Hệ thống thông tin quản lý

Anh/chị hiểu thế nào là một hệ thống thông tin quản lý bán hàng (Sales Management Information System)? Phân tích vai trò của hệ thống này đối với doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa?

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠIHỌC KỲ II NĂM HỌC 2023 – 2024

(Phần dành cho sinh viên/ học viên)

Bài thi học phần: Hệ thống thông tin quản lýMã số đề thi: 14

Ngày thi: 1/6 Tổng số trang: 10

Số báo danh: 22Lớp: 232_ECIT0311_04Họ và tên: Hoàng Thị Linh

Điểm kết luận:

GV chấm thi 1: …….………

GV chấm thi 2: …….………

Câu 1: a) Phân tích các nguồn lực trong hệ thống thông tin quản lý? Theo anh chị nguồn lực nào quan trọng nhất? Vì sao?

b) Anh/chị hiểu thế nào là một hệ thống thông tin quản lý bán hàng (Sales Management Information System)? Phân tích vai trò của hệ thống này đối với doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa?

Câu 2:a) Vẽ sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống.b) Vẽ sơ đồ luồng dữ liệu (mức ngũ cảnh, mức đỉnh, mức dưới đỉnh) của hệ thống

BÀI LÀM

Câu 1:a) Phân tích các nguồn lực trong hệ thống thông tin quản lý? Theo anh chị nguồn lực nào quan trọng nhất? Vì sao?

 Phân tích các nguồn lực trong hệ thống thông tin quản lý

Trong hệ thống thông tin gồm 5 nguồn lực chính:

1 Nguồn lực phần cứng: Trang thiết bị phần cứng của một hệ thống thông tin gồm các thiết bị

vật lý được sử dụng trong quá trình xử lý thông tin như nhập dữ liệu vào, xử lý và truyền phátthông tin ra Phần cứng là các thiết bị hữu hình có thể nhìn thấy, cầm nắm được

Trang thiết bị phần cứng của hệ thống thông tin được chia thành hai nhóm nhỏ: Các thiết bịphần cứng máy tính và các thiết bị phần cứng viễn thông Các thiết bị phần cứng máy tính nhưthiết bị vào/ra, thiết bị xử lý, thiết bị lưu trữ; các thiết bị viễn thông bao gồm các thiết bị truyềnvà khuếch đại tín hiệu, các thiết bị nhận và giải mã tín hiệu

2 Nguồn lực phần mềm: Phần mềm là các chương trình được cài đặt trong hệ thống, thực hiện

công việc quản lý hoặc các quy trình xử lý trong hệ thống thông tin Phần mềm được sử dụng đểkiểm soát và điều phối phần cứng, thực hiện xử lý và cung cấp thông tin theo yêu cầu của ngườisử dụng

Có ba loại phần mềm cơ bản là:

- Phần mềm hệ thống là các chương trình giúp cho người sử dụng quản lý, điều hành hoạt động

của các thiết bị phần cứng Phần mềm hệ thống giống như một bộ phận kết nối giữa máy tính vàchương trình ứng dụng

- Phần mềm chuyên dụng là thành phần quan trọng nhất trong quy trình xử lý thông tin, cho

phép thực hiện các hoạt động nghiệp vụ trong tổ chức, doanh nghiệp (như quản lý dữ liệu, tổnghợp thông tin, xuất báo cáo) một cách tự động

- Phần mềm bảo mật là các chương trình đảm bảo an toàn cho dữ liệu bên trong hệ thống như

phần mềm sao lưu dự phòng, phần mềm bảo mật mạng, phần mềm diệt virus

3 Nguồn lực dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là tập hợp dữ liệu có tổ chức và có liên quan đến nhau

được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thứ cấp (như băng từ, đĩa từ) để phục vụ yêu cầu khai thácthông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với nhiều mụcđích tại nhiều thời điểm khác nhau Chẳng hạn, cơ sở dữ liệu của một tổ chức, doanh nghiệp có

thể chứa thông tin về khách hàng, nhân viên, hàng tồn kho, thông tin về bán hàng của các đốithủ cạnh tranh

4 Nguồn lực mạng: Mạng máy tính gồm tập hợp máy tính và các thiết bị vật lý được kết nối

với nhau nhờ đường truyền vật lý theo một kiến trúc nhất định dựa trên các giao thức nhằm chiasẻ các tài nguyên trong mạng của tổ chức, doanh nghiệp Mạng máy tính có thể kết nối máy tínhvới các thiết bị khác trong phạm vi một tòa nhà, một khuôn viên, một thành phố hoặc một quốcgia hoặc nhiều quốc gia trên toàn thế giới Mạng máy tính giúp con người giao tiếp với nhauthông qua các giao thức truyền nhận như thư điện tử, đàm thoại điện tử, truyền tệp tin, Dựatrên mạng máy tính các nhân viên trong tổ chức, doanh nghiệp có thể dễ dàng trao đổi thông tincho nhau, chia sẻ tài nguyên trong hệ thống cho nhau, làm việc cùng nhau không phụ thuộc vàovị trí địa lý, Trong tổ chức, doanh nghiệp hiện nay phổ biến các kiến trúc như LAN, Intranet,hoặc Extranet, Internet

5 Nguồn lực con người: Yếu tố con người bao gồm tất cả những đối tượng tham gia quản lý,

xây dựng, mô tả, lập trình, sử dụng, nâng cấp và bảo trì hệ thống Những người sử dụng hệthống bao gồm từ nhà quản lý đến tất cả nhân viên có thao tác trên các thành phần cấu thành hệthống của tổ chức, doanh nghiệp Người sử dụng có thể là các nhà quản lý tài chính, các nhómđại diện bán hàng, người điều hành sản xuất và nhiều người khác nữa

Ví dụ về hệ thống thông tin đặt vé máy bay: Đây là một hệ thống tương đối phức tạp, có thểthấy hệ thống này có đầy đủ 5 thành phần trên Trong đó, phần cứng bao gồm nhiều máy tínhđược kết nối mạng với nhau thông qua hệ thống mạng internet để thu thập các thông tin củakhách hàng đặt chỗ từ khắp nơi trong cả nước Phần mềm sử dụng trong hệ thống là phần mềmquản lý việc đặt vé máy bay của tổ chức, doanh nghiệp Cơ sở dữ liệu lưu trữ toàn bộ các thôngtin liên quan tới chuyến bay, giờ bay, hành trình bay, thông tin khách hàng và những thông tincó liên quan khác Người sử dụng trong hệ thống bao gồm các giám đốc, các nhà quản lý chinhánh, các nhân viên phòng bán vé, các kỹ thuật viên, các khách hàng tất cả cấu thành một hệthống đảm bảo việc đặt vé máy bay của khách hàng không bị chậm trễ, trùng lặp, sai khác, nghĩa là toàn bộ các thành phần cần hoạt động trơn tru, hiệu quả

Ngoài 5 thành phần cơ bản trên, trong hệ thống thông tin còn có các quy trình, thủ tục đảm bảocho sự hoạt động của hệ thống được thống nhất và ổn định Quy trình, thủ tục chính là nhữngquy chuẩn mà mọi người cần tuân theo trong quá trình tham gia hoạt động trong hệ thống thôngtin của tổ chức, doanh nghiệp Đó là những quy định, quy tắc, các hướng dẫn, chỉ thị liên quanđến các hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp,nhằm đảm bảo cho hoạt động của tổ chức, doanhnghiệp đạt được các mục tiêu đề ra trong những điều kiện cụ thể Quy trình, thủ tục gồm mộttập các hướng dẫn được con người sử dụng để hoàn thành nhiệm vụ trong quyền hạn của mìnhvà không làm ảnh hưởng đến hiệu quả chung của tổ chức, doanh nghiệp Mỗi quy trình, thủ tụcbao gồm một chuỗi các bước cần tuân theo trong quá trình thực hiện một hoạt động hay nhiềutiến trình cụ thể Trong lĩnh vực hệ thống thông tin, quy trình, thủ tục bao gồm các chiến lược,chính sách, phương pháp, chỉ thị và quy tắc liên đến việc sử dụng hệ thống thông tin Đó có thểlà quy trình, thủ tục quy định thời điểm vận hành mỗi chương trình của hệ thống, thời gian saolưu dữ liệu phòng tránh các sự cố phần cứng của hệ thống máy tính hoặc quy trình, thủ tục liênquan đến phân quyền truy cập cơ sở dữ liệu Bên cạnh đó, các quy trình, thủ tục có thể liên quan

đến việc lập kế hoạch trong tình huống xảy ra rủi ro đối với hệ thống như thiên tai, chiến tranh,động đất, sóng thần.

 Nguồn lực con người là nguồn lực quan trọng nhất vì:

Con người được coi là thành phần quan trọng nhất, đóng vai trò chủ động để tích hợp các thànhphần trong hệ thống để đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động Lý do là con người đóngvai trò chủ chốt trong việc xây dựng, vận hành và khai thác hiệu quả các thành phần khác của hệthống

Trước tiên, con người là chủ thể thiết kế, xây dựng và cài đặt các phần cứng, phần mềm, cơ sởdữ liệu và mạng lưới kết nối Họ là những người hiểu rõ yêu cầu nghiệp vụ và đưa ra các giảipháp công nghệ phù hợp Mà không có họ, các thành phần vật lý và logic của hệ thống sẽ khôngthể được hình thành

Quan trọng hơn, con người là chủ thể duy nhất có khả năng hiểu, phân tích và ra quyết định dựatrên dữ liệu từ hệ thống Họ nắm bắt bối cảnh kinh doanh, phân tích ý nghĩa của dữ liệu và đưara những quyết định chiến lược cho tổ chức Chính những quyết định này sẽ định hướng chotoàn bộ hoạt động của hệ thống thông tin quản lý

Hơn nữa, chất lượng và năng lực của đội ngũ con người sẽ quyết định hiệu quả hoạt động của cảhệ thống Đội ngũ CNTT với kỹ năng thiết kế, lập trình và quản trị hệ thống tốt sẽ đảm bảo hệthống vận hành ổn định Các quản lý kinh doanh với khả năng phân tích cao sẽ khai thác tối đagiá trị từ dữ liệu Và người dùng cuối với kỹ năng sử dụng tốt sẽ đảm bảo tuân thủ quy trình,góp phần nâng cao hiệu quả của hệ thống

b) Anh/chị hiểu thế nào là một hệ thống thông tin quản lý bán hàng (Sales ManagementInformation System)? Phân tích vai trò của hệ thống này đối với doanh nghiệp kinh doanh hànghóa?

- Hệ thống thông tin quản lý bán hàng (Sales Management Information System) là một hệ thốngtổng thể bao gồm các quy trình, thủ tục và công cụ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hoạtđộng bán hàng Mục tiêu của hệ thống này là tối ưu hóa quá trình bán hàng, từ việc quản lýthông tin sản phẩm, thông tin khách hàng, đến việc theo dõi tồn kho và tạo ra các báo cáo thốngkê

- Vai trò của hệ thống thông tin quản lý bán hàng đối với doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa?1 Tối ưu hóa quá trình bán hàng:

 Hệ thống quản lý bán hàng giúp tự động hóa nhiều công việc, từ việc quản lýthông tin sản phẩm, thông tin khách hàng, đến việc theo dõi tồn kho và tạo ra cácbáo cáo thống kê Ngoài ra nhân viên bán hàng cũng có thể tập trung vào việc tưvấn và chốt đơn hàng hiệu quả hơn.

2 Cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác:

 Thông qua hệ thống này, doanh nghiệp có thể theo dõi tình hình bán hàng một cách chi tiết, từ số lượng bán, doanh thu đến tình trạng đơn hàng Hệ thống còn giúp quản lý hàng tồn kho hiệu quả, cảnh báo khi hàng hóa sắp hết để doanh nghiệp kịp thời bổ sung Dữ liệu về khách hàng cũng được lưu trữ và phân tích một cách hệ thống, cung cấp thông tin chi tiết về hành vi, nhu cầu của từng khách hàng, từ đó hỗ trợ hoạt động chăm sóc và tiếp thị hiệu quả hơn Cuối cùng, hệ thống tổng hợp và phân tích dữ liệu để cung cấp các báo cáo, thống kê, phân tích, góp phần hỗ trợ quá trình ra quyết định của quản lý Nhờ đó, hệ thống thông tin quản lý bán hàng giúp doanh nghiệp có được cái nhìn toàn diện về hoạt động bán hàng, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn, hiệu quả

3 Hỗ trợ quản lý các kênh bán hàng đa dạng:

 Doanh nghiệp có thể tiếp cận nhiều khách hàng tiềm năng hơn thông qua các kênhbán hàng như cửa hàng trực tiếp, trang web, ứng dụng di động, và thị trường trựctuyến

4 Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng:

 Thông qua việc lưu trữ và phân tích dữ liệu về khách hàng, hệ thống cung cấp chodoanh nghiệp thông tin chi tiết về từng khách hàng, bao gồm hành vi mua sắm,nhu cầu và lịch sử giao dịch Cho phép doanh nghiệp hiểu rõ hơn về từng kháchhàng, từ đó xây dựng các chính sách chăm sóc và dịch vụ phù hợp với nhu cầu cánhân của họ Ví dụ như doanh nghiệp có thể đề xuất các sản phẩm, dịch vụ phùhợp với thói quen mua sắm của khách hàng, hoặc cung cấp các ưu đãi, khuyếnmãi dành riêng cho từng nhóm khách hàng Ngoài ra, hệ thống còn giúp doanhnghiệp phản hồi nhanh chóng và hiệu quả hơn khi có các yêu cầu, phản hồi từkhách hàng Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giải quyết các vấn đề của khách hàngmột cách kịp thời, tăng sự hài lòng và trung thành của họ với thương hiệu

5 Tối ưu hóa quản lý kho hàng:

 Nhờ theo dõi chi tiết dữ liệu về tình trạng hàng tồn kho, hệ thống có thể cảnh báokhi số lượng hàng hóa sắp hết, giúp doanh nghiệp kịp thời bổ sung, từ đó làmgiảm thiểu tình trạng thiếu hàng, nâng cao độ phục vụ khách hàng Ngược lại, hệthống cũng có thể phát hiện những mặt hàng ít được tiêu thụ hoặc tồn kho quá lâu,

giúp doanh nghiệp xác định được những sản phẩm cần thanh lý hoặc điều chỉnhnguồn cung

6 Cải thiện khả năng ra quyết định:

 Trước hết, hệ thống cung cấp cho các nhà quản lý những dữ liệu toàn diện và cậpnhật về hoạt động bán hàng, bao gồm doanh số, thị phần, xu hướng tiêu dùng.Việc phân tích và tổng hợp các dữ liệu này giúp các nhà quản lý có cái nhìn toàncảnh về tình hình kinh doanh, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược hiệu quảhơn Ví dụ, họ có thể xác định được những sản phẩm bán chạy, cần tăng cườngđầu tư và sản xuất; hoặc những sản phẩm ít được ưa chuộng, cần điều chỉnh hoặcngừng kinh doanh Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ các nhà quản lý trong việc dựbáo nhu cầu thị trường, qua đó lên kế hoạch sản xuất, kinh doanh phù hợp vớiđiều kiện thực tế Doanh nghiệp có thể chủ động trong việc đáp ứng nhu cầukhách hàng, cũng như tránh được những rủi ro do dự báo sai

7 Tăng cường tính bảo mật:

 Bảo mật thông tin khách hàng, sản phẩm và đơn hàng và ngăn chặn hành vi gianlận và trộm cắp dữ liệu

Câu 2:

a) Sơ đồ phân cấp chức năng

b) Sơ đồ luồng dữ liệu (mức ngữ cảnh, mức đỉnh, mức dưới đỉnh)

- Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

- Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

- Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

a) Chức năng nhập hàng

b) Chức năng bán hàng

c) Chức năng thanh toán

d) Chức năng báo cáo