào đó,
những người liên quan sẽ chỉ lập dự toán cho từng giai đoạn một Thông thườngtại thời điểm khởi sự dự án, người ta chỉ dự toán sơ bộ cho toàn bộ dự án và lập dự
án chỉ tiết cho giai đoạn đầu tiên Kết thúc giai đoạn đầu tiên, họ lập dự toán sơ bộ
cho toàn bộ thời gian dự án còn lại va lập dự toán chi tiết cho giai đoạn kế tiếp Dự
toán sơ bộ lần này sẽ có độ chính xác lớn hơn do thông tin đã được thu thập nhiều
hơn trong giai đoạn đầu Tại điểm kết thúc giai đoạn một này, thông thường nhà
quản lý cấp cao cũng nghiên cứu thông tin và đưa ra quyết định có tiếp tục tiến
hành dự án hay không Cứ như vậy, sau mỗi một giai đoạn, nhà quản trị dự án có
cơ hội đánh giá lại các nỗ lực và xem xét có nên tiếp tục hay không.
Xác định nhu cầu Xây dựng Chuyến giao
Dự toán sơ bộ cho toàn bộ dự án
—¬eeer-r=—-=.—-Ỷ —.=Ỷi=—_—x-Y=E——x-Y—-crcrrckrFrcFF kcT
Dự toán chỉ tiết cho giai đoạn | LL
Dự toán sơ bộ cho 2 thời ky còn lại
Dự toán chỉ tiết cho giai đoạn 2
FFvTELLrrễ “=5 + ~~—===.>—————————————]
Dự toán chỉ tiết cho giải doa ny
Hình 1.1.4 Vi dụ Lập dự toán theo thoi kỳ
Nguôn: GS.TS Nguyễn Đình Phan, 2012
1.1.6.4 Phương pháp dự toán phối hợp
Trong thực tế, một tiến trình xây dựng một ngân sách dự án, nên kết hợp của
cả hai phương pháp, từ trên xuống và từ dưới lên Đồng thời quá trình lập dự toáncũng là quá trình thương lượng nhiều lần giữa các nhà quản trị cấp cao và cấp dưới
Dự toán có thé được tiến hành theo từng giai đoạn hoặc theo từng bộ phận của sản
phẩm cuối cùng Dù theo cách nào thì WBS cũng là cơ sở quan trọng nhất dé xâydựng dự toán Đối với mỗi yếu tô công việc trong kế hoạch hành động hoặc WBS,
nhu câu nguôn lực sẽ được đánh giá, và sau đó chi phi của môi nguôn lực được dự
11
GVHD: TS Lương Thị Thu Hằng SV: Đỗ Thị Vân Anh
Trang 16Chuyên đề thực tập Viện Ngân hàng — Tài chính
đoán Tiến trình lập dự toán phối hợp thường bat đầu bang dự toán từ dưới lên do
cấp dưới soạn thao Cac nha quản tri cap cao cũng tự xây dựng cho minh một dự
toán Dự toán của cấp trên thường ít hơn dự toán của cấp dưới Điều này xuất phát
từ ba nguyên nhân chính:
Thứ nhất, khi một cá nhân cấp bậc càng cao trong sơ đồ tổ chức, thì đối với
họ công việc cũ có vẻ càng dé dàng hơn cách nhìn nhận của người đang thực hiện.
Có thé họ không còn nắm rõ các chỉ tiết của công việc
Thứ hai, người lãnh đạo ước tính chỉ phí (và thời gian) thấp đi, nhằm làm cho
dự án trở nên hap dẫn hon về mặt lợi nhuận khi trình lên các nhà quan tri cap cao
hon.
Thứ ba, cấp dưới có xu hướng tự phòng vệ dé dam bảo thành công cho dự án
bang cách cộng thêm một mức trừ hao vào các ước lượng và chi phí dé chống lạiquy luật Murphy Quy luật này cho rằng: “Một dự toán mỗi lan lên một cấp quản
lý cao thì sẽ bị cắt bót do các nhà quản lý cấp có thể không đánh giá dược đúng
dự án hoặc có thé muốn làm cho dự án có kha năng chấp nhận cao hơn” Nếu có
sự khác biệt, những người có liên quan sẽ gặp nhau đề điều chỉnh và xem xét dự
toán Nhưng nếu đã đạt được sự cải thiện tương đối mà hai dự toán này vẫn chênh
thì tuân theo dự toán nào? Điều này phụ thuộc vào dạng chu kỳ sống của dự án
100
Thời gian
Hình 1.1.5 Vong đời dự án có dang chữ Š
12 GVHD: TS Lương Thị Thu Hằng SV: Đỗ Thị Vân Anh
Trang 17Chuyên đề thực tập Viện Ngân hàng — Tài chính
100
0 xế Thời gian
Hình 1.1.6 Vong doi dự án không có dang chữ S
Nếu chu kỳ sống của dự án có dang chữ S (Hình 1.1.5), biéu diễn quy luật
năng suất biên giảm, thì dự toán được sử dụng là ước lượng của cấp trên vì theo
chu kỳ sống này: “Nếu một sự thiếu hụt nguồn lực nhỏ thì chỉ có thé gây ra một
một tác động nhỏ lên sự hoàn thành công việc” Nếu chu kỳ sông không tuân theo
dạng chữ S (Hình 1.1.6), biểu diễn năng suất biên tăng dần, dự toán của cấp dưới
sẽ được chọn vì với chu kỳ sống này “nếu thiếu nguồn lực sẽ ảnh hưởng rat lớn
đến quá trình hoàn thành dự án”
Một ví dụ về việc lập dự toán hỗn hop: Gia sử một gói công việc ước tinhcần 25 giờ lao động Một người thực hiện công việc này được trả 18000 VND/giờ
Chi phi chung cho dự án bằng 85% chi phí lao động trực tiếp Dự phòng cho thời
gian cá nhân là 15% tong thời gian làm việc Vậy chi phí tính cho công việc đó sẽ
được tính như sau:
Đơn vị: VND
Các khoản mục chi phí Số lượng | Chi phí
1 | Chi phí lao động (18 000 VND/h) 25h 18 000x25=450.000
2 | Thời gian cá nhân (15% giờ làm việc) 0.15x18 000x25= 67 500
3_| Chi phí lao động trực tiếp (2+3) 517 500
4 | Chi phí chung (85% chi phi lao động) 517 500 x0.85=439 875
Trang 18Chuyên đề thực tập Viện Ngân hàng — Tài chính
Tài chính như là dòng máu của doanh nghiệp, cung cấp ô-xy cho tất cả các
bộ phận của doanh nghiệp dé hoạt động, ngoài ra còn một nhiệm vụ rất quan trọng
của tài chính nữa đó là kết nối tất cả các bộ phận của doanh nghiệp, điều hành các
bộ phận này làm việc nhịp nhàng, ồn định Một kế hoạch tài chính hiệu quả giupcho doanh nghiệp “sống” khỏe mạnh trong môi trường day cạnh tranh khốc liệt.Warren Buffett trong cuốn sách The Snowball:Warren Buffett and The Bussiness
of Life đã tung nói: “Effective planning is one of the best methods to manage your
time in order to use it to your advantage.”
Một dự toán tài chính hiệu quả là con đường tốt nhất dé một doanh nghiệp
có thê đạt được những mục tiêu chiến lược đã đề ra một cách hiệu quả nhất Nhìn
chung, tùy vào mục tiêu của từng doanh nghiệp trong từng thời kỳ Có thé doanhnghiệp nay thì một kế hoạch tài chính có hiệu qua là chi phí phải bỏ ra là thấp nhất,
và con số dự báo là gần nhất so với số chi thực tế, giúp doanh nghiệp giảm chi phítới mức tối thiểu Nhưng với doanh nghiệp khác thì kế hoạch tài chính hiệu quả lại
được đo lường ở việc tối thiểu hóa rủi ro trong quá trình hoạt động hay lợi nhuận
năm trước lớn hơn lợi nhuận năm sau, Trong thời gian thực tập ở Topica, emnhận thấy rằng: một kế hoạch tài chính có hiệu quả là khi chi phí đầu vào là thấpnhất và kết quả đầu ra gần với thực tế nhất Vi dụ về chi phí đầu vào như số ngườitham gia vào quá trình lập kế hoạch là ít nhất và thời gian lập kế hoạch là ngắnnhất Còn đối với kết quả đầu ra của bản kế hoạch chính là con số dự báo trên bản
kế hoạch là con số gần với thực tế trên báo cáo tài chính nhất
1.2.2 Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả lập kế hoạch tài chính
Đề doanh nghiệp có thé vận hành tốt, tránh trường hợp khi đầy đủ nguồn lực,khi lại thiếu nguồn lực thì chắc chắn các nhà quản tri và đặc biệt CFO đều biếtrằng cần phải có một kế hoạch tài chính phù hợp nhất đối với doanh nghiệp trongtương lai gần hoặc xa sắp tới Các nhà quản trị hay CFO thông thường phải quan
tâm tới các chỉ tiêu về yếu tố đầu vào và kết quả dau ra của quá trình lập kế hoạch
> Về yếu tố đầu vào, các nha quan trị quan tâm tới:
- Số người cần thiết tham gia vào quy trình lập dự toán
- Thời gian dé đưa ra một ban dự toán hoàn chỉnh
14 GVHD: TS Lương Thị Thu Hằng SV: Đỗ Thị Vân Anh
Trang 19Chuyên đề thực tập Viện Ngân hàng — Tài chính
- Các chi phí khác dé đưa ra bản kế hoạch hoàn chỉnh (chi phí thu thập thôngtin, chi phí khảo sát thị trường, chi phí sửa chữa lại bản kế hoạch, )
> Về kết quả dau ra, các nha quan trị quan tâm tới:
- Con số thực tế chênh lệch như thé nao so với con số kế hoạch
- Các chỉ tiêu quan trọng chênh lệch nhiều/ít ra sao (chỉ tiêu về doanh thu,chỉ tiêu về chi phí như chi phí trực tiếp, chi phí tài chính, )
1.2.2.1 Về yếu tố đầu vào
> Số người can thiết tham gia vào quy trình lập dự toán
Việc lập dự toán cần có sự tham gia của tong thé, đó là, các phòng - ban trongmột tổ chức vì chính những người trong các phòng - ban đó là người hiểu rõ nhất
tính chat công việc của mình dé có thê dự toán chi phí phải bỏ ra trong một chu kỳ
tài chính Do đó, con số dự toán sẽ trở nên chính xác hơn
Tuy nhiên, nếu tất cả cùng tham gia vào việc lập dự toán thì sẽ gây ra tìnhtrạng “thừa” nhân lực không cần thiết Vì thế, số người tham gia vào quá trình lập
kế hoạch phải phù hợp, nhưng phải đảm bảo có được tiếng nói của mọi người trong
tổ chức
> Thoi gian dé đưa ra một ban dự toán hoan chỉnhThời gian dé đưa ra một bản kế hoạch cần phải hợp lý Không quá ngắn cũngkhông được quá dài Vì nếu quá ngắn có thê ảnh hưởng đến chất lượng của bản kế
hoạch Còn nếu quá dài thì sẽ tốn nhiều chỉ phí và thời gian
> Các chi phí khác
Đề có một bản kế hoạch hoàn chỉnh, các tổ chức cần phải bo ra những chiphí khác dé có thé dự toán chuẩn xác nhất Ví dụ như chi phí về việc thuê chuyêngia dé đưa ra những lời khuyên và dự đoán cho môi trường kinh doanh hiện tại hayviệc mua thông tin dé phuc vu cho viéc lap ké hoach
Điều nay có thé lam tăng chi phi outsourcing — chi phí thuê ngoài và lập kếhoạch của tô chức Vì thé, chi phí này càng được tối giản mà không làm ảnh hưởngđến hiệu quả lập kế hoạch thì càng tốt
1.2.2.2 Về kết quả đầu raMột kế hoạch tài chính hiệu quả là một kế hoạch mà sự chênh lệch giữa sốthực tế và số kế hoạch là gần nhất Nếu con số thực tế và con số kế hoạch chênh
15
GVHD: TS Lương Thị Thu Hằng SV: Đỗ Thị Vân Anh
Trang 20Chuyên đề thực tập Viện Ngân hàng — Tài chính
lệch nhau quá nhiều thì sẽ ảnh hưởng đến dòng tiền của tổ chức Vì khi lập kế
hoạch cũng là lúc các tô chức suy tính xem minh sẽ vay ai? Vay bao nhiêu? Kỳ
han là bao lâu? Nếu vay quá nhiều, sẽ làm chi phí lãi vay tăng lên, dòng tiềntuy nhiều nhưng sẽ bị ứ đọng Còn nếu vay quá ít thì có thê ảnh hưởng đến tiến độcông việc của tổ chức
Con số mà các nhà quản trị cần quan tâm là doanh thu dự kiến và chỉ phí dựkiến dé có thé đảm bao dòng tiền, dòng vốn — mạch máu của tô chức luân chuyền
một cách hiệu quả.
1.3 Nhân tổ ảnh hưởng tới hiệu quả lập kế hoạch tài chính
Nhìn chung, có rất nhiều yếu tố tác động đến việc lập kế hoạch tài chính cũng
như tính hiệu quả của kế hoạch tài chính Nhưng quy tụ lại thì có hai nhân tố chính
ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch và hiệu quả lập kế hoạch tài chính Đó là:
1.3.1 Nhân tổ chủ quan1.3.1.1 Năng lực của các chuyên gia lập kế hoạchNăng lực của các chuyên gia lập kế hoạch có ảnh hưởng lớn đến công tác xâydựng kế hoạch, các nhà lập kế hoạch phải có kiến thức và trình độ tổng hợp dé lập
kế hoạch
Trình độ và kinh nghiệm của các chuyên gia lập kế hoạch có vai trò rất lớn
dé đưa ra được một bản kế hoạch hiệu quả Thông thường, khi các chuyên gia càng
có nhiều kinh nghiệm, họ càng dự đoán được chính xác các sự kiện sẽ xảy ra ảnhhưởng tới hoạt động kinh doanh của công ty Từ đó, sai lệch thực tế so với kếhoạch càng nhỏ, công ty sẽ ít gặp những rủi ro như thanh khoản, tín dụng, haycác rủi ro khác không lường trước được Ngoài ra, thời gian lập kế hoạch cũng sẽđược rút ngăn, và số lần điều chỉnh kế hoạch phù hợp mục tiêu sẽ giảm bớt, tránh
gây lãng phí cho doanh nghiệp.
1.3.1.2 Cấp quản lýLập kế hoạch càng mang tính chiến lược khi cấp quản lý càng cao Điều này
dễ dẫn đến việc sai lệch trong số kế hoạch do nhà quản lý cấp cao và nhà quản lý
tầng thấp hơn đề ra Vì các nhà quản lý cấp trung và cấp thấp thường lập kế hoạch
tác nghiệp.
Nhìn chung, một doanh nghiệp càng nhiều tầng quản lý thì việc lập kế hoạch
16 GVHD: TS Lương Thị Thu Hằng SV: Đỗ Thị Vân Anh
Trang 21Chuyên đề thực tập Viện Ngân hàng — Tài chính
nói chung cũng như kế hoạch tài chính nói riêng diễn ra càng phức tạp do phải có
sự thâm định tính hiệu quả trên nhiều tầng và phải đưa ra một bản kế hoạch thong
nhât trước ý kiên của nhiêu người.
Lập các kế hoạch chiến lược
thị trường muốn chiến thắng trong cạnh trạnh thì trước hết phải nắm được thông
tin, tiếp đó phải xây dựng cho mình các kiến lược và kế hoạch đây tham vọng”
Trong quá trình lập kế hoạch, thông tin sẽ giúp bộ phận lãnh đạo của doanh
nghiệp có được quyết định đúng đắn kịp thời
Trong nền kinh tế thị trường, thông tin là quan trọng nhất Thông tin là cơ sở
của công tác lập kế hoạch Khi lập kế hoạch nhà quản lý cần dựa vào thông tin vềcác nguồn lực (nhân lực — nguồn lực con người; vật lực — các nguồn lực như máy
móc, thiết bị; tài lực — nguồn tài chính) của tổ chức và mối quan hệ tối ưu giữachúng làm cho chúng thích nghỉ với sự biến động của môi trường, giảm thiéu tinh
mù quáng của hoạt động kinh tế, đảm bảo doanh thu tạo ra lớn nhất với chỉ phí nhỏnhất Đồng thời, trong quá trình thực hiện kế hoạch, thông tin phản hồi là hết sứccần thiết dé dựa vào đó dé có những điều chỉnh phù hop cho kế hoạch
17
GVHD: TS Lương Thị Thu Hằng SV: Đỗ Thị Vân Anh
Trang 22Chuyên đề thực tập Viện Ngân hàng — Tài chính
Ví dụ như một hệ thống thông tin đầy đủ sẽ giúp các nhà quản trị có một bứctranh toàn cảnh về tình hình sản xuất, kinh doanh, tài chính, đối thủ, của doanhnghiệp, từ đó đưa ra những quyết định về giá bán có tính cạnh tranh với đối thủtrên thương trường hơn Hay nếu nhà quản trị hay các chuyên gia lập kế hoạch có
thông tin về nguồn nguyên liệu đầu vào sẽ tăng trong vài tháng nữa trong chu kỳ
kinh doanh, họ sẽ mua nguyên liệu trước hoặc ký các hợp đồng kỳ hạn, hay hợpđồng tương lai dé tránh chi phí cao đột biến gây ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh
dự kiến
Tóm lại, nếu coi tài chính doanh nghiệp là cơ thê sống thì thông tin chính lànguồn năng lượng, là thức ăn, là nước uống cho cơ thể đó Đề có một kế hoạchtrọn vẹn đòi hỏi nhà quản trị cần phải biết tô chức tập hợp, hình thành và kiểm soátthông tin cũng như biết phân hạng và sử dụng thông tin cho những nước cờ kinh
doanh va quan tri của minh.
1.3.1.4 Hé thong kiém tra dam bao cho qua trinh lap ké hoach dat két qua va
hiệu qua
Trong thuc tẾ, những kế hoạch tốt nhất cũng có thể không được thực hiện
như ý muốn Các nhà quan lý cũng như cấp dưới của họ đều có thé mắc sai lầm va
kiểm tra cho phép chủ động phát hiện, sửa chữa các sai lầm đó trước khi chúng trởnên nghiêm trọng Việc kiểm tra, giám sát để kế hoạch diễn ra đúng theo hướngmình mong muốn là điều mà các cấp quản lý phải thực hiện thường xuyên và liên
tục Thông thường, các nhà quản trị sẽ thực hiện bước kiểm tra sau khi thiết lập ra
các tiêu chuẩn và sau khi đã hoàn thành xong một công đoạn trong quá trình thựchiện kế hoạch đề ra dé chắc chắn rằng các tiêu chuẩn đặt ra là phù hợp với tìnhhình và kế hoạch vẫn đi đúng hướng đã định
Nếu phát hiện ra thực tế sai lệch so với mục tiêu, thì việc kiểm tra sẽ giúp cácnhà quản trị kịp thời phản hồi và sửa chữa, đưa ra các hành động phù hợp đề nhữngchỉ tiêu phù hợp với tiêu chuẩn, khuôn mẫu đề ra Và việc thiết lập tiêu chuân được
diễn ra như sơ đồ dưới đây:
18 GVHD: TS Lương Thị Thu Hằng SV: Đỗ Thị Vân Anh
Trang 23Chuyên đề thực tập Viện Ngân hàng — Tài chính
Tiếp tục
công việc
So sánh kết Sư khác biét có thểquả thực tế chấp nhận được
Nguồn: GS.TS Đồ Đức Bình, TS Ngô Thị Tuyết Mai 2012
Nếu công việc vẫn tiếp diễn đúng như kế hoạch hay tiêu chuẩn đích hay sự
khác biệt có thể chấp nhận được và không ảnh hưởng đến mục tiêu đặt ra thì sẽ
tiếp tục công việc đó Một ví dụ thực tế, phòng Kế hoạch tại Topica HQ sẽ là phòngtrực tiếp dé ra và giám sát, kiểm tra trong suốt quá trình thực hiện dự toán dé có
những can thiệp kịp thời Thông thường, các chuyên viên của phòng Kế hoạch sẽgiám sát tiễn độ cũng như số tiền đã chi tiêu và số tiền thu về thông qua hệ thống
kế hoạch mang tên Osscar Các hoạt động thu — chi đều được gắn mã hóa riêngtrên hệ thống kế hoạch này và được khớp với các Chủ dự toán cùng các dự án cụ
thé đều được đặt một ngân sách riêng Các Chủ dự toán sẽ được chi tiêu trong
khoảng ngân sách đó (điều này sẽ được nói rõ hơn ở Chương 2) Khi có hoạt động
thu — chỉ xảy ra đều phải duyệt qua phòng Kế hoạch Trưởng phòng có trách nhiệm
báo cáo tình hình thu — chi hàng tháng (cụ thé là vào thứ 4 của tuần thứ ba) với cáccấp lãnh đạo cao hơn Tiêu chuẩn về chênh lệch chỉ tiêu quan trọng trên báo cáotài chính (Doanh thu từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ, chỉ phí bán hàng,chi phí tài chính, ) mà phòng Kế hoạch cũng như các nhà quản trị cấp cao trongTopica thống nhất được biến động trong khoảng từ 15% - 20% Nghĩa là, nếudoanh thu từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ theo kế hoạch là 12 tỷ đồngnăm 2018, tức là 1 tỷ đồng/ tháng Nếu trong tháng 3, chỉ tiêu này chỉ đạt 900 triệu(tương ứng với 90% kế hoạch tháng) thì kế hoạch sẽ được coi là hiệu quả và khôngcần điều chỉnh gì Tuy nhiên, nếu con số này nhỏ hơn 850 triệu và tiếp diễn trong
3 — 4 tháng thì bộ phận Kế hoạch sẽ họp bàn với các nhà quản lý cấp cao tại Topicađưa ra những biện pháp kịp thời để kế hoạch đi đúng hướng
19 GVHD: TS Lương Thị Thu Hằng SV: Đỗ Thị Vân Anh
Trang 24Chuyên đề thực tập Viện Ngân hàng — Tài chính
Tuy nhiên, nếu có sự nhằm lẫn, khác biệt ảnh hưởng đến mục tiêu thì các nhàquản trị hay các chuyên viên sẽ phải tìm ra nguyên nhân rồi điều chỉnh Các giaiđoạn điêu chỉnh được thực hiện giông sơ đô sau:
Thiết lập
chương trình
1.3.2 Nhân tố khách quan
1.3.2.1 Chu kỳ kinh doanh
Theo sách Quản lý học (NXB: DH Kinh tế Quốc dân 2015): “Có bốn giai
Nguồn: TS Trần Thị Song Minh (2012)
đoạn trong chu kỳ sống và chu kỳ kinh doanh mà doanh nghiệp trải qua là: hìnhthành, tăng trưởng, chin mudi và suy thoái” Việc lập kế hoạch không đồng nhấtqua các giai đoạn này được thé hiện qua hình: Độ dai qua các giai đoạn khác nhau
và tính cụ thê của các kê hoạch cũng khác nhau.
Kết quả Hình ame Chin By
kinh doanh thàn 6 mudi thodi
>
Thời gian
Hình 1.1.9 Chu kỳ kinh doanh
Theo đó, chu kỳ kinh doanh ảnh hưởng đến bản kế hoạch như sau:
‹ Trong giai đoạn hình thành (giai đoạn bắt đầu đi lên của chu kỳ kinh doanh)
kế hoạch định hướng được ưu tiên vì thời kỳ này rất cần tới sự mềm dẻo và linh
hoạt, mục tiêu có tính chất thăm đò, nguồn chưa được xác định rõ, thị trường chưa
20 GVHD: TS Lương Thị Thu Hằng SV: Đỗ Thị Vân Anh
Trang 25Chuyên đề thực tập Viện Ngân hàng — Tài chính
có gi dé chắc chăn Vì vậy, việc dự toán nguồn tiền cũng cần phải linh hoạt hơn dé
không bỏ lỡ những cơ hội kinh doanh tốt
+ Trong giai đoạn tăng trưởng: các kế hoạch có xu hướng ngắn hạn và thiên
về cụ thể vì các mục tiêu được xác định rõ hơn, các nguồn đang được đưa vào thịtrường cho đầu ra đang tiến triển Giai đoạn này, dòng tiền của doanh nghiệp là
tương đối ồn định, nên việc lập kế hoạch diễn ra cũng dé dàng hơn so với các giaiđoạn khác, tuy nhiên nguồn tiền cung cấp cần phải ôn định dé có thé giúp doanhnghiệp tăng trưởng tốt Vì thế, trong giai đoạn này, việc dự toán budget co dãn
nhiều hơn dé phục vụ nhu cầu của doanh nghiệp
« Trong giai đoạn chin muài: Tính ồn định và tính dự đoán được của doanhnghiệp là lớn nhất, nên kế hoạch dài hạn và cụ thể trong giai đoạn này là thích hợp
Dự toán Budget có thé ít co din trong thời kỳ dai này
« Trong giai đoạn suy thoái: kế hoạch chuyên từ dai hạn sang ngắn hạn, từ cụthể sang định hướng Giống như giai đoạn đầu, thời kỳ suy thoái cần tới sự mềm
déo vì các mục tiêu phải được xem xét và đánh giá lại, nguồn cũng được phân phối
lại cùng với những điều chỉnh khác
1.3.2.2 Độ bat ôn của môi trường
“Môi trường càng bat 6n bao nhiêu thì kế hoạch càng mang tính định hướng
và ngắn hạn bay nhiêu” vì thé độ co dan của ngân sách cũng ảnh hưởng theo.Những doanh nghiệp hoạt động trong môi trường tương đối ôn định thường cónhững kế hoạch dài hạn, tổng hợp và phức tạp, trong khi những doanh nghiệp hoạtđộng trong môi trường động lại có những kế hoạch hướng ngoại và ngắn hạn Cácnhà lập kế hoạch cần phải tính toán, phán đoán sự tác động của môi trường kinhdoanh, sự không chắc chắn của môi trường kinh doanh được thể hiện dưới ba hình
thức sau:
- Tình trạng không chắc chăn: xảy ra khi toàn bộ hay một phần của môitrường kinh doanh được coi là không thê tiên đoán được
- Hậu quả không chắc chắn: là trường hợp mặc dù đã cố gắng nhưng nhà
quản lý không thé tiên đoán được những hậu quả do sự thay đổi của môi trường
tác động đến doanh nghiệp, do vậy mà dẫn đến sự không chắc chắn
21 GVHD: TS Lương Thị Thu Hang SV: Đỗ Thi Vân Anh
Trang 26Chuyên đề thực tập Viện Ngân hàng — Tài chính
- Sự phản ứng không chắc chăn: là tình trạng không thê tiên đoán được những
hệ quả của một quyết định cụ thé, su phan tng cua doanh nghiép đối với những
biến động của mội trường kinh doanh
Vì vậy, với những lĩnh vực có độ chắc chắn không cao thì đòi hỏi kế hoạchphải rất linh hoạt
1.3.2.3 Thời gian của mục tiêu đề ra
Kế hoạch dải hay ngắn phụ thuộc vào kế hoạch đó nhăm thực hiện mục tiêu
gì Kế hoạch cho một thời gian quá dài hay quá ngăn đều phi hiệu suất Do vậy, kếhoạch phải phù hợp với thời gian đặt ra cho mục tiêu cần đạt được
1.3.2.4 Cơ chế quản lý kinh tế và kế hoạch hóa của Nhà nướcĐây là nhân tố có ảnh hưởng sâu sắc đến công tác lập kế hoạch sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp Một cơ chế quản lý phù hợp sẽ có tác dụng thúc đây hoạtđộng kế hoạch sản xuất phát triển, ngược lại, nó sẽ kìm hãm sự phát triển của đoanh
nghiệp.
22 GVHD: TS Lương Thị Thu Hằng SV: Đỗ Thị Vân Anh
Trang 27Chuyên đề thực tập Viện Ngân hàng — Tài chính
CHƯƠNG 2: THỰC TRANG LAP KE HOẠCH
TÀI CHÍNH Ở TOPICA
2.1 Khái quát về Tổ hợp Công nghệ Giáo dục Topica
2.1.1 Qua trình phát triển
vom mam doanh nghiệp nay đã nhận được hỗ trợ tai chính tir Infodev.
*Chủ tịch Microsoft, Bill Gates va Pho Thụ tướng Việt Nam Pham Gia Khiêm đã khởi động
TOPIC64, một dự án phát trién co sở hạ tang học trực tuyên trên 64 tỉnh thành của Việt Nam.
Qualcomm cho biết tập đoàn nay là một trong những nha tai trợ cho dự án nay bên cạnh Microsoft, Hewlett Packard va USAID.
* TOPIC64 wa giao su dai học MIT Charles Leiserson tổ chức khóa học trực tuyên thử nghiệm
Boston-Hanoi về Nhập môn giải thuật cho 30 sinh viên.
“Tổ hợp giao duc Topica được thành lập như một doanh nghiệp cũng nghệ giao duc với sử mệnh
wa nhan rộng m6 hình dao tạo trực tuyên chat lượng cao tới người học ở Việt Nam.
Nam *Cùng nam, Topica đã ap dung cong nghệ 3D vào giảng day trực tuyến mang lại trải nghiệm chân
thật trong không gian áo Second Life.
*Khóa huấn luyện khởi nghiệp từ Thung lũng Silicon khai giảng tại Hà Nội.
*Topica triển khai ứng dụng học Đại học trên điện thoại tại Việt Nam.
* Tổ hợp giao duc Topica la đổi tac của 11 trường đại học tại Viet Nam, Philippines va Mỹ.
+ Thang 4, theo E27, Tổ hợp giao duc Topica đã ky thỏa thuận đổi tac với Coursera Theo đỏ, một trong những đổi tác của Topica ở Việt Nam, Đại học Vinh, sẽ cũng nhận tin chi từ 1800 Ihỏa hoc online của Coursera.
Trang 28Chuyên đề thực tập Viện Ngân hàng — Tài chính
Hiện nay, Tổ hợp Công nghệ Giáo dục Topica (English official name:
“Topica Edtech Group”) là một doanh nghiệp công nghệ giáo dục đa quốc gia: “7ổhợp cung cấp các giải pháp giáo dục trực tuyến bao gom các chương trình cử nhân
trực tuyến (Topica Uni), chương trình học tiếng Anh trực tuyến (Topica Native) vànên tảng công nghệ cho khóa học trực tuyến mở trên nhiều lĩnh vực (Edumall).”
(Nguồn: www.topica.asia)
Tổ hop giáo duc Topica có trụ sở chính tại Phương Mai - Hà Nội và đã mở
rộng hoạt động sang Philippines, Singapore, Thái Lan, Indonesia và Mỹ.
TOPICA TOPICA TOPICA TOPICA TOPICA TOPICA TOPICA
*TOPICA UNI là một sản phẩm của Tổ hợp công nghệ giáo duc TOPICA, cung cấp
hạ tầng công nghệ và dịch vụ cho 16 trường Đại học ở Việt Nam, Mỹ và
Philippines dé trién khai chương trình đào tao Cử nhân trực tuyến chất lượng cao.
Trong đó các trường đại học là đơn vị chủ trì tuyển sinh, chuyên môn vận hành,
khảo thí và cấp bằng đại học.
X
Aa ¬
«Nên tang hoc Tiéng Anh trực tuyến, tập trung vào phát triển kỹ năng giao tiếp
thông qua việc giúp Học viên luyện nói hàng ngày với Giáo viên Âu - Mỹ - Úc.
Méi ngày, từ 8 giờ đến 24 giờ TOPICA Native(Topmito) mở các lớp hoc trực tuyến, Giáo viên bản ngữ sẽ giảng dạy trực tiếp cho Học viên qua lớp học trực
N ATIVE tuyến được thiết kế trực quan, sinh động.
LUYỂN NỔI ONUNE THÔA THICH
XN SJ
Toric | VY native Topica Ivy Native là dong sản phẩm đào tao tiếng Anh cao cấp dành riêng chodoanh nhân và các nhà quản lý cap cao Với môi trường luyện nói 1-1 cùng với học
liệu được thiết kế riêng phù hợp nhu câu doanh nhân, Ivy Native tự tin tiếp bước các doanh nhân vươn tâm quốc tế.
TOPICA
A FOUNDER
Qp Institute
Topica Founder Institute (TFT) là chương trình huan luyện khởi nghiệp tại Việt Nam
và Thái Lan, do Topica Edtech Group phối hợp tô chức cùng Founder Institute
-Accelerator có trụ sở tai Silicon Valley Thanh lập từ 2011, TFI đã tốt nghiệp được
hơn 60 Startup, với giá trị gọi vốn 20 triệu USD, tông định giá 100 triệu USD Nam
2016, 30% số Startup gọi vôn thành công Seed & Series A tai Viét Nam 1a hoc vién
TFL
GVHD: TS Lương Thị Thu Hang
Hình 2.1.2 Các sản phẩm hiện có của Topica
24
SV: Đỗ Thị Vân Anh
Trang 29Chuyên đề thực tập Viện Ngân hàng — Tài chính
Trung tắm Phát triển Marketing
Trung tam Tư van tuyến sinh - Phòng
Marketing Online
i Ban Hợp tac quốc tế
—— TT Phat triển kinh đaanh
— Khối SY —
Ban Nghiễn cứu và phát triển |
- TT Topica Edtech Lab
Trang 30Chuyên đề thực tập Viện Ngân hàng — Tài chính
Ví dụ cụ thé: trong thời kỳ thực tập, em làm trong phòng Kế hoạch của Trungtâm Tài chính — Kế hoạch thuộc khối SZ của HQ Việt Nam Các pháp nhân của
Topica sẽ được tông hợp ở phan sau
e Sơ đồ cấp bậc tại Topica
Bangkok, Hà Nội, TP.HCM và Đà Nẵng.
26 GVHD: TS Lương Thị Thu Hằng SV: Đỗ Thị Vân Anh
Trang 31Chuyên đề thực tập Viện Ngân hàng — Tài chính
Được tổ chức theo cơ cấu cấp bậc song song, cấp thấp nhất ở Topica là Cộngtác viên Đứng đầu các phòng — ban/trung tâm — khối — công ty — tô hợp sẽ là cáctrưởng phòng PM, trưởng trung tâm TD, trưởng khối SD, trưởng công ty CE vàtrưởng tổ hợp GC Có thê nhìn thấy, cấp bậc chuyên gia cũng được chia tương tự
và ngang hàng với cấp bậc phòng ban
Đội ngũ giảng viên của Topica, ngoài những giảng viên có trình độ chuyênmôn đến từ các trường đại học nổi tiếng trong và ngoài nước, Topica còn có đội
ngũ hàng nghìn giảng viên là các lãnh đạo từ các doanh nghiệp Họ là những người
giúp cho sinh viên đến gần hơn với thực tế công việc thông qua những bài giảng
chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm thực tiễn
2.2 Thực trạng lập dự toán tại Topica
2.2.1 Danh mục 4 chiều tai Topica
®Do Topica chỉ là tổ hợp chứ không phải cấu
trúc một tập đoàn Mỗi
pháp nhân là một đại
diện liên hệ và làm việc
trực tiếp với bên ngoà
Singapore, Thái Lan, Philippin va Indonesia Đó là: Công ty CP ĐT & PT dao tạo EDH, Cong ty ĐT & PT dao tạo EDUTOP64, công ty Topica Edtech Philipines, Edumall Thailand, Topica Thailand va Sadan Indonesia.
27 GVHD: TS Lương Thị Thu Hang SV: Đỗ Thi Vân Anh