MỤC LỤC DANH SÁCH THÀNH VIÊN.........................................................................................2 MỤC LỤC.........................................................................................................................3 LỜI MỞ ĐẦU...................................................................................................................4 BÀO CÁO BÀI TẬP - KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN..........................................6 I.Nội dung cơ bản của sự kiện....................................................................................6 II.Kế hoạch nhân sự.....................................................................................................7 III.Kế hoạch tài chính..................................................................................................10 IV.Kế hoạch truyền thông.........................................................................................13 V.Timeline sự kiện.....................................................................................................15 VI.Kế hoạch dự đoán và dự phòng rủi ro sự kiện.....................................................19 VII. Kết thúc, đánh giá sự kiện...................................................................................20 KẾT LUẬN.....................................................................................................................22
Trang 1BÁO CÁO BÀI TẬP NHÓM ĐỀ TÀI:
LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
HỌC PHẦN QUAN HỆ CÔNG CHÚNG
LỚP CQ54/31.01LT
Trang 2DANH SÁCH NHÓM:
STT trong
danh sách lớp Họ và tên
Lớp niênchế Mã sinh viên
1 Nguyễn Minh Anh CQ54/31.01 165D3401010001
10 Đào Thị Hoa CQ54/31.01 165D3401010012
13 Phạm Ngọc Khánh CQ54/31.01 165D3401010016
17 Lê Thị Ngân CQ54/31.01 165D3401010020
Trang 4LỜI MỞ ĐẦU
Trong tiến trình xây dựng và phát triển của bất cứ trường đại học, học viện nào, cựu sinh viên luôn là người tạo nên thương hiệu cho nhà trường đối với nhà tuyển dụng Sinh viên tốt nghiệp tại trường có tạo được ấn tượng với nhà tuyển dụng, có được nhà tuyển dụng chú ý tới hay không phụ thuộc rất lớn vào những cựu sinh viên đã ra trường
và tham gia lao động
Đối với Học Viện Tài Chính cũng không ngoại lệ Các cựu sinh viên sau khi ra trường giữ những chức vụ cao, có trọng trách lớn trong các cơ quan hành chính sự
nghiệp hay các doanh nghiệp tư nhân là cơ sở để các nhà tuyển dụng tin tưởng và sử dụng nguồn nhân lực do học viện đào tạo Như vậy có thể thấy vị thế quan trọng của cựusinh viên đối với học viện nói chung và với những sinh viên đang học tập, những sinh viên năm cuối chuẩn bị tốt nghiệp, ra trường và tìm kiếm việc làm nói riêng
Tuy vậy, nhìn nhận một thực tế, ngoài công tác liên hệ với các cựu sinh viên thành công trong công việc, các trưởng ban liên lạc hội cựu sinh viên của từng lớp, từng khoa thì công tác liên kết giữa cựu sinh viên và sinh viên trong trường còn rất hạn chế
Bên cạnh đó, một sự bất công đối với sinh viên năm cuối sắp ra trường - những người sắp trở thành những cựu sinh viên tương lai - là có rất ít các chương trình tri ân những đóng góp của họ trong thời gian học tập tại trường hay tạo dấu ấn trong những tháng ngày cuối cùng của đời sinh viên Nó đối lập với số lượng các chương trình chào đón các tân sinh viên
Đây chính là vấn đề mà nhóm quan tâm
Nhận thấy sự cần thiết của các chương trình tri ân, tạo dấu ấn đối với các tân cử nhân, xây dựng và củng cố cầu nối giữa các cựu sinh viên, đặc biệt là các cựu sinh viên
ưu tú với các tân cử nhân, sinh viên và giảng viên trong trường là hết sức cần thiết,
nhóm đã quyết định chọn đề tài Lập kế hoạch tổ chức sự kiện với nội dung cụ thể là lập kế hoạch tổ chức sự kiện Memories’ Prom Night – Day to Remember là đề tài báo
cáo của nhóm với nội dung gồm 7 phần chính:
1 Nội dung cơ bản của sự kiện
Trang 5Trong quá trình làm báo cáo nhóm đã cố gắng xây dựng và tìm kiếm thông tin nhưng do chưa được cọ xát với thực tế nhiều nên nhóm có nhiều thiếu sót Mong nhận được sự góp ý của quý thầy cô
Xin chân thành cảm ơn!
Trang 6KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
MEMORIES’ PROM NIGHT – DAY TO REMEMBER
I NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA SỰ KIỆN
Tên sự kiện Memories’Prom Night – Day to Remember
Loại hình sự kiện Sự kiện tri ân, giao lưu
Nội dung chính Buổi dạ hội tại thời điểm kết thúc năm học với sự tham gia của
đông đảo sinh viên, giảng viên cùng với các cựu sinh viên tham gia
Đối tượng Đối tượng chính: sinh viên k53 sắp ra trường
Các đối tượng khác: sinh viên đang theo học tại trường; giảngviên và các cựu sinh viên
Quy mô sự kiện Khoảng 2000 cá nhân tham dự
Mục đích Tri ân khóa sinh viên K53 chuẩn bị ra trường vì những đóng
góp trong suốt quãng thời gian học tập tại trường
Xây dựng và củng cố cầu nối giữa sinh viên và giảng viên, giữa cựu sinh viên và các sinh viên trong trường
Xây dựng cộng đồng sinh viên, cựu sinh viên Tài Chính lớn mạnh
Tạo cơ hội cũng cố và gắn kết Học viện với cựu sinh viên
Thời gian tổ chức 18h30 đến 22h30
(Do đặc điểm là đề tài nghiên cứu nên để đơn giản trong việc trình bày, nhóm sẽ đếm ngược đến ngày diễn ra sự kiện mà không đưa ra một mốc thời gian cụ thể)
Địa điểm Tràng An Palace – 461 Nguyễn Khang, Cầu Giấy, Hà Nội
Timeline sự kiện
chính
18h30 – 19h30: Đón khách – Check in19h30 – 20h15: Khai mạc sự kiện 20h15 – 20h35: Phát clip và đọc lời nhắn nhủ tri ân các sinh
viên k5320h35 – 20h45: Giao lưu và trò chuyện với đại diện cựu sinh
viên và đại diện sinh viên k5320h45 – 21h20: Trao giải cho sự kiện bên lề King&Queen và
mở màn Slowdance21h20 – 21h30: Rút thăm may mắn21h30 – 22h: Giao lưu âm nhạc cùng DJ và kết thúc sự kiện
Trang 7II KẾ HOẠCH NHÂN SỰ
1 Loại hình nhân sự
Nhân sự chính: Hội sinh viên.
Nhân sự hỗ trợ: Cộng tác viên Đoàn thanh niên; Các câu lạc bộ, hội,
nhóm trực thuộc Đoàn thanh niên và Hội sinh viên; Cộng tác viên khác
2 Phân bổ nhân sự
Nhân sự chính: (50 người) chịu trách nhiệm ttrong các công tác:
- Lên kế hoạch, xây dựng đề án, nộp và xin duyệt đề án sự kiện.
- Xin tài trợ.
- Lên kế hoạch chi tiết cho từng mảng
- Thực hiện kế hoạch tuyển cộng tác viên, liên hệ các bên liên
quan, kế hoạch truyền thông
- Chạy chương trình chính và các sự kiện bên lề.
- Huớng dẫn, đào tạo, quản lí và đánh giá cộng tác viên.
- Hoạch toán, thanh toán các giao dịch trước, trong và sau sự kiện.
- Các công việc khác.
Nhân sự hỗ trợ: (50 người)
- Hỗ trợ các tiết mục văn nghệ trong sự kiện.
- Hỗ trợ công tác hậu cần tại các sự kiện bên lề và sự kiện chính.
- Hỗ trợ nhân sự chính trong công tác quản lí sự kiện.
- Các công việc khác theo chỉ đạo của nhân sự chính.
3 Phân bổ công việc
ST
T Công việc Chi tiết công việc
Người phụ trách Ghi chú
Ban thư ký Hội sinh viên
-Xin hỗ trợ từ Đoàn thanh niên (tài chính và nhân sự)
Ban thư ký Hội sinh viênLên kế hoạch chi tiết cho sự kiện,
-bảng phân công công việc chi tiết cho cá nhân và nhóm
Các banchuyên mônthuộc Hộisinh viên
2 Thực hiện các Lên kế hoạch xin tài trợ chi tiết, Ban đối ngoại
Trang 8- Hội sinhviênLên kế hoạch truyền thông sự kiện:
1 Thiết kế avt, cover, áp phích, banner, standee, giấy mời, biểu mẫu đăng kí online, vé, thư cảm ơn, các bài đăng online, clip, ảnh trên fanpage chính của Hội sinh viên, Đoàn thanh niên
4 Thực hiện truyền thông online cho nhà tài trợ
5 Kế hoạch họp mặt cán bộ liên chi đoàn, câu lạc bộ trựcthuộc và đại diện ban liên lạc hội cựu sinh viên
Ban truyềnthông - kỹthuật - Hộisinh viên
Xây dựng kế hoạch chi tiết cho các
sự kiện bên lề và sự kiện chính (Bao gồm bản dự trù kinh phí, phân công nhân sự trong sự kiện chính, timeline sự kiện chính, timeline các sự kiện bên lề)
Ban sự kiện
& Ban dự ánthanh niên -Hội sinh viên
Tuyển dụng, đào tạo, phân công công việc, quản lí và đánh giá cộngtác viên hậu cần
Ban văn hóa Hội sinh viên
-Kế hoạch đặt bàn truyền thông sự kiện chính trước sự kiện 1 tuần và bàn truyền thông các nhà trợ chính
Ban văn hóa
& Ban đốingoại - Hộisinh viênXây dựng chương trình văn nghệ
trong sự kiện và quản lí các đơn vị
có tiết mục văn nghệ trong sự kiện
Ban văn thể Hội sinh viên
Trang 9-Xây dựng chương trình và quản lí thí sinh cho sự kiện bên lề
King&Queen
Gửi giấy mời cho các đơn vị trường bạn, đại diện Đoàn thanh niên, đại diện Ban công tác chính trị và sinh viên, các sinh viên, cựu sinh viên và các giảng viên trong trường
Ban đối ngoại
- Hội sinhviên
Chuẩn bị các dụng cụ cần thiết trong sự kiện
Ban sự kiện
& Ban dự ánthanh niên -Hội sinh viênThuê hội trường, đặt tiệc buffet,
loa đài cho sự kiện chính và sự kiện bên lề
Ban văn hóa Hội sinh viênTìm và đặt lịch, kí hợp đồng với
-MC và DJ trong chương trình
Ban văn thể Hội sinh viên
1 tuầntruớc sựkiện chính
Hội sinh viên Các ban
chuyên môn phối hợptrên tiền
đề các kếhoạch đãlập trướcđó
Trong 7 ngày truyền thông và các sự kiện bên
lề, mỗi nhóm cộng tác viên phảiđược quản lí bởi ít nhất 1
Chạy sự kiện bên lề Kinh&Queen trên page và link đăng kí online
Duyệt chương trình
truớc sựkiện chính
Gửi thông cáo báo chí
và mời các đơn vị báochí
Kết hợp với trung tâm
tổ chức sự kiện chính
để làm công tác trang trí và kiểm tra các thiết bị hỗ trợ cho chương trình và tiệc buffet ngọt
Liên hệtrước vàvào ngày
tổ chức sựkiện chính
Thực hiện kế hoạch truyền thông online và
Trong 1tuân trước
Trang 10truyền thông offline sự kiện
chính
người trong
Chạy chương trình Sự kiện
Ban truyềnthông kỹthuật - Hộisinh viên
Tiếp tục truyền thông online sau sựkiện theo kế hoạch
Thanh toán các hợp đồng Ban văn
phòng - Hộisinh viênHạch toán các khoản chi tiêu trong
toàn bộ sự kiện
Các ban liênquan
5 Đánh giá sausự kiện Họp bàn đánh giá sau sự kiện. Hội sinh viên
Để đảm bảo công tác kiểm tra và khắc phục kịp thời các sự cố:
1 Khi lập kế hoạch đề nghị các trưởng ban có kế hoạch họp thống nhất tránh trường hợp các khâu có sự xung đột
2 Công tác kiểm tra phải được tiến hành liên tục
3 Các ban họp báo cáo tiến độ công việc ít nhất 2 lần/ tuần
4 Báo cáo tiến độ và sự cố (nếu có) với Ban thư kí 1 lần/ tuần
5 Riêng đối với cộng tác viên chịu sự quản lí trực tiếp từ khâu nào phải báo cáo tiến độ với trưởng ban phụ trách 1 ngày/ 1 lần
III KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH
2 Loa đài, ánh sáng, phông nền, trang trí 26.000.000 Công ty tổ chức sự kiện
3 Tiệc Buffet Ngọt 60.000.000 1200 suất (50.000/suất)
5 Chi phí làm áo sự kiện 10.000.000 Khoảng 100 người (100.000/áo)
Trang 116 Hỗ trợ cộng tác viên 1.000.000
7 Hỗ trợ đội văn nghệ từ các câulạc bộ, hội trực thuộc 2.000.000
9 Quà tặng, giấy chứng nhận cho nhà tài trợ 2.000.000
10 Mũ miện cho King and Queen 500.000
11
Đặt bàn truyền thông, chi phí
Áp phích, banner, standee, giấy mời, vé,
tơ rơi, giấy chứng nhận,thư cảm ơn
2 Kế hoạch xin tài trợ
a) Nộp đề án và xin tài trợ từ Ban công tác Chính trị và Sinh viên
Đại diện Ban thư kí hội sinh viên nộp đề án và bản dự trù kinh phí trước
sự kiện 1 tháng cho Đoàn thanh niên và Ban công tác Chính trị và Sinh viên để xin tài trợ từ quỹ Hỗ trợ hoạt động sinh viên
Dự kiến xin được tài trợ: 20.000.000VNĐ
b) Xin tài trợ ngoài
Các đơn vị có thể xin tài trợ: Lotte Cinema, CGV, The coffee house, Dingtea, Langmaster, Grab, Lienviet postbank, Viettin bank, Tập đoàn bảo hiểm Bảo Việt,…
Các tổ chức, doanh nghiệp có quyền lựa chọn cách thức hỗ trợ tài chính,trao tặng hiện vật tài trợ của công ty mình theo các gói tài trợ dưới đây:
- Tài trợ hiện kim
Trang 12Gói tài trợ Mức tài trợ (VNĐ) Số lượng Nhà tài trợ Vàng 15,000,000 1
Nhà tài trợ Bạc 10,000,000 2
Nhà tài trợ Đồng 5,000,000 3
Nhà hảo tâm Không giới hạn
- Tài trợ hiện vật
Số lượng và loại hiện vật không giới hạn
Hiện vật phù hợp với công tác tổ chức chương trình
Hiện vật sẽ được quy đổi ra tiền mặt và nhà tài trợ sẽ được hưởngnhững quyền lợi ứng với giá trị của hiện vật
- Tài trợ truyền thông:
Cung cấp những phương tiện nhằm quảng bá chương trình như poster, photobooth, v.v
Hỗ trợ việc quảng bá, giới thiệu, phát sóng những tài liệu liên quan đến chương trình (trong phạm vi cho phép) lên các phương tiện truyền thông đại chúng
- Tài trợ in ấn
Tài trợ toàn phần gói in ấn các vật phẩm truyền thông (2.000.000 VNĐ) nhằm mục đích tổ chức chương trình
Quyền lợi nhà tài trợ
Nhà tài trợ của chương trình sẽ được hưởng các quyền lợi:
- Quyền xưng danh
Tên nhà tài trợ được nhắc nhiều lần trong sự kiện nhằm quảng bá hình ảnh nhà tài trợ một cách tốt nhất
Được MC trân trọng nhắc đến trong “Lời cảm ơn” tại cuối sự kiện
- Quyền truyền thông
Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân được xuất hiện trên các phương tiện thông tin đại chúng với vai trò là nhà tài trợ chương trình
Nhà tài trợ được sử dụng poster quảng cáo riêng để quảng bá hìnhảnh
- Quyền in ấn: Logo của tổ chức tham gia tài trợ sẽ được in trên toàn
bộ vật phẩm in ấn của chương trình
3 Khoản thu đến từ việc bán vé
Trang 13 Ngoài các khooản hỗ trợ và tài trợ, kinh phí thực hiện chương trình được thu từ việc bán vé cho các cá nhân tham gia sự kiện mà không phải khách mời.
Mức giá: 50.000 VNĐ/ vé
Ngoài khách mời (khooảng 200 khách), số lượng vé bán ra dự tính khoảng
1600 vé
Tổng thu dự tính: 80.000.000 VNĐ
IV KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG
1 Kế hoạch truyền thông
Tạo event trên Facebook và có minigame đểthúc đẩy mọi người ấn “quan tâm’, “tham gia” và share sự kiện về dòng thời gian Đặcbiệt chú trọng đến các sinh viên năm cuối vàcộng đồng cựu sinh viên của trường
Đăng thông tin về tiến trình, khách mời để kích thích, gây tò mò trong cộng đồng sinh viên và cựu sinh viên
Các thành viên trong ban tổ chức và cộng tác viên đồng loạt thay avt và cover chính thức của chương trình
Thực hiệnkhi có avt
và cover chính thứcTạo minigame khuyến khích chụp ảnh với
banner và áp phích để share truyền thông cá nhân
Liên hệ với các trưởng ban liên lạc hội cựu sinh viên và liên chi đoàn các khoa để hỗ trợtruyền thông tới toàn bộ sinh viên trong trường (Share, tương tác sự kiện )
Bàn truyềnthông tại bảngtin 101
Đặt bàn truyền thông tại bảng tin 101 một tuần trước sự kiện và truyền thông cho nhà tài trợ:
1 Truyền thông sự kiện bằng các minigame: up ảnh sự kiện, share bài nhận quà
Đặt bàn 1 tuần trước
sự kiện chính và yêu cầu báo cáo
Trang 142 Truyền thông cho các nhà tài trợ chính: Hỗ trợ nhà tài tợ trong các công tác hậu cần, lôi kéo sinh viên bằng các minigame nhỏ, đặt loa và áp phích cho nhà tài trợ.
3 Bán vé sự kiện với ưu đãi theo thời gian mua vé
tiến độ công việc hàng ngày
Tờ rơi Phát tờ rơi tại bảng tin 101 Giấy mời In giấy mời gửi thầy cô và sinh viên
Họp mặt
Tổ chức họp mặt các cán bộ liên chi đoàn, câu lạc bộ trực thuộc và đại diện ban liên lạchội cựu sinh viên
Ấn định ngày cụ thể và xâydựng nội dung chung chocác buổi họp mặtThông cáo Gửi thông cáo báo chí cho các đơn vị truyềnthông.
Feedback
Tạo phần Confession trong đơn đăng kí online và link confessions cho trường hợp mua vé offline để nhận feedback trước sự kiện và sử dụng truyền thông trong sự kiện
Trong sự
kiện
FeedbackPoster vàstandee
Tạo link review sự kiện và thu thập nhận xéttrên sự kiện facebook, phỏng vấn tại sự kiện
để viết bài truyền thông sau sự kiện
Đăt poster và standee trước khu vực sự kiện
Ảnh và clip
Chụp ảnh checkin cho ngươi tới dự, quay clip trong sự kiện và phát trực tiếp sự kiện trên facebook
Thư cảm ơn
Gửi thư cảm ơn cho các đơn vị tài trợ, các đơn vị trường bạn, các đơn vị báo chí giảng viên và người dự
Sau sự
kiện
Thư cảm ơn Facebook
Gửi thư cảm ơn cho đơn vị bảo lãnh sự kiện
Viết bài truyền thông từ review và confession trước và sau sự kiện
Trang 152 Timeline truyền thông
Ban truyềnthông kỹ thuật
Mở link đăng ký online, confession
Tạo sự kiện, fanpage trên facebook
Duy trì đăng bài trên các fanpage, hội nhóm, thay cover avatar
Tổ chức họp mặt cựu sinh viên
Ánhsáng18h30
Phát số bốc thăm trúng thưởng cuối chương trình vàsticker bình chọn king-queen
Cộng tác viên
Sôi động
Nhạc biểu diễn
Hiệu ứng theo
Trang 16guitar nhạc19h50
on
20h15
-
20h20
Phát clip Clip gồm những hình ảnh của
k53 trong những hoạt động củahọc viện trong suốt thời gian học tập tại Học viện
Bên kỹ thuật Nhạc
của clip
Off mờ
nhẹ nhàng, sâu lắng
Đại diện cựu sv chia sẻ suy nghĩ và kinh nghiệm với các
4 đôi được chọn sẽ chơi trò chơi sau đó công bố king-
Trò chơi do Ban văn thể phụ trách
Nhạc vui nhộn
on
Trang 1721h20
Slow dance KING&QUEEN nhảy mở màn
(các khách mời nhảy tự do)
Nhạc nhẹ nhàng, lãng mạn
Off mờ
Đại diện ban
tổ chức
Nhạc chúc mừng
MC gửi lời cảm ơn
2 Timeline sự kiện bên lề trong 1 tuần truyền thông sự kiện
N
Đính kèm trong link đăng kí online của sự kiện một link đăng kí tham gia sự kiện bên
lề KING&QUEEN
Bantruyềnthông kĩthuật - Hộisinh viên
Đăng bài phát động sự kiện bên lề song song với sự kiệnchính
Đóng link đăng kí sự kiện bên lề
Tổng hợp các cá nhân đăng
kí và mở bình chọn công khai trên page sự kiện
Bình chọn tính theo lượt tương tác ( 1 like
= 1 điểm, 1tim = 2 điểm, 1