Đề tài nghiên cứu chương 4 chu trình bán hàng – thu tiền

Chu trình bán hàng thu tiền của công ty ABC Công ty TNHH ABC là một doanh nghiệp chuyên cung cáp vật liệu xây dựng cho các dự án lớn trên toàn quóc, hôm nay trưởng bộ phận kinh doanh củ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI NGỮ - TIN HỌC THÀNH PHÓ HỎ CHÍ MINH

KHOA KINH TẾ - TÀI CHÍNH

Họ và tên Phân chia công việc

Nguyên Lê Ngọc Yên Nhi | 22DH300827 | Tìm nội dung nghiên cứu đề tài 100% Nguyễn Như Phương 22DH301680 | Tìm nội dung nghiên cứu dé tai 100%

Đỗ Thị Ngọc Giàu 22DH301789 | Tìm nội dung nghiên cứu để tài 100%

Nguyên An Phúc 22DH301819 | Tìm nội dung nghiên cứu để tài 100% Nguyễn Thanh Nhi 22DH300835 | Tìm nội dung nghiên cứu đê tài 100% Vong Dinh Trang 22DH301701 | Tìm nội dung nghiên cứu đê tài 100%

Lê Tú Trinh 22DH301372 | Tìm nội dung nghiên cứu đê tài 100%

Ly Khanh Van 22DH301707 | Tìm nội dung nghiên cứu đê tài 100% Huỳnh Cát Tường 22DH301449 | Tìm nội dung nghiên cứu để tài 100% Nguyên Thị Ngọc Trang | 22DH301322 | Tìm nội dung nghiên cứu đề tài 100%

Lê Thị Ngọc Trâm 22DH301764 | Tìm nội dung nghiên cứu đê tài 100% Trà Ngọc Bảo Trân 22DH301359 | Tìm nội dung nghiên cứu đê tài 100% Trân Ngô Minh Thư 22DH301697 | Tìm nội dung nghiên cứu để tài 100% Phạm Phương Linh 22DH300546 | Tìm nội dung nghiên cứu để tài 100% Thanh Lâm Tài Nguyên | 22DH300775 | Tìm nội dung nghiên cứu để tài 100% Nguyễn Hoàng Hải Vy 22DH301708 | Tìm nội dung nghiên cứu để tài 100% Trân Thị Vân Anh 22DH301500 | Tong hop néi dung + Làm trình chiêu 100% Nguyễn Thị Thanh Thủy | 22DH301694 | Tìm nội dung nghiên cứu đê tài 100%

Nậi dung

I Đặc điểm của chu trình, gian lận, sai sót và mục tiêu kiểm soát - - 1

1 Chu trình bán hàng thu tiền của công ty ABC: .- 1221212212221 1

4.4 Nhan don dit nh .aa 1

1.2 Lập lệnh bán hàng - - 222221230202 2211111110111 1111111111 nh xe 1.3 C0 a na naaa aAaa ©ô 0° ă.ă 1

con oèằễằễằ -iễẳäẳäẳỶỶÝ5 4 1.6 Theo dõi nợ phải thu . 2-2 021011 201 nn ST TH ni ch ch

mm ha ii

CC 0 :0 non 66 “d1

2.1 Phi vụ gian lận của JVC (Công ty Cổ phần Y tế Việt Nhật) 7

2.1.1 Sai phạm niên độ doanh thu và nợ phải thu - 72-2 <<<<-<<<ss2 7 2.1.2 Quản lý nợ phải thu khách hàng kém - cccccccc cày 7 2.1.3 No phai thu that thoat do không theo d6i chat Ché 0 0 eee eee 7

2.1.4 Không khai báo các khoản nợ phải thu bị thé chấp 552 s55 s5: 8

2.1.5 Không xét duyệt các giao dịch tài chính - S222 se 2.1.6 Xét duyệt không đúng quy trình Sàn nSSSn ST TT ket 9 2.1.7 Lập hóa đơn sai lệC - c QQSSSS HH TS n TT kg nh chen 9 72a cổ on ha ä1ä ốốố.ố

2.2 Bê bối chất lượng thép của Kobe Steel S2 23T S112 12 11515512151 set 10

2.2.1 Đơn đặt hàng chưa được phê duyệt đã bán QC SSSSSSSssssssằ, 10

3 Muc ti 001/0 HKKaddddidẳ 11

K N la lon /“-‹-1iÍÍIJIA 12 3.2 Mục tiêu báo cáo

TAI LIEU TONG HOP

I Đặc điểm của chu trình, gian lận, sai sót và mục tiêu kiếm soát

1 Chu trình bán hàng thu tiền của công ty ABC

Công ty TNHH ABC là một doanh nghiệp chuyên cung cáp vật liệu xây dựng cho các

dự án lớn trên toàn quóc, hôm nay trưởng bộ phận kinh doanh của công ty ABC, nhận được email từ ông Hùng - đại diện của Công ty Xây dựng Thành Công, một trong những khách

hàng quan trọng nhất của ABC Công ty Xây dựng Thành Công đang triển khai dự án xây dựng khu đô thị quy mô lớn ở ngoại ô thành phô và cần mua 500 tan xi mang dé kip tién

giao hàng đúng hẹn, và có chính sách giá cả cạnh tranh Ngoài ra, xây dựng môi quan hệ

lâu dài và đáng tin cậy với các khách hàng cũng là yêu tố quan trọng để thu hút các dự án

lớn

Email chỉ tiết từ ông Hùng ghi rõ:

- _ Số lượng xi măng: 500 tân

- _ Tiêu chuẩn kỹ thuật: Theo tiêu chuẩn TCVN (tiêu chuẩn Việt Nam ) 6260:2009, phủ

hợp cho xây dựng dân dụng và công nghiệp

- _ Yêu cầu giao hàng: Trong vòng 7 ngày tới

- _ Địa điểm giao hàng: Khu đô thị mới tại quận l, cách công ty ABC khoáng 150 km

- Điều khoản thanh toán: Thanh toán sau khi nhận hàng, trong vòng 30 ngày

Sau khi mọi chỉ tiết được thống nhát, ông Bình (Trưởng phòng Kinh Doanh) tiền hành nhập đơn hàng vào hệ thông quán lý của công ty ABC, dam bao rang các thông tin về số

lượng, giá cả, và thời gian giao hàng đều chính xác

1.2 Lập lệnh bán hàng

Do Công ty Xây dựng Thành Công là khách hàng lâu năm của ABC và thường xuyên

có các giao dịch lớn, ông Bình quyết định đề xuất phương án bán chịu, tức là cho phép công

ty này thanh toán sau khi nhận hàng thay vì yêu cầu thanh toán trước Đây là một ưu đãi

mà công ty ABC chỉ dành cho những khách hàng có uy tín và có lịch sử thanh toán tốt

Ông Bình lập lệnh bán chịu và gửi yêu cầu nảy lên phòng tải chính để xét duyệt Để

tăng tính thuyết phục, ông Bình còn kèm theo thông tin vè lịch sử giao dịch trước đây với Công ty Xây dựng Thành Công, cho thấy rằng họ luôn thanh toán đúng hạn trong các làn

hợp tác trước

Câu hỏi: Lịch sử giao dịch tốt của công ty X có phải là yếu tố duy nhất đề ra quyết định bán chịu không? Theo các bạn, còn yếu tô nào khác cần xem xét?

Trả lời: Không phải yếu tổ duy nhát: Lịch sử giao dịch là một chỉ số tốt, nhưng không

đủ Công ty cũng cần xem xét tình hình tài chính hiện tại của khách hàng, các cam kết hợp

đồng hiện tại, và khá năng thanh toán của họ trong tương lai Đôi khi, một công ty có lịch

sử tốt nhưng có thê gặp khó khăn tài chính không lường trước được

1.3 Xét duyệt bán chịu

Sau khi nhận được đề xuất bán chịu từ ông Bình, phòng tài chính của công ty ABC bắt đầu quá trình xem xét và đánh giá rủi ro Đây là một bước quan trong dé dam bao rang

2

quyết định bán chịu không làm ảnh hưởng đến dòng tiền của công ty và tránh nguy cơ nợ xấu

Chị Lan, trưởng phòng tài chính, cùng với đội ngũ của mình bắt đầu kiểm tra hồ sơ

thanh toán của Công ty Xây dựng Thành Công Họ truy cập vào hệ thông quán lý nợ phải

thu đề xem xét lịch sử giao dịch của công ty này với công ty ABC Chi Lan nhan thay rang trong 5 năm hợp tác, công ty X luôn tuân thủ các điều khoản thanh toán và chưa từng có trường hợp chậm trễ Điều này mang lại sự yên tâm về khả năng thanh toán của họ

Không chỉ dừng lại ở đó, chị Lan còn kiêm tra các báo cáo tài chính của công ty X

được công bó công khai Qua việc nghiên cứu só liệu về doanh thu, lợi nhuận và khá năng thanh khoản của công ty X, chị Lan xác định rằng rủi ro tài chính là rất thấp Sau khi xem xét kỹ lưỡng, chị Lan phê duyệt đề xuất bán chịu với điều kiện thanh toán trong vòng 30 ngày, và gửi thông báo xác nhận lại cho ông Bình để tiền hành các bước tiếp theo

Câu hỏi: Ngoài rủi ro nợ xấu, công ty ABC còn phải đối mặt với những rủi ro nào

khác khi thực hiện bán chịu?

Trả lời:

- Rủi ro biến động giá cả: Nếu giá nguyên vật liệu tăng thì nhà sản xuất phải trả

nhiều hơn cho việc sản xuất sản phẩm, làm giảm lợi nhuận hoặc phải tăng giá bán đề bủ đắp chỉ phí,

nhà nước ban hành có thê làm họ có nguy cơ đôi mặt với phá sản

1.4 Gửi hàng

Sau khi hoàn tát các thủ tục xét duyệt bán chịu và sẵn sàng cho việc giao hàng, công

ty ABC đã hợp tác với một công ty vận tái uy tín để đảm bảo lô hàng xi măng được vận chuyên an toàn đến công trường của Công ty Xây dựng Thành Công ,phương thức vận chuyên được công ty ABC chọn là giao qua chành (giao hàng qua trạm xe tái trung gian)

giúp ABC tiết kiệm chỉ phí và đám báo hàng đến đúng nơi quy định Trước khi xe hàng xuất phát, ông Tuần, phụ trách kiểm tra hàng hóa, đã kỹ lưỡng kiểm tra số lượng và chất

3

lượng của toàn bộ lô hàng xi măng Ông đảm bảo rằng xi măng được đóng gói chắc chắn,

không có bao nào bị hỏng hoặc có dấu hiệu hư hại, và mọi thủ tục đều được thực hiện đầy

đủ đề tránh tồn thát trong quá trình vận chuyền

Khi xe tải đến công trường của Công ty Xây dựng Thành Công, hàng hóa được giao

đúng thời gian như đã hẹn Nhân viên của công ty đối tác đã kiếm tra cần thận lô hàng, so sánh sô lượng với hóa đơn giao nhận, và xác nhận rằng chất lượng xi măng đạt tiêu chuẩn

Sau khi kiêm tra xong, nhân viên của Công ty Xây dựng Thành Công đã ký nhận đầy đủ trên các chứng từ giao nhận hàng hóa, chính thức xác nhận rằng công ty đã nhận được hang theo đúng thỏa thuận

Câu hỏi: Có chính sách nào để xử lý hàng hóa nếu bị hư hỏng hoặc thiếu hụt trong

quá trình giao không?

Trả lời: Xét trong tình trên thì Công ty ABC cần có chính sách rõ ràng đề xử lý hàng

hóa bị hư hỏng hoặc thiếu hụt trong quá trình giao hàng Trước tiên, ông Tuần đã thực hiện

kiêm tra kỹ lưỡng só lượng và chất lượng hàng hóa trước khi vận chuyên, nhằm giám thiểu rủi ro ngay từ đầu Mọi thông tin về tình trạng hàng hóa đều được ghi chép chỉ tiết trên hóa đơn giao nhận, tạo cơ sở cho việc giải quyết vấn đề nếu phát sinh sự có Néu Công ty Xây dựng Thành Công phát hiện hàng hóa bị hư hỏng hoặc thiếu hụt, họ cần thông báo ngay cho ABC để được xác minh va xử lý Công ty sẽ tiếp nhận khiêu nại, điều tra và xác nhận tình trạng hàng hóa, và néu hàng hóa bị hư hỏng do lỗi trong quá trình vận chuyên, ABC

sẽ tiền hành bồi thường hoặc cung cấp hàng hóa thay thé Sau mỗi sự có, công ty cũng sẽ

đánh giá lại quy trình giao hàng để cải thiện và tránh tái diễn sự có tương tự Những biện pháp này không chi đảm báo quyền lợi cho khách hàng mà còn nâng cao chất lượng dịch

vu ,tao uy tín cho công ty

1.5 Lập hóa đơn

Ngay khi hàng được giao thành công, phòng ké toán của ABC tiền hành lập hóa đơn

gửi cho Công ty Xây dựng Thanh Công Hóa đơn này bao gôm các chỉ tiết như số lượng xi

măng, đơn giá, tông giá trị đơn hàng, và điều khoản thanh toán Điều quan trọng nhất là

thời hạn thanh toán 30 ngày kẻ từ ngày nhận hàng

Ông Bình theo dõi quá trình này và đảm bảo rằng hóa đơn được gửi đến đúng địa chỉ email của phòng kế toán công ty X Ông cũng liên hệ với bà Thu, kế toán trưởng của công

ty X, để xác nhận rằng họ đã nhận được hóa đơn và không có vấn đề gì với các thông tin

trên đó

Câu hỏi: Mọi người có thấy việc lập hóa đơn chính xác với các chỉ tiết như số lượng, đơn giá và thời hạn thanh toán quan trọng không 2

Trả lời: Việc lập hóa đơn chính xác với các chỉ tiết là vô cùng quan trọng Sau khi

công ty ABC giao thành công 500 tan xi mang, hoa don chỉ tiết được lập ra không chỉ cung cap thông tin rõ ràng vẻ số lượng và giá trị của lô hàng mà còn xác định thời hạn thanh toán

là 30 ngày Điều này giúp Công ty Xây dựng Thành Công có cơ sở vững chắc đề đói chiếu với hàng hóa đã nhận, từ đó tránh những nhằm lẫn hoặc tranh chấp có thê xảy ra về số

lượng và giá cả Bên cạnh đó, việc ông Bình chủ động gọi điện xác nhận với bà Thu về việc

đã nhận được hóa đơn cũng góp phần đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong giao dịch

Nhờ đó, quá trình thanh toán diễn ra thuận lợi và đúng hạn, củng cô mối quan hệ tin cậy

giữa hai công ty Tóm lại, việc lập hóa đơn chính xác không chỉ bảo vệ quyền lợi của ca hai bên mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy trong hoạt động kinh doanh 1.6 Theo dõi nợ phải thu

Sau khi hóa đơn được gửi đi, bộ phận ké toán của ABC tiếp tục công việc theo dõi nợ phải thu Họ ghi nhận só tiền mà Công ty Xây dựng Thanh Công đang nợ trên hệ thống và thường xuyên kiêm tra tiễn độ thanh toán Trong khoảng thời gian này, chị Hằng, một nhân

viên ké toán của ABC, luôn giữ liên lạc với bà Thu của công ty đối tác đề chắc chắn rằng

họ sẽ thanh toán đúng hạn

Chị Hằng còn đặt lời nhắc trong hệ thông để theo dõi ngày đến hạn thanh toán Nếu

đến gần ngày thanh toán mà chưa nhận được phản hồi từ công ty đối tác, chị Hằng sẽ gửi

email hoặc gọi điện đề nhắc nhở một cách nhẹ nhàng, tránh việc chậm trễ trong thanh toán.

Câu hỏi: Việc đặt lời nhắc trong hệ thông là một cách hiệu quá đề theo dõi các khoản phải thu Theo các bạn, hệ thông này nên được thiết kế như thế nào đê không chỉ nhắc nhở ngày đến hạn mà còn theo dõi các dấu hiệu rủi ro về khả năng thanh toán của khách hàng?"

Hệ thông nên bao gồm cảnh báo tự động về các khoản nợ đến hạn và quá hạn Bên cạnh đó, nó cũng cần theo dõi các chỉ số khác như lịch sử thanh toán, số lần thanh toán

chậm, và tình hình tài chính hiện tại của khách hàng Điều này giúp nhận diện các khách

hàng có nguy cơ thanh toán chậm đề có biện pháp nhắc nhở sớm hơn

1.7 Thu tiền

Vào ngày cuối cùng của kỳ hạn thanh toán, công ty ABC nhận được email thông báo

từ ngân hang rằng công ty X đã chuyên khoản toàn bộ số tiền cho đơn hàng 500 tấn xi măng Chị Hằng nhanh chóng xác nhận só tiền đã vào tài khoản của công ty và cập nhật

trạng thái thanh toán trong hé thong

Sau khi nhận đủ tiền, hóa đơn này được đóng lại trong hệ thống và chu trình bán hàng

~ thu tiền kết thúc một cách suôn sẻ, hoàn thành giao dịch một cách trơn tru và còn tiếp tục củng có mối quan hệ tốt đẹp với công ty X

Câu hỏi: Nếu có sự có xảy ra trong quá trình bán hàng, ví dụ Công Ty xây dựng,

thanh toán chậm hoặc từ chói thanh toán, công ty ABC nên làm gì?

Trả lời: Vì khách hàng thanh toán chậm là khách hàng quen, công ty ABC can xt ly

một cách khéo léo và duy trì mối quan hệ tốt đẹp Trước tiên, ABC nên liên hệ trực tiếp với khách hàng đê nhắc nhở và tìm hiểu lý do thanh toán chậm, đồng thời thể hiện sự thấu hiểu

va san sang lắng nghe Nếu khách hàng gặp khó khăn tài chính tạm thời, ABC có thẻ xem

xét gia hạn thêm thời gian thanh toán hoặc thỏa thuận phương thức thanh toán linh hoạt, chang hạn như trả góp hoặc chia nhỏ khoản thanh toán

Vì với khách hàng quen, việc duy trì mối quan hệ lâu dài là rất quan trọng ABC có thể đưa ra giải pháp hỗ trợ tạm thời nhưng vẫn cần ghi nhận thỏa thuận bang van ban dé tránh rủi ro Tuy nhiên, nếu vấn đè tái diễn nhiều lần, ABC nên thận trọng hơn trong các

6

giao dịch tương lai, như yêu cầu thanh toán trước một phần hoặc điều chỉnh các điều khoản

bán chịu

2 Gian lận và sai sót

2.1 Phi vụ gian lận của JVC (Công ty Cô phần Y tế Việt Nhật)

Năm 2015, JVC rơi vào bê bói tài chính nghiêm trọng sau khi cựu Chủ tịch bị bắt tạm giam Những sai phạm tài chính tại JVC đã làm cô phiếu công ty lao dóc từ 22.000 đồng xuống còn 7.000 đồng/cô phiếu vào cuôi tháng 6/2015 và tiếp tục giảm chỉ còn 3.050 đồng vào tháng 8/2019 Tong tai san cia JVC giám từ 1.600 tỷ đồng xuống hơn 700 tỷ đồng vào năm 2018, với lỗ lũy kế hơn 1.000 tỷ đồng

2.1.1 Sai phạm niên độ doanh thu và nợ phải thu

JVC thay đôi niên độ kế toán từ năm tài chính thông thường sang giai đoạn từ 1/4 dén

31⁄3 mà không có lý do rõ ràng Đây là dấu hiệu của việc điều chinh số liệu báo cáo để che giấu sự thật về doanh thu và lỗ lũy kế Công ty ghi nhận doanh thu từ những giao dịch không thực té với các đối tượng liên quan Những hợp đồng kinh doanh không có ban chat kinh tế thật đã được lập ra đề làm đẹp báo cáo tài chính

2.1.2 Quản lý nợ phải thu khách hàng kém

JVC đã thê hiện sự yếu kém trong quan ly no phải thu, dẫn đến việc thu hồi nợ bị

chậm trễ hoặc không đòi được nợ Cụ thể, nợ phải thu thương mại Của công ty đã tăng mạnh

từ hơn 400 tỷ lên hơn 615 tỷ đồng, nhưng không có thuyết minh cụ thế về những khoản nợ này Điều này cho thấy JVC không có quy trình quản lý hiệu quả đề theo dõi và thu hồi các

khoán nợ từ khách hàng Các khoán nợ này cũng không được công khai đầy đủ trong báo

cáo tài chính, dẫn đén việc khó kiểm soát và giám sát tình hình tài chính thực sự của công

ty

2.1.3 Nợ phải thu thất thoát do không theo dõi chặt chẽ

Việc không kiểm soát tốt các khoản nợ phải thu đã dẫn đến that thoat tai san cua JVC Tổng tài sản của công ty đã giảm mạnh từ 1.600 ty đồng xuống chỉ còn hơn 700 tý đồng,