1. Trang chủ
  2. » Giáo Dục - Đào Tạo

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN - BÀI TẬP NHÓM MÔN QUAN HỆ CÔNG CHÚNG

22 0 0
Tài liệu đã được kiểm tra trùng lặp

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

THÔNG TIN TÀI LIỆU

Thông tin cơ bản

Tiêu đề Lập Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện
Tác giả Nguyễn Minh Anh, Đào Thị Hoa, Phạm Ngọc Khánh, Lê Thị Ngân
Trường học Học Viện Tài Chính
Chuyên ngành Quan Hệ Công Chúng
Thể loại Bài Tập Nhóm
Định dạng
Số trang 22
Dung lượng 178,25 KB

Nội dung

MỤC LỤC DANH SÁCH THÀNH VIÊN.........................................................................................2 MỤC LỤC.........................................................................................................................3 LỜI MỞ ĐẦU...................................................................................................................4 BÀO CÁO BÀI TẬP - KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN..........................................6 I.Nội dung cơ bản của sự kiện....................................................................................6 II.Kế hoạch nhân sự.....................................................................................................7 III.Kế hoạch tài chính..................................................................................................10 IV.Kế hoạch truyền thông.........................................................................................13 V.Timeline sự kiện.....................................................................................................15 VI.Kế hoạch dự đoán và dự phòng rủi ro sự kiện.....................................................19 VII. Kết thúc, đánh giá sự kiện...................................................................................20 KẾT LUẬN.....................................................................................................................22

Trang 1

BÁO CÁO BÀI TẬP NHÓM ĐỀ TÀI:

LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

HỌC PHẦN QUAN HỆ CÔNG CHÚNG

LỚP CQ54/31.01LT

Trang 2

DANH SÁCH NHÓM:

STT trong

danh sách lớp Họ và tên

Lớp niênchế Mã sinh viên

1 Nguyễn Minh Anh CQ54/31.01 165D3401010001

10 Đào Thị Hoa CQ54/31.01 165D3401010012

13 Phạm Ngọc Khánh CQ54/31.01 165D3401010016

17 Lê Thị Ngân CQ54/31.01 165D3401010020

Trang 4

LỜI MỞ ĐẦU

Trong tiến trình xây dựng và phát triển của bất cứ trường đại học, học viện nào, cựu sinh viên luôn là người tạo nên thương hiệu cho nhà trường đối với nhà tuyển dụng Sinh viên tốt nghiệp tại trường có tạo được ấn tượng với nhà tuyển dụng, có được nhà tuyển dụng chú ý tới hay không phụ thuộc rất lớn vào những cựu sinh viên đã ra trường

và tham gia lao động

Đối với Học Viện Tài Chính cũng không ngoại lệ Các cựu sinh viên sau khi ra trường giữ những chức vụ cao, có trọng trách lớn trong các cơ quan hành chính sự

nghiệp hay các doanh nghiệp tư nhân là cơ sở để các nhà tuyển dụng tin tưởng và sử dụng nguồn nhân lực do học viện đào tạo Như vậy có thể thấy vị thế quan trọng của cựusinh viên đối với học viện nói chung và với những sinh viên đang học tập, những sinh viên năm cuối chuẩn bị tốt nghiệp, ra trường và tìm kiếm việc làm nói riêng

Tuy vậy, nhìn nhận một thực tế, ngoài công tác liên hệ với các cựu sinh viên thành công trong công việc, các trưởng ban liên lạc hội cựu sinh viên của từng lớp, từng khoa thì công tác liên kết giữa cựu sinh viên và sinh viên trong trường còn rất hạn chế

Bên cạnh đó, một sự bất công đối với sinh viên năm cuối sắp ra trường - những người sắp trở thành những cựu sinh viên tương lai - là có rất ít các chương trình tri ân những đóng góp của họ trong thời gian học tập tại trường hay tạo dấu ấn trong những tháng ngày cuối cùng của đời sinh viên Nó đối lập với số lượng các chương trình chào đón các tân sinh viên

Đây chính là vấn đề mà nhóm quan tâm

Nhận thấy sự cần thiết của các chương trình tri ân, tạo dấu ấn đối với các tân cử nhân, xây dựng và củng cố cầu nối giữa các cựu sinh viên, đặc biệt là các cựu sinh viên

ưu tú với các tân cử nhân, sinh viên và giảng viên trong trường là hết sức cần thiết,

nhóm đã quyết định chọn đề tài Lập kế hoạch tổ chức sự kiện với nội dung cụ thể là lập kế hoạch tổ chức sự kiện Memories’ Prom Night – Day to Remember là đề tài báo

cáo của nhóm với nội dung gồm 7 phần chính:

1 Nội dung cơ bản của sự kiện

Trang 5

Trong quá trình làm báo cáo nhóm đã cố gắng xây dựng và tìm kiếm thông tin nhưng do chưa được cọ xát với thực tế nhiều nên nhóm có nhiều thiếu sót Mong nhận được sự góp ý của quý thầy cô

Xin chân thành cảm ơn!

Trang 6

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

MEMORIES’ PROM NIGHT – DAY TO REMEMBER

I NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA SỰ KIỆN

Tên sự kiện Memories’Prom Night – Day to Remember

Loại hình sự kiện Sự kiện tri ân, giao lưu

Nội dung chính Buổi dạ hội tại thời điểm kết thúc năm học với sự tham gia của

đông đảo sinh viên, giảng viên cùng với các cựu sinh viên tham gia

Đối tượng  Đối tượng chính: sinh viên k53 sắp ra trường

 Các đối tượng khác: sinh viên đang theo học tại trường; giảngviên và các cựu sinh viên

Quy mô sự kiện Khoảng 2000 cá nhân tham dự

Mục đích  Tri ân khóa sinh viên K53 chuẩn bị ra trường vì những đóng

góp trong suốt quãng thời gian học tập tại trường

 Xây dựng và củng cố cầu nối giữa sinh viên và giảng viên, giữa cựu sinh viên và các sinh viên trong trường

 Xây dựng cộng đồng sinh viên, cựu sinh viên Tài Chính lớn mạnh

 Tạo cơ hội cũng cố và gắn kết Học viện với cựu sinh viên

Thời gian tổ chức 18h30 đến 22h30

(Do đặc điểm là đề tài nghiên cứu nên để đơn giản trong việc trình bày, nhóm sẽ đếm ngược đến ngày diễn ra sự kiện mà không đưa ra một mốc thời gian cụ thể)

Địa điểm Tràng An Palace – 461 Nguyễn Khang, Cầu Giấy, Hà Nội

Timeline sự kiện

chính

18h30 – 19h30: Đón khách – Check in19h30 – 20h15: Khai mạc sự kiện 20h15 – 20h35: Phát clip và đọc lời nhắn nhủ tri ân các sinh

viên k5320h35 – 20h45: Giao lưu và trò chuyện với đại diện cựu sinh

viên và đại diện sinh viên k5320h45 – 21h20: Trao giải cho sự kiện bên lề King&Queen và

mở màn Slowdance21h20 – 21h30: Rút thăm may mắn21h30 – 22h: Giao lưu âm nhạc cùng DJ và kết thúc sự kiện

Trang 7

II KẾ HOẠCH NHÂN SỰ

1 Loại hình nhân sự

Nhân sự chính: Hội sinh viên.

Nhân sự hỗ trợ: Cộng tác viên Đoàn thanh niên; Các câu lạc bộ, hội,

nhóm trực thuộc Đoàn thanh niên và Hội sinh viên; Cộng tác viên khác

2 Phân bổ nhân sự

Nhân sự chính: (50 người) chịu trách nhiệm ttrong các công tác:

- Lên kế hoạch, xây dựng đề án, nộp và xin duyệt đề án sự kiện.

- Xin tài trợ.

- Lên kế hoạch chi tiết cho từng mảng

- Thực hiện kế hoạch tuyển cộng tác viên, liên hệ các bên liên

quan, kế hoạch truyền thông

- Chạy chương trình chính và các sự kiện bên lề.

- Huớng dẫn, đào tạo, quản lí và đánh giá cộng tác viên.

- Hoạch toán, thanh toán các giao dịch trước, trong và sau sự kiện.

- Các công việc khác.

Nhân sự hỗ trợ: (50 người)

- Hỗ trợ các tiết mục văn nghệ trong sự kiện.

- Hỗ trợ công tác hậu cần tại các sự kiện bên lề và sự kiện chính.

- Hỗ trợ nhân sự chính trong công tác quản lí sự kiện.

- Các công việc khác theo chỉ đạo của nhân sự chính.

3 Phân bổ công việc

ST

T Công việc Chi tiết công việc

Người phụ trách Ghi chú

Ban thư ký Hội sinh viên

-Xin hỗ trợ từ Đoàn thanh niên (tài chính và nhân sự)

Ban thư ký Hội sinh viênLên kế hoạch chi tiết cho sự kiện,

-bảng phân công công việc chi tiết cho cá nhân và nhóm

Các banchuyên mônthuộc Hộisinh viên

2 Thực hiện các Lên kế hoạch xin tài trợ chi tiết, Ban đối ngoại

Trang 8

- Hội sinhviênLên kế hoạch truyền thông sự kiện:

1 Thiết kế avt, cover, áp phích, banner, standee, giấy mời, biểu mẫu đăng kí online, vé, thư cảm ơn, các bài đăng online, clip, ảnh trên fanpage chính của Hội sinh viên, Đoàn thanh niên

4 Thực hiện truyền thông online cho nhà tài trợ

5 Kế hoạch họp mặt cán bộ liên chi đoàn, câu lạc bộ trựcthuộc và đại diện ban liên lạc hội cựu sinh viên

Ban truyềnthông - kỹthuật - Hộisinh viên

Xây dựng kế hoạch chi tiết cho các

sự kiện bên lề và sự kiện chính (Bao gồm bản dự trù kinh phí, phân công nhân sự trong sự kiện chính, timeline sự kiện chính, timeline các sự kiện bên lề)

Ban sự kiện

& Ban dự ánthanh niên -Hội sinh viên

Tuyển dụng, đào tạo, phân công công việc, quản lí và đánh giá cộngtác viên hậu cần

Ban văn hóa Hội sinh viên

-Kế hoạch đặt bàn truyền thông sự kiện chính trước sự kiện 1 tuần và bàn truyền thông các nhà trợ chính

Ban văn hóa

& Ban đốingoại - Hộisinh viênXây dựng chương trình văn nghệ

trong sự kiện và quản lí các đơn vị

có tiết mục văn nghệ trong sự kiện

Ban văn thể Hội sinh viên

Trang 9

-Xây dựng chương trình và quản lí thí sinh cho sự kiện bên lề

King&Queen

Gửi giấy mời cho các đơn vị trường bạn, đại diện Đoàn thanh niên, đại diện Ban công tác chính trị và sinh viên, các sinh viên, cựu sinh viên và các giảng viên trong trường

Ban đối ngoại

- Hội sinhviên

Chuẩn bị các dụng cụ cần thiết trong sự kiện

Ban sự kiện

& Ban dự ánthanh niên -Hội sinh viênThuê hội trường, đặt tiệc buffet,

loa đài cho sự kiện chính và sự kiện bên lề

Ban văn hóa Hội sinh viênTìm và đặt lịch, kí hợp đồng với

-MC và DJ trong chương trình

Ban văn thể Hội sinh viên

1 tuầntruớc sựkiện chính

Hội sinh viên Các ban

chuyên môn phối hợptrên tiền

đề các kếhoạch đãlập trướcđó

Trong 7 ngày truyền thông và các sự kiện bên

lề, mỗi nhóm cộng tác viên phảiđược quản lí bởi ít nhất 1

Chạy sự kiện bên lề Kinh&Queen trên page và link đăng kí online

Duyệt chương trình

truớc sựkiện chính

Gửi thông cáo báo chí

và mời các đơn vị báochí

Kết hợp với trung tâm

tổ chức sự kiện chính

để làm công tác trang trí và kiểm tra các thiết bị hỗ trợ cho chương trình và tiệc buffet ngọt

Liên hệtrước vàvào ngày

tổ chức sựkiện chính

Thực hiện kế hoạch truyền thông online và

Trong 1tuân trước

Trang 10

truyền thông offline sự kiện

chính

người trong

Chạy chương trình Sự kiện

Ban truyềnthông kỹthuật - Hộisinh viên

Tiếp tục truyền thông online sau sựkiện theo kế hoạch

Thanh toán các hợp đồng Ban văn

phòng - Hộisinh viênHạch toán các khoản chi tiêu trong

toàn bộ sự kiện

Các ban liênquan

5 Đánh giá sausự kiện Họp bàn đánh giá sau sự kiện. Hội sinh viên

Để đảm bảo công tác kiểm tra và khắc phục kịp thời các sự cố:

1 Khi lập kế hoạch đề nghị các trưởng ban có kế hoạch họp thống nhất tránh trường hợp các khâu có sự xung đột

2 Công tác kiểm tra phải được tiến hành liên tục

3 Các ban họp báo cáo tiến độ công việc ít nhất 2 lần/ tuần

4 Báo cáo tiến độ và sự cố (nếu có) với Ban thư kí 1 lần/ tuần

5 Riêng đối với cộng tác viên chịu sự quản lí trực tiếp từ khâu nào phải báo cáo tiến độ với trưởng ban phụ trách 1 ngày/ 1 lần

III KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH

2 Loa đài, ánh sáng, phông nền, trang trí 26.000.000 Công ty tổ chức sự kiện

3 Tiệc Buffet Ngọt 60.000.000 1200 suất (50.000/suất)

5 Chi phí làm áo sự kiện 10.000.000 Khoảng 100 người (100.000/áo)

Trang 11

6 Hỗ trợ cộng tác viên 1.000.000

7 Hỗ trợ đội văn nghệ từ các câulạc bộ, hội trực thuộc 2.000.000

9 Quà tặng, giấy chứng nhận cho nhà tài trợ 2.000.000

10 Mũ miện cho King and Queen 500.000

11

Đặt bàn truyền thông, chi phí

Áp phích, banner, standee, giấy mời, vé,

tơ rơi, giấy chứng nhận,thư cảm ơn

2 Kế hoạch xin tài trợ

a) Nộp đề án và xin tài trợ từ Ban công tác Chính trị và Sinh viên

 Đại diện Ban thư kí hội sinh viên nộp đề án và bản dự trù kinh phí trước

sự kiện 1 tháng cho Đoàn thanh niên và Ban công tác Chính trị và Sinh viên để xin tài trợ từ quỹ Hỗ trợ hoạt động sinh viên

 Dự kiến xin được tài trợ: 20.000.000VNĐ

b) Xin tài trợ ngoài

 Các đơn vị có thể xin tài trợ: Lotte Cinema, CGV, The coffee house, Dingtea, Langmaster, Grab, Lienviet postbank, Viettin bank, Tập đoàn bảo hiểm Bảo Việt,…

 Các tổ chức, doanh nghiệp có quyền lựa chọn cách thức hỗ trợ tài chính,trao tặng hiện vật tài trợ của công ty mình theo các gói tài trợ dưới đây:

- Tài trợ hiện kim

Trang 12

Gói tài trợ Mức tài trợ (VNĐ) Số lượng Nhà tài trợ Vàng 15,000,000 1

Nhà tài trợ Bạc 10,000,000 2

Nhà tài trợ Đồng 5,000,000 3

Nhà hảo tâm Không giới hạn

- Tài trợ hiện vật

 Số lượng và loại hiện vật không giới hạn

 Hiện vật phù hợp với công tác tổ chức chương trình

 Hiện vật sẽ được quy đổi ra tiền mặt và nhà tài trợ sẽ được hưởngnhững quyền lợi ứng với giá trị của hiện vật

- Tài trợ truyền thông:

 Cung cấp những phương tiện nhằm quảng bá chương trình như poster, photobooth, v.v

 Hỗ trợ việc quảng bá, giới thiệu, phát sóng những tài liệu liên quan đến chương trình (trong phạm vi cho phép) lên các phương tiện truyền thông đại chúng

- Tài trợ in ấn

Tài trợ toàn phần gói in ấn các vật phẩm truyền thông (2.000.000 VNĐ) nhằm mục đích tổ chức chương trình

Quyền lợi nhà tài trợ

Nhà tài trợ của chương trình sẽ được hưởng các quyền lợi:

- Quyền xưng danh

 Tên nhà tài trợ được nhắc nhiều lần trong sự kiện nhằm quảng bá hình ảnh nhà tài trợ một cách tốt nhất

 Được MC trân trọng nhắc đến trong “Lời cảm ơn” tại cuối sự kiện

- Quyền truyền thông

 Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân được xuất hiện trên các phương tiện thông tin đại chúng với vai trò là nhà tài trợ chương trình

 Nhà tài trợ được sử dụng poster quảng cáo riêng để quảng bá hìnhảnh

- Quyền in ấn: Logo của tổ chức tham gia tài trợ sẽ được in trên toàn

bộ vật phẩm in ấn của chương trình

3 Khoản thu đến từ việc bán vé

Trang 13

 Ngoài các khooản hỗ trợ và tài trợ, kinh phí thực hiện chương trình được thu từ việc bán vé cho các cá nhân tham gia sự kiện mà không phải khách mời.

 Mức giá: 50.000 VNĐ/ vé

 Ngoài khách mời (khooảng 200 khách), số lượng vé bán ra dự tính khoảng

1600 vé

 Tổng thu dự tính: 80.000.000 VNĐ

IV KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG

1 Kế hoạch truyền thông

Tạo event trên Facebook và có minigame đểthúc đẩy mọi người ấn “quan tâm’, “tham gia” và share sự kiện về dòng thời gian Đặcbiệt chú trọng đến các sinh viên năm cuối vàcộng đồng cựu sinh viên của trường

Đăng thông tin về tiến trình, khách mời để kích thích, gây tò mò trong cộng đồng sinh viên và cựu sinh viên

Các thành viên trong ban tổ chức và cộng tác viên đồng loạt thay avt và cover chính thức của chương trình

Thực hiệnkhi có avt

và cover chính thứcTạo minigame khuyến khích chụp ảnh với

banner và áp phích để share truyền thông cá nhân

Liên hệ với các trưởng ban liên lạc hội cựu sinh viên và liên chi đoàn các khoa để hỗ trợtruyền thông tới toàn bộ sinh viên trong trường (Share, tương tác sự kiện )

Bàn truyềnthông tại bảngtin 101

Đặt bàn truyền thông tại bảng tin 101 một tuần trước sự kiện và truyền thông cho nhà tài trợ:

1 Truyền thông sự kiện bằng các minigame: up ảnh sự kiện, share bài nhận quà

Đặt bàn 1 tuần trước

sự kiện chính và yêu cầu báo cáo

Trang 14

2 Truyền thông cho các nhà tài trợ chính: Hỗ trợ nhà tài tợ trong các công tác hậu cần, lôi kéo sinh viên bằng các minigame nhỏ, đặt loa và áp phích cho nhà tài trợ.

3 Bán vé sự kiện với ưu đãi theo thời gian mua vé

tiến độ công việc hàng ngày

Tờ rơi Phát tờ rơi tại bảng tin 101 Giấy mời In giấy mời gửi thầy cô và sinh viên

Họp mặt

Tổ chức họp mặt các cán bộ liên chi đoàn, câu lạc bộ trực thuộc và đại diện ban liên lạchội cựu sinh viên

Ấn định ngày cụ thể và xâydựng nội dung chung chocác buổi họp mặtThông cáo Gửi thông cáo báo chí cho các đơn vị truyềnthông.

Feedback

Tạo phần Confession trong đơn đăng kí online và link confessions cho trường hợp mua vé offline để nhận feedback trước sự kiện và sử dụng truyền thông trong sự kiện

Trong sự

kiện

FeedbackPoster vàstandee

Tạo link review sự kiện và thu thập nhận xéttrên sự kiện facebook, phỏng vấn tại sự kiện

để viết bài truyền thông sau sự kiện

Đăt poster và standee trước khu vực sự kiện

Ảnh và clip

Chụp ảnh checkin cho ngươi tới dự, quay clip trong sự kiện và phát trực tiếp sự kiện trên facebook

Thư cảm ơn

Gửi thư cảm ơn cho các đơn vị tài trợ, các đơn vị trường bạn, các đơn vị báo chí giảng viên và người dự

Sau sự

kiện

Thư cảm ơn Facebook

Gửi thư cảm ơn cho đơn vị bảo lãnh sự kiện

Viết bài truyền thông từ review và confession trước và sau sự kiện

Trang 15

2 Timeline truyền thông

Ban truyềnthông kỹ thuật

 Mở link đăng ký online, confession

 Tạo sự kiện, fanpage trên facebook

Duy trì đăng bài trên các fanpage, hội nhóm, thay cover avatar

 Tổ chức họp mặt cựu sinh viên

Ánhsáng18h30

 Phát số bốc thăm trúng thưởng cuối chương trình vàsticker bình chọn king-queen

Cộng tác viên

Sôi động

Nhạc biểu diễn

Hiệu ứng theo

Trang 16

guitar nhạc19h50

on

20h15

-

20h20

Phát clip Clip gồm những hình ảnh của

k53 trong những hoạt động củahọc viện trong suốt thời gian học tập tại Học viện

Bên kỹ thuật Nhạc

của clip

Off mờ

nhẹ nhàng, sâu lắng

 Đại diện cựu sv chia sẻ suy nghĩ và kinh nghiệm với các

 4 đôi được chọn sẽ chơi trò chơi sau đó công bố king-

Trò chơi do Ban văn thể phụ trách

Nhạc vui nhộn

on

Trang 17

21h20

Slow dance KING&QUEEN nhảy mở màn

(các khách mời nhảy tự do)

Nhạc nhẹ nhàng, lãng mạn

Off mờ

Đại diện ban

tổ chức

Nhạc chúc mừng

MC gửi lời cảm ơn

2 Timeline sự kiện bên lề trong 1 tuần truyền thông sự kiện

N

Đính kèm trong link đăng kí online của sự kiện một link đăng kí tham gia sự kiện bên

lề KING&QUEEN

Bantruyềnthông kĩthuật - Hộisinh viên

Đăng bài phát động sự kiện bên lề song song với sự kiệnchính

Đóng link đăng kí sự kiện bên lề

Tổng hợp các cá nhân đăng

kí và mở bình chọn công khai trên page sự kiện

Bình chọn tính theo lượt tương tác ( 1 like

= 1 điểm, 1tim = 2 điểm, 1

Ngày đăng: 22/10/2024, 20:17

TÀI LIỆU CÙNG NGƯỜI DÙNG

TÀI LIỆU LIÊN QUAN

w