đề tài phân tích thiết kế hệ thống cho cửa hàng bán áo quần highlight clothes

M c tiêu ụXây dựng được hệ thống quản lý bao gồm các chức năng: • Quản lý nhân viên • Quản lý khách hàng • Quan lý nhập, xuất • Quản lý mặt hàng của cửa hàng • Quản lý tài chính thu chi

TRƯỜNG Đ䄃⌀I H伃⌀C KHOA H伃⌀C HUẾ

Nguyễn Công Tùng Hồ văn Hải Hoàng Văn Quốc Cường

1.4 Nhi m vụ nghiên cứu 2

1.5 Phương ph愃Āp nghiên cứu 2

1.6 Mục tiêu 2

PHẦN II: KHẢO SÁT HI쨃⌀N TR䄃⌀NG VÀ PHÂN TÍCH BÀI TOÁN 3

2.1 Khảo s愃Āt 3

2.1.1 Cơ cấu tổ chức của cửa hàng 3

2.1.2 Xác định các yêu cầu nghiệp vụ của từng cá nhân 3

2.2 Phân tích bài toán 5

LỜI NÓI ĐẦU

Trên thế giới hiện nay, tin học là ngành phát triển không ngừng, thời kỳ công nghiệp hoá đòi hỏi thông tin nhanh chóng, chính xác Tin học càng ngày càng chiếm một vị trí quan trọng trong cuộc sống hàng ngày, trong các ngành khoa học kỹ thuật, dịch vụ và xã hội

Đất nước ta đang có những chuyển biến to lớn trong tất cả mọi lĩnh vực, các ngành kinh tế, các ngành khoa học kỹ thuật và cũng như đời sống xã hội Đảng và nhà nước ta cũng đã rất coi trọng vấn đề áp dụng tin học vào các lĩnh vực của đời sống xã hội Sự nghiệp hoá, công nghiệp hoá, hiện đại hoá của đất nước cần đến sự phát triển của công nghệ thông tin

Ví dụ như việc quản lý kinh doanh trong cửa hàng bán áo quần Nếu không có sự hỗ trợ của tin học, việc quản lý này phải cần khá nhiều người, chia thành nhiều khâu, mới có thể quản lý được toàn bộ các đơn hàng, chu tr nh nhập xuất phức tạp ìCác công việc này đòi hỏi nhiều thời gian và công sức, mà sự chính xác và hiệu quả không cao, vì đa số đều làm bằng thủ công rất ít tự động Một số nghiệp vụ như tra cứu, thống kê, và hiệu chỉnh thông tin khá vất vả Ngoài ra còn có một số khó khăn về vấn đề lưu trữ khá đồ sộ, dễ bị thất lạc, tốn kém,… Trong khi đó, các nghiệp vụ này hoàn toàn có thể tin học hoá một cách dễ dàng Với sự giúp đỡ của tin học, việc quản lý sẽ trở nên đơn giản, thuận tiện, nhanh chóng và hiệu quả hơn rất nhiều

Để hoàn thành học phần cũng như ôn tập lại kiến thức môn Phân tích và thiết kế các hệ thống thông tin, được sự hướng dẫn của Giáo viên bộ môn , nhóm chúng em xin trình bày bài tập lớn đề tài: “Phân tích thiết kế hệ thống cửa hàng bán áo quần Highlight Clothes ” Do điều kiện thời gian có hạn và chưa hiểu biết được hết các vấn đề nghiệp vụ, nên đề tài của em khó có thể tránh khỏi những sai sót Kính mong sự đóng góp của thầy và các bạn để đề tài của nhóm em có thể hoàn thiện thêm

2

PHẦN I: MỞ ĐẦU

1.1 Tên đề tài

• Phân tích thiết kế hệ thống cho cửa hàng bán áo quần Highlight Clothes

• Hệ thống cho cửa hàng bán áo quần • Các công cụ dùng để xây dựng chương trình

1.5 Phương ph愃Āp nghiên cứu

• Khảo sát thực tế • Thu thập các tài liệu liên quan đến nghiệp vụ bán hàng

1.6 M c tiêu ụXây dựng được hệ thống quản lý bao gồm các chức năng:

• Quản lý nhân viên • Quản lý khách hàng • Quan lý nhập, xuất • Quản lý mặt hàng của cửa hàng • Quản lý tài chính thu chi của cửa hàng

PHẦN II: KHẢO SÁT HI쨃⌀N TR䄃⌀NG VÀ PHÂN TÍCH BÀI TOÁN

Chiến lược điều tra: ✓ Quan sát hoạt động của hệ thống ✓ Phỏng vấn trực tiếp chủ cửa hàng (khảo sát với những chủ cửa hàng và

nhân viên bán hàng) ✓ Tự đặt mình vào vị trí của khách hàng để thấy được rõ những yêu cầu thực

tế mà hệ thống cần thực hiện.Sau khi khảo sát và tìm hiểu hệ thống hiện tại mà shop Highlight Clothes (23/154 Bà Triệu) đang làm việc, chúng em nhận thấy các nguyên tắc hoạt động, quy tắc quản lý, giới thiệu sản phẩm của cửa hàng như sau:

• Người quản lý (Chủ cửa hàng) • Nhân viên bán hàng

• Nhân viên thu ngân (Kiêm nhân viên kế toán)• Thủ Kho

- Người quản lý (Chủ cửa hàng): • Điều phối toàn bộ hoạt động của cửa hàng • Nhận các báo cáo thống kê tài chính, mặt hàng định kì • Kiểm tra các hóa đơn để tiến hành nhập xuất tiền - Nhân viên bán hàng:

• Giúp khách hàng tìm các mặt hàng theo yêu cầu của khách hàng • Giới thiệu các sản phẩm, mẫu thiết kế mới và tư vấn giúp khách hàng lựa

chọn được các trang phục,…phù hợp với nhu cầu và túi tiền của họ

4 - Nhân viên thu ngân:

• Thực hiện việc thu tiền và xác nhận đã thu tiền cho khách hàng đồng thời ghi nhận vào hệ thống để thông báo đến thủ kho xuất các mặt hàng như trong hóa đơn

• Ghi nhận lại số hàng hoá bán được của mỗi loại để ghi nhận vào hệ thống và báo cáo cho chủ cửa hàng sau mỗi ca làm việc

• Thống kê tài chính của cửa hàng- Thủ kho:

Chuyên phụ trách về vấn đề nhập và xuất hàng Khi nhập hàng mới về thì tiến hành nhập vào máy và soạn phiếu nhập hàng để lưu oạn các hóa đơn Sxuất hàng dựa theo hóa đơn đặt hàng của khách hàng Sau đó tiến hành thống kê lượng hàng bán ra, nhập vào theo định kỳ

• Nhập hàng vào kho: có 2 kiểu nhập hàng vào kho: + Nhập hàng mới lấy về Khi nhập hàng về, nhà cung cấp kèm theo hóa đơn hay bản kê khai chi tiết các mặt hàng, thủ kho tiến hành đối chiếu kiểm tra lô hàng

+ Nhập hàng do khách hàng trả lại vì lỗi,… thủ kho khi lưu lại tên khách hàng trả lại, lý do trả lại, ngày trả hàng, mã hàng gửi lại nhân viên kế toán • Xuất hàng: có 2 kiểu xuất:

+ Xuất hàng cho bộ phận bán hàng theo phiếu xuất hàng + Xuất hàng khuyến mại cho khách hàng hoặc xuất hàng do bị lỗi quá hạn(nếu có)

2.2 Phân tích bài toán

- Cửa hàng được tổ chức thành các cá nhân Mỗi cá nhân có một tên, một mã số, và được quản lí bởi chủ cửa hàng

- Cửa hàng bán nhiều mặt hàng nên ta cần xây dựng một cơ sở dữ liệu về các mặt hàng Chúng ta sẽ quản lý về các thông tin: mã hàng, tên hàng, size, đơn giá nhập, đơn giá xuất, số lượng, ngày nhập hàng, nhà cung cấp

- Việc nhập hàng được quản lý bởi các thông tin: Số phiếu nhập, ngày nhập, tên nhà cung cấp, số hóa đơn, mã hàng, tên hàng, size, số lượng, đơn giá - Xuất hàng được quản lý bởi các thông tin: ngày xuất, nhân viên xuất, tên khách

hàng, mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn giá, thời hạn bảo hành - Khách hàng đặt mua hàng thông qua việc mua hàng trực tiếp, gọi điện thoại,

liên lạc qua Facebook, Cửa hàng sẽ trả hàng cho khách hàng kèm theo hóa đơn bán hàng

- Ta quản lý hóa đơn bán hàng bởi các thông tin: số hóa đơn, mã khách, mã nhân viên, ngày lập, hình thứ thanh toán, tên hàng, số lượng, đơn giá bán, tổng tiền.c - Đối với nhân viên cần quản lý ở các thông tin: mã nhân viên, họ tên nhân viên,

ngày sinh, địa chỉ, điện thoại, ngày vào làm việc, số công - Đối với khách hàng ta quản lý ở các mục: mã khách, tên khách hàng, số điện

thoại

6

Từ bài toán trên ta rút ra được các yêu cầu cần đạt được của hệ thống như sau:

• Phân quyền truy cập:

- Chủ cửa hàng Toàn quyền sử dụng hệ thống ngoài ra hệ thống phải có chức : năng chấm công cho nhân viên

- Nhân viên bán hàng: Tư vấn bán hàng cho khách hàng - Nhân viên thu ngân (kiêm nhân viên kế toán) Truy cập vào hệ thống để thực :

hiện những công việc: Cập nhật thông tin về hàng hóa, lập hóa đơn bán hàng, thu tiền, tra cứu các thông tin về mặt hàng, quản lý tài chính của cửa hàng.- Thủ kho: Truy cập vào hệ thống để xác nhận hóa đơn mặt hàng trước khi xuất

hàng, tra cứu các thông tin mặt hàng, ghi nhận thông tin vào hệ thống sau khi nhập-xuất hàng, cập nhật lại thông tin mặt hàng

• Lưu trữ: Hệ thống cần đảm bảo lưu trữ về:

- Hàng hóa: Hệ thống cần đảm bảo lưu trữ các thông tin về hàng hóa như: tên, mã, đặc điểm, giá, thời gian bảo hành, …Trong đó phải có các thao tác: lưu, thêm, sửa, xóa, cập nhật,…

- Khách hàng: Thông tin lưu trữ khách hàng bao gồm các thông tin về: họ tên, địa chỉ, điện thoại …

- Đơn đặt hàng: Quản lý các đơn đặt hàng từ phía khách hàng bao gồm các thông tin về: tên hàng, số lượng, ngày đặt, … Cùng các thao tác thêm mới, sửa, hủy… - Phiếu nhập hàng: Quản lý về các thông tin nhập từ đơn đặt hàng vào kho, bao gồm các thông tin số phiếu, tên hàng, số lượng đơn giá, ngày nhập giá thành, … Ngoài ra còn, cửa hàng còn nhập hàng từ phía khách hàng khi hàng có lỗi - Phiếu xuất hàng: Quản lý về các thông tin phiếu xuất, tem hàng, số lượng, ngày

xuất, đơn giá, … Cùng các thao tác thêm mới, sửa, xóa, hủy… Ngoài ra, cửa hàng còn xuất hàng cho khách hàng khi cửa hàng có chương trình khuyến mãi

- Ngoài ra hệ thống cần phải lưu trữ về thông tin của nhân viên để chủ cửa hàng quản lý nhân viên

• Tra Cứu

- Hàng hóa: Tìm kiếm thông tin mặt hàng - Đơn đặt hàng Thông tin về các đơn đặt hàng, số lượng từng mặt hàng :

- Khách hàng: Thông tin về khách hàng - Phiếu nhập: Thông tin về các mặt hàng, số lượng, đơn giá, … - Phiếu xuất: Thông tin về số lượng, mặt hàng, tổng tiển, khách hàng…

• Thống Kê

- Thống kê lượng hàng bán ra theo tháng , quý ,năm - Thống kê lượng hàng nhập vào theo tháng, quý, năm - Thống kê sản phẩm bị lỗi, bảo hành,…

- Thống kê lãi suất, tiền thu chi phí của shop,… - Thống kê lượng tồn kho,…

- Báo cáo tổng kết, báo cáo công nợ, doanh thu,… - Có chức năng in ấn các văn bản như: hóa đơn bán hàng, phiếu nhập hàng, phiếu

xuất hàng, danh sách mặt hàng,…

- Sau khi đã lựa chọn sản phẩm phù hợp thì khách hàng sẽ đến quầy thu ngân và tính tiền sản phẩm Thu ngân sẽ yêu cầu nhân viên đóng gói sản phẩm kèm theo hoá đơn bán hàng cho khách hàng

- Sau mỗi ca nhân viên tổng kết lại số tiền đã bán được và giao lại cho ca sau Mỗi cuối tuần thì thu ngân sẽ tổng kết lại các thông tin nhập xuất và đưa lại cho người quản lý kiểm tra

- Khi shop hết hàng và cần order các mặt hàng thì thủ kho sẽ gửi đến nhà cung cấp đơn đàng hàng, nhà cung cấp trả order hàng kèm theo hoá đơn hoặc biên lai chi tiết các mặt hàng Sau khi nhận được hàng thì thủ kho sẽ đối chiếu với biên lai và kiểm tra xem đã nhận đủ hàng hay chưa và tiến hành cập nhật số lượng hàng vào kho, sau đó báo lên người quản lý

3.2 X愃Āc định các tác nhân

STT Tác nhân Vai trò của tác nhân Kết quả

1 Người quản lý

- Quản lý thu, chi - Quản lý nhập, xuất - Quản lý doanh thu - Quản lý nhân viên - Thống kê

- Thống kê được tất cả các mặt hàng trong cửa hàng, các vấn đề xảy ra trong hệ thống bán hàng, quản lý nhân viên của cửa hàng

hàng - Tư vấn bán hàng

- Tư vấn bán hàng cho khách hàng để khách hàng tìm được sản phẩm mong muốn

3 Thủ kho - Quản lý kho hàng

- Kiểm tra nhập xuất hàng

- Quản lý kho hàng, cập nhật thông tin về các mặt hàng trong kho, kiểm tra nhập xuất hàng, thống kê lượng hàng bán ra- nhập vào

4 Thu ngân (kiêm NV kế toán)

- Tạo phiếu nhập xuất, trả hàng

- Thu tiền - Lập hoá đơn - Quản lý lương cho nhân

viên, các khoản nợ - Quản lý khách hàng

- Cập nhật được các mặt hàng còn trong kho

- Thống kê tài chính của cửa hàng

- Trả lương cho nhân viên và các khoản tiền khác

10 * Mô tả c愃Āc chức năng:

1 Hệ thống 1.1 Phân quyền:

- Có 2 quyền: + Quyền Admin + Nhân viên Tài khoản Admin có thể phân quyền nhân viên, Admin có thể 1.2 Thay đổi mật khẩu: Hệ thống sẽ thay đổi mật khẩu tài khoản nếu nhập

đúng mật khẩu cũ 1.3 Thoát: Thoát khỏi hệ thống 2 Nghiệp vụ

2.1 Quản lý nhân viên: 2.2 Quản lý khách hàng: Nhân viên ghi nhận các khách hàng đã mua vào hệ

thống 2.3 Quản lý sản phẩm: Nhân viên bán sẽ ghi lại các sản phẩm, tình trạng, số

lượng hàng hóa khi mua hoặc nhập 2.4 Quản lý nhà cung cấp: Lưu lại các nhà cung cấp thường xuyên cung cấp

các mặt hàng chủ yêu cho shop 2.5 Quản lý xuất: Khi bán được mặt hàng nhân viên sẽ ghi nhận lại thông tin

khách hàng đồng thời số lượng trong kho sẽ tự động điều chỉnh 2.6 Quản lý nhập: Hàng hóa từ các nhà cung cấp sẽ được nhân viên ghi nhận,

kiểm tra hàng hóa và điều chỉnh số lượng được cộng thêm vào hệ thống 2.7 Quản lý thu: Khách hàng sau khi mua hàng sẽ in ra hóa đơn và đươc hệ

thống ghi nhận vào bảng thu 2.8 Quản lý chi: Khi nhập hàng hoặc mua các vật dụng trong cửa hàng, nhân

viên hoặc Admin nhập số tiền đã chi và lý do chi vào hệ thống 2.9 Quản lý kho hàng: Nhân viên và Admin có thể vào hệ thống xem các mặt

hàng hiện có trong cửa hàng 3 Thống kê báo cáo: Nhân viên sẽ làm báo cáo về xuất, nhập, thu, chi trong

cuối tháng 3.1 Thống kê nhập hàng: Nhân viên làm báo cáo trong tháng đã nhập những

mặt hàng, số lượng là bao nhiêu

3.2 Thống kê xuất hàng: Nhân viên làm báo cáo trong tháng đã xuất những mặt hàng nào, số lượng là bao nhiêu

3.3 Thống kê hàng tồn kho: Nhân viên làm báo cáo về các mặt hàng tồn không bán được trong mấy tháng trước

3.4 Thống kê thu: Nhân viên làm báo cáo trong tháng đã thu được bao nhiêu từ những mặt hàng ra

3.5 Thống kê chi: Nhân viên làm báo cáo trong tháng đã chi vào những việc gì như: Nhập hàng, mua các đồ dùng trong cửa hàng

4 Trợ giúp: 4.1 Hỗ trợ khách hàng về sự cố các mặt hàng: Nhân viên xem tình trạng các

mặt hàng có được bảo hành trong thời gian quy định và được xét duyệt bởi người quản lý

3.4 Mô hình ERD

Phát hiện, mô tả thực thể:

a Thực thể NHAN VIEN Thực thể này mô tả thông tin về nhân viên :

làm việc trong cửa hàng + MaNV (Mã số nhân viên): Đây là thuộc tính khóa để phân biệt

nhân viên này với nhân viên khác + TenNV (Tên nhân viên): Mô tả tên của nhân viên + Gioitinh (Giới tính): Giới tính của nhân viên + Namsinh (Năm sinh): Cho biết tuổi của nhân viên + Điachi (Địa chỉ): Cho biết địa chỉ nhà của nhân viên.+ SĐT: Cho biết số điện thoại của nhân viên

b Thực thể KHACH HANG: Đây là thực thể mô tả khách hàng của cửa hàng

+ MaKH (Mã số khách hàng): Đây là thuộc tính khóa để phân biệt khách hàng này với khách hàng khác

12 + Điachi (Địa chỉ): Cho biết địa chỉ nhà của khách hàng.c Thực thể MAT HANG:

+ TenMH (Tên mặt hàng): Cho biết tên mặt hàng + MaMH (Mã mặt hàng): Đây là thuộc tính khóa để phân biệt được

mặt hàng này với mặt hàng khác + Soluong (Số lượng): Cho biết số lượng mặt hàng.+ Giá: Giá của mặt hàng

nhà cung cấp khác + TenNCC: Cho biết tên nhà cung cấp tương ứng với mã nhà cung cấp

+ Điachi: Cho biết địa chỉ nhà cung cấp + SĐT: Cho biết số điện thoại nhà cung cấp

f Thực thể CHU CUA HANG:

+ Ten (Tên chủ của hàng): Mô tả tên của chủ của hàng.+ Điachi (Địa chỉ): Cho biết địa chỉ nhà của chủ cửa hàng.+ Namsinh (Năm sinh): Cho biết tuổi của chủ cửa hàng + SDT: Cho biết số điện thoại của chủ cửa hàng

• Biểu đồ:

14

NHANVIEN(#MaNV, TenNV, Gioitinh, Ngaysinh, Diachi, SDT) KHACHHANG(#MaKH, TenKH, Diachi, SDT)

HOADON(#SoHD, Ngaylap, MaKH, MaNV) CHITIETHOADON(#SoHD, MaMH, Giaban, Soluong, Mucgiamgia) NHACUNGCAP(#MaNCC, TenNCC, Diachi, SDT)

MATHANG(#MaMH, TenMH, Soluong, Gia, MaNCC, MaLH) LOAIHANG(#MaLH, TenLH)

• Biểu đồ